Start in den neuen audatis MANAGER – Erste Schritte & Einrichtung nach der Registrierung

Hier finden Sie eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten, die nach der Registrierung im audatis MANAGER als erstes durchgeführt werden müssen.

Mandanteneinstellungen anpassen

Hinterlegen Sie in den Mandanteneinstellungen alle wichtigen Punkte, die Details Ihres Mandanten, verschiedene Beauftragte, Aufsichtsbehörde und vieles mehr. Dies ist ein erster wichtiger Punkt nach der Registrierung Ihres Mandanten.

Organisationseinheiten erstellen und pflegen

Fügen Sie im Bereich Organisationseinheit Ihre Firmenstruktur hinzu. Die Organisationseinheiten können später als verantwortliche Einheit in Datensätze hinterlegt werden. Innerhalb des Moduls „Organisationseinheiten“ können Sie die Organisationstruktur auch als PDF und PNG Datei herunterladen.

Module konfigurieren

Personalisieren Sie in den Konfigurationen der Module, die Datensätze und die Arbeitsweisen innerhalb der Module. Dies ist ein wichtiger erster Schritt bevor Sie anfangen in den Modulen zu arbeiten, da hier wichtige Voreinstellungen getroffen werden können und sollten.

Textbausteine: Erweitern Sie die Textbausteine, welche genutzt werden, um die Datensätze zu befüllen.

Einstellungen: In den Einstellungen können Sie verschiedene Anpassungen für das Modul vornehmen.

Schlagwörter: Mit den Schlagwörtern können Sie die Kategorisierung der Datensätze noch einmal genauer steuern, diese können sehr individuell gestaltet werden.

Weitere Einstellungen (abhängig vom Modul): Je nach Modul können noch weitere Einstellungsmöglichkeiten angepasst werden.

Assets + TOM anlegen

Definieren Sie Ihre Assets und Daten & Informationen. Diese Datensätze sind später in verschiedenen Modulen zur Verknüpfung relevant.

Erstellen Sie die Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM). Verknüpfen Sie die TOM mit den Assets und die Assets mit den Daten & Informationen.

Rollen für Ihre Benutzer erstellen

Erstellen Sie in den Rolleneinstellungen (entweder für den Mandant oder systemweit) Rollen für Ihre Benutzenden. Sie können hier bereits vorhandene Rollen ändern oder eine neue eigene Rolle anlegen.

In den Rollen gibt es 4 verschiedene Berechtigungsmöglichkeiten:

Deaktiviert: Hier haben Personen keinen Zugriff auf die entsprechenden Module. (Ausnahme: ist einer Person ein Datensatz zugeordnet, sieht sie lediglich diesen, bspw. als Fachverantwortliche für die Verarbeitungstätigkeit „Bewerbungsverfahren“, wird auch nur das Bewerbungsverfahren in der Übersicht angezeigt)

Lesen: Mit dieser Berechtigung können die Benutzenden die Module einsehen. Hier sehen sie alle Datensätze, können diese aber nicht bearbeiten und auch keine neuen anlegen.

Schreiben: Mit Schreibrechten können, zuzsätzlich zu den Leserechten, existierende Datensätze bearbeitet und neue Datensätze angelegt werden.

Löschen: Zusätzlich zu den Schreibrechten können Datensätze auch gelöscht werden.

Sonderrechte: Für manche Module gibt es ein Sonderrecht. Das Sonderrecht kann über das i-Symbol neben dem Modul eingesehen werden.

Weitere Hinweise zum Sonderrecht: In den Modulen gibt es eine Konfiguration. Diese kann auch nur mit den Sonderrechten bearbeitet werden.

Weitere Benutzer einladen

Laden Sie weitere Benutzer zu Ihrem Mandanten ein. Über die Benutzerverwaltung (Mandant) können Sie diese zum Mandanten einladen, über die systemweite Benutzerverwaltung können Sie diese zu mehreren Mandanten hinzufügen.

Profileinstellungen der Benutzer

Sobald sich die Benutzer für den audatis MANAGER registriert haben, können diese über das Männchen-Symbol in der rechten oberen Ecke, Profileinstellungen durchführen. Bspw. können hier die E-Mail Benachrichtigungen angepasst werden und auch der Login-Mandant definiert werden. Jener Mandant, der als erstes geöffnet wird, sobald sich der Benutzer anmeldet.

Sie können starten!

Nun sind Sie startbereit und können mit der regulären Arbeit im audatis MANAGER beginnen. Bestehen trotzdem noch Fragen? Kein Problem – öffnen Sie im audatis MANAGER die Hilfe über das ?-Symbol in der rechten oberen Ecke, um Tipps und Tricks für das Arbeiten im MANAGER zu erhalten.

Zusätzlich melden Sie sich immer gerne bei unserem Support, um Nutzungsschwierigkeiten zu melden. Gerne teilen Sie uns dazu Ihre MID (Mandanten-ID) mit, welche Sie am unteren Ende der ?-Hilfe finden.