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title: "Online-Einwilligungen"
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language: "de"
last_updated: "2026-11-06T12:41:04.767Z"
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# Online-Einwilligungen

Einwilligungen online einholen, nachweisen und Widerrufe dokumentieren

## 0 Kurzkarte: Eine Online-Einwilligung bereitstellen

Sie möchten Personen um eine Einwilligung bitten, etwa für einen Newsletter oder für Fotos von einer Veranstaltung, und die Einwilligung nachweisen können? Dann legen Sie dafür eine Online-Einwilligung an und geben den Link oder QR-Code weiter.

1.  **Anlegen** – Öffnen Sie **Datenschutz > Online-Einwilligungen** und klicken Sie auf **Neu**. Tragen Sie **Bezeichnung** und **Fachverantwortlicher** ein und klicken Sie auf **Speichern**.
2.  **Abfrage festlegen** – Öffnen Sie die Einwilligung mit dem **Stift-Symbol**. Wählen Sie im Reiter **Stammdaten** die **Abzufragenden Daten** und setzen Sie die Schalter unter **Weitere Einstellungen**.
3.  **Texte anpassen** – Ersetzen Sie im Reiter **Webseite** den Beispieltext des **Einwilligungstexts** durch Ihren eigenen Text. Prüfen Sie die Texte im Reiter **E-Mail**. Klicken Sie auf **Speichern**.
4.  **Testen** – Öffnen Sie im Reiter **Übersicht** das Formular über das Symbol neben dem **Öffentlichen Link** und prüfen Sie es.
5.  **Weitergeben** – Kopieren Sie den **Öffentlichen Link** oder laden Sie den QR-Code mit **QR-Code herunterladen** herunter.

> **Wichtig:** Eine neue Online-Einwilligung steht sofort auf **Aktiv** und enthält einen Beispieltext für Werbe-E-Mails. Wer den Link kennt, kann sofort einwilligen. Passen Sie deshalb die Texte an, bevor Sie den Link weitergeben.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Verarbeiten Sie personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung, müssen Sie nachweisen können, dass die Person eingewilligt hat. Die Person muss ihre Einwilligung außerdem jederzeit widerrufen können.

Das Modul **Online-Einwilligungen** unterstützt Sie dabei:

-   Sie erstellen ein Einwilligungsformular mit eigenem Text und legen fest, welche Daten es abfragt.
-   Personen willigen über einen öffentlichen Link oder einen QR-Code ein. Sie brauchen dafür keinen Zugang zum audatis MANAGER.
-   Auf Wunsch bestätigen die Personen ihre E-Mail-Adresse über einen Link in einer E-Mail (Double-Opt-In).
-   Jede Einwilligung und jeder Widerruf wird mit Zeitstempel gespeichert. Sie können die Einträge exportieren.

Das Modul finden Sie in der Navigation unter **Datenschutz > Online-Einwilligungen**. Die Seite selbst heißt **Online Einwilligungen**.

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **Online-Einwilligung** | Ein Einwilligungsformular mit Texten, Einstellungen und öffentlichem Link, z. B. „Fotoerlaubnis Sommerfest 2026". In der Oberfläche auch kurz **Einwilligung**. |
| **Öffentlicher Link** | Adresse des Formulars. Wer den Link kennt, kann einwilligen. |
| **Verifizierung** | Die Person erhält nach dem Absenden eine E-Mail mit einem Link und bestätigt damit ihre E-Mail-Adresse (Double-Opt-In). Bis dahin steht ihr Eintrag auf **Verifizierung**. |
| **Eingewilligt** | Die Person hat eingewilligt; bei eingeschalteter Verifizierung hat sie ihre E-Mail-Adresse bestätigt. |
| **Widerrufen** | Die Person hat ihre Einwilligung zurückgezogen, online über den Widerrufslink oder auf anderem Weg. |
| **Einwilligungen** (Reiter) | Liste aller Personen, die das Formular abgeschickt haben, je E-Mail-Adresse eine Zeile. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| Anlegen | Fachverantwortlicher | Online-Einwilligung mit **Bezeichnung** anlegen; sie steht auf **Aktiv** und hat einen Link. |
| Einrichten | Fachverantwortlicher | Abgefragte Daten, Schalter, Texte für Formular und E-Mails |
| Weitergeben | Fachverantwortlicher | Link oder QR-Code verteilen, z. B. im Intranet oder auf einem Aushang |
| Einwilligen | betroffene Person | Formular ausfüllen, bei Verifizierung die E-Mail-Adresse bestätigen |
| Widerrufen | betroffene Person oder Bearbeitende | Online über den Widerrufslink oder im Reiter **Einwilligungen** |
| Beenden | Fachverantwortlicher | **Status** auf **Abgeschlossen** setzen, später archivieren |

