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title: "Fragebögen"
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last_updated: "2026-10-18T16:25:47.610Z"
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# Fragebögen

Fragebogen-Vorlagen für Audits, Selbstauskünfte und TOM-Audits aufbauen und freigeben

## 0 Kurzkarte: Fragebogen anlegen und freigeben in 5 Schritten

*Für alle, die gelegentlich einen Fragebogen für ein Audit vorbereiten.*

Ein Audit braucht immer mindestens einen **freigegebenen** Fragebogen. Der Fragebogen ist die wiederverwendbare Vorlage: Er legt fest, welche Bereiche und Fragen im Audit gestellt werden und welche Antworten möglich sind.

1.  **Anlegen** – **Audit → Fragebögen → Neu**, **Titel des Fragebogens** und **Art des Fragebogens** (*Audit Fragebogen*, *AV-Selbstauskunft* oder *TOM-Fragebogen*) eintragen, **Speichern**.
2.  **Bereiche anlegen** – im Reiter **Bereiche + Fragen** über **Bereich hinzufügen** die Kapitel anlegen, z. B. „Organisation“.
3.  **Fragen anlegen** – je Bereich über **Frage hinzufügen** die Fragen mit **Kurzbezeichnung**, **Antworttyp** und dem Fragetext anlegen; bei TOM-Fragebögen zusätzlich den **Anforderungsbezug** setzen.
4.  **Antwortoptionen anlegen** – bei Auswahlfragen über **Option hinzufügen** die möglichen Antworten mit **Bewertung**, **Ergebnistext** und **Auditmaßnahme** hinterlegen. **Speichern** nicht vergessen.
5.  **Prüfen und freigeben** – **Pflichtfelder prüfen** klicken, fehlende Angaben ergänzen, dann im Reiter **Stammdaten** **Freigegeben zur Verwendung** einschalten und **Speichern**.

> **Wichtig:** Nur freigegebene Fragebögen stehen beim Anlegen eines Audits zur Auswahl. Ein Audit erhält beim Anlegen eine eigene Kopie des Fragebogens – spätere Änderungen an der Vorlage wirken sich auf bereits angelegte Audits nicht aus.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Im Modul **Fragebögen** pflegen Sie die Fragebogen-Vorlagen für Audits, Selbstauskünfte und TOM-Audits. Eine Vorlage wird einmal aufgebaut und danach für beliebig viele Audits verwendet, etwa für die jährliche Wiederholungsprüfung, für die Prüfung mehrerer Auftragsverarbeiter mit demselben Fragenkatalog (Art. 28 Abs. 1 DS-GVO) oder für die Angemessenheitsprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DS-GVO).

Das Modul

-   bildet einen Fragenkatalog in Bereichen, Fragen und Antwortoptionen ab,
-   hinterlegt zu jeder Antwort eine Bewertung, einen Ergebnistext und eine Maßnahmenempfehlung,
-   ordnet Fragen auf Wunsch Anforderungen aus Anforderungskatalogen zu (**Anforderungsbezug**), z. B. „DS-GVO + BDSG (bewährt): Zutrittskontrolle“,
-   kann an Antworten **Folgefragen** und automatische **Aktionen** knüpfen, z. B. eine Aufgabe anlegen,
-   prüft die Vorlage auf Vollständigkeit und gibt sie für Audits frei.

Die Audits selbst führen Sie im Modul **Audits** durch, die Angemessenheitsprüfung der TOM-Kataloge im Modul **TOM**. Wiederverwendbare Bausteine liegen in der **Bibliothek** (jeweils eigene Handbücher).

### 1.2 Die drei Arten von Fragebögen

| Art | Wofür | Wo auswählbar |
| --- | --- | --- |
| **Audit Fragebogen** | Klassische Audits, z. B. Datenschutzorganisation oder Dienstleisteraudit | Audits vom Typ *Audit* und *Selbstauskunft* |
| **AV-Selbstauskunft** | Selbstauskunft eines Auftragsverarbeiters, meist über einen externen Link ausgefüllt | Audits vom Typ *Audit* und *Selbstauskunft* |
| **TOM-Fragebogen** | Prüffragen zur Angemessenheit der technischen und organisatorischen Maßnahmen | Nur in Audits vom Typ **TOM-Audit** und als **Standard-Prüfkatalog Angemessenheitsprüfung** in der TOM-Konfiguration |

Mitgeliefert wird der TOM-Fragebogen **„TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG“** (siehe *Die Systemvorlage „TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG“*).

