Fragebogen anlegen und freigeben

Sie möchten ein eigenes Prüfprogramm zusammenstellen, mit dem Sie wiederkehrend Audits durchführen können. Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch das Anlegen eines Fragebogens, das Aufbauen der Bereichs- und Fragenstruktur und die abschließende Freigabe. Erst nach der Freigabe steht der Fragebogen in der Audit-Anlage zur Auswahl.

Was ist ein Fragebogen?

Ein Fragebogen im audatis MANAGER ist eine wiederverwendbare Vorlage für ein Prüfprogramm. Er bündelt alle Fragen, die Sie in einem Audit stellen möchten, in einer festen Struktur aus thematischen Bereichen und einzelnen Fragen. Ein Fragebogen wird einmal angelegt und gepflegt und kann danach für beliebig viele Audits genutzt werden.

Die Struktur ist zweistufig: Ein Fragebogen enthält Bereiche (thematische Gruppen wie "Organisatorische Maßnahmen" oder "Technische Maßnahmen"), und jeder Bereich enthält Fragen mit einem festgelegten Antworttyp. Diese Trennung sorgt dafür, dass sich das spätere Audit klar gegliedert durcharbeiten lässt.

Der Fragebogen ist Teil der Audit-Modulgruppe. Er ist die Vorlage, das Audit ist die einmalige Durchführung. Optional speist sich der Fragebogen aus der Audit-Bibliothek, in der vorgefertigte Bereiche, Fragen und automatische Aktionen mandantenübergreifend bereitstehen. Damit ein Fragebogen tatsächlich in einem Audit genutzt werden kann, muss er freigegeben sein. Das ist der letzte und entscheidende Schritt in dieser Anleitung.

Voraussetzungen

• Sie sind mit einem Konto angemeldet, das Schreibrechte im Fragebogen-Modul hat.
• Das Modul Fragebögen ist in der linken Sidebar im Abschnitt Audit sichtbar.
• Sie haben die geplante Struktur grob im Kopf: Welche Themenbereiche soll der Fragebogen abdecken, welche Fragen gehören in welchen Bereich?

Schritt für Schritt

Schritt 1: Zur Fragebogen-Übersicht wechseln

Öffnen Sie über die linke Sidebar im Abschnitt Audit den Eintrag Fragebögen. Die Übersichtstabelle zeigt alle vorhandenen Vorlagen mit den Spalten Bezeichnung, Bereiche, Fragen, Aktionen, Freigegeben und Schlagwörter. In der Spalte Freigegeben erkennen Sie auf einen Blick, welche Fragebögen bereits einsatzbereit sind.

Tipp: Über den Tab "Aus Bibliothek" können Sie Standard-Fragebögen direkt aus der Audit-Bibliothek übernehmen, statt bei null zu beginnen.

Schritt 2: Neuen Fragebogen anlegen

Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. Es öffnet sich das Modal "Neue Fragebogen-Vorlage" mit einem einzigen Feld: dem Titel des Fragebogens. Die Anlage ist bewusst schlank gehalten, die eigentliche Struktur bauen Sie anschließend im Editor auf.

Schritt 3: Titel vergeben

Tragen Sie in das Feld Titel des Fragebogens einen prägnanten Namen ein, zum Beispiel "Demo-Fragebogen Informationssicherheit (ISMS)". Der Titel erscheint später in der Übersichtsliste und in der Audit-Anlage als Auswahloption.

Tipp: Wählen Sie einen Titel, der den Prüfgegenstand und den Themenkontext direkt erkennbar macht, etwa Thema und Jahr. So finden Sie die richtige Vorlage später schnell wieder.

Schritt 4: Speichern und zum Editor gelangen

Klicken Sie auf Speichern. Der MANAGER leitet Sie automatisch auf die Bearbeitungsseite des neuen Fragebogens. Dort sehen Sie zwei Tabs: Stammdaten und Bereiche + Fragen.

Direkt nach dem Speichern erscheint ein Hinweis "Pflichtfelder prüfen". Das ist kein Fehler, sondern ein Hinweis darauf, dass der Fragebogen noch keine Bereiche und Fragen enthält. Arbeiten Sie einfach mit dem nächsten Schritt weiter.

Schritt 5: Auf den Tab "Bereiche + Fragen" wechseln

Wechseln Sie auf den Tab Bereiche + Fragen. Links sehen Sie einen Strukturbaum, der die Gliederung des Fragebogens abbildet, rechts ein Editier-Panel für Details. Solange noch nichts angelegt ist, ist der Strukturbaum leer. Ein Fragebogen muss mindestens einen Bereich enthalten.

