Anfragen Betroffener

Nutzen des Moduls

Dieses Modul dient dazu, Betroffenenanfragen zu dokumentieren und zu verwalten. Betroffenenanfragen können verschiedener Art sein, bspw. Auskunft, Löschung, Widerruf etc.

Das Modul ist im Bereich „Datenschutz“ über den Menüpunkt „Anfragen Betroffener“ erreichbar. 

Übersicht der Anfragen

Alle Anfragen werden in einer Tabelle dargestellt. Dabei werden unter anderem folgende Informationen angezeigt:
• Betroffene Person 
• Nummer 
• Art der Anfrage 
• Erfasser 
• Fachverantwortlicher 
• Schlagwörter 
• Frist 
• Status 
• Letzte Änderung 
Sie können zwischen „Aktive Anfragen“ und „Archiv“ wechseln.

Vorbereitungen

In der Konfiguration können Sie eine externe Meldemaske erstellen.

Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes

1. Klicken Sie auf „+ Neu“, um eine neue Anfrage anzulegen.
2. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und speichern Sie den Datensatz.
3. Nach Erstellung kann der Datensatz jederzeit bearbeitet und ergänzt werden.

Hinweis: Anfragen, die über externe Meldungen eingehen, werden automatisch im Modul angelegt und entsprechend gekennzeichnet.

Verwaltung der Anfragen

Sie können mehrere Anfragen über die Auswahlfunktion markieren und anschließend Massenaktionen durchführen.

Über den Button „Schlagwörter“ können Schlagwörter verwaltet werden.

Mit der Suchfunktion „Suche in Tabelle“ können Sie gezielt nach Anfragen suchen.

Export und Archivierung

Über den Button „Exportieren“ können Sie die Anfragen als Word-Datei exportieren.

Datensätze können direkt gelöscht werden, wenn die entsprechende Berechtigung vorliegt. 
Gelöschte Datensätze werden in das Modul „Papierkorb“ verschoben.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Datensätze zu archivieren, diese können Sie anschließend im Archiv löschen oder wieder zu den aktiven Anfragen verschieben.

Filterfunktion

Über den Bereich „Filter“ können Sie die angezeigten Anfragen nach verschiedenen Kriterien einschränken.

Hinweis

Anfragen, die über externe Meldungen eingehen, werden automatisch im Modul angelegt und entsprechend gekennzeichnet.

Bearbeitung einer Anfrage

Reiter „Anfrage“

Im Reiter „Anfrage“ werden die grundlegenden Informationen zur Betroffenenanfrage verwaltet.

Sie können hier folgende Angaben einsehen und bearbeiten:

• Art der Anfrage 
• Datum der Anfrage 
• Frist zur Bearbeitung 
• Fachverantwortlicher  
• Erfasser  
• Form der Anfrage 
• Inhalt der Anfrage 

Zusätzlich können Sie festlegen, ob der Empfang der Anfrage bestätigt wurde.

Wichtig: Die Frist wird automatisch gesetzt und sollte bei Bedarf angepasst werden.

Reiter „Betroffene Person“

In diesem Reiter erfassen Sie die Daten der betroffenen Person.

Sie können folgende Informationen hinterlegen:

• Name und Vorname 
• Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land) 
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) 
• Kundennummer  
• Personengruppe  

Diese Angaben dienen der eindeutigen Zuordnung der Anfrage.

Reiter „Identifikation“

Hier dokumentieren Sie die Identifikation der betroffenen Person.

Sie können festhalten:

• Datum der Aufforderung zur Identifikation 
• Art der Identifikation 
• Ob die Person eindeutig identifiziert wurde 
• Datum der Identifikation 

Wichtig: Die Identifikation ist erforderlich, bevor personenbezogene Daten herausgegeben werden.

Reiter „Auskunft“

In diesem Reiter wird der Bearbeitungsstand der Anfrage dokumentiert.

Sie sehen hier, ob Verarbeitungstätigkeiten zugeordnet sind.
Zusätzlich können Sie festlegen, ob keine personenbezogenen Daten vorhanden sind.

