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title: "Hinweisgebersystem"
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last_updated: "2026-11-06T13:04:32.377Z"
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# Hinweisgebersystem

Hinweise nach dem Hinweisgeberschutzgesetz vertraulich entgegennehmen, bearbeiten und beantworten

## 0 Kurzkarte: Einen Hinweis abgeben in 5 Schritten

*Zum Aushängen – für alle, die einen Verstoß oder Missstand melden möchten.*

Sie haben einen möglichen Verstoß in Ihrem Unternehmen bemerkt? Über das Hinweisgebersystem melden Sie ihn vertraulich, auf Wunsch anonym. Hinweisgebende sind gesetzlich vor Benachteiligungen geschützt. Ein Benutzerkonto brauchen Sie nicht.

1.  **Meldeformular öffnen** – über den Link oder QR-Code Ihres Unternehmens und **Neuen Hinweis melden** wählen.
2.  **Sachverhalt beschreiben** – **Art des Anliegens** wählen und unter **Beschreibung des Vorfalls** schildern, was wann und wo passiert ist.
3.  **Anonym bleiben oder Kontaktdaten angeben** – ohne weitere Angabe melden Sie anonym.
4.  **Hinweis absenden** – vorher die Informationen zum Datenschutz bestätigen.
5.  **Zugangsdaten sichern** – **Vorgangsnummer** und **Passwort** notieren oder als Datei speichern. Damit lesen Sie später die Antworten der Meldestelle.

> **Wichtig:** Ohne Vorgangsnummer und Passwort kommen Sie nicht mehr an Ihren Hinweis. Die Zugangsdaten lassen sich nicht wiederherstellen.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Das Hinweisgebersystem ist die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Das Modul

-   stellt ein öffentliches **Meldeformular** bereit – per Link oder QR-Code, ohne Anmeldung, auf Wunsch anonym,
-   speichert Hinweise und Nachrichten **verschlüsselt**; lesen können sie nur Benutzer, die im Modul freigeschaltet sind,
-   ermöglicht den Austausch mit der hinweisgebenden Person über ein Postfach, auch bei anonymen Hinweisen,
-   überwacht die **Frist für die Rückmeldung** von drei Monaten und
-   dokumentiert Prüfung, **Maßnahmen** und Abschluss jedes Vorgangs.

Das Modul finden Sie unter **Compliance → Hinweisgebersystem**. Es erscheint nur, wenn das Hinweisgebersystem für Ihren Mandanten gebucht ist und Ihre Rolle das Recht **Hinweisgebersystem** hat.

### 1.2 Vertraulichkeit und Verschlüsselung

Alle Angaben eines Hinweises, die Kontaktdaten, die Nachrichten und die internen Notizen werden verschlüsselt gespeichert. Zum Lesen braucht jeder Benutzer drei Dinge:

1.  das Recht **Hinweisgebersystem** in seiner Rolle,
2.  einen eigenen **persönlichen Schlüssel**, den er im **Benutzerkonto** im Reiter **Schlüssel** erzeugt (siehe Handbuch **Profil**), und
3.  die **Freischaltung** im Hinweisgebersystem durch einen bereits freigeschalteten Benutzer mit Sonderrechten.

Fehlt eines davon, zeigt das Modul keine Hinweise. Damit bleibt der Kreis der Lesenden klein und nachvollziehbar: Wer freigeschaltet ist, sehen Sie in der Konfiguration im Reiter **Berechtigungen**.

Die hinweisgebende Person erscheint ohne Kontaktdaten als anonym. Sie meldet sich mit **Vorgangsnummer** und **Passwort** an ihrem Postfach an, ohne Benutzerkonto und ohne dass die Meldestelle ihre Identität erfährt.

### 1.3 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **Hinweis** | Eine Meldung über einen möglichen Verstoß. |
| **Hinweisgeber** | Die Person, die den Hinweis abgibt – mit Kontaktdaten oder anonym. |
| **Meldestelle** | Die freigeschalteten Benutzer, die Hinweise bearbeiten. Im Postfach der hinweisgebenden Person erscheinen ihre Nachrichten als **Meldestelle**. |
| **Vorgangsnummer** | Eindeutige Kennung des Hinweises. Mit dem Passwort der Zugang der hinweisgebenden Person. |
| **Fallbearbeiter** | Freigeschalteter Benutzer, der einen Hinweis federführend bearbeitet. |
| **Kategorie** | **Art des Anliegens**, die Hinweisgebende im Formular wählen. In der Konfiguration heißen die Einträge **Funktionsbausteine**. |
| **Rückmeldung bis** | Letzter Tag, an dem die Rückmeldung an die hinweisgebende Person noch innerhalb von drei Monaten nach Eingang liegt. |