### 1.3 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **Fragebogen** (Vorlage) | Wiederverwendbarer Fragenkatalog. Wird beim Anlegen eines Audits in das Audit kopiert. |
| **Art des Fragebogens** | *Audit Fragebogen*, *AV-Selbstauskunft* oder *TOM-Fragebogen*; bestimmt, in welchen Audits die Vorlage zur Auswahl steht. |
| **Bereich** | Kapitel des Fragebogens, z. B. „Technische Maßnahmen“. Im Audit erscheint jeder Bereich als eigener Reiter. |
| **Frage** | Eine Prüffrage mit **Antworttyp** (Auswahl, Freitext, Datei, Zahl oder reiner Hinweistext). |
| **Antwortoption** | Eine auswählbare Antwort einer Auswahlfrage, z. B. „angemessen“ oder „nicht angemessen“. Trägt Bewertung, Ergebnistext und Maßnahmenempfehlung. |
| **Bewertung** | Bewertungsstufe einer Antwortoption mit Punktwert, z. B. *Angemessen (100)* oder *Nicht angemessen (0)*. |
| **Anforderungsbezug** | Zuordnung einer Frage zu Anforderungen eines Anforderungskatalogs (Framework). Im TOM-Audit zeigt die Frage dadurch die Maßnahmen mit diesen Anforderungen. |
| **Folgefrage** | Frage, die im Audit nur erscheint, wenn eine bestimmte Antwortoption gewählt wurde. |
| **Aktion** | Folgehandlung, die eine Antwortoption auslöst, z. B. eine Aufgabe oder eine technische und organisatorische Maßnahme anlegen. |
| **Freigegeben** | Die Vorlage steht beim Anlegen eines Audits zur Auswahl. |
| **Pflichtfrage** | Frage, die im Audit beantwortet werden muss. Fragen sind Pflicht, solange **Die Frage ist optional zu beantworten.** nicht eingeschaltet ist. |

### 1.4 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert | Ergebnis |
| --- | --- | --- | --- |
| 1\. Anlegen | Vorlagen-Verantwortliche | Titel und Art festlegen, neu oder **Neu aus Bibliothek** | Vorlage, nicht freigegeben |
| 2\. Aufbauen | Vorlagen-Verantwortliche | Bereiche, Fragen, Antwortoptionen, ggf. Anforderungsbezug, Folgefragen und Aktionen anlegen | Vollständige Struktur |
| 3\. Prüfen | Vorlagen-Verantwortliche | **Pflichtfelder prüfen**, **Vorschau** | Liste fehlender Angaben und Hinweise |
| 4\. Freigeben | Vorlagen-Verantwortliche | Schalter **Freigegeben zur Verwendung** oder **Massenaktionen → Freigeben** | Vorlage in der Audit-Auswahl |
| 5\. Verwenden | Auditoren, DSB, ISB | Audit mit der Vorlage anlegen (Modul **Audits**) bzw. TOM-Katalog zur Prüfung einreichen (Modul **TOM**) | Audit mit eigener Kopie |
| 6\. Pflegen | Vorlagen-Verantwortliche | Vorlage überarbeiten, Freigabe entziehen, archivieren | Neue Audits nutzen den neuen Stand |

### 1.5 Rollen und Rechte

Die Rechte vergibt die Administration in der Benutzer- und Rollenverwaltung für die **Fragebogenverwaltung**.

| Stufe | Was sie sieht und darf |
| --- | --- |
| **Lesen** | Fragebögen ansehen, in der **Vorschau** öffnen und exportieren; die **Bibliothek** lesend öffnen. |
| **Schreiben** | Fragebögen anlegen, bearbeiten, freigeben, archivieren und auf andere Mandanten kopieren. |
| **Löschen** | Zusätzlich Fragebögen löschen. |
| **Sonderrecht** | Zusätzlich **Fragebögen konfigurieren** (Schlagwörter). |

> **Hinweis:** Die **Bibliothek** (**Audit → Bibliothek**) öffnet jeder mit Leserecht in der Fragebogenverwaltung. Bausteine der Bibliothek anlegen, ändern oder per Massenaktion bearbeiten kann nur die Systemadministration; alle anderen sehen die Bibliothek ohne diese Schaltflächen.

## 2 Fragebögen finden und ansehen

*Für alle, die eine vorhandene Vorlage suchen oder prüfen möchten.*

### 2.1 Die Übersicht

Öffnen Sie in der Navigation **Audit → Fragebögen**. Die Übersicht zeigt alle Vorlagen des Mandanten mit **Bezeichnung**, **Art** (z. B. *Audit Fragebogen* oder *AV-Selbstauskunft*), Anzahl der **Bereiche**, **Fragen** (einschließlich Folgefragen) und verknüpften **Aktionen**, dem Status **Freigegeben** und den **Schlagwörtern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f68260b8-32ae-4fee-85a4-70f8461c78c1)

*Abbildung 1: Übersicht der Fragebögen*

-   Der Reiter **Aktiv** zeigt die Vorlagen in Gebrauch, **Archiv** die archivierten Vorlagen.
-   Über **Filter** grenzen Sie nach **Art**, **Freigegeben** (Ja/Nein) und **Schlagwort** ein. Der Filter **Art** bietet nur die Arten an, die im Mandanten vorkommen.
-   **Suche in Tabelle** durchsucht die angezeigten Einträge.
-   Über das Spaltensymbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten ein und aus.
-   Rechts in jeder Zeile öffnen Sie die Vorlage zum **Anzeigen** (Auge) oder **Bearbeiten** (Stift). Ein Klick auf die Bezeichnung öffnet die Anzeige.

### 2.2 Eine Vorlage ansehen

Die Anzeigeansicht zeigt die Reiter **Stammdaten** und **Bereiche + Fragen** schreibgeschützt. In der Werkzeugleiste stehen **Bearbeiten**, **Löschen**, **Vorschau**, **Exportieren** und **Abbrechen** zur Verfügung, je nach Ihren Rechten. **Pflichtfelder prüfen** finden Sie im Bearbeitungsmodus.

