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title: "Dokumentationen"
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last_updated: "2026-11-03T16:00:52.297Z"
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# Dokumentationen

Präsenzschulungen, Unterweisungen, Ausgaben und Kontrollen personenbezogen nachweisen

## 0 Kurzkarte: Eine Präsenzschulung dokumentieren

1.  **Dokumentation anlegen** – Öffnen Sie **Personal + Schulung → Dokumentationen** und klicken Sie auf **Neu**. Wählen Sie den **Typ** (z. B. **Teilnahme**), geben Sie die **Bezeichnung** ein, wählen Sie den **Fachverantwortlichen** und klicken Sie auf **Speichern**.
2.  **Personen zuordnen** – Öffnen Sie die Dokumentation mit dem Stift-Symbol. Klicken Sie im Bereich **Zugeordnete Personen** auf **Person zuordnen** oder **Gruppe zuordnen**, markieren Sie die Beteiligten und bestätigen Sie.
3.  **Ergebnis eintragen** – Markieren Sie die Teilnehmenden und wählen Sie **Massenaktionen → Datum & Status ändern**. Wählen Sie den Status **Erledigt**, das Teilnahmedatum und klicken Sie auf **Speichern**.
4.  **Beleg ablegen** – Ziehen Sie im Bereich **Dateien** die unterschriebene Teilnahmeliste in das Feld.
5.  **Abschließen** – Setzen Sie in den **Stammdaten** den **Status** auf **abgeschlossen** und klicken Sie oben auf **Speichern**.

> **Wichtig:** In der Spalte **IST** der Übersicht zählen nur Personen mit dem Status **Erledigt**. Wer gefehlt hat, behält **Offen** oder erhält **Abgelehnt** – so sehen Sie, wer die Schulung noch nachholen muss.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Viele Schulungen und Unterweisungen finden nicht als E-Learning statt: Präsenzschulungen, Einweisungen am Arbeitsplatz, die Ausgabe von Merkblättern, Schlüsseln oder Zutrittskarten, Kontrollen vor Ort. Im Modul **Dokumentationen** halten Sie solche Maßnahmen personenbezogen fest:

-   je Dokumentation die Liste der zugeordneten Personen mit **Status**, **Datum** und **Anmerkung**,
-   in der Übersicht den Fortschritt als **SOLL** (zugeordnete Personen) und **IST** (erledigt),
-   Dateien als Beleg, z. B. unterschriebene Teilnahmelisten oder Protokolle,
-   Export für Auswertungen und Import aus anderen Systemen.

Die betroffenen Personen werden nicht eingeladen und arbeiten nicht selbst im System. Sie als Verantwortliche tragen das Ergebnis ein. Damit belegen Sie die Sensibilisierung und Schulung der Beschäftigten (Art. 39 Abs. 1 lit. b DS-GVO) und erfüllen die Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DS-GVO).

Sie öffnen das Modul in der Navigation über **Personal + Schulung → Dokumentationen**.

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Dokumentation** | Eine nachzuweisende Maßnahme, z. B. „Datenschutzunterweisung Oktober 2026". |
| **Typ** | Art der Maßnahme: **Teilnahme** (Schulung, Unterweisung, Ausgabe), **Kontrolle** oder **Prüfung**. |
| **Fachverantwortlicher** | Benutzer, der für die Dokumentation zuständig ist. |
| **Zugeordnete Person** | Eine Person aus dem Modul **Personal**, für die die Maßnahme nachgewiesen wird. Sie braucht kein Benutzerkonto. |
| **Status der Person** | Ergebnis je Person: **Offen**, **Erledigt**, **Abgelehnt**, **Ausgegeben** oder **Zurück**. |
| **Status der Dokumentation** | Bearbeitungsstand der ganzen Maßnahme: **neu**, **in Bearbeitung** oder **abgeschlossen**. |
| **SOLL / IST** | SOLL = Anzahl der zugeordneten Personen, IST = Anzahl der Personen mit Status **Erledigt**. |
| **Gruppe** | Alle Personen einer Organisationseinheit, die Sie gemeinsam zuordnen. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| Anlegen | Fachverantwortliche | Typ, Bezeichnung und Fachverantwortlicher; die Dokumentation steht auf **in Bearbeitung** |
| Personen zuordnen | Fachverantwortliche | einzeln oder als Gruppe; jede Person beginnt mit **Offen** |
| Ergebnis erfassen | Fachverantwortliche | Status und Datum je Person, bei Bedarf eine Anmerkung |
| Belege ablegen | Fachverantwortliche | Teilnahmeliste, Protokoll, Fotos im Bereich **Dateien** |
| Abschließen | Fachverantwortliche | Status **abgeschlossen** in den Stammdaten |
| Auswerten und archivieren | Datenschutzkoordination, Datenschutzbeauftragte | Export als Nachweis, ältere Dokumentationen ins **Archiv** |

