Berichte

0 Kurzkarte: Einen Tätigkeitsbericht erstellen

Für Datenschutzbeauftragte und alle, die einen Bericht an die Geschäftsleitung erstellen.

Der Tätigkeitsbericht fasst zusammen, was im Berichtszeitraum im Datenschutz geschehen ist. Zahlen und Tabellen holt der audatis MANAGER aus den Modulen; Einschätzungen und Empfehlungen ergänzen Sie als Text.

1. Öffnen Sie Dokumente → Berichte und klicken Sie auf Neu. Geben Sie Titel, Zeitraum von, Zeitraum bis und den Fachverantwortlichen ein, wählen Sie möglichst eine Vorlage (z. B. den Bericht des Vorjahres) und klicken Sie auf Speichern.
2. Prüfen Sie im Reiter Stammdaten den Stand der Bearbeitung, den Stichtag des Berichts, und gestalten Sie im Reiter Deckblatt die erste Seite.
3. Schalten Sie im Reiter Kapitel-Struktur nicht benötigte Kapitel aus und passen Sie die Freitexte an Ihr Unternehmen an.
4. Klicken Sie auf Vorschau aktivieren und prüfen Sie den Bericht neben der Bearbeitung.
5. Setzen Sie unter Optionen den Haken Der Bericht ist final, klicken Sie auf Speichern und dann auf Exportieren → Bericht → Word oder PDF.

Wichtig: Texte aus Vorlagen enthalten oft alternative Formulierungen, z. B. farbig markiert. Lesen Sie jeden Freitext vor dem Export und löschen Sie die Varianten, die nicht zutreffen.

1 Einführung

1.1 Wofür ist das Modul da?

Datenschutzbeauftragte berichten der höchsten Managementebene regelmäßig über ihre Tätigkeit (Art. 38 Abs. 3 DS-GVO). Verantwortliche müssen nachweisen können, dass sie die DS-GVO einhalten (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 DS-GVO). Das Modul Berichte

• stellt Berichte aus Kapiteln zusammen: frei formulierte Texte und automatische Auswertungen aus anderen Modulen,
• wertet Moduldaten zeitraumgenau aus, z. B. Anfragen, die im Berichtszeitraum gestellt wurden, oder Verarbeitungstätigkeiten, die im Berichtszeitraum geprüft wurden,
• arbeitet mit Vorlagen, damit Sie nicht jedes Jahr neu beginnen, und
• erzeugt Word-, PDF- und HTML-Dokumente mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis.

Sie öffnen das Modul über Dokumente → Berichte.

1.2 Begriffe

1.3 Der Ablauf im Überblick

1.4 Rollen und Rechte

Die Administration vergibt das Modulrecht Berichte in vier Stufen.

Für Modul-Kapitel brauchen Sie zusätzlich das Leserecht im jeweiligen Quellmodul, für einige Kapiteltypen auch eine Lizenz (Kapitel „Kapiteltypen im Überblick"). Kapiteltypen ohne Recht oder Lizenz bietet die Auswahl nicht an. Bestehende Kapitel zeigen dann in Vorschau und Export: „Für dieses Kapitel fehlt Ihnen das Leserecht im zugehörigen Modul. Die Inhalte werden deshalb nicht angezeigt."

Tipp: Auf jeder Seite des Moduls öffnet das Fragezeichen oben rechts die Hilfe zur aktuellen Ansicht.

2 Berichte finden, lesen und exportieren

Für alle, die Berichte lesen, abstimmen oder weitergeben.

2.1 Die Übersicht

Die Übersicht hat die Reiter Berichte und Archiv. Die Tabelle zeigt Titel, Zeitraum, Stand der Bearbeitung, Status, Vorlage, Fachverantwortlicher und Schlagwort. Die Spalte Vorlage zeigt, ob der Bericht selbst als Vorlage dient. Ist in den Mandanteneinstellungen das Freitextfeld für Fachverantwortliche eingeschaltet, kommt die Spalte Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto hinzu.

Am Zeilenende öffnet das Auge den Bericht zum Lesen, der Stift zur Bearbeitung. Suche in Tabelle filtert die angezeigten Zeilen sofort.

Abbildung 1: Übersicht der Berichte

2.2 Filter

Klicken Sie auf Filter, um die Liste einzugrenzen: Titel, Vorlage (Vorlage oder Keine Vorlage), Status, Fachverantwortlicher, Schlagwort, Zeitraum und Stand der Bearbeitung (jeweils von–bis). Der Filter bleibt gespeichert, bis Sie ihn zurücksetzen.

