Dateiablage

0 Kurzkarte: Ein Dokument ablegen

Für alle, die gelegentlich eine Datei ablegen oder suchen.

1. Öffnen Sie in der Navigation Dokumente → Dateiablage.
2. Klicken Sie links im Ordnerbaum auf den passenden Ordner. Fehlt er, legen Sie ihn über Neuer Ordner an.
3. Klicken Sie auf Hochladen, prüfen Sie den Zielordner und ziehen Sie die Dateien in das gestrichelte Feld – oder wählen Sie sie über klicken zum Auswählen aus.
4. Klicken Sie auf Hochladen. Die Dateien erscheinen sofort in der Liste.
5. Kennzeichnen Sie die Datei bei Bedarf: Häkchen setzen, Schlagwörter wählen, Anwenden.

Wichtig: Eine Datei darf höchstens 50 MB groß sein. Zulässig sind gängige Büroformate, PDF, Bilder, Text-, Outlook- und ZIP-Dateien; die Liste steht im Dialog Dateien hochladen. Programme, Skripte und Webseiten (z. B. EXE, PHP, HTML) werden abgelehnt – auch versteckt hinter einer zweiten Endung wie bericht.html.pdf.

1 Einführung

1.1 Wofür ist das Modul da?

Die Dateiablage ist das zentrale Dokumentenverzeichnis eines Mandanten. Hier liegen Richtlinien, Vorlagen, Nachweise und Arbeitsunterlagen des Datenschutz- und Informationssicherheitsmanagements. Das Modul

• ordnet Dokumente in Ordnern mit beliebig vielen Unterordnern,
• zeigt PDF-Dateien und Bilder in einem Vorschaufenster an, auf Wunsch im Vollbild,
• kennzeichnet Dateien mit Schlagwörtern,
• regelt den Zugriff je Hauptordner über Berechtigungen für Rollen und einzelne Benutzer,
• gibt Hauptordner zum Lesen für andere Mandanten frei, z. B. Konzernrichtlinien für Tochtergesellschaften,
• zeigt unter Verknüpfte Dateien alle Anhänge, die in anderen Modulen an Datensätze gehängt wurden – etwa an eine Verarbeitungstätigkeit, einen AV-Vertrag oder eine Anfrage.

Sie öffnen das Modul über Dokumente → Dateiablage.

Abbildung 1: Dateiablage mit Ordnerbaum und Dateiliste

1.2 Begriffe

1.3 Aufbau der Seite

Oben steht die Aktionsleiste, darunter drei Reiter:

Links steht der Ordnerbaum, in der Mitte die Liste des gewählten Ordners mit den Spalten Name, Typ, Schlagwörter, Größe, Geändert am und Geändert von. Über das Spaltensymbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten ein und aus. Rechts öffnet sich die Vorschau, sobald Sie eine Datei anklicken.

Symbole neben einem Ordner zeigen, dass für ihn Berechtigungen gesetzt sind oder dass er Freigegeben ist. Bei Unterordnern steht im Hinweistext zusätzlich „(vom Hauptordner)". Ein Vorlagensymbol neben einer Datei kennzeichnet eine Vorlage.

1.4 Ablauf im Überblick

1. Die Administration legt die Schlagwörter fest (Kapitel „Konfiguration").
2. Datenschutzkoordination oder DSB legen die Hauptordner an, z. B. nach Themen, und regeln je Hauptordner die Berechtigungen.
3. Bearbeitende legen Unterordner an, laden Dateien hoch und vergeben Schlagwörter.
4. Bei Bedarf werden Hauptordner für andere Mandanten freigegeben.
5. Vor einem Audit verschafft der Reiter Verknüpfte Dateien einen Überblick über alle Nachweise an Datensätzen.

