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title: "Nachweise"
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language: "de"
last_updated: "2026-11-03T15:48:30.192Z"
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# Nachweise

Erklärungen von Beschäftigten im Portal bestätigen lassen und belegen

## 0 Kurzkarte: Eine Verpflichtung im Portal bestätigen lassen

1.  **Nachweis anlegen** – Öffnen Sie **Nachweise** und klicken Sie auf **Neu**. Füllen Sie **Bezeichnung (intern)** und **Art** aus, wählen Sie den **Fachverantwortlichen** und klicken Sie auf **Speichern**.
2.  **Text hinterlegen** – Öffnen Sie den Nachweis mit dem Stift-Symbol. Wählen Sie im Bereich **Inhalte** den **Inhaltstyp** **Nachweis-Dokument** und tragen Sie auf Deutsch **Titel** und **Dokumenten-Text** ein. Klicken Sie auf **Speichern**.
3.  **Teilnehmer hinzufügen** – Im Bereich **Teilnehmer** wählen Sie **Hinzufügen → Person hinzufügen** oder **Gruppe hinzufügen**.
4.  **Frist setzen und einladen** – Markieren Sie die Teilnehmer und wählen Sie **Massenaktionen → Erledigungsdatum ändern**, danach **Massenaktionen → Einladen**.
5.  **Nachhalten** – Die Spalte **Bearbeitungsstatus** zeigt, wer **Bestätigt** hat. In der Übersicht steht in der Spalte **Nachweise** das Verhältnis Ist/Soll.

> **Wichtig:** Sobald die erste Person reagiert hat, lassen sich **Inhalte** und **Dateien** nicht mehr ändern. Prüfen Sie den Text deshalb vor der ersten Einladung.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Viele Pflichten im Datenschutz verlangen, dass Beschäftigte etwas ausdrücklich bestätigen: die Verpflichtung auf die Vertraulichkeit, die Kenntnisnahme einer IT-Richtlinie, den Erhalt eines Merkblatts oder eine Einwilligung. Im Modul **Nachweise**

-   hinterlegen Sie den Text der Erklärung einmal, auf Deutsch und optional auf Englisch,
-   laden die betroffenen Personen per E-Mail ins Portal ein,
-   lassen sie dort bestätigen – je nach **Art** auch ablehnen oder widerrufen,
-   erinnern automatisch vor und nach Ablauf der Frist und
-   exportieren Teilnehmerlisten und Zertifikate als Beleg.

Damit erfüllen Sie die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO und belegen, dass Beschäftigte nach Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DS-GVO auf die Vertraulichkeit verpflichtet wurden.

Sie öffnen das Modul in der Navigation über **Personal + Schulung → Nachweise**.

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Nachweis** | Eine Erklärung, die Personen im Portal bestätigen, z. B. „Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Datenschutz". |
| **Bezeichnung (intern)** | Name des Nachweises in der Verwaltung. Die Teilnehmer sehen stattdessen den **Titel** des Nachweis-Dokuments. |
| **Art** | Welche Reaktionen möglich sind: **Nur bestätigen**, **Bestätigung/Ablehnung** oder **Bestätigung/Ablehnung/Widerruf**. |
| **Nachweis-Dokument** | **Titel** und **Dokumenten-Text**, die die Person im Portal liest. |
| **Reaktionstexte** | Die Sätze, mit denen die Person bestätigt, ablehnt oder widerruft, z. B. „Hiermit bestätige ich, …". |
| **Teilnehmer** | Eine Person aus dem Modul **Personal**, die den Nachweis erbringen soll. Teilnehmer brauchen kein Benutzerkonto. |
| **Erledigungsdatum** | Frist, bis zu der ein Teilnehmer reagieren soll. Sie gilt je Teilnehmer. |
| **Bearbeitungsstatus** | Reaktion des Teilnehmers: **Nicht bestätigt**, **Bestätigt**, **Abgelehnt** oder **Widerrufen**. |
| **Einladungsstatus** | **Angelegt** (noch nicht eingeladen), **Eingeladen** oder **Fehler** (E-Mail nicht versendet). |
| **Soll / Ist** | Soll = zugeordnete Teilnehmer, Ist = Teilnehmer mit einer Reaktion. |
| **Zertifikat** | PDF-Beleg über die Reaktion eines Teilnehmers. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| Anlegen | Fachverantwortliche | Bezeichnung, Art, Fachverantwortlicher, Erinnerung, optional eine Vorlage |
| Inhalte pflegen | Fachverantwortliche | Titel und Text des Dokuments, Reaktionstexte, bei Bedarf eigene E-Mail-Texte und Dateien |
| Teilnehmer hinzufügen | Fachverantwortliche | einzelne Personen oder ganze Organisationseinheiten |
| Frist setzen und einladen | Fachverantwortliche | Erledigungsdatum je Teilnehmer, Einladungs-E-Mail mit Link ins Portal |
| Reagieren | Teilnehmer | Bestätigen, Ablehnen oder Widerrufen im Portal |
| Nachhalten | Fachverantwortliche | Bearbeitungsstatus prüfen; automatische Erinnerungen laufen |
| Abschließen und belegen | Fachverantwortliche, Datenschutzbeauftragte | Status **Abgeschlossen** setzen, Teilnehmerliste oder Zertifikate exportieren, Nachweis archivieren |