Abbildung 2: Filter der Übersicht

2.3 Einen Bericht ansehen

Das Auge öffnet die Leseansicht mit den Reitern Stammdaten, Deckblatt, Kapitel-Struktur und Optionen. In der Aktionsleiste stehen Bearbeiten (mit Schreibrecht), Exportieren und Abbrechen. Die Schaltfläche oben rechts blendet die Seitenleiste mit Aufgaben, Schlagwörtern, Kommentaren, Links und Aktivitätslog ein.

Abbildung 3: Leseansicht eines Berichts

2.4 Exportieren

Exportieren können Sie aus der Übersicht und aus jedem geöffneten Bericht.

1. Markieren Sie in der Übersicht einen oder mehrere Berichte oder öffnen Sie einen Bericht.
2. Klicken Sie auf Exportieren. Der Dialog Export führt durch die Schritte Umfang, Exportform und Format.
3. Umfang (nur in der Übersicht): Alle, Auswahl oder – bei aktivem Filter oder Suche – Gefiltert. Klicken Sie auf Weiter.
4. Exportform: Bericht für das fertige Dokument oder Datenliste für eine Liste der Berichte mit ihren Stammdaten. Klicken Sie auf Weiter.
5. Format: beim Bericht HTML, Word oder PDF, bei der Datenliste CSV, JSON oder XML. Klicken Sie auf Exportieren.

Abbildung 4: Export: Exportform

Abbildung 5: Export: Format

Ein einzelner Bericht öffnet sich in einem neuen Fenster bzw. wird heruntergeladen. Mehrere Berichte erhalten Sie als ZIP-Datei. Im Dokument beginnen Inhaltsverzeichnis und jedes Hauptkapitel auf einer neuen Seite; Kapitel, die in der Kapitel-Struktur ausgeschaltet sind, fehlen.

3 Einen Bericht anlegen

Für DSB, ISB und alle mit Schreibrecht.

3.1 Neuer Bericht

1. Klicken Sie in der Übersicht auf Neu.
2. Geben Sie den Titel ein, z. B. „Tätigkeitsbericht des Datenschutzbeauftragten 2026".
3. Prüfen Sie Zeitraum von und Zeitraum bis. Vorbelegt ist das Vorjahr.
4. Wählen Sie den Fachverantwortlichen. Ob das Feld Pflicht ist, legt die Konfiguration fest.
5. Wählen Sie unter Vorlage eine Vorlage oder Ohne Vorlage für einen leeren Bericht.
6. Klicken Sie auf Speichern. Mit Weiteren Bericht anlegen bleibt der Dialog für den nächsten Bericht offen.

Abbildung 6: Neuer Bericht mit Auswahl der Vorlage

Der neue Bericht hat den Status Entwurf. Den Stand der Bearbeitung prüfen Sie anschließend in den Stammdaten.

3.2 Vorlagen

Die Auswahl Vorlage enthält alle Vorlagen, die Ihrem Mandanten zur Verfügung stehen. Über das Suchfeld finden Sie eine Vorlage schnell.

Tipp: Der Vorjahresbericht ist die beste Vorlage. Markieren Sie ihn unter Optionen mit Den Bericht als Vorlage für diesen Mandanten nutzen, dann übernimmt der neue Bericht Deckblatt, Kapitel und Texte.

3.3 Berichte aus dem Shop

Berichte aus einem gekauften Vorlagenpaket kopiert die Administration über Mandanteneinstellungen → Vorlagen & Shop, Reiter Berichte, mit Auf Mandanten kopieren in einen oder mehrere Mandanten. Der Bericht erscheint danach in der Übersicht als Entwurf mit Deckblatt, Kapiteln und Texten. Gibt es im Mandanten schon einen Bericht mit demselben Titel, erhält die Kopie den Zusatz „(Kopie)". Wie Sie Vorlagenpakete kaufen und verteilen, beschreibt das Handbuch zu Vorlagen & Shop.

4 Den Bericht bearbeiten

Für DSB, ISB und Fachverantwortliche.

4.1 Die Bearbeitungsseite

Der Stift öffnet die Bearbeitung mit den Reitern Stammdaten, Deckblatt, Kapitel-Struktur und Optionen. Unter dem Titel steht der Verfasser. Die Aktionsleiste enthält Speichern, Vorschau aktivieren, Exportieren und Abbrechen.

Wichtig: Stammdaten, Deckblatt und Optionen übernimmt das System erst mit Speichern. Änderungen an Kapiteln (Anlegen, Bearbeiten, Ein- und Ausschalten, Sortieren, Löschen) speichert es sofort.