### 1.4 Rollen und Rechte

Die Rechte vergibt die Administration je Modul in Stufen.

| Rolle | Typische Aufgaben | Was sie sieht und darf |
| --- | --- | --- |
| **Lesen** (Stufe 1) | Einwilligungen nachweisen | Übersicht, Ansicht jeder Online-Einwilligung, **Exportieren** |
| **Schreiben** (Stufe 2) | Formulare einrichten | zusätzlich **Neu**, Bearbeiten, **Schlagwörter**, **Massenaktionen**, **Auf Mandanten kopieren** |
| **Löschen** (Stufe 3) | Aufräumen, Widerrufe erfassen | zusätzlich **Löschen** von Online-Einwilligungen sowie **Widerrufen** und **Löschen** im Reiter **Einwilligungen** |
| **Sonderrecht** (Stufe 4) | Modul einrichten | zusätzlich **Online Einwilligung konfigurieren** |
| **Fachverantwortliche** | Eigene Formulare betreuen | sehen ohne Leserecht nur die Online-Einwilligungen, bei denen sie als **Fachverantwortlicher** eingetragen sind |
| **Betroffene Person** | Einwilligen, widerrufen | nur das öffentliche Formular und die Widerrufsseite, ohne Anmeldung |

> **Hinweis:** Wie viele Einwilligungen Ihr Mandant entgegennehmen kann, hängt von Ihrer Lizenz ab. Ist die Grenze erreicht, sehen Systemadministratoren in der Übersicht den Hinweis **Lizenzlimit erreicht** mit dem Link **Lizenzen verwalten**. Das Formular nimmt dann keine Einwilligungen mehr an.

## 2 Eine Online-Einwilligung einrichten

*Dieses Kapitel richtet sich an alle, die ein Einwilligungsformular anlegen und betreuen.*

### 2.1 Die Übersicht

Öffnen Sie in der Navigation **Datenschutz > Online-Einwilligungen**. Die Übersicht zeigt alle Einwilligungsformulare mit **Bezeichnung**, **Status**, **Fachverantwortlicher**, **Eingewilligt**, **Widerrufen**, **Verifizierung** und **Schlagworte**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/3fa07548-1fa9-4fb0-87af-fae5d81afec1)

*Abbildung 1: Übersicht der Online-Einwilligungen*

-   Die Spalten **Eingewilligt**, **Widerrufen** und **Verifizierung** zählen die Personen je Formular nach ihrem aktuellen Stand.
-   Das **Augen-Symbol** öffnet die Ansicht, das **Stift-Symbol** die Bearbeitung.
-   Die Reiter **Online Einwilligungen** und **Archiv** trennen laufende und archivierte Formulare.
-   Mit **Suche in Tabelle** durchsuchen Sie die angezeigten Einträge. Über das Spaltensymbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten aus und ein.