### 1.4 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert | Status |
| --- | --- | --- | --- |
| Melden | Hinweisgeber | Hinweis über das Meldeformular absenden; Eingangsbestätigung und Zugangsdaten erscheinen sofort. Alle freigeschalteten Benutzer erhalten eine E-Mail. | **Neuer Hinweis** |
| Prüfen | Meldestelle | Hinweis lesen, **Fallbearbeiter** festlegen, Rückfragen stellen. | **In Bearbeitung** |
| Nachfragen | Hinweisgeber | Antwortet im Postfach. Die freigeschalteten Benutzer erhalten eine E-Mail. | **Neue Nachricht** |
| Rückmelden | Meldestelle | Ergebnis und Maßnahmen mitteilen, spätestens bis **Rückmeldung bis**. | **Rückmeldung erfolgt** |
| Abschließen | Meldestelle | Vorgang abschließen oder ablehnen. Danach sind keine Nachrichten mehr möglich. | **Abgeschlossen** / **Abgelehnt** |

Antwortet die Meldestelle auf einen Hinweis mit dem Status **Neuer Hinweis** oder **Neue Nachricht**, setzt das System den Status auf **In Bearbeitung**. Hat die hinweisgebende Person eine E-Mail-Adresse angegeben, erhält sie bei jeder Antwort der Meldestelle eine Benachrichtigung; der Inhalt steht nur im Postfach.

### 1.5 Rollen und Rechte

| Rolle | Typische Aufgaben | Was sie sieht und darf |
| --- | --- | --- |
| **Hinweisgeber** | Hinweis abgeben, Nachrichten austauschen | Nur das Meldeformular und das eigene Postfach. |
| **Lesen** (Stufe 1) | Hinweise einsehen | Übersicht, **Ansehen**, **Exportieren** – nach Freischaltung im Modul. |
| **Schreiben** (Stufe 2) | Hinweise bearbeiten | zusätzlich **Bearbeiten**, Nachrichten, Notizen, Dateien, **Massenaktionen**, **Schlagwörter**. |
| **Sonderrechte** (Stufe 4) | Einrichtung | zusätzlich **Hinweisgebersystem konfigurieren**, darunter Benutzer freischalten und den URL-Key erneuern. |

> **Hinweis:** Das Recht in der Rolle allein genügt nicht. Ohne persönlichen Schlüssel und Freischaltung erscheint statt der Übersicht die Seite **Einrichtung erforderlich** (siehe *Die Einrichtung abschließen*).

## 2 Einen Hinweis abgeben

*Dieses Kapitel richtet sich an Hinweisgebende. Sie brauchen keinen Zugang zum audatis MANAGER.*

### 2.1 Das Meldeformular öffnen

Öffnen Sie den Link oder scannen Sie den QR-Code, den Ihr Unternehmen bereitstellt, z. B. im Intranet oder auf einem Aushang. Die Startseite erklärt, wofür das Hinweisgebersystem da ist, und bietet zwei Wege:

-   **Neuen Hinweis melden** – eine neue Meldung abgeben,
-   **Bestehenden Hinweis aufrufen** – mit Vorgangsnummer und Passwort den Stand prüfen und Nachrichten austauschen.

Oben rechts wechseln Sie die Sprache (**DE**/**EN**) und schalten hohen Kontrast oder den dunklen Modus ein.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/ca1b4bd6-5086-4ca8-b3e5-13697e73fcbd)

*Abbildung 1: Startseite des Meldeformulars*

### 2.2 Den Sachverhalt beschreiben

Füllen Sie unter **Angaben zum Hinweis** aus:

| Feld | Hinweis |
| --- | --- |
| **Art des Anliegens** | Pflichtfeld. Wählen Sie die passende Kategorie. |
| **Wann ist der Vorfall passiert?** | Datum, falls bekannt. |
| **Wo ist der Vorfall passiert?** | z. B. Abteilung, Standort, Raum. |
| **Wer ist betroffen/beteiligt?** | z. B. Namen, Positionen, Abteilungen. |
| **Beschreibung des Vorfalls** | Pflichtfeld. Je genauer Ihre Angaben, desto besser kann der Hinweis bearbeitet werden. |

Unter **Anhänge (optional)** ziehen Sie Dateien in das Feld oder wählen sie aus (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG, bis 50 MB).

