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title: "Gemeinsame Verantwortliche"
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last_updated: "2026-11-06T12:28:42.138Z"
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# Gemeinsame Verantwortliche

Gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DS-GVO prüfen, vereinbaren und nachweisen

## 0 Kurzkarte: Eine Vereinbarung in 5 Schritten

*Für alle, die mit einem anderen Unternehmen gemeinsam Daten verarbeiten, z. B. über ein gemeinsames Bewerberportal oder eine gemeinsame Kundenplattform.*

Legen Sie zusammen mit einem anderen Unternehmen fest, wofür und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden? Dann sind Sie gemeinsam Verantwortliche und brauchen eine Vereinbarung nach Art. 26 DS-GVO.

1.  **Anlegen** – **Datenschutz → Gemeinsam Verantwortliche → Neu**, **Bezeichnung**, **Organisationseinheit** und **Fachverantwortlicher** wählen, **Speichern**.
2.  **Prüfen** – unter **Stammdaten** Zwecke und Mittel beschreiben und die vier Prüfungsfragen beantworten. Das Ergebnis darunter zeigt, ob eine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt.
3.  **Beteiligte erfassen** – unter **Verantwortliche & Gruppen** alle beteiligten Unternehmen hinzufügen, auch Ihr eigenes.
4.  **Pflichten verteilen** – unter **Aufgaben & Pflichten** und **TOM** je Pflicht festlegen, wer zuständig ist. **Speichern**.
5.  **Vereinbarung erzeugen** – unter **Dokumente** die **Vereinbarung (intern)** und die **Transparente Information (öffentlich)** **Als Word herunterladen**, unterzeichnen lassen und die unterschriebene Fassung hochladen.

> **Wichtig:** Betroffene Personen müssen das Wesentliche der Vereinbarung erfahren (Art. 26 Abs. 2 DS-GVO). Veröffentlichen Sie dafür die **Transparente Information**, z. B. in der Datenschutzerklärung oder im Bewerbungsformular.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Legen zwei oder mehr Verantwortliche gemeinsam die Zwecke und Mittel einer Verarbeitung fest, sind sie gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DS-GVO). Sie müssen in einer Vereinbarung transparent festlegen, wer welche Pflicht erfüllt, vor allem gegenüber den betroffenen Personen. Das Modul **Gemeinsam Verantwortliche**

-   prüft mit vier Fragen, ob eine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt oder eher eine Auftragsverarbeitung,
-   erfasst die beteiligten Verantwortlichen mit Anschrift, Vertreter und Datenschutzbeauftragtem,
-   verteilt Informationspflichten, Betroffenenrechte, weitere Datenschutzpflichten und die Verantwortung für die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM),
-   verknüpft die Vereinbarung mit den betroffenen Verarbeitungstätigkeiten und Maßnahmen,
-   erzeugt die **Vereinbarung (intern)** und die **Transparente Information (öffentlich)** als Word-Dokument und
-   lässt die Vereinbarung auf Wunsch durch den Datenschutz prüfen (Prüfworkflow).

Sie öffnen das Modul über **Datenschutz → Gemeinsam Verantwortliche**.

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*Abbildung 1: Übersicht Gemeinsam Verantwortliche*

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **Gemeinsam Verantwortliche** | Ein Eintrag im Modul: die Vereinbarung über eine gemeinsame Verarbeitung mit allen Beteiligten. |
| **Verantwortlicher** | Ein beteiligtes Unternehmen oder eine Stelle, z. B. Ihr Mandant und das Partnerunternehmen. Verantwortliche werden einmal erfasst und können in mehreren Vereinbarungen vorkommen. |
| **Gruppe** | Zusammenfassung mehrerer Verantwortlicher einer Vereinbarung, um ihnen Pflichten gemeinsam zuzuweisen, z. B. „Alle Verantwortlichen“. |
| **Fachverantwortlicher** | Person in Ihrem Unternehmen, die den Eintrag pflegt. |
| **Auftragsverarbeitung** | Ein Dienstleister verarbeitet Daten nach Weisung (Art. 28 DS-GVO). Dann liegt in der Regel keine gemeinsame Verantwortlichkeit vor; der Dienstleister gehört als Vertragspartner ins Modul Auftragsverarbeitung (AV). |
| **Transparente Information** | Kurzfassung der Vereinbarung für die betroffenen Personen. |
| **Prüfstatus** | Stand im Prüfworkflow: *offen*, *zur Prüfung*, *geprüft (OK)*, *geprüft (Mängel)*. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| 1\. Anlegen und einordnen | Fachverantwortlicher | Eintrag anlegen, die Prüfungsfragen beantworten |
| 2\. Ausarbeiten | Fachverantwortlicher | Verantwortliche und Gruppen, Aufgaben und Pflichten, TOM und Vereinbarung ausfüllen, Verarbeitungstätigkeiten verknüpfen |
| 3\. Einreichen (optional) | Fachverantwortlicher | **Zur Prüfung einreichen**; Prüfstatus *zur Prüfung* |
| 4\. Prüfen (optional) | Datenschutzbeauftragter | In der Prüfmaske jeden Bereich bewerten und die Prüfung abschließen |
| 5\. Dokumente erzeugen | Fachverantwortlicher | Vereinbarung und Transparente Information herunterladen, unterzeichnen lassen, hochladen, veröffentlichen |