### 1.4 Rollen und Rechte

Die Rechte vergeben Administratoren je Modul in der Benutzerverwaltung.

| Recht im Modul **Dokumentationen** | Was Sie sehen und dürfen |
| --- | --- |
| **Lesen** | Alle Dokumentationen des Mandanten ansehen und **Exportieren**. |
| **Bearbeiten** | Zusätzlich **Neu**, Dokumentationen bearbeiten, Personen zuordnen und entfernen, Status setzen, Dateien hochladen, **Schlagwörter** zuordnen, **Massenaktionen** (**Archivieren**, **Wiederherstellen**) und **Importieren**. |
| **Löschen** | Zusätzlich **Löschen** in der Übersicht. |
| **Sonderrechte** | Zusätzlich **Dokumentationen konfigurieren**. |

Wer im Modul kein Leserecht hat, aber bei einer Dokumentation als **Fachverantwortlicher** eingetragen ist, sieht nur diese Dokumentationen – in der Übersicht wie im Archiv – und darf sie ansehen und bearbeiten. Neue Dokumentationen anlegen kann er nicht.

> **Tipp:** **Neue Person anlegen** sehen Sie nur, wenn Sie im Modul **Personal** Personen anlegen dürfen.

## 2 Eine Maßnahme dokumentieren

*Dieses Kapitel richtet sich an alle, die gelegentlich eine Schulung, Unterweisung oder Ausgabe nachweisen.*

### 2.1 Die Übersicht

Die Übersicht hat die Reiter **Dokumentationen** und **Archiv**. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Typ**, **Fachverantwortlicher**, **Datum**, **Status**, **Schlagwörter** sowie **SOLL** und **IST**. Je Zeile öffnen Sie die Dokumentation mit dem **Auge-Symbol** zum Ansehen oder mit dem **Stift-Symbol** zum Bearbeiten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c2368037-4d63-4084-9e90-9f46836423d6)

*Abbildung 1: Übersicht der Dokumentationen*

Mit **Filter** grenzen Sie die Liste nach **Bezeichnung** (Mehrfachauswahl), **Typ**, **Status**, **Fachverantwortlicher** und einem Zeitraum für das **Datum** ein. Klicken Sie auf **Filter anwenden**; **Filter zurücksetzen** hebt die Auswahl auf. Das Feld **Suche in Tabelle** durchsucht die angezeigten Zeilen einschließlich der Schlagwörter.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e60d2a05-d90c-410f-9e5a-8d9e40a6ef23)

*Abbildung 2: Filter der Übersicht*

### 2.2 Eine Dokumentation anlegen

1.  Klicken Sie auf **Neu**. Das Fenster **Dokumentation anlegen** öffnet sich.
2.  Wählen Sie den **Typ** (Pflichtfeld): **Teilnahme**, **Kontrolle** oder **Prüfung**.
3.  Geben Sie eine aussagekräftige **Bezeichnung** ein (Pflichtfeld), z. B. „Datenschutzunterweisung Oktober 2026".
4.  Wählen Sie den **Fachverantwortlichen**. Ob das Feld Pflicht ist, legt die Administration in der Konfiguration fest.
5.  Klicken Sie auf **Speichern**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster für die nächste Dokumentation geöffnet.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/37edc899-d662-48e9-b86b-03c17e7f32a1)

*Abbildung 3: Dokumentation anlegen*

Die neue Dokumentation steht in der Übersicht mit dem Status **in Bearbeitung**. Als **Datum** ist zunächst der Tag der Anlage eingetragen; das Datum der Maßnahme tragen Sie später in den **Stammdaten** ein.