![](https://cdn-assets.productfruits.com/902eaa83-b46f-496a-acc5-d3d896506286)

*Abbildung 2: Meldeformular, Angaben zum Hinweis*

> **Tipp:** Wollen Sie anonym bleiben, prüfen Sie Anhänge vorher auf Namen oder versteckte Angaben, z. B. den Autor in Dokumenteigenschaften.

### 2.3 Anonym bleiben oder Kontaktdaten angeben

Unter **Kontaktdaten** ist zunächst **Anonym melden** gewählt: Sie geben keine Kontaktdaten an. Rückfragen der Meldestelle lesen Sie trotzdem in Ihrem Postfach.

Möchten Sie erreichbar sein, schalten Sie den Schalter ein. Die Karte wechselt zu **Mit Kontaktdaten melden** und zeigt die Felder **Vorname**, **Nachname**, **E-Mail-Adresse**, **Telefon**, **Straße**, **PLZ**, **Ort** und **Land**. **Vorname**, **Nachname** und **E-Mail-Adresse** sind dann Pflichtfelder.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e7bd80ea-67fa-465d-b00a-cab8df723624)

*Abbildung 3: Kontaktdaten und Absenden*

> **Hinweis:** Hat Ihr Unternehmen anonyme Meldungen ausgeschlossen, ist **Mit Kontaktdaten melden** fest eingeschaltet.

### 2.4 Absenden und Zugangsdaten sichern

1.  Lesen Sie die Informationen zum Datenschutz und bestätigen Sie sie über das Kontrollkästchen darunter.
2.  Klicken Sie auf **Hinweis absenden**.
3.  Es erscheint **Hinweis erfolgreich übermittelt** mit **Ihre Zugangsdaten**: **Vorgangsnummer**, **Passwort** und **Link zum Hinweis**.
4.  Klicken Sie auf **Zugangsdaten als Datei speichern** oder **Alle Zugangsdaten kopieren** und bewahren Sie die Daten sicher auf.

\[Screenshot folgt\]

*Abbildung 4: Bestätigung mit Zugangsdaten*

Unter **Wie geht es weiter?** steht: Die **Eingangsbestätigung** ist Ihnen mit dem Absenden erteilt. Über das Hinweisgeberportal prüfen Sie jederzeit den Stand und schreiben der Meldestelle. Innerhalb von drei Monaten erhalten Sie eine **Rückmeldung** über die ergriffenen Maßnahmen.

> **Wichtig:** Haben Sie eine E-Mail-Adresse angegeben, erhalten Sie zusätzlich eine Bestätigung mit Vorgangsnummer und Link per E-Mail. Das Passwort steht nur auf der Bestätigungsseite.

### 2.5 Später: Antworten lesen und schreiben

1.  Wählen Sie auf der Startseite **Bestehenden Hinweis aufrufen** oder öffnen Sie den gespeicherten **Link zum Hinweis**.
2.  Geben Sie **Vorgangsnummer** und **Passwort** ein und klicken Sie auf **Anmelden**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d6f786d3-71c0-4f69-8a39-3018831e7bd9)

*Abbildung 5: Anmeldung für Hinweisgebende*

1.  Ihr Postfach zeigt den **Aktuellen Status**, das Eingangsdatum und den **Verlauf** mit **Hinweis eingegangen**, **Eingangsbestätigung**, **In Bearbeitung** und **Rückmeldung**.
2.  Im Reiter **Nachrichten** lesen Sie die Nachrichten der **Meldestelle**. Antworten schreiben Sie in das Eingabefeld und klicken auf **Senden**; über **Datei anhängen** fügen Sie eine Datei bei.
3.  Im Reiter **Mein Hinweis** sehen Sie Ihre ursprünglichen Angaben.
4.  Klicken Sie zum Schluss auf **Abmelden**.

\[Screenshot folgt\]

*Abbildung 6: Postfach mit Verlauf und Nachrichten*

> **Hinweis:** Ist der Vorgang abgeschlossen oder abgelehnt, können Sie keine Nachrichten mehr senden.

## 3 Hinweise bearbeiten

*Für die Meldestelle und die Fallbearbeitung.*

### 3.1 Die Übersicht

Öffnen Sie **Compliance → Hinweisgebersystem**. Der Reiter **Eingegangene Hinweise** zeigt alle laufenden Hinweise, der Reiter **Archiv** die archivierten.

