Massenaktionen und Export

Daten und Informationen

Bei wachsendem Inventar wird die Einzelpflege schnell mühsam. Über die Toolbar der Übersicht setzen Sie Eigentümer, Freigaben oder Schlagwörter für mehrere Informationswerte gleichzeitig, archivieren nicht mehr benötigte Einträge und exportieren das gesamte Inventar oder eine Auswahl als CSV, JSON oder XML. Dieser Artikel führt durch die Massenaktionen, den Export und die Mandanten-Kopie.

In 5 Minuten erledigt

Assets und Organisation > Daten und Informationen öffnen.
Liste über Filter oder Volltextsuche einschränken.
Einträge per Checkbox markieren (Kopf-Checkbox wählt alle sichtbaren).
Massenaktionen klicken, gewünschte Aktion wählen (Eigentümer setzen, Freigabe, Schlagwörter, Archiv, Mandanten-Kopie, etc.).
Optional: Exportieren in CSV mit Scope Auswahl oder Alle.

Wann brauchen Sie das?

Eine Person verlässt die Organisation - Sie müssen den Informationseigentümer für alle ihre Datensätze neu vergeben.
Sie führen eine neue Klassifikations-Kategorie ein und müssen viele bestehende Datensätze einheitlich kennzeichnen.
Sie übergeben Informationswerte an einen anderen Mandanten (zum Beispiel im Konzernkontext).

Variante A: Massenaktion ausführen

Öffnen Sie Assets und Organisation > Daten und Informationen.
Schränken Sie die Liste über Filter oder die Volltextsuche auf die gewünschten Einträge ein. Filtern lässt sich nach Personenbezug, Art. 9, Schutzbedarf, Klassifikation, Eigentümer, Freigabe, Schlagwörtern und Prüfstatus.
Markieren Sie die gewünschten Einträge über die Checkbox am Zeilenanfang. Mit der Checkbox in der Tabellenkopfzeile wählen Sie alle sichtbaren Einträge.
Klicken Sie in der Toolbar auf Massenaktionen und wählen Sie die gewünschte Aktion:
- Informationseigentümer setzen - weist allen markierten Einträgen denselben Eigentümer zu.
- Freigabe steuern - stößt den Freigabe-Workflow an oder ändert den Freigabestatus.
- Schlagwörter zuordnen - ordnet ein oder mehrere Schlagwörter zu.
- Ins Archiv verschieben - archiviert die Einträge reversibel.
- In andere Mandanten kopieren - legt Kopien der Einträge in einem anderen Mandanten an (erfordert entsprechende Berechtigung).
Bestätigen Sie im erscheinenden Dialog. Die Aktion wird auf alle markierten Einträge angewendet.

Mandanten-Kopie im Detail

Die Funktion In andere Mandanten kopieren erzeugt neue Datensätze, keine Verknüpfung. Wichtig:

Änderungen im Ziel-Mandanten wirken nicht zurück.
Verknüpfungen werden mitkopiert, soweit die referenzierten Assets, GP oder VT im Ziel-Mandanten existieren.
Personen, die im Ziel-Mandanten nicht berechtigt sind, fallen weg.
Nach der Kopie sollten Sie im Ziel-Mandanten die Verknüpfungs-Vollständigkeit prüfen.

Variante B: Export

Optional: Setzen Sie Filter oder eine Selektion, wenn Sie nicht alle Einträge exportieren möchten.
Klicken Sie in der Toolbar auf Exportieren.
Wählen Sie das gewünschte Format:
- CSV - verbreitet, in Excel oder Tabellenkalkulationen öffenbar.
- JSON - strukturiert, für Programm-Schnittstellen.
- XML - für klassische Datenaustausch-Workflows.
Wählen Sie den Umfang: aktuelle Auswahl oder alle Einträge.
Die Datei wird heruntergeladen. Öffnen Sie sie im passenden Werkzeug oder importieren Sie sie in ein anderes System.

Reihenfolge: Informationswerte zuerst

Wenn Sie ein größeres Inventar aufbauen, empfiehlt sich diese Reihenfolge:

Informationswerte zuerst mit C/I/A-Bewertung.
Assets importieren (siehe D04.1).
Verknüpfungen pflegen (Asset zu Informationswert, Informationswert zu VT).
TOM zuordnen am Asset.

EIn Vorgehen in anderer Reihenfolge kann Lücken erzeugen: Assets ohne Schutzbedarf, weil Informationswerte fehlen, VT ohne Datenkategorien, weil Informationswerte nicht angelegt sind.

Häufig gestellte Fragen

Welche Datei-Formate werden für den Export unterstützt?

CSV, JSON und XML. CSV ist das verbreitetste, JSON eignet sich für API-getriebene Migrationen, XML für Schnittstellen zu klassischen Datenaustausch-Workflows.

Was passiert mit den Verknüpfungen beim Massenaktionen-Lauf?

Die Massenaktionen ändern nur die Stammdaten (Eigentümer, Schlagwörter, Freigabe). Verknüpfungen zu Assets oder VT bleiben unverändert. Nur die Mandanten-Kopie überträgt Verknüpfungen, soweit die referenzierten Objekte im Ziel-Mandanten existieren.

Kann ich Schutzbedarf per Massenaktion ändern?

Nein. Schutzbedarf ist pro Informationswert einzeln zu bewerten - mit individueller Begründung.

Wie hole ich archivierte Informationswerte zurück?

Im Tab Archiv markieren Sie die gewünschten Einträge und nutzen die Massenaktion Wiederherstellen. Die Verknüpfungen bleiben dabei erhalten.

Welche Berechtigung brauche ich für Mandanten-Kopie?

Mindestens Leseberechtigungen im Quell- und Schreibberechtigungen im Ziel-Mandanten. Ohne Berechtigung ist die Aktion in der Liste ausgegraut oder schlägt fehl (Berechtigungen im Zielmandanten werden erst bei Ausführung geprüft).