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title: "Projekte"
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last_updated: "2026-10-14T15:53:10.146Z"
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# Projekte

Vorhaben planen, Aufgaben bündeln und den Fortschritt auswerten

## 0 Kurzkarte: Ein Projekt in 5 Schritten

Steht ein Vorhaben an, das aus mehreren Aufgaben besteht und einen Verantwortlichen, ein Team und einen Zeitrahmen hat – etwa die Einführung einer neuen Software mit Verarbeitungstätigkeit, AV-Vertrag und Berechtigungskonzept? Dann legen Sie dafür ein Projekt an.

1.  **Anlegen** – **Aufgaben + Projekte > Projekte**, oben links **\+ Neu**. **Bezeichnung**, **Verantwortlicher**, **Priorität**, **Status**, **Startdatum (geplant)** und **Enddatum (geplant)** eintragen, **Speichern**.
2.  **Aufgaben bündeln** – Projekt öffnen, Reiter **Aufgaben**: mit **\+ Neu** Aufgaben und Meilensteine direkt im Projekt anlegen oder mit **Aufgabe zuordnen** vorhandene Aufgaben übernehmen.
3.  **Team bilden** – Reiter **Team**, **\+ Mitglied hinzufügen**, Personen und **Rolle** wählen, **Speichern**.
4.  **Steuern** – Status und **Fortschritt** in den **Stammdaten** pflegen; den Stand der Aufgaben im **Kanban Board** (oben rechts im Projekt) verfolgen.
5.  **Abschließen** – **Status** *Abgeschlossen* setzen, **Enddatum (tatsächlich)** eintragen, **Speichern**. In der Übersicht das Projekt markieren und **Massenaktionen > Archivieren** wählen.

> **Wichtig:** **Löschen** entfernt ein Projekt zusammen mit allen Aufgaben, die nur zu diesem Projekt gehören. Abgeschlossene Projekte deshalb **archivieren**, nicht löschen.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Viele Datenschutz- und Informationssicherheitsthemen sind keine Einzelaufgabe, sondern ein Vorhaben: die Einführung eines neuen IT-Systems, die Umsetzung von Audit-Feststellungen, ein Jahresplan Datenschutz. Das Modul **Projekte**

-   bündelt die zugehörigen Aufgaben, Meilensteine und Termine unter einem Projekt,
-   hält Verantwortlichen, Team, Zeitraum, Priorität, geplanten Aufwand und Fortschritt fest,
-   zeigt den Stand der Aufgaben als Liste und als Kanban Board,
-   legt Dokumente zum Projekt im Reiter **Dateien** ab,
-   kopiert bewährte Projekte samt Aufgaben auf andere Mandanten und
-   wertet Aufgaben und Aufwand mandantenübergreifend aus (**Dashboard**, **Statusübersicht**, **Zeitverlauf**).

Die Aufgaben selbst sind gewöhnliche Aufgaben des Moduls **Aufgaben**: Sie erscheinen bei den Bearbeitern in **Mir zugewiesen**, haben Fälligkeit, Status und Fortschritt und werden dort bearbeitet (Modulhandbuch **Aufgaben**). Eine Aufgabe kann mehreren Projekten zugeordnet sein.

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **Projekt** | Vorhaben mit Bezeichnung, Verantwortlichem, Team, Zeitraum und zugeordneten Aufgaben. |
| **Verantwortlicher** | Person, die das Projekt führt. Sie sieht das Projekt unter **Meine Projekte**. |
| **Team** | Personen, die am Projekt mitarbeiten, jeweils mit der **Rolle** *Mitglied*, *Projektleiter* oder *Vertretung*. Auch sie sehen das Projekt unter **Meine Projekte**. |
| **Projektaufgabe** | Aufgabe, die dem Projekt zugeordnet ist – im Projekt angelegt oder nachträglich zugeordnet. |
| **Meilenstein** | Zwischenziel. Er wird wie eine Aufgabe im Projekt angelegt, mit dem **Typ** *Meilenstein*. |
| **Status** | Lebenszyklus des Projekts: *Geplant*, *Aktiv*, *Pausiert*, *Abgeschlossen*, *Abgebrochen*. |
| **Fortschritt** | Von Hand gepflegter Wert von 0 bis 100 % (in 5er-Schritten). |
| **Archiv** | Ablage für erledigte Projekte. Archivierte Projekte sind schreibgeschützt und lassen sich wiederherstellen. |
| **Beratungsprojekt** | Projekt, das nur für das Beratungsteam sichtbar ist. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert | Status |
| --- | --- | --- | --- |
| 1\. Anlegen | Projektverantwortlicher | Projekt mit Bezeichnung, Verantwortlichem und Zeitraum anlegen | *Geplant* |
| 2\. Planen | Projektverantwortlicher | Aufgaben und Meilensteine anlegen oder zuordnen, Team bilden, Aufwand schätzen | *Geplant* |
| 3\. Umsetzen | Team, Bearbeiter der Aufgaben | Aufgaben bearbeiten, Dateien ablegen, kommentieren | *Aktiv* (bei Bedarf *Pausiert*) |
| 4\. Steuern | Projektverantwortlicher, Leitung | Kanban Board, Fortschritt, Auswertungen **Statusübersicht** und **Zeitverlauf** | *Aktiv* |
| 5\. Abschließen | Projektverantwortlicher | Ist-Termine eintragen, Status setzen, exportieren, archivieren | *Abgeschlossen* oder *Abgebrochen* |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7c49df7a-d8f6-4a41-9167-b7066e9ff71c)

*Abbildung 1: Projektübersicht mit dem Reiter Alle Projekte*

### 1.4 Rollen und Rechte

Was Sie im Modul sehen und tun dürfen, richtet sich nach Ihrer Stufe in der Berechtigung **Projekte** (Gruppe **Aufgaben + Projekte** in den Rollen).

| Stufe | Typische Nutzer | Was sie sieht und darf |
| --- | --- | --- |
| **Lesen** | Projektbeteiligte | Reiter **Meine Projekte** und **Archiv**, Projekte ansehen, **Kanban Board**, **Exportieren**, Kommentare und Änderungsverlauf lesen |
| **Schreiben** | Projektverantwortliche | zusätzlich **\+ Neu**, **Bearbeiten**, Aufgaben, Team und Dateien pflegen, Kommentare schreiben, **Massenaktionen** (**Archivieren**, **Wiederherstellen**, **Auf Mandanten kopieren**), **Importieren**, **Projekte konfigurieren** |
| **Löschen** | Projektverantwortliche | zusätzlich **Löschen** |
| **Sonderrechte** | Leitung, Beratung | zusätzlich Reiter **Alle Projekte** (alle Projekte des Mandanten, nicht nur eigene) sowie **Dashboard**, **Statusübersicht** und **Zeitverlauf** |

> **Hinweis:** **Meine Projekte** zeigt die Projekte, in denen Sie **Verantwortlicher** oder Mitglied im **Team** sind. Beratungsprojekte sehen nur Benutzer mit der Berechtigung **Beraterfunktion und Mandantenakte**; als Beratungsprojekt kennzeichnen darf ein Projekt, wer dort mindestens **Schreiben** hat.

