--- title: "Nachrichten" url: "https://knowledgebase.audatis-manager.de/de/article/nachrichten" language: "de" last_updated: "2026-10-14T15:42:56.358Z" --- # Nachrichten Interne Nachrichten zwischen den Benutzern eines Mandanten senden, lesen und ablegen ## 0 Kurzkarte: Eine Nachricht senden in 4 Schritten Sie möchten einer Kollegin oder einem Kollegen im audatis MANAGER etwas mitteilen, z. B. eine Rückfrage zu einer Verarbeitungstätigkeit? Dann nutzen Sie die **Nachrichtenzentrale**. Die Nachricht bleibt im System und ist dort für Absender und Empfänger nachvollziehbar. 1. **Nachrichtenzentrale öffnen** – in der Navigation **Aufgaben + Projekte > Nachrichten**. 2. **Neue Nachricht beginnen** – in der Werkzeugleiste auf **\+ Neu** klicken. 3. **Empfänger, Betreff und Nachricht eintragen** – bei Bedarf Dateien anhängen. 4. **Absenden** – auf **Nachricht senden** klicken. Der Empfänger erhält zusätzlich eine E-Mail mit dem Betreff und einem Link zum Posteingang. > **Tipp:** Wenn Sie eine Nachricht nur aus dem Posteingang entfernen möchten, verschieben Sie sie ins **Archiv** statt sie zu löschen. ## 1 Einführung ### 1.1 Wofür ist das Modul da? Die **Nachrichtenzentrale** ist das interne Postfach des audatis MANAGER. Benutzer eines Mandanten schreiben sich darüber Nachrichten, ohne das System zu verlassen. So bleiben Rückfragen und Absprachen zu Datenschutzthemen im System und sind später nachvollziehbar. - Sie senden Nachrichten an eine oder mehrere Personen Ihres Mandanten, auf Wunsch mit Anhängen. - Sie lesen empfangene Nachrichten, antworten direkt und legen erledigte Nachrichten im **Archiv** ab. - Der Empfänger wird per E-Mail über jede neue Nachricht informiert. Die E-Mail enthält nur den Betreff, nicht den Inhalt. Ungelesene Nachrichten sehen Sie außerdem auf dem **Dashboard** im Widget **Meine Nachrichten**. ### 1.2 Begriffe | Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER | | --- | --- | | **Nachrichtenzentrale** | Internes Postfach des audatis MANAGER mit Posteingang, Postausgang und Archiv. | | **Posteingang** | Alle Nachrichten, die Sie empfangen haben. Ungelesene Nachrichten erscheinen fett. | | **Postausgang** | Alle Nachrichten, die Sie gesendet haben. | | **Archiv** | Ablage für erledigte Nachrichten aus Posteingang und Postausgang in einer gemeinsamen Tabelle. | | **Status** | Im Posteingang *Gelesen* oder *Ungelesen*, im Postausgang *Gesendet*. | | **Anhang** | Datei, die mit der Nachricht versendet wird (höchstens 10 MB je Datei). | | **Massenaktionen** | Aktionen für mehrere markierte Nachrichten gleichzeitig. | ### 1.3 Der Ablauf im Überblick | Schritt | Wer | Was passiert | Ansicht | | --- | --- | --- | --- | | 1\. Schreiben | Absender | Nachricht über **\+ Neu** verfassen und senden | Postausgang (Status *Gesendet*) | | 2\. Benachrichtigen | System | E-Mail mit Betreff und Link an den Empfänger | – | | 3\. Lesen | Empfänger | Nachricht im Posteingang öffnen | Posteingang (Status *Gelesen*) | | 4\. Antworten | Empfänger | Reiter **Antworten** – die Originalnachricht wird zitiert | Postausgang des Empfängers | | 5\. Ablegen | beide | Nachricht über **Massenaktionen > Archivieren** ins Archiv verschieben | Archiv | ### 1.4 Rollen und Rechte Das Recht auf die Nachrichtenzentrale vergibt die Administration in der Rollenverwaltung des Mandanten (Modul **Nachrichten**). | Recht | Was Sie sehen und dürfen | | --- | --- | | **Deaktiviert** | Der Eintrag **Nachrichten** fehlt in der Navigation. | | **Lesen** | Posteingang, Postausgang und Archiv einsehen, Nachrichten lesen und Anhänge herunterladen. | | **Schreiben** | Zusätzlich Nachrichten verfassen, antworten, archivieren, wiederherstellen, als gelesen oder ungelesen markieren und löschen. | > **Hinweis:** Als Empfänger stehen alle Benutzer des aktuellen Mandanten zur Auswahl. Jeder Benutzer sieht nur seine eigenen Nachrichten – auch die Administration kann fremde Postfächer nicht einsehen. ## 2 Nachrichten senden und lesen *Dieses Kapitel richtet sich an alle Benutzer.