Release 2.0.87

Highlights

TOM-Assistent: Maßnahmen entlang eines Anforderungskatalogs anlegen

IMit dem neuen TOM-Assistenten haben wir die Verbindung zwischen Ihren technischen und organisatorischen Maßnahmen und Ihren Anforderungskatalogen neu aufgebaut. Gehen Sie im Modul Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) Schritt für Schritt durch einen Anforderungskatalog wie DS-GVO + BDSG, ISO 27001, TISAX oder SDM und übernehmen Sie zu jeder Anforderung vorgeschlagene Textbausteine oder erfassen Sie eigene Maßnahmen. Ein Verantwortlicher und der Umsetzungsstatus der Maßnahme lassen sich gleich mit definieren. Auf Wunsch fassen Sie alle so angelegten TOM in einem TOM-Katalog ab.

Bereits vorhandene Maßnahmen erkennt der TOM-Assistent und vermeidet so Dubletten in Ihren TOM. Mit der Zusammenfassung sehen Sie anschließend, welche Anforderungen noch keine Maßnahme zugeordnet haben.

Sind Sie fertig mit der Planung im TOM-Assistenten, klicken Sie „Maßnahmen anlegen“ - erst jetzt werden die Maßnahmen im TOM_Katalog auch generiert. Bis dahin verbleibt der TOM-Assistent im Entwurfs-Modus. Einen bereits begonnenen Entwurf können Sie später fortsetzen oder ihn wieder verwerfen.

Im Modul Anforderungsmanagement schlägt die neue Funktion „TOM-Zuordnung“ nun passende Maßnahmen für alle Anforderungen vor, von Hand gesetzte Zuordnungen bleiben natürlich erhalten.

In Einem Datensatz einer Anforderung (z.B. Anforderungskataloge --> "ISO 27001:2022" --> A.7.7 Aufgeräumte Arbeitsumgebung und Bildschirmsperren) existiert nun ein neuer Reiter TOM-Zuordnung. In diesem ist eine Tabelle mit den zugeordneten TOM sichtbar (inkl.Quelle). Wählen Sie in diesem Reiter „Neue TOM anlegen“, bietet Ihnen der audatis MANAGER ausschließlich passende Vorlagen je Anforderung an - so können Sie Anlage und korrekte Zuordnung in einem Schritt erledigen.

Die Filterfunktion in den Anforderungen haben wir um den Status „Nicht anwendbar“ erweitert.

Hinweis: Das Anforderungsmanagement ist Bestandteil des kostenpflichtigen Compliance + ISMS Erweiterungspaketes. Sie können das unter: Systemeinstellungen - Lizenzübersicht mit dem + hinzubuchen.

Funktionsbausteine der Internetseiten auf mehrere Mandanten kopieren

Im Modul: Internetseiten können Sie Funktionsbausteine aus der Konfiguration jetzt per Massenaktion auf einen oder mehrere Mandanten gleichzeitig kopieren.

Hinweis: Im Zielmandanten brauchen Sie die Sonderrechte für die Konfiguration der Internetseiten.

Verbesserungen

Verantwortliche zentral in der Konfiguration pflegen

Im Modul: Gemeinsam Verantwortliche gibt es in der Konfiguration den neuen Reiter „Verantwortliche“. Dort legen Sie Verantwortliche an, auch aus Mandanten Ihrer Unternehmensgruppe, und können sie ansehen, bearbeiten und löschen. Bisher ließ sich ein Verantwortlicher nur über eine verknüpfte Vereinbarung bearbeiten.

Am Ende jedes Verantwortlichen sehen Sie in einer Tabelle, in welchen Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit er vorkommt und in welcher Gruppe, mit direktem Sprung zur jeweiligen Vereinbarung.

Erweiterung der Personalübersicht inkl. Import-Assistent

Im Modul: Personal haben wir in der Tabellenübersicht die Spalten für E-Mail-Adresse, Login sowie Personalnummer hinzugefügt. Damit können nun auch in der Tabelle über diese Inhalte gesucht werden.

Der Import-Assistent vereinfach das Einlesen von Personaldaten über CSV, JSON und XML inkl. Vorschau.

Mehr Module bei Funktionsbausteinen und Schlagwörtern

Unter „Bausteine & Schlagwörter“ gibt es Funktionsbausteine jetzt zusätzlich für das Hinweisgebersystem, die Internetseiten und das Löschkonzept. Der Reiter Schlagwörter im Mandanten zeigt alle Module wie der System-Reiter, auch solche, für die noch kein Schlagwort angelegt ist.

Schlagwörter des Hinweisgebersystems stehen jetzt sichtbar in der Übersicht, und Schlagwörter der Dateiablage lassen sich wieder ohne Fehler zuweisen.

