Gemeinsame Verantwortliche

0 Kurzkarte: Eine Vereinbarung in 5 Schritten

Für alle, die mit einem anderen Unternehmen gemeinsam Daten verarbeiten, z. B. über ein gemeinsames Bewerberportal oder eine gemeinsame Kundenplattform.

Legen Sie zusammen mit einem anderen Unternehmen fest, wofür und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden? Dann sind Sie gemeinsam Verantwortliche und brauchen eine Vereinbarung nach Art. 26 DS-GVO.

1. Anlegen – Datenschutz → Gemeinsam Verantwortliche → Neu, Bezeichnung, Organisationseinheit und Fachverantwortlicher wählen, Speichern.
2. Prüfen – unter Stammdaten Zwecke und Mittel beschreiben und die vier Prüfungsfragen beantworten. Das Ergebnis darunter zeigt, ob eine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt.
3. Beteiligte erfassen – unter Verantwortliche & Gruppen alle beteiligten Unternehmen hinzufügen, auch Ihr eigenes.
4. Pflichten verteilen – unter Aufgaben & Pflichten und TOM je Pflicht festlegen, wer zuständig ist. Speichern.
5. Vereinbarung erzeugen – unter Dokumente die Vereinbarung (intern) und die Transparente Information (öffentlich) Als Word herunterladen, unterzeichnen lassen und die unterschriebene Fassung hochladen.

Wichtig: Betroffene Personen müssen das Wesentliche der Vereinbarung erfahren (Art. 26 Abs. 2 DS-GVO). Veröffentlichen Sie dafür die Transparente Information, z. B. in der Datenschutzerklärung oder im Bewerbungsformular.

1 Einführung

1.1 Wofür ist das Modul da?

Legen zwei oder mehr Verantwortliche gemeinsam die Zwecke und Mittel einer Verarbeitung fest, sind sie gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DS-GVO). Sie müssen in einer Vereinbarung transparent festlegen, wer welche Pflicht erfüllt, vor allem gegenüber den betroffenen Personen. Das Modul Gemeinsam Verantwortliche

• prüft mit vier Fragen, ob eine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt oder eher eine Auftragsverarbeitung,
• erfasst die beteiligten Verantwortlichen mit Anschrift, Vertreter und Datenschutzbeauftragtem,
• verteilt Informationspflichten, Betroffenenrechte, weitere Datenschutzpflichten und die Verantwortung für die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM),
• verknüpft die Vereinbarung mit den betroffenen Verarbeitungstätigkeiten und Maßnahmen,
• erzeugt die Vereinbarung (intern) und die Transparente Information (öffentlich) als Word-Dokument und
• lässt die Vereinbarung auf Wunsch durch den Datenschutz prüfen (Prüfworkflow).

Sie öffnen das Modul über Datenschutz → Gemeinsam Verantwortliche.

Abbildung 1: Übersicht Gemeinsam Verantwortliche

1.2 Begriffe

1.3 Der Ablauf im Überblick

1.4 Rollen und Rechte

Die Rechte vergibt die Administration je Modul in Stufen.

1.5 Verknüpfungen mit anderen Modulen

Eine Vereinbarung steht nicht für sich. Sie gehört zu einer oder mehreren Verarbeitungstätigkeiten und grenzt sich von der Auftragsverarbeitung ab.

1.5.1 Verarbeitungstätigkeiten

• In der Vereinbarung: Unter Stammdaten → Verknüpfte Verarbeitungstätigkeiten (VVT) wählen Sie die Verarbeitungstätigkeiten aus dem Modul Verarbeitungstätigkeiten (VVT), die gemeinsam verantwortet werden. Die Spalte VVT der Übersicht zählt sie.
• Im Verzeichnis: Das Behördliche Verzeichnis einer Verarbeitungstätigkeit nennt unter „Gemeinsam Verantwortliche“ die Vereinbarungen, die mit ihr verknüpft sind, direkt nach den Auftragnehmern.
• In der Verarbeitungstätigkeit: Dort wählen Sie unter Rechtliches als Eigene Rolle bei der Verarbeitungstätigkeit Gemeinsam Verantwortliche. Erhält der Partner Daten, nehmen Sie die Vereinbarung unter Empfänger → Empfänger hinzufügen mit dem Typ Gemeinsam Verantwortliche auf.

