E-Learning
0 Kurzkarte: Eine Datenschutzschulung starten in 5 Schritten
Die jährliche Datenschutzschulung steht an oder neue Beschäftigte sollen geschult werden? Ein E-Learning verbindet einen Lerninhalt mit den Personen, die ihn bearbeiten sollen.
- E-Learning anlegen – Personal + Schulung → E-Learning → + Neu, Bezeichnung, Fachverantwortlichen und Lerninhalt wählen, Speichern.
- Einstellungen prüfen – das E-Learning bearbeiten, in den Stammdaten Erinnerung, Lerntest und Unterzeichner festlegen und Speichern.
- Teilnehmer zuordnen – im Bereich Teilnehmer über Hinzufügen → Person zuordnen oder Gruppe zuordnen.
- Frist setzen und einladen – Teilnehmer markieren, Massenaktionen → Frist setzen, danach Massenaktionen → Einladung senden.
- Fortschritt verfolgen – die Übersicht zeigt Teilnehmer und Zertifikate je E-Learning; je Person steht der Status Bestanden bzw. Teilgenommen.
Wichtig: Teilnehmer sehen die Schulung im Portal erst nach der Einladung. Ohne Einladung bleibt ihr Status Angelegt.
1 Einführung
1.1 Wofür ist das Modul da?
Der Verantwortliche muss Beschäftigte für den Datenschutz sensibilisieren und schulen; der Datenschutzbeauftragte überwacht das (Art. 39 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Im Modul E-Learning organisieren Sie dafür Online-Schulungen:
- Sie wählen einen Lerninhalt – eigene Inhalte aus dem Modul Lerninhalte oder erworbene audatis-Schulungen,
- ordnen Personen aus dem Modul Personal einzeln oder als Gruppe zu,
- laden sie per E-Mail ins Portal ein und erinnern automatisch vor Fristablauf,
- sehen je Person, ob sie teilgenommen bzw. den Lerntest bestanden hat, und
- exportieren Teilnehmerlisten und Zertifikate als Nachweis (Art. 5 Abs. 2 DS-GVO).
1.2 Begriffe
| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
|---|---|
| E-Learning | Eine Schulungsdurchführung, z. B. „Basisschulung Datenschutz 2026“. Sie verbindet einen Lerninhalt mit Teilnehmern, Fristen und E-Mails. |
| Lerninhalt | Der eigentliche Kursinhalt mit Kapiteln, Lektionen und ggf. Lerntest – gepflegt im Modul Lerninhalte. |
| Lerntest | Abschließende Fragen zum Lerninhalt. Mit Test erhalten Teilnehmer ein Teilnahmezertifikat, ohne Test eine Teilnahmebescheinigung. |
| Teilnehmer | Eine Person aus dem Modul Personal, die das E-Learning bearbeiten soll. |
| Frist | Datum, bis zu dem der Teilnehmer das E-Learning abschließen soll. |
| Portal | Oberfläche, in der Teilnehmer die Schulung bearbeiten. |
| Lizenz | Für erworbene Lerninhalte verbraucht jeder Teilnehmer eine Lizenz. |
1.3 Der Ablauf im Überblick
| Schritt | Wer | Was passiert | Status des E-Learnings |
|---|---|---|---|
| 1. Anlegen | Fachverantwortliche/r | Bezeichnung, Fachverantwortlicher, Lerninhalt | Neu |
| 2. Einstellen | Fachverantwortliche/r | Erinnerung, Lerntest, Zertifikat, E-Mails | Neu |
| 3. Teilnehmer zuordnen | Fachverantwortliche/r | Personen oder Gruppen, Frist | In Bearbeitung |
| 4. Einladen | Fachverantwortliche/r | Einladungs-E-Mail ins Portal | In Bearbeitung |
| 5. Schulung bearbeiten | Teilnehmer | Lerninhalt und ggf. Lerntest im Portal | In Bearbeitung |
| 6. Abschließen | Fachverantwortliche/r | Status in den Stammdaten setzen | Abgeschlossen |
1.4 Rollen und Rechte
| Rolle | Typische Aufgaben | Was sie sieht und darf |
|---|---|---|
| Lesen | Schulungsstand einsehen | Übersicht und Ansicht der E-Learnings. |
| Bearbeiten | E-Learnings anlegen, Teilnehmer verwalten, einladen | Alle Pflegefunktionen und Exporte. |
| Löschen | E-Learnings entfernen | Zusätzlich Löschen. |
| Sonderrechte | Modul einrichten, Lizenzen prüfen | Zusätzlich E-Learning konfigurieren und Lizenzhistorie. |
| Teilnehmer (ohne Benutzerkonto) | Schulung bearbeiten | Nur das Portal mit den eigenen Schulungen. |
2 Ein E-Learning durchführen
Dieses Kapitel richtet sich an alle, die gelegentlich eine Schulung verteilen.