> **Tipp:** Die **Vorschau** zeigt, wie der Fragebogen für die ausfüllende Person im Audit aussieht – ohne dass Eingaben gespeichert werden.

## 3 Einen Fragebogen aufbauen

*Für alle, die eine Vorlage anlegen oder anpassen: Datenschutzbeauftragte, ISB, Auditoren.*

### 3.1 Schritt 1: Vorlage anlegen

1.  Klicken Sie in der Übersicht auf **Neu**.
2.  Tragen Sie im Fenster **Neue Fragebogen-Vorlage** den **Titel des Fragebogens** ein, z. B. „Basisprüfung Datenschutzorganisation 2026“. Der Titel erscheint im Audit und im Auditbericht.
3.  Wählen Sie die **Art des Fragebogens**: **Audit Fragebogen**, **AV-Selbstauskunft** oder **TOM-Fragebogen** (siehe *Die drei Arten von Fragebögen*).
4.  Klicken Sie auf **Speichern**. Die Vorlage öffnet sich im Bearbeitungsmodus.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e76bb410-df5b-44f0-891c-936591dc9300)

*Abbildung 2: Neue Fragebogen-Vorlage anlegen*

> **Tipp:** Mit **Neu aus Bibliothek** legen Sie eine Vorlage als Kopie eines fertigen Fragebogens aus der Bibliothek an, z. B. aus der Systemvorlage „TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG“ (siehe *Vorlagen pflegen*).

### 3.2 Schritt 2: Stammdaten prüfen

Der Reiter **Stammdaten** enthält:

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Titel des Fragebogens** | Überschrift im Audit und im Auditbericht. |
| **Art des Fragebogens** | Bestimmt, in welchen Audits die Vorlage zur Auswahl steht. Sobald die Vorlage in einem Audit verwendet wird, lässt sich die Art nicht mehr ändern; der Hinweis darunter nennt die Zahl der Verwendungen. |
| **Freigegeben zur Verwendung** | Schaltet die Vorlage für neue Audits frei. Während des Aufbaus ausgeschaltet lassen. |
| **Erweiterte Optionen anzeigen** | Blendet die Felder für Reifegrad- und Risikobewertung ein (siehe *Erweiterte Optionen*). |

Über das Symbol rechts in der Werkzeugleiste öffnen Sie die Seitenleiste mit den Reitern **Aufgaben**, **Schlagwörter**, **Kommentare**, **Links** und **Aktivitätslog**. Änderungen an den Stammdaten übernehmen Sie mit **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6bf01055-25e1-4b90-bd61-ba3ec81103bc)

*Abbildung 3: Reiter Stammdaten mit Seitenleiste „Schlagwörter“*

### 3.3 Schritt 3: Bereiche anlegen

1.  Wechseln Sie in den Reiter **Bereiche + Fragen**. Links sehen Sie die **Übersicht** (Strukturbaum) mit Suchfeld, rechts den Bearbeitungsbereich für das gewählte Element.
2.  Klicken Sie auf **Bereich hinzufügen**. Im Fenster legen Sie den Bereich unter **Neu erstellen** an oder übernehmen ihn unter **Aus Bibliothek** samt seinen Fragen.
3.  Tragen Sie die **Bezeichnung** ein, z. B. „Physische Sicherheit“, und klicken Sie auf **Speichern**.
4.  Ergänzen Sie rechts bei Bedarf die **Anmerkung / Einleitung** – sie erscheint im Audit oberhalb der Fragen und im Auditbericht. Die **Bemerkung (intern)** sieht nur, wer die Vorlage bearbeitet.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/48376440-8f8b-4f48-a95a-b966ac0d4594)

*Abbildung 4: Reiter Bereiche + Fragen mit Strukturbaum*

> **Tipp:** Im Strukturbaum ändern Sie die Reihenfolge von Bereichen, Fragen und Optionen per Drag & Drop. Mit dem Kopier-Symbol neben einem Bereich oder einer Frage legen Sie eine Kopie an, mit dem Papierkorb-Symbol löschen Sie das Element.

### 3.4 Schritt 4: Fragen anlegen

1.  Klicken Sie im Bereich auf **Frage hinzufügen**. Unter **Neu erstellen** tragen Sie die **Kurzbezeichnung** ein – den kurzen Namen für den Strukturbaum, z. B. „RZ.01 Zutritt Serverraum“ – und wählen den **Antworttyp**. Unter **Aus Bibliothek** übernehmen Sie eine fertige Frage.
2.  Klicken Sie auf **Speichern**. Die Frage erscheint im Strukturbaum.
3.  Wählen Sie die Frage im Strukturbaum aus und formulieren Sie rechts unter **Frage** den Text, den die ausfüllende Person im Audit sieht.
4.  Optional: **Hilfetext** (erscheint im Audit über das Hilfe-Symbol), **Anmerkung / Erläuterung** (erscheint unter der Frage), **Bemerkung (intern)** und **Die Frage ist optional zu beantworten.**
5.  Klicken Sie auf **Speichern**.

| Antworttyp | Geeignet für |
| --- | --- |
| **Einzelauswahl** | Genau eine Antwort, z. B. angemessen / teilweise angemessen / nicht angemessen |
| **Mehrfachauswahl** | Mehrere zutreffende Antworten |
| **Einzelauswahl mit Freitext**, **Mehrfachauswahl mit Freitext** | Auswahl plus ergänzende Erläuterung |
| **Freitext** | Offene Beschreibung |
| **Zahlenwert** | Kennzahlen, Mengen |
| **Dateiupload** | Nachweise, z. B. Konzepte oder Protokolle |
| **Bemerkungstext (nur Anzeige)** | Reiner Hinweistext ohne Antwort |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0d423596-c9b5-4a0e-b417-2286226aa8b9)

*Abbildung 5: Frage bearbeiten*

> **Hinweis:** Den Antworttyp einer Frage können Sie nur ändern, solange sie keine Antwortoptionen hat. Entfernen Sie die Optionen zuerst.