Die Tabelle zeigt **Vorgangsnr.**, **Kategorie**, **Eingang**, **Status**, **Schlagwörter**, **Fallbearbeiter**, **Frist Rückmeldung** und **Hinweisgeber** (Name oder **Anonym**). Eine überschrittene Frist steht rot als **Überfällig** mit dem Datum. Das **Augen-Symbol** öffnet einen Hinweis zum Lesen, das **Stift-Symbol** zum Bearbeiten. Über **Suche in Tabelle** durchsuchen Sie die sichtbaren Einträge.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c4e7912d-c2e3-4fda-8128-73066ca0ce43)

*Abbildung 7: Übersicht Eingegangene Hinweise*

Über **Filter** grenzen Sie die Liste ein:

| Filter | Auswahl |
| --- | --- |
| **Vorgangsnr.** | eine oder mehrere Vorgangsnummern |
| **Kategorie** | eine Art des Anliegens |
| **Status** | **Neuer Hinweis**, **Neue Nachricht**, **In Bearbeitung**, **Rückmeldung erfolgt**, **Abgeschlossen**, **Abgelehnt** |
| **Frist** | **Im Zeitplan**, **Bald fällig (< 14 Tage)**, **Überfällig** |
| **Zeitraum** | Eingang **Heute**, **Diese Woche**, **Dieser Monat**, **Dieses Quartal**, **Dieses Jahr** |
| **Schlagwörter** | ein oder mehrere Schlagwörter |
| **Hinweisgeber** | **Anonym** oder **Benannt** |

Klicken Sie auf **Filter anwenden**; **Filter zurücksetzen** hebt alle Filter auf. Ihre Filter bleiben beim nächsten Aufruf erhalten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/be308aaf-3904-494f-9357-cf2912879a15)

*Abbildung 8: Filter der Übersicht*

### 3.2 Einen Hinweis lesen

Klicken Sie auf das **Augen-Symbol**. Die Seite zeigt alle Angaben untereinander; die Reiter **Meldung**, **Kontaktdaten**, **Kommunikation**, **Interne Notizen**, **Maßnahmen** und **Dateien** springen zum jeweiligen Abschnitt. Mit **Bearbeiten** wechseln Sie in die Bearbeitung.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/3f06fe6c-3362-41ff-bb6e-153990c8f74d)

*Abbildung 9: Hinweis ansehen, Abschnitt Meldung*

| Abschnitt | Inhalt |
| --- | --- |
| **Meldung** | **Vorgangsnummer**, **Eingangsdatum**, **Kategorie**, **Datum des Vorfalls**, **Wo hat der Vorfall stattgefunden?**, **Wer sind die betroffenen Personen?**, **Beschreibung**, dazu **Status**, **Fallbearbeiter** und die Karte **Rückmeldung bis** |
| **Kontaktdaten** | Angaben der hinweisgebenden Person oder der Vermerk, dass sie anonym bleiben möchte |
| **Kommunikation** | Nachrichtenverlauf mit der hinweisgebenden Person |
| **Interne Notizen** | Notizen der Meldestelle, für die hinweisgebende Person unsichtbar |
| **Maßnahmen** | **Ergebnis der Prüfung**, **Ergriffene Maßnahmen**, **Art der weiteren Maßnahmen zur Auswertung** |
| **Dateien** | Anhänge aus dem Meldeformular und dem Postfach sowie interne Dokumente |

Die Angaben der hinweisgebenden Person in **Meldung** und **Kontaktdaten** sind schreibgeschützt.

### 3.3 Einen Hinweis prüfen

1.  Klicken Sie auf das **Stift-Symbol** oder in der Ansicht auf **Bearbeiten**.
2.  Wählen Sie unten im Abschnitt **Meldung** den **Fallbearbeiter**. Zur Auswahl stehen die freigeschalteten Benutzer.
3.  Setzen Sie den **Status** auf **In Bearbeitung**.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/05f9c301-3f1c-4ad9-9135-d24c406b6e8d)

*Abbildung 10: Status-Auswahl in der Bearbeitung*

Die Karte **Rückmeldung bis** zeigt das Fristende und die Resttage, nach Ablauf die Tage der Überschreitung. Steht der Status auf **Rückmeldung erfolgt**, zeigt die Karte stattdessen **Rückmeldung erfolgt**; eine Frist gilt dann nicht mehr.

