Lerninhalte

0 Kurzkarte: Einen eigenen Lerninhalt erstellen in 5 Schritten

Sie möchten eine eigene Unterweisung als Online-Schulung bereitstellen, z. B. zu einer internen Richtlinie? Erstellen Sie dazu einen Lerninhalt und verteilen Sie ihn anschließend im Modul E-Learning.

1. Anlegen – Personal + Schulung → Lerninhalte → + Neu, Interne Bezeichnung und Standardsprache wählen, optional eine Vorlage, dann Speichern.
2. Inhalt gliedern – im Reiter Inhalt über Kapitel hinzufügen und Lektion hinzufügen die Struktur anlegen und je Lektion Überschrift und Inhalt schreiben.
3. Lerntest anlegen – im Reiter Lerntest über Frage hinzufügen und Antwort hinzufügen Fragen erstellen und richtige Antworten auf Richtig schalten.
4. Stammdaten ergänzen – im Reiter Stammdaten Sprachen, Titel, Beschreibung, Zertifikatinhalt und Bestandsquote pflegen, Speichern.
5. Freigeben – je nach Einstellung den Status auf Freigegeben setzen oder Zur Prüfung einreichen. Erst freigegebene Lerninhalte können in E-Learnings verwendet werden.

Tipp: Prüfen Sie den Lerninhalt vor der Freigabe über Vorschau – so sehen ihn die Teilnehmer im Portal.

1 Einführung

1.1 Wofür ist das Modul da?

Im Modul Lerninhalte erstellen und pflegen Sie die Inhalte Ihrer Online-Schulungen: Kapitel, Lektionen und einen abschließenden Lerntest, auf Wunsch in Deutsch und Englisch. Das Modul

• bietet einen Editor mit Strukturbaum für Kapitel und Lektionen,
• erstellt Lerntests mit Einfach- und Mehrfachauswahl und einer Bestandsquote,
• unterstützt einen Prüf- und Freigabeprozess (Vier-Augen-Prinzip) und erinnert an regelmäßige Aktualisierungen,
• stellt Lerninhalte als Vorlage für weitere Lerninhalte oder für andere Mandanten bereit.

Wer welche Schulung wann bearbeitet, steuern Sie anschließend im Modul E-Learning.

1.2 Begriffe

1.3 Der Ablauf im Überblick

1.4 Rollen und Rechte

2 Einen Lerninhalt erstellen

Dieses Kapitel richtet sich an alle, die gelegentlich eine Schulung erstellen oder anpassen.

2.1 Die Übersicht

Öffnen Sie Personal + Schulung → Lerninhalte. Die Tabelle zeigt Bezeichnung, die verfügbaren Sprachen, den Status, Schlagwörter und die Letzte Änderung. Ist der Prüf- oder der Aktualisierungsworkflow eingeschaltet, kommt die Spalte Prüfstatus hinzu.

Abbildung 1: Übersicht der Lerninhalte

Über Filter grenzen Sie nach Bezeichnung, Status, Sprache, Schlagwörtern und dem Datum der Letzten Änderung (genau, vor oder nach einem Datum) ein; Nur Vorlagen anzeigen zeigt nur Lerninhalte, die als Vorlage markiert sind. Bei eingeschaltetem Workflow filtern Sie zusätzlich nach Prüfstatus, z. B. nach allen Lerninhalten zur Aktualisierung.

Abbildung 2: Filter der Übersicht

Am Zeilenende öffnet das Auge-Symbol die Nur-Lese-Ansicht, das Stift-Symbol den Editor.

2.2 Schritt 1: Lerninhalt anlegen

1. Klicken Sie auf + Neu. Das Fenster Lerninhalt anlegen öffnet sich.
2. Wählen Sie unter Vorlage bei Bedarf einen vorhandenen Lerninhalt als Ausgangsbasis. Ohne Auswahl entsteht ein leerer Lerninhalt.
3. Geben Sie die Interne Bezeichnung ein, z. B. „Datenschutz am Arbeitsplatz 2026“. Sie dient der Verwaltung; den Titel für die Teilnehmer legen Sie später fest.
4. Wählen Sie die Standardsprache.
5. Klicken Sie auf Speichern. Mit Weiteren Datensatz anlegen bleibt das Fenster für den nächsten Lerninhalt geöffnet.