Tipp: Pflegen Sie die Verknüpfung in beide Richtungen: die Verarbeitungstätigkeit in der Vereinbarung und die Rolle sowie den Empfänger in der Verarbeitungstätigkeit. Dann stimmen Verzeichnis und Vereinbarung überein.

1.5.2 Vertragspartner und Auftragsverarbeitung

• Abgrenzung: Arbeitet der Partner nur nach Ihrer Weisung, ist er kein gemeinsam Verantwortlicher, sondern Auftragsverarbeiter. Die zweite Prüfungsfrage („Liegt eine Auftragsverarbeitung zwischen den Verantwortlichen vor?“) fragt genau das ab. Auftragsverarbeiter erfassen Sie als Vertragspartner im Modul Auftragsverarbeitung (AV) und verknüpfen sie in der Verarbeitungstätigkeit unter Empfänger → Vertragspartner.
• Eigene Liste der Verantwortlichen: Die Partner einer Vereinbarung sind keine Vertragspartner aus dem Modul Auftragsverarbeitung. Sie werden hier als Verantwortliche geführt, in Gemeinsam Verantwortliche konfigurieren → Verantwortliche zentral gepflegt und lassen sich in mehrere Vereinbarungen übernehmen.
• Vertragsverwaltung: In der bisherigen Vertragsverwaltung (Assets + Organisation → Vertragsverwaltung) kann ein Vertrag einer Gemeinsamen Verantwortung zugeordnet sein. Die Vertragsverwaltung zeigt dann den Namen der Vereinbarung; den Inhalt pflegen Sie hier.
• Datenschutz-Folgenabschätzung: In einer DSFA wählen Sie unter Verantwortlicher oder Gemeinsam Verantwortliche für die Verarbeitung Ihren Mandanten oder eine Vereinbarung aus diesem Modul. Archivierte Vereinbarungen stehen dort nicht zur Auswahl.

2 Eine gemeinsame Verantwortlichkeit dokumentieren

Dieses Kapitel richtet sich an Fachverantwortliche.

2.1 Die Übersicht

Die Übersicht zeigt je Vereinbarung Bezeichnung, Prüfstatus, Fachverantwortlicher, die Anzahl der beteiligten Verantwortliche und der verknüpften VVT, die Schlagwörter und die Letzte Änderung. Ein Klick auf die Bezeichnung oder das Auge-Symbol öffnet die Ansicht, das Stift-Symbol die Bearbeitung. Archivierte Einträge stehen im Reiter Archiv.

Suche in Tabelle durchsucht die sichtbaren Spalten. Unter Filter grenzen Sie nach Bezeichnung, Prüfstatus, Fachverantwortlicher, Verantwortlicher, Schlagwörter und Geändert am ein und bestätigen mit Filter anwenden. Filter zurücksetzen zeigt wieder alle Einträge.

Abbildung 2: Filter der Übersicht

2.2 Einen Eintrag anlegen

1. Klicken Sie auf Neu.
2. Geben Sie im Fenster Gemeinsam Verantwortliche anlegen eine Bezeichnung ein, z. B. „Gemeinsames Bewerberportal“.
3. Wählen Sie die Organisationseinheit und den Fachverantwortlichen.
4. Klicken Sie auf Speichern. Mit Weiteren Datensatz anlegen bleibt das Fenster für den nächsten Eintrag offen.

Abbildung 3: Neuen Eintrag anlegen

Der neue Eintrag hat den Prüfstatus offen. Öffnen Sie ihn über das Stift-Symbol, um ihn auszuarbeiten.

Hinweis: Ist in den Mandanteneinstellungen die Option für Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto eingeschaltet, erscheint in der Bearbeitung zusätzlich das Freitextfeld oder Fachverantwortlicher für eine Person ohne eigenen Zugang.

2.3 Die Detailseite

Die Bearbeitung zeigt alle Bereiche untereinander: Stammdaten, Verantwortliche & Gruppen, Aufgaben & Pflichten, TOM, Vereinbarung und Dokumente. Ein Klick auf einen Reiter springt zum Bereich. In der Werkzeugleiste stehen Speichern, je nach Prüfstatus Zur Prüfung einreichen oder Zur Prüfmaske, Exportieren und Abbrechen. Das Symbol ganz rechts öffnet die rechte Leiste.