> **Hinweis:** Ist in Ihrem Mandanten die Option für Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto eingeschaltet, erscheint zusätzlich das Feld **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto**. Dort tragen Sie einen Namen als Text ein, z. B. für eine externe Referentin.

### 2.3 Personen zuordnen

Öffnen Sie die Dokumentation mit dem **Stift-Symbol**. Die Seite hat die Bereiche **Zugeordnete Personen**, **Stammdaten** und **Dateien**; über die Reiter oben springen Sie direkt hin. Oben stehen **Speichern**, **Exportieren** und **Abbrechen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/64fb49c5-4610-4854-a0fc-eaa9bb7921c8)

*Abbildung 4: Bearbeitung – Zugeordnete Personen*

**Einzelne Personen:**

1.  Klicken Sie auf **Person zuordnen**.
2.  Markieren Sie die Personen. Die Liste zeigt **Name**, **Vorname** und **Organisationen**; das Feld **Suche** grenzt sie ein.
3.  Klicken Sie auf **Person zuordnen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5cfabbac-84fb-4717-abfb-d17cc6a1bd4c)

*Abbildung 5: Personen zuordnen*

**Ganze Organisationseinheiten:**

1.  Klicken Sie auf **Gruppe zuordnen**.
2.  Markieren Sie eine oder mehrere Organisationseinheiten. Die Liste zeigt **Organisation**, **Ebene** und **Personenanzahl**.
3.  Klicken Sie auf **Gruppe zuordnen**. Alle Personen dieser Einheiten werden zugeordnet; bereits zugeordnete Personen werden nicht doppelt erfasst.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f9750a5d-efc9-42e7-ac57-0eb3e5a5873d)

*Abbildung 6: Gruppe zuordnen*

Fehlt eine Person, legen Sie sie direkt mit **Neue Person anlegen** an. Sie erscheint dann auch im Modul **Personal**.

Zuordnungen werden sofort gespeichert. Jede neu zugeordnete Person hat den Status **Offen** und als **Datum** den Tag der Zuordnung. Die Tabelle zeigt je Person **Person**, **Organisation**, **Datum**, **Status** und **Anmerkung**. Wurde eine Person im Modul **Personal** gelöscht oder deaktiviert, steht neben dem Namen **Gelöscht** bzw. **Deaktiviert**.

### 2.4 Das Ergebnis je Person erfassen

| Status | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Offen** | Noch nicht bearbeitet, z. B. noch nicht teilgenommen. |
| **Erledigt** | Die Person hat teilgenommen bzw. die Maßnahme ist für sie abgeschlossen. Zählt im **IST**. |
| **Abgelehnt** | Die Person hat abgelehnt oder war abwesend. |
| **Ausgegeben** | Ein Dokument oder Gegenstand wurde an die Person ausgegeben, z. B. ein Merkblatt oder eine Zutrittskarte. |
| **Zurück** | Das Ausgegebene wurde zurückgegeben. |

Das **Datum** je Person wählen Sie frei, z. B. das Teilnahme-, Ausgabe- oder Unterschriftsdatum.