4.2 Stammdaten

Abbildung 7: Reiter Stammdaten

4.3 Deckblatt

Im Reiter Deckblatt gestalten Sie die erste Seite im Editor. Über Platzhalter in der Werkzeugleiste fügen Sie Angaben ein, die Vorschau und Export automatisch ersetzen:

Abbildung 8: Deckblatt mit Platzhaltern

4.4 Optionen

Abbildung 9: Reiter Optionen

4.5 Seitenleiste: Aufgaben, Schlagwörter, Kommentare, Links

Die Schaltfläche oben rechts öffnet die Seitenleiste mit den Bereichen Aufgaben, Schlagwörter, Kommentare, Links und Aktivitätslog. Hier legen Sie z. B. eine Aufgabe zur Abstimmung mit dem Fachverantwortlichen an, ordnen Schlagwörter zu, verknüpfen Dateien oder Einträge anderer Module und sehen, wer was geändert hat.

Abbildung 10: Seitenleiste eines Berichts

5 Kapitel einrichten

Für DSB und ISB.

5.1 Die Kapitel-Struktur

Der Reiter Kapitel-Struktur zeigt alle Kapitel mit Nummer, Kennzeichen Freitext oder Modul und Titel. In jeder Zeile stehen:

Abbildung 11: Kapitel-Struktur eines Tätigkeitsberichts

5.2 Kapitel anlegen

1. Klicken Sie auf Hauptkapitel hinzufügen. Am Ende eines aufgeklappten Kapitels legen Sie mit Unterkapitel ein Unterkapitel an; bei Hauptkapiteln fügt Kapitel ein weiteres Hauptkapitel darunter ein.
2. Geben Sie den Kapiteltitel ein und wählen Sie den Kapiteltyp.
3. Bei einem Modul-Kapitel erscheinen je nach Typ Darstellungsart, Zeitfaktor und ggf. eine Auswahl „Nur diese …" (Abschnitte unten).
4. Klicken Sie auf Speichern. Mit Weiteres Kapitel anlegen bleibt der Dialog offen.

Abbildung 12: Neues Hauptkapitel

Es gibt zwei Ebenen. Den Text des Kapitels schreiben Sie anschließend im aufgeklappten Kapitel.

5.3 Freitext-Kapitel

Wählen Sie den Kapiteltyp Freitext für Einleitung, Bewertungen, Empfehlungen und Ausblick. Den Text schreiben Sie im aufgeklappten Kapitel im Editor Inhalt; Platzhalter fügen Mandantendaten ein wie auf dem Deckblatt.

5.4 Modul-Kapitel

Modul-Kapitel holen ihre Inhalte automatisch aus dem Quellmodul. Im aufgeklappten Kapitel legen Sie fest:

1. Kapiteltyp – das Quellmodul,
2. Darstellungsart – z. B. Diagramm, Übersichtsliste oder Balkendiagramm,
3. Zeitfaktor – welche Einträge zählen,
4. bei einigen Typen eine Auswahl Nur diese …,
5. Einleitung (vor der Tabelle/dem Diagramm) – ein Text, der vor den Daten steht.

Abbildung 13: Modul-Kapitel „Projekte und Aufgaben"

Wechseln Sie den Kapiteltyp, passt das System Darstellungsart und Zeitfaktor an und verwirft eine Auswahl. Bei älteren Kapiteln kann die Darstellungsart Standard (…) oder Nicht mehr angeboten – bitte neu wählen lauten; wählen Sie dann eine der angebotenen Darstellungsarten.

5.5 Kapiteltypen im Überblick

„Bestand" steht für Bestand zum Datum „Stand der Bearbeitung". „Leserecht" meint das Leserecht im gleichnamigen Modul.

5.6 Was die Zeitfaktoren bedeuten

Liefert ein Kapitel keine Daten, steht dort „Im Berichtszeitraum sind keine Daten verfügbar." bzw. „Zum Stichtag sind keine Daten verfügbar."

Hinweis: Projekte und Aufgaben wertet nur Aufgaben aus Projekten aus. Im Bestand entfallen Aufgaben, die vor Beginn des Berichtszeitraums abgeschlossen oder vor dem Stichtag archiviert wurden.

5.7 Auswahl einzelner Einträge

Bei Projekte und Aufgaben, E-Learning, Online-Einwilligung und Mitarbeiternachweise beschränken Sie die Auswertung auf einzelne Einträge: Nur diese Projekte, Nur diese Lernaktivitäten, Nur diese Einwilligungen bzw. Nur diese Nachweise. Ohne Auswahl („Alle (keine Einschränkung)") gehen alle Einträge in die Auswertung ein.

