---
title: "Personal"
url: "https://knowledgebase.audatis-manager.de/de/article/personal"
language: "de"
last_updated: "2026-10-30T15:48:30.815Z"
---

# Personal

Beschäftigte verwalten und ihnen Schulungen, Nachweise und Dokumentationen zuordnen

## 0 Kurzkarte: Neue Beschäftigte aufnehmen in 5 Schritten

Eine neue Person beginnt im Unternehmen und soll an der Datenschutzschulung teilnehmen oder eine Verpflichtung bestätigen? Dann legen Sie sie im Modul **Personal** an.

1.  **Modul öffnen** – in der Navigation **Personal + Schulung → Personal**.
2.  **Person anlegen** – auf **\+ Neu** klicken, **Vorname**, **Nachname** und **E-Mail-Adresse** eintragen, optional **Personalnummer** und **Organisationseinheit**.
3.  **Zuordnen** – unter **Zuordnungen** die passenden **E-Learnings**, **Nachweise** und **Dokumentationen** wählen und ein **Erledigungsdatum** setzen.
4.  **Einladung festlegen** – **Einladungs-E-Mail nach dem Speichern senden** nur ankreuzen, wenn die Person die Inhalte sofort im Portal bearbeiten soll.
5.  **Speichern** – die Person steht mit Status **Aktiv** in der Liste. Den Fortschritt sehen Sie in den Spalten **E-Learnings**, **Nachweise** und **Dokumentationen**.

> **Wichtig:** Die **E-Mail-Adresse** ist zugleich der Login der Person im Portal. Prüfen Sie sie vor dem Speichern sorgfältig: Einladungen und Erinnerungen gehen genau an diese Adresse.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Im Modul **Personal** führen Sie alle Personen, die geschult werden oder Nachweise erbringen sollen – in der Regel die Beschäftigten Ihres Unternehmens. Personen sind keine Benutzer des audatis MANAGER: Sie bearbeiten ihre Schulungen und Nachweise im **Portal**, zu dem sie per E-Mail eingeladen werden.

Das Modul

-   ist die gemeinsame Personenliste für die Module **E-Learning**, **Nachweise** und **Dokumentationen**,
-   zeigt je Person den Stand aller Zuordnungen auf einen Blick,
-   ordnet vielen Personen gleichzeitig Schulungen, Nachweise und Dokumentationen zu,
-   übernimmt Personen per Import (CSV, JSON oder XML) aus der Personalverwaltung und
-   belegt gegenüber Aufsichtsbehörden und Auditoren, wer wann geschult oder verpflichtet wurde (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO, Sensibilisierung und Schulung nach Art. 39 Abs. 1 lit. b DS-GVO).

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **Person** | Eine beschäftigte oder sonst zu schulende Person. Sie braucht kein Benutzerkonto im audatis MANAGER. |
| **Portal** | Eigene Oberfläche, in der Personen E-Learnings bearbeiten und Nachweise bestätigen. Der Zugang wird mit der ersten Einladung aktiviert. |
| **Organisationseinheit** | Abteilung oder Standort aus dem Modul **Organisation**. Darüber lassen sich ganze Gruppen zuordnen. |
| **Zuordnung** | Verbindung einer Person mit einem E-Learning, einem Nachweis oder einer Dokumentation, jeweils mit eigenem Status. |
| **Erledigungsdatum** | Termin, bis zu dem die Person die zugeordnete Schulung oder den Nachweis abschließen soll. |
| **Einladung** | E-Mail an die Person mit dem Link ins Portal. Erst danach sieht die Person die zugeordneten Inhalte. |
| **Archiv** | Personen, die nicht mehr aktiv geführt werden, z. B. nach dem Austritt. Archivierte Personen erhalten keine Einladungen mehr. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert | Status der Person |
| --- | --- | --- | --- |
| 1\. Anlegen oder importieren | Personalabteilung / Datenschutzkoordination | Person mit Name und E-Mail-Adresse erfassen | Aktiv |
| 2\. Zuordnen | Personalabteilung / Datenschutzkoordination | E-Learnings, Nachweise, Dokumentationen zuordnen | Aktiv |
| 3\. Einladen | Personalabteilung / Fachverantwortliche | Einladungs-E-Mail ins Portal senden | Aktiv |
| 4\. Bearbeiten | Person | Schulung im Portal absolvieren, Nachweis bestätigen | Aktiv |
| 5\. Nachhalten | DSB / Datenschutzkoordination | Fortschritt in der Liste und je Person prüfen | Aktiv |
| 6\. Pausieren oder ausscheiden | Personalabteilung | vorübergehend deaktivieren oder archivieren | Deaktiviert / Archiv |

