Personal

0 Kurzkarte: Neue Beschäftigte aufnehmen in 5 Schritten

Eine neue Person beginnt im Unternehmen und soll an der Datenschutzschulung teilnehmen oder eine Verpflichtung bestätigen? Dann legen Sie sie im Modul Personal an.

1. Modul öffnen – in der Navigation Personal + Schulung → Personal.
2. Person anlegen – auf + Neu klicken, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse eintragen, optional Personalnummer und Organisationseinheit.
3. Zuordnen – unter Zuordnungen die passenden E-Learnings, Nachweise und Dokumentationen wählen und ein Erledigungsdatum setzen.
4. Einladung festlegen – Einladungs-E-Mail nach dem Speichern senden nur ankreuzen, wenn die Person die Inhalte sofort im Portal bearbeiten soll.
5. Speichern – die Person steht mit Status Aktiv in der Liste. Den Fortschritt sehen Sie in den Spalten E-Learnings, Nachweise und Dokumentationen.

Wichtig: Die E-Mail-Adresse ist zugleich der Login der Person im Portal. Prüfen Sie sie vor dem Speichern sorgfältig: Einladungen und Erinnerungen gehen genau an diese Adresse.

1 Einführung

1.1 Wofür ist das Modul da?

Im Modul Personal führen Sie alle Personen, die geschult werden oder Nachweise erbringen sollen – in der Regel die Beschäftigten Ihres Unternehmens. Personen sind keine Benutzer des audatis MANAGER: Sie bearbeiten ihre Schulungen und Nachweise im Portal, zu dem sie per E-Mail eingeladen werden.

Das Modul

• ist die gemeinsame Personenliste für die Module E-Learning, Nachweise und Dokumentationen,
• zeigt je Person den Stand aller Zuordnungen auf einen Blick,
• ordnet vielen Personen gleichzeitig Schulungen, Nachweise und Dokumentationen zu,
• übernimmt Personen per Import (CSV, JSON oder XML) aus der Personalverwaltung und
• belegt gegenüber Aufsichtsbehörden und Auditoren, wer wann geschult oder verpflichtet wurde (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO, Sensibilisierung und Schulung nach Art. 39 Abs. 1 lit. b DS-GVO).

1.2 Begriffe

1.3 Der Ablauf im Überblick

1.4 Rollen und Rechte

Hinweis: Die Rechte vergibt die Administration in der Benutzer- und Rollenverwaltung Ihres Mandanten für das Modul Personal.

2 Personen anlegen und pflegen

Dieses Kapitel richtet sich an alle, die Personen gelegentlich anlegen oder ändern.

2.1 Die Personenliste

Öffnen Sie Personal + Schulung → Personal. Der Reiter Personen zeigt alle aktiven Personen mit Nachname, Vorname, Personalnummer, E-Mail-Adresse, Login / Benutzername, Organisationseinheit, Status, Schlagwörtern und dem Fortschritt der Zuordnungen. Über das Spaltensymbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten ein und aus. Die Balken in den Spalten E-Learnings, Nachweise und Dokumentationen zeigen, wie viele Zuordnungen erledigt sind, z. B. 0/2.

Abbildung 1: Personenliste mit Fortschritt je Zuordnungsart

Am Zeilenende stehen drei Symbole:

Über Filter grenzen Sie die Liste nach Nachname, Vorname, Personalnummer, Organisationseinheit, Status, Schlagwörtern, E-Learnings, Nachweisen, Dokumentationen, Login / Benutzername und E-Mail-Adresse ein. Mit Filter anwenden wird die Auswahl aktiv, Filter zurücksetzen hebt sie auf. Das Feld Suche in Tabelle durchsucht alle Spalten.

Abbildung 2: Filter der Personenliste

Tipp: Mit dem Filter E-Learnings und einer bestimmten Schulung sehen Sie sofort, wer dieser Schulung zugeordnet ist.