2.1 Die Übersicht
Öffnen Sie Personal + Schulung → E-Learning. Die Tabelle zeigt Bezeichnung, Lerninhalt, Fachverantwortlicher, die Zahl der Teilnehmer und Zertifikate, den Status und die Schlagwörter.
Abbildung 1: Übersicht der E-Learnings
Über Filter grenzen Sie nach Bezeichnung, Status, Lerninhalt, Fachverantwortlichem, Schlagwörtern sowie einer Mindestzahl an Teilnehmern oder Zertifikaten ein.
Abbildung 2: Filter der Übersicht
2.2 Schritt 1: E-Learning anlegen
- Klicken Sie auf + Neu.
- Geben Sie eine Bezeichnung ein, z. B. „Datenschutz-Grundschulung 2026“.
- Wählen Sie den Fachverantwortlichen. Ist die Option in Ihrem Mandanten aktiv, können Sie stattdessen unter Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto einen Namen eintragen.
- Wählen Sie den Lerninhalt. Zur Auswahl stehen die freigegebenen Lerninhalte Ihres Mandanten und erworbene Schulungen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Abbildung 3: Neues E-Learning anlegen
Tipp: Fehlt ein Lerninhalt in der Auswahl, prüfen Sie im Modul Lerninhalte, ob er freigegeben ist.
2.3 Schritt 2: Stammdaten einstellen
Öffnen Sie das E-Learning über das Stift-Symbol. Die Bearbeitung hat die Bereiche Stammdaten, Teilnehmer und E-Mails.
Abbildung 4: Stammdaten eines E-Learnings
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Schulung, erscheint in Einladungen. |
| Fachverantwortlicher | Zuständige Person für Organisation und Durchführung. |
| Lerninhalt | Der Kursinhalt, den die Teilnehmer bearbeiten. |
| Status | Neu, In Bearbeitung oder Abgeschlossen. |
| Erinnerung | Automatische E-Mail-Erinnerung vor Fristablauf, z. B. 7 Tage vor Ablauf; keine Erinnerung schaltet sie ab. |
| Erinnerungsintervall | Wöchentlich erinnert montags, Täglich montags bis freitags, sobald das Erinnerungsdatum erreicht ist. |
| Lerntest | Ankreuzen, damit Teilnehmer den Test zum Lerninhalt ablegen. Test bearbeiten bzw. Test erstellen öffnet den Lerninhalt in einem neuen Fenster; hat der Lerninhalt keinen Test, steht dort Kein Test vorhanden. |
| Zertifikatstyp | Ergibt sich aus dem Lerntest: Teilnahmezertifikat mit Test, Teilnahmebescheinigung ohne Test. |
| Unterzeichner | Name auf dem Zertifikat, z. B. „Max Mustermann, Datenschutzbeauftragter“. |
| Fragen erlauben | Teilnehmer können Fragen per Kontaktformular stellen; die Fragen gehen an die Fragen-E-Mail. |
Klicken Sie auf Speichern.
Wichtig: Änderungen an den Stammdaten übernehmen Sie erst mit Speichern. Teilnehmerzuordnungen werden dagegen sofort gespeichert.