### 1.4 Rollen und Rechte

Die Rechte vergeben Administratoren je Modul in der Benutzerverwaltung.

| Recht im Modul **Nachweise** | Was Sie sehen und dürfen |
| --- | --- |
| **Lesen** | Übersicht und Ansicht der Nachweise, Export aus der Ansicht eines Nachweises. |
| **Bearbeiten** | Zusätzlich Nachweise anlegen und bearbeiten, Teilnehmer hinzufügen, einladen und Fristen setzen, **Schlagwörter** zuordnen, **Exportieren** in der Übersicht. |
| **Löschen** | Zusätzlich **Löschen**, Teilnehmer **Entfernen** und die **Massenaktionen** der Übersicht (**Archivieren**, **Wiederherstellen**, **Auf Mandanten kopieren**, **Alle einladen**). |
| **Sonderrechte** | Zusätzlich **Nachweise konfigurieren** und die **Lizenzhistorie**. |

Teilnehmer selbst arbeiten nicht im audatis MANAGER, sondern im Portal. Dort sehen sie nur ihre eigenen Nachweise.

> **Hinweis:** Je nach Vertrag verbraucht jeder Teilnehmer eine Nachweis-Lizenz. Ist das Lizenzlimit erreicht, zeigt der Bereich **Teilnehmer** einen Hinweis und es lassen sich keine weiteren Teilnehmer hinzufügen.

## 2 Einen Nachweis durchführen

*Dieses Kapitel richtet sich an alle, die gelegentlich eine Bestätigung von Beschäftigten einholen.*

### 2.1 Die Übersicht

Die Übersicht hat die Reiter **Nachweise** und **Archiv**. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung (intern)**, **Fachverantwortlicher**, **Status**, den Fortschritt in der Spalte **Nachweise** (Ist/Soll) und die **Schlagwörter**. Je Zeile öffnen Sie den Nachweis mit dem **Auge-Symbol** zum Ansehen oder mit dem **Stift-Symbol** zum Bearbeiten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b082a970-7df3-406c-8dab-a2d08da19a70)

*Abbildung 1: Übersicht der Nachweise*

Mit **Filter** grenzen Sie die Liste nach **Bezeichnung (intern)**, **Status**, **Fachverantwortlicher** und **Schlagwörter** ein. Das Feld **Suche in Tabelle** durchsucht die angezeigten Zeilen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e39c1e8e-83e2-4f7b-9013-8bc349cdc635)

*Abbildung 2: Filter der Übersicht*

### 2.2 Einen Nachweis anlegen

1.  Klicken Sie auf **Neu**. Das Fenster **Nachweis anlegen** öffnet sich.
2.  Geben Sie die **Bezeichnung (intern)** ein (Pflichtfeld).
3.  Wählen Sie die **Art** (Pflichtfeld):

| Art | Teilnehmer können … |
| --- | --- |
| **Nur bestätigen** | nur bestätigen, z. B. bei einer Verpflichtung auf die Vertraulichkeit. |
| **Bestätigung/Ablehnung** | bestätigen oder ablehnen. |
| **Bestätigung/Ablehnung/Widerruf** | bestätigen, ablehnen und eine Bestätigung später widerrufen, z. B. bei einer Einwilligung. |

