Benutzerkonto (Profil)

Nutzen des Moduls

Die Verwaltung der persönlichen Benutzerdaten sowie sicherheitsrelevanter Einstellungen. In diesem Bereich können Stammdaten gepflegt, Zugangsdaten geändert und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Einrichtung

Die Oberfläche ist in mehrere Reiter unterteilt. Standardmäßig wird der Reiter „Einstellungen“ geöffnet. Weitere Reiter sind unter anderem Abrechnung, Historie, Fachkunde, Favoriten, Abwesenheit, Benachrichtigungen, Schlüssel, API und 2FA.

Pflege der Stammdaten

Im Bereich „Einstellungen“ können grundlegende Benutzerdaten bearbeitet werden. Dazu gehören Benutzername, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Sprache sowie der Login-Mandant.

Änderungen werden über den Button „Speichern“ übernommen.

Passwortänderung

Ein neues Passwort kann im unteren Bereich vergeben werden. Hierfür müssen das neue Passwort sowie die Bestätigung eingegeben werden.

Wichtig: Die definierten Passwortanforderungen müssen erfüllt sein. Dazu zählen eine Mindestlänge sowie die Verwendung mehrerer Zeichentypen (z. B. Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen).

Wichtig: Die Änderung des Passworts muss zusätzlich mit dem aktuellen Passwort bestätigt werden.

Abrechnung
Nutzen des Bereichs
Die Übersicht über erfasste Aktivitäten sowie deren zeitliche und monetäre Auswertung. Dieser Bereich dient der Kontrolle von geleisteten Stunden und zugehörigen Beträgen.

Aufbau der Oberfläche
Die Abrechnung ist tabellarisch aufgebaut und zeigt verschiedene Zeiträume an. Dazu gehören „Heute“, „Diese Woche“, „Dieser Monat“ und „Dieses Jahr“ sowie eine Gesamtsumme.

Auswertung der Daten
Für jeden Zeitraum werden die erfassten Stunden sowie die entsprechende Summe in Euro dargestellt. Die Werte werden automatisch aggregiert und in der Tabelle übersichtlich dargestellt.

Gesamtübersicht
Am Ende der Tabelle wird eine Gesamtsumme aller erfassten Zeiten und Beträge angezeigt. Diese dient als schnelle Übersicht über alle Aktivitäten.

Exportfunktion
Über den Button „Eigene Aktivitäten mandantenübergreifend exportieren“ können die erfassten Aktivitäten exportiert werden.

Hinweise
Sofern keine Aktivitäten erfasst wurden, werden alle Werte mit 0,00 angezeigt.
Ein entsprechender Hinweis informiert darüber, dass keine gesperrten Aktivitäten vorhanden sind.

Historie

Nutzen des Bereichs
Die Übersicht über alle relevanten Aktivitäten und Änderungen innerhalb des Systems. Dieser Bereich dient der Nachvollziehbarkeit von Vorgängen und Bearbeitungsständen.

Aufbau der Oberfläche
Die Historie ist in verschiedene Bereiche unterteilt, wie beispielsweise „Anfragen“ und „Auftragsverarbeitung“. Die Einträge werden jeweils in tabellarischer Form dargestellt.

Filterung der Daten
Im oberen Bereich können Filter gesetzt werden. Dazu gehören die Auswahl des Mandanten sowie ein Zeitraum über „Von“ und „Bis“.

Über den Button „Anzeigen“ werden die gefilterten Daten geladen.

Wichtig: Erst nach Klick auf „Anzeigen“ werden die Daten entsprechend der gesetzten Filter angezeigt.

Darstellung der Einträge
Die Einträge enthalten je nach Bereich Informationen wie Datum, Mandant, Nummer bzw. Beschreibung, Anfragedatum sowie den Bearbeitungsstatus.

Der Status gibt Auskunft darüber, ob ein Eintrag beispielsweise bearbeitet oder geprüft wurde.

Hinweise
Ohne gesetzte Filter und ohne Klick auf „Anzeigen“ werden keine Einträge dargestellt.
Die Historie umfasst nur die Daten, für die der Benutzer entsprechende Berechtigungen besitzt.

Fachkunde 

Nutzen des Moduls

Im Bereich „Fachkunde“ können Schulungen, Qualifikationen oder Weiterbildungen eines Benutzers dokumentiert werden. Dabei werden Zeiträume, Dauer sowie eine kurze Beschreibung der Maßnahme erfasst.

Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes

Sie können über den Button „+ Neu“ einen neuen Datensatz anlegen. Dabei geben Sie das Startdatum („Datum von“), das Enddatum („Datum bis“) sowie die Dauer in Stunden an. Zusätzlich können Sie eine Beschreibung hinterlegen.