### 1.4 Rollen und Rechte

| Rolle | Typische Aufgaben | Was sie sieht und darf |
| --- | --- | --- |
| **Lesen** | Schulungsstand einsehen | Liste und Ansicht der Personen. |
| **Bearbeiten** | Personen anlegen, ändern, zuordnen, einladen | Alle Pflegefunktionen, Import und Export. |
| **Löschen** | Personen dauerhaft entfernen | Zusätzlich **Löschen**. |
| **Sonderrechte** | Modul einrichten | Zusätzlich Änderungen unter **Personal konfigurieren** (Schlagwörter und Portal-E-Mail-Vorlagen). |
| **Person** (ohne Benutzerkonto) | Schulungen und Nachweise bearbeiten | Nur das Portal mit den eigenen Zuordnungen. |

> **Hinweis:** Die Rechte vergibt die Administration in der Benutzer- und Rollenverwaltung Ihres Mandanten für das Modul **Personal**.

## 2 Personen anlegen und pflegen

*Dieses Kapitel richtet sich an alle, die Personen gelegentlich anlegen oder ändern.*

### 2.1 Die Personenliste

Öffnen Sie **Personal + Schulung → Personal**. Der Reiter **Personen** zeigt alle aktiven Personen mit **Nachname**, **Vorname**, **Personalnummer**, **E-Mail-Adresse**, **Login / Benutzername**, **Organisationseinheit**, **Status**, **Schlagwörtern** und dem Fortschritt der Zuordnungen. Über das Spaltensymbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten ein und aus. Die Balken in den Spalten **E-Learnings**, **Nachweise** und **Dokumentationen** zeigen, wie viele Zuordnungen erledigt sind, z. B. *0/2*.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/87bc6b33-5479-4cd6-87f7-3581a5bbb37c)

*Abbildung 1: Personenliste mit Fortschritt je Zuordnungsart*

Am Zeilenende stehen drei Symbole:

| Symbol | Wirkung |
| --- | --- |
| **Schlüssel** | **Passwort zurücksetzen** – die Person erhält eine E-Mail, mit der sie ihr Portal-Passwort neu setzt. |
| **Auge** | Person ansehen (nur lesen). |
| **Stift** | Person bearbeiten. |

Über **Filter** grenzen Sie die Liste nach **Nachname**, **Vorname**, **Personalnummer**, **Organisationseinheit**, **Status**, **Schlagwörtern**, **E-Learnings**, **Nachweisen**, **Dokumentationen**, **Login / Benutzername** und **E-Mail-Adresse** ein. Mit **Filter anwenden** wird die Auswahl aktiv, **Filter zurücksetzen** hebt sie auf. Das Feld **Suche in Tabelle** durchsucht alle Spalten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e6494016-b2da-45c4-83a5-286f278f5909)

*Abbildung 2: Filter der Personenliste*

> **Tipp:** Mit dem Filter **E-Learnings** und einer bestimmten Schulung sehen Sie sofort, wer dieser Schulung zugeordnet ist.

