Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle

Nutzen des Moduls

Unter diesem Modul können sämtliche Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle eintragen werden. Diese können danach zur Prüfung freigegeben werden und anschließend kann eingetragen werden, ob eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde erfolgen soll, bzw. ob diese erfolgt ist.

Vorbereitungen

Es kann für dieses Modul eine externe Meldemaske erstellt werden, sodass Personen, die keinen Zugriff auf den audatis MANAGER haben, trotzdessen eine Anfrage stellen können.

1. Klicken Sie auf „Mandanteneinstellungen“ auf der Startseite des audatis MANAGER
2. Klicken Sie auf den Reiter „ Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle“
3. Klicken Sie auf „Key generieren“, um einen Link und einen QR-Code zu generieren
4. Wichtig: Anschließend müssen die Mandanteneinstellungen einmal gespeichert werden, um den Link/QR-Code zu aktivieren, andernfalls ist eine Meldung nicht möglich
5. Passen Sie bei Bedarf die restlichen Einstellungen an
6. Dieser Link/QR-Code ist nun von extern erreichbar und kann entsprechend bspw. auf Ihrer Webseite plaziert werden → Meldungen, die durch dieses Formular eingehen, werden automatisch im Modul „ Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle“ angelegt

Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes

1. Klicken Sie auf „Neuen Datenschutz- und Sicherheitsvorfall melden“
2. Füllen Sie alle Felder aus
3. Klicken Sie auf „Datenschutz- und Sicherheitsvorfall melden“
4. Nach Erstellung des Datensatzes, kann dieser über das Stiftsymbol in der Übersicht bearbeitet werden
5. Füllen Sie alle weiteren Informationen, die Ihnen bekannt sind, aus
6. Word-Export eines Vorfalls ist über die Übersicht möglich

Datensatz abschließen

1. Prüfen Sie unter dem Reiter „Prüfung“, ob eine Meldung notwendig ist
2. Zwei Ergebnisse müssen dokumentiert werden
   − Ergebnis der Prüfung → besteht eine Meldepflicht an die Behörden?
   − Status des Datenschutz- und Sicherheitsvorfalls → In Prüfung, Meldung erfolgt oder Meldung nicht erforderlich
3. Datensätze können nicht direkt gelöscht werden, diese müssen in der Übersicht erst archiviert werden und können anschließend aus dem Archiv gelöscht werden

Verknüpfung zu anderen Modulen

Unter dem Reiter „Prüfung“ können betroffene Verarbeitungstätigkeiten sowie Anwendungen und IT-System aus der Daten- und IT-Inventarisierung verknüpft werden.