Hinweisgebersystem

0 Kurzkarte: Einen Hinweis abgeben in 5 Schritten

Zum Aushängen – für alle, die einen Verstoß oder Missstand melden möchten.

Sie haben einen möglichen Verstoß in Ihrem Unternehmen bemerkt? Über das Hinweisgebersystem melden Sie ihn vertraulich, auf Wunsch anonym. Hinweisgebende sind gesetzlich vor Benachteiligungen geschützt. Ein Benutzerkonto brauchen Sie nicht.

1. Meldeformular öffnen – über den Link oder QR-Code Ihres Unternehmens und Neuen Hinweis melden wählen.
2. Sachverhalt beschreiben – Art des Anliegens wählen und unter Beschreibung des Vorfalls schildern, was wann und wo passiert ist.
3. Anonym bleiben oder Kontaktdaten angeben – ohne weitere Angabe melden Sie anonym.
4. Hinweis absenden – vorher die Informationen zum Datenschutz bestätigen.
5. Zugangsdaten sichern – Vorgangsnummer und Passwort notieren oder als Datei speichern. Damit lesen Sie später die Antworten der Meldestelle.

Wichtig: Ohne Vorgangsnummer und Passwort kommen Sie nicht mehr an Ihren Hinweis. Die Zugangsdaten lassen sich nicht wiederherstellen.

1 Einführung

1.1 Wofür ist das Modul da?

Das Hinweisgebersystem ist die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Das Modul

• stellt ein öffentliches Meldeformular bereit – per Link oder QR-Code, ohne Anmeldung, auf Wunsch anonym,
• speichert Hinweise und Nachrichten verschlüsselt; lesen können sie nur Benutzer, die im Modul freigeschaltet sind,
• ermöglicht den Austausch mit der hinweisgebenden Person über ein Postfach, auch bei anonymen Hinweisen,
• überwacht die Frist für die Rückmeldung von drei Monaten und
• dokumentiert Prüfung, Maßnahmen und Abschluss jedes Vorgangs.

Das Modul finden Sie unter Compliance → Hinweisgebersystem. Es erscheint nur, wenn das Hinweisgebersystem für Ihren Mandanten gebucht ist und Ihre Rolle das Recht Hinweisgebersystem hat.

1.2 Vertraulichkeit und Verschlüsselung

Alle Angaben eines Hinweises, die Kontaktdaten, die Nachrichten und die internen Notizen werden verschlüsselt gespeichert. Zum Lesen braucht jeder Benutzer drei Dinge:

1. das Recht Hinweisgebersystem in seiner Rolle,
2. einen eigenen persönlichen Schlüssel, den er im Benutzerkonto im Reiter Schlüssel erzeugt (siehe Handbuch Profil), und
3. die Freischaltung im Hinweisgebersystem durch einen bereits freigeschalteten Benutzer mit Sonderrechten.

Fehlt eines davon, zeigt das Modul keine Hinweise. Damit bleibt der Kreis der Lesenden klein und nachvollziehbar: Wer freigeschaltet ist, sehen Sie in der Konfiguration im Reiter Berechtigungen.

Die hinweisgebende Person erscheint ohne Kontaktdaten als anonym. Sie meldet sich mit Vorgangsnummer und Passwort an ihrem Postfach an, ohne Benutzerkonto und ohne dass die Meldestelle ihre Identität erfährt.

1.3 Begriffe

1.4 Der Ablauf im Überblick

Antwortet die Meldestelle auf einen Hinweis mit dem Status Neuer Hinweis oder Neue Nachricht, setzt das System den Status auf In Bearbeitung. Hat die hinweisgebende Person eine E-Mail-Adresse angegeben, erhält sie bei jeder Antwort der Meldestelle eine Benachrichtigung; der Inhalt steht nur im Postfach.

1.5 Rollen und Rechte

Hinweis: Das Recht in der Rolle allein genügt nicht. Ohne persönlichen Schlüssel und Freischaltung erscheint statt der Übersicht die Seite Einrichtung erforderlich (siehe Die Einrichtung abschließen).

2 Einen Hinweis abgeben

Dieses Kapitel richtet sich an Hinweisgebende. Sie brauchen keinen Zugang zum audatis MANAGER.

2.1 Das Meldeformular öffnen

Öffnen Sie den Link oder scannen Sie den QR-Code, den Ihr Unternehmen bereitstellt, z. B. im Intranet oder auf einem Aushang. Die Startseite erklärt, wofür das Hinweisgebersystem da ist, und bietet zwei Wege:

• Neuen Hinweis melden – eine neue Meldung abgeben,
• Bestehenden Hinweis aufrufen – mit Vorgangsnummer und Passwort den Stand prüfen und Nachrichten austauschen.