Der Schalter **Aktueller Mandant / Alle Mandanten** erscheint nur, wenn Sie in mehr als einem Mandanten Zugriff auf das Modul haben.

## 2 Mit Projekten arbeiten

*Dieses Kapitel richtet sich an alle, die in Projekten mitarbeiten oder sie anlegen.*

### 2.1 Die Übersicht

**Wo:** **Aufgaben + Projekte > Projekte** in der linken Navigation.

**Wozu:** Hier finden Sie alle Projekte, auf die Sie Zugriff haben, legen neue an und erreichen die Auswertungen.

Die Seite besteht aus vier Bereichen:

| Bereich | Inhalt |
| --- | --- |
| **Kopfzeile** (rechts) | Schalter **Liste / Board**, Schalter **Aktueller Mandant / Alle Mandanten**, Link **Projekte konfigurieren** |
| **Werkzeugleiste** | **\+ Neu**, **Löschen**, **Massenaktionen**, **Exportieren**, **Importieren** und das Suchfeld **Suche in Tabelle** |
| **Reiter** | **Dashboard**, **Statusübersicht**, **Zeitverlauf** (nur mit Sonderrechten), **Meine Projekte**, **Alle Projekte** (nur mit Sonderrechten), **Archiv** |
| **Tabelle** | darüber das einklappbare **Filter**\-Panel |

Die Tabelle zeigt je Projekt:

| Spalte | Inhalt |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Name des Projekts. Ein Koffer-Symbol davor kennzeichnet ein Beratungsprojekt. |
| **Mandant** | nur bei **Alle Mandanten**: zu welchem Mandanten das Projekt gehört |
| **Status** | *Geplant*, *Aktiv*, *Pausiert*, *Abgeschlossen* oder *Abgebrochen* |
| **Priorität** | *Kritisch*, *Hoch*, *Normal* oder *Gering* |
| **Verantwortlicher** | Person aus den Stammdaten |
| **Enddatum** | geplantes Ende. Rot dargestellt, wenn es überschritten ist und das Projekt weder abgeschlossen noch abgebrochen ist. |
| **Fortschritt** | Balken mit dem Prozentwert aus den Stammdaten |
| **Aufgaben** | erledigte von allen zugeordneten Aufgaben, z. B. *2/16* |

So bedienen Sie die Tabelle:

1.  Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren; ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge um.
2.  Öffnen Sie ein Projekt mit dem **Auge-Symbol** (**Ansehen**, schreibgeschützt) oder dem **Stift-Symbol** (**Bearbeiten**). Archivierte Projekte haben nur das Auge.
3.  Über das Spalten-Symbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten aus und wieder ein.
4.  Geben Sie im Feld **Suche in Tabelle** einen Teil der Bezeichnung ein; die Tabelle zeigt sofort nur passende Zeilen.
5.  Unter der Tabelle wählen Sie bei **Einträge pro Seite**, wie viele Zeilen erscheinen (*10* bis *Alle*), und blättern mit den Pfeilen.

### 2.2 Meine Projekte, Alle Projekte und Archiv

**Wo:** Reiter unter der Werkzeugleiste.

**Wozu:** Die Reiter trennen Ihre eigenen Projekte vom Gesamtbestand und vom Archiv.

| Reiter | Zeigt | Wer sieht ihn |
| --- | --- | --- |
| **Meine Projekte** | Projekte, in denen Sie **Verantwortlicher** oder Teammitglied sind | alle mit Zugriff auf das Modul |
| **Alle Projekte** | alle Projekte des Mandanten (bzw. aller Mandanten, siehe unten) | Sonderrechte |
| **Archiv** | archivierte Projekte, schreibgeschützt | alle mit Zugriff auf das Modul |

Klicken Sie auf einen Reiter, um zu wechseln. Jeder Reiter merkt sich seine eigenen Filter (siehe „Filtern und suchen").

### 2.3 Aktueller Mandant oder Alle Mandanten

**Wo:** Schalter **Aktueller Mandant / Alle Mandanten** oben rechts in der Kopfzeile.

**Wozu:** Betreuen Sie mehrere Mandanten – etwa als externer Datenschutzbeauftragter –, sehen Sie mit **Alle Mandanten** die Projekte aller Mandanten in einer Liste, in denen Sie Zugriff auf das Modul haben.

1.  Schieben Sie den Schalter nach rechts auf **Alle Mandanten**. Die Tabelle erhält die Spalte **Mandant**, das Filter-Panel das Feld **Mandanten**.
2.  Grenzen Sie bei Bedarf im Filter unter **Mandanten** auf einzelne Mandanten ein.
3.  Öffnen Sie ein Projekt wie gewohnt. Projekte eines anderen Mandanten öffnen sich in diesem Mandanten.
4.  Schieben Sie den Schalter zurück auf **Aktueller Mandant**, um nur den gerade gewählten Mandanten zu sehen.

Ihre Auswahl bleibt gespeichert und gilt beim nächsten Aufruf weiter. **Alle Projekte** zeigt auch hier nur die Mandanten, in denen Sie Sonderrechte haben; in den übrigen sehen Sie Ihre eigenen Projekte.

### 2.4 Liste oder Board

**Wo:** Schalter **Liste / Board** oben rechts in der Kopfzeile.

**Wozu:** Das **Board** zeigt statt der Projektliste die Aufgaben aller Projekte des gewählten Reiters als Karten – praktisch, um über alle Projekte hinweg zu sehen, was offen ist, was läuft und was erledigt wurde.