### 2.2 Eine Person anlegen

1.  Klicken Sie auf **\+ Neu**. Das Fenster **Person anlegen** öffnet sich.
2.  Tragen Sie unter **Persönliche Daten** **Vorname**, **Nachname** und **E-Mail-Adresse** ein (Pflichtfelder).
3.  Ergänzen Sie optional **Personalnummer** und **Organisationseinheit** (Mehrfachauswahl) und wählen Sie die **Sprache** (*Deutsch* oder *Englisch*). Die Sprache bestimmt, in welcher Sprache die Person Einladungen und Inhalte erhält.
4.  Ohne weitere Angabe ist die E-Mail-Adresse der Benutzername im Portal. Soll stattdessen ein Benutzername aus Vor- und Nachname gebildet werden, kreuzen Sie **Alternativen Benutzernamen generieren** an.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/ff306cb4-ac60-4dab-a967-62d1c6baa101)

*Abbildung 3: Fenster Person anlegen – persönliche Daten*

1.  Wählen Sie unter **Zuordnungen** bei Bedarf **E-Learnings**, **Nachweise** und **Dokumentationen** und setzen Sie ein **Erledigungsdatum**.
2.  Entscheiden Sie, ob die Person sofort eingeladen wird:
    -   **Einladungs-E-Mail nach dem Speichern senden** – die Person erhält nach dem Speichern eine E-Mail mit dem Link ins Portal.
    -   **Nur eine Mail zur Einladung senden (Sammeleinladung)** – statt einer E-Mail je Zuordnung erhält die Person eine einzige E-Mail für alle Zuordnungen.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster für die nächste Person geöffnet.

> **Wichtig:** Zugeordnete Inhalte sieht die Person im Portal erst nach der Einladung. Lassen Sie die Einladung weg, wenn Sie Zuordnungen zunächst nur vorbereiten wollen – Sie können später aus dem jeweiligen Modul einladen.

### 2.3 Eine Person ansehen

Klicken Sie in der Liste auf das **Auge-Symbol**. Die Ansicht ist in die Bereiche **Stammdaten**, **Login & Sprache**, **E-Learning**, **Nachweise**, **Dokumentationen** und **Dokumente** gegliedert; ein Klick auf einen Reiter springt zum Bereich.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/97251ef9-5dcb-4784-8a8e-51384d43b9cf)

*Abbildung 4: Ansicht einer Person*

Über die Schaltfläche rechts in der Werkzeugleiste blenden Sie die Seitenleiste mit **Schlagwörtern**, **Kommentaren**, **Links** und dem **Aktivitätslog** ein.

### 2.4 Eine Person bearbeiten

1.  Klicken Sie in der Liste auf das **Stift-Symbol** oder in der Ansicht auf **Bearbeiten**.
2.  Ändern Sie die gewünschten Felder in **Stammdaten** und **Login & Sprache**.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**. **Abbrechen** verwirft die Änderungen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/524cfff2-df04-49f8-9db0-a75a6f7217bb)

*Abbildung 5: Person bearbeiten – Stammdaten und Login*

Im Bereich **Login & Sprache** steht unter **Login / Benutzername**, wie sich die Person im Portal anmeldet. Ein Hinweis darunter zeigt, ob der Login mit der E-Mail-Adresse synchronisiert wird oder manuell gesetzt wurde.

### 2.5 Zuordnungen einer Person verwalten

In den Bereichen **E-Learning**, **Nachweise** und **Dokumentationen** sehen Sie jede Zuordnung mit **Zuordnungsdatum**, **Erledigungsdatum**, **Einladungsstatus** und **Erledigungsstatus** bzw. **Bearbeitungsstatus**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/48ef18f4-34e5-4c47-b36f-a001ed1354f7)

*Abbildung 6: Zuordnungen einer Person*

So ordnen Sie einzeln zu:

1.  Öffnen Sie die Person zum Bearbeiten.
2.  Klicken Sie im Bereich **E-Learning**, **Nachweise** oder **Dokumentationen** auf **Zuordnen**.
3.  Wählen Sie den Eintrag aus, setzen Sie das **Erledigungsdatum** und entscheiden Sie über **Einladungs-E-Mail nach dem Speichern senden**.
4.  Klicken Sie auf **Zuordnen**. Die Zuordnung wird sofort gespeichert.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2c57e749-ea62-4537-bad9-991032c32088)

*Abbildung 7: E-Learning einer Person zuordnen*

Eine Zuordnung entfernen Sie über das **Papierkorb-Symbol** am Zeilenende.

| Status | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Angelegt** (Einladungsstatus) | Zugeordnet, aber noch nicht eingeladen. Die Person sieht den Inhalt noch nicht. |
| **Eingeladen** (Einladungsstatus) | Einladung wurde versendet. |
| **bestanden** / **(noch) nicht bestanden** (Erledigungsstatus E-Learning) | Ergebnis der Schulung bzw. des Lerntests. |
| **bestätigt**, **nicht bestätigt**, **abgelehnt**, **widerrufen** (Bearbeitungsstatus Nachweis) | Reaktion der Person auf den Nachweis. |

> **Hinweis:** Schulungen, Nachweise und Dokumentationen selbst legen Sie in den gleichnamigen Modulen an. Im Modul **Personal** ordnen Sie sie nur zu.

### 2.6 Dokumente zu einer Person ablegen

Im Bereich **Dokumente** laden Sie Dateien zur Person hoch, z. B. eine unterschriebene Verpflichtungserklärung auf Papier. Ziehen Sie die Datei in das Feld oder klicken Sie zum Auswählen. Zulässig sind gängige Office-, PDF-, Bild- und E-Mail-Formate bis 50 MB.

## 3 Viele Personen gleichzeitig bearbeiten

*Für Personalabteilung und Datenschutzkoordination.*

### 3.1 Massenaktionen

Markieren Sie die gewünschten Personen über die Kontrollkästchen. Danach sind **Löschen**, **Schlagwörter** und **Massenaktionen** aktiv.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/1b36040f-9410-4bed-b45a-96a0c46f6c6b)

*Abbildung 8: Menü Massenaktionen*

| Massenaktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Zuordnungen** | Ordnet allen markierten Personen dieselben E-Learnings, Nachweise und Dokumentationen mit einem Erledigungsdatum zu. |
| **Organisationseinheit zuordnen** | Ordnet die markierten Personen einer oder mehreren Organisationseinheiten zu. |
| **Organisationseinheit(en) entfernen** | Entzieht den markierten Personen die gewählten Organisationseinheiten. |
| **Temporär deaktivieren** | Setzt den Status **Deaktiviert**, z. B. während der Elternzeit. |
| **Reaktivieren** | Setzt deaktivierte Personen wieder auf **Aktiv**. |
| **Archivieren** | Verschiebt die Personen in den Reiter **Archiv**. |

#### 3.1.1 Mehreren Personen Schulungen zuordnen

1.  Markieren Sie die Personen.
2.  Wählen Sie **Massenaktionen → Zuordnungen**.
3.  Wählen Sie **E-Learnings**, **Nachweise** und/oder **Dokumentationen** und setzen Sie das **Erledigungsdatum**.
4.  Entscheiden Sie über **Einladungs-E-Mail nach dem Speichern senden** und ggf. **Nur eine Mail zur Einladung senden (Sammeleinladung)**.
5.  Klicken Sie auf **Anwenden**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d616ef03-1468-47b1-ba60-5f593f7c528a)

*Abbildung 9: Fenster Zuordnungen für mehrere Personen*

> **Tipp:** Mit der **Sammeleinladung** erhält jede Person nur eine E-Mail, auch wenn Sie ihr mehrere Schulungen und Nachweise zugeordnet haben.

