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title: "Unternehmensgruppen"
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last_updated: "2026-11-06T13:37:02.921Z"
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# Unternehmensgruppen

Mandanten zu Gruppen bündeln, damit sie Dokumentation gemeinsam nutzen können

## 0 Kurzkarte: Eine Unternehmensgruppe einrichten

1.  **Liste öffnen** – Klicken Sie in der Navigation auf **Systemeinstellungen → Unternehmensgruppen**.
2.  **Gruppe anlegen** – Klicken Sie auf **Neu**, geben Sie eine **Bezeichnung** ein, z. B. `Muster Konzern`, und optional eine **Beschreibung**.
3.  **Mandanten zuordnen** – Wählen Sie unter **Zugeordnete Mandanten** alle Mandanten, die Daten miteinander teilen sollen, und klicken Sie auf **Speichern**.
4.  **Teilen einschalten** – Schalten Sie in den Modulen, deren Daten die Gruppe teilen soll, die Freigabe für die Unternehmensgruppe ein, z. B. in der Konfiguration der Verarbeitungstätigkeiten.
5.  **Pflegen** – Ändern Sie die Zuordnung später über das **Stift-Symbol** in der Liste. Nicht mehr benötigte Gruppen archivieren Sie über **Massenaktionen → Archivieren**.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür sind Unternehmensgruppen da?

Eine Unternehmensgruppe bündelt mehrere Mandanten, die Dokumentation gemeinsam nutzen. Typische Beispiele sind die Gesellschaften eines Konzerns oder die Einrichtungen eines Verbunds.

Mandanten derselben Gruppe können freigegebene Datensätze der anderen Mandanten sehen und verknüpfen, z. B.

-   Verarbeitungstätigkeiten,
-   technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) und TOM-Kataloge,
-   Daten & Informationen und Assets,
-   Geschäftsprozesse,
-   Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA).

Welche Datensätze geteilt werden, legen Sie im jeweiligen Modul fest. Die Unternehmensgruppe bestimmt nur, **zwischen welchen Mandanten** geteilt werden darf.

> **Hinweis:** Die Unternehmensgruppe ist unabhängig von der Hierarchie in der **Mandantenübersicht**. Die Hierarchie ordnet Mandanten über- und untereinander. Die Unternehmensgruppe regelt, wer Daten teilt. Ein Mandant kann mehreren Gruppen angehören.

### 1.2 Die Unternehmensgruppen öffnen

Klicken Sie in der Navigation auf **Systemeinstellungen** und dann auf **Unternehmensgruppen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7a66275b-b627-40a1-bb23-8ad49dc4dae8)

*Abbildung 1: Liste der Unternehmensgruppen*

Die Liste zeigt je Gruppe die **Bezeichnung**, die **Schlagwörter**, die Anzahl der zugeordneten **Mandanten** und das Datum **Erstellt am**. Über die Reiter wechseln Sie zwischen den aktiven Gruppen (**Unternehmensgruppen**) und dem **Archiv**.

### 1.3 Begriffe

| Begriff | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Unternehmensgruppe** | Zusammenschluss von Mandanten, die Daten miteinander teilen dürfen. |
| **System** | Gesamtheit eines Hauptmandanten mit seinen Untermandanten. Hinter jedem Mandanten steht sein System in eckigen Klammern, z. B. `Testfirma Demo GmbH [Muster Holding GmbH (System)]`. |
| **Heimat-System** | Das System, in dem die Gruppe angelegt wurde. |
| **Freigabe** | Einstellung im jeweiligen Modul, mit der ein Datensatz für die anderen Mandanten der Gruppe sichtbar wird. |

### 1.4 Rollen und Rechte

Unternehmensgruppen stehen nur **Systemadministratoren** zur Verfügung.

-   **Sehen** – Eine Gruppe sehen alle Systemadministratoren ihres Heimat-Systems.
-   **Mandanten zuordnen** – Zuordnen können Sie nur Mandanten aus Systemen, in denen Sie Systemadministrator sind. Das dürfen auch Mandanten anderer Systeme sein.
-   **Bearbeiten, löschen, archivieren** – Das ist nur möglich, wenn Sie in **allen** beteiligten Systemen Systemadministrator sind, also im Heimat-System und in den Systemen aller zugeordneten Mandanten. Sonst können Sie die Gruppe nur ansehen.