Abbildung 4: Kopf der Detailseite mit Werkzeugleiste und Reitern

Speichern Sie die Textfelder und Auswahlfelder mit Speichern. Verantwortliche, Gruppen und Maßnahmen dagegen werden in eigenen Fenstern hinzugefügt und sofort gespeichert.

2.4 Stammdaten und Prüfung der gemeinsamen Verantwortlichkeit

1. Prüfen Sie Bezeichnung, Organisationseinheit und Fachverantwortlicher.
2. Beschreiben Sie unter Beschreibung der Zwecke und Mittel der Verarbeitung, was gemeinsam verarbeitet wird, wozu und mit welchen Mitteln, z. B. mit welchem System.
3. Beantworten Sie unter Prüfung der gemeinsamen Verantwortlichkeit (Art. 26 DS-GVO) die vier Fragen mit Ja oder Nein:

1. Darunter zeigt das System das Ergebnis: grün Gemeinsame Verantwortlichkeit liegt vor. oder gelb einen Hinweis, dass voraussichtlich keine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt. Prüfen Sie im zweiten Fall, ob stattdessen ein Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine eigene Verarbeitungstätigkeit genügt.
2. Wählen Sie unter Verknüpfte Verarbeitungstätigkeiten (VVT) die betroffenen Verarbeitungstätigkeiten (siehe Kapitel Einführung, Abschnitt Verknüpfungen mit anderen Modulen).
3. Beschreiben Sie, Wie erfolgt die Information der betroffenen Personen?, nennen Sie bei Bedarf Zertifikate oder andere Instrumente und ergänzen Sie Bemerkungen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 5: Stammdaten mit Prüfungsfragen und Ergebnis

2.5 Verantwortliche und Gruppen

Im Bereich Verantwortliche & Gruppen erfassen Sie alle beteiligten Unternehmen, auch Ihr eigenes. Nur Verantwortliche, die hier stehen, können Sie später Pflichten zuweisen.

Abbildung 6: Verantwortliche und Gruppen

2.5.1 Verantwortlichen hinzufügen

1. Klicken Sie unter Beteiligte Verantwortliche auf Verantwortlichen hinzufügen.
2. Wählen Sie im Fenster Verantwortlichen hinzufügen einen Reiter:
   • Anlegen – neuen Verantwortlichen mit seiner Firma erfassen.
   • Verantwortlichen wählen – einen Verantwortlichen übernehmen, der in Ihrem Mandanten schon erfasst ist, z. B. aus einer anderen Vereinbarung. Der Reiter erscheint nur, wenn es solche Verantwortlichen gibt.
3. Ordnen Sie den Verantwortlichen unter Gruppen zuweisen (optional) gleich einer vorhandenen Gruppe zu.
4. Klicken Sie auf Speichern bzw. Verknüpfen.

Abbildung 7: Verantwortlichen hinzufügen

Mit Auswahl entfernen lösen Sie markierte Verantwortliche aus dieser Vereinbarung. Der Verantwortliche selbst bleibt erhalten und kann in anderen Vereinbarungen weiter verwendet werden.

2.5.2 Kontaktdaten eines Verantwortlichen pflegen

Die Kontaktdaten erscheinen in den erzeugten Dokumenten. Pflegen Sie sie deshalb vollständig.

1. Klicken Sie in der Zeile des Verantwortlichen auf das Stift-Symbol.
2. Tragen Sie Firma, Zusatz, Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon und E-Mail ein.
3. Nennen Sie den Vertreter und, bei einem Verantwortlichen ohne Niederlassung in der EU, den Vertreter EU.
4. Tragen Sie den Datenschutzbeauftragter mit DSB Telefon und DSB E-Mail ein und bei Bedarf die Kunden-ID.
5. Ordnen Sie unter Gruppen zuweisen die Gruppen dieser Vereinbarung zu und klicken Sie auf Speichern.

Der Reiter Verknüpfte Gemeinsam Verantwortliche zeigt, in welchen Vereinbarungen dieser Verantwortliche außerdem vorkommt. Änderungen an den Kontaktdaten gelten für alle diese Vereinbarungen.

Abbildung 8: Kontaktdaten eines Verantwortlichen

2.5.3 Gruppen

Gruppen sparen Arbeit, wenn mehrere Verantwortliche dieselbe Pflicht gemeinsam erfüllen.