> **Wichtig:** Die hinweisgebende Person muss spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung erhalten (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Achten Sie auf die Spalte **Frist Rückmeldung** und den Filter **Frist**.

### 3.4 Mit der hinweisgebenden Person schreiben

1.  Wechseln Sie in der Bearbeitung zum Abschnitt **Kommunikation**.
2.  Schreiben Sie in das Feld **Nachricht an Hinweisgeber schreiben** und klicken Sie auf **Senden**.

Die Nachricht wird sofort gesendet und verschlüsselt gespeichert, auch ohne **Speichern**. Die hinweisgebende Person liest sie in ihrem Postfach. Nachrichten der hinweisgebenden Person erscheinen mit **Hinweisgeber** und ihrem Namen oder dem Zusatz **anonym**, Anhänge darunter.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e557e449-bdf8-4b10-aac0-f3b008443963)

*Abbildung 11: Abschnitt Kommunikation*

> **Tipp:** Formulieren Sie Rückfragen so, dass sie keine Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person oder auf beteiligte Personen zulassen. Die Nachrichten stehen dauerhaft im Postfach.

### 3.5 Interne Notizen

Im Abschnitt **Interne Notizen** halten Sie Zwischenstände für die Meldestelle fest. Die hinweisgebende Person sieht sie nicht.

1.  Schreiben Sie die Notiz in das Feld **Interne Notiz hinzufügen**.
2.  Klicken Sie auf **Notiz hinzufügen**.

Über das Papierkorb-Symbol an einer Notiz löschen Sie sie nach einer Rückfrage.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4a3da3f3-fbcf-482c-8958-34c0d9371f54)

*Abbildung 12: Abschnitt Interne Notizen*

### 3.6 Maßnahmen dokumentieren und Rückmeldung geben

1.  Beschreiben Sie im Abschnitt **Maßnahmen** unter **Ergebnis der Prüfung**, was die Prüfung ergeben hat, und unter **Ergriffene Maßnahmen**, was getan wurde oder geplant ist.
2.  Wählen Sie die **Art der weiteren Maßnahmen zur Auswertung**:

| Auswahl | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Es wurden keine Folgemaßnahmen getätigt** | Kein weiterer Handlungsbedarf. |
| **Es wurde eine interne Untersuchung eingeleitet** | Die interne Aufklärung läuft. |
| **Es wurden Ermittlungen einer Staatsanwaltschaft bzw. ein gerichtliches Verfahren eingeleitet** | Abgabe an Strafverfolgung oder Gericht. |
| **Es wurde an eine sonstige zuständige Stelle abgegeben** | z. B. an eine Behörde. |

1.  Teilen Sie der hinweisgebenden Person das Ergebnis im Abschnitt **Kommunikation** mit.
2.  Setzen Sie den **Status** auf **Rückmeldung erfolgt** und klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/37172bf5-cf4d-4049-9a08-7ef998b4e787)

*Abbildung 13: Abschnitt Maßnahmen*

### 3.7 Einen Hinweis abschließen oder ablehnen

| Status | Wann | Folge |
| --- | --- | --- |
| **Abgeschlossen** | Der Vorgang ist erledigt. Wählbar, sobald der Hinweis mindestens einmal den Status **Rückmeldung erfolgt** hatte. | Keine Nachrichten und Notizen mehr; der Status lässt sich nicht mehr ändern. |
| **Abgelehnt** | Der Hinweis ist unbegründet oder fällt nicht in den Anwendungsbereich. | wie **Abgeschlossen** |

> **Tipp:** Teilen Sie der hinweisgebenden Person das Ergebnis vor dem Abschluss oder der Ablehnung mit. Danach ist keine Nachricht mehr möglich.

### 3.8 Dateien

Im Abschnitt **Dateien** stehen die Anhänge aus dem Meldeformular (**Hochgeladen vom Hinweisgeber**) und aus dem Postfach. In der Bearbeitung laden Sie eigene Dokumente hoch, z. B. Gesprächsnotizen: Ziehen Sie die Datei in das Feld oder wählen Sie sie aus (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PNG, JPG, ZIP, bis 50 MB). Die hinweisgebende Person sieht diese Dateien nicht.

