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title: "Internetseiten"
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last_updated: "2026-11-06T12:38:15.984Z"
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# Internetseiten

Websites dokumentieren und die Datenschutzerklärung aus Bausteinen erzeugen

## 0 Kurzkarte: Datenschutzerklärung für eine Website erstellen

1.  **Anlegen** – Öffnen Sie **Datenschutz > Internetseiten** und klicken Sie auf **Neu**. Tragen Sie **Bezeichnung**, **Fachverantwortlicher** und **Organisationseinheit** ein und klicken Sie auf **Speichern**.
2.  **Stammdaten** – Öffnen Sie die Internetseite mit dem Stift-Symbol. Tragen Sie im Reiter **Stammdaten** die **URL** und die **URL Datenschutzerklärung** ein und wählen Sie **Status** und **Gesetzesgrundlage**.
3.  **Inhalte auswählen** – Setzen Sie im Reiter **Ausgewählte Inhalte** jeden Dienst, den die Website nutzt, auf **Ja**. Die **Betroffenenrechte** gehören immer dazu.
4.  **Speichern** – Beim Speichern entsteht die Datenschutzerklärung.
5.  **Übernehmen** – Prüfen Sie im Reiter **Datenschutzerklärung** die Vorschau und übernehmen Sie den Text mit **HTML kopieren**, **Text kopieren** oder **Download (Word)**.

> **Achtung:** Die Bausteine ersetzen keine Prüfung. Gleichen Sie die Auswahl mit der tatsächlichen Website ab (Cookie-Banner, eingebundene Dienste, Formulare) und lassen Sie die Erklärung vor der Veröffentlichung vom Datenschutz freigeben.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Jede Website, die personenbezogene Daten verarbeitet, braucht eine Datenschutzerklärung mit den Pflichtinformationen nach Art. 13 DS-GVO. Im Modul **Internetseiten** dokumentieren Sie jede Website, jeden Online-Shop und jedes Portal Ihrer Organisation:

-   die **Stammdaten**: Adresse, Status, Verantwortliche und die **Gesetzesgrundlage**, nach der die Erklärung formuliert wird,
-   welche Inhalte und Dienste die Website einsetzt, z. B. Cookie-Banner, Kontaktformular, Webanalyse oder Hosting,
-   die daraus erzeugte **Datenschutzerklärung**,
-   Belege im Reiter **Dokumente**, z. B. Screenshots des Cookie-Banners oder freigegebene Fassungen.

Ist der Prüfworkflow eingeschaltet, prüft der Datenschutz jede Website und dokumentiert das Ergebnis.

Sie finden das Modul in der Navigation unter **Datenschutz > Internetseiten**. Es erscheint nur, wenn Ihre Rolle ein Recht im Modul **Internetseiten** hat.

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Funktionsbaustein** | Textabschnitt der Datenschutzerklärung zu einem Dienst oder Thema, z. B. „Real Cookie Banner“ oder „Kontaktaufnahme / Kontaktformular“. Der audatis MANAGER bringt einen Katalog mit, gegliedert in **Bereiche** wie **Betroffenenrechte**, **Cookies**, **Inhalte**, **Technik** oder **Webanalyse**. |
| **Eigener Funktionsbaustein** | Baustein, den Ihre Administration in der Konfiguration selbst anlegt, z. B. für einen Dienst, den der Katalog nicht kennt. |
| **Ausgewählte Inhalte** | Ihre Antwort **Ja**, **Nein** oder **Unklar** je Funktionsbaustein. Bausteine mit **Ja** kommen in die Datenschutzerklärung. |
| **Gesetzesgrundlage** | Datenschutzgesetz, nach dem die Erklärung formuliert wird, z. B. DS-GVO, KDG, DSG-EKD oder ein Landesdatenschutzgesetz. |
| **Website-Status** | **In Planung**, **Online** oder **Offline**. Er beschreibt die Website selbst, nicht die Prüfung. |
| **Prüfstatus** | Stand der Prüfung durch den Datenschutz: **Nicht geprüft**, **Zur Prüfung**, **In Prüfung**, **Geprüft (OK)** oder **Geprüft (Mängel)**. Nur bei eingeschaltetem Prüfworkflow sichtbar. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| Anlegen | Website-Verantwortliche | Internetseite mit Bezeichnung, Fachverantwortlichem und Organisationseinheit anlegen |
| Stammdaten | Website-Verantwortliche | URL, URL der Datenschutzerklärung, Status und Gesetzesgrundlage pflegen |
| Inhalte auswählen | Website-Verantwortliche, Marketing | je Funktionsbaustein **Ja**, **Nein** oder **Unklar** wählen und speichern; die Datenschutzerklärung entsteht |
| Prüfen (optional) | Datenschutz | Website einreichen, im **Prüfmodus** prüfen und abschließen |
| Veröffentlichen | Website-Verantwortliche | Text oder HTML kopieren bzw. als Word herunterladen und auf der Website einbinden |