1. Klicken Sie unter Gruppen verwalten auf Gruppe anlegen.
2. Geben Sie den Gruppenname ein, z. B. „Alle Verantwortlichen“, und wählen Sie unter Mitglieder auswählen (optional) die Verantwortlichen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 9: Gruppe anlegen

Über das Stift-Symbol der Gruppe ändern Sie Namen und Mitglieder, mit Auswahl entfernen löschen Sie markierte Gruppen aus der Vereinbarung.

2.5.4 Datenerhebung und Anlaufstelle

Wählen Sie unten im Bereich, Wer erhebt die Daten ursprünglich? und wer die Anlaufstelle für betroffene Personen ist. Zur Auswahl stehen die Verantwortlichen und Gruppen dieser Vereinbarung. Klicken Sie auf Speichern.

2.6 Aufgaben und Pflichten

Im Bereich Aufgaben & Pflichten legen Sie für jede Pflicht fest, welcher Verantwortliche oder welche Gruppe sie erfüllt. Mehrfachauswahl ist möglich.

Klicken Sie danach auf Speichern.

Abbildung 10: Aufgaben und Pflichten

Wichtig: Weisen Sie jeder Pflicht mindestens einen Verantwortlichen zu. Betroffene können ihre Rechte gegenüber jedem Beteiligten geltend machen; unklare Zuständigkeiten führen zu verpassten Fristen.

2.7 TOM

1. Klicken Sie unter Verknüpfte TOM auf Maßnahme verknüpfen.
2. Wählen Sie unter Maßnahmen auswählen die Maßnahmen aus dem Modul TOM, die für die gemeinsame Verarbeitung gelten. Das Suchfeld grenzt die Liste ein.
3. Klicken Sie auf Verknüpfen.

Abbildung 11: Maßnahme verknüpfen

Die Tabelle zeigt je Maßnahme Typ und Umsetzungsstatus; das Symbol am Zeilenende öffnet die Maßnahme. Mit Entfernen lösen Sie markierte Maßnahmen wieder.

1. Legen Sie unter Verantwortlichkeiten für TOM fest, wer die Maßnahmen auswählt und dokumentiert (TOM auswählen und dokumentieren) und wer sie regelmäßig prüft (Regelmäßige Prüfung der TOM).
2. Beschreiben Sie unter Berechtigungen, Wie werden die Berechtigungen (Zugriffsrechte + Rollen) definiert?
3. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 12: Bereich TOM

2.8 Vereinbarung

1. Regeln Sie unter Interne Regelungen den Ausgleich bei Inanspruchnahmen durch betroffene Personen sowie Haftung und Schadenersatz und die Wahrung der Vertraulichkeit.
2. Wählen Sie unter Dauer der Vereinbarung die Laufzeit: Auf unbestimmte Zeit, Zeitspanne festgelegt (dann mit Von und Bis) oder Geregelt in Hauptvertrag.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 13: Bereich Vereinbarung

2.9 Dokumente

Unter Generierte Dokumente erzeugt das System aus Ihren Angaben zwei Word-Dokumente:

1. Klicken Sie beim gewünschten Dokument auf Als Word herunterladen.
2. Prüfen und ergänzen Sie das Dokument und lassen Sie die Vereinbarung von allen Beteiligten unterzeichnen.
3. Laden Sie die unterzeichnete Fassung unter Hochgeladene Dokumente hoch: Datei in das Feld ziehen oder klicken zum Auswählen (bis 50 MB).

Abbildung 14: Bereich Dokumente

Tipp: Speichern Sie vor dem Herunterladen. Die Dokumente enthalten den zuletzt gespeicherten Stand.

2.10 Die Ansicht und die rechte Leiste

Die Ansicht (Auge-Symbol) zeigt alle Bereiche schreibgeschützt. Mit Bearbeiten wechseln Sie in die Bearbeitung, mit Exportieren laden Sie diesen Eintrag als Datenliste oder Word-Dokument herunter.

Die rechte Leiste öffnen Sie über das Symbol ganz rechts in der Werkzeugleiste.

Abbildung 15: Ansicht mit geöffneter Prüfhistorie

2.11 Die Hilfe

Mit dem Fragezeichen oben rechts öffnen Sie die Hilfe. Sie erklärt die aktuelle Seite, gestuft von Einstieg bis Profi.

