Update auf 1.111

Bugfixes

• Archivierte Datensätze aus allen Modulen mit Archiv, werden in Berichten der Berichtsverwaltung berücksichtigt (ausgegeben), sofern diese in den entsprechenden Berichtszeitraum fallen.
• Beendete Auftragsverarbeitungen werden im Export als "behördliches Verzeichnis" nicht mehr berücksichtigt.
• Der bei den jeweiligen Löschfristen hinterlegte Startzeitpunkt wird im Word-Export des internen Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten mit ausgegeben.
• Die Exporte aus den Modulen DSFA und Online-Einwilligungen sind nun wieder korrekt in der Datensicherung enthalten.
• In der Prüfhistorie von Internetseiten wird das Datum der nächsten Aktualisierung angezeigt.
• Im Modul Maßnahmen- und Projektplan gibt es auf der Projektübersichtsseite nun einen CSV-Export, welcher alle Projekte, den Gesamtstand sowie die einzelnen Maßnahmen und Arbeitspakete dazu ausgibt.

Inhalte

Erweiterung des Moduls "Berichtsverwaltung":
Das Modul der Berichtsverwaltung hat eine neue Optik für die Ausgabe von Berichten in Word bekommen.

Dabei haben wir im ersten Schritt die Möglichkeit erweitert, den Bericht in neuem und modernerem Format als Word-Dokument herunterzuladen. Dazu erscheint ein orangener Download-Button in der Berichtsübersicht. Die Diagramme sind dort auch als echte und bearbeitbare Word-Diagramme enthalten und nicht mehr als eingebundene Bilder.

Für Benutzer auf einem eigenen Whitelabel-Server, können wir für Sie selbst gestaltete und angepasste Templates hinterlegen, welche statt unserem Standard-Template beim Export genutzt werden.

Weiterhin kann pro Bericht die Möglichkeit zum HTML-Formatieren aktiviert werden (damit sind die alten Word-Berichte nicht mehr nutzbar). Sie können damit alle Textfelder mit dem eingebauten HTML-Editor formatieren und so nun auch die Inhalte ihrer Berichte entsprechend optisch besser anpassen z.B. fett, kursiv, andere Schriftgrößen, Farben oder Aufzählungen.

Dann haben wir die Möglichkeiten der Kapiteltypen erweitert. Es gibt nun für den Maßnahmen- und Projektplan eine Übersicht der Projekte inkl. Balkendiagramm, wenn gebucht sind auch das Hinweisgebersystem und die Module aus dem Compliance- und ISMS-Bereich als Kapiteltyp auswählbar.

Hinweis: In der gerade veröffentlichten BETA werden die Grafiken und Tabellen der neuen Inhalte jedoch nicht in der Voransicht, sondern nur im Word-Export ausgegeben und das Inhaltsverzeichnis muss einmal nach dem Öffnen aktualisiert werden, da in Microsoft Word die Funktion zum automatischen Update nach dem Erstellen aus Sicherheitsgründen deaktiviert wurde.

Ausblick: In Vorbereitung ist noch die Möglichkeit die Fachkunde des DSB pro Benutzer in den Benutzereinstellungen zu hinterlegen, dies kann dann zukünftig ebenfalls im Bericht mit ausgegeben werden. Außerdem arbeiten wir an einem Infodienst, mit welchem entsprechende Änderungen im Datenschutz, gerichtliche und gesetzgeberische Aktivitäten samt Handlungsempfehlungen, mandantenspezifisch und Zeitpunktbezogen in die Berichte eingebracht werden können. Mehr dazu in einem der nächsten Updates.

Anpassungen unserer Berichtsvorlagen: Tätigkeitsbericht 2024/2025:
Ab sofort steht die neue Berichtsvorlage für den Tätigkeitsbericht des Datenschutzbeauftragten als HTML-Formatierbares Dokument zur Verfügung. Administratoren können diesen in den Rechnungs- und Lizenzeinstellungen des Hauptmandanten unter dem Punkt "Inhalte erweitern" erwerben. 
Anschließend kann dieser in der Berichtsverwaltung über den Button "Neuen Bericht erstellen" aus der Vorlage ausgewählt und über "Bericht aus Vorlage erstellen" angelegt, bei Bedarf angepasst und für andere Mandanten freigegeben werden. Damit lassen sich Berichte mit wenig Aufwand mandantenspezifisch erstellen.

Enthalten sind dabei insbesondere eine Zusammenstellung von Tätigkeiten der Aufsichtsbehörden, Rechtsprechung sowie Gesetzgebungsverfahren mit Bezug zum Datenschutz. Unsere Berichtsvorlage ist rechtlich fundiert, spart Zeit und reduziert Risiken. Mit unserer Vorlage dokumentieren Sie Ihre Tätigkeiten professionell und erfüllen Ihre Berichtspflichten unkompliziert.

Haben Sie die Berichtsvorlage vor dem heutigen Update erworben, steht Ihnen neben der bisherigen Vorlage, zusätzlich, die HTML-Formatierbare Vorlage zur Verfügung. Vorlagen im bisherigen, nicht formatierbaren Format, werden ab heute nicht mehr für den Kauf angeboten, können bei bereits erfolgtem Erwerb jedoch weiter genutzt werden.
 

Zusätzlich haben wir einige redaktionelle Korrekturen vorgenommen.

Erweiterung des Moduls "Auftragsverarbeitung":
Es ist nun möglich im Modul der Auftragsverarbeitung Datensätze in ein Archiv zu verschieben. Dies soll die Übersichtlichkeit im Modul verbessern.


Neue Textbausteine für Verarbeitungstätigkeiten:
Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) führt zu Änderungen der Speicherfristen nach §§147 AO, 257 HGB. Deshalb stehen Ihnen nun drei neu angelegte Textbausteine zur Verfügung:

• 10 Jahre (Bücher, Inventare, etc. nach AO/HGB)
• 8 Jahre (Buchungsbelege nach AO/HGB)
• 6 Jahre (Sonstige Unterlagen nach AO/HGB)

Diese können Sie im Modul "Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten" unter dem Punkt "Löschvorgaben" auswählen.

Die Gesetzesänderung führt dazu, dass alle Verarbeitungstätigkeiten, bei welchen die bisher gültigen Textbausteine ausgewählt wurden, manuell überprüft werden müssen. Eine systemseitige automatisierte Anpassung ist wegen der gesetzgeberseitigen Erweiterung der Speicherdauer auf drei Zeiträume nicht möglich.

Wurden die 3 veralteten Löschfristen bisher in keiner Verarbeitungstätigkeit genutzt, haben wir diese bereits im Modul Textbausteine für sie als gelöscht markiert und entfernt. Wurden die alten Textbausteine verwendet, sind diese weiterhin vorhanden und müssen manuell zunächst durch die neuen Löschfristen in den betroffenen VT ersetzt werden und können anschließend gelöscht werden. 

Sie können dazu die Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten filtern (Filterfunktion – Einschränken auf:  Löschfristen (bisherig gültige Löschfristen: 10 Jahre (AO), 10 Jahre (Bilanzen, etc.), 6 Jahre (HGB) auswählen)), um die entsprechenden Verarbeitungstätigkeiten herauszufinden, in welchen die alten Löschfristen genutzt wurden.
 

Anpassungen an unseren Vorlagen für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erfolgen im Laufe der nächsten drei Wochen. Sie werden über den Abschluss der Anpassungen informiert.