Online-AV-Verträge zeigen die TOM aus der Vorlage wieder vollständig an

Im Modul: Online AV-Verträge erscheinen die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die in der verwendeten audatis Vorlagen für die audatis Services GmbH als Auftragsverarbeiter hinterlegt sind, wieder im Vertrag: in der Bearbeitung und Ansicht des Online-AV-Vertrags, in der Maske, die Ihr Vertragspartner beim Abschluss ausfüllt, sowie in der Vorschau und im erzeugten PDF. Die TOM werden dabei direkt aus der Vorlage angezeigt und nicht kopiert, so bleiben sie auf dem Stand der Vorlage.

Die Maßnahmen aus der Vorlage lassen sich im Vertrag nicht ändern oder entfernen. Bei manueller oder halb manueller Verknüpfung können Sie eigene Maßnahmen ergänzen. Das gilt unabhängig vom eingestellten Verknüpfungsmodus, auch bei „dynamisch“ werden die TOM der Vorlage angezeigt.

Hinweis: Im AV-Datensatz, der nach dem Abschluss angelegt wird, werden die TOM aus der Vorlage nicht zusätzlich ausgegeben.

Datensätze löschen nur noch über die Tabellenübersicht

Nachdem der Button „Löschen“ bereits aus der Bearbeitungsansicht verschwunden ist, entfernen wir ihn jetzt auch aus der Leseansicht von Datensätzen. Damit werden Datensätze nicht mehr versehentlich gelöscht und müssen nicht von einem Administrator aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden. Löschen können Sie Datensätze künftig nur noch in der Tabellenübersicht des jeweiligen Moduls.

Hinweis: Das Entfernen von Zuordnungen in den Datensätzen innerhalb von Tabellen bleibt wie bekannt bestehen.

Behobene Fehler

Allgemeine Funktionen

• Ein Fehler im Aktualisierungsworkflow des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist behoben.

Anforderungsmanagement

• Den Export der Erklärung zur Anwendbarkeit (SoA) haben wir überarbeitet.

KI-Compliance

• Bewertungen hängen jetzt fest an der jeweiligen Pflicht und bleiben auch bei einem Rollenwechsel erhalten.
• Der Pflichtenkatalog entspricht der endgültigen KI-Verordnung: Pflichten ohne Grundlage aus dem Entwurf von 2021 sind entfernt, doppelte Pflichten zusammengelegt (die Bewertung geht auf die verbleibende Pflicht über, wenn diese noch nicht bewertet war), die CE-Kennzeichnung verweist auf Art. 48 und alle Fundstellen sind einheitlich und fehlerfrei zitiert, auf Deutsch und auf Englisch. Welche Pflicht entfernt wurde und welche Bewertung sie hatte, steht in der Historie des Datensatzes.
• Pflichten, die nur für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck gelten, sind als solche gekennzeichnet und lassen sich auf „Nicht anwendbar“ setzen; der Fortschrittsbalken zählt sie dann als bewertet.
• Das Prüfprotokoll friert den geprüften Stand bereits beim Einreichen ein. Bei älteren Prüfungen ohne gesicherten Stand weist ein Hinweis darauf hin, dass der aktuelle Datensatz angezeigt wird. Word-, PDF- und Berichte-Export zeigen dieselbe Pflichtenliste wie die Maske.

Löschkonzept

• Die „Löschliste nach Verarbeitungstätigkeiten“ übernimmt die Angaben aus dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten vollständig: Neue Spalten zeigen Aufbewahrungspflicht, Startzeitpunkt, Beschreibung des Startzeitpunkts und Hinweise zur Aufbewahrung und Löschung, bei sofortiger Löschung steht „sofort“ statt eines Strichs, und Zeiteinheiten lauten korrekt „1 Jahr“ oder „2 Jahre“.
• Die Spalte „Löschregel (Löschkonzept)“ rechnet jetzt wie Löschplan und Löschlauf: Hängt an der Datenart eine längere Aufbewahrungspflicht, gilt diese. Datenarten im Entwurf oder archivierte Datenarten zählen nicht für die längste Frist und erscheinen nur, wenn keine aktive vorhanden ist, mit dem Zusatz „(Entwurf)“ oder „(archiviert)“. Archivierte Datenkategorien sind ebenfalls mit „(archiviert)“ gekennzeichnet.

Nachweise

• Die Mailvorlagen in den Nachweisen sind wieder einheitlich.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

• Die Massenaktion „Verknüpfungen hinzufügen“ verknüpft wieder alle gewählten Maßnahmen mit allen gewählten Einträgen, für Anforderungen, Risiken, Verarbeitungstätigkeiten, Geschäftsprozesse, Dienstleister und Bedrohungen, und das beliebig oft hintereinander. Die Erfolgsmeldung nennt die tatsächlich angelegte Anzahl. Dasselbe gilt für die Massenaktion „Verknüpfen“ im Modul Daten & Informationen. Bereits entstandene unvollständige Verknüpfungen werden mit dem Update repariert.
• Beim Anlegen eines Anforderungskatalogs in der Konfiguration werden Beschreibung und Version gespeichert und beim Bearbeiten wieder angezeigt. Zusätzlich vergeben Sie ein Kürzel, damit selbst angelegte Kataloge in der Liste und beim Kopieren in andere Mandanten eindeutig sind.