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title: "Datenschutzvorfälle und Ereignisse"
url: "https://knowledgebase.audatis-manager.de/de/article/ereignisse-und-datenschutzvorfalle"
language: "de"
last_updated: "2026-11-06T14:06:20.244Z"
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# Datenschutzvorfälle und Ereignisse

Datenpannen und Sicherheitsvorfälle melden, einstufen, bewerten, melden und nachweisen

## 0 Kurzkarte: Eine Datenpanne melden in 5 Schritten

*Zum Aushängen – für alle Beschäftigten.*

Sie vermuten, dass personenbezogene Daten in falsche Hände geraten, verloren gegangen oder nicht mehr verfügbar sind? **Melden Sie es sofort**, auch wenn Sie unsicher sind.

1.  **Meldeformular öffnen** – über den Link oder QR-Code Ihres Unternehmens (ohne Anmeldung) oder im audatis MANAGER über **Datenschutzvorfälle (Ereignisse)** → **Neu**.
2.  **Beschreiben** – kurze **Bezeichnung** und in der **Beschreibung**: Was ist passiert? Welche Daten, Geräte oder Personen sind betroffen?
3.  **Zeitpunkt angeben** – wann haben Sie es *bemerkt*? Ab diesem Zeitpunkt laufen die gesetzlichen Fristen.
4.  **Art des Ereignisses wählen** – z. B. „Datenträger … verloren“. Danach erscheinen **Sofortaktionen**. Stellen Sie bei allem, was Sie schon erledigt haben, den Schalter auf **Umgesetzt**.
5.  **Namen angeben und absenden** – **Weiter zur Zusammenfassung** → **Meldung absenden**. Notieren Sie die Nummer, die Sie danach sehen.

> **Wichtig:** Eine Datenschutzverletzung muss in der Regel **innerhalb von 72 Stunden** der Aufsichtsbehörde gemeldet werden (Art. 33 DS-GVO). Warten Sie nicht ab und klären Sie den Fall nicht allein.

> **Tipp:** Sie müssen nichts rechtlich bewerten. Das übernehmen die zuständigen Personen.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Im Modul **Ereignisse und Vorfälle** erfassen Sie alle sicherheits- und datenschutzrelevanten Ereignisse Ihres Unternehmens, vom verlorenen USB-Stick über die fehlgeleitete E-Mail bis zum Angriff auf die IT. Das Modul

-   nimmt Meldungen entgegen, mit Anmeldung im audatis MANAGER oder über eine externe Meldeseite ohne Anmeldung,
-   führt durch die **Klassifikation** und schlägt eine Vorfallstufe vor,
-   berechnet die **Meldefristen**, zeigt die Restzeit an und erinnert die zuständigen Personen,
-   unterstützt die **Bewertung** durch Datenschutz und Informationssicherheit,
-   dokumentiert **Meldungen** an Aufsichtsbehörden und die **Benachrichtigung** der Betroffenen und
-   liefert Exporte für Behörde, Audit und Nachweis.

### 1.2 Zwei Einträge in der Navigation

Das Modul erscheint in der Navigation an zwei Stellen. Beide Einträge öffnen dieselbe Seite mit denselben Ereignissen:

| Eintrag | Gruppe | erscheint, wenn Sie Rechte haben für … |
| --- | --- | --- |
| **Datenschutzvorfälle (Ereignisse)** | **Datenschutz** | Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle |
| **Ereignisse & Vorfälle** | **Informationssicherheit** | Ereignisse (Informationssicherheit) |

Was Sie auf der Seite sehen und tun dürfen, hängt davon ab, welches der beiden Rechte Sie haben. Die Unterschiede stehen im Abschnitt *Rollen und Rechte*.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/84f8d5a1-ab9d-471a-beb3-a1f8e155f1ea)

*Abbildung 1: Übersicht Ereignisse und Vorfälle*

### 1.3 Begriffe

| Begriff | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Ereignis** | Jede gemeldete Beobachtung, auch wenn sich später zeigt, dass nichts passiert ist, z. B. eine erkannte und gelöschte Phishing-Mail. |
| **Sicherheitsvorfall** | Ein Ereignis, bei dem mindestens ein Schutzziel verletzt ist: **Vertraulichkeit**, **Integrität** oder **Verfügbarkeit**. |
| **Sicherheits- & Datenschutzvorfall** | Ein Sicherheitsvorfall, bei dem zusätzlich **personenbezogene Daten** betroffen sind (Datenpanne). Nur dann können Meldepflichten nach DS-GVO entstehen. |
| **Klassifizierung** | Die Einordnung als *Ereignis*, *Sicherheitsvorfall* oder *Sicherheits- & Datenschutzvorfall*. Das System leitet sie aus den Antworten der Klassifikation ab. |
| **Vorfallstufe** | Einstufung von **Stufe 1 – Ereignis** bis **Stufe 4 – Kritisch**. |
| **Meldefrist** | Gesetzliche Frist für eine Meldung an eine Aufsichtsbehörde, z. B. 72 Stunden nach Art. 33 DS-GVO. |
| **Sofortaktion** | Erste Maßnahme, die die meldende Person selbst ergreifen kann, z. B. „IT-Abteilung informieren“. |

### 1.4 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was | Status danach |
| --- | --- | --- | --- |
| Melden | alle Beschäftigten | Meldung über die externe Meldeseite oder **Neu** | **Offen** |
| Klassifizieren | Verantwortliche Person des Ereignisses | Schutzziele, Personenbezug, Vorfallstufe | **Offen** |
| Abschließen (Stufe 1) | Verantwortliche Person | **Ereignis dokumentieren und abschließen** | **Abgeschlossen** |
| Einreichen (Vorfall) | Verantwortliche Person | **Detailbewertung durchführen** | **In Prüfung** |
| Bewerten | Datenschutzbeauftragte, Informationssicherheitsbeauftragte | Allgemeine Bewertung, Bewertung Datenschutz und Informationssicherheit, Meldeentscheidung | **In Prüfung** |
| Melden und benachrichtigen | Datenschutzbeauftragte, Informationssicherheitsbeauftragte | Meldungen dokumentieren, Betroffene benachrichtigen | **In Prüfung** |
| Abschließen | zuständige Person | **Vorfall abschließen** | **Abgeschlossen (Meldung erfolgt)**, **Abgeschlossen (keine Meldung erfolgt)** oder **Abgeschlossen (keine Meldung erforderlich)** |

### 1.5 Rollen und Rechte

| Recht | Wirkung im Modul |
| --- | --- |
| **Lesen** | Übersicht und Ereignisse ansehen, exportieren. |
| **Schreiben** | Ereignisse anlegen, bearbeiten, klassifizieren, einreichen, bewerten, Meldungen dokumentieren, abschließen, archivieren und Schlagwörter vergeben. |
| **Löschen** | zusätzlich Ereignisse löschen. |
| **Sonderrecht** | zusätzlich **Ereignisse konfigurieren**. |