Über **Filter** grenzen Sie die Liste nach **Bezeichnung**, **Status**, **Art**, **Fachverantwortlicher** und **Sprachen** ein. Unter **Art** wählen Sie **Bestätigung mit Verifizierung per E-Mail** oder **Nur Bestätigung**. Klicken Sie auf **Filter anwenden**; **Filter zurücksetzen** hebt alle Filter auf.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/29064bcd-416c-4887-89a7-177ff009092c)

*Abbildung 2: Geöffneter Filter*

### 2.2 Schritt 1: Online-Einwilligung anlegen

1.  Klicken Sie auf **Neu**. Das Fenster **Neue Einwilligung** öffnet sich.
2.  Geben Sie eine **Bezeichnung** ein, z. B. „Fotoerlaubnis Sommerfest 2026". Die Bezeichnung ist intern; Personen sehen im Formular den **Titel** aus dem Reiter **Webseite**.
3.  Wählen Sie den **Fachverantwortlicher**, also die Person, die das Formular betreut.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster für das nächste Formular geöffnet.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5e68ad3e-7311-4a6f-8650-f1129f5235b5)

*Abbildung 3: Fenster Neue Einwilligung*

Die neue Online-Einwilligung erscheint in der Übersicht. Sie steht auf **Aktiv**, verlangt die Verifizierung der E-Mail-Adresse und enthält Beispieltexte. Öffnen Sie sie mit dem **Stift-Symbol**, um sie einzurichten.

> **Hinweis:** Ob der **Fachverantwortlicher** Pflicht ist, legt die Administration in der Konfiguration fest. Sind in den Mandanteneinstellungen Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto erlaubt, erscheint zusätzlich das Feld **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto** für einen Namen als Freitext.

### 2.3 Die Bearbeitungsseite

Die Bearbeitungsseite zeigt oben die Werkzeugleiste mit **Speichern**, **Auf Mandanten kopieren**, **Exportieren** und **Abbrechen**. Darunter stehen die Reiter **Übersicht**, **Stammdaten**, **E-Mail**, **Webseite** und **Einwilligungen**. Alle Reiter liegen auf einer Seite untereinander; ein Klick auf einen Reiter springt zum Abschnitt.

**Speichern** speichert alle Reiter auf einmal, auch die Texte. Die Schaltfläche wird aktiv, sobald Sie etwas geändert haben. Verlassen Sie die Seite mit ungespeicherten Änderungen über **Abbrechen**, fragt das Fenster **Änderungen verwerfen?** nach.

Das Symbol ganz rechts öffnet die **rechte Leiste** mit **Aufgaben**, **Schlagwörter**, **Kommentare**, **Links** und **Aktivitätslog**.

### 2.4 Schritt 2: Abgefragte Daten und Ablauf festlegen

Im Reiter **Stammdaten** legen Sie fest, was das Formular abfragt und wie der Ablauf funktioniert.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c7df81cf-853a-44fa-a732-fbe393692371)

*Abbildung 4: Reiter Stammdaten*

1.  Prüfen Sie **Bezeichnung**, **Fachverantwortlicher** und **Status**.
2.  Wählen Sie unter **Abzufragende Daten** die Felder, die das Formular zusätzlich enthalten soll: **Vorname**, **Nachname**, **Firma**, **Straße**, **PLZ**, **Ort**, **Land**, **Telefon**. Die **E-Mail-Adresse** fragt das Formular immer ab. Alle gewählten Felder sind im Formular Pflichtfelder.
3.  Legen Sie unter **Weitere Einstellungen** den Ablauf fest:

| Schalter | Wirkung |
| --- | --- |
| **Person muss ihre E-Mail-Adresse verifizieren** | Die Person erhält nach dem Absenden eine E-Mail mit einem Link. Erst nach dem Klick darauf gilt sie als **Eingewilligt**; bis dahin steht sie auf **Verifizierung**. |
| **Person sieht Danke-Seite nach Einwilligung** | Nach dem Absenden erscheint Ihre Danke-Seite aus dem Reiter **Webseite**. Sonst sieht die Person eine kurze Standardmeldung. |
| **Person erhält E-Mail nach Einwilligung** | Die Person erhält nach der Einwilligung eine Bestätigungs-E-Mail. |
| **Person kann Einwilligung widerrufen** | Die E-Mail nach der Einwilligung enthält einen Widerrufslink. Ist keine Bestätigungs-E-Mail eingeschaltet, schickt das System eine kurze E-Mail nur mit dem Widerrufslink. |

1.  Klicken Sie auf **Speichern**.

Welche Texte Sie in den Reitern **E-Mail** und **Webseite** bearbeiten können, hängt von diesen Schaltern ab. Speichern Sie deshalb zuerst die Schalter.