### 1.4 Rollen und Rechte

Die Rechte vergibt die Administration je Modul in Stufen.

| Rolle | Typische Aufgaben | Was sie sieht und darf |
| --- | --- | --- |
| **Lesen** (Stufe 1) | Vereinbarungen einsehen | Übersicht, Ansicht jedes Eintrags, **Exportieren**, Word-Dokumente |
| **Schreiben** (Stufe 2) | Vereinbarungen pflegen | zusätzlich **Neu**, Bearbeiten, **Schlagwörter**, **Massenaktionen**, **Zur Prüfung einreichen** |
| **Löschen** (Stufe 3) | Aufräumen | zusätzlich **Löschen** (Papierkorb) |
| **Sonderrecht** (Stufe 4) | Prüfen, Modul einrichten | zusätzlich **Zur Prüfmaske**, **Prüfung zurücknehmen** und **Gemeinsam Verantwortliche konfigurieren** |
| **Fachverantwortliche** | Eigene Vereinbarungen pflegen | sehen und bearbeiten die Einträge, bei denen sie als **Fachverantwortlicher** eingetragen sind, auch ohne Schreibrecht; löschen dürfen sie nicht |

### 1.5 Verknüpfungen mit anderen Modulen

Eine Vereinbarung steht nicht für sich. Sie gehört zu einer oder mehreren Verarbeitungstätigkeiten und grenzt sich von der Auftragsverarbeitung ab.

#### 1.5.1 Verarbeitungstätigkeiten

-   **In der Vereinbarung:** Unter **Stammdaten → Verknüpfte Verarbeitungstätigkeiten (VVT)** wählen Sie die Verarbeitungstätigkeiten aus dem Modul **Verarbeitungstätigkeiten (VVT)**, die gemeinsam verantwortet werden. Die Spalte **VVT** der Übersicht zählt sie.
-   **Im Verzeichnis:** Das **Behördliche Verzeichnis** einer Verarbeitungstätigkeit nennt unter „Gemeinsam Verantwortliche“ die Vereinbarungen, die mit ihr verknüpft sind, direkt nach den Auftragnehmern.
-   **In der Verarbeitungstätigkeit:** Dort wählen Sie unter **Rechtliches** als **Eigene Rolle bei der Verarbeitungstätigkeit** *Gemeinsam Verantwortliche*. Erhält der Partner Daten, nehmen Sie die Vereinbarung unter **Empfänger → Empfänger hinzufügen** mit dem **Typ** *Gemeinsam Verantwortliche* auf.

> **Tipp:** Pflegen Sie die Verknüpfung in beide Richtungen: die Verarbeitungstätigkeit in der Vereinbarung und die Rolle sowie den Empfänger in der Verarbeitungstätigkeit. Dann stimmen Verzeichnis und Vereinbarung überein.

#### 1.5.2 Vertragspartner und Auftragsverarbeitung

-   **Abgrenzung:** Arbeitet der Partner nur nach Ihrer Weisung, ist er kein gemeinsam Verantwortlicher, sondern Auftragsverarbeiter. Die zweite Prüfungsfrage („Liegt eine Auftragsverarbeitung zwischen den Verantwortlichen vor?“) fragt genau das ab. Auftragsverarbeiter erfassen Sie als Vertragspartner im Modul **Auftragsverarbeitung (AV)** und verknüpfen sie in der Verarbeitungstätigkeit unter **Empfänger → Vertragspartner**.
-   **Eigene Liste der Verantwortlichen:** Die Partner einer Vereinbarung sind keine Vertragspartner aus dem Modul Auftragsverarbeitung. Sie werden hier als **Verantwortliche** geführt, in **Gemeinsam Verantwortliche konfigurieren → Verantwortliche** zentral gepflegt und lassen sich in mehrere Vereinbarungen übernehmen.
-   **Vertragsverwaltung:** In der bisherigen Vertragsverwaltung (**Assets + Organisation → Vertragsverwaltung**) kann ein Vertrag einer **Gemeinsamen Verantwortung** zugeordnet sein. Die Vertragsverwaltung zeigt dann den Namen der Vereinbarung; den Inhalt pflegen Sie hier.
-   **Datenschutz-Folgenabschätzung:** In einer DSFA wählen Sie unter **Verantwortlicher oder Gemeinsam Verantwortliche für die Verarbeitung** Ihren Mandanten oder eine Vereinbarung aus diesem Modul. Archivierte Vereinbarungen stehen dort nicht zur Auswahl.

## 2 Eine gemeinsame Verantwortlichkeit dokumentieren

*Dieses Kapitel richtet sich an Fachverantwortliche.*

### 2.1 Die Übersicht

Die Übersicht zeigt je Vereinbarung **Bezeichnung**, **Prüfstatus**, **Fachverantwortlicher**, die Anzahl der beteiligten **Verantwortliche** und der verknüpften **VVT**, die **Schlagwörter** und die **Letzte Änderung**. Ein Klick auf die Bezeichnung oder das **Auge-Symbol** öffnet die Ansicht, das **Stift-Symbol** die Bearbeitung. Archivierte Einträge stehen im Reiter **Archiv**.

