--- title: "Online AV-Verträge" url: "https://knowledgebase.audatis-manager.de/de/article/online-av-vertrage" language: "de" last_updated: "2026-11-06T12:18:44.237Z" --- # Online AV-Verträge Verträge zur Auftragsverarbeitung über einen Link bereitstellen, von Kunden online abschließen lassen und nachweisen ## 0 Kurzkarte: Einen Online AV-Vertrag bereitstellen in 5 Schritten Ihr Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag seiner Kunden und braucht mit jedem Kunden einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)? Stellen Sie den Vertrag einmal als **Online AV-Vertrag** bereit. Ihre Kunden öffnen ihn über einen Link, tragen ihre Daten ein und schließen ihn ab – ohne eigenen Zugang zum audatis MANAGER. 1. **Anlegen** – **Datenschutz > Online AV-Verträge**, dann **Neu**. **Bezeichnung** und **Typ** eintragen, optional eine **Vorlage** wählen, **Speichern**. Den neuen Vertrag mit dem **Stift-Symbol** öffnen. 2. **Vertragstext prüfen** – im Bereich **Vertragstext** die Sprache wählen oder mit **Sprache hinzufügen** anlegen und die Texte prüfen. 3. **Inhalte zuordnen** – im Bereich **Verarbeitungen** die Verarbeitungstätigkeiten hinzufügen, im Bereich **TOM** die **TOM-Quelle** festlegen. **Speichern**. 4. **Zugriffslink erzeugen** – im Bereich **Einstellungen** unter **Link-Einstellungen** auf das Symbol **Link generieren** klicken. 5. **Verteilen** – den **Zugriffslink** kopieren und weitergeben oder über **Vertragspartner & E-Mail** gezielt einladen. Abgeschlossene Verträge stehen dort unter **Abschlüsse**. > **Wichtig:** Ohne Sprache gibt es keinen Zugriffslink. Prüfen Sie den Vertrag vor dem Verteilen mit **Vorschau aktivieren**. ## 1 Einführung ### 1.1 Wofür ist das Modul da? Wer personenbezogene Daten im Auftrag eines anderen verarbeitet, braucht dafür einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO. Er legt u. a. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten, die Kategorien betroffener Personen und die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) fest. Bei gemeinsam Verantwortlichen ist eine Vereinbarung nach Art. 26 DS-GVO nötig. Mit dem Modul **Online AV-Verträge** - legen Sie eine Vertragsvorlage mit Vertragstext, Anlagen, Verarbeitungstätigkeiten und TOM an, auf Wunsch in mehreren Sprachen, - stellen Sie den Vertrag über einen **Zugriffslink** online bereit, - laden Sie bekannte Vertragspartner gezielt per E-Mail ein und lassen automatisch erinnern, - erhalten Sie jeden Abschluss als PDF mit Datum und den Angaben des Kunden. ### 1.2 Zusammenhang mit anderen Modulen Das Modul greift auf Ihre bestehende Dokumentation zurück, damit Vertrag und Verzeichnis zusammenpassen: | Modul | Zusammenhang | | --- | --- | | **Verarbeitungstätigkeiten (VVT)** | Die Verarbeitungstätigkeiten, die Sie für Ihre Kunden ausführen, ordnen Sie dem Vertrag zu. Aus ihnen leitet das System die Maßnahmen der Anlage B ab, und bei einem Abschluss werden sie mit dem neuen Eintrag im Modul **Auftragsverarbeitung (AV)** verknüpft. | | **TOM** | Die Maßnahmen der Anlage B kommen aus Ihrem TOM-Bestand: manuell zugeordnet oder automatisch aus den zugeordneten Verarbeitungstätigkeiten und deren Assets abgeleitet. | | **Auftragsverarbeitung (AV)** | Auf Wunsch legt jeder Abschluss dort einen Eintrag an, mit Ihrem Kunden als Auftraggeber. Umgekehrt wählen Sie die Vertragspartner für Einladungen aus den Einträgen dieses Moduls. | | **Gemeinsam Verantwortliche** | Beim Typ **Hauptverantwortlicher** kann jeder Abschluss dort einen Eintrag anlegen. | ### 1.3 Begriffe | Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER | | --- | --- | | **Online AV-Vertrag** | Die Vertragsvorlage mit Texten und Einstellungen, die Ihre Kunden online abschließen. | | **Typ** | **Auftragnehmer**: Ihr Unternehmen ist Auftragsverarbeiter für seine Kunden. **Hauptverantwortlicher**: Vereinbarung zwischen gemeinsam Verantwortlichen. | | **Vorlage** | Mitgelieferter Mustervertrag, aus dem Texte, Sprachen und Anlagen übernommen werden. | | **Zugriffslink** | Öffentliche Adresse, über die Kunden den Vertrag öffnen und abschließen. | | **Anlage A / Anlage B** | Anlage A enthält die Details zum Auftrag (die Anlagen mit den Auswahlmöglichkeiten), Anlage B die technischen und organisatorischen Maßnahmen. | | **TOM-Quelle** | Legt fest, ob die Maßnahmen der Anlage