Anfragen Betroffener

Nutzen des Moduls

Dieses Modul dient dazu, Betroffenenanfragen zu dokumentieren. Betroffenenanfragen können verschiedener Art sein, bspw. Auskunft, Löschung, etc.

Vorbereitungen

Es kann für dieses Modul eine externe Meldemaske erstellt werden, sodass Personen, die keinen Zugriff auf den audatis MANAGER haben, trotzdessen eine Anfrage stellen können.

1. Klicken Sie auf „Mandanteneinstellungen“ auf der Startseite des audatis MANAGER
2. Klicken Sie auf den Reiter „Anfragen Betroffener“
3. Klicken Sie auf „Key generieren“, um einen Link und einen QR-Code zu generieren
4. Wichtig: Anschließend müssen die Mandanteneinstellungen einmal gespeichert werden, um den Link/QR-Code zu aktivieren, andernfalls ist eine Meldung nicht möglich
5. Passen Sie bei Bedarf die restlichen Einstellungen an
6. Dieser Link/QR-Code ist nun von extern erreichbar und kann entsprechend bspw. auf Ihrer Webseite plaziert werden → Meldungen, die durch dieses Formular eingehen, werden automatisch im Modul „Anfragen Betroffener“ angelegt

Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes

1. Klicken Sie auf „Neue Anfrage anlegen“
2. Füllen Sie alle Felder aus
3. Klicken Sie auf „Anfrage anlegen“
4. Nach Erstellung des Datensatzes, kann dieser über das Stiftsymbol in der Übersicht bearbeitet werden
5. Füllen Sie alle weiteren Informationen, die Ihnen bekannt sind, aus

Datensatz abschließen

1. Klicken Sie auf den Reiter „Abschluss“
2. Anfrage abgelehnt → hinterlegen eines Grundes
3. Frist verlängert → die Frist verlängert sich automatisch von einem auf drei Monate
4. Anfrage erledigt → hier wird der Status des Datensatzes definiert
5. Datensätze können nicht direkt gelöscht werden, diese müssen in der Übersicht erst archiviert werden und können anschließend aus dem Archiv gelöscht werden
6. CSV-Export aller Anfragen ist über die Übersicht möglich

Verknüpfung zu anderen Modulen

Im ersten Reiter eines Datensatzes können Verarbeitungstätigkeiten verknüpft werden, die im Zuge der Anfrage betroffen sind. Um hier eine VT verknüpfen zu können, muss mindestens eine VT im Modul Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) existieren und in der VT muss mindestens eine Kategorie betroffener Personen ausgewählt sein. In der Anfrage selbst wird dann als erstes die betroffene Personenkategorie ausgewählt und anschließend können alle Verarbeitungstätigkeiten mit diesen Katgorien verknüpft werden.