### 1.4 Rollen und Rechte

| Recht im Modul | Was die Person kann |
| --- | --- |
| **Lesen** | Übersicht und Detailseiten ansehen, Datenschutzerklärung kopieren, herunterladen und exportieren |
| **Schreiben** | zusätzlich anlegen, bearbeiten, Inhalte auswählen, Dokumente ablegen, Schlagwörter zuordnen, archivieren und **Zur Prüfung einreichen** |
| **Löschen** | zusätzlich **Löschen** (Papierkorb) |
| **Sonderrecht** | zusätzlich **Internetseiten konfigurieren** und bei eingereichten Websites der **Prüfmodus** |

## 2 Internetseite anlegen und pflegen

*Dieses Kapitel richtet sich an Website-Verantwortliche und das Marketing.*

### 2.1 Internetseite anlegen

1.  Öffnen Sie **Datenschutz > Internetseiten**.
2.  Klicken Sie auf **Neu**. Der Dialog **Internetseite anlegen** öffnet sich.
3.  Tragen Sie die **Bezeichnung** ein, z. B. den Namen der Website mit der Adresse in Klammern.
4.  Wählen Sie den **Fachverantwortlichen** und die **Organisationseinheit**.
5.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/78dbc05b-0fb3-4fd6-8498-fd8bc9225331)

*Abbildung 1: Dialog Internetseite anlegen*

Die neue Internetseite steht danach in der Übersicht mit dem Website-Status **In Planung**.

> **Tipp:** Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt der Dialog nach dem Speichern offen. So erfassen Sie mehrere Websites nacheinander.

### 2.2 Die Detailseite

Ein Klick auf die **Bezeichnung** oder auf das Augen-Symbol öffnet die Internetseite zum Lesen, das Stift-Symbol öffnet sie zum Bearbeiten. In der Leseansicht wechseln Sie mit **Bearbeiten** in die Bearbeitung.

Die Detailseite hat vier Reiter: **Stammdaten**, **Ausgewählte Inhalte**, **Datenschutzerklärung** und **Dokumente**. Die Reiter springen zum jeweiligen Abschnitt der Seite. **Speichern** speichert alle Abschnitte gemeinsam. **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht.

### 2.3 Stammdaten pflegen

1.  Öffnen Sie die Internetseite mit dem Stift-Symbol.
2.  Prüfen Sie im Reiter **Stammdaten** **Bezeichnung**, **Organisationseinheit** und **Fachverantwortlicher**.
3.  Tragen Sie die **URL** der Website und die **URL Datenschutzerklärung** ein. Das Symbol neben dem Feld öffnet die Adresse in einem neuen Fenster.
4.  Wählen Sie den **Status**: **In Planung**, **Online** oder **Offline**.
5.  Wählen Sie die **Gesetzesgrundlage**. Danach richten sich die Formulierungen der Datenschutzerklärung.
6.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c517b082-8800-413a-938b-9193cf7ad647)

*Abbildung 2: Reiter Stammdaten in der Bearbeitung*

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Name der Website; Pflichtfeld |
| **Organisationseinheit** | zuständige Abteilung; Pflichtfeld |
| **Fachverantwortlicher** | verantwortliche Person; Pflichtfeld, sofern die Konfiguration es so vorsieht |
| **Fachverantwortlicher (alternativ)** | Freitext für eine Person ohne Benutzerkonto; erscheint nur, wenn diese Option für Ihren Mandanten eingeschaltet ist |
| **URL**, **URL Datenschutzerklärung** | Adresse der Website und ihrer Datenschutzerklärung |
| **Status** | Website-Status **In Planung**, **Online** oder **Offline** |
| **Gesetzesgrundlage** | Datenschutzgesetz der Erklärung; Pflichtfeld, Vorgabe DS-GVO |

> **Hinweis:** Ist für Ihren Mandanten der Webscan eingerichtet, zeigen die Stammdaten zusätzlich den Bereich **Webscan** bzw. das Feld **Webscan-Objekt-ID**. Dort verknüpfen Sie die Website mit dem Scan und rufen den Bericht mit **Report aufrufen** auf oder laden ihn mit **Report herunterladen** als PDF. Die Spalten **WS** und **TLS** der Übersicht zeigen dann das Scan-Ergebnis.