1.  Wählen Sie den **Fachverantwortlichen**.
2.  Wählen Sie unter **Erinnerung**, wie viele Tage vor dem Erledigungsdatum die Teilnehmer erinnert werden sollen. Vorgabe ist **Keine Erinnerung**.
3.  Unter **Vorlage** können Sie einen vorhandenen Nachweis wählen, dessen Inhalte übernommen werden. Ohne Auswahl entsteht der Nachweis mit **Keine Vorlage (leer anlegen)**.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster für den nächsten Nachweis geöffnet.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2092f096-7e45-4510-a3c1-5c1d32168a8a)

*Abbildung 3: Nachweis anlegen*

Der neue Nachweis hat den Status **Neu angelegt**.

### 2.3 Stammdaten bearbeiten

Öffnen Sie den Nachweis mit dem **Stift-Symbol**. Die Seite hat die Bereiche **Stammdaten**, **Inhalte**, **Teilnehmer**, **E-Mails** und **Dateien**; über die Reiter oben springen Sie direkt hin. Die Schaltflächen **Speichern**, **Exportieren** und **Abbrechen** stehen oben.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/facc7df5-2808-4c4f-b71f-f4bd2d0c7618)

*Abbildung 4: Stammdaten eines Nachweises*

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Bezeichnung (intern)** | Name in der Verwaltung (Pflichtfeld). |
| **Status** | **Neu angelegt**, **In Bearbeitung** oder **Abgeschlossen**. Sie setzen den Status selbst. |
| **Art** | Mögliche Reaktionen der Teilnehmer. Nur änderbar, solange der Status **Neu angelegt** ist. |
| **Fachverantwortlicher** | Zuständige Person für den Nachweis. |
| **Erinnerung** | Ab wie vielen Tagen vor dem Erledigungsdatum Erinnerungs-E-Mails verschickt werden (**1 Tag vor Ablauf** bis **28 Tage vor Ablauf** oder **Keine Erinnerung**). |
| **Unterzeichner** | Name, der auf dem Zertifikat als Unterzeichner erscheint, z. B. „Max Müller, Geschäftsführung". |

Klicken Sie nach Änderungen auf **Speichern**. **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht; ungespeicherte Änderungen fragt das System vorher ab.

Rechts öffnen Sie mit dem Symbol neben den Schaltflächen die Seitenleiste mit **Aufgaben**, **Schlagwörter**, **Kommentare**, **Links** und **Aktivitätslog** zu diesem Nachweis.

### 2.4 Inhalte hinterlegen

Im Bereich **Inhalte** wählen Sie zuerst den **Inhaltstyp**. Links pflegen Sie den deutschen, rechts den englischen Text.

| Inhaltstyp | Felder |
| --- | --- |
| **Nachweis-Dokument** | **Titel** und **Dokumenten-Text**. Diesen Text liest der Teilnehmer im Portal. |
| **Reaktionstexte** | **Bestätigungstext**; bei der Art **Bestätigung/Ablehnung** zusätzlich **Ablehnungstext**, bei **Bestätigung/Ablehnung/Widerruf** zusätzlich **Widerrufstext**. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0724da95-5a36-4d55-a4cb-290de3512bc9)

*Abbildung 5: Inhalte: Nachweis-Dokument*

Pflichtfelder:

-   **Titel** und **Dokumenten-Text** auf Deutsch. Fehlt eines davon, speichert das System nicht und springt zum leeren Feld („Bitte einen deutschen Titel eingeben." bzw. „Bitte eine deutsche Beschreibung eingeben.").
-   Alle angezeigten **Reaktionstexte** auf Deutsch und Englisch. Sie sind mit Standardsätzen vorbelegt.

Die englische Fassung von Titel und Dokumenten-Text ist freiwillig. Teilnehmer, die im Modul **Personal** Englisch als Sprache haben, sehen den englischen Text, sofern er vorhanden ist.

