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title: "KI-Compliance"
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last_updated: "2026-11-06T12:46:32.251Z"
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# KI-Compliance

KI-Systeme erfassen, nach der KI-Verordnung einstufen, Pflichten bewerten und prüfen

## 0 Kurzkarte: Ein KI-System erfassen in 5 Schritten

*Für alle, die in ihrem Bereich ein KI-System einsetzen, entwickeln oder vertreiben – z. B. einen Chatbot, ein Übersetzungswerkzeug oder eine Bewerbervorauswahl.*

1.  **Anlegen** – **Compliance → KI-Compliance** öffnen, auf **Neu** klicken, **Bezeichnung** und **Fachverantwortlicher** eintragen und **Speichern**.
2.  **Einstufen** – im Reiter **Stammdaten** die **Risikoklassifizierung gem. KI-VO** und die **Rolle in der KI-Wertschöpfungskette** wählen, z. B. *Begrenzt* und *Betreiber*.
3.  **Beschreiben** – im Reiter **Beschreibung** festhalten, was das System tut, wofür es eingesetzt wird und wer betroffen ist.
4.  **Pflichten bewerten** – im Reiter **KI-Pflichten** je Pflicht den **Status** wählen und eine **Begründung** eintragen. **Speichern**.
5.  **Nachweise ablegen und einreichen** – Nachweise im Reiter **Dateien** hochladen und, wenn der Prüfworkflow aktiv ist, **Zur Prüfung einreichen**.

> **Wichtig:** KI-Systeme der Risikoklasse *Inakzeptabel* sind nach Art. 5 KI-VO verboten. Stufen Sie ein System so ein, klären Sie den Einsatz sofort mit Ihrer Compliance-Stelle.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Die EU-Verordnung über künstliche Intelligenz (KI-VO, „AI Act“, Verordnung (EU) 2024/1689) knüpft Pflichten an zwei Merkmale: die **Risikoklasse** eines KI-Systems und die **Rolle**, die Ihr Unternehmen dabei einnimmt. Das Modul **KI-Compliance**

-   führt ein Verzeichnis aller KI-Systeme mit Fachverantwortlichem und Beschreibung,
-   stuft jedes System in eine der vier Risikoklassen der KI-VO ein,
-   zeigt aus Risikoklasse und Rolle(n) die anwendbaren **KI-Pflichten** mit Fundstelle an,
-   dokumentiert für jede Pflicht den Erfüllungsstand mit Begründung und Nachweisen,
-   verknüpft KI-Systeme mit Software-Assets aus dem Assetmanagement und
-   lässt die Einträge auf Wunsch im Prüfworkflow prüfen.

Sie öffnen das Modul über **Compliance → KI-Compliance**. Es erscheint nur, wenn Ihr Unternehmen die Erweiterung **Compliance + ISMS** gebucht hat.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/37dcc13d-18fd-40b5-bf78-7d72b9212bcd)

*Abbildung 1: Übersicht der KI-Systeme*

### 1.2 Risikoklassen

| Risikoklasse | Bedeutung | Beispiele aus der Oberfläche |
| --- | --- | --- |
| **Minimal** (Stufe 1) | KI-Systeme ohne nennenswerte Risiken | Spam-Filter, KI-basierte Rechtschreibprüfung, prädiktive Instandhaltung |
| **Begrenzt** (Stufe 2) | Direkte Nutzerinteraktion mit gewissem Risiko, aber kein Hochrisiko | Chatbots, Deepfake-Erkennungstools, KI-generierte Inhalte |
| **Hoch** (Stufe 3) | Erhebliche Auswirkungen auf Rechte, Gesundheit oder Sicherheit, aber nicht verboten | Biometrische Identifizierung, Kreditwürdigkeitsprüfung, KI im Bewerbungsprozess |
| **Inakzeptabel** (Stufe 4) | Nach Art. 5 KI-VO verboten | Social Scoring durch Behörden, Emotionserkennung am Arbeitsplatz, manipulative Spielzeuge |

Solange keine Klasse gewählt ist, gilt das KI-System als *Nicht klassifiziert*.