1.5 Rollen und Rechte

Das Modulrecht Dateiablage vergibt die Administration in der Rollenverwaltung:

Für einzelne Hauptordner gelten zusätzlich die Ordnerberechtigungen (Kapitel „Ordner verwalten und freigeben"). Maßgeblich ist jeweils die höhere Stufe aus Modulrecht und Ordnerberechtigung. Wer kein Modulrecht hat, aber für einzelne Ordner berechtigt ist, sieht in der Dateiablage nur diese Ordner.

2 Dateien ablegen und finden

Für alle, die Dokumente ablegen oder suchen.

2.1 Einen Ordner anlegen

1. Wählen Sie im Ordnerbaum den Ordner, in dem der neue Ordner liegen soll – oder Alle Dateien für einen neuen Hauptordner.
2. Klicken Sie auf Neuer Ordner.
3. Geben Sie den Ordnername ein und prüfen Sie den Übergeordneten Ordner. Die Auswahl ist durchsuchbar.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 2: Dialog „Neuer Ordner"

Tipp: Ordnen Sie Hauptordner nach Themen („Richtlinien", „Verträge", „Nachweise"), nicht nach Personen. Berechtigungen und Freigaben setzen Sie je Hauptordner – eine klare Gliederung spart später Arbeit.

2.2 Dateien hochladen

1. Öffnen Sie im Ordnerbaum den Zielordner.
2. Klicken Sie auf Hochladen.
3. Prüfen Sie den Zielordner.
4. Ziehen Sie die Dateien in das gestrichelte Feld oder klicken Sie dort auf klicken zum Auswählen. Mehrere Dateien sind möglich; die gewählten Dateien erscheinen unter dem Feld und lassen sich mit dem Kreuz wieder entfernen.
5. Klicken Sie auf Hochladen.

Abbildung 3: Dialog „Dateien hochladen" mit gewählter Datei

Ist das Speicherkontingent Ihres Mandanten erschöpft, lehnt die Anwendung den Upload mit einem Hinweis ab.

2.3 Dateien ansehen und herunterladen

• Ein Klick auf einen Ordner in der Liste oder im Ordnerbaum öffnet ihn. Über die Pfadanzeige über der Liste springen Sie zurück, z. B. zu Alle Dateien.
• Ein Klick auf eine Datei öffnet rechts die Vorschau mit Typ, Größe, Erstellt am, Geändert am, Geändert von, Ordner und Schlagwörter.
• Öffnen zeigt PDF-Dateien und Bilder in einem großen Vorschaufenster; bei anderen Formaten fehlt die Schaltfläche. Herunterladen speichert die Datei.

Abbildung 4: Datei mit Vorschau

Im Vorschaufenster schaltet Vollbild auf den ganzen Bildschirm um; Vollbild verlassen oder die Esc-Taste schaltet zurück.

Abbildung 5: Vorschaufenster mit Schaltfläche „Vollbild"

Die Symbole am Zeilenende:

2.4 Suchen und sortieren

Das Feld Suche in Tabelle oben rechts durchsucht die Einträge des angezeigten Ordners. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert danach.

2.5 Schlagwörter zuweisen

1. Setzen Sie das Häkchen vor einer oder mehreren Dateien.
2. Klicken Sie auf Schlagwörter. Es öffnet sich Schlagwörter bearbeiten.
3. Wählen Sie im Reiter Hinzufügen unter Verfügbare Schlagwörter die passenden Einträge. Zum Entfernen wechseln Sie in den Reiter Entfernen; dort stehen die Schlagwörter der ausgewählten Dateien.
4. Klicken Sie auf Anwenden.

Abbildung 6: Schlagwörter zuweisen

Die Schlagwörter erscheinen in der Spalte Schlagwörter und in der Vorschau. Welche zur Auswahl stehen, legt die Administration fest.

2.6 Mehrere Dateien herunterladen

Setzen Sie die Häkchen vor den gewünschten Dateien und Ordnern und wählen Sie Massenaktionen → Herunterladen. Sie erhalten die Auswahl als ZIP-Datei; Ordner werden mit ihrem Inhalt gepackt.