Je nach Navigationseintrag bzw. Recht unterscheiden sich einzelne Teile der Detailseite und des Exports:

| Teil | Recht für Datenschutzvorfälle | Recht für Ereignisse (Informationssicherheit) |
| --- | --- | --- |
| Übersicht, **Meldedaten**, **Klassifikation**, **Allgemeine Bewertung**, Bewertungsreiter, **Dokumente** | ja | ja |
| Reiter **Incident Response** | ja | ja |
| Reiter **Meldungen** und **Benachrichtigung** | ja | – |
| Exportformen **Melderelevanter Sachverhalt** und **Kompletter Sachverhalt** | ja | – |
| Exportform **Meldung Informationssicherheit** und die NIS2-Meldungen | – | ja |

Wer beide Rechte hat, sieht alles.

Ohne Recht im Modul sehen Sie Ereignisse nur, wenn Sie dort als **Verantwortlich** oder unter **Weitere Verantwortliche** eingetragen sind oder eine offene Aufgabe zu einem Ereignis haben. Die Übersicht zeigt Ihnen dann nur diese Ereignisse.

> **Hinweis:** Rechte vergibt die Administration in der Rollenverwaltung. Wer im Ablauf welche Rolle hat (Verantwortlich, Zuständig für die Bewertung, Eskalation), legt sie unter **Ereignisse konfigurieren** fest.

## 2 Ein Ereignis melden

*Dieses Kapitel richtet sich an alle Beschäftigten.*

Es gibt zwei Wege. Beide führen zu einem neuen Ereignis mit Status **Offen**:

| Weg | Wann? |
| --- | --- |
| **Externe Meldeseite** | Sie haben keinen Zugang zum audatis MANAGER oder sind unterwegs. Link oder QR-Code stellt Ihr Unternehmen bereit. |
| **Im audatis MANAGER** | Sie arbeiten ohnehin im System und haben Zugriff auf das Modul. |

### 2.1 Über die externe Meldeseite

Die Meldeseite steht nur zur Verfügung, wenn Ihr Unternehmen sie eingeschaltet hat. Sie hat zwei Schritte: **Angaben zum Ereignis** und **Zusammenfassung & Absenden**. Oben rechts wechseln Sie die Sprache (**DE**/**EN**).

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0b57556b-b208-44ab-8644-ff5dec4ceabf)

*Abbildung 2: Externe Meldeseite*

#### 2.1.1 Was ist passiert und wann?

1.  Öffnen Sie den Link oder scannen Sie den QR-Code.
2.  Geben Sie eine kurze **Bezeichnung** ein, z. B. „USB-Stick mit Kundenliste verloren“.
3.  Beschreiben Sie unter **Beschreibung**, was passiert ist: welche Daten, welche Geräte, wer betroffen ist und was Sie noch nicht wissen.
4.  Prüfen Sie unter **Wann wurde das Ereignis bemerkt?** Datum und **Uhrzeit**. Das Formular schlägt den aktuellen Zeitpunkt vor.
5.  Wissen oder vermuten Sie, wann es tatsächlich passiert ist, tragen Sie das unter **Zeitpunkt des Eintritts** ein. Schätzen ist erlaubt.
6.  Unter **Entdeckung** beschreiben Sie, wie Sie es bemerkt haben.

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*Abbildung 3: Bezeichnung, Beschreibung, Zeitangaben und Entdeckung*

> **Wichtig:** Der Zeitpunkt des **Bemerkens** startet die Meldefristen. Tragen Sie ihn so genau wie möglich ein.

#### 2.1.2 Art des Ereignisses

1.  Wählen Sie unter **Ereignisart** mindestens einen passenden Eintrag, z. B. „Datenträger (z.B. USB, DVD, ext. Festplatte, etc.) verloren“. Mehrere Einträge sind möglich.
2.  Unter **Zusatzangaben** → **Weitere Angaben** ergänzen Sie alles, was in kein anderes Feld passt.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4a227309-3924-4bbd-8989-ca7ce3afbd00)

*Abbildung 4: Ereignisart und Zusatzangaben*

#### 2.1.3 Ihre Angaben und die Sofortaktionen

1.  Geben Sie unter **Meldende Person** bei **Ihr Name** Ihren Namen ein (Pflichtfeld).
2.  Ergänzen Sie **E-Mail** und **Telefon**, damit man Sie bei Rückfragen erreicht, und wählen Sie Ihr **Verhältnis zum Unternehmen**.
3.  Melden Sie für eine andere Person, z. B. nach einem Anruf? Schalten Sie **Erfassende Person ist identisch mit der meldenden Person** aus und tragen Sie beide Personen ein.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5353be53-2652-4fbb-9b9d-8fa95293f4d7)

*Abbildung 5: Angaben zur meldenden Person*

Nach der Auswahl der Ereignisart erscheinen am Ende des Formulars die **Sofortaktionen**. Stellen Sie den Schalter bei jeder Maßnahme, die Sie bereits erledigt haben, von **Offen** auf **Umgesetzt**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/474f08c9-a93a-4f19-adc4-36ec99e7d730)

*Abbildung 6: Sofortaktionen zur gewählten Ereignisart*

> **Tipp:** Was Sie noch nicht erledigen konnten, lassen Sie auf **Offen**. Die zuständigen Personen sehen das und kümmern sich darum.

#### 2.1.4 Prüfen und absenden

1.  Klicken Sie auf **Weiter zur Zusammenfassung**.
2.  Prüfen Sie Ihre Angaben. Mit **Zurück** ändern Sie noch etwas.
3.  Klicken Sie auf **Meldung absenden**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/dbdd3a15-38cc-4057-8148-c705cd0c843f)

*Abbildung 7: Zusammenfassung vor dem Absenden*

Sie sehen die Bestätigung mit der Nummer des Ereignisses, z. B. *ERG-2026-0014*. Notieren Sie sie für Rückfragen. Hat Ihr Unternehmen die Bestätigungsmail eingeschaltet und haben Sie eine E-Mail-Adresse angegeben, erhalten Sie die Nummer zusätzlich per E-Mail.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b000a08a-3aa7-43eb-8545-4663c0c906c7)

*Abbildung 8: Bestätigung mit Nummer*

### 2.2 Im audatis MANAGER

1.  Öffnen Sie in der Navigation **Datenschutz** → **Datenschutzvorfälle (Ereignisse)** oder **Informationssicherheit** → **Ereignisse & Vorfälle**.
2.  Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf **Neu**.
3.  Füllen Sie im Fenster **Neues Ereignis erfassen** aus:
    -   **Bezeichnung** und **Beschreibung**,
    -   **Ereignisart** (eine oder mehrere),
    -   **Wann wurde das Ereignis bekannt?** mit **Uhrzeit**,
    -   **Eingang über**: auf welchem Weg Sie davon erfahren haben (**Mitarbeiter**, **Telefon**, **E-Mail**, **Extern (sonstige)**).
4.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/381856a5-a57e-4d5c-a88e-64464b564321)

*Abbildung 9: Fenster Neues Ereignis erfassen*

Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster für die nächste Erfassung offen. Das neue Ereignis erhält eine Nummer und erscheint mit Status **Offen** in der Übersicht. Die Person, die in der Konfiguration als **Verantwortlich** eingetragen ist, wird per E-Mail informiert.

