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title: "E-Learning"
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last_updated: "2026-10-30T15:51:38.870Z"
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# E-Learning

Online-Schulungen für Beschäftigte durchführen, nachhalten und mit Zertifikat nachweisen

## 0 Kurzkarte: Eine Datenschutzschulung starten in 5 Schritten

Die jährliche Datenschutzschulung steht an oder neue Beschäftigte sollen geschult werden? Ein **E-Learning** verbindet einen Lerninhalt mit den Personen, die ihn bearbeiten sollen.

1.  **E-Learning anlegen** – **Personal + Schulung → E-Learning → + Neu**, **Bezeichnung**, **Fachverantwortlichen** und **Lerninhalt** wählen, **Speichern**.
2.  **Einstellungen prüfen** – das E-Learning bearbeiten, in den **Stammdaten** **Erinnerung**, **Lerntest** und **Unterzeichner** festlegen und **Speichern**.
3.  **Teilnehmer zuordnen** – im Bereich **Teilnehmer** über **Hinzufügen → Person zuordnen** oder **Gruppe zuordnen**.
4.  **Frist setzen und einladen** – Teilnehmer markieren, **Massenaktionen → Frist setzen**, danach **Massenaktionen → Einladung senden**.
5.  **Fortschritt verfolgen** – die Übersicht zeigt Teilnehmer und Zertifikate je E-Learning; je Person steht der Status *Bestanden* bzw. *Teilgenommen*.

> **Wichtig:** Teilnehmer sehen die Schulung im Portal erst nach der Einladung. Ohne Einladung bleibt ihr Status **Angelegt**.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Der Verantwortliche muss Beschäftigte für den Datenschutz sensibilisieren und schulen; der Datenschutzbeauftragte überwacht das (Art. 39 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Im Modul **E-Learning** organisieren Sie dafür Online-Schulungen:

-   Sie wählen einen **Lerninhalt** – eigene Inhalte aus dem Modul **Lerninhalte** oder erworbene audatis-Schulungen,
-   ordnen Personen aus dem Modul **Personal** einzeln oder als Gruppe zu,
-   laden sie per E-Mail ins **Portal** ein und erinnern automatisch vor Fristablauf,
-   sehen je Person, ob sie teilgenommen bzw. den Lerntest bestanden hat, und
-   exportieren Teilnehmerlisten und Zertifikate als Nachweis (Art. 5 Abs. 2 DS-GVO).

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **E-Learning** | Eine Schulungsdurchführung, z. B. „Basisschulung Datenschutz 2026“. Sie verbindet einen Lerninhalt mit Teilnehmern, Fristen und E-Mails. |
| **Lerninhalt** | Der eigentliche Kursinhalt mit Kapiteln, Lektionen und ggf. Lerntest – gepflegt im Modul **Lerninhalte**. |
| **Lerntest** | Abschließende Fragen zum Lerninhalt. Mit Test erhalten Teilnehmer ein **Teilnahmezertifikat**, ohne Test eine **Teilnahmebescheinigung**. |
| **Teilnehmer** | Eine Person aus dem Modul **Personal**, die das E-Learning bearbeiten soll. |
| **Frist** | Datum, bis zu dem der Teilnehmer das E-Learning abschließen soll. |
| **Portal** | Oberfläche, in der Teilnehmer die Schulung bearbeiten. |
| **Lizenz** | Für erworbene Lerninhalte verbraucht jeder Teilnehmer eine Lizenz. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert | Status des E-Learnings |
| --- | --- | --- | --- |
| 1\. Anlegen | Fachverantwortliche/r | Bezeichnung, Fachverantwortlicher, Lerninhalt | Neu |
| 2\. Einstellen | Fachverantwortliche/r | Erinnerung, Lerntest, Zertifikat, E-Mails | Neu |
| 3\. Teilnehmer zuordnen | Fachverantwortliche/r | Personen oder Gruppen, Frist | In Bearbeitung |
| 4\. Einladen | Fachverantwortliche/r | Einladungs-E-Mail ins Portal | In Bearbeitung |
| 5\. Schulung bearbeiten | Teilnehmer | Lerninhalt und ggf. Lerntest im Portal | In Bearbeitung |
| 6\. Abschließen | Fachverantwortliche/r | Status in den Stammdaten setzen | Abgeschlossen |

