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title: "Protokolle"
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last_updated: "2026-11-06T13:55:40.847Z"
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# Protokolle

Besprechungen vorbereiten, Termine abstimmen, Ergebnisse und Aufgaben festhalten

## 0 Kurzkarte: Eine Besprechung protokollieren in 5 Schritten

*Zum Aushängen – für alle, die gelegentlich ein Protokoll führen.*

Sie leiten oder protokollieren eine Besprechung, etwa den Datenschutz-Jour-fixe? Dann halten Sie Tagesordnung, Ergebnisse und Aufgaben im Modul **Protokolle** fest.

1.  **Protokoll anlegen** – **Dokumente → Protokolle**, **Neu**, **Bezeichnung**, **Fachverantwortlicher**, **Datum** und **Beginn** eintragen, **Speichern**.
2.  **Teilnehmer ergänzen** – Protokoll mit dem **Stift-Symbol** öffnen und in den **Stammdaten** unter **Teilnehmer** auswählen.
3.  **Tagesordnung anlegen** – im Reiter **Tagesordnungspunkte** auf **Tagesordnungspunkt hinzufügen**.
4.  **Ergebnisse festhalten** – je Tagesordnungspunkt **Diskussion / Inhalt** und **Schlussfolgerungen** eintragen, **Speichern**.
5.  **Verteilen** – in der Ansicht **Als Word exportieren** und das Dokument an die Teilnehmenden senden.

> **Wichtig:** Klicken Sie nach Änderungen oben auf **Speichern**. Dateien werden beim Hochladen sofort gespeichert, Änderungen an Feldern erst mit **Speichern**.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Im Modul **Protokolle** dokumentieren Sie Besprechungen nachvollziehbar, etwa Datenschutz-Jour-fixe, Sitzungen des Informationssicherheits-Teams oder Abstimmungen mit Fachbereichen. Das Modul

-   erfasst Datum, Zeit, Ort, Einberufung, Besprechungsleitung und Teilnehmende,
-   gliedert die Besprechung in **Tagesordnungspunkte** mit Inhalt, Schlussfolgerungen und Dokumentverweisen,
-   erzeugt aus Beschlüssen **Aufgaben**, die im Modul **Aufgaben** weiterverfolgt werden,
-   stimmt mit der **Terminfindung** einen Termin ab, auch mit Externen ohne Benutzerkonto,
-   exportiert Protokolle als Word-Bericht oder als Datenliste.

So entsteht ein Nachweis, dass Datenschutz- und Sicherheitsthemen regelmäßig behandelt und Maßnahmen verfolgt werden (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2 DS-GVO).

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **Protokoll** | Dokumentation einer Besprechung mit Stammdaten, Tagesordnungspunkten, Terminfindung und Dateien. |
| **Tagesordnungspunkt (TOP)** | Thema der Besprechung mit Dauer, Diskussion, Schlussfolgerungen, Dokumentverweisen und Aufgaben. |
| **Fachverantwortlicher** | Person, die das Protokoll führt. Im Word-Bericht erscheint sie als **Protokollführer**. |
| **Terminfindung** | Abstimmung über mehrere Terminvorschläge, auf Wunsch über einen Link ohne Anmeldung. |
| **Archiv** | Ablage für erledigte Protokolle. Sie bleiben vollständig erhalten und lassen sich wiederherstellen. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| Anlegen | Protokollführung | Protokoll mit Datum, Zeit und Ort anlegen. |
| Termin abstimmen (optional) | Protokollführung, Teilnehmende | Terminvorschläge anlegen, Link teilen, Ergebnis ablesen. |
| Tagesordnung vorbereiten | Protokollführung | Tagesordnungspunkte mit geplanter Dauer anlegen. |
| Besprechung dokumentieren | Protokollführung | Diskussion, Schlussfolgerungen und Aufgaben je Tagesordnungspunkt. |
| Verteilen | Protokollführung | Word-Bericht an die Teilnehmenden. |
| Archivieren | Protokollführung | Erledigtes Protokoll ins **Archiv** verschieben. |

### 1.4 Rollen und Rechte

Wer was darf, legt das Recht **Protokolle** (Gruppe **Dokumente**) in der Rolle fest.

| Stufe | Was sie erlaubt |
| --- | --- |
| **Lesen** | Protokolle ansehen und exportieren. Ein Hinweis zeigt, dass nur Leserechte bestehen. |
| **Schreiben** | Protokolle anlegen, bearbeiten, Schlagwörter zuordnen, archivieren, wiederherstellen und auf andere Mandanten kopieren. |
| **Löschen** | Zusätzlich Protokolle löschen. |
| **Sonderrechte** | Zusätzlich **Protokolle konfigurieren**. |

## 2 Ein Protokoll anlegen und führen

*Für alle, die eine Besprechung protokollieren.*

### 2.1 Die Übersicht

Öffnen Sie **Dokumente → Protokolle**. Der Reiter **Protokolle** zeigt die laufenden, der Reiter **Archiv** die archivierten Protokolle.

Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Datum**, **Ort**, **Fachverantwortlicher**, **TOPs** (Anzahl der Tagesordnungspunkte) und **Schlagwörter**. Das **Augen-Symbol** öffnet ein Protokoll zum Lesen, das **Stift-Symbol** zum Bearbeiten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/98d7e55e-2c5b-4837-a33e-7c27cc4f9df7)

*Abbildung 1: Übersicht der Protokolle*

Über **Suche in Tabelle** durchsuchen Sie die Liste. Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe zur Seite.

### 2.2 Ein Protokoll anlegen

1.  Klicken Sie auf **Neu**.
2.  Füllen Sie im Dialog **Protokoll anlegen** aus:
    -   **Bezeichnung**, z. B. „ISMS-Teamsitzung November 2026“,
    -   **Fachverantwortlicher** – die Person, die das Protokoll führt,
    -   **Datum**, **Beginn** und optional **Ende**,
    -   **Ort**, z. B. Besprechungsraum oder Videokonferenz.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/3479a87b-6d8c-4fab-af0a-b907772f2223)

*Abbildung 2: Dialog Protokoll anlegen*

Pflichtfelder sind **Bezeichnung**, **Datum** und **Beginn**, je nach Einstellung des Mandanten auch **Fachverantwortlicher**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** erfassen Sie mehrere Protokolle hintereinander, z. B. alle Termine eines Jahres.

### 2.3 Stammdaten ergänzen

Öffnen Sie das Protokoll mit dem **Stift-Symbol** oder in der Ansicht mit **Bearbeiten**. Im Reiter **Stammdaten** stehen zusätzlich:

| Feld | Inhalt |
| --- | --- |
| **Einberufen durch** | Wer zur Besprechung eingeladen hat. Ein Benutzer oder **Freitext eingeben** für Personen ohne Benutzerkonto. |
| **Besprechungsleitung** | Wer die Besprechung leitet, ebenfalls Benutzer oder Freitext. |
| **Teilnehmer** | Benutzer und Personen aus dem Modul **Personal**. Die Liste ist in **Benutzer** und **Personen** gegliedert. |
| **Weitere Teilnehmer** | Freitext für Personen, die nicht im System erfasst sind. |

Klicken Sie nach Änderungen auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/aa57fcfe-29c7-4ec0-a9b9-bc2a1360c040)

*Abbildung 3: Stammdaten eines Protokolls*

### 2.4 Tagesordnungspunkte anlegen

1.  Wechseln Sie in der Bearbeitung zum Reiter **Tagesordnungspunkte**.
2.  Klicken Sie auf **Tagesordnungspunkt hinzufügen**, geben Sie die **Bezeichnung** ein und klicken Sie auf **Speichern**.
3.  Wiederholen Sie das für jeden Punkt.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4d9b5b4b-dce1-4811-88ab-f7fab08d1617)

*Abbildung 4: Dialog Tagesordnungspunkt hinzufügen*

Die Punkte werden durchnummeriert. Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie einen Punkt am Griff links mit der Maus verschieben. Das **Papierkorb-Symbol** rechts entfernt einen Punkt nach einer Rückfrage.