> **Tipp:** Fragen Sie nur die Daten ab, die Sie für den Zweck wirklich brauchen. Für einen Newsletter genügt meist die E-Mail-Adresse.

### 2.5 Schritt 3: Die Texte des Formulars anpassen

Im Reiter **Webseite** bearbeiten Sie, was die Person im Formular und danach sieht. Wählen Sie zuerst den **Inhaltstyp**:

| Inhaltstyp | Inhalt | erscheint, wenn … |
| --- | --- | --- |
| **Einwilligungstext** | **Titel**, **Inhalt** (der eigentliche Einwilligungstext), **Link zur Datenschutzerklärung**, **Anzeigetext für Datenschutzerklärung**, **Bestätigungstext** (Text am Kontrollkästchen) | immer |
| **Danke-Seite: Einwilligung** | **Titel** und **Inhalt** der Seite nach dem Absenden | **Person sieht Danke-Seite nach Einwilligung** eingeschaltet ist |
| **Danke-Seite: Verifizierung** | **Titel** und **Inhalt** der Seite nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse | zusätzlich die Verifizierung eingeschaltet ist |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a83e8172-3422-4adb-877b-9c961735ab22)

*Abbildung 5: Reiter Webseite mit dem Einwilligungstext*

Die Texte pflegen Sie nebeneinander in den Spalten **Deutsch** und **Englisch**. Über **Platzhalter** im Textfeld fügen Sie Angaben ein, die das System beim Anzeigen ersetzt, z. B. **Mandant** oder **Datum**. Im Text erscheinen sie in doppelten eckigen Klammern, z. B. `[[MANDANT]]`.

Mit **Standard wiederherstellen** setzen Sie einen Text auf die Vorlage zurück. Bei den Danke-Seiten und den E-Mails wählen Sie dabei die Anrede: **Sie (formell)** oder **Du (informell)**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2cc4c52d-2a31-41eb-b965-4173ae66bed5)

*Abbildung 6: Danke-Seite bearbeiten, Auswahl der Anrede bei Standard wiederherstellen*

Klicken Sie nach dem Bearbeiten auf **Speichern**.

> **Wichtig:** Beschreiben Sie im **Einwilligungstext** klar, wofür Sie die Daten verwenden, wie lange und dass die Einwilligung freiwillig und widerruflich ist. Verlinken Sie Ihre Datenschutzerklärung. Prüfen Sie auch die Danke-Seite: Die Vorlage ist auf die Verifizierung per E-Mail ausgelegt.

### 2.6 Schritt 4: Die E-Mail-Texte prüfen

Im Reiter **E-Mail** bearbeiten Sie die E-Mails, die das System an die Person schickt. Wählen Sie den **Inhaltstyp**:

| Inhaltstyp | Wann wird die E-Mail verschickt? | erscheint, wenn … |
| --- | --- | --- |
| **Verifizierung** | direkt nach dem Absenden; enthält den Link zur Bestätigung | **Person muss ihre E-Mail-Adresse verifizieren** eingeschaltet ist |
| **Bestätigung** | nach der Einwilligung (bei Verifizierung nach der Bestätigung) | **Person erhält E-Mail nach Einwilligung** eingeschaltet ist |
| **Widerruf** | nach einem Online-Widerruf durch die Person | **Person kann Einwilligung widerrufen** eingeschaltet ist |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/3366a4c8-cca0-4e97-8321-81d764aa0e93)

*Abbildung 7: Reiter E-Mail mit der Verifizierungs-E-Mail*

Je Sprache bearbeiten Sie **Betreff** und **Nachricht**. Über **Platzhalter** fügen Sie z. B. **Vorname**, **Verifizierungslink** oder **Widerrufslink** ein. Neben jedem Textfeld zeigt eine Vorschau die fertige E-Mail. Sind alle drei Schalter ausgeschaltet, verschickt das System keine E-Mails, und das Auswahlfeld bleibt leer.

