Mitarbeiter verwalten
Nutzen des Moduls
Die Mitarbeiterverwaltung dient der Erfassung und Pflege von Mitarbeiterdaten. Die angelegten Mitarbeitenden sind vor allem für die Nutzung der Lernplattform audatis Portal relevant, können aber auch anderer Stelle in Einsatz gebracht werden.
Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes
Mitarbeiter können einzeln erstellt werden oder per CSV-Datei als Massenimport hinzugefügt werden.
- Klicken Sie (wenn die CSV-Datei nicht genutzt wird) auf „Neuen Mitarbeiter anlegen“
- Hinterlegen Sie die Daten
- Der Mitarbeiter kann bei Erstellung sofort einer bereits erstellten Lernaktivität, Mitarbeiterdokumentation und einem Mitarbeiternachweis zugeordnet werden
- Die Person kann auch durch Setzen des entsprechenden Hakens ebenfalls sofort per Mail eingeladen werden
- Um die Übersichtlichkeit besser zu gestalten, sollte der Mitarbeiter ebenfalls einer Organisationseinheit zugeordnet werden
- „Mitarbeiter anlegen“
Nutzung des Benutzernamen vs. E-Mail-Adresse
Für die spätere Anmeldung im audatis Portal wird in der Regel die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters als Benutzername genutzt. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter allerdings keine eigene E-Mail-Adresse hat, kann dieser per Benutzername für die Anmeldung freigeschaltet werden. In diesem Fall muss bei der Erstellung eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, wo die Registrierungsdaten hingesendet werden können, bspw. eine info@ Mail Adresse. Diese E-Mail-Adresse kann dann für mehrere Benutzer genutzt werden.
Wichtig ist, sobald einem Mitarbeiter ein alternativer Benutzername zugeordnet wird, funktioniert sowohl die Anmeldung als auch der Passwort-Reset nur mit dem Benutzernamen.
Verknüpfung zu anderen Modulen
Mitarbeiter können an folgenden Stellen verwendet werden:
- audatis Portal: Hinzufügen und Absolvieren von Lernaktivitäten, Mitarbeiterdokumentationen und Mitarbeiternachweisen
- Daten- und IT-Inventarisierung/Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT): ein Mitarbeiter kann als Verantwortlicher für eine Löschung hinterlegt werden