E-Learning

Nutzen des Moduls

Mit dem Modul „E-Learning“ können Schulungen zentral erstellt, verwaltet und dokumentiert werden. Es unterstützt Unternehmen dabei, Mitarbeitende effizient zu schulen und den Nachweis über absolvierte Schulungen, z. B. im Bereich Datenschutz, bereitzustellen.

Zugriff auf das Modul

Das Modul ist in der Sidebar unter folgendem Pfad erreichbar:
Personal + Schulungen → E-Learning

Funktionen im Überblick

• Erstellung von Schulungen
  Über den Button „Neu“ können neue E-Learnings angelegt werden. 
• Verwaltung von Inhalten
  Lerninhalte können individuell definiert und angepasst werden. 
• Zuweisung von Verantwortlichen
  Für jede Schulung kann ein fachverantwortlicher Benutzer festgelegt werden. 
• Teilnehmerverwaltung
  Mitarbeitende können den jeweiligen Schulungen zugeordnet werden. 
• Zertifikate
  Nach Abschluss einer Schulung können Zertifikate verwaltet bzw. ausgestellt werden. 
• Statusübersicht
  Der Bearbeitungsstand (z. B. „Neu“, „In Bearbeitung“) wird übersichtlich dargestellt. 
• Schlagwörter und Filter
  Schulungen können kategorisiert und über die Such- und Filterfunktion schnell gefunden werden. 

Ziel des Moduls

Das Modul ermöglicht eine strukturierte und nachvollziehbare Organisation von Schulungen und unterstützt die Einhaltung von Schulungs- und Nachweispflichten im Unternehmen.

E-Learning – Erstellung und Bearbeitung eines Datensatzes

Nutzen des Bereichs

In diesem Bereich erstellen und verwalten Sie einzelne E-Learnings. Hier definieren Sie Inhalte, weisen Verantwortliche und Teilnehmer zu und steuern den Versand von Einladungen sowie Erinnerungen.

Erstellung eines Datensatzes

Ein neues E-Learning kann wie folgt angelegt werden:

• Über den Button „Neu“ in der Übersicht 
• Anschließend werden die Stammdaten der Schulung definiert 

Stammdaten pflegen

Im Reiter „Stammdaten“ werden alle grundlegenden Informationen zur Schulung hinterlegt:

• Bezeichnung: Name der Schulung 
• Lerninhalt: Auswahl eines vorhandenen Lernmoduls 
• Fachverantwortlicher: Zuständige Person für die Schulung 
• Status: z. B. „Neu“ oder „In Bearbeitung“ 
• Erinnerung / Erinnerungsintervall: Steuerung von automatischen Erinnerungen 
• Zertifikatstyp: Festlegung der Art des Nachweises 
• Fragen erlauben: Teilnehmer können Rückfragen stellen 

Lerntest bearbeiten

Über den Button „Test bearbeiten“ gelangen Sie in das Modul „Lerninhalte“, um den zugehörigen Test anzupassen oder zu erstellen.
→ Verlinkung zum entsprechenden Knowledgebase-Artikel erfolgt 

Teilnehmer verwalten

Im Reiter „Teilnehmer“ können Personen zur Schulung hinzugefügt werden:

• Person zuordnen: Einzelne Teilnehmer hinzufügen 
• Gruppe zuordnen: Ganze Gruppen zuweisen 
• Neue Person anlegen: Teilnehmer direkt erstellen 

Zusätzlich werden folgende Informationen angezeigt:

• Status der Einladung 
• Fristen  
• Teilnahmefortschritt  

E-Mail-Vorlagen

Im Reiter „E-Mails“ können Vorlagen für die Kommunikation mit Teilnehmern definiert werden:

• Auswahl eines E-Mail-Typs (z. B. Einladung, Erinnerung) 
• Anpassung der Inhalte je Schulung 
• Überschreibt ggf. Standardvorlagen aus der Personalverwaltung

Lizenzhistorie – E-Learning

Nutzen des Bereichs

Im Bereich „Lizenzhistorie“ erhalten Sie eine Übersicht über die Nutzung von E-Learning-Lizenzen. Sie können nachvollziehen, wann Lizenzen verwendet oder freigegeben wurden und durch wen die Änderungen erfolgt sind.

Lizenzen gesamt

Im oberen Bereich werden die aktuellen Lizenzzahlen dargestellt:

• Lizenzen gesamt: Gesamtanzahl der verfügbaren Lizenzen 
• Lizenzen verwendet: Aktuell genutzte Lizenzen 
• Lizenzen frei: Noch verfügbare Lizenzen 

Diese Übersicht ermöglicht eine schnelle Kontrolle der aktuellen Auslastung.

Lizenzhistorie

Im unteren Bereich wird die Historie aller Lizenzbewegungen angezeigt. Folgende Informationen werden dargestellt:

• Datum / Zeit: Zeitpunkt der Änderung 
• Lerninhalt: Zugehörige Schulung 
• Durchgeführt von: Benutzer, der die Aktion ausgeführt hat 
• Aktion: Beschreibung der Änderung (z. B. Entfernen von Teilnehmern)

E-Learning konfigurieren

Schlagwörter anlegen und verwalten

Schlagwörter können analog zu anderen Modulen erstellt und verwendet werden.

• Über den Button „Neu“ können neue Schlagwörter angelegt werden 
• Bestehende Schlagwörter können bearbeitet oder gelöscht werden 
• Schlagwörter dienen der besseren Kategorisierung und Filterung von E-Learnings