### 2.7 Schritt 5: Testen und den Link weitergeben

Der Reiter **Übersicht** zeigt oben die Zahlen **Eingewilligt**, **Widerrufen**, **Verifizierung** und **Gesamt** und darunter alles, was Sie zum Weitergeben brauchen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7a5d4ac0-9f3c-491a-b02b-76107db00c1d)

*Abbildung 8: Reiter Übersicht mit Zahlen, öffentlichem Link und QR-Code*

1.  Öffnen Sie das Formular mit dem Symbol **Öffnen** rechts neben dem **Öffentlichen Link** in einem neuen Fenster und prüfen Sie es.
2.  Kopieren Sie den Link mit dem Kopier-Symbol, z. B. für das Intranet oder eine E-Mail.
3.  Für Aushänge oder Unterlagen laden Sie mit **QR-Code herunterladen** den QR-Code als Bild herunter.

Unter **Link-Anpassung** legen Sie fest, was das Formular neben dem Einwilligungstext zeigt: **Normal (alles sichtbar)**, **Alles ausgeblendet**, **Nur Logo sichtbar** oder **Kompakt (Kontaktdaten unter dem Formular)**. Darunter finden Sie je Sprache einen eigenen Link, z. B. **Deutsch** und **English**. Ohne Sprachangabe wählt die Person die Sprache im Formular oben rechts.

> **Achtung:** Mit dem Pfeil-Symbol **Neu generieren** links neben dem Kopier-Symbol erzeugen Sie nach einer Rückfrage einen neuen Link. Der bisherige Link und bereits verteilte QR-Codes funktionieren danach nicht mehr. Bereits erteilte Einwilligungen bleiben erhalten. Nutzen Sie das nur, wenn der alte Link nicht mehr verwendet werden soll.

### 2.8 So sieht die Person das Formular

Die Person öffnet den Link, liest den Einwilligungstext, füllt die abgefragten Daten aus, setzt das Häkchen am Bestätigungstext und klickt auf **Einwilligung abgeben**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6fd8a524-3e52-4718-9f95-52e5a51c0a60)

*Abbildung 9: Öffentliches Einwilligungsformular*

Danach sieht sie die Danke-Seite. Ist die Verifizierung eingeschaltet, erhält sie eine E-Mail und bestätigt ihre Adresse über den Link darin. Liegt mit denselben Daten schon eine Einwilligung vor, meldet das Formular das.

Steht der **Status** nicht auf **Aktiv**, sehen Besucher statt des Formulars eine Fehlermeldung.

### 2.9 Die Hilfe

Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe. Sie zeigt zur Übersicht, zur Ansicht und zur Bearbeitung eine kurze Anleitung.

Ist für die Online-Einwilligungen eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol **Tour erneut starten** neu.

## 3 Einwilligungen nachweisen und verwalten

*Für Fachverantwortliche, Datenschutzkoordination und Datenschutzbeauftragte.*

### 3.1 Eingegangene Einwilligungen ansehen

Im Reiter **Einwilligungen** sehen Sie alle Personen, die das Formular abgeschickt haben, mit **Status**, **Vorname**, **Nachname**, **E-Mail**, **Firma** und **Zeitstempel**. Je E-Mail-Adresse gibt es eine Zeile mit dem aktuellen Stand.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/fcbcf96e-2359-4799-9606-e592d55aaf95)

*Abbildung 10: Reiter Einwilligungen in der Bearbeitung, eine Person markiert*

| Status | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Verifizierung** | Formular abgeschickt, die Bestätigung der E-Mail-Adresse steht noch aus. |
| **Eingewilligt** | Die Person hat eingewilligt (bei Verifizierung: bestätigt). |
| **Widerrufen** | Die Person hat ihre Einwilligung widerrufen. |