Abbildung 14: Auswahl „Nur diese Lernaktivitäten"

• Archivierte Einträge sind nicht wählbar. Werden gewählte Einträge später archiviert oder gelöscht, sind sie mit „archiviert" bzw. „gelöscht" gekennzeichnet.
• Sind alle gewählten Einträge archiviert oder gelöscht, zeigt das Kapitel: „Die ausgewählten Einträge sind gelöscht oder archiviert. Bitte passen Sie die Auswahl an."
• Die Auswahl sehen und ändern nur Personen mit Leserecht im Quellmodul, bei Projekte und Aufgaben im Modul Maßnahmen und Projekte.

5.8 Infodienst-Kapitel

Kapitel vom Typ Infodienst Datenschutz übernehmen Meldungen aus dem Infodienst. Statt der Darstellungsart wählen Sie:

Ohne eigene Auswahl übernimmt der Bericht die ersten Meldungen in dieser Sortierung. Mit Auswahl bearbeiten wählen Sie die Meldungen selbst aus; die Zahl in Klammern zeigt, wie viele gewählt sind.

Abbildung 15: Infodienst-Kapitel

Der Dialog Infodienst-Auswahl listet die Meldungen mit Rang, Datum, Marker („!" = Wichtig, „R" = Relevant) und Titel. Markieren Sie die gewünschten Meldungen und klicken Sie auf Speichern. Auf Standard zurücksetzen kehrt zur automatischen Auswahl zurück.

Abbildung 16: Dialog Infodienst-Auswahl

Liegt keine der gewählten Meldungen im Berichtszeitraum, zeigt der Bericht die automatische Auswahl.

5.9 Hinweise statt Daten

Fehlt eine Voraussetzung, steht im Kapitel ein Hinweis statt der Daten. Beispiel Fachkundenachweis: Ist kein Datenschutzbeauftragter als Benutzer hinterlegt, erscheint „Für diesen Mandanten ist kein Datenschutzbeauftragter als Benutzer hinterlegt (Mandanteneinstellungen › Beauftragte)." Die Fortbildungen pflegt der Datenschutzbeauftragte im eigenen Benutzerprofil im Reiter Fachkunde.

Abbildung 17: Hinweis im Kapitel „Fachkunde des Datenschutzbeauftragten" in der Vorschau

6 Prüfen und abschließen

Für DSB und ISB.

6.1 Vorschau

Klicken Sie auf Vorschau aktivieren. Rechts neben der Bearbeitung erscheint der Bericht, wie er exportiert wird – mit Deckblatt, Berichtszeitraum, Stand und allen eingeschalteten Kapiteln. Die Vorschau folgt Ihren Änderungen, auch noch nicht gespeicherten; Aktualisieren im Kopf der Vorschau lädt sie sofort neu. Das Fadenkreuz in der Kapitel-Struktur springt zum Kapitel. Vorschau deaktivieren blendet sie wieder aus.

Abbildung 18: Vorschau neben der Bearbeitung

Abbildung 19: Modul-Kapitel in der Vorschau: TOM-Kataloge

Tipp: Vorlagentexte enthalten teilweise alternative Formulierungen in Farbe, z. B. grün für „gut aufgestellt", orange für „teilweise umgesetzt", rot für „Handlungsbedarf". Behalten Sie die passende Variante und löschen Sie die anderen, bevor Sie exportieren.

6.2 Abschließen

1. Setzen Sie unter Optionen den Haken Der Bericht ist final und klicken Sie auf Speichern. Der Status wechselt auf Final.
2. Exportieren Sie den Bericht als Word oder PDF (Kapitel „Exportieren").

Ein finaler Bericht bleibt bearbeitbar. Ändern Sie ihn, exportieren Sie ihn danach erneut.

6.3 Aussehen des Word-Exports

Das Layout des Word-Exports legt die Administration unter Mandanteneinstellungen → Template Designer, Modul Berichte, fest: Standard oder ein eigenes Word-Template. Im eigenen Template stehen u. a. die Platzhalter $Berichtstitel$, $Firma$, $Berichtvon$, $Berichtbis$, $Berichtsdatum$, $Bearbeiter$ und $Status$ zur Verfügung. $Berichtvon$ und $Berichtbis$ enthalten den Berichtszeitraum, $Bearbeiter$ den Fachverantwortlichen.

7 Berichte verwalten

Für alle mit Schreibrecht; Löschen ab Stufe 3.

7.1 Schlagwörter zuordnen

Markieren Sie Berichte in der Übersicht und klicken Sie auf Schlagwörter. Wählen Sie die Schlagwörter aus und übernehmen Sie sie. Einzelne Berichte versehen Sie auch in der Seitenleiste mit Schlagwörtern. Welche Schlagwörter es gibt, legt die Konfiguration fest.

