Rollen (Mandant)

0 Kurzkarte: Eine Rolle anlegen und einrichten in 5 Schritten

Sie werden hier aktiv, wenn eine Gruppe von Personen andere Rechte braucht, als die vorhandenen Rollen bieten – etwa ein Fachbereich, eine Geschäftsführung mit Leserecht oder ein externer Berater.

1. Öffnen – links Mandanteneinstellungen > Rollen (Mandant).
2. Anlegen – + Neu, im Dialog Rolle anlegen die Bezeichnung eintragen, bei Bedarf unter Vorlage kopieren von eine ähnliche Rolle wählen, Speichern.
3. Öffnen zum Bearbeiten – in der Liste beim neuen Eintrag auf den Stift klicken.
4. Berechtigungen setzen – Reiter Berechtigungen, Gruppen aufklappen und je Modul eine Stufe wählen: Deaktiviert, Lesen, Schreiben, Löschen oder Sonderrechte.
5. Speichern – die Rolle steht ab sofort unter Mandanteneinstellungen > Benutzer (Mandant) zur Auswahl.

Wichtig: Wer in einem Modul prüfen soll (z. B. Verarbeitungstätigkeiten, TOM, Auftragsverarbeitung) oder als Standard-Prüfer eingetragen wird, braucht dort die Stufe Sonderrechte. Ohne sie fehlt die Prüfmaske.

1 Einführung

1.1 Wofür ist der Bereich da?

Eine Rolle legt für jedes Modul fest, was ihre Benutzer dort dürfen. Jedem Benutzer ist in einem Mandanten genau eine Rolle zugeordnet. Statt Rechte Person für Person zu vergeben, pflegen Sie wenige Rollen und ordnen sie den Personen zu.

Ein sauberes Rollenkonzept setzt den Grundsatz der Datenminimierung und die Pflicht zu geeigneten Zugriffsbeschränkungen um (Art. 5 Abs. 1 lit. c und f, Art. 32 DS-GVO): Jede Person sieht und ändert nur, was sie für ihre Aufgabe braucht. Die Rollenliste ist zugleich Ihr Nachweis, wer im Datenschutz- und Informationssicherheitsmanagement welche Befugnisse hat.

Der Bereich Rollen (Mandant) zeigt nur die Rollen des Mandanten, in dem Sie gerade arbeiten. Die Seite trägt die Überschrift Rollenverwaltung (Mandant).

1.2 Begriffe

1.3 Der Ablauf im Überblick

1.4 Rollen und Rechte

Wer Rollen sehen und ändern darf, steuert die Berechtigung Benutzerverwaltung in der Gruppe Einstellungen – also die eigene Rolle.

Wichtig: Wer in der Benutzerverwaltung mindestens Schreiben hat, kann jede Rolle ändern – auch die eigene – und Benutzern beliebige Rollen zuordnen. Diese Stufe kommt damit einer Administration gleich. Vergeben Sie sie nur an Personen, die den Mandanten verwalten.

Rollen, die das System als Systemadministrator-Rolle kennzeichnet, können nur Systemadministratoren bearbeiten, kopieren und löschen. Für alle anderen fehlt bei solchen Rollen der Stift.

2 Rollen verwalten

Dieses Kapitel richtet sich an alle, die im Mandanten Berechtigungen vergeben.

2.1 Die Übersicht

Wo finde ich das? Links in der Navigation Mandanteneinstellungen > Rollen (Mandant). Aus Benutzer (Mandant) gelangen Sie über den Link Rollenverwaltung oben rechts ebenfalls hierher; umgekehrt führt oben rechts der Link Benutzerverwaltung zu Benutzer (Mandant).

Wozu? Die Übersicht zeigt alle Rollen des aktuellen Mandanten. Von hier aus legen Sie Rollen an, öffnen sie zum Ansehen oder Bearbeiten, sehen auf einen Blick, wer welche Rolle hat, kopieren Rollen auf andere Mandanten und löschen nicht mehr benötigte Rollen.