Bei **Freitext**\-Fragen legen Sie unter **Bewertungsvorgaben (Freitext)** eine Vorbelegung für **Bewertung**, **Ergebnistext** und **Auditmaßnahme** fest. Sie wird beim Anlegen eines Audits übernommen und kann dort angepasst werden.

> **Tipp:** Neue Bereiche, Fragen und Optionen sowie Änderungen am Strukturbaum werden sofort gespeichert. Texte und Felder im Bearbeitungsbereich übernehmen Sie mit **Speichern** – die Schaltfläche ist hervorgehoben, solange ungespeicherte Änderungen vorliegen.

### 3.5 Schritt 5: Anforderungsbezug setzen

Unter **Anforderungsbezug** ordnen Sie eine Frage oder Folgefrage einer oder mehreren Anforderungen aus den Anforderungskatalogen (Frameworks) des Mandanten zu. Bei **TOM-Fragebögen** ist der Anforderungsbezug die Grundlage der Prüfung: Im TOM-Audit zeigt jede Prüffrage unter **Maßnahmen zur Prüffrage** alle Maßnahmen der geprüften TOM-Kataloge, die im Anforderungs-Mapping dieselbe Anforderung tragen (Handbuch „TOM“). Fragen ohne Anforderungsbezug zeigen dort keine Maßnahmen.

1.  Wählen Sie die Frage im Strukturbaum aus und blättern Sie im Bearbeitungsbereich nach unten zu **Anforderungsbezug**.
2.  Klicken Sie auf **Anforderung hinzufügen**.
3.  Wählen Sie unter **Frameworks** einen oder mehrere Anforderungskataloge, z. B. *DSGVO\_BDSG – DS-GVO + BDSG (bewährt)*.
4.  Wählen Sie unter **Anforderungen** die passenden Anforderungen; das Suchfeld grenzt die Liste ein, z. B. auf „Zutritt“.
5.  Klicken Sie auf **Hinzufügen**. Die Zuordnung wird sofort gespeichert und erscheint mit Kürzel des Frameworks, Anforderungs-ID und Bezeichnung.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/cc61f33d-31b8-43ab-8fb6-c8ab48759da0)

*Abbildung 6: Anforderung hinzufügen*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e1860fb5-2105-4520-80ab-5ad60e7efe71)

*Abbildung 7: Frage mit Anforderungsbezug*

Zur Auswahl stehen aktive Frameworks mit Kürzel und deren aktive Anforderungen (Konfiguration im Modul TOM, Reiter **Anforderungskataloge (Frameworks)**). Über das Papierkorb-Symbol entfernen Sie einen Bezug wieder.

> **Hinweis:** Gespeichert werden Kürzel und Anforderungs-ID. Dadurch bleibt der Bezug beim Kopieren in andere Mandanten und beim Anlegen von Audits erhalten. Fehlt ein Framework im Ziel-Mandanten, bleibt der Bezug bestehen und ist mit „im Mandanten nicht vorhanden“ gekennzeichnet.

### 3.6 Schritt 6: Antwortoptionen anlegen

Für Auswahlfragen legen Sie die möglichen Antworten an:

1.  Klicken Sie im Strukturbaum unter der Frage auf **Option hinzufügen**.
2.  Tragen Sie im Fenster **Antwortoption hinzufügen** die **Bezeichnung** ein, z. B. „nicht angemessen“, und klicken Sie auf **Speichern**.
3.  Wählen Sie die Option im Strukturbaum aus und hinterlegen Sie rechts die Bewertungsgrundlage. Klicken Sie danach auf **Speichern**.

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Bewertung** | Bewertungsstufe mit Punktwert, z. B. *Angemessen (100)*, *Teilweise angemessen (50)*, *Nicht angemessen (0)* oder *Nicht anwendbar (0)*. Sie wird beim Bewerten des Audits vorgeschlagen und fließt in die Reifegrad-Berechnung ein. Die Stufen gelten für den ganzen Mandanten. |
| **Ergebnistext** | Beschreibt den festgestellten Ist-Zustand; wird bei Auswahl in die Bewertung und in den Auditbericht übernommen. |
| **Auditmaßnahme** | Empfohlene Maßnahme bei dieser Antwort. |
| **Nutzen / Ziele** | Begründung, warum die Maßnahme umgesetzt werden sollte. Nur sichtbar, wenn die erweiterten Optionen eingeschaltet sind. |
| **Vorauswahl** | Die Option ist im Audit bereits angekreuzt. |
| **Vorgabetext (Freitext)** | Vorbelegung des Freitextfelds bei Fragen mit Freitext. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f134e6bc-3566-416a-9262-4f7828aafe73)