2.7 Umbenennen und löschen

• Umbenennen: Stift-Symbol am Zeilenende, Neuer Name eintragen, Speichern.
• Löschen: Häkchen setzen, Löschen klicken und im Dialog bestätigen.

Abbildung 7: Löschen bestätigen

Gelöschte Ordner und Dateien kommen in den Papierkorb (Mandanteneinstellungen → Papierkorb) und lassen sich dort wiederherstellen. Enthält ein Ordner Unterordner oder Dateien, nennt der Dialog deren Anzahl und Größe – alle Inhalte werden mit in den Papierkorb verschoben.

3 Ordner verwalten und freigeben

Für Datenschutzkoordination, DSB und alle, die die Ablage strukturieren.

3.1 Massenaktionen

Setzen Sie die Häkchen vor den Einträgen und öffnen Sie Massenaktionen:

Abbildung 8: Massenaktionen der Dateiablage

Hinweis: Freigaben und Berechtigungen setzen Sie nur in Alle Dateien, also für Hauptordner. Unterordner übernehmen die Einstellungen ihres Hauptordners.

3.2 Berechtigungen für einen Hauptordner

1. Öffnen Sie Alle Dateien und setzen Sie das Häkchen vor einem oder mehreren Hauptordnern.
2. Wählen Sie Massenaktionen → Berechtigungen. Es öffnet sich Berechtigungen verwalten.
3. Setzen Sie unter Berechtigungen nach Rolle je Rolle die Häkchen für Lesen, Schreiben, Löschen oder Admin. Das Häkchen im Spaltenkopf wählt die Stufe für alle Rollen.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf unter Berechtigungen nach Benutzer einzelne Personen: über Benutzer auswählen hinzufügen, dann je Person die Stufe setzen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 9: Berechtigungen verwalten

Sie können höchstens die Stufe vergeben, die Sie selbst haben; höhere Stufen sind gesperrt.

Achtung: Haben Sie mehrere Ordner ausgewählt und einige davon haben bereits Berechtigungen, weist der Dialog unter Bestehende Berechtigungen darauf hin: Beim Speichern werden diese überschrieben.

3.3 Ordner für andere Mandanten freigeben

Betreuen Sie mehrere Mandanten, etwa eine Unternehmensgruppe, legen Sie Dokumente einmal ab und stellen sie den anderen Mandanten bereit.

1. Öffnen Sie Alle Dateien und setzen Sie das Häkchen vor dem Hauptordner.
2. Wählen Sie Massenaktionen → Ordner freigeben.
3. Wählen Sie unter Mandanten mit Zugriff die Mandanten aus. Zur Auswahl stehen die Mandanten, in denen Sie selbst mindestens Schreibrecht an der Dateiablage haben.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 10: Ordner freigeben

Die ausgewählten Mandanten sehen den Ordner im Reiter Freigegebene Ordner – nur lesend. Um eine Freigabe zurückzunehmen, öffnen Sie den Dialog erneut und entfernen den Mandanten aus der Auswahl. Wie bei den Berechtigungen warnt der Dialog, wenn ausgewählte Ordner bereits Freigaben haben; sie werden beim Speichern überschrieben.

3.4 Freigegebene Ordner anderer Mandanten

Im Reiter Freigegebene Ordner sehen Sie, was andere Mandanten für Ihren Mandanten freigegeben haben. Links stehen die freigebenden Mandanten mit der Anzahl ihrer Ordner; ein Klick zeigt die Ordner, ein Klick auf einen Ordner seinen Inhalt. Der Hinweis Nur Lesezugriff erinnert daran, dass Sie hier nichts ändern können. Einzelne Dateien öffnen Sie über die Vorschau; mehrere laden Sie über Herunterladen in der Aktionsleiste.