7.2 Massenaktionen

Markieren Sie einen oder mehrere Berichte und öffnen Sie Massenaktionen:

Abbildung 20: Massenaktionen

7.3 Kopieren

Auf Mandanten kopieren öffnet einen Dialog mit den Mandanten, für die Sie Schreibrecht im Modul Berichte haben. Die Kopie

• erhält den Titel mit dem Zusatz „(Kopie)",
• übernimmt Berichtszeitraum, Deckblatt, die Option Inhaltsverzeichnis generieren und alle Kapitel mit Texten und Einstellungen,
• hat den Status Entwurf und als Stand der Bearbeitung das heutige Datum,
• hat keinen Fachverantwortlichen; wählen Sie ihn in den Stammdaten neu.

Bei einer Kopie in einen anderen Mandanten entfallen Auswahlen „Nur diese …" und Verknüpfungen, weil sich diese auf Einträge des Ursprungsmandanten beziehen.

Abbildung 21: Dialog Auf Mandanten kopieren

7.4 Löschen

Mit Löschrecht (Stufe 3) markieren Sie Berichte und klicken auf Löschen. Nach der Rückfrage liegen sie im Papierkorb und können dort wiederhergestellt werden. Archivierte Berichte stellen Sie vor dem Löschen wieder her.

8 Konfiguration

Zugriff: Die Konfiguration öffnen Benutzer mit Sonderrecht (Stufe 4) über Berichte konfigurieren oben rechts in der Übersicht; nur sie sehen den Link.

Die Konfiguration hat die Reiter Schlagworte und Einstellungen. Abbrechen führt zurück zur Übersicht.

8.1 Schlagworte

Schlagwörter ordnen Berichte, z. B. „Tätigkeitsbericht", „Audit-Ergebnis" oder „Quartalsbericht", und dienen als Filter in der Übersicht. Die Liste zeigt Bezeichnung, Status und Erstellt.

Abbildung 22: Konfiguration: Schlagworte

1. Klicken Sie auf Neu.
2. Geben Sie die Bezeichnung ein.
3. Klicken Sie auf Speichern. Mit Weiteren Datensatz anlegen bleibt der Dialog für das nächste Schlagwort offen.

Abbildung 23: Schlagwort anlegen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Schlagwort zur Bearbeitung. Über Massenaktionen archivieren Sie Schlagwörter, die Sie nicht mehr neu zuordnen möchten, oder stellen archivierte wieder her; an bestehenden Berichten bleiben archivierte Schlagwörter erhalten. Löschen (mit Löschrecht) entfernt Schlagwörter nach Rückfrage auch von allen Berichten.

8.2 Einstellungen

Ändern Sie die Einstellung und klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 24: Konfiguration: Einstellungen

9 Glossar

10 Häufige Fragen

Warum zeigt ein Kapitel keine Daten? Prüfen Sie Berichtszeitraum und Zeitfaktor: Bei „… im Berichtszeitraum" zählen nur Einträge, deren Datum im Zeitraum liegt. Prüfen Sie außerdem eine Auswahl „Nur diese …" und ob Sie im Quellmodul Leserecht haben.

Warum weicht eine Zahl vom Vorjahresbericht ab? Die Auswertung richtet sich nach dem aktuellen Datenbestand. Beim Bestand zeigt der Bericht den heutigen Status, nicht den Status am Stichtag.

Kann ich ein Kapitel vorübergehend weglassen? Ja. Schalten Sie es in der Kapitel-Struktur mit dem Schalter aus. Es bleibt erhalten und lässt sich jederzeit wieder einschalten.

Wie übernehme ich den Bericht des Vorjahres? Markieren Sie ihn unter Optionen als Vorlage und wählen Sie ihn beim nächsten Neu unter Vorlage. Alternativ kopieren Sie ihn über Massenaktionen → Auf Mandanten kopieren in den eigenen Mandanten und passen Titel und Zeitraum an.

Warum kann ich einen Kapiteltyp nicht auswählen? Ihnen fehlt das Leserecht im zugehörigen Modul oder Ihr Mandant hat die nötige Lizenz nicht, z. B. Infodienst, Hinweisgeber oder NIS2.

Warum kann ich einen Bericht nicht bearbeiten? Er ist archiviert. Stellen Sie ihn im Reiter Archiv über Massenaktionen → Wiederherstellen wieder her.

Kann ich den Bericht nach dem Export noch ändern? Ja. Der Bericht bleibt bearbeitbar, auch wenn er final ist. Exportieren Sie danach erneut.