### 2.4 Inhalte auswählen

Im Reiter **Ausgewählte Inhalte** legen Sie fest, welche Funktionsbausteine in die Datenschutzerklärung kommen. Die Tabelle listet alle Bausteine mit **Bereich**, **Frage**, **Typ** und **Auswahl**.

1.  Öffnen Sie die Internetseite mit dem Stift-Symbol und wechseln Sie in den Reiter **Ausgewählte Inhalte**.
2.  Wählen Sie je Zeile in der Spalte **Auswahl** **Ja**, **Nein** oder **Unklar**.
3.  Mehrere Zeilen setzen Sie gemeinsam: Haken Sie die Zeilen links an und klicken Sie oben auf **Ja**, **Nein** oder **Unklar**.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/167b348f-4e43-4581-87c1-8ed7aa9c2daa)

*Abbildung 3: Reiter Ausgewählte Inhalte mit drei markierten Zeilen*

Die Kacheln oben zählen die **Fragen** und die Antworten **Unklar**, **Ja** und **Nein**. Über **Filter** zeigen Sie nur bestimmte Zeilen, z. B. eine **Frage**, einen **Bereich**, einen **Typ** (**Standard** oder **Eigener Funktionsbaustein**) oder einen **Status** (Ihre Antwort). Das Feld **Suche in Tabelle** findet einen Dienst nach seinem Namen.

> **Wichtig:** Eine neue Internetseite steht in allen Zeilen auf **Nein**. Setzen Sie im Bereich **Betroffenenrechte** alle Rechte und die **Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde** auf **Ja**. Diese Angaben gehören in jede Datenschutzerklärung.

> **Tipp:** Arbeiten Sie die Bereiche von oben nach unten ab und setzen Sie Dienste, die Sie noch klären müssen, auf **Unklar**. Über den Filter **Status** finden Sie sie später wieder.

Eigene Funktionsbausteine Ihrer Organisation stehen in derselben Tabelle mit dem Typ **Eigener Funktionsbaustein**.

### 2.5 Datenschutzerklärung prüfen und übernehmen

Die Datenschutzerklärung entsteht beim **Speichern** aus Ihrer Auswahl. Der Reiter **Datenschutzerklärung** zeigt sie als Vorschau. Sie beginnt mit Einleitung, Verantwortlichem und Datenschutzbeauftragtem. Danach folgt je Bereich ein Kapitel mit den Bausteinen, die auf **Ja** stehen. Anschrift und Datenschutzbeauftragten übernimmt das System aus den Mandantendaten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/be0a9cdb-8650-4355-ae2a-c1e9621144ca)

*Abbildung 4: Reiter Datenschutzerklärung in der Leseansicht*

So übernehmen Sie die Erklärung auf Ihre Website:

1.  Öffnen Sie den Reiter **Datenschutzerklärung** und lesen Sie die Vorschau.
2.  Wählen Sie die passende Schaltfläche:
    -   **HTML kopieren** kopiert die Erklärung mit Formatierung, z. B. für das Content-Management-System der Website.
    -   **Text kopieren** kopiert sie als reinen Text.
    -   **Download (Word)** lädt sie als Word-Dokument herunter, z. B. zur Abstimmung.

In der Bearbeitung steht zusätzlich **DSE neu generieren** zur Verfügung. Die Schaltfläche erzeugt die Erklärung aus der aktuellen Auswahl neu.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5cbb6da3-3096-4981-808d-86a6351bf0a6)

*Abbildung 5: Schaltflächen im Reiter Datenschutzerklärung in der Bearbeitung*

Bausteine, die auf **Unklar** stehen, zeigt die Vorschau gelb markiert. In den kopierten Text übernimmt das System sie nicht. Eigene Funktionsbausteine sind in der Vorschau blau umrandet. Die **Legende** unter der Vorschau erklärt die Markierungen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4a3b03d8-17c2-4684-b60a-235250c9d1f6)

*Abbildung 6: Gelb markierter Baustein mit der Auswahl Unklar*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0b9bfcf5-7dee-42dc-a4ea-0ce3b5eb9ef7)

*Abbildung 7: Legende unter der Vorschau*

> **Hinweis:** Anschrift und Datenschutzbeauftragten ändern Sie in den Mandantendaten, nicht in der Datenschutzerklärung.