Der **Dokumenten-Text** hat einen Editor mit Formatierungen, Tabellen und Bildern. Unter dem Editor zeigt eine Vorschau den Text so, wie er im Portal erscheint.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/fc3df6fe-ff33-4187-a010-b36d7b5e2590)

*Abbildung 6: Inhalte: Reaktionstexte*

**Standard wiederherstellen** setzt die Reaktionstexte einer Sprache auf die Standardsätze zurück. Klicken Sie danach auf **Speichern**, damit die Änderung gilt.

> **Achtung:** Hat mindestens ein Teilnehmer reagiert, lassen sich **Inhalte** und **Dateien** nicht mehr ändern. Über den Stammdaten erscheint dann ein Hinweis. Stammdaten, Teilnehmer und E-Mails bleiben bearbeitbar. Für einen geänderten Text legen Sie einen neuen Nachweis an – am einfachsten mit dem alten als **Vorlage**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/9b199077-078b-46ab-9c1b-d16664f54d88)

*Abbildung 7: Hinweis bei gesperrtem Inhalt*

### 2.5 Teilnehmer hinzufügen

1.  Wechseln Sie in den Bereich **Teilnehmer**.
2.  Klicken Sie auf **Hinzufügen** und wählen Sie
    -   **Person hinzufügen** – die Liste zeigt **Name**, **Vorname**, **Organisation** und **E-Mail**; deaktivierte Personen sind gekennzeichnet, oder
    -   **Gruppe hinzufügen** – alle Personen einer Organisationseinheit.
3.  Markieren Sie die Personen bzw. Gruppen und klicken Sie auf **Hinzufügen**. Bereits zugeordnete Personen werden nicht doppelt erfasst.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/3dfc214a-e5fd-4fde-89e8-e0e81b7095c5)

*Abbildung 8: Personen hinzufügen*

Fehlt eine Person, legen Sie sie direkt mit **Neue Person anlegen** an. Sie erscheint dann auch im Modul **Personal**. Die Schaltfläche sehen Sie nur, wenn Sie im Modul **Personal** Personen anlegen dürfen.

Die Teilnehmertabelle zeigt je Person **Name** (mit Personalnummer), **Organisation**, **Bearbeitungsstatus**, **Einladungsstatus** und **Erledigungsdatum**. **Suche in Tabelle** findet einzelne Personen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2ef7f43d-d514-41cc-a751-ed38fb8d280e)

*Abbildung 9: Teilnehmer eines Nachweises*

### 2.6 Frist setzen und einladen

Neu hinzugefügte Teilnehmer haben noch kein Erledigungsdatum und den Einladungsstatus **Angelegt**.

1.  Markieren Sie die Teilnehmer.
2.  Wählen Sie **Massenaktionen → Erledigungsdatum ändern**, wählen Sie das Datum und klicken Sie auf **Speichern**. Für eine einzelne Person nutzen Sie das **Stift-Symbol** am Ende der Zeile.
3.  Wählen Sie **Massenaktionen → Einladen**. Das Fenster **Einladungen senden** zeigt je Person, welche E-Mail sie erhält:
    -   **Ersteinladung (mit Aktivierung)** – für Personen, deren Portal-Zugang noch nicht aktiviert ist; mit Aktivierungslink und Benutzername.
    -   **Einladung (ohne Aktivierung)** – für Personen mit aktiviertem Portal-Zugang.
4.  Bestätigen Sie mit **Einladen**. Der **Einladungsstatus** wechselt auf **Eingeladen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/af424e17-a47e-4d09-a5d1-a7663f9a8b7d)

*Abbildung 10: Massenaktionen für Teilnehmer*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/35d97dda-a81a-4d81-a0f5-36827a470306)

*Abbildung 11: Erledigungsdatum ändern*

Gelöschte und im Modul **Personal** deaktivierte Personen werden beim Einladen übersprungen. Personen ohne E-Mail-Adresse erhalten keine Einladung; das System nennt sie in einer Meldung. Konnte eine E-Mail nicht versendet werden, zeigt der Einladungsstatus **Fehler**. Bereits eingeladene Teilnehmer können Sie erneut einladen.

**Entfernen** nimmt markierte Teilnehmer nach einer Rückfrage aus dem Nachweis.

> **Wichtig:** Teilnehmer sehen den Nachweis im Portal erst nach der Einladung. Prüfen Sie vorher die E-Mail-Adressen im Modul **Personal**.