Abbildung 11: Reiter „Freigegebene Ordner"

3.5 Verknüpfte Dateien aus anderen Modulen

Viele Module haben einen Bereich für Anhänge, z. B. Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitung, Anfragen Betroffener, Ereignisse, TOM oder Aktivitäten. Der Reiter Verknüpfte Dateien zeigt diese Anhänge an einer Stelle:

• Links stehen unter Module alle Module mit der Anzahl ihrer Anhänge; Alle Dateien zeigt alles zusammen. Selbstauskunft enthält Dateien aus Selbstauskünften von Dienstleistern, Archivierte Dateien Anhänge archivierter Datensätze.
• Die Liste zeigt Name, Typ, Verknüpft mit (Modul und Datensatz), Größe und Geändert am.
• Die Symbole am Zeilenende öffnen den Datensatz (Datensatz öffnen), zeigen die Vorschau oder laden die Datei herunter.
• Herunterladen in der Aktionsleiste lädt mehrere ausgewählte Dateien gemeinsam.

Abbildung 12: Reiter „Verknüpfte Dateien"

Ändern oder löschen Sie Anhänge im jeweiligen Modul; der Reiter dient nur dem Überblick.

Tipp: Vor einem Audit zeigt der Reiter auf einen Blick, welche Nachweise an welchen Datensätzen hängen – und welche Module noch keine haben.

4 Konfiguration

Zugriff: Die Konfiguration öffnen Benutzer mit Sonderrecht an der Dateiablage über Dateiablage konfigurieren oben rechts in der Dateiablage; nur sie sehen den Link.

Die Konfiguration hat einen Bereich: die Schlagwörter der Dateiablage. Abbrechen in der Aktionsleiste führt zurück zur Dateiablage.

Abbildung 13: Dateiablage konfigurieren – Schlagwörter

Die Tabelle zeigt je Schlagwort Bezeichnung, Status (Aktiv oder Archiviert) und das Datum Erstellt.

Abbildung 14: Schlagwort anlegen

Tipp: Wird ein Schlagwort nicht mehr gebraucht, archivieren Sie es, statt es zu löschen. So bleibt die Kennzeichnung bestehender Dateien erhalten.

5 Häufige Fragen

Warum sehe ich die Schaltflächen „Neuer Ordner" und „Hochladen" nicht? Ihnen fehlt das Schreibrecht – für das Modul oder für den Hauptordner. Wenden Sie sich an die Person, die die Berechtigungen des Ordners verwaltet.

Warum lässt sich mein Ordner nicht freigeben oder berechtigen? Freigaben und Berechtigungen gelten nur für Hauptordner. Wechseln Sie zu Alle Dateien und wählen Sie dort den Hauptordner aus.

Meine Datei wird beim Hochladen abgelehnt. Woran liegt das? Prüfen Sie Größe (höchstens 50 MB) und Dateiformat; die zulässigen Formate stehen im Dialog Dateien hochladen. Auch Dateinamen mit einer gefährlichen zweiten Endung oder ein erschöpftes Speicherkontingent führen zur Ablehnung.

„Als Vorlage markieren" ist ausgegraut. Die Aktion gilt nur für Word-Dateien im Format .docx. Wählen Sie mindestens eine solche Datei aus.

Wo finde ich eine Datei, die ich an eine Verarbeitungstätigkeit angehängt habe? Im Reiter Verknüpfte Dateien unter Verarbeitungstätigkeiten. Datensatz öffnen führt zur Verarbeitungstätigkeit.

Ich habe versehentlich einen Ordner gelöscht. Was nun? Öffnen Sie Mandanteneinstellungen → Papierkorb, suchen Sie den Ordner und stellen Sie ihn wieder her. Die enthaltenen Dateien kommen mit zurück.

Kann ein anderer Mandant meine freigegebenen Dateien ändern? Nein. Freigegebene Ordner sind für die anderen Mandanten nur lesbar.