## 3 Ein Ereignis bearbeiten und klassifizieren

*Dieses Kapitel richtet sich an die Person, die im Ereignis als* \*Verantwortlich\*\* eingetragen ist.\*

### 3.1 Die Detailseite

Öffnen Sie ein Ereignis in der Übersicht mit dem **Stift-Symbol** (bearbeiten) oder dem **Augen-Symbol** (ansehen). Oben steht die Werkzeugleiste mit **Speichern**, **Exportieren** und **Abbrechen**, darunter die Reiter. Die Reiter springen zu den Abschnitten der Seite. Welche Reiter erscheinen, hängt vom Status, der Klassifizierung und Ihren Rechten ab.

| Reiter | erscheint … |
| --- | --- |
| **Meldedaten** | immer |
| **Klassifikation** | immer |
| **Allgemeine Bewertung** | ab Status **In Prüfung** |
| **Bewertung Informationssicherheit** | ab Status **In Prüfung** bei einem Sicherheitsvorfall, wenn Sicherheitsvorfälle aktiviert sind |
| **Bewertung Datenschutz** | ab Status **In Prüfung**, wenn personenbezogene Daten betroffen sind |
| **Incident Response** | sobald in der Klassifikation ein Schutzziel betroffen ist; bei abgeschlossenen Ereignissen nur, wenn ein Plan angelegt wurde |
| **Meldungen** | bei einem Sicherheits- oder Datenschutzvorfall |
| **Benachrichtigung** | wenn in der Bewertung Datenschutz **Meldepflichtig (Aufsichtsbehörde)** gewählt ist |
| **Dokumente** | immer |

Oben auf der Seite zeigt ein Hinweis die laufenden Fristen mit Restzeit. Solange das Ereignis nicht klassifiziert ist, lautet er **Ereignis noch nicht klassifiziert!** und nennt die kürzeste mögliche Meldefrist. Mit der **Stecknadel** heften Sie den Hinweis oben an, damit er beim Scrollen sichtbar bleibt.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/748d1ad9-eb98-4d39-b7b1-0954ffb4bd26)

*Abbildung 10: Detailseite eines neuen Ereignisses*

Rechts öffnen Sie mit dem Symbol neben der Werkzeugleiste die Seitenleiste mit **Aufgaben**, **Schlagwörtern**, **Historie zum Ereignis**, **Kommentaren**, **Links** und **Aktivitätslog**.

### 3.2 Meldedaten

Im Abschnitt **Meldedaten** stehen **Ereignis-ID**, **Meldedatum (im System)** und **Eingang über** (z. B. **Externes Meldeformular**). Sie pflegen hier **Bezeichnung**, **Beschreibung**, **Verantwortlich** und **Weitere Verantwortliche**. Der **Status** wechselt mit den Aktionen des Ablaufs.

Unter **E-Mail Benachrichtigungen für diesen Datensatz einsehen** sehen Sie, wer zu diesem Ereignis E-Mails erhält, getrennt nach **Ereignis**, **Datenschutzvorfall** und **Sicherheitsvorfall**, und warum. Die Eskalationsgruppe erhält erst bei Eskalation oder Fristüberschreitung eine E-Mail.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6cfe1b8a-e668-465a-b364-ddd22e32eeb6)

*Abbildung 11: E-Mail-Empfänger des Ereignisses*

Unter **Zeitliche Angaben** stehen **Wann wurde das Ereignis bekannt?** und **Wann fand das Ereignis statt?**. Schalten Sie **Ereignis ist noch anhaltend** ein, wenn der Vorfall noch nicht beendet ist. Darunter folgen **Ereignisart & Zusatzangaben** und **Entdeckung**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2d378469-7642-4308-9e7f-cc15f5879795)

*Abbildung 12: Zeitangaben, Ereignisart und Entdeckung*

Unter **Erfassende & Meldende Person** stehen Name, Kontakt und **Verhältnis zum Unternehmen**. Ist **Meldende Person ist identisch mit der erfassenden Person** ausgeschaltet, erfassen Sie beide Personen getrennt. Die **Sofortaktionen** übernimmt das System aus der Ereignisart. Setzen Sie erledigte Aktionen auf **Umgesetzt**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d0e8abff-a9fb-43c2-af58-7e5f4f1aa384)

*Abbildung 13: Meldende Person und Sofortaktionen*

Klicken Sie nach Änderungen auf **Speichern**.

### 3.3 Klassifikation

Die Klassifikation beantwortet zwei Fragen. Daraus leitet das System die Klassifizierung, eine Vorfallstufe und die Meldefristen ab.

1.  Wählen Sie unter **Sind Schutzziele (CIA) betroffen?** alle zutreffenden Karten:

| Karte | wenn … | Beispiel |
| --- | --- | --- |
| **Vertraulichkeit** | Unbefugte Informationen sehen konnten | verlorener USB-Stick, E-Mail an falschen Empfänger |
| **Integrität** | Daten unerlaubt verändert wurden | manipulierte Bankverbindung |
| **Verfügbarkeit** | Daten oder Systeme nicht nutzbar waren | Verschlüsselung durch Schadsoftware |
| **Nein** | nichts davon zutrifft | Phishing-Mail erkannt und gelöscht |

1.  Ist ein Schutzziel betroffen, erscheint **Sind personenbezogene Daten betroffen?**. Schalten Sie **Ja, personenbezogene Daten sind betroffen** ein, wenn Daten zu Personen beteiligt sind. Tragen Sie dann unter **Feststellung als Datenschutzverletzung** Datum und **Uhrzeit** ein, zu denen feststand, dass eine Datenschutzverletzung vorliegt.
2.  Das blaue Feld zeigt die **Klassifizierung**, z. B. **Sicherheits- & Datenschutzvorfall**.
3.  Unter **Einstufung des Ereignis oder Vorfalls** ist eine Stufe vorgeschlagen (**Automatische Voreinstufung**). Wählen Sie bei Bedarf eine andere Stufe:

| Stufe | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Stufe 1 – Ereignis** | Kein Schaden erkennbar. Nur Dokumentation. |
| **Stufe 2 – Geringfügig** | Minimale Auswirkung. Interne Meldung und Dokumentation. |
| **Stufe 3 – Erheblich** | Meldepflichten wahrscheinlich. |
| **Stufe 4 – Kritisch** | Sofortiger Handlungsbedarf. Krisenteam, Behördenmeldung, Betroffenenbenachrichtigung. |