### 1.3 Rollen in der KI-Wertschöpfungskette

| Rolle | Wer ist das? |
| --- | --- |
| **Anbieter** | Entwickelt ein KI-System oder bringt es in Verkehr. |
| **Betreiber** | Setzt ein KI-System in der eigenen Umgebung ein – der häufigste Fall in Unternehmen. |
| **Einführer** | Bringt ein KI-System aus einem Drittland in die EU. |
| **Händler** | Vertreibt ein KI-System auf dem europäischen Markt, ohne es zu verändern. |

Ihr Unternehmen kann für dasselbe System mehrere Rollen haben. Wählen Sie dann alle zutreffenden Rollen.

### 1.4 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **KI-System** | Ein Eintrag im Modul, z. B. „Kundenservice-Chatbot“. |
| **KI-Pflicht** | Anforderung aus der KI-VO mit **Titel**, Maßnahme und **Fundstelle**, die für die gewählte Kombination aus Risikoklasse und Rolle gilt. |
| **Status** einer Pflicht | *Nicht bewertet*, *Erfüllt*, *Nicht erfüllt* oder *Nicht anwendbar*. |
| **Fortschritt** | Anteil der bewerteten Pflichten; erscheint oben rechts auf der Bearbeitungsseite. |
| **Software-Asset** | Anwendung aus dem Assetmanagement, die das KI-System nutzt oder enthält. |
| **Prüfstatus** | Stand im Prüfworkflow, z. B. *In Prüfung*, *Geprüft (OK)* oder *Geprüft (Mängel)*. |

### 1.5 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| 1\. Erfassen | Fachbereich | KI-System mit **Neu** anlegen, Fachverantwortlichen festlegen |
| 2\. Einstufen | Fachverantwortliche | Risikoklasse und Rolle(n) wählen; die passenden KI-Pflichten erscheinen |
| 3\. Bewerten | Fachverantwortliche | Pflichten bewerten und begründen, Nachweise hochladen |
| 4\. Einreichen | Benutzer mit Sonderrecht | **Zur Prüfung einreichen**; der Prüfstatus wechselt auf *In Prüfung* |
| 5\. Prüfen | Prüfer | Im **Prüfmodus** Beschreibung und Pflichten bewerten, Ergebnis festlegen |
| 6\. Abschließen | Prüfer | **Prüfung abschließen**; zum Termin **Nächste Prüfung** wird der Eintrag erneut eingereicht |

### 1.6 Rollen und Rechte

Die Rechte vergibt die Administration je Modul in Stufen.

| Recht im Modul **KI-Compliance** | Was es erlaubt |
| --- | --- |
| **Lesen** | Übersicht und Ansicht aller KI-Systeme, **Exportieren** |
| **Schreiben** | zusätzlich **Neu**, Bearbeiten, Pflichten bewerten, Dateien, **Schlagwörter**, **Massenaktionen** (Archivieren, **Auf Mandanten kopieren**) |
| **Löschen** | zusätzlich **Löschen** |
| **Sonderrecht** | zusätzlich **Zur Prüfung einreichen**, **Prüfmodus**, **Prüfung zurücknehmen**, Prüfprotokolle und **KI-Compliance Konfiguration** |
| **Fachverantwortliche** | sehen und bearbeiten die KI-Systeme, bei denen sie als **Fachverantwortlicher** eingetragen sind, auch ohne eigenes Recht im Modul |

## 2 Ein KI-System erfassen und bewerten

*Für Fachverantwortliche und alle, die KI-Systeme dokumentieren.*

### 2.1 Die Übersicht

Öffnen Sie **Compliance → KI-Compliance**. Die Reiter **KI-Systeme** und **Archiv** trennen aktive und archivierte Einträge.

Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Fachverantwortlicher**, **Risikoklassifizierung gem. KI-VO** (farbig), **Rollen**, **Schlagwörter** und – bei aktivem Prüfworkflow – den **Prüfstatus**. Mit dem **Augen-Symbol** öffnen Sie ein KI-System zur Ansicht, mit dem **Stift-Symbol** zur Bearbeitung.