2.2 Eine Person anlegen

1. Klicken Sie auf + Neu. Das Fenster Person anlegen öffnet sich.
2. Tragen Sie unter Persönliche Daten Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein (Pflichtfelder).
3. Ergänzen Sie optional Personalnummer und Organisationseinheit (Mehrfachauswahl) und wählen Sie die Sprache (Deutsch oder Englisch). Die Sprache bestimmt, in welcher Sprache die Person Einladungen und Inhalte erhält.
4. Ohne weitere Angabe ist die E-Mail-Adresse der Benutzername im Portal. Soll stattdessen ein Benutzername aus Vor- und Nachname gebildet werden, kreuzen Sie Alternativen Benutzernamen generieren an.

Abbildung 3: Fenster Person anlegen – persönliche Daten

1. Wählen Sie unter Zuordnungen bei Bedarf E-Learnings, Nachweise und Dokumentationen und setzen Sie ein Erledigungsdatum.
2. Entscheiden Sie, ob die Person sofort eingeladen wird:
   • Einladungs-E-Mail nach dem Speichern senden – die Person erhält nach dem Speichern eine E-Mail mit dem Link ins Portal.
   • Nur eine Mail zur Einladung senden (Sammeleinladung) – statt einer E-Mail je Zuordnung erhält die Person eine einzige E-Mail für alle Zuordnungen.
3. Klicken Sie auf Speichern. Mit Weiteren Datensatz anlegen bleibt das Fenster für die nächste Person geöffnet.

Wichtig: Zugeordnete Inhalte sieht die Person im Portal erst nach der Einladung. Lassen Sie die Einladung weg, wenn Sie Zuordnungen zunächst nur vorbereiten wollen – Sie können später aus dem jeweiligen Modul einladen.

2.3 Eine Person ansehen

Klicken Sie in der Liste auf das Auge-Symbol. Die Ansicht ist in die Bereiche Stammdaten, Login & Sprache, E-Learning, Nachweise, Dokumentationen und Dokumente gegliedert; ein Klick auf einen Reiter springt zum Bereich.

Abbildung 4: Ansicht einer Person

Über die Schaltfläche rechts in der Werkzeugleiste blenden Sie die Seitenleiste mit Schlagwörtern, Kommentaren, Links und dem Aktivitätslog ein.

2.4 Eine Person bearbeiten

1. Klicken Sie in der Liste auf das Stift-Symbol oder in der Ansicht auf Bearbeiten.
2. Ändern Sie die gewünschten Felder in Stammdaten und Login & Sprache.
3. Klicken Sie auf Speichern. Abbrechen verwirft die Änderungen.

Abbildung 5: Person bearbeiten – Stammdaten und Login

Im Bereich Login & Sprache steht unter Login / Benutzername, wie sich die Person im Portal anmeldet. Ein Hinweis darunter zeigt, ob der Login mit der E-Mail-Adresse synchronisiert wird oder manuell gesetzt wurde.

2.5 Zuordnungen einer Person verwalten

In den Bereichen E-Learning, Nachweise und Dokumentationen sehen Sie jede Zuordnung mit Zuordnungsdatum, Erledigungsdatum, Einladungsstatus und Erledigungsstatus bzw. Bearbeitungsstatus.

Abbildung 6: Zuordnungen einer Person

So ordnen Sie einzeln zu:

1. Öffnen Sie die Person zum Bearbeiten.
2. Klicken Sie im Bereich E-Learning, Nachweise oder Dokumentationen auf Zuordnen.
3. Wählen Sie den Eintrag aus, setzen Sie das Erledigungsdatum und entscheiden Sie über Einladungs-E-Mail nach dem Speichern senden.
4. Klicken Sie auf Zuordnen. Die Zuordnung wird sofort gespeichert.

Abbildung 7: E-Learning einer Person zuordnen

Eine Zuordnung entfernen Sie über das Papierkorb-Symbol am Zeilenende.

Hinweis: Schulungen, Nachweise und Dokumentationen selbst legen Sie in den gleichnamigen Modulen an. Im Modul Personal ordnen Sie sie nur zu.

2.6 Dokumente zu einer Person ablegen

Im Bereich Dokumente laden Sie Dateien zur Person hoch, z. B. eine unterschriebene Verpflichtungserklärung auf Papier. Ziehen Sie die Datei in das Feld oder klicken Sie zum Auswählen. Zulässig sind gängige Office-, PDF-, Bild- und E-Mail-Formate bis 50 MB.