Wie benutze ich es? Die Seite besteht aus

• der Kopfzeile mit dem Titel Rollenverwaltung (Mandant) und dem Link Benutzerverwaltung,
• der Werkzeugleiste mit + Neu, Löschen (nur mit Stufe Löschen), Massenaktionen und dem Suchfeld Suche in Tabelle,
• dem aufklappbaren Filter und
• der Tabelle mit der Spalte Bezeichnung und der Spalte Aktionen.

Abbildung 1: Rollenliste des Mandanten

Am Zeilenende stehen bis zu zwei Symbole:

Die Liste ist alphabetisch nach Bezeichnung sortiert. Ein Klick auf die Spaltenüberschrift kehrt die Reihenfolge um. Über das Spaltensymbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten ein und aus. Unten wählen Sie unter Einträge pro Seite 10, 25 (Voreinstellung), 50 oder 100 Zeilen und blättern mit den Pfeilen.

2.2 Benutzer einer Rolle anzeigen

Wo finde ich das? In der Übersicht der Pfeil vor jeder Zeile; der Pfeil im Tabellenkopf klappt alle Zeilen auf einmal auf.

Wozu? So sehen Sie ohne die Rolle zu öffnen, wer sie hat – etwa um vor dem Löschen zu prüfen, ob die Rolle noch gebraucht wird.

Wie benutze ich es?

1. Klicken Sie auf den Pfeil vor der Rolle.
2. Unter der Zeile erscheint eine kleine Tabelle mit den Spalten Mandanten und Benutzer. Jeder Benutzer mit dieser Rolle steht dort als Namensfeld.
3. Ist niemand zugeordnet, steht in der Spalte Benutzer ein Strich.
4. Ein erneuter Klick auf den Pfeil klappt die Zeile wieder zu.

Abbildung 2: Aufgeklappte Rolle mit ihren Benutzern

2.3 In der Tabelle suchen

Wo finde ich das? Rechts in der Werkzeugleiste das Feld Suche in Tabelle.

Wozu? Die Suche findet eine Rolle schnell über einen Teil ihrer Bezeichnung – oder über den Namen einer Person, wenn Sie wissen wollen, welche Rolle sie hat.

Wie benutze ich es?

1. Klicken Sie in Suche in Tabelle und tippen Sie einen Suchbegriff, z. B. Daten oder einen Nachnamen.
2. Die Liste zeigt sofort nur noch Rollen, deren Bezeichnung, Mandant oder zugeordnete Benutzer den Begriff enthalten.
3. Leeren Sie das Feld, um wieder alle Rollen zu sehen.

2.4 Filtern

Wo finde ich das? Über der Tabelle die Leiste Filter; ein Klick klappt sie auf.

Wozu? Mit dem Filter grenzen Sie die Liste dauerhaft auf bestimmte Rollen oder auf die Rollen bestimmter Personen ein. Anders als die Suche bleibt der Filter gespeichert und gilt beim nächsten Aufruf wieder.

Wie benutze ich es?

1. Klicken Sie auf Filter.
2. Wählen Sie in den Feldern einen oder mehrere Werte:

1. Klicken Sie auf Filter anwenden. Neben Filter steht danach die Trefferzahl („X von Y Datensätzen").
2. Filter zurücksetzen entfernt alle Filter.

Abbildung 3: Aufgeklappter Filter der Rollenliste

2.5 Eine Rolle anlegen

Wo finde ich das? In der Übersicht in der Werkzeugleiste + Neu. Die Schaltfläche erscheint mit der Stufe Schreiben in der Benutzerverwaltung.

Wozu? Eine neue Rolle brauchen Sie, wenn eine Personengruppe andere Rechte braucht als alle vorhandenen Rollen – zum Beispiel ein Fachbereich, der nur ein Modul pflegt.