### 2.2 Schritt 1: KI-System anlegen

1.  Klicken Sie auf **Neu**. Der Dialog **KI-System anlegen** öffnet sich.
2.  Geben Sie die **Bezeichnung** ein, z. B. `Kundenservice-Chatbot`.
3.  Wählen Sie den **Fachverantwortlichen**. Ob das Feld Pflicht ist, legt die Konfiguration fest.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**. Das KI-System öffnet sich zur weiteren Bearbeitung. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt der Dialog stattdessen für das nächste KI-System offen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8db4ac1a-26db-495d-ab9e-398fedb6b860)

*Abbildung 2: Dialog KI-System anlegen*

> **Hinweis:** Ist in den Mandanteneinstellungen das Freitextfeld für Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto eingeschaltet, erscheint zusätzlich das Feld **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto**.

### 2.3 Die Bearbeitungsseite

Die Bearbeitungsseite hat die Reiter **Stammdaten**, **Beschreibung**, **KI-Pflichten** und **Dateien**. Die Werkzeugleiste enthält:

| Schaltfläche | Wirkung |
| --- | --- |
| **Speichern** | Speichert alle Reiter. |
| **Zur Prüfung einreichen** | Speichert und reicht das KI-System zur Prüfung ein (nur mit Sonderrecht und aktivem Prüfworkflow). |
| **Prüfmodus** | Öffnet die Prüfung, solange das KI-System *In Prüfung* ist (nur mit Sonderrecht). |
| **Exportieren** | Exportiert dieses KI-System als Datenliste. |
| **Abbrechen** | Zurück zur Übersicht; ungespeicherte Änderungen können Sie verwerfen. |

Rechts daneben zeigt **Fortschritt** den Anteil der bewerteten Pflichten.

### 2.4 Schritt 2: Stammdaten und Einstufung

1.  Prüfen Sie **Bezeichnung** und **Fachverantwortlicher**.
2.  Wählen Sie unter **Risikoklassifizierung gem. KI-VO** die passende Klasse. Die vier Karten darunter erklären jede Stufe mit Beispielen; die gewählte Stufe ist hervorgehoben.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/1894ae33-985b-4835-a8e2-baa65c809dff)

*Abbildung 3: Reiter Stammdaten mit Risikoklassifizierung*

1.  Wählen Sie unter **Rolle in der KI-Wertschöpfungskette** alle zutreffenden Rollen. Auch hier erklären Karten die vier Rollen.
2.  Klicken Sie unter **Einbeziehung folgender Software-Assets** auf **Software-Assets verknüpfen**, markieren Sie im Dialog **Software-Assets auswählen** die Anwendungen und klicken Sie auf **Bestätigen**. Die Auswahl wird sofort übernommen. Über das Symbol am Ende der Zeile öffnen Sie das Asset in einem neuen Fenster.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/1b0ff038-2f77-4834-ac9f-def653eae8cf)

*Abbildung 4: Rollen und Software-Assets*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5ba554be-a70d-4c6b-8b96-a588741b0a12)

*Abbildung 5: Software-Assets auswählen*

> **Hinweis:** Die KI-Pflichten ergeben sich aus Risikoklasse und Rolle(n). Ändern Sie eines davon, passt sich die Liste im Reiter **KI-Pflichten** sofort an. Pflichten, die weiterhin gelten, behalten ihre Bewertung.

### 2.5 Schritt 3: Beschreibung

Beantworten Sie im Reiter **Beschreibung** die Frage **Welches KI-System ist geplant bzw. Gegenstand der Bewertung?** Beschreiben Sie Funktion, Einsatzzweck, betroffene Personen und den Kontext, in dem das System eingesetzt wird. Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/610bf9c4-dc50-4260-8dea-4cae14af16f5)

*Abbildung 6: Reiter Beschreibung*

### 2.6 Schritt 4: KI-Pflichten bewerten

Der Reiter **KI-Pflichten** listet alle Pflichten, die zur gewählten Risikoklasse und Rolle gehören, mit **Titel**, Maßnahme und **Fundstelle**. Oben sehen Sie, wie viele Pflichten erfüllt, nicht erfüllt und nicht anwendbar sind.