B manuell zugeordnet, aus den Verarbeitungstätigkeiten abgeleitet oder beides werden. | | **Vertragspartner** | Ein Eintrag aus dem Modul **Auftragsverarbeitung (AV)**, der eine persönliche Einladung erhält. | | **Abschluss** | Ein online abgeschlossener Vertrag mit PDF. | | **Upload-ID** | Nummer, mit der ein Kunde den ausgedruckten und unterschriebenen Vertrag später hochlädt. | ### 1.4 Der Ablauf im Überblick | Schritt | Wer | Was passiert | | --- | --- | --- | | 1\. Anlegen | Datenschutzkoordination | **Bezeichnung**, **Typ**, ggf. **Vorlage** | | 2\. Inhalte pflegen | Datenschutzkoordination | Vertragstext, Bezeichnungen, Anlagen, Verarbeitungstätigkeiten, TOM, E-Mails | | 3\. Bereitstellen | Datenschutzkoordination | Zugriffslink erzeugen, Vorschau prüfen | | 4\. Verteilen | Datenschutzkoordination | Link weitergeben oder Vertragspartner einladen | | 5\. Abschließen | Kunde (extern) | Angaben eintragen, prüfen, **Vertrag abschließen** | | 6\. Nachweisen | Datenschutzkoordination | **Abschlüsse** und **Logbuch** unter **Vertragspartner & E-Mail** | ### 1.5 Rollen und Rechte Die Rechte vergibt die Administration je Modul in Stufen. | Rolle | Typische Aufgaben | Was sie sieht und darf | | --- | --- | --- | | **Lesen** (Stufe 1) | Verträge und Abschlüsse nachvollziehen | Übersicht, Ansicht, **Exportieren** | | **Schreiben** (Stufe 2) | Verträge pflegen, Partner einladen | zusätzlich **Neu**, Bearbeiten, Zugriffslink, **Massenaktionen**, **Schlagwörter**, **Vertragspartner & E-Mail** | | **Löschen** (Stufe 3) | Aufräumen | zusätzlich **Löschen** in der Übersicht | | **Sonderrecht** (Stufe 4) | Modul einrichten | zusätzlich **Online AV konfigurieren** | | **Kunde** (extern) | Vertrag abschließen | nur die Seiten des Zugriffslinks, ohne Anmeldung | > **Hinweis:** Jeder Abschluss verbraucht eine Online-AV-Lizenz Ihres Mandanten, sofern Sie keine Flatrate haben. Sind alle Lizenzen verbraucht, sehen Systemadministratoren in der Übersicht den Hinweis **Lizenzlimit erreicht** mit dem Link **Lizenzen verwalten**. ## 2 Einen Online AV-Vertrag einrichten *Dieses Kapitel richtet sich an alle, die eine Vertragsvorlage anlegen und pflegen.* ### 2.1 Die Übersicht Öffnen Sie in der Navigation **Datenschutz > Online AV-Verträge**. Die Übersicht zeigt alle Verträge mit **Bezeichnung**, **Typ**, **Vertragsart**, **Organisationseinheit**, **Sprachen**, **Vertragspartner** und **Schlagwörter**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/e843efd1-6c5f-4d6e-847c-34db7164a4bb) *Abbildung 1: Übersicht der Online AV-Verträge* - Die Reiter **Online AV-Verträge** und **Archiv** trennen aktive und archivierte Verträge. - Unter **Filter** grenzen Sie nach **Bezeichnung**, **Typ**, **Sprache**, **Zugriffslink**, **Vertragspartner** und **Schlagwörter** ein. **Suche in Tabelle** durchsucht die angezeigten Zeilen. - Ein Klick auf die Bezeichnung oder das **Augen-Symbol** öffnet die Ansicht, das **Stift-Symbol** die Bearbeitung. Hat der Vertrag einen Zugriffslink, öffnet das Symbol **Zugriffslink öffnen** die Seite, die Ihre Kunden sehen. - Die Spalte **Typ** zeigt ein Kürzel; den vollständigen Typ sehen Sie, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen. ### 2.2 Einen Online AV-Vertrag anlegen 1. Klicken Sie auf **Neu**. Das Fenster **Online AV-Vorlage anlegen** öffnet sich. 2. Geben Sie eine **Bezeichnung** ein, z. B. „AV-Vertrag Kunden Support“. 3. Wählen Sie den **Typ**: - **Auftragnehmer (Vertrag des Auftragsverarbeiter für andere Auftraggeber)** – der übliche Fall: Ihre Kunden beauftragen Ihr Unternehmen. - **Hauptverantwortlicher (Vertrag bei gemeinsam Verantwortlichen)** – für Vereinbarungen nach Art. 26 DS-GVO. 4. Wählen Sie optional eine **Vorlage**. Vertragstext, Sprachen und Anlagen der Vorlage werden übernommen. Das Feld erscheint nur, wenn für Ihren Mandanten Vorlagen bereitstehen. 5. Klicken Sie auf **Speichern**. Der Vertrag erscheint in der Übersicht. Öffnen Sie ihn mit dem **Stift-Symbol** zur Bearbeitung. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/09837083-093b-44cc-aab0-679c32fdb91d) *Abbildung 2: Fenster Online AV-Vorlage anlegen* > **Tipp:** Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster nach dem Speichern offen, und Sie können gleich den nächsten Vertrag anlegen. ### 2.3 Die Bearbeitungsseite Die Bearbeitungsseite zeigt alle Bereiche untereinander. Die Leiste unter der Werkzeugleiste springt zum jeweiligen Bereich: **Stammdaten**, **Einstellungen**, **Vertragstext**, **Bezeichnungen**, **Anlagen**, **Verarbeitungen**, **TOM** und **PDF/E-Mail**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/cae399e5-aa13-4ed2-8ec2-dc9323971c79) *Abbildung 3: Bearbeitungsseite mit Werkzeugleiste und Bereich Stammdaten* In der Werkzeugleiste stehen: - **Speichern** – speichert die Felder aller Bereiche. Zuordnungen in den Bereichen **Anlagen**, **Verarbeitungen** und **TOM** und der Zugriffslink werden sofort gespeichert. - **Vorschau aktivieren** – zeigt den Vertrag neben dem Formular so, wie Ihr Kunde ihn sieht (siehe *Den Vertrag in der Vorschau prüfen*). - **Exportieren** – lädt den Vertrag als Datenliste oder als **Vertragsdokument (Entwurf)** herunter (siehe *Exportieren*). - **Abbrechen** – zurück zur Übersicht. Bei ungespeicherten Änderungen fragt das Fenster **Änderungen verwerfen** nach. Oben rechts öffnet **Vertragspartner & E-Mail** die Einladungen und Abschlüsse (siehe Kapitel *Vertragspartner einladen und Abschlüsse nachweisen*). Die **rechte Leiste** öffnen Sie mit dem Symbol rechts neben der Werkzeugleiste (siehe *Die rechte Leiste*). #### 2.3.1 Stammdaten | Feld | Bedeutung | | --- | --- | | **Bezeichnung** | Interner Name des Vertrags, Pflichtfeld. | | **Typ** | **Auftragnehmer (…)** oder **Hauptverantwortlicher (…)**, Pflichtfeld. Vom Typ hängen die Felder im Bereich **Einstellungen** ab. | | **Vorlage** | Die Vorlage, aus der der Vertrag entstanden ist. | | **Vertragsart** | Einordnung des Vertrags, z. B. „AV-Vertrag (Art. 28 DS-GVO)“. Die Auswahl pflegt die Administration (siehe *Konfiguration*). | | **Organisationseinheit** | Die zuständige Organisationseinheit. | #### 2.3.2 Einstellungen Hier legen Sie fest, welche Angaben der Kunde machen muss und was mit einem Abschluss passiert. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/46b88e4f-7186-4c6e-9779-e9b7dcd9859c) *Abbildung 4: Bereich Einstellungen mit den Link-Einstellungen* Beim Typ **Auftragnehmer**: | Feld | Wirkung | | --- | --- | | **Kundennummer-Format** | Eingabeformat der Kundennummer im Formular: `?` steht für eine Ziffer, `#` für einen Buchstaben. `?????-##` erlaubt z. B. `12345-AB`. Leer = freie Eingabe. | | **Kundennummer erforderlich** | **Ja**: Der Kunde muss eine Kundennummer angeben. | | **Abgeschlossene Verträge automatisch in die Auftragsverarbeitung übernehmen** | **Ja**: Jeder Abschluss legt im Modul **Auftragsverarbeitung (AV)** einen Eintrag an oder aktualisiert einen vorhandenen. | | **Abgleich aktiviert** | Erscheint nur bei automatischer Übernahme. **Kein Abgleich**, **Nach Kundennummer** oder **Nach E-Mail**: Daran erkennt das System, ob der Kunde schon einen Eintrag hat, der aktualisiert wird. | Beim Typ **Hauptverantwortlicher**: | Feld | Wirkung | | --- | --- | | **GV-Eintrag** | **Ja**: Jeder Abschluss legt im Modul **Gemeinsam Verantwortliche** einen Eintrag an. | Bei beiden Typen: | Feld | Wirkung | | --- | --- | | **Drittländer in der Auswahl für Kunden ermöglichen** | **Ja**: Im Feld **Land** des Formulars stehen auch Länder außerhalb von EU und EWR. | | **Unterschrift / Upload** | **Deaktiviert**: Der Vertrag gilt mit dem Online-Abschluss. **Erzwungen**: Der Kunde muss den Vertrag zusätzlich ausdrucken, unterschreiben und hochladen. **Optional**: Der Kunde entscheidet selbst. | #### 2.3.3 Link-Einstellungen und Zugriffslink Im unteren Teil des Bereichs **Einstellungen** steht der **Zugriffslink**. Rechts daneben stehen drei Symbole: | Symbol | Wirkung | | --- | --- | | **Link generieren** (Pfeilkreis) | Erzeugt den Zugriffslink. Gibt es schon einen, fragt das Fenster **Neuen Zugriffslink generieren?** nach. | | **Link kopieren** | Kopiert den Link in die Zwischenablage. | | **In neuem Tab öffnen** | Öffnet die Seite, die Ihre Kunden sehen. | Darunter wählen Sie die **Link-Sprache** (in welcher Sprache die Seite startet) und die **Anzeige**: **Standard** zeigt oben auf jeder Seite ein Dokument-Symbol mit der Überschrift. **Ohne Icon** lässt diesen Kopf weg, z. B. wenn Sie die Seite in Ihre eigene Webseite einbinden. Der angezeigte Link übernimmt beide Einstellungen. > **Achtung:** Ein neuer Zugriffslink macht den bisherigen ungültig. Bereits verteilte Links und Einladungen funktionieren dann nicht mehr. Die Symbole sind gesperrt, solange es keine Sprache gibt. Legen Sie dann zuerst im Bereich **Vertragstext** eine Sprache an. #### 2.3.4 Vertragstext Ein Vertrag kann mehrere Sprachen haben. Jede Sprache hat eigene Texte, Bezeichnungen, Anlagen und E-Mails. 