3 Viele Personen gleichzeitig bearbeiten

Für Personalabteilung und Datenschutzkoordination.

3.1 Massenaktionen

Markieren Sie die gewünschten Personen über die Kontrollkästchen. Danach sind Löschen, Schlagwörter und Massenaktionen aktiv.

Abbildung 8: Menü Massenaktionen

3.1.1 Mehreren Personen Schulungen zuordnen

1. Markieren Sie die Personen.
2. Wählen Sie Massenaktionen → Zuordnungen.
3. Wählen Sie E-Learnings, Nachweise und/oder Dokumentationen und setzen Sie das Erledigungsdatum.
4. Entscheiden Sie über Einladungs-E-Mail nach dem Speichern senden und ggf. Nur eine Mail zur Einladung senden (Sammeleinladung).
5. Klicken Sie auf Anwenden.

Abbildung 9: Fenster Zuordnungen für mehrere Personen

Tipp: Mit der Sammeleinladung erhält jede Person nur eine E-Mail, auch wenn Sie ihr mehrere Schulungen und Nachweise zugeordnet haben.

3.1.2 Personen vorübergehend deaktivieren

1. Markieren Sie die Personen und wählen Sie Massenaktionen → Temporär deaktivieren.
2. Tragen Sie optional einen Grund ein, z. B. Elternzeit.
3. Klicken Sie auf Deaktivieren.

Abbildung 10: Temporär deaktivieren

Deaktivierte Personen bleiben in der Liste, erhalten aber keine Einladungen. Mit Massenaktionen → Reaktivieren heben Sie die Deaktivierung auf. Einzeln ändern Sie den Status in den Stammdaten der Person; bei Deaktiviert erscheint dort das Feld Deaktivierungsgrund.

3.1.3 Personen archivieren und wiederherstellen

Ausgeschiedene Personen archivieren Sie über Massenaktionen → Archivieren. Sie stehen danach im Reiter Archiv, behalten ihre Zuordnungen als Nachweis und erhalten keine Einladungen mehr. Im Reiter Archiv holen Sie sie über Massenaktionen → Wiederherstellen zurück.

3.1.4 Schlagwörter vergeben

Über Schlagwörter in der Werkzeugleiste fügen Sie den markierten Personen Schlagwörter hinzu oder entfernen sie. Einzeln pflegen Sie Schlagwörter in der Seitenleiste der Person.

3.1.5 Personen löschen

Markieren Sie die Personen und klicken Sie auf Löschen. Nach der Rückfrage werden die Personen gelöscht.

Achtung: Mit der Person verschwinden auch ihre Schulungs- und Nachweiszuordnungen aus der Übersicht. Für ausgeschiedene Beschäftigte ist Archivieren deshalb in aller Regel die bessere Wahl – der Nachweis über erfolgte Schulungen bleibt so erhalten.

3.2 Personen importieren

Größere Bestände übernehmen Sie aus einer Datei, z. B. aus Ihrem Personalsystem. Der Import-Assistent führt Sie in drei Schritten durch den Import; bis zum letzten Klick wird nichts gespeichert.

Schritt 1: Datei hochladen

1. Klicken Sie in der Liste auf Importieren.
2. Ziehen Sie die Datei in das Feld oder klicken Sie zum Auswählen. Erlaubt sind CSV, JSON, XML und TXT bis 10 MB.
3. Prüfen Sie Zeichenkodierung (z. B. UTF-8) und Trennzeichen (Vorgabe: Automatisch erkennen). Die Dateivorschau zeigt die ersten Zeilen so, wie sie gelesen werden.
4. Klicken Sie auf Weiter.

Abbildung 11: Import – Datei hochladen und Dateivorschau

Schritt 2: Felder zuordnen

Die Tabelle zeigt je Zielfeld das zugeordnete Quellfeld aus Ihrer Datei, den Status und eine Vorschau des ersten Werts. Gleichnamige Spalten ordnet der Assistent automatisch zu.

Zielfelder sind Personalnummer, Nachname, Vorname, E-Mail, Login / Benutzername, Sprache, Status und Organisationseinheit. Jedes Quellfeld kann nur einem Zielfeld zugeordnet werden. Ohne Login / Benutzername wird die E-Mail-Adresse als Login übernommen.

