Eingegangene Hinweise

Nutzen des Moduls

Seit Juli 2023 ist gesetzlich festgelegt, dass ein Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle eingerichtet haben muss, damit Verstöße gemeldet werden können. Sie können über den audatis MANAGER diese Meldestelle direkt einrichten und eingegangene Hinweise verwalten. Außerdem kann die Meldestelle durch die meldende Person als anonymes Konversationsmedium genutzt werden.

Vorbereitungen

1. Systemadministrator eines Mandanten muss die Bestellung des Hinweisgebersystems durchführen, wie finden Sie unter „Umfang erweitern“ hier
2. Berechtigungen über „Benutzerverwaltung“ für das Modul anpassen
   →  Um dem Systemadministrator die vollen Rechte zu gewähren, müssen zunächst die „Prüfrechte entfernt“ und wieder hinzugefügt werden
   → Anschließend müssen für andere Benutzer die Rechte ebenfalls angepasst werden
3. Persönliches Schlüsselpaar erzeugen
   → Nur Benutzer mit einem Schlüsselpaar kann auf das Hinweisgebersystem zugreifen
   → Unter „Mein Benutzerkonto“ auf den Reiter „Persönliche Schlüssel“ klicken und dort den Schlüssel generieren
   → Wichtig: Die Datei mit dem Schlüsselpaar muss sicher abgespeichert werden, da nur Sie diesen Schlüssel besitzen. Aufgrund der Verschlüsselung kann der Key nicht durch uns eingesehen oder verwaltet werden. 
4. Mandanteneinstellungen anpassen
   → In den „Mandanteneinstellungen“ kann nun unter dem Reiter „Hinweisgebersystem“ die Meldestelle eingerichtet werden
   → Klicken Sie auf „Key generieren“ um einen Link zu generieren (Wichtig: der Link ist erst nach Speichern der Mandanteneinstellungen am Ende der Seite aktiv und aufrufbar)
   → Es können Anpassungen der Meldestelle durchgeführt werden (Bspw. Text der Einleitung, Anzeige der Meldestelle)
   → Speichern der Mandanteneinstellungen
5. In den „Textbausteinen“ unter dem Reiter „Hinweisgebersystem“ relevante Textbausteine hinzufügen, anpassen oder entfernen
6. Wenn Sie auf das Modul „Eingegangene Hinweise“ klicken, können Sie bei Bedarf über den Button „Weitere Benutzer berechtigen“ den Zugriff und die Bearbeitung der Hinweise auf weitere Benutzer erweitert werden

Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes

Der Link den Sie erstellt haben (oder der QR-Code), kann nun von Ihnen verteilt werden, z.B. im Intranet oder als Aushang am schwarzen Brett. Personen können hier drauf zugreifen und Hinweise abgeben. Nachdem jemand einen Hinweis abgegeben hat, werden der Person Zugangsdaten erstellt, mit denen die Person sich für diesen Hinweis erneut anmelden können. Es kann über dieses korrespondiert werden

Datensatz abschließen

Um einen Datensatz abzuschließen, müssen vorher einige Schritte durchgeführt werden. 

1. Der Status eines Datensatzes muss einmal auf den Status „Rückmeldung erfolgt“ erhalten oder sofort auf „Abgelehnt“ gesetzt werden
2. Wurde der Status „Rückmeldung erfolgt“ gewählt, so kann anschließend zusätzlich zu „Abgelehnt“ ebenfalls „Abgeschlossen“
3. Sobald der Status „Abgelehnt“ oder „Abgeschlossen“ gewählt wurde, kann der Datensatz über die Übersicht archiviert werden
4. Aus dem Archiv lassen sich Datensätze zurück in die Übersicht verschieben oder nach 3 Jahren Aufbewahrung auch löschen