1. Wählen Sie oben im Bereich die Sprache, die Sie bearbeiten möchten. 2. Eine weitere Sprache legen Sie mit **Sprache hinzufügen** an: **Sprache** wählen und **Sprache anlegen**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/dd023686-861a-4997-bfa5-0b5acf34d1af) *Abbildung 5: Bereich Vertragstext* ![](https://cdn-assets.productfruits.com/edb7e1d0-ae0d-4bc6-baaf-a9b5cf19c83f) *Abbildung 6: Fenster Sprache hinzufügen* | Feld | Wo es erscheint | | --- | --- | | **Überschrift** | Titel des Vertrags im Formular und im PDF. | | **Zweite Überschrift** | Zeile unter dem Titel, z. B. ein Hinweis für Rückfragen. | | **Überschrift Startseite** | Titel auf der Startseite des Zugriffslinks (nicht bei der **Anzeige** **Ohne Icon**). Leer lassen, wenn dort keine Überschrift stehen soll. | | **Einleitung** | Text auf der Startseite des Zugriffslinks, bevor der Kunde den Vertrag öffnet. | | **AV-Vertragstext** | Der eigentliche Vertrag. | | **Abschlusstext** | Text auf der Bestätigungsseite nach dem Abschluss. | Über **Platzhalter** in der Werkzeugleiste der Texteditoren fügen Sie Felder ein, die beim Abschluss automatisch gefüllt werden, z. B. `[[Firma]]` für die Firma des Kunden oder `[[MandantFirma]]` für Ihr Unternehmen. #### 2.3.5 Bezeichnungen Hier pflegen Sie Beschriftungen je Sprache: **Anlage A Bezeichnung** und **Anlage B Bezeichnung** sind die Überschriften der beiden Anlagen im Formular und im PDF, z. B. „Details zum Auftrag“. **Bezeichnung der Kunden-ID** beschriftet das Feld für die Kundennummer. Außerdem stehen hier **Kontaktdaten-Bezeichnung** und **Vertragsdaten-Bezeichnung**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/eafb5779-2082-4aae-840e-606bfb53a6ea) *Abbildung 7: Bereich Bezeichnungen* #### 2.3.6 Anlagen Die Anlagen bilden die **Anlage A**: z. B. „Gegenstand des Auftrages“, „Art der Daten“ oder „Kategorien der betroffenen Personen“. Aus ihren Auswahlmöglichkeiten wählt der Kunde, was für seinen Auftrag gilt. Eine übernommene Vorlage bringt Anlagen mit. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/42f6b1dd-a45c-46c0-89e5-f3a73195a1cd) *Abbildung 8: Bereich Anlagen* 1. Klicken Sie auf **Hinzufügen** oder in der Zeile einer Anlage auf das **Stift-Symbol**. 2. Tragen Sie **Bezeichnung**, **Sortierung** (Reihenfolge im Vertrag) und optional einen **Inhalt** ein. 3. Fügen Sie unter **Auswahlmöglichkeiten** mit **Auswahlmöglichkeit hinzufügen** die Einträge hinzu. Wählen Sie je Eintrag den **Typ** und schreiben Sie den **Text**: | Typ | Was der Kunde im Formular tut | | --- | --- | | **Pflichtangabe** | Der Eintrag gilt immer und ist fest angehakt. | | **Optionale Angabe** | Der Kunde hakt den Eintrag an oder nicht. Mit **Vorausgewählt** ist er schon angehakt. | | **Freitext** | Der Kunde schreibt einen eigenen Text. | | **Texthinweis** | Der Kunde liest nur einen Hinweis. | 1. Klicken Sie auf **Speichern**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/d965fbea-7cde-4f80-a3d9-381b01fc86f6) *Abbildung 9: Fenster Anlage bearbeiten* Mit dem **Papierkorb-Symbol** entfernen Sie eine Auswahlmöglichkeit. Markierte Anlagen löschen Sie mit **Löschen** über der Tabelle. #### 2.3.7 Verarbeitungen Ordnen Sie die Verarbeitungstätigkeiten zu, die Sie für Ihre Kunden ausführen. Sie bestimmen bei der TOM-Quelle **dynamisch …** oder **beides …** die Maßnahmen der Anlage B. Übernimmt der Vertrag Abschlüsse automatisch in die Auftragsverarbeitung, werden sie dort mit dem Eintrag des Kunden verknüpft. Im Vertragstext selbst erscheinen sie nicht; beschreiben Sie den Auftrag in den Anlagen. 