Tipp: Planen Sie die Bereichsstruktur vorab. Orientieren Sie sich an den Themenbereichen Ihrer Prüfanforderung. Nachträgliches Umstrukturieren ist aufwendiger als eine durchdachte Gliederung von Anfang an.

Schritt 6: Bereich hinzufügen

Klicken Sie auf Bereich hinzufügen. Es öffnet sich ein Dropdown mit zwei Optionen: Neu erstellen legt einen leeren Bereich an, Aus Bibliothek übernimmt einen vorgefertigten Bereich aus der Audit-Bibliothek. Wählen Sie "Neu erstellen". Daraufhin öffnet sich das Modal "Bereich hinzufügen" mit dem Pflichtfeld Bezeichnung.

Tipp: Bibliotheks-Bereiche bringen bereits fertige Fragen mit. Bei Standard-Anforderungen spart das viel Tipparbeit.

Schritt 7: Bereich benennen

Tragen Sie im Feld Bezeichnung einen sprechenden Namen ein, zum Beispiel "Organisatorische Maßnahmen". Bereiche gruppieren thematisch zusammengehörige Fragen, etwa organisatorische Maßnahmen, technische Maßnahmen oder physische Sicherheit.

Schritt 8: Bereich speichern und ausgestalten

Klicken Sie auf Speichern. Der Bereich erscheint nun im Strukturbaum. Rechts öffnet sich das Editier-Panel des Bereichs mit weiteren Feldern: Bemerkung (interne Notiz), Anmerkung beziehungsweise Einleitung (formatierbarer Text), maximale Reifegradpunkte und Empfehlungen je Risikostufe. Außerdem sehen Sie den Button "In Bibliothek übernehmen".

Tipp: Reifegradpunkte sind nur relevant, wenn Sie mit einem Reifegrad-Scoring arbeiten. Für einfache Ja-Nein-Audits können Sie das Feld leer lassen.

Schritt 9: Frage hinzufügen

Klicken Sie im Strukturbaum unterhalb des Bereichs auf Frage hinzufügen. Es öffnet sich das Modal "Frage hinzufügen" mit den Optionen Neu erstellen und Aus Bibliothek. Die beiden Pflichtangaben sind die Kurzbezeichnung und der Antworttyp.

Schritt 10: Antworttyp wählen

Wählen Sie im Feld Antworttyp die passende Antwortform. Der Antworttyp legt fest, wie die Frage im Audit beantwortet wird. Zur Auswahl stehen unter anderem Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Freitext, Zahlenwert und Dateiupload (die vollständige Liste finden Sie weiter unten unter Felder und Antworttypen). Für geschlossene Prüffragen wie "umgesetzt / teilweise / nicht umgesetzt" eignet sich die Einzelauswahl.

Tipp: Der Antworttyp entscheidet auch darüber, ob sich später automatische Aktionen an eine Antwort knüpfen lassen. Solche Aktionen sind nur an Antwort-Optionen von Auswahl-Fragen möglich.

Schritt 11: Kurzbezeichnung der Frage eingeben

Tragen Sie im Feld Kurzbezeichnung den Fragetext ein, zum Beispiel "Existiert eine schriftliche Informationssicherheits-Richtlinie?". Die Kurzbezeichnung erscheint im Strukturbaum und als Fragetext im Audit.

Tipp: Formulieren Sie Fragen als klare Prüffrage, nicht als Aussage. Gute Formulierungen beginnen mit "Existiert ...?", "Ist ... geregelt?" oder "Wie wird ... sichergestellt?".

Schritt 12: Frage speichern und Details ergänzen

Klicken Sie auf Speichern. Die Frage erscheint im Strukturbaum, und rechts öffnet sich das Editier-Panel der Frage. Hier finden Sie alle Detailfelder: Kurzbezeichnung, Frage beziehungsweise Beschreibung (formatierbar), Antworttyp, das Optional-Flag, einen Hilfetext, eine Anmerkung und eine interne Bemerkung. Unterhalb erscheint der Abschnitt Optionen, in dem Sie die einzelnen Antwortmöglichkeiten anlegen.

Wiederholen Sie die Schritte 6 bis 12, bis alle Bereiche und Fragen vollständig angelegt sind.

Schritt 13: Fragebogen speichern

Speichern Sie den gesamten Fragebogen über den Haupt-Speichern-Button in der Toolbar. Damit sind alle Bereiche und Fragen gesichert. Der Fragebogen trägt jetzt aber noch den Status "Nicht freigegeben" und erscheint deshalb noch nicht in der Audit-Auswahl.