### 2.6 Dokumente ablegen

Im Reiter **Dokumente** legen Sie Belege ab, z. B. Screenshots des Cookie-Banners, Scan-Berichte oder freigegebene Fassungen der Erklärung. Öffnen Sie die Internetseite mit dem Stift-Symbol, ziehen Sie die Dateien in das Feld oder klicken Sie auf **klicken zum Auswählen**. Die erlaubten Formate und die maximale Dateigröße stehen im Feld.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d94ee1f7-be08-44e1-a47e-0176c6b42234)

*Abbildung 8: Reiter Dokumente in der Bearbeitung*

### 2.7 Seitenleiste

Die Schaltfläche **Informationen** rechts in der Werkzeugleiste öffnet die Seitenleiste. Die Zahl am Symbol nennt die offenen Aufgaben.

| Bereich | Inhalt |
| --- | --- |
| **Aufgaben** | Aufgaben zu dieser Internetseite anlegen und verfolgen, z. B. die Prüfaufgabe |
| **Schlagwörter** | thematische Einordnung, auch als Filter in der Übersicht |
| **Prüfhistorie** | Einreichungen und abgeschlossene Prüfungen |
| **Kommentare** | Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen |
| **Links** | Verweise auf Dokumente aus der Dateiablage |
| **Aktivitätslog** | wer wann was geändert hat |

![Seitenleiste mit dem Bereich Aufgaben](https://knowledgebase.audatis-manager.de/de/article/img/abbildung-09-seitenleiste.png)

*Abbildung 9: Seitenleiste mit dem Bereich Aufgaben*

### 2.8 Die Hilfe

Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe. Sie erklärt die Seite, die Sie gerade sehen.

Ist für die Internetseiten eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol **Tour erneut starten** neu.

## 3 Websites prüfen

*Für den Datenschutz. Voraussetzung: In der Konfiguration ist* \*Prüfworkflow aktivieren\*\* eingeschaltet.\*

Der Prüfworkflow sorgt für das Vier-Augen-Prinzip: Die Website-Verantwortlichen pflegen die Internetseite und reichen sie ein, der Datenschutz prüft und dokumentiert das Ergebnis. Den Stand zeigt die Spalte **Prüfstatus** der Übersicht.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c743b510-ac0f-41ce-a72f-f012b786e3b5)

*Abbildung 10: Übersicht mit der Spalte Prüfstatus*

### 3.1 Zur Prüfung einreichen

1.  Öffnen Sie die Internetseite mit dem Stift-Symbol.
2.  Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf **Zur Prüfung einreichen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/76d38c19-2190-4e7a-9a53-7568b58e9046)

*Abbildung 11: Schaltfläche Zur Prüfung einreichen*

Der Prüfstatus wechselt auf **Zur Prüfung**. Das System legt eine Prüfaufgabe an: für den **Standard-Prüfer**, wenn einer eingestellt ist, sonst ohne Zuweisung. Die Prüfaufgabe steht in der Seitenleiste unter **Aufgaben**.

### 3.2 Prüfen und abschließen

*Für Prüfende mit Sonderrecht im Modul.*

1.  Öffnen Sie die eingereichte Internetseite mit dem Stift-Symbol und klicken Sie auf **Prüfmodus**.
2.  Links sehen Sie die **Datenschutzerklärung**, rechts den **Prüffragebogen** mit **Eingereicht von**.
3.  Wählen Sie unter **A) Rechtliche Prüfung** und **B) Technische / organisatorische Prüfung** jeweils das **Prüfergebnis** und beschreiben Sie es unter **Ihre Prüfungsergebnisse**.
4.  Ergänzen Sie bei Bedarf **C) Anmerkungen und Details zur Prüfung**.
5.  Wählen Sie unter **Endergebnis der Prüfung** den **Neuen Status nach Prüfung**: **Geprüft OK** oder **Geprüft Mängel**.
6.  Tragen Sie bei Bedarf das **Datum der nächsten Prüfung** ein. Ist es erreicht, reicht das System die Website automatisch wieder zur Prüfung ein.
7.  Klicken Sie auf **Prüfung abschließen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2736497e-6ecd-4cfd-8f7a-da994bedfd60)

