Durchführung einer Prüfung eines Datensatzes

Warum ist eine Prüfung von Datensätzen notwendig?

Datensätze im audatis MANAGER dienen als Nachweis für rechtliche, organisatorische oder datenschutzrelevante Sachverhalte. Dazu zählen z. B. Dokumentationen nach DSGVO, interne Nachweise, Einwilligungen oder Schulungsnachweise.

Die Prüfung eines Datensatzes stellt sicher, dass:

• alle erforderlichen Angaben vollständig erfasst wurden
• die Inhalte sachlich korrekt und aktuell sind
• keine widersprüchlichen oder veralteten Informationen dokumentiert werden
• Datensätze als belastbare Nachweise für Audits, interne Kontrollen oder Anfragen von Aufsichtsbehörden genutzt werden können

Die Prüfung unterstützt damit die Rechenschaftspflicht und hilft, Fehler oder Unklarheiten frühzeitig zu erkennen.

Vorbereitungen

Damit ein Benutzer die Prüfung eines Datensatzes durchführen kann benötigt er Prüfrechte in den entsprechenden Modulen (Sonderrechte).

Eigene Prüfstatus

Sie können in den „Mandanteneinstellungen“ unter dem Reiter „Sonstiges“ eigene Prüfstatus hinterlegen, mit entsprechender negativen oder positiven Bewertung. 

Folgende Prüfstatus sind vom System vorgegeben:

• zur Prüfung/in Prüfung
• geprüft (OK) - positive Bewertung
• geprüft (Mängel) - negative Bewertung
• beendet - neutral, nutzbar wenn Datensatz nicht mehr relevant ist

Datensatz zu einer Prüfung freigeben

Jede Person, die mindestens Schreibrechte in einem Modul hat, kann einen Datensatz zur Prüfung freigeben. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf über die Startseite auf Ihr gewünschtes Modul
2. Klicken Sie bei dem gewünschten Datensatz auf das Stift-Symbol
3. Scrollen Sie ans Ende der Seite bis Sie das Feld zum Speichern sehen
4. Setzen Sie bei „Überprüfung und speichern“ den Haken bei „Die Daten zur Auftragsverarbeitung sind komplett dokumentiert und können nach dem Speichern an die berechtigten Benutzer zur Überprüfung übermittelt werden.“
5. Anschließend muss der Datensatz gespeichert werden
6. Der Status des Datensatzes wurde auf „zur Prüfung“ geändert

Prüfung durchführen und abschließen

Wenn erneut auf das Stift-Symbol des Datensatzes geklickt wird, wurde die Übersicht links um einen Reiter „Prüfung“ erweitert. Dieser wird lediglich Personen mit Prüfrechten angezeigt. 

1. Wenn Sie auf den Reiter klicken, öffnet sich der Prüffragebogen
2. Füllen Sie diesen entsprechend aus und dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse
3. Am Ende des Fragebogens, kann der Prüfstatus ausgewählt und weitere Prüfdetails festgelegt werden
4. Speichern Sie den Datensatz, um die Prüfung abzuschließen

Prüfhistorie und erneute Prüfung

Wenn Sie erneut das Stift- oder Lupe-Symbol anklicken und auf den Reiter „Historie“ klicken, können hier die Prüfergebnisse ein- und ausgeblendet und als Word-Datei heruntergeladen werden.

Um eine erneute Prüfung durchzuführen (aufgrund von bspw. regelmäßige Prüfung, Änderungen im Datensatz oder Mängel in vorheriger Prüfung), so kann der Datensatz erneut zur Prüfung freigegeben werden, auf die gleiche Art wie bei der ersten Prüfung bereits (s. Abschnitt „Datensatz zu einer Prüfung freigeben“).