## 2 Unternehmensgruppen anlegen und pflegen

### 2.1 Eine Gruppe anlegen

1.  Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf **Neu**. Der Dialog **Unternehmensgruppe anlegen** öffnet sich.
2.  Geben Sie die **Bezeichnung** ein, z. B. `Muster Konzern`.
3.  Geben Sie optional eine **Beschreibung** ein, z. B. wofür die Gruppe gedacht ist.
4.  Wählen Sie unter **Zugeordnete Mandanten** die Mandanten der Gruppe. Tippen Sie einen Teil des Namens, um die Auswahl einzugrenzen.
5.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/820a3464-cc6a-4394-95b6-cc9cbd450aa8)

*Abbildung 2: Dialog Unternehmensgruppe anlegen*

Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt der Dialog nach dem Speichern offen, und Sie können gleich die nächste Gruppe anlegen.

### 2.2 Eine Gruppe ansehen

Klicken Sie in der Liste auf eine Gruppe oder auf das **Augen-Symbol**. Die Ansicht zeigt zwei Bereiche:

-   **Stammdaten** mit **Bezeichnung** und **Beschreibung**,
-   **Mandanten-Zuordnung** mit den **Zugeordneten Mandanten**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8d3492f6-bf72-4b97-95aa-f2b2b8c41282)

*Abbildung 3: Ansicht einer Unternehmensgruppe*

Über die Reiter **Stammdaten** und **Mandanten-Zuordnung** springen Sie direkt zum Bereich. Mit **Abbrechen** kehren Sie zur Liste zurück.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0be2c0f0-7572-43c2-86f7-c0ee422477a1)

*Abbildung 4: Bereich Mandanten-Zuordnung*

### 2.3 Eine Gruppe bearbeiten

1.  Klicken Sie in der Liste auf das **Stift-Symbol** oder in der Ansicht auf **Bearbeiten**.
2.  Ändern Sie **Bezeichnung** und **Beschreibung**.
3.  Ergänzen oder entfernen Sie unter **Mandanten-Zuordnung** Mandanten.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/85d3ccb1-3e5d-4580-8852-a0c2854dcb1d)

*Abbildung 5: Gruppe bearbeiten*

Mit **Abbrechen** verlassen Sie die Bearbeitung ohne zu speichern. Haben Sie etwas geändert, fragt der audatis MANAGER vorher nach.

> **Wichtig:** Entfernen Sie einen Mandanten aus der Gruppe, sieht er die freigegebenen Datensätze der anderen Mandanten nicht mehr. Prüfen Sie vorher, ob er auf diese Daten verweist.

### 2.4 Aufgaben, Schlagwörter, Kommentare und Links

In der Ansicht und in der Bearbeitung öffnen Sie mit dem Symbol rechts in der Werkzeugleiste (**Informationen**) die Seitenleiste. Sie hat diese Reiter:

| Reiter | Inhalt |
| --- | --- |
| **Aufgaben** | Aufgaben zu dieser Gruppe, filterbar nach **Alle**, **Offen**, **Erledigt**. Mit **Neu** legen Sie eine Aufgabe an. |
| **Schlagwörter** | Schlagwörter der Gruppe zuordnen |
| **Kommentare** | Kommentare zur Gruppe |
| **Links** | Verknüpfungen zu Datensätzen anderer Module |
| **Aktivitätslog** | Wer wann was an der Gruppe geändert hat |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4335fdc5-b289-4407-8868-5cd11f024329)

*Abbildung 6: Seitenleiste mit dem Reiter Aufgaben*

### 2.5 Mehrere Gruppen bearbeiten

Haken Sie in der Liste eine oder mehrere Gruppen an. Danach stehen in der Werkzeugleiste zur Verfügung:

-   **Löschen** – löscht die gewählten Gruppen nach einer Rückfrage,
-   **Schlagwörter** – ordnet den gewählten Gruppen Schlagwörter zu oder entfernt sie,
-   **Massenaktionen → Archivieren** – verschiebt die gewählten Gruppen ins **Archiv**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f334a0b4-b4e3-42e5-bbe7-1521dddeebc2)