**Für mehrere Personen gleichzeitig:**

1.  Markieren Sie die Personen über die Kontrollkästchen.
2.  Wählen Sie **Massenaktionen** und dann
    -   **Datum & Status ändern** – setzt **Datum** und **Status**, oder
    -   **Datum ändern** – setzt nur das **Datum**.
3.  Das **Datum** ist mit dem heutigen Tag vorbelegt. Passen Sie es an, wählen Sie bei **Datum & Status ändern** den **Status** und klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e54c1934-d5a4-48b5-8a80-9ac696bce661)

*Abbildung 7: Massenaktionen für zugeordnete Personen*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c1cd02ca-9db3-4a66-9a35-f4977ce4ad55)

*Abbildung 8: Datum und Status für mehrere Personen setzen*

**Für eine einzelne Person:** Klicken Sie am Zeilenende auf das **Stift-Symbol**. Auf der Seite **Person bearbeiten** ändern Sie **Status**, **Datum** und **Anmerkung**, z. B. den Grund einer Ablehnung. **Person** und **Organisation** sind hier nicht änderbar. Klicken Sie auf **Speichern**; **Abbrechen** führt ohne Änderung zurück.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8eb02964-e0bd-47f3-a7ad-69427b64ef69)

*Abbildung 9: Eintrag einer Person bearbeiten*

Mit dem **Auge-Symbol** öffnen Sie den Eintrag einer Person zum Ansehen. Dort wechseln Sie mit **Bearbeiten** in die Bearbeitung.

**Personen entfernen:** Markieren Sie die Personen und wählen Sie **Massenaktionen → Löschen**, oder klicken Sie in der Ansicht eines Personeneintrags auf **Löschen**. Nach der Rückfrage wird nur die Zuordnung entfernt – die Person selbst bleibt im Modul **Personal** erhalten.

### 2.5 Stammdaten pflegen

Im Bereich **Stammdaten** halten Sie die Angaben zur Maßnahme fest.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/120ab856-c896-4936-9bbb-dc8075b407d7)

*Abbildung 10: Stammdaten einer Dokumentation*

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Name der Dokumentation (Pflichtfeld). |
| **Typ** | **Teilnahme**, **Kontrolle** oder **Prüfung** (Pflichtfeld). |
| **Status** | **neu**, **in Bearbeitung** oder **abgeschlossen**. Sie setzen den Status selbst. |
| **Fachverantwortlicher** | Zuständiger Benutzer. Pflichtfeld, wenn die Administration es so eingestellt hat. |
| **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto** | Nur bei eingeschalteter Mandantenoption: Name als Text. |
| **Datum** | Datum der Maßnahme, z. B. der Schulungstag. Es erscheint in der Übersicht. |
| **Inhalt** | Freitext, z. B. Ort, Dauer, Themen und Referent. |

Klicken Sie nach Änderungen oben auf **Speichern**. **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht; ungespeicherte Änderungen fragt das System vorher ab.

> **Wichtig:** Änderungen an den **Stammdaten** übernehmen Sie erst mit **Speichern**. Personenzuordnungen, Status je Person, Dateien und Schlagwörter werden dagegen sofort gespeichert.

### 2.6 Belege hochladen

Im Bereich **Dateien** legen Sie Belege ab, z. B. die unterschriebene Teilnahmeliste:

1.  Ziehen Sie die Datei in das Feld oder klicken Sie auf **klicken zum Auswählen**.
2.  Die Datei wird sofort hochgeladen und erscheint mit Größe und Datum in der Liste.

Erlaubt sind gängige Office-, PDF-, Text- und Bildformate sowie ZIP-Archive bis 10 MB je Datei. Am Zeilenende laden Sie eine Datei herunter, öffnen eine Vorschau oder löschen sie über das **Papierkorb-Symbol** nach einer Rückfrage.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/dcb4be4d-ab25-4160-8caa-f912c9c4800e)

*Abbildung 11: Dateien einer Dokumentation*

> **Tipp:** Legen Sie nur ab, was Sie für den Nachweis brauchen. Eine Teilnahmeliste mit Name, Datum und Unterschrift genügt in der Regel.