#### 3.1.2 Personen vorübergehend deaktivieren

1.  Markieren Sie die Personen und wählen Sie **Massenaktionen → Temporär deaktivieren**.
2.  Tragen Sie optional einen **Grund** ein, z. B. *Elternzeit*.
3.  Klicken Sie auf **Deaktivieren**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/839cd3a3-f4c7-43ee-8ca2-762d1cc6cef0)

*Abbildung 10: Temporär deaktivieren*

Deaktivierte Personen bleiben in der Liste, erhalten aber keine Einladungen. Mit **Massenaktionen → Reaktivieren** heben Sie die Deaktivierung auf. Einzeln ändern Sie den **Status** in den Stammdaten der Person; bei **Deaktiviert** erscheint dort das Feld **Deaktivierungsgrund**.

#### 3.1.3 Personen archivieren und wiederherstellen

Ausgeschiedene Personen archivieren Sie über **Massenaktionen → Archivieren**. Sie stehen danach im Reiter **Archiv**, behalten ihre Zuordnungen als Nachweis und erhalten keine Einladungen mehr. Im Reiter **Archiv** holen Sie sie über **Massenaktionen → Wiederherstellen** zurück.

#### 3.1.4 Schlagwörter vergeben

Über **Schlagwörter** in der Werkzeugleiste fügen Sie den markierten Personen Schlagwörter hinzu oder entfernen sie. Einzeln pflegen Sie Schlagwörter in der Seitenleiste der Person.

#### 3.1.5 Personen löschen

Markieren Sie die Personen und klicken Sie auf **Löschen**. Nach der Rückfrage werden die Personen gelöscht.

> **Achtung:** Mit der Person verschwinden auch ihre Schulungs- und Nachweiszuordnungen aus der Übersicht. Für ausgeschiedene Beschäftigte ist **Archivieren** deshalb in aller Regel die bessere Wahl – der Nachweis über erfolgte Schulungen bleibt so erhalten.

### 3.2 Personen importieren

Größere Bestände übernehmen Sie aus einer Datei, z. B. aus Ihrem Personalsystem. Der Import-Assistent führt Sie in drei Schritten durch den Import; bis zum letzten Klick wird nichts gespeichert.

**Schritt 1: Datei hochladen**

1.  Klicken Sie in der Liste auf **Importieren**.
2.  Ziehen Sie die Datei in das Feld oder klicken Sie zum Auswählen. Erlaubt sind CSV, JSON, XML und TXT bis 10 MB.
3.  Prüfen Sie **Zeichenkodierung** (z. B. *UTF-8*) und **Trennzeichen** (Vorgabe: *Automatisch erkennen*). Die **Dateivorschau** zeigt die ersten Zeilen so, wie sie gelesen werden.
4.  Klicken Sie auf **Weiter**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4be069e5-2b77-4aa2-ab55-29df71c5d027)

*Abbildung 11: Import – Datei hochladen und Dateivorschau*

**Schritt 2: Felder zuordnen**

Die Tabelle zeigt je **Zielfeld** das zugeordnete **Quellfeld** aus Ihrer Datei, den **Status** und eine **Vorschau** des ersten Werts. Gleichnamige Spalten ordnet der Assistent automatisch zu.

| Status | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Pflicht ✓** | Pflichtfeld, zugeordnet. Pflicht sind **Nachname**, **Vorname** und **E-Mail**. |
| **Zugeordnet** | Optionales Feld mit Quellfeld. |
| **Verknüpfung** | Der Wert wird mit vorhandenen Einträgen verknüpft, z. B. die **Organisationseinheit** über ihren Namen. |
| **Nicht zugeordnet** | Das Feld wird nicht befüllt. |

Zielfelder sind **Personalnummer**, **Nachname**, **Vorname**, **E-Mail**, **Login / Benutzername**, **Sprache**, **Status** und **Organisationseinheit**. Jedes Quellfeld kann nur einem Zielfeld zugeordnet werden. Ohne **Login / Benutzername** wird die E-Mail-Adresse als Login übernommen.