1.  Wählen Sie je Pflicht den **Status**:

| Status | Wann |
| --- | --- |
| *Nicht bewertet* | Voreinstellung, noch keine Aussage |
| *Erfüllt* | Die Maßnahme ist umgesetzt und belegt |
| *Nicht erfüllt* | Die Maßnahme fehlt oder ist unvollständig |
| *Nicht anwendbar* | Die Pflicht greift für dieses System nachweislich nicht |

1.  Tragen Sie unter **Begründung** ein, worauf sich Ihre Bewertung stützt, z. B. auf eine Schulung oder eine Datei im Reiter **Dateien**.
2.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/af829e47-53fe-4115-a8ae-475e67115975)

*Abbildung 7: Reiter KI-Pflichten*

> **Tipp:** Begründen Sie besonders *Nicht anwendbar* und *Nicht erfüllt*. Im Prüfmodus sieht der Prüfer Ihre Begründung neben jeder Pflicht. Bei *Nicht erfüllt* nennen Sie am besten gleich, bis wann die Maßnahme umgesetzt wird.

Erscheint im Reiter **KI-Pflichten** nur **Keine Pflichten gefunden**, fehlt noch die Risikoklasse oder die Rolle.

### 2.7 Schritt 5: Dateien

Laden Sie im Reiter **Dateien** Nachweise hoch, z. B. Herstellerdokumentation, Schulungsnachweise oder eine Betriebsanweisung. Ziehen Sie die Datei in das Feld oder klicken Sie auf **klicken zum Auswählen**. Erlaubt sind gängige Office-, PDF-, Bild- und ZIP-Dateien bis 50 MB. Dateien werden sofort gespeichert. Über die Symbole am Ende der Zeile laden Sie eine Datei herunter, sehen sie in der Vorschau an oder löschen sie.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b7d65a60-3fc6-47ea-bdf2-a586e8a169cc)

*Abbildung 8: Reiter Dateien*

### 2.8 Rechte Leiste

Über das Symbol **Informationen** rechts in der Werkzeugleiste öffnen Sie die rechte Leiste. Ihre Reiter:

| Reiter | Inhalt |
| --- | --- |
| **Aufgaben** | Aufgaben zu diesem KI-System, z. B. die Prüfaufgabe; mit **Neu** legen Sie eine Aufgabe an. |
| **Schlagwörter** | Schlagwörter dieses KI-Systems zuordnen oder entfernen. |
| **Prüfhistorie** | Einreichungen und abgeschlossene Prüfungen mit Prüfer, Datum und Ergebnis. |
| **Kommentare** | Kommentare zum KI-System. |
| **Links** | Verknüpfungen zu Einträgen anderer Module oder zu externen Dokumenten. |
| **Aktivitätslog** | Wer hat wann was geändert. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e4ca4974-0e80-44e8-bec9-39b5dca689f7)

*Abbildung 9: Rechte Leiste mit Prüfhistorie*

### 2.9 Aktualisierung bestätigen

Ist in der Konfiguration der Aktualisierungsworkflow aktiv und wurde ein KI-System länger als das eingestellte Intervall nicht geändert, erhält der Fachverantwortliche eine Aufgabe. In der Übersicht zeigt der Prüfstatus dann *zur Aktualisierung*. Prüfen Sie den Eintrag und klicken Sie auf der Bearbeitungsseite auf **Aktualisierung abgeschlossen**.

### 2.10 Die Hilfe

Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe. Sie erklärt die aktuelle Seite, die Risikoklassen und die Felder.

Ist für die KI-Compliance eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol **Tour erneut starten** neu.

## 3 Ein KI-System prüfen

*Für Prüfer mit Sonderrecht im Modul* \*KI-Compliance**. Voraussetzung ist, dass in der Konfiguration der** Prüfworkflow\*\* aktiviert ist.\*

### 3.1 Zur Prüfung einreichen

Klicken Sie auf der Bearbeitungsseite auf **Zur Prüfung einreichen**. Die Änderungen werden gespeichert, der Prüfstatus wechselt auf *In Prüfung* und der **Standard-Prüfer** aus der Konfiguration erhält eine Prüfaufgabe. Geprüft wird der Stand zum Zeitpunkt der Einreichung.