Abbildung 3: Lerninhalt anlegen

2.3 Schritt 2: Kapitel und Lektionen erstellen

Der Reiter Inhalt zeigt links den Strukturbaum (Übersicht) und rechts den Editor. Bei mehrsprachigen Lerninhalten stehen die Sprachen im Editor nebeneinander, z. B. Deutsch und Englisch.

1. Klicken Sie unten im Strukturbaum auf Kapitel hinzufügen. Ein Neues Kapitel erscheint.
2. Klicken Sie unter dem Kapitel auf Lektion hinzufügen.
3. Wählen Sie das Kapitel bzw. die Lektion im Strukturbaum aus und tragen Sie rechts Überschrift und Inhalt ein. Im Inhalt formatieren Sie Text und binden Bilder oder Videos ein.
4. Ordnen Sie Kapitel und Lektionen per Drag & Drop am Griff links. Lektionen lassen sich auch zwischen Kapiteln verschieben.

Abbildung 4: Editor mit Strukturbaum und zweisprachigem Inhalt

Die Symbole rechts neben jedem Eintrag duplizieren ihn, aktivieren bzw. deaktivieren ihn (deaktivierte Elemente sehen die Teilnehmer nicht) oder löschen ihn. Das Suchfeld über dem Strukturbaum findet Lektionen in langen Kursen.

2.4 Schritt 3: Lerntest erstellen

Der Reiter Lerntest zeigt links die Fragen mit ihren Antworten und rechts den Editor.

1. Klicken Sie auf Frage hinzufügen.
2. Wählen Sie die Frage aus und tragen Sie je Sprache Überschrift, Frage und optional einen Hinweis ein.
3. Legen Sie mit dem Schalter fest, ob es sich um eine Einfachauswahl oder Mehrfachauswahl handelt. Mit Angezeigte Antworten begrenzen und Max. angezeigte Antworten zeigen Sie nur eine Auswahl der Antworten an.
4. Klicken Sie unter der Frage auf Antwort hinzufügen, tragen Sie die Antwort je Sprache ein und schalten Sie bei richtigen Antworten Richtig ein. Im Fragenbaum sind richtige Antworten mit einem Haken, falsche mit einem Kreuz gekennzeichnet.

Abbildung 5: Lerntest mit Fragen und Antworten

Abbildung 6: Antwort bearbeiten

Wichtig: Markieren Sie je Frage mindestens eine Antwort als Richtig. Bei Einfachauswahl darf genau eine Antwort richtig sein.

2.5 Schritt 4: Stammdaten pflegen

Im Reiter Stammdaten legen Sie fest:

Abbildung 7: Stammdaten eines Lerninhalts

Klicken Sie auf Speichern.

In der rechten Seitenleiste finden Sie Aufgaben, Schlagwörter, Prüfhistorie, Kommentare, Links und das Aktivitätslog des Lerninhalts.

2.6 Schritt 5: Vorschau und Freigabe

Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Vorschau. Sie sehen Kapitel, Lektionen und den Lerntest wie die Teilnehmer, auf Deutsch und Englisch umschaltbar (DE/EN). Bei den Fragen des Lerntests prüfen Sie mit Alles mit Lösung anzeigen die richtigen Antworten.

Abbildung 8: Vorschau aus Sicht der Teilnehmer

Danach geben Sie den Lerninhalt frei:

• Ohne Prüfworkflow: Setzen Sie in den Stammdaten den Status auf Freigegeben und klicken Sie auf Speichern.
• Mit Prüfworkflow: Klicken Sie auf Zur Prüfung einreichen. Der Status wechselt auf Zur Freigabe und der zuständige Prüfer erhält eine Aufgabe.

Mit Prüf- oder Aktualisierungsworkflow zeigt der Prüfstatus zusätzlich, wo der Lerninhalt in der Prüfung steht:

3 Lerninhalte prüfen und verwalten

Für Prüferinnen und Prüfer (z. B. Datenschutzbeauftragte) und die Datenschutzkoordination.

3.1 Einen Lerninhalt prüfen

Ist der Prüfworkflow aktiv, erhalten Prüfer beim Einreichen eine Aufgabe „Lerninhalt prüfen: …“. Benutzer mit Sonderrechten öffnen die Prüfung im Editor über Prüfen.

1. Im Reiter Stammdaten prüfen Sie Bezeichnung, Sprachen und Status.
2. Im Reiter Inhalt vergeben Sie unter Inhaltsprüfung (Pflicht) eine Bewertung. Über Einzelprüfungen anzeigen bewerten Sie einzelne Lektionen und hinterlassen Anmerkungen.
3. Im Reiter Fragen vergeben Sie unter Fragenprüfung (Pflicht) eine Bewertung, optional je Frage.
4. Im Reiter Prüfungsergebnis wählen Sie den Gesamtstatus, tragen das Prüfdatum ein, schreiben optional eine Zusammenfassung und klicken auf Prüfung abschließen.