**Suche in Tabelle** durchsucht die sichtbaren Spalten. Unter **Filter** grenzen Sie nach **Bezeichnung**, **Prüfstatus**, **Fachverantwortlicher**, **Verantwortlicher**, **Schlagwörter** und **Geändert am** ein und bestätigen mit **Filter anwenden**. **Filter zurücksetzen** zeigt wieder alle Einträge.

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*Abbildung 2: Filter der Übersicht*

### 2.2 Einen Eintrag anlegen

1.  Klicken Sie auf **Neu**.
2.  Geben Sie im Fenster **Gemeinsam Verantwortliche anlegen** eine **Bezeichnung** ein, z. B. „Gemeinsames Bewerberportal“.
3.  Wählen Sie die **Organisationseinheit** und den **Fachverantwortlichen**.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster für den nächsten Eintrag offen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d5a3fe5b-94ec-4471-a411-5f16ecc5505d)

*Abbildung 3: Neuen Eintrag anlegen*

Der neue Eintrag hat den Prüfstatus *offen*. Öffnen Sie ihn über das **Stift-Symbol**, um ihn auszuarbeiten.

> **Hinweis:** Ist in den Mandanteneinstellungen die Option für Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto eingeschaltet, erscheint in der Bearbeitung zusätzlich das Freitextfeld **oder Fachverantwortlicher** für eine Person ohne eigenen Zugang.

### 2.3 Die Detailseite

Die Bearbeitung zeigt alle Bereiche untereinander: **Stammdaten**, **Verantwortliche & Gruppen**, **Aufgaben & Pflichten**, **TOM**, **Vereinbarung** und **Dokumente**. Ein Klick auf einen Reiter springt zum Bereich. In der Werkzeugleiste stehen **Speichern**, je nach Prüfstatus **Zur Prüfung einreichen** oder **Zur Prüfmaske**, **Exportieren** und **Abbrechen**. Das Symbol ganz rechts öffnet die rechte Leiste.

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*Abbildung 4: Kopf der Detailseite mit Werkzeugleiste und Reitern*

Speichern Sie die Textfelder und Auswahlfelder mit **Speichern**. Verantwortliche, Gruppen und Maßnahmen dagegen werden in eigenen Fenstern hinzugefügt und sofort gespeichert.

### 2.4 Stammdaten und Prüfung der gemeinsamen Verantwortlichkeit

1.  Prüfen Sie **Bezeichnung**, **Organisationseinheit** und **Fachverantwortlicher**.
2.  Beschreiben Sie unter **Beschreibung der Zwecke und Mittel der Verarbeitung**, was gemeinsam verarbeitet wird, wozu und mit welchen Mitteln, z. B. mit welchem System.
3.  Beantworten Sie unter **Prüfung der gemeinsamen Verantwortlichkeit (Art. 26 DS-GVO)** die vier Fragen mit **Ja** oder **Nein**:

| Frage | Bedeutung der Antwort |
| --- | --- |
| Werden von einem Verantwortlichen konkrete Weisungen gegenüber anderen beteiligten Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitungstätigkeit gegeben? | *Ja* spricht eher für eine Auftragsverarbeitung. |
| Liegt eine Auftragsverarbeitung zwischen den Verantwortlichen vor? | *Ja* schließt eine gemeinsame Verantwortlichkeit in der Regel aus. |
| Werden die Daten in einem gemeinsamen IT-System erhoben, gespeichert oder anderweitig verarbeitet? | *Ja* ist ein Indiz für eine gemeinsame Verantwortlichkeit. |
| Einigen sich alle beteiligten Stellen auf Zweck und Mittel der Verarbeitung indem alle gemeinsam diese festlegen? | *Ja* ist ein starkes Indiz für eine gemeinsame Verantwortlichkeit. |

1.  Darunter zeigt das System das Ergebnis: grün **Gemeinsame Verantwortlichkeit liegt vor.** oder gelb einen Hinweis, dass voraussichtlich keine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt. Prüfen Sie im zweiten Fall, ob stattdessen ein Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine eigene Verarbeitungstätigkeit genügt.
2.  Wählen Sie unter **Verknüpfte Verarbeitungstätigkeiten (VVT)** die betroffenen Verarbeitungstätigkeiten (siehe Kapitel Einführung, Abschnitt Verknüpfungen mit anderen Modulen).
3.  Beschreiben Sie, **Wie erfolgt die Information der betroffenen Personen?**, nennen Sie bei Bedarf **Zertifikate oder andere Instrumente** und ergänzen Sie **Bemerkungen**.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**.

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*Abbildung 5: Stammdaten mit Prüfungsfragen und Ergebnis*

### 2.5 Verantwortliche und Gruppen

Im Bereich **Verantwortliche & Gruppen** erfassen Sie alle beteiligten Unternehmen, auch Ihr eigenes. Nur Verantwortliche, die hier stehen, können Sie später Pflichten zuweisen.

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*Abbildung 6: Verantwortliche und Gruppen*

#### 2.5.1 Verantwortlichen hinzufügen

1.  Klicken Sie unter **Beteiligte Verantwortliche** auf **Verantwortlichen hinzufügen**.
2.  Wählen Sie im Fenster **Verantwortlichen hinzufügen** einen Reiter:
    -   **Anlegen** – neuen Verantwortlichen mit seiner **Firma** erfassen.
    -   **Verantwortlichen wählen** – einen Verantwortlichen übernehmen, der in Ihrem Mandanten schon erfasst ist, z. B. aus einer anderen Vereinbarung. Der Reiter erscheint nur, wenn es solche Verantwortlichen gibt.
3.  Ordnen Sie den Verantwortlichen unter **Gruppen zuweisen (optional)** gleich einer vorhandenen Gruppe zu.
4.  Klicken Sie auf **Speichern** bzw. **Verknüpfen**.