### 3.9 Aufgaben, Schlagwörter und Aktivitätslog

Das Symbol rechts in der Werkzeugleiste öffnet die rechte Leiste mit den Reitern **Aufgaben**, **Schlagwörter** und **Aktivitätslog**. Dort legen Sie über **Neu** eine Aufgabe an, z. B. eine Rückfrage an die Personalabteilung, ordnen Schlagwörter zu und sehen, wer wann was am Hinweis geändert hat.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/73955fa2-cc9c-4b08-9865-fec6817c9989)

*Abbildung 14: Rechte Leiste mit Aufgaben*

### 3.10 Archivieren, Schlagwörter und Export

In der Übersicht markieren Sie einen oder mehrere Hinweise über die Kontrollkästchen und wählen in der Werkzeugleiste:

-   **Massenaktionen → Archivieren** – verschiebt die Hinweise in den Reiter **Archiv**. Im **Archiv** holen Sie sie über **Massenaktionen → Wiederherstellen** zurück. Archivierte Hinweise lassen sich nur ansehen.
-   **Schlagwörter** – ordnet der Auswahl Schlagwörter zu oder entfernt sie. Die Schaltfläche erscheint, sobald für das Modul Schlagwörter angelegt sind.
-   **Exportieren → Export als (.csv)** – lädt eine Liste der Hinweise mit Eingangsdatum, Status und Fallbearbeiter herunter, z. B. für die jährliche Auswertung.

### 3.11 Die Hilfe

Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe zur aktuellen Ansicht: Übersicht, Ansicht, Bearbeitung oder Konfiguration.

Ist für das Hinweisgebersystem eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol **Tour erneut starten** neu.

## 4 Konfiguration

**Zugriff:** Die Konfiguration öffnen und bearbeiten Benutzer mit Sonderrechten (Stufe 4) für das Hinweisgebersystem über **Hinweisgebersystem konfigurieren** oben rechts in der Übersicht. Weitere Benutzer unter **Berechtigungen** freischalten kann nur, wer selbst freigeschaltet ist.

Die Konfiguration hat die Reiter **Schlagworte**, **Funktionsbausteine**, **Weitere Einstellungen** und **Berechtigungen**. Änderungen in den Tabellen und unter **Berechtigungen** speichert das System sofort; **Weitere Einstellungen** brauchen **Speichern**. **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht.

Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1.  Hinweisgebersystem für den Mandanten buchen lassen.
2.  In der Rollenverwaltung das Recht **Hinweisgebersystem** vergeben, der einrichtenden Person **Sonderrechte**.
3.  Persönlichen Schlüssel im **Benutzerkonto** erzeugen (Handbuch **Profil**).
4.  **Compliance → Hinweisgebersystem** öffnen.
5.  **Funktionsbausteine** und **Weitere Einstellungen** prüfen, Link und QR-Code verteilen.
6.  Weitere Benutzer unter **Berechtigungen** freischalten.

### 4.1 Die Einrichtung abschließen

Öffnet die erste Person mit Recht und persönlichem Schlüssel das Modul, schaltet das System das Hinweisgebersystem für den Mandanten frei; diese Person ist damit freigeschaltet. Alle weiteren Benutzer schaltet eine freigeschaltete Person mit Sonderrechten unter **Berechtigungen** frei.

Bis dahin zeigt das Modul **Einrichtung erforderlich**. Unter **Details** steht der Grund:

-   Es fehlt der persönliche Schlüssel: **Schlüssel generieren** in der Werkzeugleiste führt zum Reiter **Schlüssel** im **Benutzerkonto**.
-   Der Schlüssel ist vorhanden, aber die Freischaltung fehlt: Wenden Sie sich an eine freigeschaltete Person mit Sonderrechten.
-   Sie haben Ihr Passwort zurückgesetzt: Setzen Sie im **Benutzerkonto** den Schlüssel mit Ihrem bisherigen privaten Schlüssel zurück.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/3a147a0e-122a-4720-9129-afd09577c2e4)

*Abbildung 15: Einrichtung erforderlich*

> **Achtung:** Ohne den heruntergeladenen privaten Schlüssel kann nach einer Passwortänderung niemand den Zugang wiederherstellen. Schalten Sie deshalb immer mindestens zwei Personen frei.