### 2.7 Abschließen

Wenn alle Ergebnisse erfasst sind, setzen Sie in den **Stammdaten** den **Status** auf **abgeschlossen** und klicken auf **Speichern**. Der Status wechselt nicht von selbst.

| Status der Dokumentation | Verwendung |
| --- | --- |
| **neu** | Die Maßnahme ist geplant, aber noch nicht begonnen. |
| **in Bearbeitung** | Die Maßnahme läuft; Ergebnisse werden erfasst. Neue Dokumentationen beginnen mit diesem Status. |
| **abgeschlossen** | Die Maßnahme ist vollständig dokumentiert. |

Auch eine abgeschlossene Dokumentation können Sie weiter bearbeiten, z. B. wenn eine Person die Schulung nachholt.

## 3 Nachweise führen und auswerten

*Für Datenschutzbeauftragte, Datenschutzkoordination und alle, die Schulungen belegen müssen.*

### 3.1 Eine Dokumentation ansehen

Das **Auge-Symbol** in der Übersicht öffnet die Ansicht. Sie zeigt die Bereiche **Zugeordnete Personen**, **Stammdaten** und **Dateien** schreibgeschützt. Mit **Bearbeiten** wechseln Sie in die Bearbeitung, **Exportieren** gibt die zugeordneten Personen aus, **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8471651b-568e-4c8f-9965-03b9b6448643)

*Abbildung 12: Ansicht einer Dokumentation mit geöffneter Seitenleiste*

Das Symbol rechts neben den Schaltflächen öffnet die Seitenleiste mit den Reitern **Schlagwörter** und **Aktivitätslog**. Im **Aktivitätslog** sehen Sie, wer wann welche Änderung an der Dokumentation vorgenommen hat.

### 3.2 Schlagwörter

Schlagwörter ordnen Dokumentationen thematisch, z. B. *Präsenzschulung*, *Jahresunterweisung* oder *Ausgabe von Arbeitsmitteln*. Die Schlagwörter selbst legt die Administration in der Konfiguration an.

-   **Für eine Dokumentation:** Öffnen Sie in der Bearbeitung die Seitenleiste, wählen Sie unter **Schlagwörter** die passenden aus und klicken Sie auf **Speichern** unter der Auswahl.
-   **Für mehrere Dokumentationen:** Markieren Sie sie in der Übersicht und klicken Sie auf **Schlagwörter**. Im Fenster **Schlagwörter bearbeiten** wählen Sie im Reiter **Hinzufügen** oder **Entfernen** die Schlagwörter aus und klicken auf **Anwenden**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/39bb9bea-8790-4665-9753-91611b8739f4)

*Abbildung 13: Schlagwörter für mehrere Dokumentationen*

In der Übersicht zeigt die Spalte **Schlagwörter** das erste Schlagwort; weitere sind als Zahl angedeutet, z. B. *+1*.

### 3.3 Exportieren

**Exportieren** öffnet den Export-Assistenten mit den Schritten **Umfang**, **Exportform** und **Format**.

-   In der **Übersicht** wählen Sie den Umfang **Alle**, **Auswahl** (die markierten Zeilen) oder **Gefiltert** (die aktuell gefilterten Zeilen). Im Reiter **Archiv** bezieht sich der Export auf die archivierten Dokumentationen.
-   In der Ansicht oder Bearbeitung einer Dokumentation gilt der Export für deren zugeordnete Personen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/464f439b-d630-409f-a087-bc095bdce7f2)

*Abbildung 14: Export-Assistent*

| Wo | Exportform | Inhalt | Formate |
| --- | --- | --- | --- |
| Übersicht | **Datenliste** | je Dokumentation **Bezeichnung**, **Typ**, **Status**, **Fachverantwortlicher**, **Datum**, **Inhalt**, **Schlagwörter**, **SOLL** und **IST** | CSV, JSON, XML |
| Einzelne Dokumentation | **Datenliste** | je Person **Person**, **Vorname**, **Personalnummer**, **Datum**, **Status** und **Anmerkung** | CSV, JSON, XML |

> **Tipp:** Für ein Audit genügt meist der Export einer einzelnen Dokumentation als CSV: Er zeigt, wer wann teilgenommen hat. Die hochgeladene Teilnahmeliste dient als Beleg dazu.