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*Abbildung 7: Verantwortlichen hinzufügen*

Mit **Auswahl entfernen** lösen Sie markierte Verantwortliche aus dieser Vereinbarung. Der Verantwortliche selbst bleibt erhalten und kann in anderen Vereinbarungen weiter verwendet werden.

#### 2.5.2 Kontaktdaten eines Verantwortlichen pflegen

Die Kontaktdaten erscheinen in den erzeugten Dokumenten. Pflegen Sie sie deshalb vollständig.

1.  Klicken Sie in der Zeile des Verantwortlichen auf das **Stift-Symbol**.
2.  Tragen Sie **Firma**, **Zusatz**, **Straße**, **PLZ**, **Ort**, **Land**, **Telefon** und **E-Mail** ein.
3.  Nennen Sie den **Vertreter** und, bei einem Verantwortlichen ohne Niederlassung in der EU, den **Vertreter EU**.
4.  Tragen Sie den **Datenschutzbeauftragter** mit **DSB Telefon** und **DSB E-Mail** ein und bei Bedarf die **Kunden-ID**.
5.  Ordnen Sie unter **Gruppen zuweisen** die Gruppen dieser Vereinbarung zu und klicken Sie auf **Speichern**.

Der Reiter **Verknüpfte Gemeinsam Verantwortliche** zeigt, in welchen Vereinbarungen dieser Verantwortliche außerdem vorkommt. Änderungen an den Kontaktdaten gelten für alle diese Vereinbarungen.

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*Abbildung 8: Kontaktdaten eines Verantwortlichen*

#### 2.5.3 Gruppen

Gruppen sparen Arbeit, wenn mehrere Verantwortliche dieselbe Pflicht gemeinsam erfüllen.

1.  Klicken Sie unter **Gruppen verwalten** auf **Gruppe anlegen**.
2.  Geben Sie den **Gruppenname** ein, z. B. „Alle Verantwortlichen“, und wählen Sie unter **Mitglieder auswählen (optional)** die Verantwortlichen.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a8128d37-80f6-4ea3-a37c-bf47e2d5deb0)

*Abbildung 9: Gruppe anlegen*

Über das **Stift-Symbol** der Gruppe ändern Sie Namen und Mitglieder, mit **Auswahl entfernen** löschen Sie markierte Gruppen aus der Vereinbarung.

#### 2.5.4 Datenerhebung und Anlaufstelle

Wählen Sie unten im Bereich, **Wer erhebt die Daten ursprünglich?** und wer die **Anlaufstelle für betroffene Personen** ist. Zur Auswahl stehen die Verantwortlichen und Gruppen dieser Vereinbarung. Klicken Sie auf **Speichern**.

### 2.6 Aufgaben und Pflichten

Im Bereich **Aufgaben & Pflichten** legen Sie für jede Pflicht fest, welcher Verantwortliche oder welche Gruppe sie erfüllt. Mehrfachauswahl ist möglich.

| Abschnitt | Pflichten |
| --- | --- |
| **Informationspflichten** | **Informationspflichten gem. Art. 13 DS-GVO**, **Informationspflichten gem. Art. 14 DS-GVO** |
| **Betroffenenrechte** | **Auskunftsanfragen**, **Berichtigungsanfragen**, **Einschränkungsanfragen**, **Löschanfragen**, **Datenübertragbarkeit (Herausgabe)**, **Widerspruchsanfragen** |
| **Datenschutzanforderungen** | **Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen**, **Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen**, **Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen**, **Auftragsverarbeiter auswählen und prüfen**, **Datenschutzbeauftragten stellen (extern)**, **Privacy by Design / Privacy by Default** |

Klicken Sie danach auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6cf16386-78c0-47c9-a6c2-a10db750e7fc)

*Abbildung 10: Aufgaben und Pflichten*

> **Wichtig:** Weisen Sie jeder Pflicht mindestens einen Verantwortlichen zu. Betroffene können ihre Rechte gegenüber jedem Beteiligten geltend machen; unklare Zuständigkeiten führen zu verpassten Fristen.

### 2.7 TOM

1.  Klicken Sie unter **Verknüpfte TOM** auf **Maßnahme verknüpfen**.
2.  Wählen Sie unter **Maßnahmen auswählen** die Maßnahmen aus dem Modul TOM, die für die gemeinsame Verarbeitung gelten. Das Suchfeld grenzt die Liste ein.
3.  Klicken Sie auf **Verknüpfen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/48bd9e3c-c2dd-4ded-9eed-ee8d17e2b456)

*Abbildung 11: Maßnahme verknüpfen*

Die Tabelle zeigt je Maßnahme **Typ** und **Umsetzungsstatus**; das Symbol am Zeilenende öffnet die Maßnahme. Mit **Entfernen** lösen Sie markierte Maßnahmen wieder.