1.  Schieben Sie den Schalter auf **Board**. Die Aufgaben erscheinen in den Spalten **Offen**, **In Bearbeitung**, **Erledigt** und **Abgebrochen / Nicht relevant**; die Zahl neben der Spaltenüberschrift nennt die Anzahl.
2.  Jede Karte zeigt Betreff, Projekt, gegebenenfalls das Kennzeichen *Meilenstein*, Fälligkeit, Bearbeiter und Fortschritt. Ein Klick auf den Betreff öffnet die Aufgabe.
3.  Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte, um den Status der Aufgabe zu ändern.
4.  Mit **Suche im Board** filtern Sie die Karten nach ihrem Titel.
5.  Wählen Sie über die Reiter **Meine Projekte** oder **Alle Projekte**, aus welchen Projekten die Aufgaben stammen. Der Reiter **Archiv** wechselt zurück in die Liste.
6.  Schieben Sie den Schalter zurück auf **Liste**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/84005d2c-bbc6-4a44-a250-4153754c842e)

*Abbildung 2: Board: Aufgaben aller Projekte nach Status*

Auch diese Wahl bleibt gespeichert: Beim nächsten Aufruf von **Projekte** öffnet sich die zuletzt gewählte Ansicht. Mit **Alle Mandanten** zeigt das Board einen Hinweis: Statusänderungen werden im jeweiligen Mandanten gespeichert. Pro Spalte erscheinen höchstens 1000 Karten; weitere blendet das Board aus und nennt ihre Anzahl auf einer Hinweiskarte.

### 2.5 Filtern und suchen

**Wo:** Panel **Filter** über der Tabelle; zum Auf- und Zuklappen auf die Zeile **Filter** klicken.

**Wozu:** Bei vielen Projekten grenzen Sie die Liste auf das Wesentliche ein, z. B. auf alle aktiven Projekte mit Enddatum in diesem Quartal.

1.  Klicken Sie auf **Filter**.
2.  Wählen Sie in einem oder mehreren Feldern die gewünschten Werte (Felder siehe Tabelle).
3.  Klicken Sie auf **Filter anwenden**. In der Kopfzeile des Panels steht, wie viele Projekte von wie vielen angezeigt werden.
4.  **Filter zurücksetzen** entfernt alle Filter des aktuellen Reiters.

| Filter | Auswahl |
| --- | --- |
| **Status** | Mehrfachauswahl: *Geplant*, *Aktiv*, *Pausiert*, *Abgeschlossen*, *Abgebrochen* |
| **Priorität** | Mehrfachauswahl: *Kritisch*, *Hoch*, *Normal*, *Gering* |
| **Verantwortlicher** | Mehrfachauswahl der Personen, die in mindestens einem Projekt Verantwortlicher sind |
| **Enddatum** | Zeitraum von – bis für das geplante Enddatum |
| **Fortschritt** | *0 %*, *bis 25 %*, *bis 50 %*, *bis 75 %*, *bis 99 %* oder *100 %* |
| **Teammitglied** | Mehrfachauswahl der Personen, die in mindestens einem Projektteam stehen |
| **Aufgaben-Bearbeiter** | Mehrfachauswahl der Personen, die Bearbeiter mindestens einer Projektaufgabe sind |
| **Mandanten** | nur bei **Alle Mandanten**: Mehrfachauswahl der Mandanten |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/fa51607c-ca3d-41d6-808b-3773be59ef48)

*Abbildung 3: Filter-Panel der Projektübersicht*

> **Tipp:** Die Filter werden je Benutzer, Mandant und Reiter gespeichert. Sie finden sie beim nächsten Aufruf wieder vor; **Meine Projekte** und **Alle Projekte** haben unabhängige Filter.

### 2.6 Ein Projekt anlegen

**Wo:** **Aufgaben + Projekte > Projekte**, Schaltfläche **\+ Neu** (mit Schreibrecht).

**Wozu:** Sie legen den Rahmen des Vorhabens fest. Aufgaben und Team ergänzen Sie danach im Projekt.

1.  Klicken Sie auf **\+ Neu**. Das Fenster **Neues Projekt erstellen** öffnet sich.
2.  Füllen Sie die Felder aus:

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Pflichtfeld, kurzer eindeutiger Name, z. B. „Einführung PersonalPlus (digitale Personalakte)" |
| **Beschreibung** | Ziel, Umfang und Rahmenbedingungen |
| **Verantwortlicher** | Person, die das Projekt führt. Pflichtfeld, solange die Konfiguration **Verantwortlicher als Pflichtfeld** eingeschaltet ist. |
| **Priorität** | *Normal* (Vorgabe), *Gering*, *Hoch* oder *Kritisch* |
| **Status** | *Geplant* (Vorgabe), *Aktiv* oder *Pausiert* |
| **Startdatum (geplant)** / **Enddatum (geplant)** | geplanter Zeitraum; das Ende kann nicht vor dem Start liegen |

1.  Möchten Sie gleich ein weiteres Projekt anlegen, setzen Sie den Haken **Weiteren Datensatz anlegen**.
2.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/eebd48fa-c423-4652-99e1-d2f112bb6b02)

*Abbildung 4: Fenster Neues Projekt erstellen*

Das Projekt erscheint in der Übersicht. Öffnen Sie es mit dem **Stift-Symbol**, um Aufgaben, Team und Dateien zu ergänzen. Die Status *Abgeschlossen* und *Abgebrochen* sowie die Ist-Termine, den geplanten Aufwand und den Fortschritt setzen Sie später in den **Stammdaten**.

## 3 Ein Projekt bearbeiten

*Für Projektverantwortliche und Teammitglieder mit Schreibrecht.*

### 3.1 Ansicht und Bearbeitung

**Wo:** in der Übersicht das **Auge-Symbol** (Ansicht) bzw. das **Stift-Symbol** (Bearbeitung) in der Zeile des Projekts.

**Wozu:** Die **Ansicht** zeigt das Projekt schreibgeschützt – zum Nachlesen ohne Gefahr versehentlicher Änderungen. In der **Bearbeitung** ändern Sie alle Angaben.

Die Detailseite hat die Reiter **Stammdaten**, **Aufgaben**, **Team** und **Dateien**. Alle Bereiche stehen untereinander; ein Klick auf einen Reiter springt dorthin.

| Schaltfläche | Wo | Wirkung |
| --- | --- | --- |
| **Bearbeiten** | Werkzeugleiste der Ansicht (mit Schreibrecht, nicht im Archiv) | wechselt in die Bearbeitung |
| **Speichern** | Werkzeugleiste der Bearbeitung | speichert die Stammdaten |
| **Löschen** | Werkzeugleiste der Ansicht (mit Löschrecht) | löscht das Projekt nach Rückfrage |
| **Exportieren** | Werkzeugleiste | exportiert dieses Projekt (siehe „Ein Projekt exportieren") |
| **Abbrechen** | Werkzeugleiste | zurück zur Übersicht, ohne zu speichern |
| **Kanban Board** | oben rechts neben dem Titel | Board mit den Aufgaben dieses Projekts |
| Symbol ganz rechts oben | neben **Kanban Board** | blendet den rechten Bereich mit Aktivitätsprotokoll und Kommentaren ein |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c170cd4f-f366-4cf8-b96a-99896d815ad4)