### 3.4 Dokumentationen importieren

Dokumentationen und Personenzuordnungen aus anderen Systemen übernehmen Sie mit **Importieren**. Der Import-Assistent führt in drei Schritten durch den Import; bis zum letzten Klick wird nichts gespeichert.

**Schritt 1: Datei hochladen**

1.  Klicken Sie in der Übersicht auf **Importieren**.
2.  Wählen Sie unter **Was möchten Sie importieren?**
    -   **Dokumentationen** – legt Dokumentationen an, oder
    -   **Personen-Zuordnung** – ordnet vorhandenen Dokumentationen Personen zu.
3.  Ziehen Sie die Datei in das Feld oder klicken Sie zum Auswählen. Erlaubt sind CSV, JSON, XML und TXT bis 10 MB.
4.  Prüfen Sie **Zeichenkodierung** (z. B. *UTF-8*) und **Trennzeichen** (Vorgabe: *Automatisch erkennen*). Die **Dateivorschau** zeigt die Zeilen so, wie sie gelesen werden.
5.  Klicken Sie auf **Weiter**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c9751ad9-e6bd-44f5-ba40-dc5b1e92555e)

*Abbildung 15: Import – Datei hochladen und Dateivorschau*

**Schritt 2: Felder zuordnen**

Die Tabelle zeigt je **Zielfeld** das zugeordnete **Quellfeld** aus Ihrer Datei, den **Status** und eine **Vorschau** des ersten Werts. Gleichnamige Spalten ordnet der Assistent automatisch zu.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2187f867-8108-49c9-8425-bf0c24884ab6)

*Abbildung 16: Import – Felder zuordnen*

| Import | Zielfelder | Hinweise |
| --- | --- | --- |
| **Dokumentationen** | **Typ** und **Bezeichnung** (Pflicht), **Status**, **Datum**, **Fachverantwortlicher**, **Inhalt** | **Typ**: *Teilnahme*, *Kontrolle* oder *Prüfung*. **Status**: *neu*, *in Bearbeitung* oder *abgeschlossen*; ohne Angabe *in Bearbeitung*. **Fachverantwortlicher** wird über Name oder E-Mail-Adresse mit einem Benutzer verknüpft. |
| **Personen-Zuordnung** | **Dokumentation** und **Personalnummer** (Pflicht), **Status**, **Datum**, **Anmerkung** | **Dokumentation** ist die Bezeichnung einer vorhandenen Dokumentation. Die Person muss mit dieser **Personalnummer** im Modul **Personal** vorhanden und aktiv sein. **Status**: *Offen*, *Erledigt*, *Abgelehnt*, *Ausgegeben* oder *Zurück*; ohne Angabe *Offen*. |

Legen Sie außerdem fest, wie mit vorhandenen Einträgen umgegangen wird:

-   **Duplikat-Prüffelder** – woran ein vorhandener Eintrag erkannt wird. Eine Dokumentation gilt als vorhanden, wenn die **Bezeichnung** übereinstimmt; eine Personenzuordnung, wenn dieselbe Person derselben Dokumentation schon zugeordnet ist. Jedes Prüffeld muss in der Tabelle einem Quellfeld zugeordnet sein, sonst bleibt **Weiter** gesperrt.
-   **Bei Duplikaten** – **Überspringen** (Vorhandenes bleibt unverändert), **Überschreiben** (Vorhandenes wird mit den Werten der Datei aktualisiert) oder **Trotzdem erstellen**.

Mit **Mapping speichern** sichern Sie die Zuordnung für den nächsten Import, **Mapping laden** holt eine gespeicherte Zuordnung zurück.

**Schritt 3: Vorschau & Import**

Die Vorschau zeigt je Zeile, ob sie neu angelegt, aktualisiert, übersprungen oder wegen eines Fehlers nicht übernommen wird, z. B. „Keine Person mit Personalnummer … gefunden". Klicken Sie auf **Importieren**, um den Import zu starten. Danach sehen Sie, wie viele Einträge erstellt, aktualisiert und übersprungen wurden.