### 4.2 Schlagworte

Schlagworte gruppieren Hinweise, z. B. nach Standort oder Themenfeld. Sie stehen als Filter in der Übersicht und in der rechten Leiste zur Verfügung.

| Element | Bedeutung |
| --- | --- |
| Tabelle | **Bezeichnung** und **Sichtbarkeit** |
| **Filter** | nach **Bezeichnung** und **Sichtbarkeit** |
| **Neu** | öffnet den Dialog mit **Bezeichnung** (Pflicht, bis 250 Zeichen) und **Sichtbarkeit** (**Sichtbar**/**Unsichtbar**) |
| **Löschen** | löscht die markierten Einträge |

Einen Eintrag ändern Sie über das Stift-Symbol in seiner Zeile. **Unsichtbar** gesetzte Schlagworte stehen für neue Zuordnungen nicht mehr zur Auswahl.

### 4.3 Funktionsbausteine

Funktionsbausteine sind die Auswahlwerte für **Art des Anliegens** im Meldeformular. Mitgeliefert werden Kategorien wie **Arbeitsrecht**, **Datenschutz**, **Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung** oder **Umweltschutz**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/571d14d7-d2a9-47dd-91be-9fda775bab8a)

*Abbildung 16: Konfiguration, Funktionsbausteine*

| Element | Bedeutung |
| --- | --- |
| Tabelle | **Bezeichnung**, **Bezeichnung (Englisch)** und **Sichtbarkeit** |
| **Filter** | nach **Bezeichnung**, **Bezeichnung (Englisch)** und **Sichtbarkeit** |
| **Neu** | öffnet den Dialog **Funktionsbaustein anlegen** mit **Bezeichnung** (Pflicht), **Bezeichnung (Englisch)** und **Sichtbarkeit**; mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt der Dialog nach **Speichern** für den nächsten Eintrag offen |
| **Löschen** | löscht die markierten Einträge |

Die englische Bezeichnung sehen Hinweisgebende, die das Formular auf **EN** umstellen. **Unsichtbar** gesetzte Einträge erscheinen nicht mehr im Meldeformular.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6b53dd2b-18cb-4464-981f-a251c8ae64f5)

*Abbildung 17: Neuer Funktionsbaustein*

> **Tipp:** Setzen Sie nicht mehr benötigte Kategorien auf **Unsichtbar**, statt sie zu löschen. Bestehende Hinweise behalten dann ihre Kategorie.

Die Funktionsbausteine erreichen Sie auch zentral unter **Mandanteneinstellungen → Bausteine & Schlagwörter**.

### 4.4 Weitere Einstellungen

![](https://cdn-assets.productfruits.com/debea223-ea7a-425a-a4f0-4537206733d7)

*Abbildung 18: Konfiguration, Weitere Einstellungen*

#### 4.4.1 Zugang zum Meldeformular

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **URL-Key** | Schlüssel im Link zum Meldeformular. Das Symbol daneben (**Regenerieren**) erzeugt einen neuen Key. |
| **Link zum Hinweisgebersystem** | vollständige Adresse des Meldeformulars; die Symbole daneben **Kopieren** und **Öffnen** |
| **QR-Code zum Meldeformular** | QR-Code mit derselben Adresse, z. B. für Aushänge; **QR-Code herunterladen** speichert ihn als Bild |

Veröffentlichen Sie Link und QR-Code im Intranet, auf Aushängen, in Schulungsunterlagen oder auf Ihrer Website.

> **Achtung:** Ein neuer URL-Key ersetzt den bisherigen nach einer Rückfrage (**URL-Key generieren**, **Key generieren**). Alle bisherigen Links und ausgehängten QR-Codes werden ungültig. Bereits abgegebene Hinweise und die Zugänge der Hinweisgebenden bleiben erhalten.

#### 4.4.2 Allgemeine Einstellungen

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Darstellung des Meldeformulars** | **Standard (mit Header und Footer)**, **Footer und Header ausblenden** oder **Footer und Header ausblenden, Logo einblenden** – z. B. zum Einbetten in die eigene Website |
| **Anonyme Meldung verhindern** | Name und E-Mail-Adresse werden Pflichtfelder; anonyme Meldungen sind nicht mehr möglich |

#### 4.4.3 Texte für das Meldeformular

Für **Deutsch** und **English** pflegen Sie getrennt, jeweils in einem Editor mit Formatierung:

| Text | Erscheint |
| --- | --- |
| **Aufklärung zur Nutzung** | auf der Startseite des Meldeformulars |
| **Erklärungstext (Datenschutzhinweis)** | im Formular vor dem Absenden |
| **Bestätigungstext (Checkbox)** | neben dem Kontrollkästchen vor dem Absenden |
| **Hinweise nach Abschluss (Erfolgsseite)** | auf der Bestätigungsseite nach dem Absenden |

