Der neue Infodienst

Nutzen des Moduls

Mit dem Infodienst können Sie zukünftig Ihre Mandanten über die wichtigsten Datenschutz-Neugikeiten informieren, ohne selbst Zeit und Arbeit zu investieren. Alles ganz bequem direkt über den audatis MANAGER. Sie sparen also nicht nur Zeit, sondern können gleichzeitig Ihr Haftungsrisiko reduzieren, indem Sie die Mandanten regelmäßig informieren.

Der audatis MANAGER Infodienst liefert Ihnen regelmäßig aufbereitete Informationen zu relevanten Datenschutz-Entwicklungen – inklusive fachlicher Einordnung. Sie entscheiden, welche Mandanten welche Inhalte erhalten und können den Service direkt weitergeben.

Funktionsweise Infodienst

Neue Datensätze und Synchronisation

Unser Team aus Experten ergänzt die Datenbank des Infodienstes regelmäßig mit neuen relevanten News und Informationen für Ihre Kunden. Die Themen und Datensätze werden täglich um 23 Uhr mit Ihrem audatis MANAGER synchronisiert, der Systemadministrator Ihres Hauptmandanten erhält hierzu jeweils ein Update.

Versand von Mails

Der Infodienst verschickt an jedem Tag um 7.00 Uhr morgens die E-Mails. Sie und Ihre Mandanten erhalten Mails gemäß den von Ihnen getroffenen Einstellungen.

Einbinden in den Tätigkeitsbericht

Ausgewählte Einträge aus dem Infodienst können auch verwendet werden, um den Tätigkeitsbericht zu erweitern. Hier können also die Datensätze aus dem Infodienst direkt in den Tätigkeitsbericht eingebunden werden, wodurch die relevanten Geschehnisse aus dem Jahr, ohne weitere Arbeit, direkt für Sie ausgearbeitet wurden.

1. Klicke auf „Berichtsverwaltung“
2. Erstelle einen neuen Bericht über den Button „Neuen Bericht erstellen“
3. Füge über das +-Symbol ein neues Kapitel hinzu 
4. Hier kann der Kapiteltyp „Infodienst - Datenschutzinfodienst“ ausgewählt werden → legen Sie anschließend fest, um welche Kapitelart es sich handeln soll
5. Zeitfaktor berücksichtigen → es werden nur die Datensätze eingefügt, welche in den Zeitfaktor fallen
6. Kapitelüberschrift hinzufügen und Inhalt ergänzen → „Kapitel einfügen“
7. Anschließend finden Sie in dem Kapitel des Berichts, alle Datensätze die in den entsprechenden Zeitfaktor fallen

Kauf des Infodienstes

1. Klicken Sie auf „Rechnungs- und Lizenzdaten“ → Reiter „Umfang erweitern“
2. Erwerben Sie über „Informationsdienst bestellen“ den für Sie passenden Umfang → „Informationsdienst kostenpflichtig bestellen“
3. Alternativ können Sie auch direkt eine 30-tägige Testzeit buchen
4. In der Mandantenübersicht des Hauptmandanten finden Sie den Button „Infodienstübersicht“, dort erhalten Sie eine zentrale Übersicht über den Infodienst auf allen Mandanten

Einrichtung des Infodienstes

Mandanteneinstellungen (im Hauptmandant und jedem Untermandanten)

1. Klicken Sie auf „Mandanteneinstellungen“ → Reiter „Infodienst + Themen“
2. Hier können Sie den Infodienst für die einzelnen Mandanten, durch setzen des Hakens "Ja, Infodienst für diesen Mandanten aktivieren", aktivieren
3. Wählen Sie die Themen aus, welche für den Mandanten relevant sind
4. Diese Einstellungen können für jeden Mandanten individuell durchgeführt werden, welcher hierarchisch dem Hauptmandanten untergeordnet ist → Sie können frei entscheiden, welcher Mandaten welche Informationen erhält.

Benutzerverwaltung

1. In der Benutzerverwaltung kann für jede Rolle wie gewohnt auch für den Infodienst die Berechtigung angepasst werden. dazu sind folgende Berechtigungen notwendig:
   • Erhalt des Infodienstes: Schreibrechte
   • Administration des Infodienstes im Mandanten: Sonderrechte

Infodienst

1. Klicken Sie auf der audatis MANAGER Startseite auf das Modul „Infodienst“
2. Unter "E-Mail Konfiguration" wählen Sie alle Einstellungen zum Versand der E-Mails, wie z.B. Tag, Intervall, Länge der Mail etc.
3. Hier können außerdem die ausgewählten Datensätze und Themen eingesehen werden

Zusatzfunktionen Whitelabel-Lizenz

Die Whitelabel-Lizenz bietet erweiterte Funktionen des Infodienstes. Sie können hier im Menü "Infodienst Verwaltung" (aufrufbar über den Footer) folgende Zusatzfunktionen nutzen:

1. Jeden Datensatz bearbeiten und einzelne Datensätze verändern oder gar entfernen/inaktiv schalten
2. Vollständig eigene Datensätze hinzufügen um beispielweise eigene Kunden-Mailings zu erstellen
3. Relevanz festlegen → selbst festlegen, welche Datensätze im Tätigkeitsbericht angezeigt werden können
4. Wichtigkeit markieren → selbst festlegen, welche Datensätze besonders wichtig sind und entsprechend markiert werden (und damit ggf. die Versandeinstellungen für diesen Artikel überschreiben)
5. Unter "E-Mail Vorlagen" können Sie das E-Mail Template Ihres Infodienstes anpassen
6. Unter "Kategorien konfigurieren" lassen sich Themen zentral für alle Mandanten aktivieren oder deaktivieren