### 2.7 Reaktionen nachhalten

| Bearbeitungsstatus | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Nicht bestätigt** | Der Teilnehmer hat noch nicht reagiert. |
| **Bestätigt** | Der Teilnehmer hat den Nachweis bestätigt. |
| **Abgelehnt** | Der Teilnehmer hat den Nachweis abgelehnt. |
| **Widerrufen** | Eine Bestätigung wurde nachträglich widerrufen. |

Ist eine **Erinnerung** eingestellt, erhalten eingeladene Teilnehmer ohne Reaktion ab dem gewählten Tag vor dem Erledigungsdatum einmal täglich eine Erinnerungs-E-Mail – auch nach Ablauf der Frist, bis sie reagiert haben. Archivierte Nachweise sowie deaktivierte und archivierte Personen erhalten keine Erinnerung.

Den Status des Nachweises setzen Sie selbst in den **Stammdaten**:

| Status | Verwendung |
| --- | --- |
| **Neu angelegt** | Der Nachweis wird vorbereitet. Nur in diesem Status lässt sich die **Art** ändern. |
| **In Bearbeitung** | Der Nachweis läuft: Teilnehmer sind eingeladen. |
| **Abgeschlossen** | Der Nachweis ist erledigt; es kommen keine Teilnehmer mehr hinzu. |

### 2.8 E-Mail-Texte anpassen

Teilnehmer erhalten Einladungen und Erinnerungen nach den Standardvorlagen aus dem Modul **Personal**. Für einen einzelnen Nachweis können Sie eigene Texte hinterlegen:

1.  Wechseln Sie in den Bereich **E-Mails**.
2.  Wählen Sie unter **E-Mail-Typ auswählen** **Ersteinladung (mit Aktivierung)**, **Einladung (ohne Aktivierung)** oder **Erinnerung**.
3.  Schalten Sie **Standardvorlage verwenden** aus.
4.  Bearbeiten Sie **Betreff** und **Inhalt** auf Deutsch und Englisch. Über **Platzhalter** fügen Sie z. B. Vorname, Bis-Datum oder den Link ins Portal ein. Die **Vorschau** zeigt die vollständige E-Mail.
5.  Klicken Sie oben auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a59b58b7-7878-4555-ad1a-b4b6b34002c0)

*Abbildung 12: E-Mails eines Nachweises*

Jeder E-Mail-Typ hat seinen eigenen Schalter. Ist **Standardvorlage verwenden** eingeschaltet, zeigt ein Hinweis, welcher Text verschickt wird: die **Standardvorlage aus der Personalverwaltung** oder – wenn dort für diesen Typ keine hinterlegt ist – die **Systemvorlage**. Schalten Sie ihn wieder ein, um zur Standardvorlage zurückzukehren; Ihr eigener Text bleibt gespeichert. **Zu den E-Mail-Vorlagen** öffnet die Standardvorlagen im Modul **Personal**.

> **Hinweis:** Der Schalter **Standardvorlage verwenden** wird sofort gespeichert. Bei archivierten Nachweisen lassen sich die E-Mail-Texte nicht ändern.

### 2.9 Dateien anhängen

Im Bereich **Dateien** laden Sie Dokumente zum Nachweis hoch, z. B. die Richtlinie als PDF (bis 50 MB je Datei; gängige Office-, PDF-, Bild- und Textformate). Dateien lassen sich in einer Vorschau ansehen. Wie die Inhalte sind auch die Dateien gesperrt, sobald ein Teilnehmer reagiert hat.

## 3 Nachweise auswerten und verwalten

*Für Datenschutzbeauftragte, Datenschutzkoordination und alle, die Nachweise belegen müssen.*

### 3.1 Einen Nachweis ansehen

Das **Auge-Symbol** in der Übersicht öffnet die Ansicht. Sie zeigt dieselben Bereiche wie die Bearbeitung, aber schreibgeschützt. Mit **Bearbeiten** wechseln Sie in die Bearbeitung, mit **Abbrechen** zurück zur Übersicht.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a6d426e3-9486-4c09-b70a-e30490338044)

*Abbildung 13: Ansicht eines Nachweises*

### 3.2 Bestätigungen widerrufen

Bei der Art **Bestätigung/Ablehnung/Widerruf** können Sie eine Bestätigung selbst zurücknehmen, z. B. wenn eine Person ihren Widerruf schriftlich erklärt hat: Markieren Sie im Bereich **Teilnehmer** die Personen mit dem Status **Bestätigt** und wählen Sie **Massenaktionen → Widerrufen**. Der Bearbeitungsstatus wechselt auf **Widerrufen**.