Ist ein KI-System bereits geprüft, starten Sie mit **Zur Prüfung einreichen** eine erneute Prüfung.

### 3.2 Im Prüfmodus bewerten

1.  Öffnen Sie das KI-System und klicken Sie auf **Prüfmodus**. Die Seite **KI-System prüfen** öffnet sich mit den Reitern **Stammdaten**, **Beschreibung**, **KI-Pflichten**, **Dateien** und **Prüfung**.
2.  Stammdaten und Dateien sind schreibgeschützt. Bei der **Beschreibung** und bei jeder Pflicht sehen Sie links den Stand des Fachbereichs – bei Pflichten mit Status, Maßnahme, Fundstelle und Begründung.
3.  Wählen Sie rechts je Bereich das **Prüfergebnis**:
    -   *OK (kein Änderungsbedarf)*
    -   *Ausreichend (Optimierungspotential)*
    -   *Nicht ausreichend (Nachbesserung notwendig)*

Ergänzen Sie unter **Anmerkungen zur Prüfung**, was zu tun ist.

1.  Mit **Speichern** sichern Sie einen Zwischenstand, ohne die Prüfung abzuschließen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c4e3484b-9df4-4f53-8352-a2ec4bf0aa5c)

*Abbildung 10: Prüfmodus, KI-Pflichten bewerten*

### 3.3 Prüfung abschließen

1.  Wählen Sie im Reiter **Prüfung** den **Status**, z. B. *Geprüft (OK)* oder *Geprüft (Mängel)*. Je nach Einrichtung Ihres Unternehmens stehen weitere Prüfstatus zur Wahl.
2.  Wählen Sie optional die **Nächste Prüfung**. Zu diesem Datum wird das KI-System automatisch wieder zur Prüfung eingereicht.
3.  Bei *Geprüft (Mängel)* wählen Sie zusätzlich den **Empfänger der Mängel-Aufgabe** und die **Frist zur Behebung**. Daraus entsteht eine Aufgabe.
4.  Fassen Sie das Ergebnis unter **Anmerkung** zusammen.
5.  Klicken Sie auf **Prüfung abschließen**.

Der Prüfstatus in der Übersicht wechselt auf das gewählte Ergebnis, die Prüfaufgabe wird erledigt.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/463efc18-cd0d-4192-866a-c363e9d021f1)

*Abbildung 11: Prüfung abschließen mit Mängeln*

### 3.4 Prüfprotokoll

Abgeschlossene Prüfungen stehen in der rechten Leiste unter **Prüfhistorie**. Über die Symbole am Eintrag öffnen Sie das **Prüfungsprotokoll** oder laden es als PDF herunter. Das Protokoll zeigt den geprüften Stand aller Reiter mit den Prüfergebnissen; mit **Prüfprotokoll als PDF** laden Sie es auch dort herunter.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/807a331f-b503-4542-9114-ed26faf5459b)

*Abbildung 12: Prüfungsprotokoll*

### 3.5 Prüfung zurücknehmen

Wurde ein KI-System versehentlich eingereicht, markieren Sie es in der Übersicht und wählen **Massenaktionen → Prüfung zurücknehmen**. Nach einer Bestätigung ist das KI-System nicht mehr *In Prüfung*.

## 4 Übersicht, Massenaktionen und Export

*Für alle, die viele KI-Systeme pflegen.*

### 4.1 Suchen und filtern

Mit **Suche in Tabelle** durchsuchen Sie die angezeigte Liste. Über **Filter** grenzen Sie nach **Bezeichnung**, **Risikoklassifizierung gem. KI-VO**, **Status**, **Fachverantwortlicher**, **Rollen**, **Schlagwörter** und **Prüfstatus** ein. Klicken Sie auf **Filter anwenden**; **Filter zurücksetzen** zeigt wieder alle Einträge.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7360867e-5746-4a8b-aa2f-e5ce422a8cd1)

*Abbildung 13: Filter*

### 4.2 Schlagwörter zuordnen

1.  Markieren Sie die KI-Systeme über die Kontrollkästchen.
2.  Klicken Sie auf **Schlagwörter**. Im Reiter **Hinzufügen** wählen Sie die Schlagwörter, die ergänzt werden sollen, im Reiter **Entfernen** die, die wegfallen sollen.
3.  Klicken Sie auf **Anwenden**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0c740f2f-8844-4074-a088-71eb4aea4811)

*Abbildung 14: Schlagwörter zuordnen*

Welche Schlagwörter es gibt, legen Sie in der Konfiguration fest.