1.  Unsicher? Klappen Sie die **Entscheidungsmatrix (Einstufungshilfe)** auf. Sie zeigt die Kriterien Ihres Unternehmens je Stufe.
2.  Begründen Sie die Einstufung unter **Begründung der Einstufung**. Weichen Sie vom Vorschlag ab, ist die Begründung Pflicht. Über **Textbaustein** oder `#` im Feld fügen Sie vorformulierte Texte ein.
3.  Prüfen Sie die Schalter **DS-GVO-Meldepflicht** und **Meldepflicht Sicherheitsvorfall**. Sie sind nach der Klassifizierung vorbelegt.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/20b4c583-cccb-4e25-9489-b886d1a0c126)

*Abbildung 14: Klassifikation mit Entscheidungsmatrix*

Nach dem Speichern zeigt der Hinweis oben unter **Aktive Meldefristen** jede Frist mit Fristende und Restzeit, z. B. *DS-GVO Meldung an Aufsichtsbehörde (72h)*. Die Fristen beginnen mit dem Zeitpunkt aus **Wann wurde das Ereignis bekannt?**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/517a25ff-8493-4824-8e3e-f0f856e55370)

*Abbildung 15: Aktive Meldefristen nach der Klassifikation*

> **Hinweis:** Die Meldepflicht für Sicherheitsvorfälle legt die Bewertung Informationssicherheit fest. Der Schalter in der Klassifikation zeigt die dort getroffene Entscheidung an.

### 3.4 Abschließen oder zur Bewertung einreichen

**Harmloses Ereignis:** Wählen Sie bei den Schutzzielen **Nein**, erscheint unter der Klassifikation **Ereignis dokumentieren und abschließen**. Damit ist das Ereignis erledigt und bleibt dokumentiert.

**Vorfall:** Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf **Detailbewertung durchführen**. Das Ereignis wechselt sofort in den Status **In Prüfung**. Die Personen, die in der Konfiguration für die Bewertung zuständig sind, erhalten eine E-Mail und eine Aufgabe. In der Werkzeugleiste steht jetzt **Vorfall abschließen**, und die Bewertungsreiter erscheinen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8ecfdfa3-69af-4c0c-847d-370903cc135b)

*Abbildung 16: Nach dem Einreichen: Bewertungsreiter und Vorfall abschließen*

## 4 Vorfälle bewerten, melden und abschließen

*Dieses Kapitel richtet sich an Datenschutzbeauftragte, Informationssicherheitsbeauftragte und alle, die in der Konfiguration für die Bewertung zuständig sind.*

Sie erhalten nach dem Einreichen eine E-Mail und eine Aufgabe. Öffnen Sie das Ereignis aus der Übersicht oder aus der Aufgabe.

### 4.1 Allgemeine Bewertung

1.  Verknüpfen Sie unter **Betroffene Objekte** über **Objekte verknüpfen** betroffene Assets, Daten/Informationen, Verarbeitungstätigkeiten, Geschäftsprozesse, Dienstleister oder TOM. Mit **Entfernen** lösen Sie markierte Verknüpfungen.
2.  Unter **Abgeleiteter Kontext** wertet **Kontext auswerten** die verknüpften Objekte aus und leitet Schutzbedarf, Personenbezug, Risiken und Handlungsempfehlungen ab.
3.  Halten Sie unter **Ursache & Auslöser** die **Kategorie** (**Höhere Gewalt**, **Technisches Versagen**, **Menschliches Versagen**, **Vorsätzliche Handlung**, **Unbekannt**), den **Auslöser**, die **Ursache des Vorfalls** und **Weitere Bemerkungen zum Vorfall** fest.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/db1a249b-d416-47c2-aa6e-e844a7e08614)

*Abbildung 17: Allgemeine Bewertung*

### 4.2 Bewertung Datenschutz

#### 4.2.1 Betroffene Personen und Daten

1.  Haben Sie Objekte verknüpft, übernimmt **Betroffene Personen und Datenkategorien aus verknüpften Objekten übernehmen** die Angaben daraus.
2.  Tragen Sie **Anzahl betroffener Personen (geschätzt)** und **Anzahl betroffener Datensätze** ein.
3.  Wählen Sie **Kategorien betroffener Personen** und **Kategorien betroffener personenbezogener Daten**. Ergänzen Sie bei Bedarf die Freitextfelder darunter.
4.  Schalten Sie **Besondere Arten personenbezogener Daten (Art. 9 DS-GVO) betroffen** ein, wenn z. B. Gesundheitsdaten betroffen sind.
5.  Wählen Sie **Art der Verletzung** (z. B. **Verlust der Daten**) und **Mögliche Folgen für Betroffene** (z. B. **Identitätsdiebstahl / -betrug**).

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4f2158ad-5c68-4203-b4e7-000d1992f475)

*Abbildung 18: Bewertung Datenschutz: betroffene Personen und Daten*

#### 4.2.2 Risikobewertung

1.  Wählen Sie unter **Risikobewertung (Risiko für Betroffene)** die **Eintrittswahrscheinlichkeit** (**Unwahrscheinlich** bis **Sehr wahrscheinlich**) und die **Auswirkung auf Rechte und Freiheiten betroffener Personen** (**Geringfügig** bis **Maximal**), oder klicken Sie direkt in die Matrix.
2.  Begründen Sie beide Werte unter **Begründung Eintrittswahrscheinlichkeit** und **Begründung Auswirkung**.
3.  Die **Risikoeinstufung** berechnet das System aus beiden Werten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/050074ca-183b-4f34-bf73-2d9677618040)

*Abbildung 19: Risikobewertung*

#### 4.2.3 Meldeentscheidung

Wählen Sie unter **Entscheidung Meldepflicht Datenschutzvorfall**:

| Karte | wenn … |
| --- | --- |
| **Meldepflichtig (Aufsichtsbehörde)** | ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen nicht auszuschließen ist (Art. 33 DS-GVO). |
| **Keine Meldung erforderlich** | voraussichtlich kein Risiko besteht. |

Bei **Meldepflichtig (Aufsichtsbehörde)** schalten Sie zusätzlich **Hohes Risiko: Benachrichtigung der Betroffenen erforderlich (Art. 34 DS-GVO)** ein, wenn ein hohes Risiko besteht. Begründen Sie die Entscheidung unter **Begründung der Entscheidung** und klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b8fcf297-a5f2-4282-ab0d-d97bcbd76242)

*Abbildung 20: Meldeentscheidung*

> **Tipp:** Auch eine Entscheidung *gegen* eine Meldung muss nachvollziehbar sein. Wiederkehrende Begründungen hinterlegen Sie als **Textbausteine** und fügen sie über **Textbaustein** oder `#` ein.