1.  Legen Sie unter **Verantwortlichkeiten für TOM** fest, wer die Maßnahmen auswählt und dokumentiert (**TOM auswählen und dokumentieren**) und wer sie regelmäßig prüft (**Regelmäßige Prüfung der TOM**).
2.  Beschreiben Sie unter **Berechtigungen**, **Wie werden die Berechtigungen (Zugriffsrechte + Rollen) definiert?**
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2fd58cbf-37e1-45b2-97b3-0672a21316b3)

*Abbildung 12: Bereich TOM*

### 2.8 Vereinbarung

1.  Regeln Sie unter **Interne Regelungen** den **Ausgleich bei Inanspruchnahmen durch betroffene Personen sowie Haftung und Schadenersatz** und die **Wahrung der Vertraulichkeit**.
2.  Wählen Sie unter **Dauer der Vereinbarung** die **Laufzeit**: *Auf unbestimmte Zeit*, *Zeitspanne festgelegt* (dann mit **Von** und **Bis**) oder *Geregelt in Hauptvertrag*.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5173d1e4-8dec-46d1-9922-f749990d7c6e)

*Abbildung 13: Bereich Vereinbarung*

### 2.9 Dokumente

Unter **Generierte Dokumente** erzeugt das System aus Ihren Angaben zwei Word-Dokumente:

| Dokument | Zweck |
| --- | --- |
| **Vereinbarung (intern)** | Vollständige Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit für die Beteiligten |
| **Transparente Information (öffentlich)** | Kurzfassung für die Veröffentlichung auf Webseiten und Datenschutzerklärungen |

1.  Klicken Sie beim gewünschten Dokument auf **Als Word herunterladen**.
2.  Prüfen und ergänzen Sie das Dokument und lassen Sie die Vereinbarung von allen Beteiligten unterzeichnen.
3.  Laden Sie die unterzeichnete Fassung unter **Hochgeladene Dokumente** hoch: Datei in das Feld ziehen oder **klicken zum Auswählen** (bis 50 MB).

![](https://cdn-assets.productfruits.com/aef4cb86-75a3-4c14-b064-a89e61a6e474)

*Abbildung 14: Bereich Dokumente*

> **Tipp:** Speichern Sie vor dem Herunterladen. Die Dokumente enthalten den zuletzt gespeicherten Stand.

### 2.10 Die Ansicht und die rechte Leiste

Die Ansicht (**Auge-Symbol**) zeigt alle Bereiche schreibgeschützt. Mit **Bearbeiten** wechseln Sie in die Bearbeitung, mit **Exportieren** laden Sie diesen Eintrag als Datenliste oder Word-Dokument herunter.

Die rechte Leiste öffnen Sie über das Symbol ganz rechts in der Werkzeugleiste.

| Bereich | Inhalt |
| --- | --- |
| **Aufgaben** | Aufgaben zu dieser Vereinbarung anlegen und verfolgen |
| **Schlagwörter** | Thematische Einordnung, auch als Filter in der Übersicht |
| **Prüfhistorie** | Einreichungen und abgeschlossene Prüfungen; Prüfungsergebnis ansehen und als PDF herunterladen |
| **Kommentare** | Abstimmung mit Kollegen |
| **Links** | Verweise auf Dokumente aus der Dateiablage |
| **Aktivitätslog** | Wer hat wann was geändert |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/adddb875-d59b-4707-b706-de4a0c66b9d9)

*Abbildung 15: Ansicht mit geöffneter Prüfhistorie*

### 2.11 Die Hilfe

Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe. Sie erklärt die aktuelle Seite, gestuft von Einstieg bis Profi.

Ist für das Modul eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf der Übersicht von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol **Tour erneut starten** neu.

## 3 Vereinbarungen prüfen

*Für Datenschutzbeauftragte. Voraussetzung: In der Konfiguration ist der* \*Prüfworkflow\*\* eingeschaltet. Die Prüfmaske öffnet nur, wer das Sonderrecht (Stufe 4) im Modul hat.\*

Der Prüfworkflow sorgt für das Vier-Augen-Prinzip: Die Fachverantwortlichen pflegen die Vereinbarung und reichen sie ein, der Datenschutz prüft und dokumentiert das Ergebnis. Den Stand zeigt die Spalte **Prüfstatus** der Übersicht.

| Prüfstatus | Bedeutung |
| --- | --- |
| *offen* | Noch nicht eingereicht oder Prüfung zurückgenommen |
| *zur Prüfung* | Eingereicht, die Prüfung ist noch nicht abgeschlossen |
| *geprüft (OK)* / *geprüft (Mängel)* | Prüfung abgeschlossen |

Ihr Mandant kann zusätzliche, eigene Prüfstatus führen; sie erscheinen dann ebenfalls in der Auswahl.

### 3.1 Zur Prüfung einreichen

1.  Öffnen Sie die Vereinbarung zur Bearbeitung und speichern Sie offene Änderungen.
2.  Klicken Sie auf **Zur Prüfung einreichen**. Der Prüfstatus wechselt auf *zur Prüfung*.
3.  Ist in der Konfiguration ein **Standard-Prüfer** hinterlegt, erhält er eine Prüfaufgabe.

An der Stelle von **Zur Prüfung einreichen** steht danach **Zur Prüfmaske**.