Ist für das Modul eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf der Übersicht von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol Tour erneut starten neu.

3 Vereinbarungen prüfen

Für Datenschutzbeauftragte. Voraussetzung: In der Konfiguration ist der *Prüfworkflow** eingeschaltet. Die Prüfmaske öffnet nur, wer das Sonderrecht (Stufe 4) im Modul hat.*

Der Prüfworkflow sorgt für das Vier-Augen-Prinzip: Die Fachverantwortlichen pflegen die Vereinbarung und reichen sie ein, der Datenschutz prüft und dokumentiert das Ergebnis. Den Stand zeigt die Spalte Prüfstatus der Übersicht.

Ihr Mandant kann zusätzliche, eigene Prüfstatus führen; sie erscheinen dann ebenfalls in der Auswahl.

3.1 Zur Prüfung einreichen

1. Öffnen Sie die Vereinbarung zur Bearbeitung und speichern Sie offene Änderungen.
2. Klicken Sie auf Zur Prüfung einreichen. Der Prüfstatus wechselt auf zur Prüfung.
3. Ist in der Konfiguration ein Standard-Prüfer hinterlegt, erhält er eine Prüfaufgabe.

An der Stelle von Zur Prüfung einreichen steht danach Zur Prüfmaske.

Abbildung 16: Eingereichte Vereinbarung mit Zur Prüfmaske

3.2 In der Prüfmaske bewerten

1. Öffnen Sie die eingereichte Vereinbarung und klicken Sie auf Zur Prüfmaske.
2. Die Prüfmaske (Prüfung: …) zeigt die Angaben schreibgeschützt in den Reitern Stammdaten, Verantwortliche & Gruppen, Aufgaben & Pflichten, TOM und Vereinbarung.
3. Wählen Sie rechts je Bereich das Prüfergebnis: Nicht geprüft, OK (kein Änderungsbedarf), Ausreichend (Optimierungspotential) oder Nicht ausreichend (Nachbesserung notwendig). Begründen Sie es unter Anmerkungen zur Prüfung.
4. Mit Speichern sichern Sie einen Zwischenstand und prüfen später weiter.

Abbildung 17: Prüfmaske

3.3 Prüfung abschließen

1. Wechseln Sie in den Reiter Endergebnis.
2. Wählen Sie den Status: geprüft (OK) oder geprüft (Mängel).
3. Setzen Sie bei Bedarf die Nächste Prüfung.
4. Bei geprüft (Mängel) wählen Sie zusätzlich, wer die Mängel behebt und bis wann; daraus entsteht eine Aufgabe.
5. Fassen Sie das Ergebnis unter Anmerkung zusammen und klicken Sie auf Prüfung abschließen. Bestätigen Sie die Rückfrage.

Abbildung 18: Endergebnis der Prüfung

Die abgeschlossene Prüfung steht in der Prüfhistorie der rechten Leiste. Das Auge-Symbol öffnet das Prüfungsergebnis mit allen Bewertungen und Anmerkungen, das Download-Symbol lädt das Prüfprotokoll als PDF herunter.

3.4 Wenn die nächste Prüfung fällig ist

Ist das Datum der Nächsten Prüfung erreicht, hängt das Verhalten von der Mandanteneinstellung Bei fälliger Prüfung automatisch zur Prüfung einreichen ab (Mandanteneinstellungen, Reiter Sonstiges):

• eingeschaltet – die Vereinbarung wird automatisch zur Prüfung eingereicht,
• ausgeschaltet – der Prüfer erhält eine Aufgabe und reicht die Vereinbarung bei Bedarf selbst ein.

3.5 Prüfung zurücknehmen

Massenaktionen → Prüfung zurücknehmen (Sonderrecht) nimmt versehentlich oder verfrüht eingereichte Vereinbarungen aus dem Prüfprozess. Der Prüfstatus geht auf den Stand vor der Einreichung zurück und die Prüfaufgabe wird geschlossen.

Lässt sich der Stand vor der Einreichung nicht mehr feststellen, bleibt der Eintrag unverändert, es sei denn, Sie schalten Diese Datensätze stattdessen auf "Nicht geprüft" setzen ein.