### 4.3 Bewertung Informationssicherheit

Erscheint bei Sicherheitsvorfällen, wenn Ihr Unternehmen Sicherheitsvorfälle aktiviert hat.

1.  Wählen Sie die **Einstufung** (**Erheblicher Sicherheitsvorfall**, **Sicherheitsvorfall**, **Beinahe-Vorfall**), die **Lageeinschätzung** (**Rot - Kritisch** bis **Grau - Gering**) und die **Angriffsart**.
2.  Schalten Sie bei Bedarf **Böswillige Handlung** und **Grenzüberschreitend (betrifft andere EU-Mitgliedstaaten)** ein.
3.  Dokumentieren Sie unter **Strafanzeige** mit **Strafanzeige erstattet** und **Datum Strafanzeige** eine Anzeige und unter **Schäden** die **Beschreibung der Schäden**.
4.  Entscheiden Sie unter **Entscheidung Meldepflicht Sicherheitsvorfall** zwischen **Meldepflichtig (Aufsichtsbehörde)** und **Keine Meldung erforderlich** und begründen Sie die Entscheidung.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5399f98a-0694-497d-a0bf-fdac0cb09af8)

*Abbildung 21: Bewertung Informationssicherheit*

### 4.4 Meldungen an die Aufsichtsbehörde dokumentieren

Der audatis MANAGER meldet nicht selbst an die Behörde. Sie melden über das Portal oder den Meldeweg der Behörde und **dokumentieren** die Meldung hier.

Im Reiter **Meldungen** steht unter **Meldungen bei Datenschutzvorfall** die *Meldung an Aufsichtsbehörde* mit **Aufsichtsbehörde**, **Fristbeginn**, **Fristende** und **Verbleibend**. Unter **Meldungen bei Sicherheitsvorfall** stehen die gestuften Meldungen, z. B. *Erstmeldung / Frühwarnung*, *Folgemeldung mit Details* und *Abschlussmeldung / Ursachenanalyse*.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e7b4cb24-b234-4b16-ac12-29c2104ce364)

*Abbildung 22: Reiter Meldungen*

1.  Erstellen Sie bei Bedarf die Unterlagen für die Behörde mit **Exportieren** (siehe *Exportieren*).
2.  Mit **Meldeportal öffnen** rufen Sie das Online-Portal der zuständigen Aufsichtsbehörde auf und melden dort.
3.  Klicken Sie anschließend bei der Meldung auf **Meldung dokumentieren**. **Aufsichtsbehörde** und **Art der Meldung** sind vorbelegt. Erfassen Sie **Gemeldet am** mit **Uhrzeit**, **Gemeldet von**, **Funktion der meldenden Person**, **Aktenzeichen / Referenz**, **Weitere Informationen zur Meldung** und **Meldung erfolgt per** (**E-Mail**, **Online-Formular**, **Fax**, **Post**).
4.  War die Meldung zu spät, schalten Sie **Meldung war verspätet** ein und füllen **Begründung für die Verspätung** aus (Art. 33 Abs. 1 Satz 2 DS-GVO).
5.  Klicken Sie auf **Meldung speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5f93b5a4-fdef-4ef4-8da0-09393528acb8)

*Abbildung 23: Meldung dokumentieren*

Die Meldung ist danach grün als **Erledigt** markiert und zeigt **Zuletzt gemeldet**. Unter **Dokumentierte Meldungen** sehen Sie jede erfasste Meldung; mit dem **Augen-Symbol** sehen Sie sie an, mit dem **Stift-Symbol** ändern Sie sie. Offene Meldungen sind mit **Ausstehend** und der Restzeit unter **Verbleibend** gekennzeichnet.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a4c50c0d-f944-43b0-bd84-bd8e3c62e906)

*Abbildung 24: Dokumentierte Meldung*

### 4.5 Betroffene benachrichtigen

Im Reiter **Benachrichtigung** halten Sie fest, ob und wie die Betroffenen informiert werden (Art. 34 DS-GVO):

1.  Wählen Sie den **Status**: **Nicht erforderlich** (vorbelegt), **Erforderlich**, **Geplant**, **Durchgeführt** oder eine Ausnahme mit **Ausnahmegrund**.
2.  Markieren Sie die **Benachrichtigungskanäle** (**E-Mail**, **Brief**, **Website**, **Persönlich**, **Presse**, **Telefon**) und tragen Sie **Benachrichtigungsdatum**, **Uhrzeit** und **Anzahl benachrichtigter Personen** ein.
3.  Unter **Inhalt der Benachrichtigung** erstellt **Vorlage generieren** einen Textvorschlag aus den erfassten Angaben.
4.  Ergänzen Sie **Begründung der Benachrichtigung** und **Bemerkungen zur Benachrichtigung** und klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c9c773eb-c762-4df5-8b05-4e9c6c6287a6)

*Abbildung 25: Benachrichtigung der Betroffenen*

### 4.6 Incident Response

Im Reiter **Incident Response** planen Sie Maßnahmen zur Analyse, Behebung, Abmilderung, Kommunikation und Prävention. Klicken Sie auf **Incident Response Plan erstellen**. Danach legen Sie mit **Aktion hinzufügen** Aktionen mit **Bezeichnung**, **Beschreibung**, **Phase** und **Verantwortlich** an. Eine Frist erhält eine Aktion erst über eine verknüpfte Aufgabe. Den Status ändern Sie mit **In Arbeit nehmen** und **Als erledigt markieren**; **Wieder öffnen** setzt eine erledigte Aktion zurück auf **In Arbeit**. Vorlagen, Aufgaben und alle weiteren Funktionen beschreibt das Handbuch **Incident Response**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b14b165b-d577-4891-8561-3d607b6a97aa)

*Abbildung 26: Incident Response*

### 4.7 Dokumente

Im Reiter **Dokumente** legen Sie Belege ab, z. B. Screenshots, Protokolle oder Schriftverkehr. Ziehen Sie Dateien in den Bereich oder klicken Sie hinein, um sie auszuwählen. Erlaubt sind gängige Formate bis 50 MB je Datei.