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*Abbildung 16: Eingereichte Vereinbarung mit Zur Prüfmaske*

### 3.2 In der Prüfmaske bewerten

1.  Öffnen Sie die eingereichte Vereinbarung und klicken Sie auf **Zur Prüfmaske**.
2.  Die Prüfmaske (**Prüfung: …**) zeigt die Angaben schreibgeschützt in den Reitern **Stammdaten**, **Verantwortliche & Gruppen**, **Aufgaben & Pflichten**, **TOM** und **Vereinbarung**.
3.  Wählen Sie rechts je Bereich das **Prüfergebnis**: *Nicht geprüft*, *OK (kein Änderungsbedarf)*, *Ausreichend (Optimierungspotential)* oder *Nicht ausreichend (Nachbesserung notwendig)*. Begründen Sie es unter **Anmerkungen zur Prüfung**.
4.  Mit **Speichern** sichern Sie einen Zwischenstand und prüfen später weiter.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/356cee04-810d-4647-bd6a-caa36dd56e73)

*Abbildung 17: Prüfmaske*

### 3.3 Prüfung abschließen

1.  Wechseln Sie in den Reiter **Endergebnis**.
2.  Wählen Sie den **Status**: *geprüft (OK)* oder *geprüft (Mängel)*.
3.  Setzen Sie bei Bedarf die **Nächste Prüfung**.
4.  Bei *geprüft (Mängel)* wählen Sie zusätzlich, wer die Mängel behebt und bis wann; daraus entsteht eine Aufgabe.
5.  Fassen Sie das Ergebnis unter **Anmerkung** zusammen und klicken Sie auf **Prüfung abschließen**. Bestätigen Sie die Rückfrage.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/31de679a-5961-4f6d-aaf0-6d8b4570276c)

*Abbildung 18: Endergebnis der Prüfung*

Die abgeschlossene Prüfung steht in der **Prüfhistorie** der rechten Leiste. Das **Auge-Symbol** öffnet das Prüfungsergebnis mit allen Bewertungen und Anmerkungen, das Download-Symbol lädt das Prüfprotokoll als PDF herunter.

### 3.4 Wenn die nächste Prüfung fällig ist

Ist das Datum der **Nächsten Prüfung** erreicht, hängt das Verhalten von der Mandanteneinstellung **Bei fälliger Prüfung automatisch zur Prüfung einreichen** ab (**Mandanteneinstellungen**, Reiter **Sonstiges**):

-   **eingeschaltet** – die Vereinbarung wird automatisch zur Prüfung eingereicht,
-   **ausgeschaltet** – der Prüfer erhält eine Aufgabe und reicht die Vereinbarung bei Bedarf selbst ein.

### 3.5 Prüfung zurücknehmen

**Massenaktionen → Prüfung zurücknehmen** (Sonderrecht) nimmt versehentlich oder verfrüht eingereichte Vereinbarungen aus dem Prüfprozess. Der Prüfstatus geht auf den Stand vor der Einreichung zurück und die Prüfaufgabe wird geschlossen.

Lässt sich der Stand vor der Einreichung nicht mehr feststellen, bleibt der Eintrag unverändert, es sei denn, Sie schalten **Diese Datensätze stattdessen auf "Nicht geprüft" setzen** ein.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0a869bc8-c1dc-41d2-806c-070452a3bcdf)

*Abbildung 19: Prüfung zurücknehmen*

### 3.6 Vereinbarung aktualisieren

*Nur wenn in der Konfiguration der* \*Aktualisierungsworkflow\*\* eingeschaltet ist.\*

Wurde eine Vereinbarung länger als das eingestellte Intervall nicht geändert, erhält der Fachverantwortliche eine Aufgabe. Der Eintrag trägt dann das Kennzeichen **zur Aktualisierung**; der gleichnamige Filter in der Übersicht findet alle betroffenen Einträge.

1.  Öffnen Sie die Vereinbarung zur Bearbeitung und prüfen Sie alle Bereiche. Ändern Sie, was nicht mehr stimmt, und klicken Sie auf **Speichern**.
2.  Klicken Sie auf **Aktualisierung abgeschlossen** und wählen Sie im Dialog, ob der Datensatz aktuell ist oder aktualisiert wurde.
3.  Schließen Sie den Dialog ab. Die zugehörige Aufgabe wird automatisch erledigt.

## 4 Übersicht, Massenaktionen und Export

### 4.1 Massenaktionen

Markieren Sie Einträge in der Übersicht. Dann werden **Löschen**, **Schlagwörter** und **Massenaktionen** aktiv.

| Massenaktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Fachverantwortlichen zuweisen** | Setzt für alle markierten Einträge denselben Fachverantwortlichen. |
| **Auf Mandanten kopieren** | Kopiert die Auswahl in andere Mandanten (siehe unten). |
| **Prüfung zurücknehmen** | Nimmt eingereichte Einträge aus dem Prüfprozess (nur mit Sonderrecht und eingeschaltetem Prüfworkflow). |
| **Ausgewählte archivieren** | Verschiebt die Auswahl in den Reiter **Archiv**. Dort holen Sie Einträge mit **Ausgewählte wiederherstellen** zurück. |

Mit **Schlagwörter** neben den Massenaktionen ordnen Sie der Auswahl Schlagwörter zu oder entfernen sie.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/91a27f07-84ac-40ee-8e69-66344ba576ae)

*Abbildung 20: Massenaktionen*

### 4.2 Archiv und Löschen

-   Archivieren Sie Vereinbarungen, die beendet sind, aber nachweisbar bleiben sollen. Archivierte Einträge stehen im Reiter **Archiv** und können in einer DSFA nicht mehr ausgewählt werden.
-   **Löschen** (Stufe 3) entfernt markierte Einträge nach einer Rückfrage. Gelöschte Einträge liegen im Papierkorb, bis die Aufbewahrungsfrist abläuft.