Wie benutze ich es?

1. Klicken Sie auf + Neu. Der Dialog Rolle anlegen öffnet sich mit dem Hinweis, dass Sie die Berechtigungen nach dem Erstellen auf der Bearbeitungsseite einstellen.
2. Tragen Sie die Bezeichnung ein, z. B. Fachbereich Personal. Das Feld ist ein Pflichtfeld.
3. Wählen Sie unter Vorlage kopieren von eine bestehende Rolle, wenn die neue Rolle ähnlich sein soll. Die neue Rolle übernimmt dann alle Stufen der Vorlage. Mit Keine Vorlage (leere Rolle) entsteht eine Rolle, in der alle Module auf Deaktiviert stehen.
4. Setzen Sie bei Bedarf unten das Häkchen Weiteren Datensatz anlegen. Dann bleibt der Dialog nach dem Speichern offen und ist für die nächste Rolle geleert.
5. Klicken Sie auf Speichern. Eine Meldung bestätigt das Anlegen, die Liste lädt neu.

Abbildung 4: Dialog Rolle anlegen

Öffnen Sie die neue Rolle anschließend über den Stift und stellen Sie die Berechtigungen ein.

Hinweis: Jede Bezeichnung gibt es in einem Mandanten nur einmal. Existiert bereits eine Rolle mit gleicher Bezeichnung, wird keine neue angelegt und eine Fehlermeldung erscheint.

Tipp: Benennen Sie Rollen nach der Aufgabe, nicht nach der Person: „Datenschutzkoordination" statt „Frau Beispiel". Dann passt die Rolle auch nach einem Personalwechsel.

2.6 Eine Rolle ansehen

Wo finde ich das? In der Übersicht das Auge am Zeilenende.

Wozu? Die Ansicht zeigt die vollständige Konfiguration einer Rolle, ohne dass Sie versehentlich etwas ändern – praktisch für die Prüfung des Rollenkonzepts oder wenn Sie nur Leserecht haben.

Wie benutze ich es?

1. Klicken Sie auf das Auge. Die Seite trägt die Bezeichnung der Rolle als Überschrift.
2. Die Reiter Stammdaten, Berechtigungen und Zugewiesene Benutzer stehen untereinander; ein Klick auf einen Reiter springt dorthin. Alle Felder sind schreibgeschützt.
3. Die Werkzeugleiste bietet – je nach Ihren Rechten – diese Schaltflächen:

Abbildung 5: Ansicht einer Rolle

2.7 Eine Rolle bearbeiten: Stammdaten

Wo finde ich das? In der Übersicht der Stift am Zeilenende oder in der Ansicht Bearbeiten. Der erste Reiter heißt Stammdaten.

Wozu? Hier ändern Sie die Bezeichnung einer Rolle, etwa wenn sich die Organisation ändert.

Wie benutze ich es?

1. Öffnen Sie die Rolle über den Stift.
2. Ändern Sie im Reiter Stammdaten die Bezeichnung (Pflichtfeld, höchstens 255 Zeichen). Das Feld Mandant zeigt den Mandanten, zu dem die Rolle gehört.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 6: Rolle bearbeiten – Stammdaten

Achtung: Die Bezeichnung verbindet gleichnamige Rollen über Mandanten hinweg: Beim Kopieren auf andere Mandanten wird eine Rolle mit derselben Bezeichnung überschrieben. Benennen Sie eine Rolle um, wird sie beim nächsten Kopieren im Zielmandanten neu angelegt, statt die alte zu überschreiben.

2.8 Berechtigungen einstellen

Wo finde ich das? In der geöffneten Rolle (Stift) der Reiter Berechtigungen.

Wozu? Hier legen Sie für jedes Modul fest, was die Benutzer dieser Rolle dürfen. Das ist der eigentliche Kern der Rolle.

Wie benutze ich es?