*Abbildung 12: Prüfmodus mit Datenschutzerklärung und Prüffragebogen*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/79c19ff4-d69c-4c4d-87d2-ac9487a923a3)

*Abbildung 13: Endergebnis der Prüfung*

Mit **Speichern** sichern Sie einen Zwischenstand. Die Website steht dann auf **In Prüfung**, bis Sie die Prüfung abschließen. **Abbrechen** verlässt den Prüfmodus.

| Auswahl | Bedeutung |
| --- | --- |
| **OK (kein Änderungsbedarf)** | Teilprüfung ohne Befund |
| **ausreichend (Optimierungspotential)** | Teilprüfung bestanden, Verbesserungen möglich |
| **nicht ausreichend (Nachbesserung notwendig)** | Die Website muss nachgebessert werden. |
| **nicht geprüft** | Teilprüfung nicht durchgeführt |
| **Geprüft OK**, **Geprüft Mängel** | Endergebnis; wird zum Prüfstatus der Website |

### 3.3 Prüfhistorie und Prüfprotokoll

Einreichungen und abgeschlossene Prüfungen stehen in der Seitenleiste unter **Prüfhistorie**. Am Eintrag **Geprüft** stehen drei Symbole:

-   **Anmerkung anzeigen** zeigt die Anmerkungen der Prüfung,
-   **Prüfungsprotokoll anzeigen** öffnet das Prüfprotokoll,
-   **Prüfprotokoll als PDF** lädt es als PDF herunter.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6911028d-3eb7-4d88-95bc-2ff0a2b1c9e1)

*Abbildung 14: Prüfhistorie in der Seitenleiste*

Das Prüfprotokoll zeigt die Angaben der Prüfung schreibgeschützt mit **Prüfdatum** und **Prüfer/in**. Links steht die Datenschutzerklärung im aktuellen Stand, nicht im Stand zum Prüfzeitpunkt.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/833c7e13-c058-43c3-a12f-b38422cd121d)

*Abbildung 15: Prüfprotokoll einer abgeschlossenen Prüfung*

## 4 Übersicht, Massenaktionen und Export

*Für alle, die mehrere Websites im Blick behalten.*

### 4.1 Übersicht

Die Übersicht unter **Datenschutz > Internetseiten** listet alle Websites mit **Bezeichnung**, **URL**, **Website-Status**, **Organisationseinheit**, **Fachverantwortlicher** und **Schlagworte**. Bei eingerichtetem Webscan kommen **WS** (Webscan Score) und **TLS** hinzu, bei eingeschaltetem Prüfworkflow der **Prüfstatus**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a70b6c01-df83-4b3b-93a8-7a46abe38df0)

*Abbildung 16: Übersicht der Internetseiten*

-   Die Symbole am Zeilenende öffnen die Website (**Website öffnen**), die Leseansicht (**Ansehen**) oder die Bearbeitung (**Bearbeiten**).
-   Das Feld **Suche in Tabelle** durchsucht die Liste.
-   Der Reiter **Archiv** zeigt archivierte Websites.

### 4.2 Filter

Klicken Sie auf **Filter**, wählen Sie die Werte und klicken Sie auf **Filter anwenden**. Sie filtern nach **Bezeichnung**, **Website-Status** und **Organisationseinheit**, bei eingerichtetem Webscan nach **Webscanner** und bei eingeschaltetem Prüfworkflow nach **Prüfstatus**. **Filter zurücksetzen** zeigt wieder alle Websites.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/481017d9-bffa-4586-9232-3aa5cbc5372a)

*Abbildung 17: Aufgeklappter Filter*

### 4.3 Massenaktionen

Markieren Sie die Websites links in der Liste. Dann stehen diese Aktionen zur Verfügung:

| Schaltfläche | Wirkung |
| --- | --- |
| **Schlagwörter** | ordnet den markierten Websites Schlagwörter zu |
| **Massenaktionen > Archivieren** | verschiebt die markierten Websites in das **Archiv** |
| **Massenaktionen > Ausgewählte wiederherstellen** | im Reiter **Archiv**: holt die markierten Websites zurück in die Liste |
| **Löschen** | verschiebt die markierten Websites nach Bestätigung in den Papierkorb |

Archivierte Websites können Sie ansehen und exportieren, aber nicht bearbeiten. Gelöschte Websites stellen Sie bei Bedarf über den Papierkorb wieder her.