Legen Sie außerdem fest, wie mit Personen umgegangen wird, die es schon gibt:

-   **Duplikat-Prüffelder** – die Felder, an denen eine vorhandene Person erkannt wird. Wirksam sind **Personalnummer**, **E-Mail** und **Login / Benutzername**. Eine Person gilt als vorhanden, sobald eines dieser Felder übereinstimmt. Jedes Prüffeld muss in der Tabelle einem Quellfeld zugeordnet sein, sonst bleibt **Weiter** gesperrt – entfernen Sie nicht zugeordnete Felder aus der Auswahl.
-   **Bei Duplikaten** – **Überspringen** (vorhandene Person bleibt unverändert), **Überschreiben** (vorhandene Person wird mit den Werten der Datei aktualisiert) oder **Trotzdem erstellen** (es entsteht eine weitere Person).

Mit **Mapping speichern** sichern Sie die Zuordnung unter einem Namen, z. B. *Export Personalsystem*; beim nächsten Import holen Sie sie über **Mapping laden** zurück.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4d3f96fe-3042-42ea-b50f-b89f1fa6a5d9)

*Abbildung 12: Import – Felder zuordnen und Duplikate prüfen*

**Schritt 3: Vorschau & Import**

Die Vorschau zählt, wie viele Personen **Neu** angelegt, **Aktualisiert**, **Übersprungen** werden oder einen **Fehler** haben, und zeigt das Ergebnis je Zeile mit **Details**, z. B. *Duplikat*. Klicken Sie auf **Personen importieren**, um den Import auszuführen. Mit **Zurück** korrigieren Sie die Zuordnung, mit **Abbrechen** verwerfen Sie den Import.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/01bd0965-11aa-4e00-aa2f-84f8b137b479)

*Abbildung 13: Import – Vorschau vor dem Import*

> **Tipp:** Prüfen Sie in der Vorschau vor allem die Zeilen mit **Fehler** und **Übersprungen**. Importierte Personen erhalten keine Einladung; laden Sie sie anschließend gezielt über **Massenaktionen → Zuordnungen** oder aus dem jeweiligen Modul ein.

### 3.3 Personen exportieren

1.  Klicken Sie auf **Exportieren**. Der Export-Assistent öffnet sich.
2.  Wählen Sie den **Umfang**: **Alle**, **Auswahl** (markierte Personen) oder **Gefiltert** (aktueller Filter).
3.  Wählen Sie die **Exportform** *Datenliste* und das **Format** *CSV*, *JSON* oder *XML*.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5cb37dbd-6b98-4dae-bc38-3adf29e50d0c)

*Abbildung 14: Export-Assistent*

Die Datenliste enthält neben den Stammdaten je Person die zugeordneten E-Learnings, Nachweise und Dokumentationen mit Fortschritt, Erledigungsstatus und Erledigungsdatum – geeignet als Schulungsnachweis für Audits.

## 4 Konfiguration

*Für Administration mit Sonderrechten im Modul* \*Personal**. Sie erreichen die Einstellungen in der Personenliste über** Personal konfigurieren\*\* (oben rechts).\*

**Zugriff:** Ändern können die Einstellungen nur Benutzer mit Sonderrechten im Modul **Personal**. Den Reiter **Mandantenakte** sehen nur Benutzer mit dem Recht **Mandantenakte**.

Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1.  **Schlagwörter** anlegen
2.  **Portal E-Mail-Templates** prüfen und an Ihr Unternehmen anpassen
3.  bei Bedarf einen Hinweis in der **Mandantenakte** hinterlegen

### 4.1 Schlagwörter

Im Reiter **Schlagwörter** verwalten Sie die Schlagwörter, die Sie Personen zuordnen können, z. B. *Außendienst* oder *Neueinstellung 2026*. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** und das Datum **Erstellt**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a13a07cd-43f9-481e-a4c5-ee47b14306da)