### 1.4 Rollen und Rechte

| Rolle | Typische Aufgaben | Was sie sieht und darf |
| --- | --- | --- |
| **Lesen** | Schulungsstand einsehen | Übersicht und Ansicht der E-Learnings. |
| **Bearbeiten** | E-Learnings anlegen, Teilnehmer verwalten, einladen | Alle Pflegefunktionen und Exporte. |
| **Löschen** | E-Learnings entfernen | Zusätzlich **Löschen**. |
| **Sonderrechte** | Modul einrichten, Lizenzen prüfen | Zusätzlich **E-Learning konfigurieren** und **Lizenzhistorie**. |
| **Teilnehmer** (ohne Benutzerkonto) | Schulung bearbeiten | Nur das Portal mit den eigenen Schulungen. |

## 2 Ein E-Learning durchführen

*Dieses Kapitel richtet sich an alle, die gelegentlich eine Schulung verteilen.*

### 2.1 Die Übersicht

Öffnen Sie **Personal + Schulung → E-Learning**. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Lerninhalt**, **Fachverantwortlicher**, die Zahl der **Teilnehmer** und **Zertifikate**, den **Status** und die **Schlagwörter**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6883a69b-0cc1-4446-ac6a-901be1ad1fae)

*Abbildung 1: Übersicht der E-Learnings*

Über **Filter** grenzen Sie nach **Bezeichnung**, **Status**, **Lerninhalt**, **Fachverantwortlichem**, **Schlagwörtern** sowie einer Mindestzahl an **Teilnehmern** oder **Zertifikaten** ein.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/607bb120-021f-462d-bea7-457bcae6558f)

*Abbildung 2: Filter der Übersicht*

### 2.2 Schritt 1: E-Learning anlegen

1.  Klicken Sie auf **\+ Neu**.
2.  Geben Sie eine **Bezeichnung** ein, z. B. „Datenschutz-Grundschulung 2026“.
3.  Wählen Sie den **Fachverantwortlichen**. Ist die Option in Ihrem Mandanten aktiv, können Sie stattdessen unter **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto** einen Namen eintragen.
4.  Wählen Sie den **Lerninhalt**. Zur Auswahl stehen die freigegebenen Lerninhalte Ihres Mandanten und erworbene Schulungen.
5.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b636f382-c107-4e6a-b5da-403b0a1a92e3)

*Abbildung 3: Neues E-Learning anlegen*

> **Tipp:** Fehlt ein Lerninhalt in der Auswahl, prüfen Sie im Modul **Lerninhalte**, ob er freigegeben ist.

### 2.3 Schritt 2: Stammdaten einstellen

Öffnen Sie das E-Learning über das **Stift-Symbol**. Die Bearbeitung hat die Bereiche **Stammdaten**, **Teilnehmer** und **E-Mails**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/9cf2e273-6663-4adf-a266-96f65a645dc4)

*Abbildung 4: Stammdaten eines E-Learnings*

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Name der Schulung, erscheint in Einladungen. |
| **Fachverantwortlicher** | Zuständige Person für Organisation und Durchführung. |
| **Lerninhalt** | Der Kursinhalt, den die Teilnehmer bearbeiten. |
| **Status** | **Neu**, **In Bearbeitung** oder **Abgeschlossen**. |
| **Erinnerung** | Automatische E-Mail-Erinnerung vor Fristablauf, z. B. *7 Tage vor Ablauf*; **keine Erinnerung** schaltet sie ab. |
| **Erinnerungsintervall** | **Wöchentlich** erinnert montags, **Täglich** montags bis freitags, sobald das Erinnerungsdatum erreicht ist. |
| **Lerntest** | Ankreuzen, damit Teilnehmer den Test zum Lerninhalt ablegen. **Test bearbeiten** bzw. **Test erstellen** öffnet den Lerninhalt in einem neuen Fenster; hat der Lerninhalt keinen Test, steht dort **Kein Test vorhanden**. |
| **Zertifikatstyp** | Ergibt sich aus dem Lerntest: **Teilnahmezertifikat** mit Test, **Teilnahmebescheinigung** ohne Test. |
| **Unterzeichner** | Name auf dem Zertifikat, z. B. „Max Mustermann, Datenschutzbeauftragter“. |
| **Fragen erlauben** | Teilnehmer können Fragen per Kontaktformular stellen; die Fragen gehen an die **Fragen-E-Mail**. |

Klicken Sie auf **Speichern**.

> **Wichtig:** Änderungen an den **Stammdaten** übernehmen Sie erst mit **Speichern**. Teilnehmerzuordnungen werden dagegen sofort gespeichert.