Das Ergebnis lautet Geprüft (OK) oder Geprüft (Mängel) und kann jederzeit im Prüfungsergebnis nachgelesen werden.

3.2 Lerninhalt ansehen

Das Auge-Symbol öffnet den Lerninhalt im Lesemodus mit den Reitern Inhalt, Lerntest und Stammdaten. Links steht der Strukturbaum (Übersicht) mit Suchfeld; ein Klick auf eine Lektion zeigt ihren Inhalt. Die Werkzeugleiste bietet Bearbeiten, Vorschau, Exportieren und Abbrechen, mit Prüfworkflow und Sonderrechten zusätzlich Prüfen. Gelöscht werden Lerninhalte in der Übersicht.

Abbildung 10: Nur-Lese-Ansicht eines Lerninhalts

3.3 Lerninhalte regelmäßig aktualisieren

Ist der Aktualisierungsworkflow eingeschaltet (siehe Konfiguration), markiert der audatis MANAGER Lerninhalte, die länger als das eingestellte Intervall nicht aktualisiert wurden, mit dem Prüfstatus zur Aktualisierung und erstellt eine Aufgabe.

1. Öffnen Sie den Lerninhalt und überarbeiten Sie ihn bei Bedarf.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Aktualisierung abgeschlossen.
3. Wählen Sie:
   • Datensatz ist aktuell – es waren keine relevanten Änderungen nötig; der bisherige Prüfstatus bleibt erhalten.
   • Datensatz wurde aktualisiert – Sie haben den Inhalt geändert; der Lerninhalt gilt danach als Nicht geprüft.
4. Klicken Sie auf Abschließen. Die zugehörige Aufgabe wird automatisch als erledigt markiert.

3.4 Lerninhalte aus Vorlagenpaketen

Lerninhalte, die aus einem Vorlagenpaket übernommen wurden, bleiben mit ihrer Quelle verknüpft. Ändert sich die Quell-Vorlage, weist der Editor darauf hin und Sie entscheiden, ob Sie die Änderung übernehmen. Felder, die Sie selbst geändert haben, werden nicht automatisch überschrieben.

3.5 Mehrere Lerninhalte bearbeiten, exportieren und kopieren

Markieren Sie Lerninhalte in der Übersicht und wählen Sie:

4 Konfiguration

Für Administration mit Sonderrechten im Modul *Lerninhalte. Sie erreichen die Einstellungen in der Übersicht über Lerninhalte konfigurieren** (oben rechts).*

Zugriff: Nur Benutzer mit Sonderrechten im Modul Lerninhalte können die Einstellungen öffnen und ändern.

Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1. Schlagwörter anlegen
2. Prüfworkflow festlegen, ggf. Aktualisierungsworkflow einschalten

4.1 Schlagwörter

Im Reiter Schlagwörter verwalten Sie die Schlagwörter für Lerninhalte, z. B. Datenschutz oder IT-Sicherheit. Die Tabelle zeigt Bezeichnung, Status und das Datum Erstellt.

Abbildung 11: Konfiguration – Schlagwörter

4.2 Prüfworkflow

Abbildung 12: Konfiguration – Prüfworkflow

Beim Einschalten des Aktualisierungsworkflows zeigt eine Rückfrage, wie viele Lerninhalte beim nächsten automatischen Lauf voraussichtlich zur Aktualisierung markiert werden. Bestätigen Sie mit Aktivieren.

Klicken Sie nach Änderungen auf Speichern.

5 Glossar

6 Häufige Fragen

Mein Lerninhalt erscheint im E-Learning nicht zur Auswahl. Nur freigegebene Lerninhalte stehen zur Verfügung. Prüfen Sie den Status in den Stammdaten.

Müssen alle Fragen angezeigt werden? Nein. Mit Max. Anzahl angezeigter Fragen in den Stammdaten erhalten Teilnehmer nur eine Auswahl der angelegten Fragen; 0 zeigt alle.

Wie stelle ich einen Lerninhalt anderen Mandanten bereit? Markieren Sie ihn in der Übersicht und wählen Sie Massenaktionen → Auf Mandanten kopieren, oder aktivieren Sie in den Stammdaten Für Untermandanten freigeben.