*Abbildung 5: Ansicht eines Projekts*

### 3.2 Reiter Stammdaten

**Wozu:** Hier steht alles, was das Projekt als Ganzes beschreibt: Ziel, Zuständigkeit, Termine, Aufwand und Stand.

1.  Öffnen Sie das Projekt mit dem **Stift-Symbol**.
2.  Ändern Sie die Felder:

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Pflichtfeld |
| **Beschreibung** | formatierbarer Text (Absätze, Fett, Listen, Links) |
| **Status** | *Geplant*, *Aktiv*, *Pausiert*, *Abgeschlossen*, *Abgebrochen* |
| **Priorität** | *Kritisch*, *Hoch*, *Normal*, *Gering* |
| **Verantwortlicher** | Person, die das Projekt führt (ggf. Pflichtfeld) |
| **Startdatum (geplant)** / **Enddatum (geplant)** | Plantermine; das geplante Enddatum erscheint in der Übersicht und im Filter **Enddatum** |
| **Startdatum (tatsächlich)** / **Enddatum (tatsächlich)** | Ist-Termine |
| **Geplanter Aufwand (h)** | geschätzter Gesamtaufwand in Stunden, z. B. `40` oder `12,5` |
| **Fortschritt** | Schieberegler von 0 bis 100 % in 5er-Schritten |
| **Beratungsprojekt (nur für Beratungsteam sichtbar)** | nur mit der Berechtigung **Beraterfunktion und Mandantenakte**: macht das Projekt für alle anderen unsichtbar |

1.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2763d231-c490-4fa5-b25c-45c8aa5eddaa)

*Abbildung 6: Reiter Stammdaten in der Bearbeitung*

| Status | Wann setzen |
| --- | --- |
| *Geplant* | angelegt, noch nicht begonnen |
| *Aktiv* | wird umgesetzt; nur aktive Projekte zählen im **Dashboard** als „Aktive Projekte" |
| *Pausiert* | vorübergehend gestoppt, z. B. wegen fehlender Ressourcen |
| *Abgeschlossen* | erfolgreich beendet – danach archivieren |
| *Abgebrochen* | vor dem geplanten Ende eingestellt |

> **Hinweis:** Der **Fortschritt** wird nicht aus den Aufgaben berechnet. Den Stand der Aufgaben zeigt die Spalte **Aufgaben** in der Übersicht (erledigte/alle).

### 3.3 Reiter Aufgaben

**Wo:** Reiter **Aufgaben** im Projekt.

**Wozu:** Hier stellen Sie zusammen, was im Projekt zu tun ist. Die Tabelle zeigt **Betreff**, **Status**, **Zuständig** und **Fällig am** jeder zugeordneten Aufgabe. Mit dem **Auge-Symbol** öffnen Sie eine Aufgabe zum Lesen, mit dem **Stift-Symbol** zum Bearbeiten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8007531b-30b5-4a43-98cb-9da11365ef0b)

*Abbildung 7: Reiter Aufgaben und Team*

#### 3.3.1 Neue Aufgabe im Projekt anlegen

1.  Klicken Sie im Reiter **Aufgaben** auf **\+ Neu**. Das Fenster **Neue Aufgabe anlegen** öffnet sich.
2.  Tragen Sie **Betreff** (Pflicht) und **Beschreibung** ein und wählen Sie **Zuständig**, **Priorität** (Vorgabe *Normal*) und **Fälligkeit / Zieldatum**.
3.  Wählen Sie den **Typ**: *Aufgabe*, *Meilenstein* oder *Termin*.
4.  Möchten Sie gleich eine weitere Aufgabe anlegen, setzen Sie den Haken **Weiteren Datensatz anlegen**.
5.  Klicken Sie auf **Speichern**. Die Aufgabe erscheint sofort in der Tabelle und ist dem Projekt zugeordnet; die zuständige Person findet sie im Modul **Aufgaben** im Reiter **Mir zugewiesen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/bb0423ee-2864-4ca4-97df-160ebbea6268)

*Abbildung 8: Neue Aufgabe im Projekt*

#### 3.3.2 Vorhandene Aufgaben zuordnen

Gibt es die Aufgabe schon – etwa aus einer Prüfung oder einer Feststellung –, übernehmen Sie sie ins Projekt:

1.  Klicken Sie auf **Aufgabe zuordnen**. Das Fenster **Aufgaben zuordnen** listet alle offenen, nicht archivierten Aufgaben des Mandanten, die noch nicht im Projekt sind (ohne Unteraufgaben).
2.  Grenzen Sie die Liste mit dem Suchfeld ein, z. B. mit einem Stichwort aus dem Betreff.
3.  Setzen Sie den Haken bei allen gewünschten Aufgaben. Rechts oben steht, wie viele ausgewählt sind.
4.  Klicken Sie auf **Zuordnen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8169cb40-4a01-4e62-810b-0fc526601fbd)

*Abbildung 9: Fenster Aufgaben zuordnen*

#### 3.3.3 Zuordnung aufheben

1.  Setzen Sie in der Aufgabentabelle den Haken bei den Aufgaben, die nicht mehr zum Projekt gehören.
2.  Klicken Sie auf **Zuordnung aufheben**. Die Aufgaben verschwinden ohne Rückfrage aus dem Projekt.

Die Aufgaben selbst bleiben erhalten; nur die Verbindung zum Projekt wird gelöst. Speichern Sie geänderte Stammdaten vorher – die Seite wird danach neu geladen.

#### 3.3.4 Mehrere Aufgaben auf einmal ändern

1.  Markieren Sie die Aufgaben in der Tabelle (der Haken im Tabellenkopf wählt alle).
2.  Öffnen Sie **Massenaktionen** und wählen Sie:

| Aktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Status ändern** | setzt den Status aller markierten Aufgaben |
| **Zuständigen zuweisen** | ersetzt den Bearbeiter |
| **Fälligkeit ändern** | setzt **Fälligkeit / Zieldatum** |
| **Fortschritt ändern** | setzt den Fortschritt; bei 100 % werden die Aufgaben *Erledigt* |

1.  Stellen Sie im Fenster den neuen Wert ein und bestätigen Sie.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5164673a-29ec-4e3f-bc27-1d921e6040bf)

*Abbildung 10: Massenaktionen für Projektaufgaben*

Geändert werden nur Aufgaben, die Sie bearbeiten dürfen; die Meldung nennt sonst, wie viele von wie vielen aktualisiert wurden.