Oben rechts wechseln Sie die Sprache (DE/EN) und schalten hohen Kontrast oder den dunklen Modus ein.

Abbildung 1: Startseite des Meldeformulars

2.2 Den Sachverhalt beschreiben

Füllen Sie unter Angaben zum Hinweis aus:

Unter Anhänge (optional) ziehen Sie Dateien in das Feld oder wählen sie aus (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, bis 50 MB).

Abbildung 2: Meldeformular, Angaben zum Hinweis

Tipp: Wollen Sie anonym bleiben, prüfen Sie Anhänge vorher auf Namen oder versteckte Angaben, z. B. den Autor in Dokumenteigenschaften.

2.3 Anonym bleiben oder Kontaktdaten angeben

Unter Kontaktdaten ist zunächst Anonym melden gewählt: Sie geben keine Kontaktdaten an. Rückfragen der Meldestelle lesen Sie trotzdem in Ihrem Postfach.

Möchten Sie erreichbar sein, schalten Sie den Schalter ein. Die Karte wechselt zu Mit Kontaktdaten melden und zeigt die Felder Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon, Straße, PLZ, Ort und Land. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind dann Pflichtfelder.

Abbildung 3: Kontaktdaten und Absenden

Hinweis: Hat Ihr Unternehmen anonyme Meldungen ausgeschlossen, ist Mit Kontaktdaten melden fest eingeschaltet.

2.4 Absenden und Zugangsdaten sichern

1. Lesen Sie die Informationen zum Datenschutz und bestätigen Sie sie über das Kontrollkästchen darunter.
2. Klicken Sie auf Hinweis absenden.
3. Es erscheint Hinweis erfolgreich übermittelt mit Ihre Zugangsdaten: Vorgangsnummer, Passwort und Link zum Hinweis.
4. Klicken Sie auf Zugangsdaten als Datei speichern oder Alle Zugangsdaten kopieren und bewahren Sie die Daten sicher auf.

[Screenshot folgt]

Abbildung 4: Bestätigung mit Zugangsdaten

Unter Wie geht es weiter? steht: Die Eingangsbestätigung ist Ihnen mit dem Absenden erteilt. Über das Hinweisgeberportal prüfen Sie jederzeit den Stand und schreiben der Meldestelle. Innerhalb von drei Monaten erhalten Sie eine Rückmeldung über die ergriffenen Maßnahmen.

Wichtig: Haben Sie eine E-Mail-Adresse angegeben, erhalten Sie zusätzlich eine Bestätigung mit Vorgangsnummer und Link per E-Mail. Das Passwort steht nur auf der Bestätigungsseite.

2.5 Später: Antworten lesen und schreiben

1. Wählen Sie auf der Startseite Bestehenden Hinweis aufrufen oder öffnen Sie den gespeicherten Link zum Hinweis.
2. Geben Sie Vorgangsnummer und Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.

Abbildung 5: Anmeldung für Hinweisgebende

1. Ihr Postfach zeigt den Aktuellen Status, das Eingangsdatum und den Verlauf mit Hinweis eingegangen, Eingangsbestätigung, In Bearbeitung und Rückmeldung.
2. Im Reiter Nachrichten lesen Sie die Nachrichten der Meldestelle. Antworten schreiben Sie in das Eingabefeld und klicken auf Senden; über Datei anhängen fügen Sie eine Datei bei.
3. Im Reiter Mein Hinweis sehen Sie Ihre ursprünglichen Angaben.
4. Klicken Sie zum Schluss auf Abmelden.

[Screenshot folgt]

Abbildung 6: Postfach mit Verlauf und Nachrichten

Hinweis: Ist der Vorgang abgeschlossen oder abgelehnt, können Sie keine Nachrichten mehr senden.

3 Hinweise bearbeiten

Für die Meldestelle und die Fallbearbeitung.

3.1 Die Übersicht

Öffnen Sie Compliance → Hinweisgebersystem. Der Reiter Eingegangene Hinweise zeigt alle laufenden Hinweise, der Reiter Archiv die archivierten.

Die Tabelle zeigt Vorgangsnr., Kategorie, Eingang, Status, Schlagwörter, Fallbearbeiter, Frist Rückmeldung und Hinweisgeber (Name oder Anonym). Eine überschrittene Frist steht rot als Überfällig mit dem Datum. Das Augen-Symbol öffnet einen Hinweis zum Lesen, das Stift-Symbol zum Bearbeiten. Über Suche in Tabelle durchsuchen Sie die sichtbaren Einträge.