### 4.3 Auf Mandanten kopieren

Mit **Massenaktionen → Auf Mandanten kopieren** übertragen Sie Vereinbarungen in einen oder mehrere andere Mandanten, in denen Sie im Modul mindestens Schreibrecht haben, z. B. innerhalb einer Unternehmensgruppe.

1.  Markieren Sie die Einträge und wählen Sie **Auf Mandanten kopieren**.
2.  Wählen Sie die Zielmandanten und bestätigen Sie.

Kopiert werden Bezeichnung, die Textfelder (Zwecke und Mittel, Information der Betroffenen, Zertifikate, Berechtigungen, Vertraulichkeit, Haftung), die Antworten auf die Prüfungsfragen, die Laufzeit, die beteiligten Verantwortlichen, die Gruppen und die Zuordnung der Pflichten. Verantwortliche, die es im Zielmandanten schon gibt, werden wiederverwendet. Nicht kopiert werden Organisationseinheit, Fachverantwortlicher, Bemerkungen, Schlagwörter, verknüpfte Verarbeitungstätigkeiten und Maßnahmen sowie Dokumente. Die Kopie hat den Prüfstatus *offen*.

### 4.4 Exportieren

**Exportieren** öffnet einen Assistenten in drei Schritten:

1.  **Umfang** – *Alle*, *Auswahl* (die markierten Einträge) oder *Gefiltert* (nur bei aktivem Filter).
2.  **Exportform** – siehe Tabelle.
3.  **Format** – je nach Exportform.

| Exportform | Inhalt | Format |
| --- | --- | --- |
| **Datenliste** | Eine Zeile je Vereinbarung mit allen Feldern der Bearbeitung | CSV, JSON, XML |
| **Vereinbarung (intern)** | Das Vertragsdokument je Vereinbarung | Word (.docx) |
| **Transparente Information (öffentlich)** | Die Kurzfassung je Vereinbarung | Word (.docx) |
| **Alle Verantwortlichen** | Eine Zeile je beteiligtem Verantwortlichen mit Anschrift, Vertreter und Datenschutzbeauftragtem | CSV |
| **Nach Verantwortlichkeiten** | Eine Zeile je Vereinbarung, die beteiligten Verantwortlichen nebeneinander | CSV |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f1974272-6909-4681-a2e8-069e68e42df4)

*Abbildung 21: Export: Umfang wählen*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/70bb21ab-255a-423a-ae81-856098907d97)

*Abbildung 22: Export: Exportform wählen*

In der Ansicht und in der Bearbeitung exportiert **Exportieren** nur den geöffneten Eintrag: als **Datenliste**, **Vereinbarung (intern)** oder **Transparente Information (öffentlich)**.

## 5 Konfiguration

**Zugriff:** **Gemeinsam Verantwortliche konfigurieren** oben rechts in der Übersicht. Die Konfiguration öffnen und bearbeiten Personen mit dem Sonderrecht (Stufe 4) im Modul. Alle Einstellungen gelten für den ganzen Mandanten.

Die Konfiguration hat die Reiter **Schlagwörter**, **Verantwortliche** und **Einstellungen**. Änderungen in den Tabellen speichert das System sofort; der Reiter **Einstellungen** braucht **Speichern**. **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht.

Empfohlene Reihenfolge beim Einrichten:

1.  **Einstellungen**: Prüfworkflow mit Standard-Prüfer, Pflichtfeld Fachverantwortlicher, ggf. Aktualisierungsworkflow
2.  **Verantwortliche**: Ihr eigenes Unternehmen und häufige Partner einmal mit vollständigen Kontaktdaten erfassen
3.  Optional: **Schlagwörter**

### 5.1 Schlagwörter

Schlagwörter ordnen Vereinbarungen thematisch, z. B. nach Geschäftsbereich oder Partner, und dienen als Filter in der Übersicht. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**. Mit **Neu** legen Sie ein Schlagwort an, über das **Stift-Symbol** ändern Sie es. Nicht mehr benötigte Schlagwörter archivieren Sie über **Massenaktionen**; mit **Löschen** entfernen Sie markierte Schlagwörter. Zugeordnet werden Schlagwörter in der Übersicht über **Schlagwörter** oder in der rechten Leiste des Eintrags.

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*Abbildung 23: Konfiguration: Schlagwörter*

### 5.2 Verantwortliche

Der Reiter zeigt alle Verantwortlichen Ihres Mandanten mit **Firma**, **Ansprechpartner** und **E-Mail**, unabhängig davon, in welcher Vereinbarung sie vorkommen. **Filter** grenzt nach **Firma**, **Ansprechpartner** und **E-Mail** ein.