Legen Sie außerdem fest, wie mit Personen umgegangen wird, die es schon gibt:

• Duplikat-Prüffelder – die Felder, an denen eine vorhandene Person erkannt wird. Wirksam sind Personalnummer, E-Mail und Login / Benutzername. Eine Person gilt als vorhanden, sobald eines dieser Felder übereinstimmt. Jedes Prüffeld muss in der Tabelle einem Quellfeld zugeordnet sein, sonst bleibt Weiter gesperrt – entfernen Sie nicht zugeordnete Felder aus der Auswahl.
• Bei Duplikaten – Überspringen (vorhandene Person bleibt unverändert), Überschreiben (vorhandene Person wird mit den Werten der Datei aktualisiert) oder Trotzdem erstellen (es entsteht eine weitere Person).

Mit Mapping speichern sichern Sie die Zuordnung unter einem Namen, z. B. Export Personalsystem; beim nächsten Import holen Sie sie über Mapping laden zurück.

Abbildung 12: Import – Felder zuordnen und Duplikate prüfen

Schritt 3: Vorschau & Import

Die Vorschau zählt, wie viele Personen Neu angelegt, Aktualisiert, Übersprungen werden oder einen Fehler haben, und zeigt das Ergebnis je Zeile mit Details, z. B. Duplikat. Klicken Sie auf Personen importieren, um den Import auszuführen. Mit Zurück korrigieren Sie die Zuordnung, mit Abbrechen verwerfen Sie den Import.

Abbildung 13: Import – Vorschau vor dem Import

Tipp: Prüfen Sie in der Vorschau vor allem die Zeilen mit Fehler und Übersprungen. Importierte Personen erhalten keine Einladung; laden Sie sie anschließend gezielt über Massenaktionen → Zuordnungen oder aus dem jeweiligen Modul ein.

3.3 Personen exportieren

1. Klicken Sie auf Exportieren. Der Export-Assistent öffnet sich.
2. Wählen Sie den Umfang: Alle, Auswahl (markierte Personen) oder Gefiltert (aktueller Filter).
3. Wählen Sie die Exportform Datenliste und das Format CSV, JSON oder XML.

Abbildung 14: Export-Assistent

Die Datenliste enthält neben den Stammdaten je Person die zugeordneten E-Learnings, Nachweise und Dokumentationen mit Fortschritt, Erledigungsstatus und Erledigungsdatum – geeignet als Schulungsnachweis für Audits.

4 Konfiguration

Für Administration mit Sonderrechten im Modul *Personal. Sie erreichen die Einstellungen in der Personenliste über Personal konfigurieren** (oben rechts).*

Zugriff: Ändern können die Einstellungen nur Benutzer mit Sonderrechten im Modul Personal. Den Reiter Mandantenakte sehen nur Benutzer mit dem Recht Mandantenakte.

Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1. Schlagwörter anlegen
2. Portal E-Mail-Templates prüfen und an Ihr Unternehmen anpassen
3. bei Bedarf einen Hinweis in der Mandantenakte hinterlegen

4.1 Schlagwörter

Im Reiter Schlagwörter verwalten Sie die Schlagwörter, die Sie Personen zuordnen können, z. B. Außendienst oder Neueinstellung 2026. Die Tabelle zeigt Bezeichnung, Status und das Datum Erstellt.

Abbildung 15: Konfiguration – Schlagwörter

Achtung: Gelöschte Schlagwörter werden dauerhaft entfernt. Wenn Sie ein Schlagwort nur nicht mehr verwenden wollen, archivieren Sie es.

4.2 Portal E-Mail-Templates

Im Reiter Portal E-Mail-Templates gestalten Sie die E-Mails, die Personen erhalten. Die Vorlagen gelten als Standardvorlage für alle E-Learnings und Nachweise. Für ein einzelnes E-Learning oder einen einzelnen Nachweis kann ein eigener Text hinterlegt werden.