### 3.4 Reiter Team

**Wo:** Reiter **Team** im Projekt.

**Wozu:** Das Team legt fest, wer am Projekt mitwirkt. Teammitglieder sehen das Projekt unter **Meine Projekte** und lassen sich in der Übersicht über den Filter **Teammitglied** finden.

**Mitglieder hinzufügen:**

1.  Klicken Sie auf **\+ Mitglied hinzufügen**.
2.  Wählen Sie unter **Person** eine oder mehrere Personen. Wer schon im Team ist, steht nicht zur Auswahl.
3.  Wählen Sie die **Rolle**:

| Rolle | Bedeutung |
| --- | --- |
| *Mitglied* | arbeitet im Projekt mit (Vorgabe) |
| *Projektleiter* | steuert das Projekt; mehrere Projektleiter sind möglich |
| *Vertretung* | springt bei Abwesenheit ein |

1.  Klicken Sie auf **Speichern**. Die Personen erscheinen mit ihrer Rolle in der Tabelle.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/202075c8-39c1-4fdd-aea3-5eaf94a38fb9)

*Abbildung 11: Mitglied hinzufügen*

**Rolle ändern:** Klicken Sie in der Zeile auf das **Stift-Symbol**, wählen Sie die neue **Rolle** und klicken Sie auf **Speichern**.

**Mitglieder entfernen:** Setzen Sie den Haken bei den Personen und klicken Sie auf **Entfernen**. Das geschieht ohne Rückfrage.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5aa35b04-5960-4f9e-862a-371f5610fe21)

*Abbildung 12: Team mit Rollen*

> **Hinweis:** Der **Verantwortliche** aus den Stammdaten muss nicht zusätzlich ins Team: Er sieht das Projekt ohnehin unter **Meine Projekte**.

### 3.5 Reiter Dateien

**Wo:** Reiter **Dateien** im Projekt (erscheint, sobald das Projekt gespeichert ist).

**Wozu:** Legen Sie hier Unterlagen zum Projekt ab, z. B. Projektauftrag, Protokolle oder Angebote.

1.  Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien in das Ablagefeld oder klicken Sie hinein und wählen Sie sie aus. Erlaubt sind gängige Office-, PDF-, Bild-, Text- und ZIP-Dateien bis 2 MB je Datei.
2.  Die Dateien erscheinen in der Liste darunter. Über die Symbole der Zeile sehen Sie sich eine Datei in der Vorschau an (PDF und Bilder), laden sie herunter oder löschen sie.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/495ac972-be19-46c9-a3de-a04257402eaf)

*Abbildung 13: Reiter Dateien*

Hochladen und löschen dürfen der **Verantwortliche** des Projekts und alle mit Schreibrecht; ansehen und herunterladen alle, die das Projekt sehen.

### 3.6 Kanban Board des Projekts

**Wo:** im Projekt oben rechts **Kanban Board**.

**Wozu:** Das Board zeigt nur die Aufgaben dieses Projekts in den Spalten des Aufgaben-Boards. Ein Blick zeigt, wo das Projekt steht; Statuswechsel erledigen Sie per Ziehen.

1.  Klicken Sie auf **Kanban Board**.
2.  Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte, um den Status der Aufgabe zu ändern.
3.  Klicken Sie auf den Titel einer Karte, um die Aufgabe zu öffnen.
4.  Mit **Suche im Board** filtern Sie die Karten nach dem Titel.
5.  Über den Projektnamen in der Brotkrumen-Leiste oben kehren Sie zum Projekt zurück.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d5be6ae4-814c-4e4b-b307-97424ca46482)

*Abbildung 14: Kanban Board eines Projekts*

Die Spalten und ihre Grenzen (WIP-Limit) richten Sie im Modul **Aufgaben** unter **Board konfigurieren** ein (Modulhandbuch **Aufgaben**). Ist eine Spalte über ihrer Grenze, wird die Anzahl hervorgehoben.

### 3.7 Rechter Bereich: Aktivitätsprotokoll und Kommentare

**Wo:** im Projekt das Symbol ganz rechts oben neben **Kanban Board**.

**Wozu:** Hier sehen Sie, wer wann was am Projekt geändert hat, und tauschen sich mit Kommentaren aus.

1.  Klicken Sie auf das Symbol. Rechts öffnet sich der Bereich mit zwei Reitern: der Sprechblase (**Kommentare**) und der Uhr (Aktivitätsprotokoll).
2.  Im Reiter **Kommentare** lesen Sie die bisherigen Kommentare. In der Bearbeitung des Projekts (**Stift-Symbol** bzw. **Bearbeiten**) schreiben Sie hier auch einen neuen Kommentar und senden ihn ab.
3.  Der Reiter mit der Uhr listet alle Änderungen am Projekt mit Datum, Person und geänderten Feldern.
4.  Das **×** schließt den Bereich.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/321746ad-bc80-4aac-9575-63b0ecde3452)

*Abbildung 15: Rechter Bereich mit Kommentaren und Aktivitätsprotokoll*

### 3.8 Ein Projekt exportieren

**Wo:** im Projekt in der Werkzeugleiste **Exportieren**.

**Wozu:** Für Statusberichte an die Geschäftsführung oder für die Projektakte erzeugen Sie eine Datei mit den Daten dieses einen Projekts.

1.  Klicken Sie auf **Exportieren**. Der Export-Assistent öffnet sich direkt beim Schritt **Exportform**.
2.  Wählen Sie die **Exportform**:

| Exportform | Inhalt | Formate |
| --- | --- | --- |
| **Datenliste** | Stammdaten des Projekts | CSV, JSON, XML |
| **Aufwandsauswertung (Stunden)** | alle Aufgaben des Projekts mit Status, Bearbeiter, geplantem und tatsächlichem Aufwand in Stunden | Excel (.xlsx), PDF, Word (.docx) |
| **Aufwandsauswertung (Tage)** | wie oben, Aufwand in Tagen | Excel (.xlsx), PDF, Word (.docx) |

1.  Wählen Sie das **Format** und starten Sie den Export. Die Datei wird heruntergeladen bzw. in einem neuen Browser-Tab geöffnet.

Den Export mehrerer Projekte beschreibt das nächste Kapitel.

## 4 Projekte verwalten

*Für Projektverantwortliche mit Schreib- bzw. Löschrecht.*

### 4.1 Massenaktionen

**Wo:** Übersicht, Werkzeugleiste **Massenaktionen**. Die Schaltfläche wird aktiv, sobald Sie mindestens ein Projekt markiert haben.