1. Öffnen Sie die Rolle über den Stift und klicken Sie auf den Reiter Berechtigungen.
2. Die Module sind nach Berechtigungsgruppen geordnet und zunächst zugeklappt. Klicken Sie auf eine Gruppe, z. B. Datenschutz, um ihre Module zu sehen. Der Pfeil im Tabellenkopf (Alle aufklappen / Alle zuklappen) öffnet oder schließt alle Gruppen auf einmal.

Abbildung 7: Berechtigungsgruppen im Reiter Berechtigungen

1. Suchen Sie ein bestimmtes Modul über Suche in Tabelle rechts über der Matrix, z. B. Lösch. Passende Module werden mit ihrer Gruppe angezeigt; gibt es keinen Treffer, erscheint Keine Berechtigungen gefunden.
2. Klicken Sie je Modul in der Spalte der gewünschten Stufe auf den Auswahlknopf. Ein Strich (—) bedeutet, dass das Modul diese Stufe nicht kennt.
3. Fahren Sie mit der Maus über das i neben einem Modulnamen. Der eingeblendete Text erklärt, was Sonderrechte in diesem Modul bedeuten.

Abbildung 8: Aufgeklappte Gruppe Datenschutz

1. Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung Rolle wurde gespeichert bestätigt die Änderung.

Die neuen Rechte gelten für alle Benutzer mit dieser Rolle ab ihrem nächsten Seitenaufruf. Was die Stufen im Einzelnen bedeuten und welche Sonderrechte jedes Modul hat, beschreibt das Kapitel Die Berechtigungsmatrix.

2.9 Wer hat diese Rolle?

Wo finde ich das? In der geöffneten Rolle (Ansicht oder Bearbeiten) der Reiter Zugewiesene Benutzer.

Wozu? Der Reiter zeigt, wen eine Änderung an der Rolle betrifft – bevor Sie Rechte erweitern oder einschränken.

Wie benutze ich es?

1. Klicken Sie auf den Reiter Zugewiesene Benutzer.
2. Die Tabelle nennt Name, E-Mail und Status jeder Person mit dieser Rolle. Der Status lautet Aktiv, Eingeladen, Gesperrt oder Abgelaufen.
3. Ein Klick auf das Symbol am Zeilenende (Benutzer anzeigen) öffnet die Person in Benutzer (Mandant).
4. Hat niemand die Rolle, steht dort Keine Benutzer mit dieser Rolle zugewiesen.

Abbildung 9: Zugewiesene Benutzer

Die Rolle selbst ordnen Sie einer Person in Mandanteneinstellungen > Benutzer (Mandant) zu: Benutzer bearbeiten, im Feld Rolle die gewünschte Rolle wählen und Speichern. Das Modulhandbuch Benutzer (Mandant) beschreibt das im Einzelnen.

2.10 Änderungen verwerfen

Wo finde ich das? In der geöffneten Rolle (Stift) in der Werkzeugleiste Abbrechen.

Wozu? Mit Abbrechen verlassen Sie die Bearbeitung, ohne zu speichern – etwa wenn Sie nur probehalber Stufen angeklickt haben.

Wie benutze ich es?

1. Klicken Sie auf Abbrechen.
2. Haben Sie etwas geändert, fragt der Dialog Änderungen verwerfen: „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Möchten Sie diese wirklich verwerfen?"
3. Bestätigen verwirft die Änderungen und führt zur Übersicht. Abbrechen im Dialog lässt Sie auf der Seite weiterarbeiten.

Abbildung 10: Rückfrage beim Verlassen ohne Speichern

2.11 Eine Rolle auf andere Mandanten kopieren

Wo finde ich das? In der geöffneten Rolle (Ansicht oder Bearbeiten) in der Werkzeugleiste Kopieren. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie in mindestens einem anderen Mandanten eine Administratorrolle haben.