*Abbildung 15: Konfiguration – Schlagwörter*

| Aktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **\+ Neu** | Legt ein Schlagwort an. Pflichtfeld ist die **Bezeichnung**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster für das nächste Schlagwort geöffnet. |
| **Stift-Symbol** | Ändert die Bezeichnung. |
| **Massenaktionen → Archivieren** | Setzt die markierten Schlagwörter auf den Status **Archiviert**. |
| **Massenaktionen → Wiederherstellen** | Setzt archivierte Schlagwörter wieder auf **Aktiv**. |
| **Löschen** | Entfernt die markierten Schlagwörter nach einer Rückfrage. |

> **Achtung:** Gelöschte Schlagwörter werden dauerhaft entfernt. Wenn Sie ein Schlagwort nur nicht mehr verwenden wollen, archivieren Sie es.

### 4.2 Portal E-Mail-Templates

Im Reiter **Portal E-Mail-Templates** gestalten Sie die E-Mails, die Personen erhalten. Die Vorlagen gelten als **Standardvorlage** für alle E-Learnings und Nachweise. Für ein einzelnes E-Learning oder einen einzelnen Nachweis kann ein eigener Text hinterlegt werden.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d955a039-6e88-4286-9f8c-5303ab14e0d7)

*Abbildung 16: Konfiguration – Portal E-Mail-Templates*

1.  Wählen Sie die **Kategorie**: **E-Learning**, **Nachweise** oder **Kontoaktivierung**.
2.  Wählen Sie bei **E-Learning** die **Lernaktivität**, bei **Nachweise** den **Nachweis-Typ**:
    -   **Standard (alle E-Learnings)** bzw. **Standard (alle Nachweise)** – die Standardvorlage für alle Einträge,
    -   **Sammeleinladung** – die E-Mail, die eine Person für mehrere Zuordnungen auf einmal erhält,
    -   ein einzelnes E-Learning bzw. ein einzelner Nachweis – der eigene Text nur für diesen Eintrag.
3.  Wählen Sie den **Template-Typ**. Ein Hinweis darunter erklärt, wann die E-Mail versendet wird.
4.  Bearbeiten Sie **Betreff** und **Inhalt** auf Deutsch und Englisch. Platzhalter wie Vorname, Nachname, Fälligkeitsdatum oder Portal-Link fügen Sie über die Editor-Werkzeugleiste ein. Die **Vorschau** neben dem Editor zeigt das Ergebnis.
5.  Klicken Sie auf **Speichern**.

| Template-Typ | Wann wird die E-Mail versendet? |
| --- | --- |
| **Ersteinladung (mit Aktivierung)** | Die Person wird zum ersten Mal eingeladen und muss ihr Konto im Portal aktivieren. |
| **Einladung (ohne Aktivierung)** | Eine bereits aktivierte Person wird zu einem neuen E-Learning oder Nachweis eingeladen. |
| **Erinnerung (überfällig)** | Ein E-Learning oder Nachweis ist überfällig. |
| **Kontoaktivierung** (Kategorie **Kontoaktivierung**) | Ein Konto wird ohne E-Learning- oder Nachweiszuordnung erstellt. |

**Standardvorlage zurücksetzen:** Über **Systemvorlage wiederherstellen** über dem Betreff setzen Sie den Text einer Sprache auf die mitgelieferte Systemvorlage zurück. Dabei wählen Sie die Anrede: **Sie (formell)** oder **Du (informell)**.

**Eigener Text für ein einzelnes E-Learning oder einen Nachweis:** Haben Sie unter Schritt 2 einen einzelnen Eintrag gewählt, erscheint der Schalter **Standardvorlage verwenden**. Ist er eingeschaltet, erhält die Person die Standardvorlage; schalten Sie ihn aus, um einen eigenen Text für diesen Eintrag zu verwenden. Ein eigener Text bleibt gespeichert, auch wenn Sie später wieder die Standardvorlage verwenden. Denselben Schalter finden Sie im Bereich **E-Mails** des jeweiligen E-Learnings bzw. Nachweises.