Über die Funktion „Auskunft generieren“ können Sie eine Vorlage für die Antwort an die betroffene Person erstellen.

Reiter „Abschluss“

Hier wird der Abschluss der Anfrage dokumentiert.

Sie können festlegen:

• Ob die Anfrage abgelehnt wurde 
• Ob die Frist verlängert wurde 
• Ob die Anfrage erledigt ist 

Zusätzlich können Sie eine Bemerkung hinterlegen.

Wichtig: Bei einer Fristverlängerung verlängert sich die Bearbeitungsfrist entsprechend.

Reiter „Dateien“

In diesem Reiter können Sie Dateien zur Anfrage hochladen.

Sie können Dokumente per Drag & Drop hinzufügen oder über die Auswahlfunktion hochladen.

Hinweis

Alle Reiter sollten vollständig gepflegt werden, um eine lückenlose Dokumentation der Betroffenenanfrage sicherzustellen.

Anfragen konfigurieren

Nutzen des Moduls

Im Bereich „Anfragen konfigurieren“ können Sie Einstellungen für Betroffenenanfragen sowie das externe Meldeformular verwalten.

Reiter „Schlagwörter“

Hier können Sie Schlagwörter für Anfragen definieren und verwalten.

Klicken Sie auf „+ Neu“, um ein neues Schlagwort anzulegen.
Diese können später zur Kategorisierung von Anfragen verwendet werden.

Reiter „Konfiguration“

Fachverantwortlicher

Sie können einen Fachverantwortlichen festlegen, der über neue Anfragen per E-Mail benachrichtigt wird.

Externes Meldeformular

Sie können einen externen Zugriff für Betroffenenanfragen einrichten.

Dazu wird ein individueller Zugriffsschlüssel generiert, über den ein externer Link zum Meldeformular bereitgestellt wird.

Zusätzlich steht ein QR-Code zur Verfügung, der heruntergeladen und z. B. ausgedruckt werden kann.

Wichtig: Über diesen Link können externe Personen Anfragen stellen, die automatisch im Modul „Anfragen Betroffener“ angelegt werden.

Optionaler Einleitungstext

Sie können einen Einleitungstext für das externe Meldeformular hinterlegen.

Dieser Text wird oberhalb des Formulars angezeigt und kann z. B. Hinweise oder Kontaktinformationen enthalten.

Der Text kann mehrsprachig gepflegt werden.

Formularoptionen

Sie können festlegen, ob die Form der Anfrage im Meldeformular durch den Anfragesteller auswählbar ist.

Ist diese Option deaktiviert, wird die Form der Anfrage automatisch gesetzt.

Pflichtfelder

Sie können definieren, welche Felder im Meldeformular verpflichtend sind.

Beispielsweise:

• E-Mail-Adresse als Pflichtfeld 
• Kundennummer als Pflichtfeld 

Wichtig: Aktivierte Pflichtfelder müssen vom Anfragesteller ausgefüllt werden.

Fachverantwortliche

Sie können die Zuordnung mehrerer Fachverantwortlicher pro Anfrage aktivieren.

Datenschutzerklärung (URL)

Sie können einen Link zur Datenschutzerklärung hinterlegen.

Dieser wird im externen Meldeformular angezeigt.

Speicherung der Einstellungen

Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, müssen diese über den Button „Speichern“ bestätigt werden.

Hinweis

Die Konfiguration beeinflusst sowohl die interne Bearbeitung als auch das externe Meldeformular für Betroffenenanfragen.

Datensatz abschließen

Der Datensatz kann:

• Unter dem Reiter „Abschluss“ können Sie den Abschluss der Anfrage dokumentiert und der Datensatz abgeschlossen werden
• Gelöscht werden – direkt im Datensatz oder per Massenaktion über die Übersicht
• Archiviert werden – per Massenaktion über die Übersicht

Verknüpfung zu anderen Modulen

In der regulären Bearbeitungsmaske können Sie Verarbeitungstätigkeiten und Maßnahmen verknüpfen.

Über die Informationen → Verknüpfungen können weiterer Module verknüpft werden.