### 2.5 Ergebnisse je Tagesordnungspunkt festhalten

Klicken Sie auf einen Tagesordnungspunkt, um ihn aufzuklappen. Er hat eigene Felder:

| Feld | Inhalt |
| --- | --- |
| **Titel** | Thema des Punktes |
| **Dauer in Minuten** | geplante Dauer; erscheint als Hinweis am Punkt |
| **Diskussion / Inhalt** | was besprochen wurde |
| **Schlussfolgerungen** | Ergebnisse und Beschlüsse |
| **Dokumente (Link oder Hinweis)** | Verweis, z. B. auf einen Ordner der Dateiablage |

Klicken Sie nach dem Ausfüllen oben auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5e9e2c6f-07c0-495f-b678-bdd9ad82e2f1)

*Abbildung 5: Aufgeklappter Tagesordnungspunkt*

### 2.6 Aufgaben aus Beschlüssen erstellen

Beschlüsse, die jemand umsetzen muss, halten Sie direkt am Tagesordnungspunkt als Aufgabe fest:

1.  Klicken Sie im aufgeklappten Tagesordnungspunkt unter **Aufgaben** auf **Hinzufügen**.
2.  Tragen Sie im Dialog **Aufgabe erstellen** **Betreff**, **Priorität** und **Zuweisen an** ein, optional **Fälligkeitsdatum**, **Beschreibung** und **Anhänge**.
3.  Klicken Sie auf **Erstellen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/02d6ff3a-5de2-4e02-8e01-26730b6886ee)

*Abbildung 6: Dialog Aufgabe erstellen*

Die Aufgabe erscheint am Tagesordnungspunkt und im Modul **Aufgaben**, wo sie mit Fälligkeit und Status weiterverfolgt wird. Ein Klick auf die Aufgabe am Tagesordnungspunkt öffnet sie.

> **Hinweis:** Im Word-Bericht erscheinen die Aufgaben je Tagesordnungspunkt mit zuständiger Person, Termin und Status.

### 2.7 Dateien ablegen und die Seitenleiste nutzen

Im Reiter **Dateien** laden Sie Präsentationen, Handouts oder Anwesenheitslisten hoch. Ziehen Sie die Dateien in das Feld oder klicken Sie auf **klicken zum Auswählen**. Größenbeschränkung und erlaubte Formate stehen im Feld. Dateien werden beim Hochladen sofort gespeichert.

Die Schaltfläche oben rechts blendet die Seitenleiste ein: **Aufgaben** (alle Aufgaben des Protokolls, auch neu anlegen), **Schlagwörter**, **Kommentare**, **Links** zu Einträgen anderer Module und **Aktivitätslog**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b84700f8-a1f7-4dfa-b831-fbc8999a55d6)

*Abbildung 7: Reiter Dateien und Seitenleiste*

### 2.8 Das Protokoll ansehen

Ein Klick auf das **Augen-Symbol** öffnet die Ansicht. Oben stehen **Bearbeiten**, **Als Word exportieren**, **Auf Mandanten kopieren**, **Exportieren** und **Abbrechen** (zurück zur Übersicht). Die Tagesordnungspunkte klappen Sie einzeln auf. **Bearbeiten** fehlt bei archivierten Protokollen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2a5de11e-f8f6-451c-8578-ef66b5ca9a8a)

*Abbildung 8: Ansicht eines Protokolls*

### 2.9 Exportieren und verteilen

**Als Word exportieren** in der Ansicht erzeugt sofort den Bericht als Word-Dokument. Er enthält Datum, Zeit, Ort, **Einberufen von**, **Besprechungsleiter**, **Protokollführer**, **Teilnehmer**, alle Tagesordnungspunkte mit Diskussion, Schlussfolgerungen und Dokumenten sowie die Aufgaben.

Für mehrere Protokolle oder eine Tabelle nutzen Sie **Exportieren** in der Übersicht, der Ansicht oder der Bearbeitung:

1.  **Umfang:** **Alle**, **Auswahl** (markierte Protokolle) oder **Gefiltert**. Klicken Sie auf **Weiter**.
2.  **Exportform:** **Datenliste** für eine Tabelle oder **Bericht** für Word-Dokumente.
3.  **Format:** bei der Datenliste **CSV**, **JSON** oder **XML**. Klicken Sie auf **Exportieren**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6802e998-95d5-41f2-bc29-62ec14403815)

*Abbildung 9: Export, Schritt Exportform*

## 3 Termine abstimmen, Übersicht und Archiv

*Für Protokollführung, Datenschutzkoordination und DSB, die regelmäßige Besprechungen organisieren.*

### 3.1 Terminfindung vorbereiten

Mit der Terminfindung schlagen Sie mehrere Termine vor und lassen die Teilnehmenden abstimmen.

