Update auf 1.122

Inhalte

Erweiterung modales Fenster Löschrfristen:
Wir haben im Modul Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) das Fenster im Punkt L.1 Löschfristen in den Löschvorgaben um einen Filter und die Ausgabe der Zahlenwerte der Textbausteine erweitert.

Erweiterung Filter Geschäftsprozesse:
Im Zusatzmodul Geschäftsprozesse wurde der Filter um die Filtermöglichkeit "Geschäftsprozesse mit personenbezogenen Daten" erweitert.

Erweiterung der Aktivitätenverwaltung für die Reisekostenabrechnung:
Bisher mussten Berater ihre Reisezeiten und Fahrtkosten manuell zur normalen Beratungszeit "dazubuchen" - das führte zu unübersichtlichen Abrechnungen und mühsamer Nachbearbeitung bei der Rechnungserstellung.
Jetzt kann der audatis MANAGER Reiseaktivitäten als eigenständige Posten erfassen. Wenn in den Stundensätzen (Mandanteneinstellungen - Abrechnung) die neue Checkbox "Reisekosten" aktiviert wurde, erscheint in der Aktivitätenverwaltung ein neuer Button, "Neue Reiseaktivität erfassen". Darüber erhält der Nutzer eine reduzierte Eingabemaske für Anreise- und Abreisezeiten, Kilometer sowie Reisenebenkosten. Das System erstellt daraus eigenständige Buchungsposten und auch im Export werden diese Zeiten separat für Ihre Buchhaltung aufgelistet.
Wer keine Veränderung an den Stundensätzen durchführt, bemerkt von dieser Erweiterung nichts, da diese erst greift, sobald ein Stundensatz als Reisekosten deklariert wird.
Ihr Mehrwert:

• Keine Nachbearbeitung: Automatische Trennung von Beratungs- und Reisekosten
• Saubere Buchhaltung: Jeder Kostentyp erhält die richtige Materialnummer
• 15 Minuten Zeitersparnis pro Rechnung durch wegfallende manuelle Korrekturen
• Steuerrechtlich korrekt: Ordnungsgemäße Ausweisung aller Reisekosten
   

So nutzen Sie die neue Funktion: In der Aktivitätenverwaltung finden Sie weiterhin bei neuen Einträgen die Checkbox "Aktivität erfolgt vor Ort" - nach dem Aktivieren erscheinen alle Reisekosten-Felder automatisch. Änderung: hier erscheinen die ehemaligen Informationen zur Aktivität nicht mehr.

Einladungs-E-Mails bei Neuanlage von Mitarbeitern:
Wenn ein neuer Mitarbeiter erstellt wird, kann dieser beim Erstellen bereits zu diversen Lernaktivitäten und Nachweisen eingeladen werden. Hier wurde bisher für jeden einzelnen Datensatz, bei dem der Mitarbeiter hinzugefügt wurde, eine separate E-Mail herausgesendet. Wir haben das Heraussenden der E-Mails angepasst, sodass nur noch eine der Einladungs-Mails heraus gesendet wird. Der Vorteil ist hier, dass ein neuer Mitarbeiter keine große Menge an Mails erhält. Sobald er sich dann anmeldet, sieht er alle Projekte, welche er absolvieren muss.

Erweiterung Webscan für Ihre Internetseiten:
Tägliche Quick-Scans, monatlicher Vollscan, PDF-Reports & Risiko-Alerts – jetzt hinzubuchen.

Ab sofort steht im audatis MANAGER der Webscan als Erweiterung unserer Internetseiten zur Verfügung. Damit kann ein kontinuierlicher, automatisierter Compliance-Check Ihrer Internetseiten erfolgen. Weiterhin lesen wir damit die genutzten Dienste und Cookies aus und können Ihnen damit die Erstellung der Datenschutzerklärung vereinfachen. Sie sparen sich pro Webseite ca. 1 Stunde Zeit bei der manuellen Überprüfung, um die eingesetzten Dienste zu erkennen und werden dabei noch automatisch informiert, wenn das Risiko für Compliance-Verstöße in Bezug auf den Datenschutz steigt.

Das können Sie vom Webscan erwarten:
 

• Nach dem Anlegen wird ein Vollscan der Webseite und max. 499 Unterseiten gestartet, das Ergebnis steht spätestens am nächsten Tag zur Verfügung.
• Sie erhalten dabei ein Risiko-Score von A-F (A kein besonderes Risiko erkennbar, F sehr hohes Risiko in Bezug auf Datenschutzverstöße).
• Täglich wird die Startseite gescannt und bei einer Verschlechterung des Risiko-Scores werden alle Benutzer mit Sonderrechten im Modul Internetseiten sowie der jeweilige Fachverantwortliche per E-Mail informiert. Im audatis MANAGER seht dann ein PDF-Bericht sowie ein Web-Bericht mit weiteren Details zur Verfügung.
• Der Webscan erkennt Cookies, externe Dienste, Analysetools und die Konfiguration von Consent-Bannern, indem ein Abgleich vor dem Akzeptieren und nach dem Akzeptieren erfolgt.
• Wenn der Webscan einen Dienst erkennt, welcher auf Ihrer Webseite benutzt wird, aber noch nicht mit "Ja" markiert wurde, wird dieser rot markiert, was Ihnen einen sofortigen Überblick verschafft und Sie beim Erstellen der Datenschutzerklärung unterstützt.
• In den Berichten ist ersichtlich, welche Dienste außerhalb der EU sitzen und/oder einwilligungspflichtig sind. Außerdem erfolgt eine Analyse, ob die Dienste in der Datenschutzerklärung erwähnt werden.
• Jeder Webscan verbraucht 1 Lizenz pro Internetseite und wird über die Laufzeit des Vertrages für 1 Jahr bzw. monatlich mit 5 EUR pro Lizenz und Monat abgerechnet.

Schnellstart: Zunächst müssen Sie in den Rechnungs- und Lizenzdaten unter Umfang erweitern, entsprechend viele Lizenzen erwerben. In der Standard-Version können Sie dann direkt die Lizenz(en) im Modul Internetseiten benutzen. Dabei können Sie neue Internetseiten anlegen oder bestehende Internetseiten bearbeiten. Dort finden Sie unter A.7 die Möglichkeit den Webscan zu aktivieren. Dieser wird dann gestartet und spätestens am nächsten Tag stehen Ihnen die Ergebnisse an der gleichen Stelle zur Verfügung. Ab dann wird täglich ein neuer Scan automatisch gestartet.

Weitere Informationen vermitteln wir gerne detailliert im nächsten audatis MANAGER User-Update oder in unserer Wissensdatenbank.