### 2.4 Schritt 3: Teilnehmer zuordnen

1.  Wechseln Sie in den Bereich **Teilnehmer**.
2.  Klicken Sie auf **Hinzufügen** und wählen Sie:
    -   **Person zuordnen** – einzelne Personen suchen und auswählen, oder
    -   **Gruppe zuordnen** – alle Personen einer Organisationseinheit.
3.  Markieren Sie die Personen bzw. die Organisationseinheit und klicken Sie auf **Zuweisen**. Bereits zugeordnete Personen werden nicht erneut angeboten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/230c8505-884d-4c2b-99d6-f3e821a0307f)

*Abbildung 5: Teilnehmer eines E-Learnings*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d65579f9-471d-4f7b-84d9-729a843ffa3a)

*Abbildung 6: Menü Hinzufügen*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6c693e3b-b20d-47ef-82ff-3da3c2b080b2)

*Abbildung 7: Personen zuordnen*

> **Tipp:** Fehlt eine Person, legen Sie sie direkt über **Neue Person anlegen** an. Sie erscheint dann auch im Modul **Personal**.

> **Hinweis:** Bei erworbenen Lerninhalten verbraucht jeder Teilnehmer eine Lizenz. Reichen die Lizenzen nicht aus, erscheint der Hinweis **Lizenzlimit erreicht** und es können keine weiteren Teilnehmer hinzugefügt werden.

### 2.5 Schritt 4: Frist setzen und einladen

1.  Markieren Sie die Teilnehmer über die Kontrollkästchen.
2.  Wählen Sie **Massenaktionen → Frist setzen**, tragen Sie das Datum ein und bestätigen Sie.
3.  Wählen Sie **Massenaktionen → Einladung senden** und bestätigen Sie die Rückfrage.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/652e128a-dcc3-487b-be0b-6b015a4e348c)

*Abbildung 8: Massenaktionen für Teilnehmer*

Personen, die das Portal noch nicht nutzen, erhalten die **Ersteinladung (mit Aktivierung)**; bereits aktivierte Personen die **Einladung (ohne Aktivierung)**. Deaktivierte Personen werden übersprungen.

| Status des Teilnehmers | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Angelegt** | Zugeordnet, aber noch nicht eingeladen. |
| **Eingeladen** | Die Einladungs-E-Mail wurde versendet. |
| **Fehler** | Die E-Mail konnte nicht versendet werden. |
| **Teilgenommen** / **Bestanden** | Der Teilnehmer hat den Lerninhalt bearbeitet (ohne Test) bzw. den Lerntest bestanden. |

### 2.6 Schritt 5: Fortschritt verfolgen

Im Bereich **Teilnehmer** sehen Sie je Person **Nachname**, **Vorname**, **Organisation**, **Sprache**, **Status**, **Frist**, das Datum der **Einladung** und das Datum, an dem sie **Bestanden** bzw. **Teilgenommen** hat. Den **Filter** nutzen Sie, um z. B. alle Teilnehmer mit **Frist abgelaufen** oder ohne versendete Einladung zu finden.

Über das **Auge-Symbol** einer Zeile öffnen Sie die Teilnehmerseite mit den **Eintragsdaten** (Person, Sprache, Organisation, Status, Einladung, Frist, Bestanden). Dort ändern Sie mit **Bearbeiten** die **Frist**, senden mit **Einladung senden** eine neue Einladung oder nehmen die Person mit **Entfernen** aus dem E-Learning. Hat der Teilnehmer bestanden, laden Sie hier das Zertifikat als PDF herunter.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b75b538b-c6db-47a1-84d8-8cfdb8066093)

*Abbildung 9: Teilnehmerseite mit Eintragsdaten*

### 2.7 E-Mail-Texte anpassen

Teilnehmer erhalten die E-Mails nach den **Standardvorlagen** aus dem Modul **Personal**. Für ein einzelnes E-Learning können Sie eigene Texte hinterlegen:

1.  Wechseln Sie in den Bereich **E-Mails**.
2.  Wählen Sie unter **E-Mail-Typ auswählen** die **Ersteinladung (mit Aktivierung)**, die **Einladung (ohne Aktivierung)** oder die **Erinnerung**.
3.  Schalten Sie **Standardvorlage verwenden** aus.
4.  Bearbeiten Sie **Betreff** und **Inhalt** auf Deutsch und Englisch. Die **Vorschau** zeigt das Ergebnis.
5.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d5321519-3cd5-4d20-8dad-1c04e98634a3)

*Abbildung 10: E-Mail-Vorlagen eines E-Learnings*

Jeder E-Mail-Typ hat seinen eigenen Schalter. Ist **Standardvorlage verwenden** eingeschaltet, zeigt ein Hinweis, welcher Text verschickt wird: die Standardvorlage aus dem Modul **Personal** oder – wenn dort für diesen Typ keine hinterlegt ist – die Systemvorlage. Schalten Sie ihn wieder ein, um zur Standardvorlage zurückzukehren; Ihr eigener Text bleibt gespeichert. **Zu den E-Mail-Vorlagen** öffnet die Standardvorlagen im Modul **Personal**.