Abschluss: Fragebogen freigeben

Das Anlegen allein reicht nicht aus. Ein frisch angelegter Fragebogen hat den Status "Nicht freigegeben" und steht in der Audit-Anlage nicht zur Auswahl. Erst die Freigabe macht ihn nutzbar. Dafür gibt es zwei Wege:

• Im Editor: Aktivieren Sie auf dem Tab Stammdaten den Schalter Freigegeben zur Verwendung und speichern Sie.
• In der Übersichtsliste: Markieren Sie den Fragebogen und wählen Sie in den Massenaktionen den Eintrag Freigeben. So können Sie auch mehrere Fragebögen auf einmal freigeben.

Geben Sie den Fragebogen erst frei, wenn Bereiche, Fragen und Antwort-Optionen vollständig definiert sind. Nach der Freigabe erscheint der Fragebogen im Audit-Anlage-Dialog in der Auswahl der Fragebögen und kann für Audits genutzt werden. Die Freigabe lässt sich über denselben Schalter beziehungsweise die Massenaktion "Freigabe entziehen" wieder zurücknehmen.

Was als Nächstes?

Sobald der Fragebogen freigegeben ist, können Sie damit ein Audit anlegen und durchführen. Bei der Audit-Anlage wählen Sie den freigegebenen Fragebogen aus der Liste aus. Wie das im Detail abläuft, beschreibt der Artikel zum Anlegen und Durchführen eines Audits. Möchten Sie an einzelne Antworten automatische Folgeaktionen knüpfen, etwa das Anlegen einer Aufgabe oder eines Eintrags im Maßnahmenregister, ist der Artikel zu den automatischen Aktionen der richtige nächste Schritt.

Felder und Antworttypen

Diese Felder begegnen Ihnen beim Anlegen:

Folgende Antworttypen stehen zur Auswahl:

Häufige Stolperfallen

• Der Hinweis "Pflichtfelder prüfen" direkt nach dem Anlegen ist normal. Er erscheint, weil der frisch angelegte Fragebogen noch keine Bereiche und Fragen enthält. Es ist kein Fehler, sondern eine Erinnerung an den nächsten Schritt.
• Der Fragebogen fehlt in der Audit-Auswahl. Das liegt fast immer am Status "Nicht freigegeben". Geben Sie den Fragebogen über den Schalter "Freigegeben zur Verwendung" oder die Massenaktion "Freigeben" frei, dann erscheint er in der Auswahl.
• Bereiche werden zweistufig angelegt. Der Klick auf "Bereich hinzufügen" öffnet zunächst ein Dropdown. Erst die Auswahl "Neu erstellen" öffnet das eigentliche Anlage-Modal.

Häufige Fragen

Warum erscheint mein Fragebogen nicht im Audit-Anlage-Dialog?

Weil er noch nicht freigegeben ist. Nur Fragebögen mit dem Status "Freigegeben zur Verwendung" stehen in der Audit-Anlage zur Auswahl. Aktivieren Sie den Freigabe-Schalter auf dem Tab Stammdaten oder nutzen Sie in der Übersicht die Massenaktion "Freigeben".

Was bedeutet der Hinweis "Pflichtfelder prüfen" nach dem Speichern?

Dieser Hinweis erscheint, wenn ein Fragebogen noch keine Bereiche und Fragen enthält. Er ist kein Fehler, sondern ein Hinweis darauf, dass die Struktur noch fehlt. Sobald Sie mindestens einen Bereich mit einer Frage angelegt haben, verschwindet der Anlass für den Hinweis.

Welchen Antworttyp soll ich für eine Prüffrage wählen?

Für geschlossene Prüffragen mit fest vorgegebenen Antworten ist die Einzelauswahl die übliche Wahl, etwa für "umgesetzt / teilweise / nicht umgesetzt". Mehrfachauswahl eignet sich, wenn mehrere Antworten zutreffen können. Freitext nutzen Sie für offene Beschreibungen, den Bemerkungstext für reine Hinweise ohne Antwortmöglichkeit. Beachten Sie: Automatische Aktionen lassen sich nur an Auswahl-Antworttypen knüpfen.

Kann ich Bereiche und Fragen aus einer Bibliothek übernehmen?

Ja. Sowohl beim Bereich als auch bei der Frage bietet der MANAGER die Option "Aus Bibliothek". Damit übernehmen Sie vorgefertigte Bausteine aus der Audit-Bibliothek, statt sie neu zu erfassen. Fertige eigene Bereiche können Sie umgekehrt über den Button "In Bibliothek übernehmen" in die Bibliothek zurückschreiben und so wiederverwendbar machen.

Wie nehme ich eine Freigabe wieder zurück?

Über denselben Weg wie die Freigabe. Auf dem Tab Stammdaten schalten Sie den Schalter "Freigegeben zur Verwendung" wieder aus, oder Sie wählen in der Übersichtsliste die Massenaktion "Freigabe entziehen".