*Abbildung 8: Antwortoption bearbeiten*

> **Tipp:** Formulieren Sie Ergebnistext und Auditmaßnahme so, dass sie ohne Nacharbeit in den Bericht passen, z. B. bei „nicht angemessen“: *„Der Serverraum ist nicht gegen unbefugten Zutritt gesichert.“* und *„Elektronisches Schließsystem mit Protokollierung einführen.“*

### 3.7 Schritt 7: Folgefragen und Aktionen (optional)

-   **Folgefrage hinzufügen** unter einer Antwortoption legt eine Frage an, die im Audit nur erscheint, wenn diese Option gewählt wurde – etwa die Nachfrage „Seit wann?“ nach „ja“. Folgefragen haben dieselben Felder wie Fragen, einschließlich **Anforderungsbezug**.
-   Unter **Verknüpfte Aktionen** einer Option verbinden Sie eine Aktion mit der Antwort. Über **Verknüpfen** wählen Sie eine vorhandene Aktion, über **\+ Neue Aktion erstellen** legen Sie eine neue an. Mehrere Aktionen einer Option werden in der **Reihenfolge (1–100)** ausgeführt.

| Aktionstyp | Was die Aktion auslöst |
| --- | --- |
| **Aufgabe erstellen** | Legt eine Aufgabe mit Betreff, Zuständigkeit und Fälligkeit an. |
| **Projektaufgabe** | Legt einen Eintrag im Maßnahmenplan an. |
| **Technische und org. Maßnahmen** | Legt eine technische und organisatorische Maßnahme an. |
| **Dateiablage** | Legt eine hinterlegte Datei in einem Zielordner ab. |
| **Vorlagen importieren** | Importiert Vorlagen aus einem Vorlagenpaket. |

> **Hinweis:** Aktionen und Folgefragen sind nur an Antwortoptionen von Einzel- und Mehrfachauswahl-Fragen möglich.

### 3.8 Schritt 8: Prüfen und freigeben

1.  Klicken Sie auf **Pflichtfelder prüfen**. Das Fenster listet fehlende Pflichtangaben auf. Ist alles vollständig, erscheint **Alle Pflichtfelder ausgefüllt.** Darunter stehen ggf. **Hinweise**, z. B. Bereiche ohne Fragen, Fragen oder Folgefragen ohne Antwortoptionen und bei TOM-Fragebögen Fragen ohne Anforderungsbezug, jeweils mit dem Pfad im Strukturbaum.
2.  Prüfen Sie den Fragebogen mit **Vorschau** aus Sicht der ausfüllenden Person.
3.  Schalten Sie im Reiter **Stammdaten** **Freigegeben zur Verwendung** ein und klicken Sie auf **Speichern**. Alternativ markieren Sie die Vorlage in der Übersicht und wählen **Massenaktionen → Freigeben**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/1916fd16-9b5c-4166-9a24-86d7b5a5a0e8)

*Abbildung 9: Pflichtfelder prüfen mit Hinweisen auf Bereiche ohne Fragen*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e5db97c1-2a04-45d7-8e22-c985d9429409)

*Abbildung 10: Vorschau im Ausfüllmodus*

Die Vorlage steht nun beim Anlegen eines Audits zur Auswahl. In der Übersicht zeigt die Spalte **Freigegeben** „Ja“.

> **Wichtig:** Eine Vorlage mit fehlenden Pflichtangaben lässt sich nicht freigeben. Die Meldung weist dann auf **Pflichtfelder prüfen** hin. **Hinweise** verhindern die Freigabe nicht.

## 4 TOM-Fragebögen

*Für DSB und ISB, die die Angemessenheitsprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen vorbereiten.*

Ein **TOM-Fragebogen** enthält die Prüffragen der **Angemessenheitsprüfung**: Reichen die Maßnahmen eines oder mehrerer TOM-Kataloge gemessen am Risiko aus (Art. 32 Abs. 1 DS-GVO)? Aufbau und Bearbeitung entsprechen jedem anderen Fragebogen. Drei Dinge sind besonders.

### 4.1 Wo TOM-Fragebögen verwendet werden

| Verwendung | Voraussetzung |
| --- | --- |
| **TOM-Audit** über **Audit → Audits → Neu** mit Typ **TOM-Audit** | Der TOM-Fragebogen ist **freigegeben** oder ist der Standard-Prüfkatalog (dieser steht immer zur Auswahl). Die Auswahl **Fragebögen** zeigt bei diesem Typ nur TOM-Fragebögen; zusätzlich wählen Sie die **Geprüften TOM-Kataloge**. |
| **Standard-Prüfkatalog Angemessenheitsprüfung** in der TOM-Konfiguration, Reiter **Einstellungen** | Zur Auswahl stehen alle TOM-Fragebögen des Mandanten. Mit diesem Fragebogen entsteht das TOM-Audit, wenn ein TOM-Katalog über **Zur Prüfung einreichen** eingereicht wird. |

In Audits vom Typ *Audit* und *Selbstauskunft* sowie im Online-AV-Vertrag erscheinen TOM-Fragebögen nicht. Umgekehrt bietet ein TOM-Audit keine Audit-Fragebögen oder AV-Selbstauskünfte an.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2ad9e68c-a947-4ada-b0c2-183939953e2a)

*Abbildung 11: Neues TOM-Audit: nur TOM-Fragebögen, darunter der Standard-Prüfkatalog*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/299fd3d1-08f2-49cd-9638-0a81a5bdaed5)

*Abbildung 12: TOM-Konfiguration: Standard-Prüfkatalog Angemessenheitsprüfung*

> **Hinweis:** Ist ein Fragebogen in der TOM-Konfiguration ausdrücklich als Standard-Prüfkatalog gewählt und der Prüfworkflow eingeschaltet, lässt er sich nicht löschen oder archivieren. Wählen Sie zuerst einen anderen Prüfkatalog.