1. Klicken Sie auf **Hinzufügen**. Das Fenster **Verarbeitungstätigkeiten** öffnet sich. 2. Suchen Sie die Verarbeitungstätigkeiten und haken Sie sie an. 3. Klicken Sie auf **Zuordnen**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/f0b38a94-a5c0-499d-af47-40131275b7fb) *Abbildung 10: Fenster Verarbeitungstätigkeiten* ![](https://cdn-assets.productfruits.com/ce98a54f-4ed8-46aa-8314-36508d513fd5) *Abbildung 11: Bereich Verarbeitungen mit zugeordneten Verarbeitungstätigkeiten* Die Spalte **Prüfstatus** zeigt den Stand der Verarbeitungstätigkeit im Verzeichnis. Mit **Entfernen** heben Sie die Zuordnung markierter Einträge auf; die Verarbeitungstätigkeit selbst bleibt erhalten. #### 2.3.8 TOM Hier legen Sie die Maßnahmen für die **Anlage B** fest. Wählen Sie zuerst die **TOM-Quelle**: | TOM-Quelle | Wirkung | Geeignet für | | --- | --- | --- | | **manuell eintragen** | Nur die hier mit **TOM hinzufügen** zugeordneten Maßnahmen. Der Bestand bleibt gleich, auch wenn sich Ihr TOM-Bestand ändert. | unterzeichnete Verträge | | **dynamisch aus VVT und deren Assets ableiten** | Die Maßnahmen ergeben sich automatisch aus den zugeordneten Verarbeitungstätigkeiten und den Assets ihrer Datenkategorien. | laufend gepflegte Verträge | | **beides (manuell und zusätzlich dynamisch)** | Beide Quellen zusammen. Die Spalte **Quelle** zeigt **Manuell** oder **Dynamisch**. Nur manuelle Einträge können Sie hier entfernen. | Mischformen | ![](https://cdn-assets.productfruits.com/0e5024d5-67cf-4a63-8fa8-916153bfc95a) *Abbildung 12: Bereich TOM mit TOM-Quelle und abgeleiteter Maßnahme* - **TOM hinzufügen** öffnet das Fenster **TOM auswählen**. Haken Sie die Maßnahmen an und klicken Sie auf **TOM zuordnen**. - **Zuordnung entfernen** hebt die Zuordnung markierter manueller Maßnahmen auf. - **Beschreibungen anzeigen** blendet die Beschreibung jeder Maßnahme ein – in der Tabelle und in der Anlage B. - Das Kennzeichen **nicht übersetzt** zeigt, dass eine Maßnahme nicht in jeder Sprache des Vertrags vorliegt. - Das Symbol am Zeilenende öffnet die Maßnahme im Modul TOM. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/5cea30a6-36f2-4d28-939e-58dedf189d7a) *Abbildung 13: Fenster TOM auswählen* > **Tipp:** Stand einfrieren: Stellen Sie die TOM-Quelle auf **manuell eintragen**. Mit **aktuell dynamische TOM-Zuordnung übernehmen** übernehmen Sie alle derzeit abgeleiteten Maßnahmen in die manuelle Liste. Spätere Änderungen an Verarbeitungstätigkeiten oder Assets ändern den Vertrag dann nicht mehr. **Gruppierungen** gliedern die Anlage B nach Themen: - **Gruppierung hinzufügen**: **Bezeichnung** (Überschrift in der Anlage B), optional ein **Vorspann** und eine **Sortierung nach Anforderungskatalog (Framework)**, nach der die Maßnahmen innerhalb der Gruppierung geordnet werden. - Markierte Maßnahmen verschieben Sie mit **Auswahl in Gruppierung verschieben** oder ordnen sie mit **Zu Gruppierungen zuordnen** zusätzlich weiteren Gruppierungen zu. - Maßnahmen ohne Gruppierung stehen unter **Allgemein**. Ihre Reihenfolge bestimmt das Feld **Sortierung nach Anforderungskatalog (Framework)** oben im Bereich. #### 2.3.9 PDF/E-Mail Hier legen Sie fest, wer nach einem Abschluss eine E-Mail erhält, je Sprache: - **Interne Bestätigungs-E-Mail** – geht an die **E-Mail-Adresse** in Ihrem Unternehmen, mit **E-Mail-Betreff** und **E-Mail-Text**. Mit **PDF Kopie im Anhang hinzufügen** liegt der Vertrag als PDF bei. - **Kundenbestätigungs-E-Mail** – geht an den Kunden, mit **Betreff (Kundenbestätigung)** und **Mailtext (Kundenbestätigung)**. Die **E-Mail-Vorschau** zeigt den Text so, wie er versendet wird. Über **Platzhalter** fügen Sie z. B. Partner-Daten ein. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/f06af0a3-5568-438d-8fa7-88e5a53a1757) *Abbildung 14: Bereich PDF/E-Mail* ### 2.4 Den Vertrag in der Vorschau prüfen Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf **Vorschau aktivieren**. Neben dem Formular erscheint die **Vorschau** mit drei Reitern: **Vertragsbedingungen** (Vertragstext mit Anlagen und Maßnahmen), **Einleitung** und **Abschluss**. Felder, die erst der Kunde füllt, sind als Platzhalter markiert, z. B. `[[Firma]]`. Die Vorschau zeigt die gewählte Sprache. **Vorschau deaktivieren** blendet sie wieder aus. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/816350b9-6d65-4e61-991e-e0b7cbdf6173) *Abbildung 15: Bearbeitungsseite mit Vorschau* ### 2.5 Die Ansicht Ein Klick auf die Bezeichnung in der Übersicht öffnet die **Ansicht**. Sie zeigt dieselben Bereiche schreibgeschützt. Mit **Bearbeiten** wechseln Sie in die Bearbeitung, sofern Sie das Recht **Schreiben** haben. **Vorschau aktivieren** und **Exportieren** stehen auch hier zur Verfügung. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/8fd9c18d-babe-4411-ad35-b81709b4df71) *Abbildung 16: Ansicht eines Online AV-Vertrags* ### 2.6 Die rechte Leiste Die rechte Leiste bündelt **Schlagwörter**, **Kommentare**, **Links** zu Datensätzen anderer Module und das **Aktivitätslog** mit allen Änderungen am Vertrag. Schlagwörter weisen Sie in der Bearbeitung zu. ### 2.7 Die Hilfe Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe. Sie erklärt die Seite, die Sie gerade sehen, mit ihren Feldern. Ist für die Online AV-Verträge eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf der Übersicht von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol **Tour erneut starten** neu. ## 3 So schließt Ihr Kunde den Vertrag ab *Damit Sie Rückfragen Ihrer Kunden beantworten können.* Der Kunde öffnet den Zugriffslink oder den Link aus seiner Einladung. Er braucht keinen Zugang zum audatis MANAGER. 1. **Startseite** – Der Kunde sieht Ihren Firmennamen mit Anschrift, die **Überschrift Startseite** und die **Einleitung** und wählt **Vertrag abschließen**. Ist **Unterschrift / Upload** eingeschaltet, steht daneben **Ausgefüllten Vertrag hochladen**. Oben rechts wechselt er die Sprache. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/cc325200-c3b1-4dd1-bc42-04bf9659f9e0) *Abbildung 17: Startseite des Zugriffslinks* 1. **Vertragsdaten** – Er trägt seine Kontaktdaten ein (**Firma**, **Name**, **E-Mail**, **Straße / Hausnummer**, **PLZ**, **Ort**, **Land**, optional **Telefon** und **Adresszusatz**, ggf. die Kundennummer). Darunter liest er den Vertragstext, wählt in der Anlage A die zutreffenden Angaben, sieht die Anlage B mit den Maßnahmen und trägt bis zu drei **Unterzeichner** ein. Dann klickt er auf **Weiter**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/2e2460be-6e91-4c31-b666-c66ac8ee2623) *Abbildung 18: Formular Vertragsdaten* 1. **Prüfung & Abschluss** – Er sieht den Vertragsentwurf mit seinen Daten und eine Zusammenfassung seiner Angaben. **Entwurf als PDF herunterladen** liefert den Entwurf, z. B. für die eigene Rechtsabteilung. Er bestätigt die beiden Erklärungen und klickt auf **Vertrag abschließen**. Steht **Unterschrift / Upload** auf **Optional**, entscheidet er hier, ob er den Vertrag zusätzlich unterschrieben hochladen möchte. 2. **Bestätigung** – Die Seite zeigt den **Abschlusstext** und **Vertrag als PDF herunterladen**. Ist **Unterschrift / Upload** eingeschaltet, erhält der Kunde eine **Upload-ID**. Damit lädt er den unterschriebenen Vertrag als PDF über **Ausgefüllten Vertrag hochladen** hoch. Nach dem Abschluss gehen die E-Mails aus dem Bereich **PDF/E-Mail** hinaus, und der Abschluss erscheint unter **Vertragspartner & E-Mail > Abschlüsse**. > **Hinweis:** Ist ein Vertrag archiviert, zeigt der Zugriffslink nur noch den Hinweis **Vertrag nicht verfügbar**. ## 4 Vertragspartner einladen und Abschlüsse nachweisen *Für Datenschutzkoordination und Vertragsverantwortliche.* Öffnen Sie den Vertrag und klicken Sie oben rechts auf **Vertragspartner & E-Mail**. Die Seite hat die Bereiche **Einstellungen**, **Vertragspartner**, **Abschlüsse**, **E-Mail-Inhalt** und **Logbuch**; die Leiste oben springt zum jeweiligen Bereich. Änderungen an **Einstellungen** und **E-Mail-Inhalt** übernehmen Sie mit **Speichern**. Aus der Ansicht geöffnet, ist die Seite schreibgeschützt; mit **Bearbeiten** wechseln Sie. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/c55d1fdc-e66e-419f-8821-6ddf46a50dc9) *Abbildung 19: Vertragspartner & E-Mail* ### 4.1 Vertragspartner hinzufügen 1. Klicken Sie auf **Vertragspartner hinzufügen**. 2. Wählen Sie unter **AV-Vertrag auswählen** einen oder mehrere Einträge aus dem Modul **Auftragsverarbeitung (AV)**. 3. Wählen Sie das **Fertigstellungsdatum** – bis wann der Vertrag abgeschlossen sein soll. 4. Klicken Sie auf **Vertragspartner hinzufügen**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/d049cd73-6107-4eb4-b067-267fb771b2c0) *Abbildung 20: Fenster Vertragspartner hinzufügen* Die Tabelle zeigt je Partner **Bezeichnung**, **Firma**, **E-Mail des Vertreters**, **E-Mail (DSB)**, **Status** und die Daten **Einladung**, **Unterschrift** und **Fertigstellung**. Der **Status** wechselt von **Neu** über **Eingeladen** zu **Unterzeichnet**. - Das Symbol **In neuem Tab öffnen** am Zeilenende öffnet den Eintrag des Partners im Modul **Auftragsverarbeitung (AV)**, z. B. um fehlende E-Mail-Adressen nachzutragen. - **Datum ändern** setzt das Fertigstellungsdatum der markierten Partner neu. - **Löschen** entfernt die markierten Partner aus der Liste. Der Eintrag im Modul **Auftragsverarbeitung (AV)** bleibt erhalten. ### 4.2 Einladung und Erinnerungen einstellen 1. Passen Sie unter **E-Mail-Inhalt** **Betreff** und **Mailtext** der Einladung an, in den Spalten **Deutsch** und **Englisch**. Die **E-Mail-Vorschau** zeigt das Ergebnis. 