2.4 Schritt 3: Teilnehmer zuordnen
- Wechseln Sie in den Bereich Teilnehmer.
- Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie:
- Person zuordnen – einzelne Personen suchen und auswählen, oder
- Gruppe zuordnen – alle Personen einer Organisationseinheit.
- Markieren Sie die Personen bzw. die Organisationseinheit und klicken Sie auf Zuweisen. Bereits zugeordnete Personen werden nicht erneut angeboten.
Abbildung 5: Teilnehmer eines E-Learnings
Abbildung 6: Menü Hinzufügen
Abbildung 7: Personen zuordnen
Tipp: Fehlt eine Person, legen Sie sie direkt über Neue Person anlegen an. Sie erscheint dann auch im Modul Personal.
Hinweis: Bei erworbenen Lerninhalten verbraucht jeder Teilnehmer eine Lizenz. Reichen die Lizenzen nicht aus, erscheint der Hinweis Lizenzlimit erreicht und es können keine weiteren Teilnehmer hinzugefügt werden.
2.5 Schritt 4: Frist setzen und einladen
- Markieren Sie die Teilnehmer über die Kontrollkästchen.
- Wählen Sie Massenaktionen → Frist setzen, tragen Sie das Datum ein und bestätigen Sie.
- Wählen Sie Massenaktionen → Einladung senden und bestätigen Sie die Rückfrage.
Abbildung 8: Massenaktionen für Teilnehmer
Personen, die das Portal noch nicht nutzen, erhalten die Ersteinladung (mit Aktivierung); bereits aktivierte Personen die Einladung (ohne Aktivierung). Deaktivierte Personen werden übersprungen.
| Status des Teilnehmers | Bedeutung |
|---|---|
| Angelegt | Zugeordnet, aber noch nicht eingeladen. |
| Eingeladen | Die Einladungs-E-Mail wurde versendet. |
| Fehler | Die E-Mail konnte nicht versendet werden. |
| Teilgenommen / Bestanden | Der Teilnehmer hat den Lerninhalt bearbeitet (ohne Test) bzw. den Lerntest bestanden. |
2.6 Schritt 5: Fortschritt verfolgen
Im Bereich Teilnehmer sehen Sie je Person Nachname, Vorname, Organisation, Sprache, Status, Frist, das Datum der Einladung und das Datum, an dem sie Bestanden bzw. Teilgenommen hat. Den Filter nutzen Sie, um z. B. alle Teilnehmer mit Frist abgelaufen oder ohne versendete Einladung zu finden.
Über das Auge-Symbol einer Zeile öffnen Sie die Teilnehmerseite mit den Eintragsdaten (Person, Sprache, Organisation, Status, Einladung, Frist, Bestanden). Dort ändern Sie mit Bearbeiten die Frist, senden mit Einladung senden eine neue Einladung oder nehmen die Person mit Entfernen aus dem E-Learning. Hat der Teilnehmer bestanden, laden Sie hier das Zertifikat als PDF herunter.
Abbildung 9: Teilnehmerseite mit Eintragsdaten
2.7 E-Mail-Texte anpassen
Teilnehmer erhalten die E-Mails nach den Standardvorlagen aus dem Modul Personal. Für ein einzelnes E-Learning können Sie eigene Texte hinterlegen:
- Wechseln Sie in den Bereich E-Mails.
- Wählen Sie unter E-Mail-Typ auswählen die Ersteinladung (mit Aktivierung), die Einladung (ohne Aktivierung) oder die Erinnerung.
- Schalten Sie Standardvorlage verwenden aus.
- Bearbeiten Sie Betreff und Inhalt auf Deutsch und Englisch. Die Vorschau zeigt das Ergebnis.
- Klicken Sie auf Speichern.
Abbildung 10: E-Mail-Vorlagen eines E-Learnings
Jeder E-Mail-Typ hat seinen eigenen Schalter. Ist Standardvorlage verwenden eingeschaltet, zeigt ein Hinweis, welcher Text verschickt wird: die Standardvorlage aus dem Modul Personal oder – wenn dort für diesen Typ keine hinterlegt ist – die Systemvorlage. Schalten Sie ihn wieder ein, um zur Standardvorlage zurückzukehren; Ihr eigener Text bleibt gespeichert. Zu den E-Mail-Vorlagen öffnet die Standardvorlagen im Modul Personal.