### 4.2 Prüffragen mit Anforderungsbezug

Jede Prüffrage eines TOM-Fragebogens sollte einen **Anforderungsbezug** haben (siehe *Schritt 5: Anforderungsbezug setzen*). Er verbindet die Frage mit den Maßnahmen: Hat eine Maßnahme der geprüften TOM-Kataloge im Anforderungs-Mapping dieselbe Anforderung, erscheint sie im TOM-Audit unter der Frage mit Umsetzung, Wirksamkeit und TOM-Katalogen. Maßnahmen ohne passende Prüffrage stehen dort im Reiter **Maßnahmen ohne Prüffrage**.

> **Tipp:** Verwenden Sie für eigene TOM-Fragebögen dieselben Anforderungen, die Sie auch im Anforderungs-Mapping der Maßnahmen nutzen – z. B. „DS-GVO + BDSG (bewährt)“. Sonst bleibt der Block **Maßnahmen zur Prüffrage** leer.

### 4.3 Antwortoptionen und Bewertung

Für die Angemessenheitsprüfung sind vier Antwortoptionen üblich, jeweils mit der passenden Bewertung:

| Antwortoption | Bewertung |
| --- | --- |
| angemessen | *Angemessen (100)* |
| teilweise angemessen | *Teilweise angemessen (50)* |
| nicht angemessen | *Nicht angemessen (0)* |
| nicht anwendbar | *Nicht anwendbar (0)* – zählt nicht in die Bewertung |

Aus den Bewertungen ergibt sich nach Abschluss des TOM-Audits das Gesamtergebnis am TOM-Katalog (Spalte **Angemessenheit**). Die Bewertungsstufen gelten für den ganzen Mandanten und stehen in der Auswahl **Bewertung** jeder Antwortoption.

### 4.4 Die Systemvorlage „TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG“

Jeder Mandant erhält eine Kopie der Systemvorlage **„TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG“** (englisch „TOM review GDPR + BDSG“). Sie enthält 19 Prüffragen (**M.1.01 bis M.4.04**) in vier Bereichen – *M.1 Vertraulichkeit*, *M.2 Integrität*, *M.3 Verfügbarkeit und Belastbarkeit* und *M.4 Regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung* – mit Hilfetexten, Rechtsgrundlage, den vier Antwortoptionen und dem Anforderungsbezug auf „DS-GVO + BDSG (bewährt)“. Solange in der TOM-Konfiguration kein anderer Standard-Prüfkatalog gewählt ist, prüft der audatis MANAGER eingereichte TOM-Kataloge mit dieser Vorlage.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/65e9a422-3f3a-4ed0-ba55-7b9c63fcad61)

*Abbildung 13: Systemvorlage „TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG“ im Strukturbaum*

So passen Sie die Prüfung an, ohne die mitgelieferte Vorlage zu verändern:

1.  Klicken Sie in der Übersicht auf **Neu aus Bibliothek**.
2.  Wählen Sie unter **Quelle** *System* (oder *Alle*) und in der Liste **TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG (System)**.
3.  Klicken Sie auf **Übernehmen**. Es entsteht eine neue Vorlage mit allen Bereichen, Fragen, Antwortoptionen und verknüpften Aktionen.
4.  Passen Sie die Kopie an, prüfen Sie sie mit **Pflichtfelder prüfen** und geben Sie sie frei.
5.  Wählen Sie die Kopie in der TOM-Konfiguration unter **Standard-Prüfkatalog Angemessenheitsprüfung**, wenn eingereichte Kataloge künftig damit geprüft werden sollen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/420ebad3-d9ab-4882-9825-c179d69f67e0)

*Abbildung 14: Neu aus Bibliothek: Systemvorlagen*

## 5 Vorlagen pflegen

*Für Vorlagen-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte.*

### 5.1 Massenaktionen

Markieren Sie in der Übersicht eine oder mehrere Vorlagen und öffnen Sie **Massenaktionen**:

| Massenaktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Freigeben** | Gibt die Vorlagen für neue Audits frei. Vorlagen mit fehlenden Pflichtangaben werden nicht freigegeben. |
| **Freigabe entziehen** | Blendet die Vorlagen aus der Audit-Auswahl aus. Laufende Audits sind nicht betroffen. |
| **Auf Mandanten kopieren** | Legt je Vorlage eine vollständige Kopie in den gewählten Mandanten an – mit Bereichen, Fragen, Optionen, Folgefragen, Anforderungsbezügen und Aktions-Verknüpfungen. Aktionen, die es im Ziel-Mandanten nicht gibt, werden übersprungen. |
| **Archivieren** | Verschiebt die Vorlagen in den Reiter **Archiv**. Im Archiv steht **Wiederherstellen** zur Verfügung. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c908e8e9-504e-4581-89de-b1966b241ada)

*Abbildung 15: Massenaktionen in der Übersicht*

Über **Schlagwörter** in der Werkzeugleiste ordnen Sie den markierten Vorlagen Schlagwörter zu oder entfernen sie. **Löschen** entfernt die markierten Vorlagen nach einer Rückfrage.