-   Gibt es zu einer Person frühere Stände, klappen Sie sie mit dem Pfeil am Zeilenanfang unter **Vergangene Status** auf.
-   **Suche in Tabelle** und **Filter** grenzen die Liste ein, nach **Status**, **Vorname**, **Nachname**, **E-Mail**, **Firma** und **Zeitstempel**.
-   Das **Augen-Symbol** öffnet die **Einwilligungsdetails** mit allen übermittelten Daten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/afd93d74-0494-4a79-96f5-7057470ce7a4)

*Abbildung 11: Aufgeklappte Zeile mit Vergangene Status*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/080ddeda-8a45-4e19-b94b-3f0a4db40a41)

*Abbildung 12: Einwilligungsdetails einer Person*

In der Ansicht (**Augen-Symbol** in der Übersicht) sehen Sie dieselbe Liste ohne Auswahl und ohne Aktionen.

### 3.2 Einen Widerruf erfassen

Widerruft eine Person ihre Einwilligung auf anderem Weg, z. B. per E-Mail, Telefon oder Brief, dokumentieren Sie das so:

1.  Öffnen Sie die Online-Einwilligung mit dem **Stift-Symbol** und wechseln Sie in den Reiter **Einwilligungen**.
2.  Markieren Sie die Person.
3.  Klicken Sie auf **Widerrufen**. Das Fenster **Einwilligung widerrufen** zeigt die gewählten Personen.
4.  Klicken Sie auf **Widerrufen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a96fe340-211b-4812-83a9-1747e463c66a)

*Abbildung 13: Fenster Einwilligung widerrufen*

Die Person steht danach auf **Widerrufen**; der vorherige Stand bleibt unter **Vergangene Status** erhalten. Dabei werden keine E-Mails verschickt.

> **Hinweis:** Steht eine Person noch auf **Verifizierung**, kann sie über den Bestätigungslink in ihrer E-Mail trotzdem noch zustimmen. Darauf weist auch das Fenster hin. Widerruft die Person selbst online über den Widerrufslink, erhält sie eine Widerrufs-E-Mail; der **Fachverantwortlicher** erhält eine Nachricht im audatis MANAGER.

Mit **Löschen** im Reiter **Einwilligungen** entfernen Sie alle Einträge der markierten Personen aus dem Verlauf, z. B. Testeinträge. Für den Nachweis sollten Sie echte Einwilligungen und Widerrufe nicht löschen.

Beide Aktionen brauchen das Recht **Löschen**.

### 3.3 Nachweis exportieren

**Exportieren** öffnet einen Assistenten in drei Schritten: **Umfang**, **Exportform** und **Format** (CSV, JSON oder XML).

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a2c70dff-50bb-4ae3-b331-7aa6c93cb8db)

*Abbildung 14: Export-Assistent, Schritt Umfang*

| Wo | Umfang | Exportform |
| --- | --- | --- |
| Übersicht | **Alle**, **Auswahl** oder **Gefiltert** | **Datenliste** (die Formulare mit ihren Einstellungen und Texten) oder **Teilnehmerliste** (je Person eine Zeile, mit Status und Zeitstempel) |
| Ansicht oder Bearbeitung | diese Online-Einwilligung | **Datensatz** oder **Teilnehmerliste** |

Die **Teilnehmerliste** eignet sich als Nachweis der Einwilligungen und Widerrufe.

### 3.4 Einholung beenden und archivieren

1.  Setzen Sie im Reiter **Stammdaten** den **Status** auf **Abgeschlossen** und klicken Sie auf **Speichern**. Das Formular nimmt dann keine Einwilligungen mehr an. Die eingegangenen Einwilligungen bleiben erhalten.
2.  Markieren Sie die Online-Einwilligung in der Übersicht und wählen Sie **Massenaktionen > Archivieren**. Archivierte Online-Einwilligungen stehen im Reiter **Archiv** und lassen sich nicht bearbeiten.
3.  Im Reiter **Archiv** holen Sie sie über **Massenaktionen > Wiederherstellen** zurück.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b5ae9274-9dbd-422b-a3eb-79c5c501ce70)

*Abbildung 15: Massenaktionen in der Übersicht*

Weitere Aktionen in der Übersicht, nachdem Sie Einträge markiert haben:

-   **Schlagwörter** ordnet den markierten Formularen Schlagwörter zu.
-   **Massenaktionen > Auf Mandanten kopieren** kopiert sie in andere Mandanten, in denen Sie Rechte haben. Die Schaltfläche **Auf Mandanten kopieren** gibt es auch in der Ansicht und der Bearbeitung.
-   **Löschen** verschiebt die markierten Formulare nach einer Rückfrage in den **Papierkorb**.