Abbildung 7: Übersicht Eingegangene Hinweise

Über Filter grenzen Sie die Liste ein:

Klicken Sie auf Filter anwenden; Filter zurücksetzen hebt alle Filter auf. Ihre Filter bleiben beim nächsten Aufruf erhalten.

Abbildung 8: Filter der Übersicht

3.2 Einen Hinweis lesen

Klicken Sie auf das Augen-Symbol. Die Seite zeigt alle Angaben untereinander; die Reiter Meldung, Kontaktdaten, Kommunikation, Interne Notizen, Maßnahmen und Dateien springen zum jeweiligen Abschnitt. Mit Bearbeiten wechseln Sie in die Bearbeitung.

Abbildung 9: Hinweis ansehen, Abschnitt Meldung

Die Angaben der hinweisgebenden Person in Meldung und Kontaktdaten sind schreibgeschützt.

3.3 Einen Hinweis prüfen

1. Klicken Sie auf das Stift-Symbol oder in der Ansicht auf Bearbeiten.
2. Wählen Sie unten im Abschnitt Meldung den Fallbearbeiter. Zur Auswahl stehen die freigeschalteten Benutzer.
3. Setzen Sie den Status auf In Bearbeitung.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 10: Status-Auswahl in der Bearbeitung

Die Karte Rückmeldung bis zeigt das Fristende und die Resttage, nach Ablauf die Tage der Überschreitung. Steht der Status auf Rückmeldung erfolgt, zeigt die Karte stattdessen Rückmeldung erfolgt; eine Frist gilt dann nicht mehr.

Wichtig: Die hinweisgebende Person muss spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung erhalten (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Achten Sie auf die Spalte Frist Rückmeldung und den Filter Frist.

3.4 Mit der hinweisgebenden Person schreiben

1. Wechseln Sie in der Bearbeitung zum Abschnitt Kommunikation.
2. Schreiben Sie in das Feld Nachricht an Hinweisgeber schreiben und klicken Sie auf Senden.

Die Nachricht wird sofort gesendet und verschlüsselt gespeichert, auch ohne Speichern. Die hinweisgebende Person liest sie in ihrem Postfach. Nachrichten der hinweisgebenden Person erscheinen mit Hinweisgeber und ihrem Namen oder dem Zusatz anonym, Anhänge darunter.

Abbildung 11: Abschnitt Kommunikation

Tipp: Formulieren Sie Rückfragen so, dass sie keine Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person oder auf beteiligte Personen zulassen. Die Nachrichten stehen dauerhaft im Postfach.

3.5 Interne Notizen

Im Abschnitt Interne Notizen halten Sie Zwischenstände für die Meldestelle fest. Die hinweisgebende Person sieht sie nicht.

1. Schreiben Sie die Notiz in das Feld Interne Notiz hinzufügen.
2. Klicken Sie auf Notiz hinzufügen.

Über das Papierkorb-Symbol an einer Notiz löschen Sie sie nach einer Rückfrage.

Abbildung 12: Abschnitt Interne Notizen

3.6 Maßnahmen dokumentieren und Rückmeldung geben

1. Beschreiben Sie im Abschnitt Maßnahmen unter Ergebnis der Prüfung, was die Prüfung ergeben hat, und unter Ergriffene Maßnahmen, was getan wurde oder geplant ist.
2. Wählen Sie die Art der weiteren Maßnahmen zur Auswertung:

1. Teilen Sie der hinweisgebenden Person das Ergebnis im Abschnitt Kommunikation mit.
2. Setzen Sie den Status auf Rückmeldung erfolgt und klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 13: Abschnitt Maßnahmen

3.7 Einen Hinweis abschließen oder ablehnen

Tipp: Teilen Sie der hinweisgebenden Person das Ergebnis vor dem Abschluss oder der Ablehnung mit. Danach ist keine Nachricht mehr möglich.

3.8 Dateien

Im Abschnitt Dateien stehen die Anhänge aus dem Meldeformular (Hochgeladen vom Hinweisgeber) und aus dem Postfach. In der Bearbeitung laden Sie eigene Dokumente hoch, z. B. Gesprächsnotizen: Ziehen Sie die Datei in das Feld oder wählen Sie sie aus (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PNG, JPG, ZIP, bis 50 MB). Die hinweisgebende Person sieht diese Dateien nicht.