Wozu? Betreuen Sie mehrere Mandanten – etwa als Konzerndatenschutz oder Beratung –, richten Sie eine Rolle einmal ein und übertragen sie mit allen Stufen in die anderen Mandanten. So sind die Rollen überall gleich.

Wie benutze ich es?

1. Öffnen Sie die Rolle und klicken Sie auf Kopieren. Der Dialog Rolle auf Mandanten kopieren öffnet sich.
2. Wählen Sie unter Auf Mandanten kopieren einen oder mehrere Zielmandanten. Zur Auswahl stehen alle Mandanten, in denen Ihnen eine Administratorrolle zugeordnet ist, außer dem Mandanten der Rolle selbst. Unter dem Feld steht die Anzahl („2 Mandanten ausgewählt").
3. Klicken Sie auf Kopieren. Eine Meldung nennt, wie viele Rollen kopiert wurden.

Abbildung 11: Rolle auf Mandanten kopieren

Was im Zielmandanten passiert:

Benutzerzuordnungen werden nicht mitkopiert. Ordnen Sie die Rolle im Zielmandanten unter Benutzer (Mandant) zu.

Achtung: Das Überschreiben lässt sich nicht rückgängig machen. Prüfen Sie vorher, ob die gleichnamige Rolle im Zielmandanten bewusst andere Rechte hat.

2.12 Mehrere Rollen auf einmal kopieren

Wo finde ich das? In der Übersicht: Rollen über das Kästchen am Zeilenanfang markieren, dann Massenaktionen > Auf Mandanten kopieren. Massenaktionen ist erst aktiv, wenn mindestens eine Rolle markiert ist.

Wozu? So übertragen Sie ein ganzes Rollenkonzept in einem Schritt in einen weiteren Mandanten, etwa nach dem Anlegen einer neuen Gesellschaft.

Wie benutze ich es?

1. Markieren Sie die gewünschten Rollen. Das Kästchen im Tabellenkopf markiert alle Rollen der Seite.
2. Klicken Sie auf Massenaktionen > Auf Mandanten kopieren. Der Dialog Rollen auf Mandanten kopieren nennt die Anzahl der ausgewählten Rollen.
3. Wählen Sie unter Auf Mandanten kopieren die Zielmandanten.
4. Klicken Sie auf Kopieren.

Abbildung 12: Massenaktionen der Rollenliste

Für jede Rolle gilt dieselbe Regel wie beim Einzelkopieren: Gibt es im Zielmandanten schon eine gleichnamige Rolle, werden ihre Stufen überschrieben, sonst wird sie neu angelegt. Systemadministrator-Rollen werden übersprungen, wenn Sie kein Systemadministrator sind.

2.13 Eine Rolle löschen

Wo finde ich das? In der Übersicht: Rolle markieren und in der Werkzeugleiste Löschen. Oder in der Ansicht einer Rolle (Auge) Löschen. Beide Schaltflächen erscheinen nur mit der Stufe Löschen in der Benutzerverwaltung.

Wozu? Rollen, die niemand mehr braucht, entfernen Sie, damit das Rollenkonzept übersichtlich bleibt und keine Rolle mit zu weiten Rechten versehentlich wieder vergeben wird.

Wie benutze ich es?

1. Prüfen Sie im Reiter Zugewiesene Benutzer oder über den Pfeil in der Liste, ob der Rolle noch Personen zugeordnet sind. Ordnen Sie diesen Personen vorher unter Benutzer (Mandant) eine andere Rolle zu.
2. Markieren Sie in der Übersicht eine oder mehrere Rollen und klicken Sie auf Löschen – oder klicken Sie in der Ansicht der Rolle auf Löschen.
3. Der Dialog Rolle löschen nennt die betroffenen Rollen und weist darauf hin, dass sie unwiderruflich gelöscht werden.
4. Bestätigen Sie mit Löschen. Eine Meldung nennt die Anzahl der gelöschten Rollen.