### 4.4 Export

**Exportieren** öffnet den Export-Assistenten in drei Schritten:

1.  **Umfang**: **Alle**, **Auswahl** (die markierten Websites) oder **Gefiltert** (das aktuelle Filterergebnis).
2.  **Exportform**: **Datenliste** oder **Datenschutzerklärung (Word)**.
3.  **Format**: bei der Datenliste **CSV**, **JSON** oder **XML**. Die Datenliste enthält die Stammdaten und Ihre Antwort je Funktionsbaustein. Bei der Datenschutzerklärung erhalten Sie eine Word-Datei je Website, bei mehreren Websites gesammelt in einer ZIP-Datei.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/cc648adf-1ff5-4a20-9b9a-bc4dcfa94af5)

*Abbildung 18: Export-Assistent, Schritt Umfang*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/37c8981d-a38d-4b48-8467-34b904604663)

*Abbildung 19: Export-Assistent, Schritt Exportform*

Auf der Detailseite bietet **Exportieren** dieselben Exportformen für diese eine Website.

## 5 Konfiguration

**Zugriff:** **Internetseiten konfigurieren** oben rechts in der Übersicht. Den Link sehen Personen mit dem Sonderrecht im Modul. Alle Einstellungen gelten für den ganzen Mandanten.

Die Konfiguration hat die Reiter **Schlagwörter**, **Funktionsbausteine**, **Einstellungen** und **Mandantenakte** (nur mit entsprechender Berechtigung). **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht.

Empfohlene Reihenfolge beim Einrichten:

1.  **Einstellungen**: Prüfworkflow und Pflichtfeld festlegen.
2.  **Funktionsbausteine**: eigene Bausteine für Dienste ergänzen, die der Katalog nicht kennt.
3.  Optional: **Schlagwörter**, **Mandantenakte**.

### 5.1 Schlagwörter

Schlagwörter ordnen Ihre Websites frei, z. B. nach Marke oder Zielgruppe. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/44d81c6a-f509-48bc-abaf-0c1ae22d52ff)

*Abbildung 20: Konfiguration, Reiter Schlagwörter*

-   **Neu** legt ein Schlagwort an.
-   Der **Status** steuert, ob ein Schlagwort zur Auswahl steht. Inaktive Schlagwörter bleiben bei den Websites erhalten, denen sie schon zugeordnet sind.
-   **Massenaktionen** ändern mehrere markierte Schlagwörter gemeinsam, **Löschen** entfernt sie.

Zugeordnet werden Schlagwörter in der Übersicht über **Schlagwörter** oder auf der Detailseite in der Seitenleiste.

### 5.2 Funktionsbausteine

Eigene Funktionsbausteine ergänzen den mitgelieferten Katalog, z. B. für einen Versanddienstleister oder ein eigenes Kundenportal. Sie gelten für alle Internetseiten des Mandanten und erscheinen dort im Reiter **Ausgewählte Inhalte** mit dem Typ **Eigener Funktionsbaustein**. In die Datenschutzerklärung kommen sie erst, wenn sie bei einer Internetseite auf **Ja** stehen.

Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Gruppe**, **Text der Datenschutzerklärung**, **Englisch** (ob eine englische Fassung vorhanden ist) und **Sichtbarkeit**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2c939906-9842-4e93-837c-c70dd2fe1b7c)

*Abbildung 21: Konfiguration, Reiter Funktionsbausteine*

So legen Sie einen Funktionsbaustein an:

1.  Klicken Sie im Reiter **Funktionsbausteine** auf **Neu**.
2.  Wählen Sie die **Gruppe**. Sie legt fest, unter welchem Abschnitt der Datenschutzerklärung der Baustein erscheint.
3.  Tragen Sie die **Bezeichnung** und den **Text der Datenschutzerklärung** ein, optional auch die englische Fassung.
4.  Legen Sie die **Sichtbarkeit** fest und klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/83873d90-0efa-4a93-adfd-b5d74ea372b1)