### 4.8 Vorfall abschließen

Sind Bewertung, Meldungen und Benachrichtigung dokumentiert:

1.  Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf **Vorfall abschließen**.
2.  Bestätigen Sie die Rückfrage **Vorfall abschließen** mit **Abschließen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/9b75dd3a-e3a3-4295-bd0b-a5f41441bb00)

*Abbildung 27: Rückfrage vor dem Abschluss*

Das Ereignis erhält den Status **Abgeschlossen** mit der Abschlussart, z. B. **Abgeschlossen (Meldung erfolgt)**, und ist danach nur noch lesbar. Muss ein abgeschlossenes Ereignis noch einmal bearbeitet werden, öffnen Sie es mit dem **Augen-Symbol** und klicken auf **Erneut öffnen**.

## 5 Übersicht, Export und Massenaktionen

### 5.1 Übersicht

Die Übersicht hat die Reiter **Ereignisse und Vorfälle** und **Archiv**. Die Tabelle zeigt **Nummer**, **Bezeichnung**, **Klassifizierung**, **Status**, **Meldefrist**, **Verantwortlich**, **Schlagworte**, **Eingang über** und **Meldung im System**. Die Spalte **Meldefrist** zeigt die nächste offene Frist; abgelaufene Fristen erscheinen als **überfällig**. Neue Meldungen stehen oben.

Über **Suche in Tabelle** suchen Sie in allen Spalten. Mit dem Spalten-Symbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten ein und aus.

### 5.2 Filter

Klappen Sie **Filter** auf und grenzen Sie nach **Klassifizierung**, **Status**, **Verantwortlich**, **Lageeinschätzung**, **Meldepflicht**, **Eingang über**, **Ereignis ab**, **Ereignis bis** und **Schlagwörter** ein. Klicken Sie auf **Filter anwenden**. **Filter zurücksetzen** hebt alle Filter auf. Der Filter bleibt für Sie gespeichert, bis Sie ihn zurücksetzen.

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*Abbildung 28: Filter in der Übersicht*

### 5.3 Massenaktionen und Schlagwörter

Markieren Sie Ereignisse in der Tabelle. Danach stehen zur Verfügung:

-   **Massenaktionen** → **Archivieren**: Die Ereignisse wechseln in den Reiter **Archiv**. Im Reiter **Archiv** holen Sie sie mit **Massenaktionen** → **Wiederherstellen** zurück.
-   **Schlagwörter**: vergibt oder entfernt Schlagwörter, z. B. „Phishing-Welle Q3“. Schlagwörter dienen auch als Filter.
-   **Löschen** (mit Recht **Löschen**): Gelöschte Ereignisse liegen im Papierkorb, bis die Aufbewahrungsfrist abläuft.

### 5.4 Exportieren

**Exportieren** öffnet den Export-Assistenten, in der Übersicht ebenso wie auf der Detailseite. Er führt in drei Schritten durch **Umfang**, **Exportform** und **Format**. Beim **Umfang** wählen Sie in der Übersicht **Alle**, **Gefiltert** (nur bei gesetztem Filter) oder **Auswahl** (die markierten Ereignisse); auf der Detailseite ist **Auswahl (1)** vorgegeben. Mit **Weiter** und **Zurück** wechseln Sie die Schritte.

| Exportform | Inhalt | Formate |
| --- | --- | --- |
| **Datenliste** | Tabelle der Ereignisse | CSV, XML, JSON |
| **Melderelevanter Sachverhalt** | nur die Angaben, die die Aufsichtsbehörde braucht | PDF, Word (.docx) |
| **Kompletter Sachverhalt** | alle erfassten Angaben | PDF, Word (.docx) |
| **Meldung Informationssicherheit** | Angaben für die Meldung eines Sicherheitsvorfalls | PDF, Word (.docx) |
| **NIS2 Erstmeldung**, **NIS2 Folgemeldung**, **NIS2 Abschlussmeldung**, **NIS2 Gesamtnachweis** | nur auf der Detailseite eines Sicherheitsvorfalls; die Folge- und Abschlussmeldung erst, wenn die vorherige Meldung dokumentiert ist | PDF, Word (.docx) |

Welche Exportformen Sie sehen, hängt von Ihrem Recht ab (siehe *Rollen und Rechte*).

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5f05ba7f-6dcf-458d-9a3c-dc8d73ee357b)

*Abbildung 29: Export-Assistent, Schritt Umfang auf der Detailseite*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/63294f5e-ba77-406d-9b4c-38f6ea56506d)

*Abbildung 30: Export-Assistent, Schritt Exportform*

> **Tipp:** **Verzeichnis der Datenschutzverletzungen** (Art. 33 Abs. 5 DS-GVO): Filtern Sie die Übersicht nach **Klassifizierung** = **Sicherheits- & Datenschutzvorfall**, wählen Sie im Export-Assistenten beim **Umfang** **Gefiltert** und als Exportform die **Datenliste** oder den **Kompletten Sachverhalt**.

### 5.5 Hilfe und Tour

Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe zur aktuellen Seite. Ist für das Modul eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf der Übersicht von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol **Tour erneut starten** neu.

## 6 Konfiguration

**Zugriff:** Die Konfiguration öffnen Sie in der Übersicht oben rechts über **Ereignisse konfigurieren**. Der Link erscheint nur mit **Sonderrecht** im Modul. Die Einstellungen gelten für den aktuellen Mandanten.

Die Konfiguration hat die Reiter **Schlagwörter**, **Einstellungen**, **Ereignisarten**, **Textbausteine**, **Funktionsbausteine**, **Sofortaktionen**, **Entscheidungsmatrix**, **Externe Meldeseite** und **Mandantenakte**. Mit **Abbrechen** kehren Sie zur Übersicht zurück.

Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1.  **Einstellungen**: Sicherheitsvorfälle, Pflichtfelder, Nummernkreis, Zuständigkeiten, Fristen, Erinnerungen, Benachrichtigungen
2.  **Ereignisarten** prüfen
3.  **Sofortaktionen** den Ereignisarten zuordnen
4.  **Entscheidungsmatrix** anpassen
5.  **Externe Meldeseite** einschalten und Link oder QR-Code verteilen
6.  Bei Bedarf **Textbausteine**, **Funktionsbausteine**, **Schlagwörter** und **Mandantenakte**

### 6.1 Schlagwörter

Hier legen Sie die Schlagwörter des Moduls an (**Neu**), löschen sie oder archivieren sie über **Massenaktionen**. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**. Die Konfiguration öffnet mit diesem Reiter.

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*Abbildung 31: Konfiguration, Reiter Schlagwörter*

### 6.2 Einstellungen

Änderungen in diesem Reiter speichern Sie mit **Speichern** in der Werkzeugleiste. Tabellen wie Fristen und Erinnerungsstufen speichern sofort.