Achtung: Gelöschte Rollen landen nicht im Papierkorb und lassen sich nicht wiederherstellen. Brauchen Sie die Rechte später wieder, legen Sie die Rolle neu an.

3 Die Berechtigungsmatrix

Für alle, die Rollen einrichten oder ein Rollenkonzept prüfen.

3.1 Aufbau

Wo finde ich das? In jeder Rolle der Reiter Berechtigungen.

Wozu? Die Matrix ist die vollständige Beschreibung einer Rolle: Für jedes Modul steht genau eine Stufe fest.

Wie benutze ich es? Die Tabelle hat die Spalte Berechtigungsgruppe und je eine Spalte für Deaktiviert, Lesen, Schreiben, Löschen und Sonderrechte. Die Module sind in neun Gruppen geordnet: Aufgaben + Projekte, Datenschutz, Informationssicherheit, Compliance, Audits, Assets + Organisation, Personal + Schulung, Dokumente und Einstellungen. Steht in einer Zelle ein Strich (—), bietet das Modul diese Stufe nicht an. Ein i neben dem Modulnamen bedeutet, dass das Modul Sonderrechte hat; der Text dazu erscheint, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen.

3.2 Die fünf Stufen

Jede Stufe schließt die darunterliegenden ein: Wer Löschen hat, darf auch lesen und schreiben.

Hinweis: Fachverantwortliche bearbeiten „ihre" Datensätze auch mit niedriger Stufe. Fachbereiche lassen sich deshalb oft ohne eigenes Modulrecht einbinden: Rolle auf Deaktiviert, Person als Fachverantwortlichen am Datensatz eintragen.

3.3 Sonderrechte und verfügbare Stufen je Modul

Nicht jedes Modul bietet alle fünf Stufen. Die Tabelle nennt die wählbaren Stufen und die Bedeutung der Sonderrechte, wie sie im i der Oberfläche steht. Abkürzungen: D = Deaktiviert, L = Lesen, S = Schreiben, Lö = Löschen, SR = Sonderrechte.

Tipp: Wer als Standard-Prüfer in der Konfiguration eines Moduls eingetragen wird, sollte dort Sonderrechte haben. Prüfen Sie nach jeder Änderung an einer Prüferrolle, ob die Prüfaufgaben noch bei einer berechtigten Person ankommen.

3.4 Die Gruppe „Einstellungen" im Detail

Wo finde ich das? Im Reiter Berechtigungen die letzte Gruppe Einstellungen.

Wozu? Diese Berechtigungen steuern die Verwaltung des Mandanten selbst. Sie sollten nur wenige Rollen haben.

Wie benutze ich es? Klappen Sie die Gruppe auf und vergeben Sie die Stufen bewusst:

Abbildung 13: Gruppe Einstellungen im Reiter Berechtigungen

3.5 Administratorrollen und Mindeststufen

Wo finde ich das? Im Reiter Berechtigungen einer Rolle, die das System als Administratorrolle kennzeichnet – im Testmandanten z. B. Mandantenadministrator. Oben erscheint ein gelber Hinweis: „Bei Mandantenadministratoren-Rollen kann die höchste Berechtigungsstufe gesetzt werden. Wo Sonderrechte verfügbar sind, ist auch die Stufe darunter wählbar."

Wozu? Administratorrollen müssen den Mandanten vollständig verwalten können. Damit sich niemand versehentlich aussperrt, lassen sich bei ihnen nur die höchsten Stufen wählen.

Wie benutze ich es?

1. Öffnen Sie die Administratorrolle über den Stift, Reiter Berechtigungen.
2. Die Stufen unterhalb von Löschen sind ausgegraut. Bei Modulen mit Sonderrechte wählen Sie zwischen Löschen und Sonderrechte; bei den übrigen ist nur die höchste Stufe aktiv.
3. Ausgenommen ist Vorlagen & Shop: Diese Stufe ist auch bei Administratorrollen frei wählbar.
4. Speichern Sie wie gewohnt.