1.  Öffnen Sie das Protokoll mit **Bearbeiten** und wechseln Sie zum Reiter **Terminfindung**.
2.  Schreiben Sie unter **Einleitungstext** einen kurzen Text für die Teilnehmenden, z. B. Anlass und Dauer.
3.  Klicken Sie auf **Termin vorschlagen**, tragen Sie **Datum**, **Uhrzeit** und optional eine **Bezeichnung** ein und bestätigen Sie mit dem Speichern-Symbol. Wiederholen Sie das für jeden Vorschlag.
4.  Klicken Sie oben auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/59036d34-73ca-4933-8a14-d81508738712)

*Abbildung 10: Reiter Terminfindung mit Terminvorschlag*

### 3.2 Einstellungen und Link

Unter den Terminvorschlägen legen Sie fest, wie abgestimmt wird:

| Einstellung | Wirkung |
| --- | --- |
| **Status** | **in Bearbeitung**: Abstimmen ist möglich. **abgeschlossen**: Die Abstimmung ist beendet. **nur Ansicht**: Die Seite ist sichtbar, Abstimmen ist nicht möglich. |
| **Terminfindung für Externe freigeben** | Teilnehmende stimmen ohne Anmeldung über den Link ab. Ohne diese Einstellung ist eine Anmeldung nötig. |
| **Tagesordnungspunkte als Agenda anzeigen** | Die Tagesordnungspunkte erscheinen mit Dauer auf der Abstimmungsseite. |
| **Anzahl bisheriger Zusagen anzeigen** | Teilnehmende sehen, wie viele bereits zugesagt haben. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0564d3f0-e53a-4539-a7b7-376ec0eb61c2)

*Abbildung 11: Einstellungen der Terminfindung*

Unter **Link zur Terminfindung** kopieren Sie den Link, öffnen ihn in einem neuen Tab oder erzeugen ihn neu. **Link kopieren** im blauen Kasten oben kopiert ihn ebenfalls. Senden Sie den Link an die Teilnehmenden.

> **Achtung:** **Link neu generieren** erzeugt einen neuen Link. Der alte Link wird ungültig. Informieren Sie die Teilnehmenden über den neuen Link.

### 3.3 Abstimmen und Ergebnis ablesen

Die Abstimmungsseite zeigt den Namen des Mandanten, den Einleitungstext, auf Wunsch die Agenda und die Terminvorschläge. Teilnehmende tragen **Ihr Name** ein, wählen die passenden Termine, schreiben bei Bedarf eine **Anmerkung (optional)** und klicken auf **Abstimmung absenden**. Danach lässt sich die Auswahl nicht mehr ändern.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/174d335b-493a-46cc-a320-2335c56480b7)

*Abbildung 12: Abstimmungsseite für Teilnehmende*

Der **Fachverantwortliche** des Protokolls erhält bei jeder Abstimmung eine E-Mail mit Name, zugesagten Terminen und Anmerkung. Im Reiter **Terminfindung** sehen Sie je Vorschlag die Zahl der **Zusagen**. Aufgeklappt zeigt ein Vorschlag, wer zugesagt hat, und die **Anmerkungen der Teilnehmer**. Haben Sie sich für einen Termin entschieden, übernehmen Sie ihn in die Stammdaten und setzen den **Status** auf **abgeschlossen**.

### 3.4 Filtern und Schlagwörter zuordnen

Klappen Sie **Filter** auf. Sie filtern nach **Bezeichnung**, **Ort**, **Datum von**, **Datum bis**, **Fachverantwortlicher** und **Schlagwörter**. **Filter anwenden** übernimmt die Auswahl, **Filter zurücksetzen** hebt sie auf.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c30f343d-0175-4926-b7d1-ca5ac4837a99)

*Abbildung 13: Filter der Protokolle*

Um Protokolle zu kennzeichnen, z. B. als „Jour fixe“ oder „ISMS-Team“, markieren Sie sie und klicken auf **Schlagwörter**. Wählen Sie im Reiter **Hinzufügen** oder **Entfernen** die Schlagwörter und klicken Sie auf **Anwenden**.

### 3.5 Archivieren, wiederherstellen und kopieren

1.  Setzen Sie das Häkchen vor den Protokollen.
2.  Öffnen Sie **Massenaktionen** und wählen Sie **Archivieren** oder **Auf Mandanten kopieren**.
3.  Bestätigen Sie die Rückfrage bzw. wählen Sie die Zielmandanten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/ba7ee0eb-a4b3-4048-99da-0bf35a116713)

*Abbildung 14: Massenaktionen der Protokolle*

Archivierte Protokolle stehen im Reiter **Archiv**. Dort holen Sie sie über **Massenaktionen → Ausgewählte wiederherstellen** zurück.