> **Hinweis:** Der Schalter **Standardvorlage verwenden** wird sofort gespeichert. Bei archivierten E-Learnings lassen sich die E-Mail-Texte nicht mehr ändern.

## 3 Schulungsstand auswerten und verwalten

*Für Datenschutzbeauftragte und Datenschutzkoordination.*

### 3.1 Ein E-Learning ansehen

Über das **Auge-Symbol** öffnen Sie die Ansicht mit **Stammdaten**, **Teilnehmern** und **E-Mails** im Lesemodus. Mit **Bearbeiten** wechseln Sie in die Bearbeitung.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a0e99f72-2846-4a7b-b9c3-22996dfb804a)

*Abbildung 11: Ansicht eines E-Learnings*

### 3.2 Mehreren E-Learnings Personen zuordnen

In der Übersicht markieren Sie mehrere E-Learnings und wählen unter **Massenaktionen**:

| Massenaktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Person zuordnen** / **Gruppe zuordnen** | Ordnet Personen bzw. eine Organisationseinheit allen markierten E-Learnings zu; eine **Frist** wird abgefragt. |
| **Person entfernen** / **Gruppe entfernen** | Entfernt Personen bzw. eine Organisationseinheit aus allen markierten E-Learnings. |
| **Archivieren** | Verschiebt abgeschlossene E-Learnings in den Reiter **Archiv**. Dort holen Sie sie mit **Wiederherstellen** zurück. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/564413a7-73c7-41c6-a384-bdc2390c64b3)

*Abbildung 12: Massenaktionen in der Übersicht*

> **Hinweis:** Archivierte E-Learnings können nicht bearbeitet werden.

### 3.3 Exportieren und Zertifikate

**Exportieren** öffnet den Export-Assistenten. Sie finden die Schaltfläche in der Übersicht sowie in der Ansicht und der Bearbeitung eines E-Learnings; dort exportieren Sie nur dieses E-Learning.

1.  **Umfang** – **Alle**, **Auswahl** (markierte E-Learnings) oder **Gefiltert** (aktueller Filter). Nur in der Übersicht.
2.  **Exportform** – was exportiert wird:

| Exportform | Inhalt | Format |
| --- | --- | --- |
| **Datenliste** | Die E-Learnings mit Stammdaten und Teilnehmerzahlen (eingeladen, bestanden, offen). | CSV, JSON, XML |
| **Teilnehmer** | Je Teilnehmer Name, Personalnummer, Organisation, Status, Einladungsstatus und Frist. | CSV, JSON, XML |
| **Zertifikate** | PDF-Zertifikate der Teilnehmer, die bestanden bzw. teilgenommen haben. | siehe unten |

1.  **Format** – wählen Sie das Dateiformat und klicken Sie auf **Exportieren**.

Für **Zertifikate** wählen Sie im dritten Schritt:

| Format | Ergebnis |
| --- | --- |
| **Ein kombiniertes PDF** | Alle Zertifikate in einer PDF-Datei. |
| **Zusammengefasstes PDF-Dokument pro Eintrag (ZIP)** | Je E-Learning eine PDF-Datei mit allen Zertifikaten, als ZIP-Archiv. |
| **Einzelne PDF-Dokumente pro Person (ZIP)** | Je E-Learning ein Ordner mit einer PDF-Datei je Person, als ZIP-Archiv. |

Mit **Gelöschte Personen einbeziehen** exportieren Sie auch Zertifikate von Personen, die inzwischen gelöscht wurden.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/00f0a1e8-7a7a-45d6-9fea-4eac931791ac)

*Abbildung 13: Export-Assistent – Format der Zertifikate*

> **Tipp:** Für ein Audit genügt meist der Export **Teilnehmer**. Liegen noch keine bestandenen Tests oder abgeschlossenen Teilnahmen vor, gibt es keine Zertifikate; der Assistent weist Sie dann darauf hin.