Abbildung 14: Administratorrolle mit ausgegrauten Stufen

Das Kennzeichen „Administratorrolle" vergibt das System. Sie können es in Rollen (Mandant) weder setzen noch entfernen; eine Kopie über Vorlage kopieren von ist eine normale Rolle.

4 Ein Rollenkonzept aufbauen

Für Datenschutzbeauftragte und Administration.

4.1 Ausgangslage im neuen Mandanten

Wo finde ich das? Mandanteneinstellungen > Rollen (Mandant) direkt nach dem Anlegen eines Mandanten.

Wozu? Sie wissen, womit Sie anfangen: Ein neu angelegter Mandant bringt genau eine Rolle mit. Alle weiteren Rollen legen Sie selbst an oder kopieren sie aus einem bestehenden Mandanten.

Wie benutze ich es? Je nach Art des Mandanten finden Sie:

Gewachsene Mandanten haben oft deutlich mehr Rollen – der Testmandant etwa 19. Diese sind über die Zeit angelegt oder aus anderen Mandanten kopiert worden.

Empfohlene Reihenfolge:

1. Rollenkonzept schriftlich festlegen (Personengruppen, Aufgaben, Stufen).
2. Rollen anlegen – am schnellsten mit Vorlage kopieren von auf Basis einer ähnlichen Rolle.
3. Berechtigungen je Rolle einstellen und speichern.
4. Personen unter Benutzer (Mandant) einladen und die Rolle zuordnen.
5. In den Modulkonfigurationen die Standard-Prüfer eintragen.
6. Betreuen Sie mehrere Mandanten: Rollen per Massenaktionen > Auf Mandanten kopieren übertragen.

4.2 Empfohlene Grundrollen

Wo finde ich das? Die Empfehlung setzen Sie in Rollen (Mandant) mit + Neu und dem Reiter Berechtigungen um.

Wozu? Die folgenden Rollen decken die üblichen Aufgaben in einem Datenschutz- und Informationssicherheitsmanagement ab. Passen Sie sie an Ihre Organisation an.

Wie benutze ich es? Legen Sie die benötigten Rollen an und setzen Sie die Stufen etwa so:

4.3 Grundsätze

Wo finde ich das? Gilt für jede Rolle in Rollen (Mandant).

Wozu? Die folgenden Grundsätze halten das Rollenkonzept schlank und nachvollziehbar und vermeiden die häufigsten Fehler.

Wie benutze ich es? Prüfen Sie jede neue oder geänderte Rolle gegen diese Liste:

4.4 Regelmäßige Überprüfung

Wo finde ich das? Rollen (Mandant), Pfeil vor jeder Zeile sowie der Reiter Zugewiesene Benutzer.

Wozu? Rechte wachsen mit der Zeit. Eine regelmäßige Überprüfung – mindestens einmal im Jahr und bei Personalwechseln – ist Teil der Wirksamkeitsprüfung nach Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO.

Wie benutze ich es?

1. Klappen Sie in der Übersicht alle Zeilen auf (Pfeil im Tabellenkopf) und prüfen Sie, welche Rollen keine Benutzer haben. Löschen Sie Rollen, die nicht mehr gebraucht werden.
2. Öffnen Sie jede vergebene Rolle über das Auge und vergleichen Sie die Stufen mit Ihrem Rollenkonzept. Achten Sie besonders auf Löschen, Sonderrechte und die Gruppe Einstellungen.
3. Prüfen Sie im Reiter Zugewiesene Benutzer, ob alle Personen die Rolle noch brauchen und ob Benutzer mit Status Gesperrt oder Abgelaufen entfernt werden können.
4. Halten Sie das Ergebnis fest, z. B. als Nachweis oder Protokoll.