**Standardtexte zurücksetzen** ersetzt die Texte in beiden Sprachen durch die mitgelieferten Standardtexte. Die Standardtexte enthalten Platzhalter wie „\[Firma\]“ und „\[Strasse 123\]“; ersetzen Sie sie durch die Angaben Ihres Unternehmens. Klicken Sie danach auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/cffa88cf-b0fa-401e-92a0-a9bbbacd01e0)

*Abbildung 19: Texte für das Meldeformular*

### 4.5 Berechtigungen

Die Tabelle **Berechtigte Benutzer** zeigt, wer Hinweise lesen und bearbeiten kann, mit **Nachname**, **Vorname** und **E-Mail**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8144f96a-1aa8-485f-895d-0956a6020147)

*Abbildung 20: Konfiguration, Berechtigungen*

So schalten Sie Benutzer frei:

1.  Klicken Sie auf **Hinzufügen**.
2.  Wählen Sie unter **Benutzer auswählen** eine oder mehrere Personen. Angeboten werden Benutzer des Mandanten, die bereits einen persönlichen Schlüssel erzeugt haben.
3.  Bestätigen Sie mit **Hinzufügen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f90bb442-5a6b-43a0-82bf-3e14d4a497fb)

*Abbildung 21: Benutzer freischalten*

Zum Entziehen markieren Sie Benutzer und klicken auf **Entfernen**. Der letzte freigeschaltete Benutzer lässt sich nicht entfernen, sonst könnte niemand mehr die Hinweise lesen.

> **Hinweis:** Die Freischaltung gibt den Zugang zu den verschlüsselten Hinweisen. Damit jemand das Modul öffnen kann, braucht er zusätzlich das Recht **Hinweisgebersystem** in seiner Rolle.

## 5 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **HinSchG** | Hinweisgeberschutzgesetz; regelt interne Meldestellen und den Schutz Hinweisgebender. |
| **Eingangsbestätigung** | Bestätigung des Eingangs an die hinweisgebende Person; im System mit dem Absenden erteilt. |
| **Frist Rückmeldung** | Drei Monate nach Eingang; bis dahin erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung zu den Maßnahmen. |
| **Funktionsbausteine** | Auswahlwerte für die Art des Anliegens im Meldeformular. |
| **URL-Key** | Schlüssel im Link zum Meldeformular. Ein neuer Key macht alte Links und QR-Codes ungültig. |
| **Persönlicher Schlüssel** | Schlüsselpaar eines Benutzers für den Zugriff auf verschlüsselte Hinweise; erzeugt im **Benutzerkonto**. |
| **Freischaltung** | Zugang eines Benutzers zu den verschlüsselten Hinweisen des Mandanten; vergeben unter **Berechtigungen**. |

## 6 Häufige Fragen

**Kann die Meldestelle sehen, wer einen anonymen Hinweis abgegeben hat?** Nein. Ohne Kontaktdaten erscheint der Hinweis als **Anonym**. Der Austausch läuft über das Postfach mit Vorgangsnummer und Passwort.

**Die hinweisgebende Person hat ihre Zugangsdaten verloren. Was tun?** Die Zugangsdaten lassen sich nicht wiederherstellen. Die Person kann einen neuen Hinweis abgeben und auf den alten Bezug nehmen.

**Warum sehe ich „Einrichtung erforderlich“?** Ihnen fehlt der persönliche Schlüssel oder die Freischaltung, oder Sie müssen den Schlüssel nach einer Passwortänderung zurücksetzen. Die Seite nennt den Grund.

**Warum kann ich „Abgeschlossen“ nicht wählen?** Der Status steht erst zur Verfügung, wenn der Hinweis mindestens einmal den Status **Rückmeldung erfolgt** hatte.

**Kann ich einen abgeschlossenen Hinweis wieder öffnen?** Nein. Bei **Abgeschlossen** und **Abgelehnt** lässt sich der Status nicht mehr ändern.

**Wir haben einen neuen URL-Key erzeugt. Was müssen wir tun?** Alle alten Links und QR-Codes sind ungültig. Verteilen Sie den neuen Link und QR-Code. Abgegebene Hinweise bleiben erhalten.

**Wer erfährt von einem neuen Hinweis?** Alle unter **Berechtigungen** freigeschalteten Benutzer erhalten eine E-Mail ohne Inhalte des Hinweises. Lesen können sie ihn erst nach der Anmeldung im audatis MANAGER.