## 4 Konfiguration

**Zugriff:** Die Konfiguration öffnen nur Benutzer mit dem **Sonderrecht** (Stufe 4) im Modul. Sie erreichen sie in der Übersicht oben rechts über **Online Einwilligung konfigurieren**. Speichern können sie Benutzer, die außerdem das Recht **Schreiben** haben.

Die Konfiguration hat die Reiter **Schlagwörter** und **Einstellungen**. **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht.

### 4.1 Schlagwörter

Schlagwörter ordnen Online-Einwilligungen thematisch, z. B. „Veranstaltungen" oder „Marketing", und dienen als Filter. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/07e14f84-c877-4b45-85cf-92653e022608)

*Abbildung 16: Konfiguration, Reiter Schlagwörter*

| Element | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Neu** | öffnet das Fenster **Schlagwort anlegen** mit dem Feld **Bezeichnung** (Pflichtfeld); **Weiteren Datensatz anlegen** hält das Fenster offen |
| **Stift-Symbol** | Bezeichnung eines Schlagworts ändern |
| **Massenaktionen** | **Archivieren** blendet markierte Schlagwörter für neue Zuordnungen aus, **Wiederherstellen** holt sie zurück |
| **Löschen** | löscht markierte Schlagwörter nach einer Rückfrage; noch verwendete Schlagwörter lassen sich nicht löschen |
| **Filter**, **Suche in Tabelle** | grenzen die Tabelle ein |

Zugeordnet werden Schlagwörter in der Übersicht über **Schlagwörter** oder in der rechten Leiste einer Online-Einwilligung.

### 4.2 Einstellungen

![](https://cdn-assets.productfruits.com/bddaf390-a14a-490c-8f95-17e59b171c8e)

*Abbildung 17: Konfiguration, Reiter Einstellungen*

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** | Eingeschaltet muss beim Anlegen und Bearbeiten einer Online-Einwilligung ein **Fachverantwortlicher** gewählt werden. Standard: eingeschaltet. |

Klicken Sie nach einer Änderung auf **Speichern**.

### 4.3 Felder einer Online-Einwilligung

Zum Nachschlagen alle Felder der Bearbeitungsseite:

| Reiter | Feld | Bedeutung |
| --- | --- | --- |
| **Übersicht** | **Eingewilligt**, **Widerrufen**, **Verifizierung**, **Gesamt** | Anzahl der Personen nach aktuellem Stand, mit Anteil in Prozent |
| **Übersicht** | **Öffentlicher Link** | Adresse des Formulars mit **Neu generieren**, Kopier-Symbol und **Öffnen** |
| **Übersicht** | **Link-Anpassung** | **Normal (alles sichtbar)**, **Alles ausgeblendet**, **Nur Logo sichtbar**, **Kompakt (Kontaktdaten unter dem Formular)** |
| **Übersicht** | Links je Sprache | eigener Link für **Deutsch** und **English** |
| **Übersicht** | QR-Code | Bild des Links, mit **QR-Code herunterladen** |
| **Stammdaten** | **Bezeichnung** | interner Name, Pflichtfeld, bis 255 Zeichen |
| **Stammdaten** | **Fachverantwortlicher** | zuständige Person; Pflichtfeld je nach Konfiguration |
| **Stammdaten** | **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto** | Freitext; nur, wenn die Mandanteneinstellungen das erlauben |
| **Stammdaten** | **Status** | **Neu angelegt**, **Aktiv** oder **Abgeschlossen**; nur bei **Aktiv** nimmt das Formular Einwilligungen an |
| **Stammdaten** | **Abzufragende Daten** | **E-Mail-Adresse** immer; wahlweise **Vorname**, **Nachname**, **Firma**, **Straße**, **PLZ**, **Ort**, **Land**, **Telefon** |
| **Stammdaten** | **Weitere Einstellungen** | vier Schalter für Verifizierung, Danke-Seite, E-Mail nach Einwilligung und Widerruf |
| **E-Mail** | **Inhaltstyp** | **Verifizierung**, **Bestätigung**, **Widerruf** – je nach Schaltern |
| **E-Mail** | **Betreff**, **Nachricht** | je Sprache, mit **Platzhalter** und **Standard wiederherstellen** |
| **Webseite** | **Inhaltstyp** | **Einwilligungstext**, **Danke-Seite: Einwilligung**, **Danke-Seite: Verifizierung** – je nach Schaltern |
| **Webseite** | **Titel**, **Inhalt**, **Link zur Datenschutzerklärung**, **Anzeigetext für Datenschutzerklärung**, **Bestätigungstext** | Texte des Formulars je Sprache |
| **Einwilligungen** | Tabelle | **Status**, **Vorname**, **Nachname**, **E-Mail**, **Firma**, **Zeitstempel**, mit **Widerrufen** und **Löschen** |

