Mandantenübergreifendes Arbeiten im audatis MANAGER
Rechtlicher Hintergrund
Das mandantenfähige Arbeiten im audatis MANAGER ermöglicht es, mehrere Mandanten oder Organisationen zentral in einer Anwendung zu verwalten, ohne dass sich Daten vermischen. Jeder Mandant bleibt klar getrennt, kann jedoch innerhalb derselben Oberfläche bearbeitet werden.
Gerade für externe Datenschutzbeauftragte oder große Firmenstrukturen bietet dieses Vorgehen erhebliche Vorteile: Sie können zwischen Mandanten wechseln, ohne sich mehrfach anmelden zu müssen, und behalten dennoch jederzeit den Überblick über den jeweiligen Bearbeitungsstand. Aufgaben, Dokumentationen und Maßnahmen lassen sich strukturiert pro Mandant verwalten, während Arbeitsweisen und Prozesse einheitlich bleiben.
Das mandantenübergreifende Arbeiten reduziert den administrativen Aufwand, schafft Transparenz und ermöglicht eine effiziente Betreuung mehrerer Mandanten, ohne die notwendige Trennung und Vertraulichkeit der Daten zu beeinträchtigen. Eine zentrale Verwaltung von Vorlagen kann auf dem Hauptmandanten durchgeführt und diese dann auf Untermandanten runterkopiert werden, sodass alle Mandanten einheitlich gestaltet und trotzdem individuell befüllt werden können - alles ohne großen Aufwand.
Problemlösung mit dem audatis MANAGER
Die gleichzeitige Betreuung mehrerer Mandanten stellt besondere Anforderungen an Übersicht und Trennung von Informationen. Der audatis MANAGER erlaubt es, mandantenübergreifend zu arbeiten, ohne die klare Abgrenzung der einzelnen Mandanten zu verlieren, und erleichtert so insbesondere externen Datenschutzbeauftragten und in Konzernstrukturen die tägliche Arbeit.
Anleitung für die Durchführung
Im audatis MANAGER gibt es verschiedene Stellen an denen das mandantenübergreifende Arbeiten nützlich wird.
- Vererben von Vorlagen: Bei Modulen in denen existierende Datensätze als Vorlagen freigegeben oder aber Vorlagen erworben wurden, können diese für Untermandanten freigegeben oder aber auf einen Untermandanten herunterkopiert werden, zB bei folgenden Modulen:
- Auftragsverarbeitung (AV)
- Berichtsverwaltung
- Dateiablage
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
- Datenschutzgrundsätze
- Daten- und IT-Inventarisierung
- Eigene Lerneinheiten verwalten
- Fragebogenverwaltung
- Maßnahmen- und Projektplan
- Mitarbeiternachweise verwalten
- Online-Einwilligung
- Online AV-Verträge (OAV)
- Protokollverwaltung
- Technische u. organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
ISMS-Zusatzmodule:
- Anforderungsmanagement
- KI-Compliance
- Risikomanagement - Beteiligung von Untermandanten an Verarbeitungstätigkeiten vom Hauptmandant auf Untermandanten dokumentieren: Mithilfe der Gruppenverfahren können Sie eine Verarbeitungstätigkeit, die auf einem Hauptmandanten dokumentiert wurde, auf dem Untermandanten verknüpfen und müssen diese somit nicht doppelt pflegen
- Mandantenübergreifende Übersichten und Exporte: Es gibt im audatis MANAGER verschiedene mandantenübergreifende Übersichten und auch Exporte
- Modul „Eigene Aufgaben“: hier können Sie über den Button „Mandantenübergreifende Aufgaben“ Ihre offenen Aufgaben über alle Mandanten verteilt einsehen
- Modul „Mandantenübersicht“: in der Mandantenübersicht können Sie mandantenübergreifende Übersichten einsehen und einige Exporte durchführen
- Maßnahmenübersicht aller Mandanten: sehen Sie alle Maßnahmen aus dem Modul „Maßnahmen- und Projektplan“ aus allen Mandanten
- Mandantenübergreifender VVT Export: exportieren Sie alle Verarbeitungstätigkeiten aus allen Mandanten
- Mandantenübergreifender E-Learning Export: exportieren Sie eine Liste mit allen Mitarbeitern aus allen Schulungen aller Mandanten; dieser Export bringt eine Übersicht über den Status jedes Mitarbeitenden
- Mandantenübergreifende Aktivitätsverwaltung: sehen Sie alle dokumentierten Aktivitäten aus allen Mandanten mit einem Klick ein und exportieren diese bei Bedarf