Bestehende Einträge lassen sich über das Stiftsymbol bearbeiten.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Datumsangaben korrekt gesetzt sind, um eine nachvollziehbare Dokumentation sicherzustellen.

Verwaltung der Einträge

Alle erstellten Datensätze werden in einer Tabelle angezeigt. Sie können die Einträge nach Datum, Dauer oder Beschreibung sortieren.

Über die Auswahlfunktion können einzelne oder mehrere Einträge markiert und bei Bedarf gelöscht werden.

Weitere Funktionen

Über die Suchfunktion „Suche in Tabelle“ können Sie gezielt nach bestimmten Einträgen suchen.

Die Anzahl der angezeigten Einträge pro Seite kann angepasst werden.

Hinweis

Die Fachkunde-Einträge dienen der Dokumentation von Qualifikationen und können für interne Nachweise oder Audits verwendet werden.

Favoriten 

Im Bereich „Favoriten“ können Sie festlegen, welche Module im Sidebar-Menü unter dem Punkt „Favoriten“ angezeigt werden. Dadurch erhalten Sie einen schnellen Zugriff auf häufig genutzte Funktionen.

Auswahl der Module

Sie können aus einer Liste verfügbarer Module diejenigen auswählen, die im Bereich „Favoriten“ angezeigt werden sollen. Ausgewählte Module werden oberhalb der Liste als markierte Einträge dargestellt.

Bereits ausgewählte Module lassen sich über das „X“-Symbol wieder entfernen.

Suche und Navigation

Über das Feld „Module durchsuchen“ können Sie gezielt nach bestimmten Modulen suchen.

Die Liste kann gescrollt werden, um weitere verfügbare Module anzuzeigen.

Speicherung der Auswahl

Nachdem Sie die gewünschten Module ausgewählt haben, müssen Sie die Änderungen über den Button „Speichern“ bestätigen.

Wichtig: Erst nach dem Speichern werden die ausgewählten Module im Sidebar-Menü unter „Favoriten“ übernommen.

Hinweis

Die Favoriten sind benutzerspezifisch und haben keinen Einfluss auf andere Benutzerkonten.

Abwesenheit 

Nutzen des Moduls

Im Bereich „Abwesenheit“ können Sie festlegen, wann Sie nicht verfügbar sind. Während dieses Zeitraums können Aufgaben automatisch an einen Stellvertreter weitergeleitet werden.

Erstellung und Bearbeitung einer Abwesenheit

Sie können einen Zeitraum für Ihre Abwesenheit definieren, indem Sie ein Startdatum („Abwesend von“) und ein Enddatum („Abwesend bis“) festlegen. Zusätzlich können Sie eine Abwesenheitsnachricht hinterlegen.

Bestehende Angaben lassen sich jederzeit anpassen.

Status der Abwesenheit

Der Status zeigt an, ob Ihre Abwesenheit aktuell aktiv ist.

Wichtig: Der Status bleibt auf „Inaktiv“, bis der definierte Zeitraum beginnt. Erst ab dem eingestellten Startdatum wird der Status automatisch auf „Aktiv“ gesetzt.

Speicherung der Einstellungen

Nachdem Sie Ihre Abwesenheit konfiguriert haben, müssen Sie die Änderungen über den Button „Speichern“ bestätigen.

Über den Button „Zurücksetzen“ können Sie die Eingaben verwerfen.

Hinweis

Während einer aktiven Abwesenheit werden Aufgaben gemäß der hinterlegten Einstellungen weitergeleitet. Die Abwesenheit endet automatisch mit dem angegebenen Enddatum.

Benachrichtigungen 

Nutzen des Moduls

Im Bereich „Benachrichtigungen“ können Sie festlegen, wann und in welcher Form Sie per E-Mail über Aufgaben und Ereignisse informiert werden.

Zusammenfassung per E-Mail

Sie können eine regelmäßige E-Mail-Zusammenfassung aktivieren, die alle offenen Aufgaben und Prüfaufgaben enthält.

Dabei legen Sie eine Versanduhrzeit fest, zu der die Zusammenfassung versendet wird. Zusätzlich können Sie den Detailgrad bestimmen:

• „Ausführlich“: enthält auch Inhalte, die Ihnen nicht direkt zugewiesen sind 
• „Kompakt“: zeigt eine verkürzte Übersicht der relevanten Inhalte 

Über die Versandtage wählen Sie aus, an welchen Wochentagen die Zusammenfassung versendet werden soll.

Wichtig: Die Zusammenfassung wird nur an den ausgewählten Tagen zur eingestellten Uhrzeit versendet.

Verhalten bei Abwesenheit

Sie können festlegen, ob die E-Mail-Zusammenfassung während Ihrer Abwesenheit pausiert werden soll.

Ist diese Option aktiviert, werden während einer aktiven Abwesenheit keine Zusammenfassungen versendet.