### 5.2 Eine freigegebene Vorlage ändern

Änderungen an einer Vorlage gelten nur für Audits, die danach angelegt werden. Bereits angelegte Audits behalten ihren Stand.

1.  Öffnen Sie die Vorlage mit **Bearbeiten**.
2.  Nehmen Sie die Änderungen vor und prüfen Sie mit **Pflichtfelder prüfen**.
3.  Wenn bis zum Abschluss der Überarbeitung niemand die Vorlage für ein neues Audit nutzen soll, entziehen Sie vorher die Freigabe.

> **Achtung:** Bereiche, Fragen, Optionen und Folgefragen werden beim Löschen im Strukturbaum **endgültig** gelöscht. Es gibt dafür keinen Papierkorb.

### 5.3 Bausteine wiederverwenden

-   **Neu aus Bibliothek** in der Übersicht legt eine ganze Vorlage als Kopie eines Fragebogens aus der Bibliothek an. Unter **Quelle** wählen Sie *Alle*, *System* (mitgelieferte Vorlagen) oder *Eigene*.
-   **Aus Bibliothek** beim Hinzufügen eines Bereichs, einer Frage oder einer Aktion übernimmt einen fertigen Baustein. Mehrere Einträge lassen sich auf einmal markieren und übernehmen.
-   **In Bibliothek übernehmen** im Bearbeitungsbereich eines Bereichs oder einer Frage legt eine Kopie in der Bibliothek ab, damit Sie sie in anderen Vorlagen verwenden können.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/08f50aa2-743f-4bc3-ae05-c1b28ff94761)

*Abbildung 16: Bereich aus der Bibliothek übernehmen*

### 5.4 Erweiterte Optionen

Mit **Erweiterte Optionen anzeigen** in den Stammdaten blenden Sie Felder für Audits mit Reifegrad- oder Risikobewertung ein:

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Optional nicht anwendbar** | Auditoren dürfen den ganzen Fragebogen im Audit als nicht anwendbar markieren. Er wird dann nicht ausgewertet. |
| **Maßnahmen risikobasiert aufteilen** | Je Bereich lassen sich drei Maßnahmenempfehlungen hinterlegen (geringes, normales, hohes Risiko). Im Audit wird die passende Empfehlung zur Risikoeinstufung vorgeschlagen. |
| **Zielwert Fragebogen (Reifegrad)** | Soll-Reifegrad je Risikostufe (**Geringes Risiko**, **Normales Risiko**, **Hohes Risiko**); wird im Auditbericht als Soll-Wert verwendet. |

Im Bereich erscheinen dann zusätzlich **Max. Reifegradpunkte** sowie die **Risikobasierten Empfehlungen** mit **Allgemeine Anforderung zu Maßnahmen** und **Priorität Maßnahmenempfehlung** je Risikostufe. An den Antwortoptionen erscheint das Feld **Nutzen / Ziele**.

### 5.5 Export

**Exportieren** öffnet den Export-Assistenten in drei Schritten: **Umfang** (*Alle*, *Auswahl* oder *Gefiltert*), **Exportform** (*Datenliste*) und **Format** (*CSV*, *JSON* oder *XML*). Die Datenliste enthält die Vorlagen einschließlich der Fragen, Antwortoptionen und Folgefragen. Im Bearbeitungsmodus exportiert **Exportieren** die geöffnete Vorlage.

### 5.6 Hilfe in der Anwendung

Das Fragezeichen oben rechts öffnet die Hilfe zur aktuellen Ansicht mit **Erste Schritte**, **So funktioniert's**, **Tipps für Fortgeschrittene** – darunter Hinweise zu TOM-Fragebögen und zum Anforderungsbezug – und **Verwandte Seiten**.

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*Abbildung 17: Hilfe im Bearbeitungsmodus mit Tipps für Fortgeschrittene*

## 6 Konfiguration

**Zugriff:** Erreichbar über **Fragebögen konfigurieren** oben rechts in der Übersicht. Bearbeiten dürfen die Konfiguration Personen mit dem Sonderrecht in der Fragebogenverwaltung. Die Einstellungen gelten für den ganzen Mandanten.

Die Konfiguration hat den Reiter **Schlagwörter**. Den Standard-Prüfkatalog für die Angemessenheitsprüfung legen Sie nicht hier fest, sondern in der TOM-Konfiguration (siehe *TOM-Fragebögen*).

### 6.1 Schlagwörter

Schlagwörter gruppieren Vorlagen, z. B. „DS-GVO“, „ISO 27001“ oder „Dienstleister“, und dienen als Filter in der Übersicht. Die Liste zeigt **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**.

1.  Öffnen Sie **Fragebögen konfigurieren**, Reiter **Schlagwörter**.
2.  Legen Sie mit **Neu** ein Schlagwort an oder öffnen Sie ein vorhandenes über das Stift-Symbol, um es umzubenennen.
3.  Nicht mehr benötigte Schlagwörter archivieren Sie über **Massenaktionen**; an bestehenden Vorlagen bleiben sie sichtbar.