Betreuen Sie mehrere Mandanten, kopieren Sie ein Protokoll, etwa die Tagesordnung eines wiederkehrenden Jour fixe, in andere Mandanten. Einzelne Protokolle kopieren Sie in der Ansicht oder Bearbeitung über **Auf Mandanten kopieren**. Zur Auswahl stehen die Mandanten, in denen Sie Protokolle anlegen dürfen.

### 3.6 Löschen

Markieren Sie Protokolle in der Übersicht und klicken Sie auf **Löschen**. Bestätigen Sie den Dialog **Protokoll löschen**. Gelöschte Protokolle liegen im **Papierkorb** (**Mandanteneinstellungen → Papierkorb**) und lassen sich dort während der Aufbewahrungsfrist wiederherstellen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/9c556803-b2e8-4069-8189-150e8385b0b2)

*Abbildung 15: Dialog Protokoll löschen*

## 4 Konfiguration

**Zugriff:** Die Konfiguration öffnen Benutzer mit **Sonderrechte** im Recht **Protokolle** über **Protokolle konfigurieren** oben rechts in der Übersicht. Die Seite hat die Reiter **Schlagwörter** und **Einstellungen**.

Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1.  **Einstellungen** – festlegen, ob der Fachverantwortliche Pflicht ist,
2.  **Schlagwörter** – Kennzeichnungen anlegen.

### 4.1 Schlagwörter

Legen Sie Schlagwörter an, mit denen Protokolle gekennzeichnet werden, z. B. „Jour fixe“, „Datenschutzkonferenz“ oder „ISMS-Team“.

1.  Klicken Sie auf **Neu**.
2.  Geben Sie im Dialog **Schlagwort anlegen** die **Bezeichnung** ein und klicken Sie auf **Speichern**.

Über das **Stift-Symbol** ändern Sie ein Schlagwort. Über **Massenaktionen** archivieren Sie markierte Schlagwörter oder stellen sie wieder her; die Spalte **Status** zeigt den Stand. **Löschen** entfernt die markierten Schlagwörter.

\[Screenshot folgt\]

*Abbildung 16: Reiter Schlagwörter*

> **Hinweis:** Archivieren Sie Schlagwörter, die Sie nicht mehr brauchen, statt sie zu löschen. Gelöschte Schlagwörter sind endgültig entfernt.

### 4.2 Einstellungen

| Einstellung | Wirkung |
| --- | --- |
| **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** | Wenn aktiviert, muss beim Anlegen und Bearbeiten eines Protokolls ein Fachverantwortlicher ausgewählt werden. |

Klicken Sie nach einer Änderung auf **Speichern**.

\[Screenshot folgt\]

*Abbildung 17: Reiter Einstellungen*

## 5 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **TOP** | Tagesordnungspunkt. |
| **Jour fixe** | Regelmäßige Besprechung zu festem Termin, z. B. monatlich zwischen DSB und Datenschutzkoordination. |
| **Terminfindung** | Abstimmung über Terminvorschläge, auf Wunsch ohne Anmeldung über einen Link. |
| **Archiv** | Ablage für erledigte Protokolle; sie bleiben vollständig erhalten. |

## 6 Häufige Fragen

**Kann ich ein Protokoll in einen anderen Mandanten übernehmen?** Ja, über **Auf Mandanten kopieren** in der Ansicht oder Bearbeitung des Protokolls oder über **Massenaktionen** in der Übersicht.

**Wer erfährt, dass jemand bei der Terminfindung abgestimmt hat?** Der **Fachverantwortliche** des Protokolls erhält bei jeder Abstimmung eine E-Mail mit Name, zugesagten Terminen und Anmerkung.

**Externe Teilnehmende können nicht abstimmen. Woran liegt das?** Prüfen Sie, ob **Terminfindung für Externe freigeben** eingeschaltet ist, ob der **Status** auf **in Bearbeitung** steht und ob der Link nach **Link neu generieren** noch aktuell ist.

**Warum kann ich ein Protokoll nicht bearbeiten?** Es ist archiviert, oder Sie haben nur Leserechte. Stellen Sie archivierte Protokolle zuerst wieder her; für Schreibrechte wenden Sie sich an die Administration.