Abbildung 19: Prüfung zurücknehmen

3.6 Vereinbarung aktualisieren

Nur wenn in der Konfiguration der *Aktualisierungsworkflow** eingeschaltet ist.*

Wurde eine Vereinbarung länger als das eingestellte Intervall nicht geändert, erhält der Fachverantwortliche eine Aufgabe. Der Eintrag trägt dann das Kennzeichen zur Aktualisierung; der gleichnamige Filter in der Übersicht findet alle betroffenen Einträge.

1. Öffnen Sie die Vereinbarung zur Bearbeitung und prüfen Sie alle Bereiche. Ändern Sie, was nicht mehr stimmt, und klicken Sie auf Speichern.
2. Klicken Sie auf Aktualisierung abgeschlossen und wählen Sie im Dialog, ob der Datensatz aktuell ist oder aktualisiert wurde.
3. Schließen Sie den Dialog ab. Die zugehörige Aufgabe wird automatisch erledigt.

4 Übersicht, Massenaktionen und Export

4.1 Massenaktionen

Markieren Sie Einträge in der Übersicht. Dann werden Löschen, Schlagwörter und Massenaktionen aktiv.

Mit Schlagwörter neben den Massenaktionen ordnen Sie der Auswahl Schlagwörter zu oder entfernen sie.

Abbildung 20: Massenaktionen

4.2 Archiv und Löschen

• Archivieren Sie Vereinbarungen, die beendet sind, aber nachweisbar bleiben sollen. Archivierte Einträge stehen im Reiter Archiv und können in einer DSFA nicht mehr ausgewählt werden.
• Löschen (Stufe 3) entfernt markierte Einträge nach einer Rückfrage. Gelöschte Einträge liegen im Papierkorb, bis die Aufbewahrungsfrist abläuft.

4.3 Auf Mandanten kopieren

Mit Massenaktionen → Auf Mandanten kopieren übertragen Sie Vereinbarungen in einen oder mehrere andere Mandanten, in denen Sie im Modul mindestens Schreibrecht haben, z. B. innerhalb einer Unternehmensgruppe.

1. Markieren Sie die Einträge und wählen Sie Auf Mandanten kopieren.
2. Wählen Sie die Zielmandanten und bestätigen Sie.

Kopiert werden Bezeichnung, die Textfelder (Zwecke und Mittel, Information der Betroffenen, Zertifikate, Berechtigungen, Vertraulichkeit, Haftung), die Antworten auf die Prüfungsfragen, die Laufzeit, die beteiligten Verantwortlichen, die Gruppen und die Zuordnung der Pflichten. Verantwortliche, die es im Zielmandanten schon gibt, werden wiederverwendet. Nicht kopiert werden Organisationseinheit, Fachverantwortlicher, Bemerkungen, Schlagwörter, verknüpfte Verarbeitungstätigkeiten und Maßnahmen sowie Dokumente. Die Kopie hat den Prüfstatus offen.

4.4 Exportieren

Exportieren öffnet einen Assistenten in drei Schritten:

1. Umfang – Alle, Auswahl (die markierten Einträge) oder Gefiltert (nur bei aktivem Filter).
2. Exportform – siehe Tabelle.
3. Format – je nach Exportform.

Abbildung 21: Export: Umfang wählen

Abbildung 22: Export: Exportform wählen

In der Ansicht und in der Bearbeitung exportiert Exportieren nur den geöffneten Eintrag: als Datenliste, Vereinbarung (intern) oder Transparente Information (öffentlich).

5 Konfiguration

Zugriff: Gemeinsam Verantwortliche konfigurieren oben rechts in der Übersicht. Die Konfiguration öffnen und bearbeiten Personen mit dem Sonderrecht (Stufe 4) im Modul. Alle Einstellungen gelten für den ganzen Mandanten.

Die Konfiguration hat die Reiter Schlagwörter, Verantwortliche und Einstellungen. Änderungen in den Tabellen speichert das System sofort; der Reiter Einstellungen braucht Speichern. Abbrechen führt zurück zur Übersicht.