Abbildung 16: Konfiguration – Portal E-Mail-Templates

1. Wählen Sie die Kategorie: E-Learning, Nachweise oder Kontoaktivierung.
2. Wählen Sie bei E-Learning die Lernaktivität, bei Nachweise den Nachweis-Typ:
   • Standard (alle E-Learnings) bzw. Standard (alle Nachweise) – die Standardvorlage für alle Einträge,
   • Sammeleinladung – die E-Mail, die eine Person für mehrere Zuordnungen auf einmal erhält,
   • ein einzelnes E-Learning bzw. ein einzelner Nachweis – der eigene Text nur für diesen Eintrag.
3. Wählen Sie den Template-Typ. Ein Hinweis darunter erklärt, wann die E-Mail versendet wird.
4. Bearbeiten Sie Betreff und Inhalt auf Deutsch und Englisch. Platzhalter wie Vorname, Nachname, Fälligkeitsdatum oder Portal-Link fügen Sie über die Editor-Werkzeugleiste ein. Die Vorschau neben dem Editor zeigt das Ergebnis.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Standardvorlage zurücksetzen: Über Systemvorlage wiederherstellen über dem Betreff setzen Sie den Text einer Sprache auf die mitgelieferte Systemvorlage zurück. Dabei wählen Sie die Anrede: Sie (formell) oder Du (informell).

Eigener Text für ein einzelnes E-Learning oder einen Nachweis: Haben Sie unter Schritt 2 einen einzelnen Eintrag gewählt, erscheint der Schalter Standardvorlage verwenden. Ist er eingeschaltet, erhält die Person die Standardvorlage; schalten Sie ihn aus, um einen eigenen Text für diesen Eintrag zu verwenden. Ein eigener Text bleibt gespeichert, auch wenn Sie später wieder die Standardvorlage verwenden. Denselben Schalter finden Sie im Bereich E-Mails des jeweiligen E-Learnings bzw. Nachweises.

Tipp: Prüfen Sie nach jeder Änderung die Vorschau. Eine verständliche Einladung mit klarer Frist erhöht die Teilnahmequote deutlich.

4.3 Mandantenakte

Im Reiter Mandantenakte hinterlegen Sie einen Hinweis für alle, die mit dem Modul Personal dieses Mandanten arbeiten, z. B. den Ansprechpartner in der Personalabteilung. Der Hinweis erscheint als farbige Infobox über der Personenliste.

1. Wählen Sie die Art: Information (blau), Warnung (gelb) oder Kritisch (rot).
2. Schreiben Sie den Text im Editor. Mit @ fügen Sie Kontakte ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

5 Glossar

6 Häufige Fragen

Braucht jede Person ein Benutzerkonto im audatis MANAGER? Nein. Personen arbeiten ausschließlich im Portal. Ein Benutzerkonto benötigen nur diejenigen, die Personen, Schulungen und Nachweise verwalten.

Ich habe eine Person zugeordnet, sie sieht aber nichts im Portal. Warum? Die Person wurde noch nicht eingeladen (Einladungsstatus Angelegt). Senden Sie die Einladung beim Zuordnen mit oder aus dem jeweiligen Modul E-Learning bzw. Nachweise.

Eine Person hat ihr Portal-Passwort vergessen. Was tun? Klicken Sie in der Liste auf das Schlüssel-Symbol oder in der Ansicht auf Passwort zurücksetzen. Die Person erhält eine E-Mail zum Neusetzen. Deaktivierte oder archivierte Personen und Personen ohne E-Mail-Adresse erhalten keine solche E-Mail.

Eine Beschäftigte geht in Elternzeit. Soll ich sie löschen? Nein. Nutzen Sie Massenaktionen → Temporär deaktivieren mit dem Grund Elternzeit. Nach der Rückkehr setzen Sie sie mit Reaktivieren wieder auf Aktiv.

Was passiert mit den Schulungsnachweisen ausgeschiedener Beschäftigter? Archivieren Sie die Person. Ihre Zuordnungen bleiben erhalten und sind im Reiter Archiv weiterhin nachvollziehbar.

Wie weise ich einer ganzen Abteilung eine Schulung zu? Filtern Sie die Liste nach der Organisationseinheit, markieren Sie alle Personen und nutzen Sie Massenaktionen → Zuordnungen. Alternativ ordnen Sie im Modul E-Learning über Gruppe zuordnen die ganze Organisationseinheit zu.