* ### 2.1 Die Nachrichtenzentrale **Wo finde ich das?** In der Navigation unter **Aufgaben + Projekte > Nachrichten**. Ungelesene Nachrichten erreichen Sie auch über das Dashboard-Widget **Meine Nachrichten** und über den Link in der E-Mail-Benachrichtigung. **Wozu?** Hier sehen Sie alle Nachrichten, die Sie empfangen und gesendet haben, und starten neue Nachrichten. **Wie benutze ich es?** 1. Öffnen Sie **Aufgaben + Projekte > Nachrichten**. Die **Nachrichtenzentrale** öffnet sich mit dem **Posteingang**. 2. Wechseln Sie über die Reiter oberhalb der Tabelle zwischen **Posteingang**, **Postausgang** und **Archiv**. 3. Lesen Sie die Spalten: im Posteingang **Betreff**, **Von**, **Datum** und **Status**; ungelesene Nachrichten erscheinen fett. 4. Öffnen Sie eine Nachricht über die Zeile oder das **Auge-Symbol** am Zeilenende; mit dem **Pfeil-Symbol** antworten Sie direkt. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/c2b6a433-1b7d-410d-9cf1-88f4e5869823) *Abbildung 1: Posteingang der Nachrichtenzentrale* ### 2.2 Eine neue Nachricht schreiben **Wo finde ich das?** **Aufgaben + Projekte > Nachrichten**, in der Werkzeugleiste **\+ Neu**. Die Schaltfläche sehen Sie mit Schreibrecht. **Wozu?** Sie schicken einer oder mehreren Personen Ihres Mandanten eine Mitteilung, z. B. eine Rückfrage oder eine Bitte um Zuarbeit, und können Unterlagen anhängen. **Wie benutze ich es?** 1. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf **\+ Neu**. Das Fenster **Neue Nachricht** öffnet sich. 2. Wählen Sie unter **Empfänger** eine oder mehrere Personen aus. Sie können mehrere Empfänger nacheinander auswählen. 3. Geben Sie einen **Betreff** ein, z. B. „Rückfrage zur Verarbeitungstätigkeit Bewerbermanagement". 4. Schreiben Sie den Text in das Feld **Nachricht**. Formatierungen sind nicht möglich. 5. Fügen Sie bei Bedarf unter **Anhänge** Dateien hinzu: Ziehen Sie die Dateien in das Feld oder klicken Sie auf **klicken zum Auswählen**. Eine Datei entfernen Sie über das Papierkorb-Symbol. 6. Klicken Sie auf **Nachricht senden**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/5ee70e13-606a-46e8-bbb7-6429b895c976) *Abbildung 2: Fenster Neue Nachricht* Die Nachricht steht danach in Ihrem **Postausgang**. Jeder Empfänger erhält die Nachricht in seinem Posteingang und eine E-Mail-Benachrichtigung. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/f476d0fb-4abc-4deb-884b-868d57c57243) *Abbildung 3: Postausgang mit gesendeten Nachrichten* | Feld | Hinweis | | --- | --- | | **Empfänger** | Pflichtfeld; Benutzer des aktuellen Mandanten, Mehrfachauswahl. | | **Betreff** | Pflichtfeld; erscheint in der E-Mail-Benachrichtigung und im Widget **Meine Nachrichten**. | | **Nachricht** | Pflichtfeld; reiner Text. | | **Anhänge** | Optional; gängige Office-, PDF-, Bild- und Textformate (z. B. PDF, DOCX, XLSX, PPTX, ODT, JPG, PNG, TXT, CSV, MSG, ZIP), höchstens 10 MB je Datei. | > **Tipp:** Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff. Er erscheint in der E-Mail-Benachrichtigung – den Inhalt sieht der Empfänger erst im audatis MANAGER. ### 2.3 Eine Nachricht lesen **Wo finde ich das?** **Aufgaben + Projekte > Nachrichten**, Reiter **Posteingang** (oder **Postausgang** bzw. **Archiv**), Klick auf die Zeile. **Wozu?** Sie lesen den Inhalt einer Nachricht und öffnen oder speichern die Anhänge. **Wie benutze ich es?** 1. Klicken Sie im **Posteingang** auf die Zeile der Nachricht. 2. Der Reiter **Nachricht** zeigt **Absender**, **Empfangen am**, **Betreff**, den Text und die **Anhänge**. 3. Laden Sie einen Anhang über das **Download-Symbol** herunter oder öffnen Sie ihn über das **Auge-Symbol** in der Vorschau. 4. Über **Abbrechen** kehren Sie zur Liste zurück. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/5d281214-b332-4a66-b72c-b0051e5e9228) *Abbildung 4: Eine empfangene Nachricht* Mit dem Öffnen gilt die Nachricht als *Gelesen* und erscheint in der Liste nicht mehr fett. ### 2.4 Auf eine Nachricht antworten **Wo finde ich das?** In einer geöffneten Nachricht im **Posteingang** der Reiter **Antworten** – oder in der Liste das **Pfeil-Symbol** am Zeilenende. Sie benötigen Schreibrecht. **Wozu?** Sie beantworten eine Nachricht, ohne Empfänger und Betreff neu einzugeben; die ursprüngliche Nachricht wird mitzitiert. **Wie benutze ich es?** 1. Öffnen Sie die Nachricht im **Posteingang**. 2. Wechseln Sie in den Reiter **Antworten** oder klicken Sie in der Liste direkt auf das **Pfeil-Symbol**. 3. **Empfänger** ist mit dem Absender vorbelegt, der **Betreff** mit „Re:" und dem ursprünglichen Betreff. Sie können weitere Empfänger hinzufügen. 4. Schreiben Sie Ihre Antwort in das Feld **Ihre Antwort** oberhalb der zitierten **Ursprünglichen Nachricht**. 5. Hängen Sie bei Bedarf unter **Dateien anhängen** eigene Dateien an. 6. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf **Antwort senden**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/6fa3bb37-c6bf-429d-be4d-50fcd6f08bbb) *Abbildung 5: Reiter Antworten mit zitierter Originalnachricht* > **Hinweis:** Auf Nachrichten im **Postausgang** können Sie nicht antworten. Dort gibt es den Reiter **Antworten** nicht. ## 3 Nachrichten verwalten *Für alle Benutzer mit Schreibrecht.* ### 3.1 Nachrichten suchen und filtern **Wo finde ich das?** **Aufgaben + Projekte > Nachrichten**, in jedem Reiter das Suchfeld rechts in der Werkzeugleiste und das Feld **Filter** oberhalb der Tabelle. **Wozu?** Sie finden eine bestimmte Nachricht schnell wieder, z. B. alle Nachrichten einer Person oder eines Zeitraums. **Wie benutze ich es?** 1. Geben Sie einen Begriff in das Suchfeld ein. Die Suche durchsucht alle sichtbaren Spalten. 2. Klappen Sie **Filter** auf und wählen Sie die Kriterien: | Reiter | Filterfelder | | --- | --- | | **Posteingang** | **Betreff**, **Absender/Empfänger**, **Status**, **Datum** | | **Postausgang** | **Betreff**, **Empfänger**, **Datum** | | **Archiv** | wie oben, zusätzlich **Typ** (*Eingang* oder *Ausgang*) | 1. Die Liste zeigt nur noch passende Nachrichten. Leeren Sie Suchfeld und Filter, um wieder alle zu sehen. ### 3.2 Mehrere Nachrichten auf einmal bearbeiten **Wo finde ich das?** **Aufgaben + Projekte > Nachrichten**, Kästchen am Zeilenanfang markieren, dann in der Werkzeugleiste **Massenaktionen**. **Wozu?** Sie markieren mehrere Nachrichten in einem Schritt als gelesen oder ungelesen, archivieren sie oder holen sie aus dem Archiv zurück. **Wie benutze ich es?** 1. Markieren Sie die gewünschten Nachrichten über die Kästchen am Zeilenanfang. Das Kästchen in der Kopfzeile markiert alle sichtbaren Nachrichten. 2. Öffnen Sie **Massenaktionen** und wählen Sie die Aktion: | Aktion | Wo verfügbar | Wirkung | | --- | --- | --- | | **Als gelesen markieren** | Posteingang | Nachrichten erscheinen nicht mehr fett. | | **Als ungelesen markieren** | Posteingang | Nachrichten erscheinen wieder fett, z. B. als Erinnerung. | | **Archivieren** | Posteingang, Postausgang | Nachrichten wandern ins **Archiv**. | | **Wiederherstellen** | Archiv | Nachrichten kehren in Posteingang bzw. Postausgang zurück. | ![](https://cdn-assets.productfruits.com/f1aea24e-fac6-4785-a614-a8b70f69bb81) *Abbildung 6: Massenaktionen im Posteingang* ### 3.3 Das Archiv nutzen **Wo finde ich das?** **Aufgaben + Projekte > Nachrichten**, Reiter **Archiv** (Seite **Archivierte Nachrichten**). **Wozu?** Erledigte Nachrichten verschwinden aus Posteingang und Postausgang, bleiben aber erhalten und lassen sich jederzeit wieder hervorholen. **Wie benutze ich es?** 1. Archivieren Sie Nachrichten über **Massenaktionen > Archivieren** (siehe oben). 