## 5 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Double-Opt-In** | Zweistufiges Verfahren: Formular absenden und danach die E-Mail-Adresse über einen Link bestätigen. |
| **Einwilligung** | Freiwillige, informierte und eindeutige Erklärung, mit der eine Person der Verarbeitung ihrer Daten für einen bestimmten Zweck zustimmt. |
| **Platzhalter** | Feldname in doppelten eckigen Klammern, z. B. `[[VORNAME]]`, den das System beim Anzeigen oder Versenden durch den echten Wert ersetzt. |
| **QR-Code** | Grafischer Code, der den öffentlichen Link enthält und mit dem Smartphone gescannt wird. |
| **Widerruf** | Rücknahme der Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. |

## 6 Häufige Fragen

**Warum sehen Besucher eine Fehlermeldung statt des Formulars?** Prüfen Sie, ob der **Status** auf **Aktiv** steht und ob der Link noch aktuell ist. Nach **Neu generieren** funktioniert der alte Link nicht mehr. Ist das Lizenzlimit erreicht, nimmt das Formular ebenfalls keine Einwilligungen an.

**Kann ich ein Formular vorbereiten, bevor es jemand ausfüllen kann?** Ja. Setzen Sie den **Status** gleich nach dem Anlegen auf **Neu angelegt** und speichern Sie. Erst wenn Sie ihn auf **Aktiv** setzen, nimmt das Formular Einwilligungen an.

**Was passiert mit bestehenden Einwilligungen, wenn ich einen neuen Link erzeuge?** Sie bleiben erhalten. Nur der alte Link und alte QR-Codes funktionieren nicht mehr.

**Warum fehlt im Reiter E-Mail oder Webseite ein Inhaltstyp?** Die Inhaltstypen richten sich nach den Schaltern unter **Weitere Einstellungen** im Reiter **Stammdaten**. Schalten Sie z. B. **Person erhält E-Mail nach Einwilligung** ein und klicken Sie auf **Speichern**; danach steht **Bestätigung** zur Auswahl.

**Kann dieselbe Person mehrfach einwilligen?** Das Formular meldet, wenn mit denselben Daten bereits eine Einwilligung vorliegt. Im Reiter **Einwilligungen** steht je E-Mail-Adresse eine Zeile mit dem aktuellen Stand.

**Warum kann ich keinen Widerruf erfassen?** **Widerrufen** und **Löschen** im Reiter **Einwilligungen** gibt es nur in der Bearbeitung und nur mit dem Recht **Löschen**.

**Kann ich die Texte auf Englisch anbieten?** Ja. Pflegen Sie in den Reitern **Webseite** und **E-Mail** die Spalte **Englisch**. Im Reiter **Übersicht** finden Sie einen eigenen Link je Sprache.