3.9 Aufgaben, Schlagwörter und Aktivitätslog

Das Symbol rechts in der Werkzeugleiste öffnet die rechte Leiste mit den Reitern Aufgaben, Schlagwörter und Aktivitätslog. Dort legen Sie über Neu eine Aufgabe an, z. B. eine Rückfrage an die Personalabteilung, ordnen Schlagwörter zu und sehen, wer wann was am Hinweis geändert hat.

Abbildung 14: Rechte Leiste mit Aufgaben

3.10 Archivieren, Schlagwörter und Export

In der Übersicht markieren Sie einen oder mehrere Hinweise über die Kontrollkästchen und wählen in der Werkzeugleiste:

• Massenaktionen → Archivieren – verschiebt die Hinweise in den Reiter Archiv. Im Archiv holen Sie sie über Massenaktionen → Wiederherstellen zurück. Archivierte Hinweise lassen sich nur ansehen.
• Schlagwörter – ordnet der Auswahl Schlagwörter zu oder entfernt sie. Die Schaltfläche erscheint, sobald für das Modul Schlagwörter angelegt sind.
• Exportieren → Export als (.csv) – lädt eine Liste der Hinweise mit Eingangsdatum, Status und Fallbearbeiter herunter, z. B. für die jährliche Auswertung.

3.11 Die Hilfe

Mit dem Fragezeichen oben rechts öffnen Sie die Hilfe zur aktuellen Ansicht: Übersicht, Ansicht, Bearbeitung oder Konfiguration.

Ist für das Hinweisgebersystem eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol Tour erneut starten neu.

4 Konfiguration

Zugriff: Die Konfiguration öffnen und bearbeiten Benutzer mit Sonderrechten (Stufe 4) für das Hinweisgebersystem über Hinweisgebersystem konfigurieren oben rechts in der Übersicht. Weitere Benutzer unter Berechtigungen freischalten kann nur, wer selbst freigeschaltet ist.

Die Konfiguration hat die Reiter Schlagworte, Funktionsbausteine, Weitere Einstellungen und Berechtigungen. Änderungen in den Tabellen und unter Berechtigungen speichert das System sofort; Weitere Einstellungen brauchen Speichern. Abbrechen führt zurück zur Übersicht.

Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1. Hinweisgebersystem für den Mandanten buchen lassen.
2. In der Rollenverwaltung das Recht Hinweisgebersystem vergeben, der einrichtenden Person Sonderrechte.
3. Persönlichen Schlüssel im Benutzerkonto erzeugen (Handbuch Profil).
4. Compliance → Hinweisgebersystem öffnen.
5. Funktionsbausteine und Weitere Einstellungen prüfen, Link und QR-Code verteilen.
6. Weitere Benutzer unter Berechtigungen freischalten.

4.1 Die Einrichtung abschließen

Öffnet die erste Person mit Recht und persönlichem Schlüssel das Modul, schaltet das System das Hinweisgebersystem für den Mandanten frei; diese Person ist damit freigeschaltet. Alle weiteren Benutzer schaltet eine freigeschaltete Person mit Sonderrechten unter Berechtigungen frei.

Bis dahin zeigt das Modul Einrichtung erforderlich. Unter Details steht der Grund:

• Es fehlt der persönliche Schlüssel: Schlüssel generieren in der Werkzeugleiste führt zum Reiter Schlüssel im Benutzerkonto.
• Der Schlüssel ist vorhanden, aber die Freischaltung fehlt: Wenden Sie sich an eine freigeschaltete Person mit Sonderrechten.
• Sie haben Ihr Passwort zurückgesetzt: Setzen Sie im Benutzerkonto den Schlüssel mit Ihrem bisherigen privaten Schlüssel zurück.

Abbildung 15: Einrichtung erforderlich

Achtung: Ohne den heruntergeladenen privaten Schlüssel kann nach einer Passwortänderung niemand den Zugang wiederherstellen. Schalten Sie deshalb immer mindestens zwei Personen frei.

4.2 Schlagworte

Schlagworte gruppieren Hinweise, z. B. nach Standort oder Themenfeld. Sie stehen als Filter in der Übersicht und in der rechten Leiste zur Verfügung.

Einen Eintrag ändern Sie über das Stift-Symbol in seiner Zeile. Unsichtbar gesetzte Schlagworte stehen für neue Zuordnungen nicht mehr zur Auswahl.

4.3 Funktionsbausteine

Funktionsbausteine sind die Auswahlwerte für Art des Anliegens im Meldeformular. Mitgeliefert werden Kategorien wie Arbeitsrecht, Datenschutz, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung oder Umweltschutz.