Empfohlene Reihenfolge beim Einrichten:

1. Einstellungen: Prüfworkflow mit Standard-Prüfer, Pflichtfeld Fachverantwortlicher, ggf. Aktualisierungsworkflow
2. Verantwortliche: Ihr eigenes Unternehmen und häufige Partner einmal mit vollständigen Kontaktdaten erfassen
3. Optional: Schlagwörter

5.1 Schlagwörter

Schlagwörter ordnen Vereinbarungen thematisch, z. B. nach Geschäftsbereich oder Partner, und dienen als Filter in der Übersicht. Die Tabelle zeigt Bezeichnung, Status und Erstellt. Mit Neu legen Sie ein Schlagwort an, über das Stift-Symbol ändern Sie es. Nicht mehr benötigte Schlagwörter archivieren Sie über Massenaktionen; mit Löschen entfernen Sie markierte Schlagwörter. Zugeordnet werden Schlagwörter in der Übersicht über Schlagwörter oder in der rechten Leiste des Eintrags.

Abbildung 23: Konfiguration: Schlagwörter

5.2 Verantwortliche

Der Reiter zeigt alle Verantwortlichen Ihres Mandanten mit Firma, Ansprechpartner und E-Mail, unabhängig davon, in welcher Vereinbarung sie vorkommen. Filter grenzt nach Firma, Ansprechpartner und E-Mail ein.

• Neu legt einen Verantwortlichen an. Gehört Ihr Mandant zu einer Unternehmensgruppe, übernehmen Sie im Reiter Hinzuziehen die Kontaktdaten eines anderen Mandanten der Gruppe aus dessen Mandanteneinstellungen.
• Das Auge-Symbol öffnet die Kontaktdaten zum Lesen, das Stift-Symbol zum Bearbeiten. Die Felder sind dieselben wie in der Vereinbarung (siehe Abschnitt Kontaktdaten eines Verantwortlichen pflegen); der Reiter Verknüpfte Gemeinsam Verantwortliche zeigt, wo der Verantwortliche verwendet wird.
• Löschen verschiebt markierte Verantwortliche in den Papierkorb. Die Rückfrage nennt die Vereinbarungen, in denen sie vorkommen; alle Verknüpfungen zu Gruppen und Vereinbarungen werden entfernt.

Abbildung 24: Konfiguration: Verantwortliche

5.3 Einstellungen

Klicken Sie nach Änderungen auf Speichern.

Abbildung 25: Konfiguration: Einstellungen

Hinweis: Ob eine fällige Prüfung automatisch eingereicht oder dem Prüfer nur als Aufgabe gemeldet wird, legt die Mandanteneinstellung Bei fälliger Prüfung automatisch zur Prüfung einreichen fest (Mandanteneinstellungen, Reiter Sonstiges). Sie gilt für alle Module mit Prüfworkflow.

6 Glossar

7 Häufige Fragen

Wann liegt keine gemeinsame Verantwortlichkeit vor? Wenn ein Unternehmen nur nach Weisung des anderen arbeitet (Auftragsverarbeitung) oder jedes Unternehmen die Daten für eigene, unabhängige Zwecke verarbeitet. Die Prüfungsfragen unter Stammdaten helfen bei der Einordnung.

Muss ich mein eigenes Unternehmen als Verantwortlichen erfassen? Ja. Die Vereinbarung nennt alle Beteiligten; nur so lassen sich auch Ihrem Unternehmen Pflichten zuweisen.

Ein Partner ist an mehreren Vereinbarungen beteiligt. Muss ich ihn jedes Mal neu erfassen? Nein. Übernehmen Sie ihn über Verantwortlichen hinzufügen → Verantwortlichen wählen. Seine Kontaktdaten pflegen Sie einmal; sie gelten für alle Vereinbarungen.

Wo trage ich einen Dienstleister ein, der nur in unserem Auftrag arbeitet? Im Modul Auftragsverarbeitung (AV) als Vertragspartner, nicht hier. In der Verarbeitungstätigkeit verknüpfen Sie ihn unter Empfänger → Vertragspartner.

Warum fehlen Angaben im Word-Dokument? Die Dokumente enthalten den zuletzt gespeicherten Stand. Speichern Sie und laden Sie das Dokument erneut herunter. Kontaktdaten der Verantwortlichen pflegen Sie über das Stift-Symbol in der Tabelle Beteiligte Verantwortliche.

Warum sehe ich die Schaltfläche Zur Prüfung einreichen nicht? Der Prüfworkflow ist in der Konfiguration ausgeschaltet, Sie haben kein Schreibrecht, oder der Eintrag ist bereits eingereicht.

Wer erhält die Prüfaufgabe? Der in der Konfiguration hinterlegte Standard-Prüfer.