Online AV-Verträge (OAV)

Nutzen des Moduls

Mit dem Modul „Online AV-Verträge (OAV)“ können Sie Auftragsverarbeitungsverträge digital erstellen, verwalten und dokumentieren. Es unterstützt Sie dabei, die Vertragsbeziehungen zu Ihren Dienstleistern transparent nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass alle Vereinbarungen zur Datenverarbeitung aktuell und rechtskonform vorliegen.

Vorbereitungen

Um das Modul nutzen zu können, müssen OAV-Lizenzen verfügbar sein. Wie diese zu erwerben und nutzen sind, finden Sie unter „Umfang erweitern“ hier. 

Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes

1. Klicken Sie auf „Neuen Online AV-Vertrag anlegen“
2. Legen Sie die Basisdaten fest oder wählen eine gewünschte Vorlage aus
3. „Online AV-Vertrag anlegen“
4. Um einen AV-Vertrag nutzen zu können muss mindestens eine Sprache angelegt und befüllt sein
5. „Neuen Link generieren“ klicken und speichern, um Link zu aktivieren (über diesen Link können Vertragspartner auch ohne audatis MANAGER Login den Vertrag ausfüllen)
6. Um den Link an Vertragspartner zu versenden kann dieser per Mail manuell an diese versendet werden oder Sie können die Funktion der Verknüpfung zur Auftragsverarbeitung (AV) nutzen

Verknüpfung zu Auftragsverarbeitung (AV)

1. Über Punkt OV.4 kann definiert werden, inwiefern die ausgefüllten OAVV in der AV-Übersicht hinzugefügt werden sollen
2. Vorteil der Verknüpfung zur AV-Übersicht: Datensatz wird automatisch erstellt, AV-Vertrag wird in Datensatz hinterlegt, Datensatz kann bei anderen Modulen weiterverwendet werden (Bspw. VVT)
3. OV.4.1 → es wird immer ein neuer Eintrag erstellt
4. OV.4.2 → Abgleich mit Kunden-ID
   − Format wird in OV.3 festgelegt
   − Kunden-ID wird in den Datensätzen von AV unter Punkt A.7 Kontaktdaten erfasst → Abgleich erfolgt über dieses Feld
5. Wenn AV-Datensatz bereits angelegt, kann über das E-Mail-Icon jener Vertragspartner zum OAV eingeladen werden  
   → in dem Fall OV.4.2 wählen (sobald ein Vertragspartner, welcher noch nicht in der AV-Übersicht erstellt wurde, den Vertrag ausfüllt, wird automatisch ein neuer Datensatz ausgewählt)
6. Noch kein AV-Datensatz zum Kunden vorhanden 
   → in dem Fall OV.4.1 wählen

Versenden des OAVV per Mail über die Auftragsverarbeitung (AV)

Um die Mail-Funktion für einen OAVV zu nutzen (E-Mail-Button in der Übersicht), muss die Verknüpfung zur Auftragsverarbeitung (AV) hergestellt worden sein und die Datensätze entsprechend im Modul Auftragsverarbeitung (AV) gepflegt werden.

1. Klicken Sie auf das E-Mail-Icon
2. Passen Sie die E-Mail-Einstellungen an
3. Klicken Sie auf „Auftraggeber hinzufügen“
4. Wählen Sie die Partner aus der Liste aus, legen das Datum fest und klicken auf „Auftragsverarbeitung hinzufügen“
5. Markieren Sie die Vertragspartner und laden diese über die Massenaktion am Ende der Seite zu dem Online AV-Vertrag ein

Datensatz abschließen

Online AV-Verträge (OAV) können lediglich archiviert und nicht gelöscht werden.

Verknüpfung zu anderen Modulen

In den Sprachdetails können zugeordnete Verarbeitungstätigkeiten und Technische u. organisatorische Maßnahmen (TOM) verknüpft werden.