-   **Neu** legt einen Verantwortlichen an. Gehört Ihr Mandant zu einer Unternehmensgruppe, übernehmen Sie im Reiter **Hinzuziehen** die Kontaktdaten eines anderen Mandanten der Gruppe aus dessen Mandanteneinstellungen.
-   Das **Auge-Symbol** öffnet die Kontaktdaten zum Lesen, das **Stift-Symbol** zum Bearbeiten. Die Felder sind dieselben wie in der Vereinbarung (siehe Abschnitt Kontaktdaten eines Verantwortlichen pflegen); der Reiter **Verknüpfte Gemeinsam Verantwortliche** zeigt, wo der Verantwortliche verwendet wird.
-   **Löschen** verschiebt markierte Verantwortliche in den Papierkorb. Die Rückfrage nennt die Vereinbarungen, in denen sie vorkommen; alle Verknüpfungen zu Gruppen und Vereinbarungen werden entfernt.

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*Abbildung 24: Konfiguration: Verantwortliche*

### 5.3 Einstellungen

| Bereich | Feld | Wirkung |
| --- | --- | --- |
| Prüfworkflow | **Prüfworkflow aktivieren** | Einträge können zur Prüfung eingereicht und in der Prüfmaske geprüft werden. Ausgeschaltet fehlen **Zur Prüfung einreichen**, **Zur Prüfmaske** und **Prüfung zurücknehmen**. |
|  | **Standard-Prüfer** | Benutzer mit Prüfrecht, dem die Prüfaufgabe beim Einreichen zugewiesen wird. |
| Aktualisierungsworkflow | **Aktualisierungsworkflow aktivieren**, **Aktualisierungsintervall** | Erstellt automatisch Aufgaben, wenn Einträge länger als das Intervall (3, 6, 12, 24 oder 36 Monate) nicht aktualisiert wurden. Das Intervall erscheint, sobald der Schalter an ist. Beim Einschalten nennt ein Dialog, wie viele Einträge beim nächsten Lauf voraussichtlich markiert werden. |
| Fachverantwortlicher | **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** | Beim Anlegen und Bearbeiten muss ein Fachverantwortlicher gewählt werden. |

Klicken Sie nach Änderungen auf **Speichern**.

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*Abbildung 25: Konfiguration: Einstellungen*

> **Hinweis:** Ob eine fällige Prüfung automatisch eingereicht oder dem Prüfer nur als Aufgabe gemeldet wird, legt die Mandanteneinstellung **Bei fälliger Prüfung automatisch zur Prüfung einreichen** fest (**Mandanteneinstellungen**, Reiter **Sonstiges**). Sie gilt für alle Module mit Prüfworkflow.

## 6 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Art. 26 DS-GVO** | Regelt gemeinsam Verantwortliche und die Pflicht zur Vereinbarung. |
| **Art. 13 / Art. 14 DS-GVO** | Informationspflichten bei Erhebung bei der betroffenen Person bzw. bei Dritten. |
| **Anlaufstelle** | Stelle, an die sich betroffene Personen mit Fragen und Anträgen wenden können. |
| **Auftragsverarbeitung** | Verarbeitung im Auftrag und nach Weisung (Art. 28 DS-GVO); Abgrenzung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit. |
| **Behördliches Verzeichnis** | Export einer Verarbeitungstätigkeit für die Aufsichtsbehörde; nennt verknüpfte gemeinsam Verantwortliche. |
| **Vertreter EU** | Vertreter eines Verantwortlichen ohne Niederlassung in der EU (Art. 27 DS-GVO). |
| **TOM** | Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DS-GVO). |
| **Transparente Information** | Wesentlicher Inhalt der Vereinbarung für die betroffenen Personen (Art. 26 Abs. 2 DS-GVO). |

## 7 Häufige Fragen

**Wann liegt keine gemeinsame Verantwortlichkeit vor?** Wenn ein Unternehmen nur nach Weisung des anderen arbeitet (Auftragsverarbeitung) oder jedes Unternehmen die Daten für eigene, unabhängige Zwecke verarbeitet. Die Prüfungsfragen unter **Stammdaten** helfen bei der Einordnung.

**Muss ich mein eigenes Unternehmen als Verantwortlichen erfassen?** Ja. Die Vereinbarung nennt alle Beteiligten; nur so lassen sich auch Ihrem Unternehmen Pflichten zuweisen.

**Ein Partner ist an mehreren Vereinbarungen beteiligt. Muss ich ihn jedes Mal neu erfassen?** Nein. Übernehmen Sie ihn über **Verantwortlichen hinzufügen → Verantwortlichen wählen**. Seine Kontaktdaten pflegen Sie einmal; sie gelten für alle Vereinbarungen.

**Wo trage ich einen Dienstleister ein, der nur in unserem Auftrag arbeitet?** Im Modul **Auftragsverarbeitung (AV)** als Vertragspartner, nicht hier. In der Verarbeitungstätigkeit verknüpfen Sie ihn unter **Empfänger → Vertragspartner**.

**Warum fehlen Angaben im Word-Dokument?** Die Dokumente enthalten den zuletzt gespeicherten Stand. Speichern Sie und laden Sie das Dokument erneut herunter. Kontaktdaten der Verantwortlichen pflegen Sie über das **Stift-Symbol** in der Tabelle **Beteiligte Verantwortliche**.

**Warum sehe ich die Schaltfläche Zur Prüfung einreichen nicht?** Der Prüfworkflow ist in der Konfiguration ausgeschaltet, Sie haben kein Schreibrecht, oder der Eintrag ist bereits eingereicht.

**Wer erhält die Prüfaufgabe?** Der in der Konfiguration hinterlegte **Standard-Prüfer**.