#### 6.2.1 Meldungen, Pflichtfelder und Nummernkreis

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Sicherheitsvorfälle aktivieren** | Ausgeschaltet entfallen Meldefristen, Meldestufen und Bewertung für Sicherheitsvorfälle. Der Datenschutzteil bleibt vollständig. |
| **Verantwortlicher als Pflichtfeld** | Eingeschaltet lässt sich ein Ereignis nur mit **Verantwortlich** speichern. |
| **Präfix** | Vorsatz der Nummer, z. B. `ERG`. |
| **Nummernformat** | **Präfix-Jahr-Nr**, **Präfix-Nr** oder **Nur Nr**. |
| **Nächste Nummer** | laufende Nummer des nächsten Ereignisses. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/97666a4e-2e93-4c8a-915c-9236825dc281)

*Abbildung 32: Einstellungen: Meldungen*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2349b18a-c36d-4486-8efa-5302bc7304d4)

*Abbildung 33: Einstellungen: Nummernkreis*

#### 6.2.2 Ereignis (Erstklassifikation)

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Verantwortlich** | Standard-Verantwortliche Person für neue Ereignisse. Sie erhält die erste E-Mail. |
| **Weitere Verantwortliche** | zusätzliche Verantwortliche. |
| **Weitere Verantwortliche zusätzlich benachrichtigen** | Eingeschaltet erhalten auch die weiteren Verantwortlichen alle E-Mails. |
| **Eskalation an** | Personen, die bei Erinnerungsstufen mit Eskalation und bei Fristüberschreitung informiert werden. |
| **Erinnerungs- und Eskalationsstufen** | Tabelle mit **Stunden vor Frist**, **An Verantwortlichen** und **An Eskalationsgruppe**. |

Die Klassifikation muss vor der kürzesten Meldefrist aus Datenschutz und Sicherheit erfolgen. Ein Hinweis über der Tabelle prüft, ob alle Stufen kleiner als diese Frist sind. Ist eine Stufe zu groß, ist der Hinweis rot.

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*Abbildung 34: Ereignis (Erstklassifikation)*

Eine Stufe legen Sie über **Neu** an: **Stunden vor Frist** eintragen, **An Verantwortlichen** und/oder **An Eskalationsgruppe** einschalten, **Speichern**. Mit dem **Stift-Symbol** ändern Sie eine Stufe.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c561c4f0-9e9c-4497-ab4a-fd0ec0402383)

*Abbildung 35: Fenster Eskalationsstufe anlegen*

#### 6.2.3 Datenschutzvorfall

Unter **Datenschutzvorfall (Meldefristen)** stehen die Fristen mit **Bezeichnung** und **Frist (Stunden)**, z. B. *Meldung an Aufsichtsbehörde* mit 72 h. Ändern Sie die Frist nur, wenn eine abweichende Rechtsgrundlage es verlangt.

Unter **Datenschutzvorfall (Bewertung und Erinnerung)**:

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Zuständig für Datenschutzbewertung** | erhält beim Einreichen E-Mail und Aufgabe, meist die oder der Datenschutzbeauftragte. |
| **Weitere Benachrichtigungsempfänger bei Datenschutzvorfall** | erhalten alle E-Mails zusätzlich. |
| **Eskalation an** | Eskalationsgruppe für Datenschutzvorfälle. |
| **Erinnerungs- und Eskalationsstufen** | **Stunden vor Frist**, **An zuständige Person und weitere Empfänger**, **An Eskalationsgruppe**. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c1199844-07a4-4bac-825f-cdebeddbf4dd)

*Abbildung 36: Datenschutzvorfall: Bewertung und Erinnerung*

> **Wichtig:** Ohne **Zuständig für Datenschutzbewertung** erhält beim Einreichen niemand eine Aufgabe. Prüfen Sie dieses Feld bei jeder Einrichtung.

#### 6.2.4 Sicherheitsvorfall

Nur sichtbar, wenn **Sicherheitsvorfälle aktivieren** eingeschaltet ist. Unter **Sicherheitsvorfall (Meldefristen)** stehen die gestuften Fristen, z. B. *Erstmeldung / Frühwarnung* 24 h, *Folgemeldung mit Details* 72 h und *Abschlussmeldung / Ursachenanalyse* 720 h. Unter **Sicherheitsvorfall (Bewertung und Erinnerung)** legen Sie **Zuständig für Informationssicherheitsbewertung**, **Weitere Benachrichtigungsempfänger bei Sicherheitsvorfall**, **Eskalation an** und die Erinnerungsstufen fest. Mit **Meldepflicht an Aufsichtsbehörden deaktivierbar** darf die Meldepflicht für Sicherheitsvorfälle im Einzelfall abgeschaltet werden.

#### 6.2.5 Benachrichtigungen

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **SMS Benachrichtigung erlauben** | kostenpflichtige SMS zusätzlich zur E-Mail: bei Erstbenachrichtigung, Eskalation und abgelaufener Frist an dieselben Empfänger wie die E-Mail, beim Einreichen an die zuständige Person. |
| **Bestätigungsmail an Meldenden** | Die meldende Person erhält den Eingang mit Nummer per E-Mail bestätigt. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/cddd6133-413d-4906-b532-b0f9b1ee547c)

*Abbildung 37: Benachrichtigungen*

### 6.3 Ereignisarten

Ereignisarten sind die Auswahl **Ereignisart** im Meldeformular. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Standard-Klassifizierung**, **Vorfallstufe** und **Aktiv**. Neue Arten legen Sie über **Neu** an, bestehende ändern Sie mit dem **Stift-Symbol**. Je Art legen Sie die Standard-Klassifizierung und die Vorfallstufe als Voreinstellung fest und können Zusatzfelder für das Meldeformular hinterlegen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a10e10d4-5a50-4e20-9f1f-49a3a7ac80a7)

*Abbildung 38: Ereignisarten*

> **Tipp:** Formulieren Sie Bezeichnungen so, dass Laien sie ohne Fachwissen zuordnen können, z. B. „Laptop verloren“.

### 6.4 Textbausteine

Hier hinterlegen Sie vorformulierte Texte mit **Kurztext** und **Langtext**, z. B. „Keine Meldung – Daten verschlüsselt“. Über **Neu** legen Sie Einträge an; nicht mehr benötigte archivieren Sie über **Massenaktionen**. Die Textbausteine stehen in den Begründungsfeldern des Moduls über **Textbaustein** oder `#` zur Verfügung, z. B. in **Begründung der Einstufung**, **Begründung der Entscheidung**, **Begründung Eintrittswahrscheinlichkeit**, **Begründung Auswirkung**, **Begründung der Benachrichtigung** und **Begründung für die Verspätung**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/58ad33f4-795b-4126-82ce-40500ffaa41a)

*Abbildung 39: Textbausteine*

### 6.5 Funktionsbausteine

Hier pflegen Sie die Auswahl **Verhältnis zum Unternehmen** für meldende und erfassende Personen. Vorbelegt sind *Beschäftigte/r*, *Dienstleister*, *Kunde* und *Sonstige* (Kennzeichen **Standard**). Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Sichtbarkeit** und **Verwendet in**.