### 3.4 Lizenzhistorie

Benutzer mit Sonderrechten öffnen in der Übersicht oben rechts die **Lizenzhistorie**. Sie listet jede Buchung mit **Datum/Zeit**, **Lerninhalt**, **Durchgeführt von** und **Aktion**, z. B. wie viele Teilnehmer hinzugefügt oder entfernt wurden. Nutzt Ihr Mandant Lizenzen für erworbene Lerninhalte, stehen darüber **Lizenzen gesamt**, **Lizenzen verwendet** und **Lizenzen frei**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/3135cabf-8326-4832-ab8c-6e54fb4a5b50)

*Abbildung 14: Lizenzhistorie*

## 4 Konfiguration

*Für Administration mit Sonderrechten im Modul* \*E-Learning**. Sie erreichen die Einstellungen in der Übersicht über** E-Learning konfigurieren\*\* (oben rechts).\*

**Zugriff:** Nur Benutzer mit Sonderrechten im Modul **E-Learning** sehen den Link und können die Einstellungen ändern.

### 4.1 Schlagwörter

Im Reiter **Schlagwörter** verwalten Sie die Schlagwörter für E-Learnings, z. B. *Pflichtschulung* oder *Vertrieb*. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** und das Datum **Erstellt**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/936d8afd-c440-4150-9f75-7609e5a27755)

*Abbildung 15: Konfiguration – Schlagwörter*

| Aktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **\+ Neu** | Legt ein Schlagwort an. Pflichtfeld ist die **Bezeichnung**. |
| **Stift-Symbol** | Ändert die Bezeichnung. |
| **Massenaktionen → Archivieren** / **Wiederherstellen** | Setzt die markierten Schlagwörter auf **Archiviert** bzw. wieder auf **Aktiv**. |
| **Löschen** | Entfernt die markierten Schlagwörter dauerhaft. |

### 4.2 E-Mail-Vorlagen und Lerninhalte

-   Die Standardtexte für Einladungen und Erinnerungen pflegen Sie im Modul **Personal** unter **Personal konfigurieren → Portal E-Mail-Templates**, Kategorie **E-Learning**. Eigene Texte für ein einzelnes E-Learning hinterlegen Sie im Bereich **E-Mails** des E-Learnings.
-   Eigene Lerninhalte und Lerntests erstellen Sie im Modul **Lerninhalte**.

## 5 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Art. 39 Abs. 1 lit. b DS-GVO** | Aufgabe des DSB, Sensibilisierung und Schulung der Beschäftigten zu überwachen. |
| **Ersteinladung** | Einladung mit Link zur Kontoaktivierung im Portal. |
| **Erinnerungsintervall** | Wie oft nach Erreichen des Erinnerungsdatums erinnert wird. |
| **Standardvorlage** | E-Mail-Text aus dem Modul **Personal**, den alle E-Learnings ohne eigenen Text verwenden. |
| **Teilnahmebescheinigung** | Beleg ohne Lerntest. |
| **Teilnahmezertifikat** | Beleg nach bestandenem Lerntest. |
| **Unterzeichner** | Name, der auf Zertifikaten erscheint. |

## 6 Häufige Fragen

**Ein Teilnehmer findet die Schulung nicht im Portal.** Prüfen Sie den Status: Bei **Angelegt** fehlt die Einladung, bei **Fehler** konnte die E-Mail nicht versendet werden. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse im Modul **Personal** und senden Sie die Einladung erneut.

**Wie schule ich jedes Jahr alle Beschäftigten erneut?** Legen Sie für jedes Jahr ein eigenes E-Learning an, z. B. „Basisschulung Datenschutz 2026“, und archivieren Sie das Vorjahr. So bleibt der Nachweis je Jahr getrennt.

**Was bedeutet „Teilgenommen“ statt „Bestanden“?** Ohne Lerntest bestätigt das System nur die Teilnahme. Aktivieren Sie in den **Stammdaten** den **Lerntest**, wenn Sie das Wissen abfragen und ein Teilnahmezertifikat ausstellen wollen.

**Können Teilnehmer bei Fragen jemanden erreichen?** Ja, wenn **Fragen erlauben** aktiv ist. Die Fragen gehen an die eingetragene **Fragen-E-Mail**.

**Ich habe den E-Mail-Text geändert, die Teilnehmer erhalten aber den alten Text.** Prüfen Sie im Bereich **E-Mails**, ob **Standardvorlage verwenden** für diesen E-Mail-Typ noch eingeschaltet ist. Nur bei ausgeschaltetem Schalter wird Ihr eigener Text verschickt.

**Wo sehe ich alle Schulungen einer Person?** Im Modul **Personal** im Bereich **E-Learning** der Person.