*Abbildung 7: Massenaktionen in der Liste*

### 2.6 Archivieren und wiederherstellen

Archivieren Sie eine Gruppe, wenn sie nicht mehr gebraucht wird, Sie sie aber nachvollziehbar behalten wollen. Archivierte Gruppen stehen im Reiter **Archiv** und lassen sich nur noch ansehen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4b4ca470-bb8c-446d-aac2-130cc5873f17)

*Abbildung 8: Reiter Archiv*

Zum Zurückholen haken Sie die Gruppe im **Archiv** an und wählen **Massenaktionen → Wiederherstellen**.

> **Tipp:** Archivieren statt löschen: Eine archivierte Gruppe können Sie jederzeit wiederherstellen. Eine gelöschte Gruppe nicht.

### 2.7 Gruppen finden

-   **Suche in Tabelle** – tippen Sie einen Teil der Bezeichnung.
-   **Filter** – klappen Sie den Filter auf und filtern Sie nach **Bezeichnung**, **Erstellt am** (Zeitraum) und **Schlagwörter**. Ihr Filter bleibt gespeichert, bis Sie ihn zurücksetzen.

### 2.8 Daten in der Gruppe teilen

Die Gruppe allein teilt noch keine Daten. Das Teilen schalten Sie in den Modulen ein, z. B.

-   in der Konfiguration der **Verarbeitungstätigkeiten (VVT)** über die Freigabe für die Unternehmensgruppe,
-   bei **TOM** über **Massenaktionen → Für Unternehmensgruppe freigeben**,
-   bei **Daten & Informationen**, **Geschäftsprozessen** und **DSFA** im Datensatz über die Freigabe für die Unternehmensgruppe.

Wie die Freigabe im Einzelnen funktioniert, beschreibt das Handbuch des jeweiligen Moduls.

## 3 Konfiguration

**Zugriff:** Nur Systemadministratoren öffnen die Konfiguration.

Öffnen Sie die Konfiguration über **Unternehmensgruppen konfigurieren** oben rechts in der Liste.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/16d5f369-84f9-4dc5-ad51-ae964f226fb7)

*Abbildung 9: Konfiguration mit den Schlagwörtern*

### 3.1 Schlagwörter

Hier pflegen Sie die Schlagwörter, mit denen Sie Gruppen kennzeichnen, z. B. `Konzern` oder `Verbund`.

-   **Neu** – legt ein Schlagwort an.
-   **Löschen** – löscht die gewählten Schlagwörter.
-   **Massenaktionen** – weitere Aktionen für die gewählten Schlagwörter.
-   Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**.

Mit **Abbrechen** kehren Sie zur Liste der Unternehmensgruppen zurück.

## 4 Häufige Fragen

**Warum kann ich einen Mandanten nicht zuordnen?** Sie können nur Mandanten aus Systemen zuordnen, in denen Sie Systemadministrator sind. Lassen Sie sich im anderen System als Systemadministrator eintragen oder bitten Sie einen Systemadministrator dort.

**Warum kann ich eine Gruppe nur ansehen?** Bearbeiten, löschen und archivieren dürfen Sie nur, wenn Sie in allen beteiligten Systemen Systemadministrator sind.

**Ich habe eine Gruppe angelegt, aber die Mandanten sehen keine Daten der anderen.** Die Gruppe erlaubt das Teilen nur. Geben Sie die Datensätze zusätzlich im jeweiligen Modul für die Unternehmensgruppe frei.

**Ändert die Gruppe die Rechte der Benutzer?** Nein. Benutzer, Rollen und Rechte bleiben je Mandant. Die Gruppe bestimmt nur, welche freigegebenen Datensätze in den anderen Mandanten sichtbar sind.

**Was ist der Unterschied zur Hierarchie in der Mandantenübersicht?** Die Hierarchie ordnet Mandanten über- und untereinander, z. B. Töchter unter eine Holding. Die Unternehmensgruppe regelt, welche Mandanten Daten teilen – auch über Systeme hinweg.