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*Abbildung 18: Fragebögen konfigurieren: Schlagwörter*

> **Tipp:** Archivieren statt löschen: Ein gelöschtes Schlagwort wird von allen Vorlagen entfernt.

## 7 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Anforderungsbezug** | Zuordnung einer Frage zu Anforderungen eines Anforderungskatalogs; im TOM-Audit Grundlage für die Maßnahmen zur Prüffrage. |
| **Angemessenheitsprüfung** | TOM-Audit, das prüft, ob die Maßnahmen eines oder mehrerer TOM-Kataloge gemessen am Risiko ausreichen. |
| **Auditmaßnahme** | Maßnahmenempfehlung, die einer Antwortoption hinterlegt ist. |
| **AV-Selbstauskunft** | Fragebogen, den ein Auftragsverarbeiter selbst ausfüllt, meist über einen externen Link. |
| **Bereich** | Kapitel einer Vorlage; im Audit ein eigener Reiter. |
| **Bewertung** | Bewertungsstufe einer Antwortoption mit Punktwert, z. B. *Angemessen (100)*. |
| **Ergebnistext** | Beschreibung des Ist-Zustands zu einer Antwort; erscheint im Auditbericht. |
| **Folgefrage** | Frage, die nur nach einer bestimmten Antwort erscheint. |
| **Framework** | Anforderungskatalog im Modul TOM, z. B. „DS-GVO + BDSG (bewährt)“, mit Kürzel wie `DSGVO_BDSG`. |
| **Freigabe** | Schaltet eine Vorlage für neue Audits frei. |
| **Reifegrad** | Punktwert, der aus den Bewertungen der gewählten Antworten berechnet wird. |
| **Standard-Prüfkatalog** | TOM-Fragebogen, mit dem eingereichte TOM-Kataloge geprüft werden; festgelegt in der TOM-Konfiguration. |
| **Strukturbaum** | Gliederung der Vorlage aus Bereichen, Fragen, Optionen und Folgefragen im Reiter **Bereiche + Fragen**. |
| **Systemvorlage** | Mitgelieferter Fragebogen in der Bibliothek, gekennzeichnet mit „(System)“, z. B. „TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG“. |
| **TOM-Audit** | Audit-Typ für die Angemessenheitsprüfung; verwendet ausschließlich TOM-Fragebögen. |
| **TOM-Fragebogen** | Art des Fragebogens für die Angemessenheitsprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. |

## 8 Häufige Fragen

**Mein Fragebogen erscheint beim Anlegen eines Audits nicht. Warum?** Entweder ist er nicht freigegeben, oder Art und Audit-Typ passen nicht zusammen: TOM-Fragebögen erscheinen nur beim Typ **TOM-Audit**, Audit-Fragebögen und AV-Selbstauskünfte nur bei *Audit* und *Selbstauskunft*. Geben Sie den Fragebogen über **Freigegeben zur Verwendung** oder **Massenaktionen → Freigeben** frei.

**Ändert sich ein laufendes Audit, wenn ich die Vorlage anpasse?** Nein. Jedes Audit arbeitet mit der Kopie, die beim Anlegen entstanden ist.

**Warum kann ich die Art des Fragebogens nicht mehr ändern?** Weil die Vorlage bereits in Audits oder Selbstauskünften verwendet wird. Legen Sie bei Bedarf eine neue Vorlage an oder kopieren Sie eine vorhandene über **Neu aus Bibliothek**.

**Muss der Standard-Prüfkatalog freigegeben sein?** Nein. Beim Einreichen eines TOM-Katalogs gilt der Fragebogen, der in der TOM-Konfiguration gewählt ist. Auch über **Audit → Audits → Neu** steht der Standard-Prüfkatalog beim Typ **TOM-Audit** immer zur Auswahl; andere TOM-Fragebögen nur, wenn sie freigegeben sind.

**Im TOM-Audit stehen unter einer Prüffrage keine Maßnahmen. Woran liegt das?** Die Frage hat keinen **Anforderungsbezug**, oder keine Maßnahme der geprüften Kataloge trägt im Anforderungs-Mapping dieselbe Anforderung. Prüfen Sie beides – den Anforderungsbezug im Fragebogen, das Mapping im Modul TOM.

**Kann ich die Systemvorlage „TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG“ anpassen?** Ja. Empfehlenswert ist eine Kopie über **Neu aus Bibliothek**, die Sie anpassen, freigeben und in der TOM-Konfiguration als Standard-Prüfkatalog wählen. Die mitgelieferte Vorlage bleibt so als Referenz erhalten.

**Wie übernehme ich einen Fragebogen in einen anderen Mandanten?** Markieren Sie ihn in der Übersicht und wählen Sie **Massenaktionen → Auf Mandanten kopieren**. Zur Auswahl stehen Mandanten, in denen Sie Schreibrechte für Fragebögen haben. Anforderungsbezüge werden mitkopiert.

**Kann ich eine gelöschte Frage wiederherstellen?** Nein. Bereiche, Fragen und Optionen werden im Strukturbaum endgültig gelöscht. Prüfen Sie vor dem Löschen, ob Sie die Vorlage stattdessen kopieren oder archivieren.