Hinweis: Der Schalter Standardvorlage verwenden wird sofort gespeichert. Bei archivierten E-Learnings lassen sich die E-Mail-Texte nicht mehr ändern.
3 Schulungsstand auswerten und verwalten
Für Datenschutzbeauftragte und Datenschutzkoordination.
3.1 Ein E-Learning ansehen
Über das Auge-Symbol öffnen Sie die Ansicht mit Stammdaten, Teilnehmern und E-Mails im Lesemodus. Mit Bearbeiten wechseln Sie in die Bearbeitung.
Abbildung 11: Ansicht eines E-Learnings
3.2 Mehreren E-Learnings Personen zuordnen
In der Übersicht markieren Sie mehrere E-Learnings und wählen unter Massenaktionen:
| Massenaktion | Wirkung |
|---|---|
| Person zuordnen / Gruppe zuordnen | Ordnet Personen bzw. eine Organisationseinheit allen markierten E-Learnings zu; eine Frist wird abgefragt. |
| Person entfernen / Gruppe entfernen | Entfernt Personen bzw. eine Organisationseinheit aus allen markierten E-Learnings. |
| Archivieren | Verschiebt abgeschlossene E-Learnings in den Reiter Archiv. Dort holen Sie sie mit Wiederherstellen zurück. |
Abbildung 12: Massenaktionen in der Übersicht
Hinweis: Archivierte E-Learnings können nicht bearbeitet werden.
3.3 Exportieren und Zertifikate
Exportieren öffnet den Export-Assistenten. Sie finden die Schaltfläche in der Übersicht sowie in der Ansicht und der Bearbeitung eines E-Learnings; dort exportieren Sie nur dieses E-Learning.
- Umfang – Alle, Auswahl (markierte E-Learnings) oder Gefiltert (aktueller Filter). Nur in der Übersicht.
- Exportform – was exportiert wird:
| Exportform | Inhalt | Format |
|---|---|---|
| Datenliste | Die E-Learnings mit Stammdaten und Teilnehmerzahlen (eingeladen, bestanden, offen). | CSV, JSON, XML |
| Teilnehmer | Je Teilnehmer Name, Personalnummer, Organisation, Status, Einladungsstatus und Frist. | CSV, JSON, XML |
| Zertifikate | PDF-Zertifikate der Teilnehmer, die bestanden bzw. teilgenommen haben. | siehe unten |
- Format – wählen Sie das Dateiformat und klicken Sie auf Exportieren.
Für Zertifikate wählen Sie im dritten Schritt:
| Format | Ergebnis |
|---|---|
| Ein kombiniertes PDF | Alle Zertifikate in einer PDF-Datei. |
| Zusammengefasstes PDF-Dokument pro Eintrag (ZIP) | Je E-Learning eine PDF-Datei mit allen Zertifikaten, als ZIP-Archiv. |
| Einzelne PDF-Dokumente pro Person (ZIP) | Je E-Learning ein Ordner mit einer PDF-Datei je Person, als ZIP-Archiv. |
Mit Gelöschte Personen einbeziehen exportieren Sie auch Zertifikate von Personen, die inzwischen gelöscht wurden.
Abbildung 13: Export-Assistent – Format der Zertifikate
Tipp: Für ein Audit genügt meist der Export Teilnehmer. Liegen noch keine bestandenen Tests oder abgeschlossenen Teilnahmen vor, gibt es keine Zertifikate; der Assistent weist Sie dann darauf hin.
3.4 Lizenzhistorie
Benutzer mit Sonderrechten öffnen in der Übersicht oben rechts die Lizenzhistorie. Sie listet jede Buchung mit Datum/Zeit, Lerninhalt, Durchgeführt von und Aktion, z. B. wie viele Teilnehmer hinzugefügt oder entfernt wurden. Nutzt Ihr Mandant Lizenzen für erworbene Lerninhalte, stehen darüber Lizenzen gesamt, Lizenzen verwendet und Lizenzen frei.
