Auftragsverarbeitung (AV)

Nutzen des Moduls

Im Modul „Auftragsverarbeitung“ verwalten Sie alle Auftragsverarbeiter Ihres Unternehmens gemäß Art. 28 DSGVO.
 Sie können Verträge dokumentieren, Risiken bewerten sowie Prüfprozesse durchführen und so die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen sicherstellen.

Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes

Neuer Eintrag

• Klicken Sie auf „+ Neu“ 
• Erfassen Sie die relevanten Informationen zur Auftragsverarbeitung 
• Speichern Sie den Datensatz 

Bearbeitung

• Über das Stiftsymbol kann ein Datensatz bearbeitet werden 
• Über das Augensymbol kann ein Datensatz nur eingesehen werden (schreibgeschützt) 
• Die Verfügbarkeit der Funktionen ist abhängig von den Benutzerrechten 

Tabellenübersicht

In der Übersicht werden folgende Informationen angezeigt:

• Bezeichnung – Name der Auftragsverarbeitung 
• Firma – zugehöriges Unternehmen 
• Art – z. B. Auftragnehmer (AN) 
• Schlagwörter – zur Kategorisierung 
• Fachverantwortlicher – zuständige Person 
• Risiko – Bewertung (z. B. gering, mittel, hoch) 
• Vertragsstatus – z. B. „nicht vorhanden“ 
• Prüfstatus – z. B. „Zur Prüfung“ 
• Letzte Änderung – Datum der letzten Bearbeitung 

Funktionen im Modul

Filter & Suche

• Über die Suchleiste kann gezielt nach Datensätzen gesucht werden 
• Filter ermöglichen eine Einschränung nach bestimmten Kriterien 

Schlagwörter

• Datensätze können mit Schlagwörtern versehen werden 
• Diese erleichtern die Strukturierung und Auswertung 

Export / Import

• Datensätze können exportiert werden 
• Über die Importfunktion können bestehende Daten übernommen werden 

Massenaktionen

• Mehrere Datensätze können gleichzeitig bearbeitet werden 
• Die Verfügbarkeit ist abhängig von den Benutzerrechten 

Archiv & Löschen

• Datensätze können gelöscht oder archiviert werden (berechtigungsabhängig) 
• Archivierte Datensätze können wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden 
• Gelöschte Datensätze sind je nach Systemkonfiguration weiterhin im Papierkorb auffindbar 

Hinweise

• Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet 
• Fehlende Pflichtangaben führen beim Speichern zu einer Fehlermeldung 
• Funktionen wie Bearbeiten oder Löschen sind rollenbasiert eingeschränkt 

Auftragsverarbeitung – Detailansicht (Datensatz)

Nutzen des Bereichs

In der Detailansicht eines Datensatzes werden alle relevanten Informationen zur Auftragsverarbeitung zentral gepflegt – von Stammdaten über Vertragsdetails bis hin zu technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM).

Allgemeine Funktionen

• Speichern – Änderungen sichern 
• Löschen – Datensatz löschen (abhängig von Berechtigungen) 
• Zur Prüfung einreichen – Datensatz zur Prüfung freigeben 
• Abbrechen – Änderungen verwerfen 

Reiterübersicht

Firmenstammdaten

Erfassung grundlegender Informationen zum Dienstleister:

• Art (z. B. Auftragnehmer) 
• Bezeichnung (Pflichtfeld) 
• Fachverantwortlicher (Pflichtfeld) 
• Weitere Fachverantwortliche 
• Organisationseinheit  
• Firmendaten (z. B. Adresse, Ansprechpartner) 

Drittlandtranser

• Angabe einer Muttergesellschaft 
• Sitz der Muttergesellschaft 
• Bewertung eines möglichen Konzernzugriffs 

Vertragsdaten

Erfassung aller vertragsrelevanten Informationen:

• Vertragsgrundlage (Pflichtfeld) 
• Ort der Verarbeitung (Pflichtfeld) 
• Vertragsstatus  
• Vertragsbeginn und Vertragsende 
• Option „Verarbeitung ist beendet“ 
• Ablageort des AV-Vertrags 
• Meldefrist bei Datenpannen 
• Bemerkungen  

Unterauftragnehmer

• Zuordnung von Subdienstleistern 
• Verwaltung über „+ Unterauftragnehmer hinzufügen“ 

Garantien für Drittlandtransfers

• Hinterlegung geeigneter Garantien (z. B. SCC, BCR) 

Datenschutzbeauftragter

• Name 
• E-Mail 
• Telefon 

Verarbeitungstätigkeiten

• Verknüpfung mit Verarbeitungstätigkeiten (VVT) 
• Anzeige von Status, Risiko und Verantwortlichen 

Maßnahmen (TOM)

• Verknüpfung technischer und organisatorischer Maßnahmen 
• Maßnahmen können automatisch übernommen oder manuell ergänzt werden 

Dokumente

• Upload von Verträgen, Anlagen und Nachweisen 
• Upload per Drag & Drop oder Dateiauswahl 

Einstellungen

• Freigabe für untergeordnete Mandanten möglich 

Hinweise

• Pflichtfelder sind gekennzeichnet (*) 
• Fehlende Angaben führen zu Fehlermeldungen beim Speichern 
• Funktionen sind abhängig von Benutzerrechten 

Auftragsverarbeitung konfigurieren

Nutzen des Bereichs

In der Konfiguration der Auftragsverarbeitung werden zentrale Einstellungen, Textbausteine und Schlagwörter verwaltet. Diese gelten modulweit und unterstützen eine einheitliche Datenpflege.

Allgemeine Funktionen

• + Neu / Hinzufügen – neuen Eintrag erstellen 
• Löschen – ausgewählte Einträge entfernen (berechtigungsabhängig) 
• Speichern – Änderungen übernehmen 
• Abbrechen – Änderungen verwerfen 
• Suche in Tabelle – Einträge filtern 

Reiterübersicht

Textbausteine

• Pflege vordefinierter Inhalte (z. B. Vertragsgrundlagen) 
• Kategorisierung möglich 
• Kennzeichnung von Standardwerten 
• Sichtbarkeit steuerbar 
• Unterstützung einer einheitlichen Dateneingabe 

Schlagwörter

• Erstellung und Verwaltung von Schlagwörtern 
• Statusanzeige (aktiv / archiviert) 
• Verwendung zur besseren Strukturierung und Filterung 

Einstellungen

Exportbeschränkung

• Einschränkung des Datenexports basierend auf Benutzerrechten 

Prüfworkflow

• Aktivierung eines Freigabeprozesses für Datensätze 
• Vor Freigabe ist eine Prüfung erforderlich 
• Automatische Erstellung von Prüfaufgaben 

Standard-Prüfer:

• Benutzer, dem Prüfaufgaben automatisch zugewiesen werden 

Aktualisierungsworkflow

• Automatische Erinnerung zur Aktualisierung von Datensätzen 
• Erstellung von Aufgaben bei Überschreitung des Intervalls 

Aktualisierungsintervall:

• Zeitraum bis zur nächsten erforderlichen Aktualisierung (z. B. 12 Monate) 

Hinweise

• Änderungen wirken sich auf zukünftige und teilweise bestehende Datensätze aus 
• Funktionen wie Löschen sind berechtigungsabhängig 
• Pflichtfelder sind gekennzeichnet (*) 
• Fehlende Angaben führen zu Fehlermeldungen beim Speichern