**Wozu:** Sie bearbeiten mehrere Projekte in einem Schritt.

1.  Setzen Sie in der Tabelle den Haken bei den gewünschten Projekten (der Haken im Tabellenkopf wählt alle sichtbaren).
2.  Öffnen Sie **Massenaktionen** und wählen Sie die Aktion:

| Aktion | Reiter | Wirkung |
| --- | --- | --- |
| **Archivieren** | **Meine Projekte**, **Alle Projekte** | verschiebt die Projekte sofort ins **Archiv** |
| **Auf Mandanten kopieren** | **Meine Projekte**, **Alle Projekte** | kopiert die Projekte mit ihren Aufgaben in andere Mandanten |
| **Wiederherstellen** | **Archiv** | holt die Projekte aus dem Archiv zurück |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/37ae442a-cc99-4e19-910b-13b1cfd8308a)

*Abbildung 16: Massenaktionen in der Projektübersicht*

### 4.2 Archivieren und wiederherstellen

**Wozu:** Abgeschlossene oder abgebrochene Projekte verschwinden aus dem Tagesgeschäft, bleiben aber vollständig nachvollziehbar.

**Archivieren:**

1.  Markieren Sie in **Meine Projekte** oder **Alle Projekte** die Projekte.
2.  Wählen Sie **Massenaktionen > Archivieren**. Die Projekte stehen sofort im Reiter **Archiv**.

Archivierte Projekte lassen sich nur ansehen, nicht bearbeiten: Das **Stift-Symbol** und die Schaltfläche **Bearbeiten** fehlen. Die zugeordneten Aufgaben bleiben unverändert bei ihren Bearbeitern.

**Wiederherstellen:**

1.  Öffnen Sie den Reiter **Archiv**.
2.  Markieren Sie die Projekte.
3.  Wählen Sie **Massenaktionen > Wiederherstellen**. Die Projekte erscheinen wieder in den übrigen Reitern.

### 4.3 Auf Mandanten kopieren

**Wo:** Übersicht, Projekte markieren, **Massenaktionen > Auf Mandanten kopieren**.

**Wozu:** Ein bewährtes Projekt – z. B. „Jahresplan Datenschutz" mit allen Aufgaben – übernehmen Sie in weitere Mandanten, statt es dort neu aufzubauen.

1.  Markieren Sie die Projekte und wählen Sie **Massenaktionen > Auf Mandanten kopieren**. Das Fenster **Projekte auf Mandanten kopieren** öffnet sich.
2.  Legen Sie mit den Schaltern fest, was mitkopiert wird:

| Schalter | Eingeschaltet | Ausgeschaltet |
| --- | --- | --- |
| **Zugewiesene Benutzer mitkopieren (sofern auf Zielmandant berechtigt)** | Verantwortlicher und Bearbeiter der Aufgaben werden übernommen, wenn sie im Zielmandanten Zugriff auf das Modul haben | Verantwortlicher und Bearbeiter bleiben leer |
| **Fälligkeitsdaten mitkopieren** | geplante Termine und Fälligkeiten werden übernommen | Termine bleiben leer |
| **Aktuellen Status mitkopieren** | Status, Fortschritt und Ist-Werte werden übernommen | die Kopie beginnt mit *Geplant* und 0 % |

1.  Wählen Sie unter **Auf Mandanten kopieren** einen oder mehrere Zielmandanten. Zur Auswahl stehen die Mandanten, in denen Sie Projekte anlegen dürfen.
2.  Klicken Sie auf **Kopieren**. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Verlauf.
3.  Das Ergebnis listet, was **Erfolgreich kopiert**, **Übersprungen** oder **Fehlgeschlagen** ist, jeweils mit Grund. Schließen Sie das Fenster.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/fc5c1594-fece-48d0-8231-afea64dd68a2)

*Abbildung 17: Fenster Projekte auf Mandanten kopieren*

Kopiert werden die Stammdaten und alle Aufgaben des Projekts samt Unteraufgaben. Team und Dateien werden nicht kopiert. Gibt es im Zielmandanten schon ein Projekt mit derselben Bezeichnung, erhält die Kopie eine laufende Nummer, z. B. „Jahresplan Datenschutz #2".

### 4.4 Projekte löschen

**Wo:** Übersicht, Projekte markieren, **Löschen** in der Werkzeugleiste; oder in der Ansicht eines Projekts **Löschen** (jeweils mit Löschrecht).

**Wozu:** Für versehentlich oder doppelt angelegte Projekte. Erledigte Projekte archivieren Sie stattdessen.

1.  Markieren Sie die Projekte und klicken Sie auf **Löschen**.
2.  Das Fenster **Projekte löschen** nennt jedes ausgewählte Projekt. Prüfen Sie die Liste.
3.  Klicken Sie auf **Löschen**, um zu bestätigen, oder auf **Abbrechen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4639e3f0-5173-4268-9576-f116a4227da9)

*Abbildung 18: Rückfrage vor dem Löschen*

> **Achtung:** Mit dem Projekt werden alle Aufgaben gelöscht, die **nur** diesem Projekt zugeordnet sind. Aufgaben, die auch zu einem anderen Projekt gehören, bleiben erhalten und verlieren nur die Zuordnung. Gelöschte Projekte liegen im **Papierkorb**; stellen Sie ein Projekt dort wieder her, kehren auch die mitgelöschten Aufgaben und ihre Zuordnungen zurück.

### 4.5 Projekte exportieren

**Wo:** Übersicht, Werkzeugleiste **Exportieren**.

**Wozu:** Sie geben Projektdaten weiter oder werten sie in Excel aus – für einzelne, gefilterte oder alle Projekte.

1.  Klicken Sie auf **Exportieren**. Der Export-Assistent führt in drei Schritten durch den Export.
2.  **Umfang:** Wählen Sie **Alle** (der gesamte Bestand), **Auswahl** (die markierten Projekte) oder **Gefiltert** (die aktuell angezeigten Projekte, mit Anzahl). Klicken Sie auf **Weiter**.
3.  **Exportform:** Wählen Sie **Datenliste**, **Aufwandsauswertung (Stunden)** oder **Aufwandsauswertung (Tage)** (Inhalte wie unter „Ein Projekt exportieren"). Klicken Sie auf **Weiter**.
4.  **Format:** Wählen Sie das Format und starten Sie den Export.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/9ff8aef5-13c1-43a8-a708-2e186b74b2f8)

*Abbildung 19: Export-Assistent, Schritt Umfang*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c4bebe50-cf6f-48c7-a3a1-86aec1c41907)

*Abbildung 20: Export-Assistent, Schritt Exportform*

Die **Datenliste** enthält je Projekt ID, Mandant, Bezeichnung, Status, Priorität, Verantwortlichen, Beginn, Enddatum, Fortschritt, Anzahl der Aufgaben, Erstellt am und Archiviert am. Die **Aufwandsauswertung** als PDF enthält je Projekt die Aufgaben mit Status, Aufwand und Umsetzungszeitraum, den Gesamtaufwand und ein Diagramm der Aufwandsverteilung nach Status.