2. Legen Sie unter **Einstellungen** fest: - **Empfänger** – **Vertreter**, **Datenschutzbeauftragter** oder **Beide**; die Adressen stammen aus dem Eintrag im Modul **Auftragsverarbeitung (AV)**, - **Häufigkeit** – wie oft erinnert wird, von **Keine Erinnerung** bis **10 mal anschreiben**, - **Intervall** – **Wöchentlich**, **Alle 2 Wochen**, **Monatlich** oder **Quartalsweise**. 3. Klicken Sie auf **Speichern**. ### 4.3 Einladung senden Markieren Sie die Vertragspartner und klicken Sie auf **Einladung senden**. Jeder Partner erhält eine E-Mail mit seinem persönlichen Link; seine Angaben sind im Formular schon eingetragen. Erinnerungen gehen danach automatisch nach **Häufigkeit** und **Intervall** hinaus, bis der Partner unterzeichnet hat. > **Wichtig:** **Einladung senden** verschickt sofort E-Mails an die hinterlegten Adressen. Prüfen Sie Empfänger und Text vorher. Ohne Zugriffslink oder ohne E-Mail-Adresse beim Partner wird keine Einladung versendet. ### 4.4 Abschlüsse und Logbuch - **Abschlüsse** listet alle abgeschlossenen Verträge mit **Datum**, **Firma**, **Name**, **E-Mail** und **Typ** – auch Abschlüsse über den allgemeinen Zugriffslink ohne Einladung. Über **PDF** laden Sie den Vertrag herunter. - **Logbuch** protokolliert jede versendete E-Mail mit **Datum**, **Empfänger**, **Empfängerrolle**, **Status** (**Erfolgreich** oder **Fehlgeschlagen**) und **Benutzer**. Beide Bereiche haben einen eigenen **Filter**. ## 5 Übersicht, Massenaktionen und Export *Für alle, die mehrere Verträge verwalten.* ### 5.1 Massenaktionen Markieren Sie in der Übersicht einen oder mehrere Verträge und öffnen Sie **Massenaktionen**: ![](https://cdn-assets.productfruits.com/925828fe-b9ff-4223-9646-8720962becdc) *Abbildung 21: Massenaktionen in der Übersicht* - **Archivieren** verschiebt nicht mehr genutzte Verträge in den Reiter **Archiv**. Ihr Zugriffslink funktioniert dann nicht mehr. Im Reiter **Archiv** holen Sie sie mit **Wiederherstellen** zurück. - **Auf Mandanten kopieren** kopiert die Verträge in andere Mandanten – als Entwurf ohne Zugriffslink, Vertragspartner und Abschlüsse, mit dem Zusatz „(Kopie)“. Der Eintrag erscheint nur, wenn Ihnen Zielmandanten zur Verfügung stehen, und nicht im Reiter **Archiv**. Mit **Schlagwörter** weisen Sie markierten Verträgen Schlagwörter zu. Die Schaltfläche erscheint, sobald in der Konfiguration Schlagwörter angelegt sind. ### 5.2 Löschen Mit dem Recht **Löschen** markieren Sie Verträge in der Übersicht und klicken auf **Löschen**. Gelöschte Verträge können Sie nicht über die Oberfläche wiederherstellen. Archivieren Sie Verträge, die Sie nicht mehr anbieten, deren Abschlüsse Sie aber nachweisen müssen. ### 5.3 Exportieren **Exportieren** öffnet den Export-Assistenten. Wählen Sie den Umfang, die Exportform und das Format: | Exportform | Inhalt | Formate | | --- | --- | --- | | **Datenliste** | Die Felder der gewählten Verträge als Tabelle | CSV, JSON, XML | | **Vertragsdokument (Entwurf)** | Der Vertrag mit Text, Anlagen und Maßnahmen, ohne Kundendaten; aus der Übersicht gebündelt als ZIP | PDF, Word | ![](https://cdn-assets.productfruits.com/5f040672-cae2-49df-98de-1353ca56bdca) *Abbildung 22: Export-Assistent* Auf der Bearbeitungsseite und in der Ansicht exportiert **Exportieren** nur diesen Vertrag; das Vertragsdokument entsteht dann in der gerade gewählten Sprache. ## 6 Konfiguration **Zugriff:** **Online AV konfigurieren** oben rechts in der Übersicht. Die Konfiguration öffnen und bearbeiten Personen mit dem Sonderrecht (Stufe 4) im Modul. Die Einstellungen gelten für den ganzen Mandanten. Die Konfiguration hat die Reiter **Funktionsbausteine** und **Schlagwörter**. Jeder Eintrag wird beim **Speichern** seines Fensters sofort übernommen; einen eigenen Speichern-Knopf für die Seite gibt es nicht. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/f6ddd095-da79-485c-ad5a-ce4e132ae628) *Abbildung 23: Konfiguration, Reiter Funktionsbausteine* ### 6.1 Funktionsbausteine Hier pflegen Sie die **Vertragsarten**, die im Bereich **Stammdaten** eines Vertrags zur Auswahl stehen, z. B. „AV-Vertrag (Art. 28 DS-GVO)“. Die Tabelle zeigt **Kategorie**, **Bezeichnung** und **Sichtbarkeit**; der **Filter** grenzt nach diesen Spalten ein, **Suche in Tabelle** nach Text. 1. Klicken Sie auf **Neu**. Das Fenster **Funktionsbaustein anlegen** öffnet sich. 2. Wählen Sie die **Kategorie** **Vertragsarten** und geben Sie die **Bezeichnung** ein. 3. Stellen Sie die **Sichtbarkeit** ein: **Sichtbar** oder **Unsichtbar**. Unsichtbare Vertragsarten stehen bei Verträgen nicht mehr zur Auswahl. 4. Mit **Als Standard festlegen** wird die Vertragsart bei neuen Verträgen vorbelegt. Nur eine Vertragsart kann Standard sein; sie trägt in der Tabelle das Kennzeichen **Als Standard festlegen**. 5. Klicken Sie auf **Speichern**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/b8afe609-b0a0-4609-81d1-2808b43d7256) *Abbildung 24: Fenster Funktionsbaustein anlegen* Das **Stift-Symbol** am Zeilenende öffnet **Funktionsbaustein bearbeiten**. Markierte Einträge entfernen Sie mit **Löschen**. **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht. > **Tipp:** Setzen Sie nicht mehr benötigte Vertragsarten auf **Unsichtbar**, statt sie zu löschen. Bestehende Verträge behalten dann ihre Zuordnung. ### 6.2 Schlagwörter Im Reiter **Schlagwörter** legen Sie Schlagwörter an, mit denen Sie Verträge ordnen und in der Übersicht filtern. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**. Mit **Neu** legen Sie ein Schlagwort an. Markierte Schlagwörter verschieben Sie über **Massenaktionen > Archivieren** ins Archiv und holen sie mit **Wiederherstellen** zurück; **Löschen** entfernt sie. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/f08e447a-88ff-4420-b05a-c4885c1a4fd1) *Abbildung 25: Konfiguration, Reiter Schlagwörter* ## 7 Glossar | Begriff | Erklärung | | --- | --- | | **AV-Vertrag** | Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag nach Art. 28 DS-GVO. | | **Auftraggeber** | Der Verantwortliche, der einen Auftragsverarbeiter beauftragt – bei einem Online AV-Vertrag vom Typ **Auftragnehmer** Ihr Kunde. | | **Auftragsverarbeiter** | Wer Daten im Auftrag und nach Weisung eines Verantwortlichen verarbeitet. | | **Gemeinsam Verantwortliche** | Zwei oder mehr Stellen, die gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden (Art. 26 DS-GVO). | | **Platzhalter** | Feld in doppelten eckigen Klammern, z. B. `[[Firma]]`, das beim Abschluss mit den Angaben des Kunden gefüllt wird. | | **TOM** | Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten (Art. 32 DS-GVO). | | **Unterauftragnehmer** | Weiterer Auftragsverarbeiter, den Ihr Unternehmen für den Auftrag einsetzt; im Vertragstext aufzuführen. | | **Zugriffslink** | Öffentliche Adresse des Online-Formulars. | ## 8 Häufige Fragen **Warum kann ich keinen Zugriffslink erzeugen?** Der Vertrag hat noch keine Sprache. Legen Sie im Bereich **Vertragstext** mit **Sprache hinzufügen** eine Sprache an. **Ändert sich ein abgeschlossener Vertrag, wenn ich die Vorlage bearbeite?** Nein. Jeder Abschluss liegt als PDF unter **Abschlüsse**. Damit auch neue Abschlüsse dieselben Maßnahmen enthalten, frieren Sie den Stand mit der TOM-Quelle **manuell eintragen** ein. **Wie erinnere ich Partner, die noch nicht unterzeichnet haben?** Stellen Sie unter **Vertragspartner & E-Mail > Einstellungen** **Häufigkeit** und **Intervall** ein. Erinnerungen gehen dann automatisch hinaus. Sie können auch erneut **Einladung senden**. **Wo sehe ich, ob eine Einladung angekommen ist?** Im **Logbuch**: Jede versendete E-Mail steht dort mit dem Status **Erfolgreich** oder **Fehlgeschlagen**. **Ein Kunde meldet „Keine Lizenz verfügbar“. Was ist zu tun?** Die Online-AV-Lizenzen Ihres Mandanten sind verbraucht. Wenden Sie sich an Ihre Administration oder Ihren Ansprechpartner bei audatis, um Lizenzen nachzubuchen. **Kann ich einen Vertrag in einer anderen Sprache anbieten?** Ja. Legen Sie im Bereich **Vertragstext** eine weitere Sprache an und pflegen Sie Texte, Bezeichnungen, Anlagen und E-Mails. Die **Link-Sprache** bestimmt, in welcher Sprache die Seite startet; der Kunde kann dort die Sprache wechseln.