### 3.3 Exportieren und Zertifikate

**Exportieren** öffnet den Export-Assistenten mit den Schritten **Umfang**, **Exportform** und **Format**.

-   In der **Übersicht** gilt der Umfang für Nachweise: alle oder die markierten.
-   In der Ansicht oder Bearbeitung eines Nachweises gilt der Umfang für dessen Teilnehmer: alle oder die markierten.

| Exportform | Inhalt | Formate |
| --- | --- | --- |
| **Datenliste** | Stammdaten und Inhalte der Nachweise | CSV, JSON, XML |
| **Teilnehmerliste** | Teilnehmer mit Personalnummer, Organisation, Einladungs- und Bearbeitungsstatus und Datum | CSV, JSON, XML |
| **Übersicht** | Zusammenfassung je Nachweis (nur in der Übersicht) | PDF |
| **Zertifikate** | Belege für bestätigte oder abgelehnte Teilnehmer | **Ein kombiniertes PDF**, **Zusammengefasstes PDF-Dokument pro Eintrag (ZIP)** oder **Einzelne PDF-Dokumente pro Person (ZIP)** |

Bei **Zertifikate** nehmen Sie mit **Gelöschte Personen einbeziehen** auch die Belege von Personen auf, die inzwischen gelöscht wurden. Liegen für die Auswahl keine bestätigten oder abgelehnten Teilnehmer vor, meldet der Assistent, dass es nichts zu exportieren gibt.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4bf796bc-5797-4329-a85e-9d5b1f80e478)

*Abbildung 14: Export-Assistent*

> **Tipp:** Für ein Audit genügt meist die **Teilnehmerliste** als CSV. Einzelne PDF-Zertifikate je Person eignen sich für die Personalakte.

### 3.4 Mehrere Nachweise gleichzeitig bearbeiten

Markieren Sie Nachweise in der Übersicht und wählen Sie unter **Massenaktionen**:

| Massenaktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Archivieren** | Verschiebt die Nachweise in den Reiter **Archiv**. Archivierte Nachweise verschicken keine Erinnerungen. |
| **Wiederherstellen** | Im Reiter **Archiv**: holt die Nachweise zurück. |
| **Auf Mandanten kopieren** | Kopiert die Nachweise in andere Mandanten, auf die Sie Zugriff haben. |
| **Alle einladen** | Lädt alle Teilnehmer der markierten Nachweise ein. Das Fenster zeigt vorher, wie viele Ersteinladungen und Einladungen verschickt werden. Bereits eingeladene Teilnehmer erhalten die Einladung erneut. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0f8f1577-186c-4d44-8233-08d71556867a)

*Abbildung 15: Massenaktionen der Übersicht*

Über **Schlagwörter** ordnen Sie den markierten Nachweisen Schlagwörter zu oder entfernen sie. **Löschen** entfernt die markierten Nachweise nach einer Rückfrage.

### 3.5 Lizenzen

Nutzt Ihr Mandant Nachweis-Lizenzen, öffnen Benutzer mit Sonderrechten in der Übersicht die **Lizenzhistorie**. Oben steht der **Lizenzstatus** (z. B. „Verbraucht: 3 von 10 Lizenzen (7 verfügbar)"), darunter jede Lizenzbuchung mit **Datum/Uhrzeit**, **Durchführender** und **Aktion**. Bei einer Flatrate gibt es keine Lizenzhistorie.

### 3.6 Nachweise aus dem Modul Personal zuordnen

Sie können einer Person einen Nachweis auch im Modul **Personal** zuordnen: Öffnen Sie die Person, wechseln Sie in den Bereich **Nachweise** und klicken Sie auf **Zuordnen**. Die Person erscheint dann als Teilnehmer im Nachweis.