2. Öffnen Sie den Reiter **Archiv**. Archivierte Nachrichten aus Posteingang und Postausgang stehen in einer gemeinsamen Tabelle. 3. Die Spalte **Typ** zeigt, ob es eine eingegangene (*Eingang*) oder gesendete Nachricht (*Ausgang*) ist, die Spalte **Von/An** den Absender bzw. Empfänger. 4. Um eine Nachricht zurückzuholen, markieren Sie sie und wählen **Massenaktionen > Wiederherstellen**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/e0a8e2bd-4aca-461d-bc17-aed061daac85) *Abbildung 7: Archivierte Nachrichten* > **Tipp:** Archivieren Sie erledigte Nachrichten regelmäßig. So bleibt der Posteingang übersichtlich, und die Nachrichten bleiben trotzdem erhalten. ### 3.4 Nachrichten löschen **Wo finde ich das?** **Aufgaben + Projekte > Nachrichten**, in der Liste nach dem Markieren die Schaltfläche **Löschen** – oder in einer geöffneten Nachricht **Löschen** in der Werkzeugleiste. **Wozu?** Sie entfernen Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen, aus Ihren Listen. **Wie benutze ich es?** 1. Markieren Sie die Nachrichten in der Liste und klicken Sie auf **Löschen** – oder öffnen Sie eine Nachricht und klicken Sie dort auf **Löschen**. 2. Bestätigen Sie die Rückfrage. Gelöschte Nachrichten landen im **Papierkorb** des Mandanten. Dort kann sie ein Benutzer mit Zugriff auf den Papierkorb innerhalb der Aufbewahrungsfrist wiederherstellen; danach werden sie endgültig gelöscht. > **Wichtig:** Nutzen Sie für erledigte Nachrichten das **Archiv**. Löschen Sie nur, was Sie sicher nicht mehr benötigen. ## 4 Konfiguration **Zugriff:** Die Nachrichtenzentrale hat keine eigene Konfigurationsseite. Einstellbar ist nur das Recht auf das Modul; das vergeben Benutzer, die unter **Mandanteneinstellungen > Rollen (Mandant)** Rollen bearbeiten dürfen. ### 4.1 Recht auf die Nachrichtenzentrale vergeben **Wo finde ich das?** In der Rollenverwaltung des Mandanten (**Mandanteneinstellungen > Rollen (Mandant)**), in der jeweiligen Rolle beim Modul **Nachrichten**. **Wozu?** Sie legen fest, wer Nachrichten nur lesen und wer auch senden, archivieren und löschen darf. **Wie benutze ich es?** 1. Öffnen Sie die Rolle, die Sie anpassen möchten. 2. Wählen Sie beim Modul **Nachrichten** die Stufe: | Stufe | Wirkung | | --- | --- | | **Deaktiviert** | Kein Zugang; **Nachrichten** fehlt in der Navigation. | | **Lesen** | Nachrichten lesen und Anhänge herunterladen. | | **Schreiben** | Zusätzlich senden, antworten, archivieren, wiederherstellen, als gelesen/ungelesen markieren und löschen. | 1. Speichern Sie die Rolle. Die Änderung gilt für alle Benutzer mit dieser Rolle. ### 4.2 E-Mail-Benachrichtigung Jeder Empfänger erhält bei einer neuen Nachricht eine E-Mail mit Absender, Betreff und einem Link zum Posteingang. Die E-Mail wird über den E-Mail-Versand des Mandanten zugestellt (**Mandanteneinstellungen**). In der Nachrichtenzentrale selbst lässt sich die Benachrichtigung nicht abschalten. ## 5 Häufige Fragen **Erhält der Empfänger den Inhalt der Nachricht per E-Mail?** Nein. Die E-Mail nennt nur Absender und Betreff und enthält einen Link zum Posteingang. Den Inhalt liest der Empfänger nach der Anmeldung im audatis MANAGER. **Kann ich eine gesendete Nachricht zurückholen?** Nein. Eine gesendete Nachricht lässt sich nicht zurückrufen oder nachträglich ändern. Schicken Sie bei Bedarf eine Korrektur hinterher. **Warum finde ich eine Nachricht nicht mehr im Posteingang?** Sie wurde vermutlich archiviert. Sehen Sie im Reiter **Archiv** nach und holen Sie sie bei Bedarf über **Massenaktionen > Wiederherstellen** zurück. **Kann ich Personen außerhalb des audatis MANAGER schreiben?** Nein. Empfänger sind immer Benutzer des aktuellen Mandanten. **Warum sehe ich keine Schaltfläche + Neu?** Sie haben im Modul **Nachrichten** nur Leserecht. Wenden Sie sich an die Administration Ihres Mandanten.