### 4.6 Projekte importieren

**Wo:** Übersicht, Werkzeugleiste **Importieren** (mit Schreibrecht).

**Wozu:** Projektpläne, die bisher in Excel geführt wurden, übernehmen Sie samt Aufgaben in einem Schritt.

Bereiten Sie eine Datei (CSV, JSON, XML oder TXT, höchstens 10 MB) vor. Jede Zeile mit einer **Projektbezeichnung** legt ein Projekt an; Zeilen nur mit einem **Aufgabenbetreff** werden als Aufgaben dem Projekt aus der Zeile darüber zugeordnet. Eine Zeile kann auch Projekt und erste Aufgabe zugleich enthalten.

1.  Klicken Sie auf **Importieren**. Die Seite **Projekte importieren** öffnet sich mit den Schritten **Datei hochladen**, **Felder zuordnen** und **Vorschau & Import**.
2.  **Datei hochladen:** Ziehen Sie die Datei in das Feld oder klicken Sie auf **klicken zum Auswählen**. Klicken Sie auf **Weiter**.
3.  **Felder zuordnen:** Wählen Sie für jede Spalte Ihrer Datei das Zielfeld oder *Ignorieren*. Eine Zuordnung, die Sie öfter brauchen, speichern Sie unter einem Namen und laden sie beim nächsten Import wieder.
4.  **Vorschau & Import:** Die Vorschau zeigt je Zeile, ob sie *Neu* angelegt, *Aktualisiert*, *Übersprungen* wird oder einen *Fehler* hat. Korrigieren Sie Fehler in der Datei und laden Sie sie neu hoch. Starten Sie den Import und bestätigen Sie die Rückfrage.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/eeab0eb4-b151-4f2a-8e8b-79f332fee286)

*Abbildung 21: Import, Schritt Datei hochladen*

| Gruppe | Zielfelder |
| --- | --- |
| **Projekt** | **Projektbezeichnung** (Pflicht), **Projektbeschreibung**, **Projektstatus**, **Projektpriorität**, **Projekt-Startdatum**, **Projekt-Enddatum**, **Projektverantwortlicher** |
| **Aufgabe** | **Aufgabenbetreff**, **Aufgabenbeschreibung**, **Aufgabenstatus**, **Aufgabenpriorität**, **Aufgaben-Startdatum**, **Aufgaben-Enddatum**, **Aufgaben-Bearbeiter** |

> **Tipp:** **Projektverantwortlicher** und **Aufgaben-Bearbeiter** geben Sie als E-Mail-Adresse eines Benutzers des Mandanten an. Jede Aufgabe braucht einen **Aufgaben-Bearbeiter**. Gibt es die Projektbezeichnung schon, wird das vorhandene Projekt erkannt.

## 5 Auswertungen für Leitung und Beratung

*Für Benutzer mit Sonderrechten im Modul Projekte. Die drei Reiter erscheinen nur mit dieser Stufe und werten alle Mandanten aus, in denen Sie Zugriff auf das Modul haben.*

### 5.1 Dashboard

**Wo:** **Aufgaben + Projekte > Projekte**, Reiter **Dashboard**.

**Wozu:** Auf einen Blick sehen Sie, wo in Ihren Mandanten Aufgaben überfällig sind und welche Projekte laufen – etwa vor einem Jour fixe mit den Mandanten.

Oben stehen vier Kennzahlen:

| Kennzahl | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Aktive Aufgaben** | offene Aufgaben (*Offen*, *In Bearbeitung*, *Wartet*) aller Ihrer Mandanten, nicht archiviert – auch Aufgaben ohne Projekt |
| **Überfällig** | davon die Aufgaben mit überschrittenem Zieldatum |
| **Aktive Projekte** | Projekte mit Status *Aktiv* |
| **Mandanten** | Anzahl der Mandanten, die das Dashboard auswertet |

Darunter stehen zwei Tabellen:

-   **Mandanten-Übersicht** – je Mandant eine Ampel und die Spalten **Mandant**, **Offen**, **Überfällig**, **Projekte** (aktive) und **Ø Fortschritt** (der aktiven Projekte). Die Ampel ist rot, wenn der Mandant überfällige Aufgaben hat, sonst grün. Ein Klick auf den Mandantennamen öffnet diesen Mandanten in einem neuen Tab.
-   **Aktive Projekte** – alle geplanten, aktiven und pausierten Projekte mit **Projekt**, **Mandant**, **Offen** (offene Aufgaben) und **Fortschritt**, nach Enddatum sortiert. Ein Klick auf den Projektnamen öffnet das Projekt in einem neuen Tab.

Beide Tabellen lassen sich über die Spaltenüberschriften sortieren.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7485f6db-aa8b-4b27-b83d-bb4aebcf1d06)

*Abbildung 22: Dashboard mit Kennzahlen, Mandanten-Übersicht und aktiven Projekten*

### 5.2 Statusübersicht

**Wo:** Reiter **Statusübersicht**.

**Wozu:** Sie sehen, wie weit die Aufgaben ausgewählter Projekte sind – besonders hilfreich, wenn dasselbe Projekt in mehreren Mandanten läuft: Gleichnamige Aufgaben werden über alle Mandanten zu einer Zeile zusammengefasst.

1.  Wählen Sie unter **Mandanten** einen oder mehrere Mandanten. Vorgewählt ist der aktuelle Mandant. Die Listen **Projekte** und **Benutzer** passen sich der Auswahl an.
2.  Wählen Sie unter **Projekte** mindestens ein Projekt. Ohne Projekt bleibt die Auswertung leer.
3.  Wählen Sie unter **Benutzer** eine Person, um nur ihre Aufgaben zu sehen, oder lassen Sie **Alle Benutzer** stehen.
4.  Klicken Sie auf **Aktualisieren**.
5.  Die Tabelle zeigt je Aufgabe (**Aufgabe**) einen Balken mit der **Status-Verteilung** und die Anzahl **Gesamt**. Die Farben erklärt die Legende darunter: *Offen*, *In Bearbeitung*, *Erledigt*, *Nicht relevant*, *Abgebrochen*.
6.  Klicken Sie auf eine Zeile. Darunter erscheint **Details für …** mit den einzelnen Aufgaben (**Mandant**, **Projekt**, **Aufgabe**, **Bearbeiter**, **Status**, **Fällig am**). Über das Symbol in der Zeile öffnen Sie eine Aufgabe in einem neuen Tab; das **×** schließt die Details.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/610f3862-e64a-4440-a7f4-61e457084f68)

*Abbildung 23: Statusübersicht*

### 5.3 Zeitverlauf

**Wo:** Reiter **Zeitverlauf**.

**Wozu:** Sie sehen, wann wie viel Aufwand in den ausgewählten Projekten anfällt – zur Planung von Kapazitäten oder um Engpässe zu erkennen.