> **Tipp:** Importieren Sie zuerst die **Dokumentationen** und danach die **Personen-Zuordnung**. So findet der zweite Import die Dokumentationen über ihre Bezeichnung.

### 3.5 Archivieren und wiederherstellen

Abgeschlossene Dokumentationen, die Sie nicht mehr bearbeiten, verschieben Sie ins Archiv:

1.  Markieren Sie die Dokumentationen in der Übersicht.
2.  Wählen Sie **Massenaktionen → Archivieren**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a5f80d38-9d5b-4051-bc1c-04b62463fb77)

*Abbildung 17: Massenaktionen der Übersicht*

Archivierte Dokumentationen stehen im Reiter **Archiv**. Sie lassen sich mit dem **Auge-Symbol** ansehen, aber nicht bearbeiten; in ihrer Ansicht gibt es kein **Bearbeiten** und kein **Exportieren**. Über **Exportieren** in der Übersicht geben Sie im Reiter **Archiv** die archivierten Dokumentationen als Datenliste aus.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5d1fda1e-0860-4520-8d97-461cabb171a0)

*Abbildung 18: Reiter Archiv*

Zum Zurückholen markieren Sie die Dokumentationen im Reiter **Archiv** und wählen **Massenaktionen → Ausgewählte wiederherstellen**.

### 3.6 Dokumentationen löschen

Markieren Sie die Dokumentationen in der Übersicht und klicken Sie auf **Löschen**. Nach der Rückfrage verschwinden sie aus dem Modul und liegen im **Papierkorb** (**Mandanteneinstellungen → Papierkorb**). Dort können Sie sie bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist wiederherstellen. In der Ansicht oder Bearbeitung einer Dokumentation gibt es kein Löschen.

> **Hinweis:** Für Dokumentationen, die nur abgeschlossen sind, ist **Archivieren** die bessere Wahl. Der Nachweis bleibt dann im Modul erhalten.

### 3.7 Dokumentationen aus dem Modul Personal zuordnen

Sie können einer Person eine Dokumentation auch im Modul **Personal** zuordnen: Öffnen Sie die Person zum Bearbeiten, wechseln Sie in den Bereich **Dokumentationen** und klicken Sie auf **Zuordnen**. Die Person erscheint dann in der Dokumentation unter **Zugeordnete Personen**. Umgekehrt sehen Sie dort, welche Dokumentationen eine Person hat und mit welchem Status.

## 4 Konfiguration

**Zugriff:** Nur Benutzer mit **Sonderrechten** im Modul **Dokumentationen** sehen in der Übersicht oben rechts **Dokumentationen konfigurieren** und können die Einstellungen öffnen und ändern.

Die Konfiguration hat die Reiter **Schlagwörter** und **Einstellungen**. **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht der Dokumentationen.

### 4.1 Schlagwörter

Hier verwalten Sie die Schlagwörter, mit denen Sie Dokumentationen thematisch ordnen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c8f1eee3-af23-4fd4-af19-c5c878aa13ca)

*Abbildung 19: Konfiguration – Schlagwörter*

| Spalte | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Name des Schlagworts. |
| **Status** | **Aktiv** oder **Archiviert**. Nur aktive Schlagwörter stehen beim Zuordnen zur Auswahl. |
| **Erstellt** | Datum der Anlage. |

| Aktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Neu** | Öffnet **Schlagwort anlegen**. Pflichtfeld ist die **Bezeichnung**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster für das nächste Schlagwort geöffnet. |
| **Stift-Symbol** | Ändert die Bezeichnung. |
| **Massenaktionen → Archivieren** / **Wiederherstellen** | Setzt die markierten Schlagwörter auf **Archiviert** bzw. wieder auf **Aktiv**. |
| **Löschen** | Entfernt die markierten Schlagwörter dauerhaft. Ihre Zuordnung zu Dokumentationen geht dabei verloren. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d60612c6-d4df-44ed-8cd7-fc4ef25716f3)

*Abbildung 20: Schlagwort anlegen*

Mit **Filter** (**Status**, **Bezeichnung**) und **Suche in Tabelle** finden Sie einzelne Schlagwörter. Änderungen an Schlagwörtern werden sofort gespeichert.