Abbildung 14: Lizenzhistorie
4 Konfiguration
Für Administration mit Sonderrechten im Modul *E-Learning. Sie erreichen die Einstellungen in der Übersicht über E-Learning konfigurieren** (oben rechts).*
Zugriff: Nur Benutzer mit Sonderrechten im Modul E-Learning sehen den Link und können die Einstellungen ändern.
4.1 Schlagwörter
Im Reiter Schlagwörter verwalten Sie die Schlagwörter für E-Learnings, z. B. Pflichtschulung oder Vertrieb. Die Tabelle zeigt Bezeichnung, Status und das Datum Erstellt.
Abbildung 15: Konfiguration – Schlagwörter
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| + Neu | Legt ein Schlagwort an. Pflichtfeld ist die Bezeichnung. |
| Stift-Symbol | Ändert die Bezeichnung. |
| Massenaktionen → Archivieren / Wiederherstellen | Setzt die markierten Schlagwörter auf Archiviert bzw. wieder auf Aktiv. |
| Löschen | Entfernt die markierten Schlagwörter dauerhaft. |
4.2 E-Mail-Vorlagen und Lerninhalte
- Die Standardtexte für Einladungen und Erinnerungen pflegen Sie im Modul Personal unter Personal konfigurieren → Portal E-Mail-Templates, Kategorie E-Learning. Eigene Texte für ein einzelnes E-Learning hinterlegen Sie im Bereich E-Mails des E-Learnings.
- Eigene Lerninhalte und Lerntests erstellen Sie im Modul Lerninhalte.
5 Glossar
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Art. 39 Abs. 1 lit. b DS-GVO | Aufgabe des DSB, Sensibilisierung und Schulung der Beschäftigten zu überwachen. |
| Ersteinladung | Einladung mit Link zur Kontoaktivierung im Portal. |
| Erinnerungsintervall | Wie oft nach Erreichen des Erinnerungsdatums erinnert wird. |
| Standardvorlage | E-Mail-Text aus dem Modul Personal, den alle E-Learnings ohne eigenen Text verwenden. |
| Teilnahmebescheinigung | Beleg ohne Lerntest. |
| Teilnahmezertifikat | Beleg nach bestandenem Lerntest. |
| Unterzeichner | Name, der auf Zertifikaten erscheint. |
6 Häufige Fragen
Ein Teilnehmer findet die Schulung nicht im Portal. Prüfen Sie den Status: Bei Angelegt fehlt die Einladung, bei Fehler konnte die E-Mail nicht versendet werden. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse im Modul Personal und senden Sie die Einladung erneut.
Wie schule ich jedes Jahr alle Beschäftigten erneut? Legen Sie für jedes Jahr ein eigenes E-Learning an, z. B. „Basisschulung Datenschutz 2026“, und archivieren Sie das Vorjahr. So bleibt der Nachweis je Jahr getrennt.
Was bedeutet „Teilgenommen“ statt „Bestanden“? Ohne Lerntest bestätigt das System nur die Teilnahme. Aktivieren Sie in den Stammdaten den Lerntest, wenn Sie das Wissen abfragen und ein Teilnahmezertifikat ausstellen wollen.
Können Teilnehmer bei Fragen jemanden erreichen? Ja, wenn Fragen erlauben aktiv ist. Die Fragen gehen an die eingetragene Fragen-E-Mail.
Ich habe den E-Mail-Text geändert, die Teilnehmer erhalten aber den alten Text. Prüfen Sie im Bereich E-Mails, ob Standardvorlage verwenden für diesen E-Mail-Typ noch eingeschaltet ist. Nur bei ausgeschaltetem Schalter wird Ihr eigener Text verschickt.
Wo sehe ich alle Schulungen einer Person? Im Modul Personal im Bereich E-Learning der Person.