## 4 Konfiguration

**Zugriff:** Nur Benutzer mit **Sonderrechten** im Modul **Nachweise** sehen in der Übersicht oben rechts **Nachweise konfigurieren** und können die Einstellungen öffnen und ändern.

### 4.1 Schlagwörter

Die Konfiguration hat den Reiter **Schlagwörter**. Hier verwalten Sie die Schlagwörter, mit denen Sie Nachweise thematisch ordnen, z. B. *Verpflichtung* oder *Richtlinie*.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5a1dfe6f-9e0a-448c-bad5-9c8e5e658a27)

*Abbildung 16: Konfiguration – Schlagwörter*

| Spalte | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Name des Schlagworts. |
| **Status** | **Aktiv** oder **Archiviert**. Nur aktive Schlagwörter stehen beim Zuordnen zur Auswahl. |
| **Erstellt** | Datum der Anlage. |

Die Schaltflächen oben:

| Aktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Neu** | Öffnet **Schlagwort anlegen**. Pflichtfeld ist die **Bezeichnung**; doppelte Bezeichnungen sind nicht möglich. |
| **Stift-Symbol** | Ändert die Bezeichnung. |
| **Massenaktionen → Archivieren** / **Wiederherstellen** | Setzt die markierten Schlagwörter auf **Archiviert** bzw. wieder auf **Aktiv**. |
| **Löschen** | Entfernt die markierten Schlagwörter dauerhaft. |
| **Abbrechen** | Zurück zur Übersicht der Nachweise. |

Mit **Filter** und **Suche in Tabelle** finden Sie einzelne Schlagwörter.

### 4.2 E-Mail-Vorlagen

Die Standardtexte für **Ersteinladung (mit Aktivierung)**, **Einladung (ohne Aktivierung)** und **Erinnerung** pflegen Sie zentral im Modul **Personal** unter **Personal konfigurieren**. Eigene Texte für einen einzelnen Nachweis hinterlegen Sie im Bereich **E-Mails** des Nachweises (Abschnitt „E-Mail-Texte anpassen").

## 5 Häufige Fragen

**Ein Teilnehmer sagt, er habe keine E-Mail bekommen.** Prüfen Sie den **Einladungsstatus**: Bei **Angelegt** wurde noch nicht eingeladen, bei **Fehler** konnte die E-Mail nicht versendet werden. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse im Modul **Personal**, markieren Sie den Teilnehmer und wählen Sie **Massenaktionen → Einladen**.

**Ich habe einen Tippfehler im Text entdeckt, kann ihn aber nicht mehr ändern.** Sobald jemand reagiert hat, ist der Inhalt gesperrt – damit bleibt nachweisbar, was bestätigt wurde. Legen Sie einen neuen Nachweis mit dem alten als **Vorlage** an.

**Warum lässt sich der Nachweis nicht speichern?** Prüfen Sie im Bereich **Inhalte** den deutschen **Titel** und **Dokumenten-Text** des Nachweis-Dokuments sowie die **Reaktionstexte**. Diese Felder sind Pflicht.

**Wann setze ich einen Nachweis auf „Abgeschlossen"?** Wenn alle Teilnehmer reagiert haben und keine weiteren hinzukommen. Setzen Sie in den **Stammdaten** den **Status** auf **Abgeschlossen** und klicken Sie auf **Speichern**. Der Status wechselt nicht von selbst.

**Zählt „Ist" nur Bestätigungen?** Nein. Die Spalte **Nachweise** zählt alle Teilnehmer mit einer Reaktion, also auch Ablehnungen und Widerrufe. Den genauen Stand sehen Sie in der Spalte **Bearbeitungsstatus** des Nachweises.

**Wie verpflichte ich neue Beschäftigte?** Fügen Sie die Person im Nachweis über **Hinzufügen** hinzu oder ordnen Sie ihr den Nachweis im Modul **Personal** im Bereich **Nachweise** über **Zuordnen** zu. Danach laden Sie sie ein.

**Brauche ich eine Unterschrift auf Papier?** Die Bestätigung im Portal wird mit Datum gespeichert und kann als Zertifikat exportiert werden. Ob Ihnen das als Nachweis genügt, entscheiden Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.