> **Tipp:** Prüfen Sie nach jeder Änderung die **Vorschau**. Eine verständliche Einladung mit klarer Frist erhöht die Teilnahmequote deutlich.

### 4.3 Mandantenakte

Im Reiter **Mandantenakte** hinterlegen Sie einen Hinweis für alle, die mit dem Modul **Personal** dieses Mandanten arbeiten, z. B. den Ansprechpartner in der Personalabteilung. Der Hinweis erscheint als farbige Infobox über der Personenliste.

1.  Wählen Sie die Art: **Information** (blau), **Warnung** (gelb) oder **Kritisch** (rot).
2.  Schreiben Sie den Text im Editor. Mit `@` fügen Sie Kontakte ein.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

## 5 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Art. 39 Abs. 1 lit. b DS-GVO** | Aufgabe des DSB, Sensibilisierung und Schulung der Beschäftigten zu überwachen. |
| **Deaktiviert** | Status für vorübergehend abwesende Personen; sie erhalten keine Einladungen. |
| **Einladungsstatus** | Zeigt, ob eine Zuordnung nur angelegt oder die Person bereits eingeladen ist. |
| **Erledigungsdatum** | Frist, bis zu der eine Zuordnung erledigt sein soll. |
| **Organisationseinheit** | Abteilung oder Standort zur Gruppierung von Personen. |
| **Portal** | Oberfläche für Personen ohne Benutzerkonto zur Bearbeitung von E-Learnings und Nachweisen. |
| **Sammeleinladung** | Eine E-Mail für alle neuen Zuordnungen einer Person. |
| **Standardvorlage** | Der Text einer Portal-E-Mail, den alle E-Learnings bzw. Nachweise ohne eigenen Text verwenden. Gepflegt unter **Personal konfigurieren**. |
| **Systemvorlage** | Mitgelieferter Text des audatis MANAGER, auf den sich eine Standardvorlage zurücksetzen lässt. |
| **Zuordnung** | Verbindung einer Person mit einem E-Learning, Nachweis oder einer Dokumentation. |

## 6 Häufige Fragen

**Braucht jede Person ein Benutzerkonto im audatis MANAGER?** Nein. Personen arbeiten ausschließlich im Portal. Ein Benutzerkonto benötigen nur diejenigen, die Personen, Schulungen und Nachweise verwalten.

**Ich habe eine Person zugeordnet, sie sieht aber nichts im Portal. Warum?** Die Person wurde noch nicht eingeladen (Einladungsstatus **Angelegt**). Senden Sie die Einladung beim Zuordnen mit oder aus dem jeweiligen Modul **E-Learning** bzw. **Nachweise**.

**Eine Person hat ihr Portal-Passwort vergessen. Was tun?** Klicken Sie in der Liste auf das **Schlüssel-Symbol** oder in der Ansicht auf **Passwort zurücksetzen**. Die Person erhält eine E-Mail zum Neusetzen. Deaktivierte oder archivierte Personen und Personen ohne E-Mail-Adresse erhalten keine solche E-Mail.

**Eine Beschäftigte geht in Elternzeit. Soll ich sie löschen?** Nein. Nutzen Sie **Massenaktionen → Temporär deaktivieren** mit dem Grund *Elternzeit*. Nach der Rückkehr setzen Sie sie mit **Reaktivieren** wieder auf **Aktiv**.

**Was passiert mit den Schulungsnachweisen ausgeschiedener Beschäftigter?** Archivieren Sie die Person. Ihre Zuordnungen bleiben erhalten und sind im Reiter **Archiv** weiterhin nachvollziehbar.

**Wie weise ich einer ganzen Abteilung eine Schulung zu?** Filtern Sie die Liste nach der **Organisationseinheit**, markieren Sie alle Personen und nutzen Sie **Massenaktionen → Zuordnungen**. Alternativ ordnen Sie im Modul **E-Learning** über **Gruppe zuordnen** die ganze Organisationseinheit zu.