> **Tipp:** Archivieren Sie Schlagwörter, die Sie nicht mehr vergeben möchten, statt sie zu löschen. Bestehende Zuordnungen bleiben dann erhalten.

### 4.2 Einstellungen

![](https://cdn-assets.productfruits.com/483c8e49-2ab5-4e9e-9bb5-06aa68a6e92c)

*Abbildung 21: Konfiguration – Einstellungen*

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** | Eingeschaltet (Vorgabe): Beim Anlegen und Bearbeiten einer Dokumentation muss ein **Fachverantwortlicher** gewählt werden. Ausgeschaltet: Das Feld ist freiwillig. |

Klicken Sie nach einer Änderung auf **Speichern**. Die Vorgabe gilt für alle Dokumentationen des Mandanten, bei bestehenden Dokumentationen ab dem nächsten Speichern.

> **Hinweis:** Benutzer ohne Leserecht im Modul sehen nur die Dokumentationen, bei denen sie als **Fachverantwortlicher** eingetragen sind. Lassen Sie das Pflichtfeld deshalb eingeschaltet, wenn Fachbereiche ihre eigenen Dokumentationen führen sollen.

## 5 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Archiv** | Reiter für abgelegte Dokumentationen; sie sind nur noch lesbar. |
| **Ausgegeben / Zurück** | Status für ausgehändigte und zurückgegebene Dokumente oder Gegenstände. |
| **Fachverantwortlicher** | Für eine Dokumentation zuständiger Benutzer. |
| **Gruppe zuordnen** | Alle Personen einer oder mehrerer Organisationseinheiten auf einmal zuordnen. |
| **IST** | Anzahl der zugeordneten Personen mit Status **Erledigt**. |
| **SOLL** | Anzahl aller zugeordneten Personen. |
| **Typ** | **Teilnahme**, **Kontrolle** oder **Prüfung**. |

## 6 Häufige Fragen

**Was ist der Unterschied zu E-Learning und Nachweisen?** Ein **E-Learning** bearbeiten Personen selbst im Portal, einen **Nachweis** bestätigen sie selbst im Portal. In **Dokumentationen** tragen Sie als Verantwortliche das Ergebnis von Maßnahmen ein, die außerhalb des Systems stattgefunden haben. Die Personen werden nicht eingeladen.

**Warum ist IST kleiner als SOLL, obwohl alle teilgenommen haben?** Im **IST** zählen nur Personen mit dem Status **Erledigt**. Markieren Sie die Teilnehmenden und setzen Sie den Status über **Massenaktionen → Datum & Status ändern**.

**Ich habe Merkblätter ausgegeben. Welchen Status nehme ich?** **Ausgegeben**. Geben Personen etwas zurück, z. B. einen Schlüssel beim Austritt, setzen Sie **Zurück**. Beide Status zählen nicht im **IST**.

**Wo sehe ich, welche Dokumentationen eine bestimmte Person hat?** Im Modul **Personal**: Öffnen Sie die Person; der Bereich **Dokumentationen** zeigt alle Zuordnungen mit Status.

**Kann ich eine abgeschlossene Dokumentation noch ändern?** Ja. Der Status **abgeschlossen** dient der Übersicht. Archivierte Dokumentationen müssen Sie dagegen erst wiederherstellen.

**Warum fehlt bei mir die Schaltfläche „Neu"?** Zum Anlegen brauchen Sie das Recht **Bearbeiten** im Modul **Dokumentationen**. Als Fachverantwortlicher ohne dieses Recht bearbeiten Sie nur die Dokumentationen, für die Sie eingetragen sind.

**Darf die unterschriebene Teilnahmeliste ins System?** Ja, laden Sie sie im Bereich **Dateien** hoch. Legen Sie nur die für den Nachweis nötigen Angaben ab.