Abbildung 16: Konfiguration, Funktionsbausteine

Die englische Bezeichnung sehen Hinweisgebende, die das Formular auf EN umstellen. Unsichtbar gesetzte Einträge erscheinen nicht mehr im Meldeformular.

Abbildung 17: Neuer Funktionsbaustein

Tipp: Setzen Sie nicht mehr benötigte Kategorien auf Unsichtbar, statt sie zu löschen. Bestehende Hinweise behalten dann ihre Kategorie.

Die Funktionsbausteine erreichen Sie auch zentral unter Mandanteneinstellungen → Bausteine & Schlagwörter.

4.4 Weitere Einstellungen

Abbildung 18: Konfiguration, Weitere Einstellungen

4.4.1 Zugang zum Meldeformular

Veröffentlichen Sie Link und QR-Code im Intranet, auf Aushängen, in Schulungsunterlagen oder auf Ihrer Website.

Achtung: Ein neuer URL-Key ersetzt den bisherigen nach einer Rückfrage (URL-Key generieren, Key generieren). Alle bisherigen Links und ausgehängten QR-Codes werden ungültig. Bereits abgegebene Hinweise und die Zugänge der Hinweisgebenden bleiben erhalten.

4.4.2 Allgemeine Einstellungen

4.4.3 Texte für das Meldeformular

Für Deutsch und English pflegen Sie getrennt, jeweils in einem Editor mit Formatierung:

Standardtexte zurücksetzen ersetzt die Texte in beiden Sprachen durch die mitgelieferten Standardtexte. Die Standardtexte enthalten Platzhalter wie „[Firma]“ und „[Strasse 123]“; ersetzen Sie sie durch die Angaben Ihres Unternehmens. Klicken Sie danach auf Speichern.

Abbildung 19: Texte für das Meldeformular

4.5 Berechtigungen

Die Tabelle Berechtigte Benutzer zeigt, wer Hinweise lesen und bearbeiten kann, mit Nachname, Vorname und E-Mail.

Abbildung 20: Konfiguration, Berechtigungen

So schalten Sie Benutzer frei:

1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Wählen Sie unter Benutzer auswählen eine oder mehrere Personen. Angeboten werden Benutzer des Mandanten, die bereits einen persönlichen Schlüssel erzeugt haben.
3. Bestätigen Sie mit Hinzufügen.

Abbildung 21: Benutzer freischalten

Zum Entziehen markieren Sie Benutzer und klicken auf Entfernen. Der letzte freigeschaltete Benutzer lässt sich nicht entfernen, sonst könnte niemand mehr die Hinweise lesen.

Hinweis: Die Freischaltung gibt den Zugang zu den verschlüsselten Hinweisen. Damit jemand das Modul öffnen kann, braucht er zusätzlich das Recht Hinweisgebersystem in seiner Rolle.

5 Glossar

6 Häufige Fragen

Kann die Meldestelle sehen, wer einen anonymen Hinweis abgegeben hat? Nein. Ohne Kontaktdaten erscheint der Hinweis als Anonym. Der Austausch läuft über das Postfach mit Vorgangsnummer und Passwort.

Die hinweisgebende Person hat ihre Zugangsdaten verloren. Was tun? Die Zugangsdaten lassen sich nicht wiederherstellen. Die Person kann einen neuen Hinweis abgeben und auf den alten Bezug nehmen.

Warum sehe ich „Einrichtung erforderlich“? Ihnen fehlt der persönliche Schlüssel oder die Freischaltung, oder Sie müssen den Schlüssel nach einer Passwortänderung zurücksetzen. Die Seite nennt den Grund.

Warum kann ich „Abgeschlossen“ nicht wählen? Der Status steht erst zur Verfügung, wenn der Hinweis mindestens einmal den Status Rückmeldung erfolgt hatte.

Kann ich einen abgeschlossenen Hinweis wieder öffnen? Nein. Bei Abgeschlossen und Abgelehnt lässt sich der Status nicht mehr ändern.

Wir haben einen neuen URL-Key erzeugt. Was müssen wir tun? Alle alten Links und QR-Codes sind ungültig. Verteilen Sie den neuen Link und QR-Code. Abgegebene Hinweise bleiben erhalten.

Wer erfährt von einem neuen Hinweis? Alle unter Berechtigungen freigeschalteten Benutzer erhalten eine E-Mail ohne Inhalte des Hinweises. Lesen können sie ihn erst nach der Anmeldung im audatis MANAGER.