### 4.3 Massenaktionen

Markieren Sie die KI-Systeme und öffnen Sie **Massenaktionen**:

| Aktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Auf Mandanten kopieren** | Kopiert die KI-Systeme in andere Mandanten. |
| **Prüfung zurücknehmen** | Nimmt eingereichte KI-Systeme aus der Prüfung (Sonderrecht). |
| **Archivieren** | Verschiebt die KI-Systeme in den Reiter **Archiv**. |
| **Ausgewählte wiederherstellen** | Im Reiter **Archiv**: holt die KI-Systeme zurück in die Übersicht. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a8b2034e-18bd-4826-aa44-dcb12b8b2c57)

*Abbildung 15: Massenaktionen*

Archivierte KI-Systeme sind schreibgeschützt; Sie können sie nur ansehen und exportieren.

### 4.4 Auf Mandanten kopieren

1.  Markieren Sie die KI-Systeme und wählen Sie **Massenaktionen → Auf Mandanten kopieren**.
2.  Wählen Sie unter **Auf Mandanten kopieren** einen oder mehrere Zielmandanten. Angeboten werden die Mandanten, in denen Sie KI-Systeme anlegen dürfen.
3.  Klicken Sie auf **Kopieren**.

Die Kopie übernimmt Bezeichnung, Risikoklasse, Rollen, Beschreibung, verknüpfte Software-Assets und die Bewertung der Pflichten. Dateien werden nicht kopiert. Die Kopie startet ohne Prüfstatus; den Fachverantwortlichen wählen Sie im Zielmandanten neu.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/cc65cebd-d81f-4c46-9242-af9ed3bf46e0)

*Abbildung 16: Auf Mandanten kopieren*

### 4.5 Löschen

Markieren Sie die KI-Systeme und klicken Sie auf **Löschen** (Recht **Löschen**). Bestätigen Sie die Abfrage. Gelöschte KI-Systeme liegen im **Papierkorb** (**Mandanteneinstellungen → Papierkorb**) und können dort bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist wiederhergestellt werden.

### 4.6 Export

Klicken Sie auf **Exportieren**. Der Export-Assistent führt in drei Schritten:

1.  **Umfang** – **Alle**, **Auswahl** (die markierten KI-Systeme) oder **Gefiltert** (die aktuell gefilterten).
2.  **Exportform** – **Datenliste**.
3.  **Format** – CSV, JSON oder XML.

Im Reiter **Archiv** exportieren Sie die archivierten KI-Systeme. Auf der Bearbeitungsseite exportiert **Exportieren** nur dieses KI-System.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e9f260bf-3aef-4e7b-b5f2-05a225ca8012)

*Abbildung 17: Export-Assistent*

## 5 Konfiguration

**Zugriff:** Benutzer mit Sonderrecht im Modul **KI-Compliance**. Sie öffnen die Seite **KI-Compliance konfigurieren** über **KI-Compliance Konfiguration** oben rechts in der Übersicht. Sie hat die Reiter **Schlagwörter** und **Einstellungen**.

Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1.  Schlagwörter anlegen
2.  Prüfworkflow und **Standard-Prüfer** festlegen
3.  Aktualisierungsworkflow einstellen
4.  Festlegen, ob der Fachverantwortliche Pflicht ist

### 5.1 Schlagwörter

Mit Schlagwörtern gruppieren Sie KI-Systeme, z. B. nach Bereich („Kundenkontakt“, „Personalbereich“), und filtern danach in der Übersicht.

1.  Klicken Sie auf **Neu**, geben Sie im Dialog **Schlagwort anlegen** die **Bezeichnung** ein und klicken Sie auf **Speichern**.
2.  Mit dem **Stift-Symbol** ändern Sie ein Schlagwort.
3.  Über **Massenaktionen** archivieren Sie markierte Schlagwörter oder stellen sie wieder her; mit **Löschen** entfernen Sie sie.

Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** (*Aktiv* oder *Archiviert*) und das Datum **Erstellt**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/eb5e8b3f-e188-4f62-b2da-546996c2cbe3)

*Abbildung 18: Reiter Schlagwörter*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/00c46ea8-639e-46e0-96c2-19de888b5956)

*Abbildung 19: Schlagwort anlegen*

### 5.2 Einstellungen

Ändern Sie die Einstellungen und klicken Sie auf **Speichern**. **Abbrechen** verwirft die Änderungen.

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Prüfworkflow aktivieren** | KI-Systeme werden vor der Freigabe geprüft. Bei Einreichung entsteht eine Aufgabe für den Prüfer. Ohne Prüfworkflow fehlen **Zur Prüfung einreichen**, der **Prüfmodus** und die Spalte **Prüfstatus**. |
| **Standard-Prüfer** | Benutzer mit Prüfrecht, dem die Prüfaufgabe zugewiesen wird. Ohne Auswahl entsteht die Aufgabe ohne Zuweisung. |
| **Aktualisierungsworkflow aktivieren** | Erstellt Aufgaben, wenn KI-Systeme länger als das eingestellte Intervall nicht aktualisiert wurden. |
| **Aktualisierungsintervall** | Erscheint bei aktivem Aktualisierungsworkflow: 3, 6, 12, 24 oder 36 Monate. |
| **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** | Beim Anlegen und Bearbeiten muss ein Fachverantwortlicher gewählt werden. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/101da421-b604-4137-8d8c-b95d0f7f9fa7)

*Abbildung 20: Reiter Einstellungen*

> **Hinweis:** Ob ein KI-System zum Termin **Nächste Prüfung** automatisch eingereicht wird, legt die Mandanteneinstellung **Bei fälliger Prüfung automatisch zur Prüfung einreichen** unter **Mandanteneinstellungen → Sonstiges** fest. Sie gilt für alle Module mit Prüfworkflow.

## 6 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **KI-VO / AI Act** | Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz. |
| **Hochrisiko-KI-System** | KI-System der Risikoklasse *Hoch*; für es gelten die umfangreichsten Pflichten, u. a. zu Risikomanagement, Daten, Protokollierung und menschlicher Aufsicht. |
| **Transparenzpflicht** | Pflicht, Personen darauf hinzuweisen, dass sie mit einem KI-System interagieren oder KI-generierte Inhalte sehen. |
| **KI-Kompetenz** | Pflicht nach Art. 4 KI-VO, dass Personal, das mit KI-Systemen arbeitet, ausreichend geschult ist. |
| **Fundstelle** | Artikel der KI-VO, aus dem sich eine Pflicht ergibt, z. B. „Art. 50 Abs. 4 KI-VO“. |

## 7 Häufige Fragen

**Warum sehe ich im Reiter KI-Pflichten keine Pflichten?** Die Pflichten ergeben sich aus Risikoklasse und Rolle. Wählen Sie im Reiter **Stammdaten** beides aus und speichern Sie.

**Wir nutzen nur ein fertiges Werkzeug eines Herstellers. Welche Rolle haben wir?** In der Regel *Betreiber*. *Anbieter* sind Sie, wenn Sie das System selbst entwickeln oder unter eigenem Namen in Verkehr bringen.

**Warum fehlt die Schaltfläche Zur Prüfung einreichen?** Der Prüfworkflow ist nicht aktiviert oder Ihnen fehlt das Sonderrecht im Modul **KI-Compliance**.

**Ich sehe nur einige KI-Systeme. Warum?** Haben Sie kein Recht im Modul, sehen Sie nur die KI-Systeme, bei denen Sie als **Fachverantwortlicher** eingetragen sind.

**Warum kann ich ein KI-System nicht bearbeiten?** Es ist archiviert oder Ihnen fehlt das Recht **Schreiben**. Archivierte KI-Systeme holen Sie über **Massenaktionen → Ausgewählte wiederherstellen** zurück.

**Kann ich ein KI-System in einen anderen Mandanten übernehmen?** Ja, über **Massenaktionen → Auf Mandanten kopieren**.