*Abbildung 22: Dialog Funktionsbaustein anlegen*

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Gruppe** | Abschnitt der Datenschutzerklärung; **Eigene Gruppe** erzeugt einen eigenen Abschnitt am Ende. Pflichtfeld |
| **Bezeichnung** | Überschrift in der Datenschutzerklärung und Name in den Listen. Pflichtfeld |
| **Text der Datenschutzerklärung** | Inhalt des Abschnitts mit Fett, Kursiv, Listen und Links. Überschrift und Nummer erzeugt das System selbst. |
| **Bezeichnung (EN)**, **Text der Datenschutzerklärung (EN)** | optional; ohne englische Fassung erscheint in der englischen Erklärung der deutsche Text |
| **Sichtbarkeit** | **Sichtbar** oder **Unsichtbar**; unsichtbare Bausteine stehen nicht mehr zur Auswahl |

Mit dem Stift-Symbol am Zeilenende bearbeiten Sie einen Baustein. **Löschen** entfernt die markierten Bausteine. **Auf Mandanten kopieren** überträgt markierte Bausteine in andere Mandanten, in denen Sie das Sonderrecht für Internetseiten haben. Bausteine, die es dort mit gleicher Bezeichnung und Gruppe schon gibt, überspringt das System.

> **Achtung:** Gelöschte Funktionsbausteine verschwinden aus allen Datenschutzerklärungen des Mandanten. Setzen Sie einen Baustein auf **Unsichtbar**, wenn er nur nicht mehr ausgewählt werden soll.

### 5.3 Einstellungen

Änderungen in diesem Reiter übernehmen Sie mit **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4b9f6f21-eadf-4d0f-a721-f259bcf7f914)

*Abbildung 23: Konfiguration, Reiter Einstellungen mit eingeschaltetem Prüfworkflow*

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Prüfworkflow aktivieren** | Websites werden vor der Freigabe geprüft. Schaltet **Zur Prüfung einreichen**, den **Prüfmodus**, die Spalte und den Filter **Prüfstatus** frei. Ändern darf das nur, wer das Sonderrecht im Modul hat. |
| **Standard-Prüfer** | erscheint bei eingeschaltetem Prüfworkflow. Benutzer mit Prüfrecht, dem die Prüfaufgabe zugewiesen wird; ohne Auswahl entsteht die Aufgabe ohne Zuweisung. |
| **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** | Beim Anlegen und Bearbeiten muss ein Fachverantwortlicher gewählt werden. |

### 5.4 Mandantenakte

Die **Mandantenakte** sammelt Notizen zu diesem Modul für den Mandanten, z. B. Absprachen zur Website-Landschaft. Der Reiter erscheint nur mit entsprechender Berechtigung. Übernehmen Sie Änderungen mit **Speichern**.

## 6 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Datenschutzerklärung (DSE)** | Information der Website-Besucher nach Art. 13 DS-GVO |
| **Funktionsbaustein** | Textabschnitt der Datenschutzerklärung zu einem Dienst oder Thema |
| **Consent Management Tool** | Werkzeug für das Cookie-Banner und die Einwilligung der Besucher |
| **Webscan** | automatischer Scan einer Website; Ergebnis in den Spalten **WS** und **TLS** |
| **TLS** | Verschlüsselung der Verbindung (HTTPS) |
| **Prüfworkflow** | Einreichen, Prüfen und Abschließen einer Website durch den Datenschutz |

## 7 Häufige Fragen

**Was bedeutet „Unklar“?** Die Frage ist noch nicht geklärt. Die Vorschau zeigt den Baustein gelb markiert. In den kopierten Text übernimmt das System ihn nicht.

**Wir nutzen einen Dienst, der nicht in der Liste steht.** Lassen Sie von Ihrer Administration einen **eigenen Funktionsbaustein** anlegen (Konfiguration, Reiter **Funktionsbausteine**) oder sprechen Sie den Datenschutz an.

**Muss ich die Erklärung nach jeder Änderung der Website anpassen?** Ja, sobald Dienste, Formulare oder Tracking hinzukommen oder wegfallen: Auswahl anpassen, speichern und die neue Fassung auf der Website einbinden.

**Woher kommen Anschrift und Datenschutzbeauftragter in der Erklärung?** Aus den Mandantendaten. Ändern Sie diese Angaben dort, nicht in der Datenschutzerklärung.

**Warum sehe ich keinen Prüfmodus?** Der **Prüfmodus** erscheint nur bei eingeschaltetem Prüfworkflow, wenn die Website eingereicht ist und Sie das Sonderrecht im Modul haben.

**Warum kann ich eine Website nicht bearbeiten?** Archivierte Websites sind schreibgeschützt. Holen Sie die Website im Reiter **Archiv** mit **Massenaktionen > Ausgewählte wiederherstellen** zurück.