Sofort-Benachrichtigungen

Zusätzlich zur Zusammenfassung können Sie Sofort-Benachrichtigungen für bestimmte Ereignisse aktivieren.

• Datenpannen: Diese Benachrichtigung ist verpflichtend und kann nicht deaktiviert werden. 
• Neue Aufgabenzuweisungen: Sie werden direkt informiert, sobald Ihnen neue Aufgaben zugewiesen werden. 

Speicherung der Einstellungen

Nachdem Sie Ihre Einstellungen angepasst haben, müssen Sie diese über den Button „Speichern“ bestätigen.

Hinweis

Die Benachrichtigungseinstellungen gelten ausschließlich für Ihr Benutzerkonto und haben keinen Einfluss auf andere Benutzer.

Schlüssel 

Nutzen des Moduls

Im Bereich „Schlüssel“ können Sie Ihren persönlichen Schlüssel verwalten. Dieser wird für die Nutzung der Whistleblower-Funktion benötigt.

Status des Schlüssels

Der aktuelle Status zeigt an, ob bereits ein persönlicher Schlüssel vorhanden ist.

Ist ein Schlüssel vorhanden, wird dies entsprechend angezeigt.

Download des privaten Schlüssels

Sie können Ihren privaten Schlüssel über den Button „Privaten Schlüssel herunterladen“ herunterladen.

Wichtig: Der private Schlüssel sollte sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Passwortabfrage

Für bestimmte Aktionen, wie den Download des Schlüssels, müssen Sie Ihr Passwort eingeben.

Dies dient der zusätzlichen Absicherung Ihres Benutzerkontos.

Hinweis

Der persönliche Schlüssel ist sicherheitsrelevant und sollte nicht weitergegeben werden. Ein Verlust kann den Zugriff auf bestimmte Funktionen einschränken.

API 

Nutzen des Moduls

Im Bereich „API“ können Sie persönliche API-Tokens verwalten. Diese ermöglichen externen Systemen den Zugriff auf Ihre Daten entsprechend Ihrer Berechtigungen.

API-Tokens

Sie können API-Tokens erstellen, um externe Anwendungen anzubinden. Die Tokens werden aus Sicherheitsgründen nur einmal vollständig angezeigt.

Wichtig: Speichern Sie den Token nach der Erstellung, da er später nicht erneut eingesehen werden kann.

Übersicht und Verwaltung

Alle erstellten API-Tokens werden in einer Tabelle angezeigt. Dabei werden unter anderem folgende Informationen dargestellt:

• Bezeichnung  
• Zugeordnete Mandanten 
• Berechtigungen  
• Ablaufdatum  
• Status  
• Letzter Zugriff 
• Erstellungsdatum  

Sie können bestehende Tokens verwalten oder bei Bedarf deaktivieren bzw. löschen.

Statistik

Im oberen Bereich sehen Sie eine Übersicht Ihrer API-Nutzung der letzten 30 Tage. Diese beinhaltet:

• Lesezugriffe (GET) 
• Schreibzugriffe (POST, PUT, DELETE) 
• Fehler  
• Gesamtanzahl der Zugriffe 

API-Dokumentation

Über den Button „API-Dokumentation“ gelangen Sie zu weiterführenden Informationen zur Nutzung der Schnittstelle.

Hinweis

API-Tokens gewähren Zugriff auf Ihr Benutzerkonto im Rahmen der vergebenen Berechtigungen. Behandeln Sie diese vertraulich und geben Sie sie nicht an unbefugte Dritte weiter.

2FA 

Nutzen des Moduls

Im Bereich „2FA“ können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihr Benutzerkonto verwalten. Diese erhöht die Sicherheit, indem zusätzlich zum Passwort ein weiterer Bestätigungsschritt erforderlich ist.

Aktivierung der 2FA

Sie können die Zwei-Faktor-Authentifizierung über den Button „2FA aktivieren“ starten. Anschließend werden Sie durch den Einrichtungsprozess geführt.

Nach erfolgreicher Einrichtung wird der Status auf „2FA ist aktiviert“ gesetzt.

Status der 2FA

Der aktuelle Status zeigt an, ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv oder deaktiviert ist.

• „2FA ist deaktiviert“: Es besteht kein zusätzlicher Schutz durch einen zweiten Faktor 
• „2FA ist aktiviert“: Der Zugriff ist durch einen zusätzlichen Sicherheitsmechanismus geschützt 

Deaktivierung der 2FA

Sie können die Zwei-Faktor-Authentifizierung deaktivieren, indem Sie einen gültigen 2FA-Code eingeben.

Erst nach Eingabe des korrekten Codes wird die Deaktivierung durchgeführt.

Hinweis

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt Ihr Benutzerkonto vor unbefugtem Zugriff. Es wird empfohlen, diese dauerhaft aktiviert zu lassen.