5 Konfiguration

Zugriff: Der Bereich Rollen (Mandant) hat keine eigene Konfigurationsseite. Wer ihn öffnen und was er dort tun darf, steuert allein die Berechtigung Benutzerverwaltung (Gruppe Einstellungen) der eigenen Rolle: Lesen zum Ansehen, Schreiben zum Anlegen, Bearbeiten und Kopieren, Löschen zum Löschen. Der Menüpunkt steht unter Mandanteneinstellungen > Rollen (Mandant).

Was die Arbeit mit Rollen zusätzlich beeinflusst, liegt an anderer Stelle:

6 Glossar

7 Häufige Fragen

Ein Benutzer sieht ein Modul nicht. Woran liegt das? Seine Rolle steht in diesem Modul auf Deaktiviert und er ist bei keinem Datensatz des Moduls Fachverantwortlicher. Öffnen Sie unter Benutzer (Mandant) die Person, prüfen Sie die zugeordnete Rolle und deren Reiter Berechtigungen.

Wie viele Rollen kann ein Benutzer in einem Mandanten haben? Genau eine. Braucht jemand die Rechte zweier Rollen, legen Sie eine kombinierte Rolle an – etwa mit Vorlage kopieren von auf Basis einer der beiden – und ergänzen die fehlenden Stufen.

Ab wann wirken Änderungen an einer Rolle? Nach dem Speichern für alle Benutzer mit dieser Rolle ab ihrem nächsten Seitenaufruf. Ein erneutes Anmelden ist nicht nötig.

Ich kann eine Rolle nicht löschen. Entweder sind ihr noch Benutzer zugeordnet – Sie sehen sie im Reiter Zugewiesene Benutzer – oder Ihre eigene Rolle hat in der Benutzerverwaltung nicht die Stufe Löschen. Bei Systemadministrator-Rollen ist das Löschen Systemadministratoren vorbehalten.

Kann ich eine gelöschte Rolle wiederherstellen? Nein. Gelöschte Rollen landen nicht im Papierkorb. Legen Sie die Rolle neu an; gibt es sie in einem anderen Mandanten, kopieren Sie sie von dort zurück.

Prüfaufgaben kommen nicht an oder die Prüfmaske fehlt. Die Person hat im betroffenen Modul nicht die Stufe Sonderrechte, oder in der Konfiguration des Moduls ist kein Standard-Prüfer eingetragen.

Warum sind bei einer Rolle einige Auswahlknöpfe ausgegraut? Die Rolle ist eine Administratorrolle. Bei ihr sind nur die höchsten Stufen wählbar, damit die Verwaltung des Mandanten nicht versehentlich eingeschränkt wird. Ausgegraut sind außerdem alle Knöpfe, wenn Sie die Rolle nur ansehen (Auge) oder nur Leserecht haben.

Was bedeutet der Strich (—) in einer Zelle der Matrix? Das Modul kennt diese Stufe nicht. Datensicherung gibt es zum Beispiel nur als Deaktiviert oder Lesen, Infodienst hat keine Stufe Löschen.

Warum fehlt bei mir die Schaltfläche „Kopieren"? Kopieren setzt die Stufe Schreiben in der Benutzerverwaltung und eine Administratorrolle in mindestens einem anderen Mandanten voraus. Bei Systemadministrator-Rollen ist das Kopieren Systemadministratoren vorbehalten.

Was passiert beim Kopieren mit den Benutzern der Rolle? Nichts. Kopiert werden nur Bezeichnung und Stufen. Benutzer ordnen Sie im Zielmandanten unter Benutzer (Mandant) zu. Eine gleichnamige Rolle im Zielmandanten behält ihre Benutzer, ihre Stufen werden aber überschrieben.

Wer darf Rollen bearbeiten? Alle, deren eigene Rolle in der Benutzerverwaltung mindestens Schreiben hat. Weil diese Personen auch ihre eigene Rolle ändern können, sollte die Stufe der Administration vorbehalten sein.