1.  Wählen Sie **Mandanten**, **Projekte** und **Benutzer** wie in der Statusübersicht.
2.  Wählen Sie die **Ansicht**, also den Zeitraum des Diagramms:

| Ansicht | Zeitraum | Ein Balken je |
| --- | --- | --- |
| *Monat* | ein Kalendermonat | Tag |
| *Quartal* | ein Quartal | Kalenderwoche |
| *Halbjahr* | ein Halbjahr | Monat |
| *Jahr* | ein Kalenderjahr | Monat |

1.  Wählen Sie die **Metrik**: *Aufwand (Std.)* (geplanter Aufwand der Aufgaben) oder *Anzahl* (Zahl der Aufgaben).
2.  Klicken Sie auf **Aktualisieren**. Das Diagramm zeigt gestapelte Balken je Status.
3.  Mit den Pfeilen links und rechts der Zeitraumanzeige (z. B. „Oktober 2026") blättern Sie zum vorigen oder nächsten Zeitraum.
4.  Klicken Sie auf einen Balken. Darunter erscheinen **Details für …** mit den Aufgaben dieses Zeitraums.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d3fc6c13-726e-4eee-90f4-29e2bce0d751)

*Abbildung 24: Zeitverlauf*

So wird der Aufwand verteilt: Hat eine Aufgabe einen geplanten Start und ein geplantes Ende, verteilt sich ihr geplanter Aufwand gleichmäßig auf die Werktage dazwischen. Hat sie nur ein Zieldatum, wird der Aufwand vom Zieldatum aus rückwärts auf so viele Werktage verteilt, wie Ihre Arbeitszeit pro Werktag ergibt (z. B. 24 Stunden bei 8 Stunden pro Tag auf drei Werktage). Erledigte Aufgaben bleiben im Diagramm sichtbar.

## 6 Konfiguration

**Zugriff:** Die Konfiguration öffnen und bearbeiten Benutzer mit mindestens **Schreiben** im Modul **Projekte**. Sie sehen in der Projektübersicht oben rechts den Link **Projekte konfigurieren**.

Die Einstellungen gelten für den Mandanten und damit für alle Projekte.

### 6.1 Einstellungen

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b8ec86c1-8f46-4680-8d43-0674c0566b62)

*Abbildung 25: Projekte konfigurieren*

| Einstellung | Wirkung |
| --- | --- |
| **Verantwortlicher als Pflichtfeld** | Ist der Schalter aktiv, muss beim Erstellen eines Projekts ein **Verantwortlicher** ausgewählt werden. Standard: aktiv. |

### 6.2 Einstellung ändern

1.  Öffnen Sie **Aufgaben + Projekte > Projekte** und klicken Sie auf **Projekte konfigurieren**.
2.  Schalten Sie **Verantwortlicher als Pflichtfeld** ein oder aus.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**. Die Schaltfläche wird aktiv, sobald Sie etwas geändert haben. **Abbrechen** führt ohne Änderung zur Projektliste zurück.

> **Hinweis:** Die Spalten des **Kanban Board** sind keine Einstellung der Projekte. Sie richten sie im Modul **Aufgaben** unter **Board konfigurieren** ein.

## 7 Häufige Fragen

**Warum sehe ich ein Projekt nicht unter Meine Projekte?** **Meine Projekte** zeigt nur Projekte, in denen Sie **Verantwortlicher** oder Mitglied im **Team** sind. Lassen Sie sich ins Team aufnehmen. Mit Sonderrechten finden Sie alle Projekte unter **Alle Projekte**. Prüfen Sie außerdem, ob ein Filter gesetzt ist.

**Warum fehlen bei mir die Reiter Dashboard, Statusübersicht, Zeitverlauf und Alle Projekte?** Sie erscheinen nur mit **Sonderrechten** in der Berechtigung **Projekte**. Wenden Sie sich an Ihre Administration.

**Ich kann ein Projekt nicht bearbeiten – das Stift-Symbol fehlt.** Entweder ist das Projekt archiviert (dann zuerst im Reiter **Archiv** über **Massenaktionen > Wiederherstellen** zurückholen), oder Sie haben im Modul nur **Lesen**.

**Was passiert mit den Aufgaben, wenn ich ein Projekt archiviere?** Nichts. Die Aufgaben bleiben bei ihren Bearbeitern und behalten ihren Status. Nur das Projekt wird schreibgeschützt.

**Was passiert mit den Aufgaben, wenn ich ein Projekt lösche?** Aufgaben, die nur zu diesem Projekt gehören, werden mitgelöscht. Aufgaben, die auch in einem anderen Projekt stehen, bleiben erhalten.

**Kann eine Aufgabe zu mehreren Projekten gehören?** Ja. Ordnen Sie sie in jedem Projekt über **Aufgabe zuordnen** zu. **Zuordnung aufheben** löst sie nur aus dem jeweiligen Projekt.

**Wird der Fortschritt automatisch berechnet?** Nein. Den **Fortschritt** stellen Sie in den **Stammdaten** mit dem Schieberegler ein. Wie viele Aufgaben erledigt sind, zeigt die Spalte **Aufgaben** in der Übersicht.

**Wie lege ich einen Meilenstein an?** Im Reiter **Aufgaben** über **\+ Neu** mit dem **Typ** *Meilenstein*. Im Board tragen Meilensteine das Kennzeichen *Meilenstein*.

**Werden Team und Dateien beim Kopieren auf andere Mandanten übernommen?** Nein. Kopiert werden die Stammdaten und die Aufgaben samt Unteraufgaben. Ob Verantwortliche und Bearbeiter, Termine und Status übernommen werden, legen Sie mit den drei Schaltern im Kopierfenster fest.

**Warum ist die Statusübersicht leer?** Wählen Sie unter **Projekte** mindestens ein Projekt aus und klicken Sie auf **Aktualisieren**.

**Warum zählt das Dashboard mehr Aufgaben, als in meinen Projekten stehen?** Die Kennzahlen **Aktive Aufgaben** und **Überfällig** sowie die Mandanten-Übersicht zählen alle offenen Aufgaben der Mandanten, nicht nur Projektaufgaben.