-   Über **Neu** legen Sie weitere Einträge an, z. B. „Bewerber/in“.
-   Ein ausgeblendeter Eintrag steht bei neuen Ereignissen nicht mehr zur Auswahl. Bestehende Ereignisse behalten ihren Wert.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/9ffdc76b-73b0-4ca1-9889-da110fd18267)

*Abbildung 40: Funktionsbausteine*

### 6.6 Sofortaktionen

Sofortaktionen sind die Checkliste, die Meldende nach der Auswahl der Ereignisart sehen. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Ereignisarten**, **Sortierung** und **Aktiv**. Legen Sie Aktionen über **Neu** an und ordnen Sie sie einer oder mehreren Ereignisarten zu.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a9a27d75-23b2-4b47-bf0b-a6786fed9254)

*Abbildung 41: Sofortaktionen*

> **Hinweis:** Formulieren Sie einfache, sofort umsetzbare Schritte für die meldende Person, z. B. „Gerät sperren lassen“. Fristen und Behördenmeldung steuert das System selbst.

### 6.7 Entscheidungsmatrix

Die Entscheidungsmatrix beschreibt je Kriterium, wann ein Vorfall in **Stufe 1** bis **Stufe 4** gehört. Sie erscheint in der Klassifikation als **Entscheidungsmatrix (Einstufungshilfe)**. Kriterien legen Sie über **Neu** an und ändern sie mit dem **Stift-Symbol**. Stufe 1 gilt, wenn kein Schutzziel verletzt ist.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f9168e83-faae-4f93-b786-36328e08ba40)

*Abbildung 42: Entscheidungsmatrix*

### 6.8 Externe Meldeseite

1.  Schalten Sie **Externes Meldeformular aktivieren** ein.
2.  Kopieren Sie die **Formular-URL** mit dem Kopier-Symbol oder öffnen Sie sie mit dem Symbol daneben.
3.  Laden Sie über **QR-Code herunterladen** den QR-Code für Aushänge herunter.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0d349c12-3ea5-40ce-9bed-dd0c2c06219a)

*Abbildung 43: Externe Meldeseite*

> **Achtung:** Das Symbol neben dem **Zugangsschlüssel** erzeugt einen neuen Schlüssel. Der alte Link und alle ausgehängten QR-Codes werden damit **ungültig**.

### 6.9 Mandantenakte

Die **Mandantenakte** sammelt Hinweise zu diesem Mandanten für das Modul, z. B. Ansprechpartner oder Absprachen. Sie schreiben im Editor mit Formatierungsleiste; mit `@` fügen Sie Kontakte ein. Speichern Sie mit **Speichern**. Ist ein Hinweis hinterlegt, erscheint er in der Übersicht. Der Reiter und der Hinweis erscheinen nur mit Recht für die Mandantenakte.

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*Abbildung 44: Mandantenakte*

## 7 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Art. 33 DS-GVO** | Pflicht, eine Datenschutzverletzung binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde zu melden, wenn ein Risiko für die Betroffenen besteht. |
| **Art. 34 DS-GVO** | Pflicht, Betroffene zu benachrichtigen, wenn ein hohes Risiko besteht. |
| **Bekanntwerden** | Zeitpunkt, zu dem das Ereignis bemerkt wurde. Mit ihm beginnen die Meldefristen. |
| **CIA** | Die Schutzziele Vertraulichkeit (Confidentiality), Integrität (Integrity) und Verfügbarkeit (Availability). |
| **Detailbewertung** | Bewertung durch Datenschutz und Informationssicherheit nach dem Einreichen. |
| **Eskalationsgruppe** | Personen, die vor Fristende und bei Fristüberschreitung zusätzlich informiert werden. |
| **Externe Meldeseite** | Meldeformular ohne Anmeldung, je Mandant mit eigenem Link und QR-Code. |
| **Incident Response** | Plan mit Maßnahmen zur Analyse, Behebung, Abmilderung, Kommunikation und Prävention. |
| **NIS2** | EU-Richtlinie zur Cybersicherheit mit gestuften Meldepflichten für Sicherheitsvorfälle. |
| **Verzeichnis der Datenschutzverletzungen** | Nachweis aller Datenschutzverletzungen nach Art. 33 Abs. 5 DS-GVO. |

## 8 Häufige Fragen

**Ich bin nicht sicher, ob das eine Datenpanne ist. Soll ich trotzdem melden?** Ja. Die Einordnung übernehmen die zuständigen Personen. Ein harmloses Ereignis wird einfach dokumentiert und abgeschlossen.

**Ich habe mich bei der Meldung vertan. Kann ich sie ändern?** Über die externe Meldeseite nicht. Wenden Sie sich mit Ihrer Nummer an die zuständige Person. Im audatis MANAGER bearbeitet die verantwortliche Person das Ereignis, solange es nicht abgeschlossen ist.

**Ab wann läuft die 72-Stunden-Frist?** Ab dem Zeitpunkt, zu dem das Unternehmen von der Verletzung erfahren hat, im System **Wann wurde das Ereignis bekannt?**, nicht ab dem Eintritt.

**Was passiert, wenn eine Frist abläuft?** Vor Fristende erhalten die zuständigen Personen und je nach Einstellung die Eskalationsgruppe Erinnerungen. Nach Ablauf erscheint die Frist als **überfällig**. Melden Sie trotzdem und begründen Sie die Verspätung.

**Meldet der audatis MANAGER selbst an die Aufsichtsbehörde?** Nein. Sie melden über das Portal der Behörde (**Meldeportal öffnen**) und dokumentieren die Meldung im Reiter **Meldungen**. Der **Melderelevante Sachverhalt** liefert die Angaben dafür.

**Warum sehe ich den Reiter Meldungen nicht?** Der Reiter erscheint nur bei Sicherheits- oder Datenschutzvorfällen und nur mit dem Recht für Datenschutzvorfälle.

**Wir haben keine NIS2-Pflichten. Brauchen wir die Sicherheitsvorfälle?** Nein. Schalten Sie unter **Ereignisse konfigurieren** → **Einstellungen** die Option **Sicherheitsvorfälle aktivieren** aus. Der Datenschutzteil bleibt vollständig.

**Warum sehe ich „Ereignisse konfigurieren“ nicht?** Der Link erscheint nur mit Sonderrecht im Modul.