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title: "Dateiablage"
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language: "de"
last_updated: "2026-10-30T15:30:11.105Z"
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# Dateiablage

Dokumente zentral ablegen, ordnen, freigeben und wiederfinden

## 0 Kurzkarte: Ein Dokument ablegen

*Für alle, die gelegentlich eine Datei ablegen oder suchen.*

1.  Öffnen Sie in der Navigation **Dokumente → Dateiablage**.
2.  Klicken Sie links im Ordnerbaum auf den passenden Ordner. Fehlt er, legen Sie ihn über **Neuer Ordner** an.
3.  Klicken Sie auf **Hochladen**, prüfen Sie den **Zielordner** und ziehen Sie die Dateien in das gestrichelte Feld – oder wählen Sie sie über **klicken zum Auswählen** aus.
4.  Klicken Sie auf **Hochladen**. Die Dateien erscheinen sofort in der Liste.
5.  Kennzeichnen Sie die Datei bei Bedarf: Häkchen setzen, **Schlagwörter** wählen, **Anwenden**.

> **Wichtig:** Eine Datei darf höchstens **50 MB** groß sein. Zulässig sind gängige Büroformate, PDF, Bilder, Text-, Outlook- und ZIP-Dateien; die Liste steht im Dialog **Dateien hochladen**. Programme, Skripte und Webseiten (z. B. EXE, PHP, HTML) werden abgelehnt – auch versteckt hinter einer zweiten Endung wie `bericht.html.pdf`.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Die Dateiablage ist das zentrale Dokumentenverzeichnis eines Mandanten. Hier liegen Richtlinien, Vorlagen, Nachweise und Arbeitsunterlagen des Datenschutz- und Informationssicherheitsmanagements. Das Modul

-   ordnet Dokumente in **Ordnern** mit beliebig vielen Unterordnern,
-   zeigt PDF-Dateien und Bilder in einem Vorschaufenster an, auf Wunsch im Vollbild,
-   kennzeichnet Dateien mit **Schlagwörtern**,
-   regelt den Zugriff je Hauptordner über **Berechtigungen** für Rollen und einzelne Benutzer,
-   gibt Hauptordner zum Lesen für **andere Mandanten** frei, z. B. Konzernrichtlinien für Tochtergesellschaften,
-   zeigt unter **Verknüpfte Dateien** alle Anhänge, die in anderen Modulen an Datensätze gehängt wurden – etwa an eine Verarbeitungstätigkeit, einen AV-Vertrag oder eine Anfrage.

Sie öffnen das Modul über **Dokumente → Dateiablage**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/ddfba694-f99b-4cb8-b03e-969d9e8ac233)

*Abbildung 1: Dateiablage mit Ordnerbaum und Dateiliste*

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Alle Dateien** | Oberste Ebene der Dateiablage (Stammverzeichnis). |
| **Hauptordner** | Ordner direkt unter **Alle Dateien**. Nur hier werden Berechtigungen und Freigaben gesetzt; Unterordner übernehmen sie. |
| **Berechtigung** | Legt für einen Hauptordner fest, welche Rolle oder welcher Benutzer lesen, schreiben, löschen oder Berechtigungen vergeben darf. |
| **Freigabe** | Ein Hauptordner wird für andere Mandanten sichtbar – dort nur lesbar. |
| **Schlagwort** | Kennzeichnung einer Datei, z. B. „Richtlinie" oder „Nachweis". Die Auswahl pflegt die Administration. |
| **Vorlage** | Word-Datei (.docx), die als Vorlage gekennzeichnet ist. |
| **Verknüpfte Datei** | Datei, die in einem anderen Modul an einen Datensatz angehängt wurde. |

### 1.3 Aufbau der Seite

Oben steht die Aktionsleiste, darunter drei Reiter:

| Reiter | Inhalt |
| --- | --- |
| **Alle Ordner** | Ordner und Dateien Ihres Mandanten – hier arbeiten Sie im Alltag. |
| **Freigegebene Ordner** | Ordner, die andere Mandanten für Ihren Mandanten freigegeben haben. Nur lesbar. |
| **Verknüpfte Dateien** | Anhänge aus anderen Modulen, gruppiert nach Modul. |

Links steht der Ordnerbaum, in der Mitte die Liste des gewählten Ordners mit den Spalten **Name**, **Typ**, **Schlagwörter**, **Größe**, **Geändert am** und **Geändert von**. Über das Spaltensymbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten ein und aus. Rechts öffnet sich die **Vorschau**, sobald Sie eine Datei anklicken.

Symbole neben einem Ordner zeigen, dass für ihn **Berechtigungen gesetzt** sind oder dass er **Freigegeben** ist. Bei Unterordnern steht im Hinweistext zusätzlich „(vom Hauptordner)". Ein Vorlagensymbol neben einer Datei kennzeichnet eine Vorlage.

### 1.4 Ablauf im Überblick

1.  Die Administration legt die **Schlagwörter** fest (Kapitel „Konfiguration").
2.  Datenschutzkoordination oder DSB legen die **Hauptordner** an, z. B. nach Themen, und regeln je Hauptordner die **Berechtigungen**.
3.  Bearbeitende legen Unterordner an, **laden Dateien hoch** und vergeben Schlagwörter.
4.  Bei Bedarf werden Hauptordner für **andere Mandanten freigegeben**.
5.  Vor einem Audit verschafft der Reiter **Verknüpfte Dateien** einen Überblick über alle Nachweise an Datensätzen.

### 1.5 Rollen und Rechte

Das Modulrecht **Dateiablage** vergibt die Administration in der Rollenverwaltung:

| Stufe | Was sie erlaubt |
| --- | --- |
| **Lesen** | Ordner und Dateien ansehen, Vorschau, einzeln und gesammelt herunterladen, Ordnerlink kopieren. |
| **Schreiben** | Zusätzlich Ordner anlegen und umbenennen, Dateien hochladen und umbenennen, Schlagwörter zuweisen, Ordner freigeben, Berechtigungen vergeben, Vorlagen kennzeichnen. |
| **Löschen** | Zusätzlich Ordner und Dateien löschen (sie kommen in den Papierkorb). |
| **Sonderrecht** | Zusätzlich **Dateiablage konfigurieren** (Schlagwörter verwalten). |

Für einzelne Hauptordner gelten zusätzlich die **Ordnerberechtigungen** (Kapitel „Ordner verwalten und freigeben"). Maßgeblich ist jeweils die höhere Stufe aus Modulrecht und Ordnerberechtigung. Wer kein Modulrecht hat, aber für einzelne Ordner berechtigt ist, sieht in der Dateiablage nur diese Ordner.

## 2 Dateien ablegen und finden

*Für alle, die Dokumente ablegen oder suchen.*

### 2.1 Einen Ordner anlegen

1.  Wählen Sie im Ordnerbaum den Ordner, in dem der neue Ordner liegen soll – oder **Alle Dateien** für einen neuen Hauptordner.
2.  Klicken Sie auf **Neuer Ordner**.
3.  Geben Sie den **Ordnername** ein und prüfen Sie den **Übergeordneten Ordner**. Die Auswahl ist durchsuchbar.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/34941b3d-0d9e-4b71-9385-ef1f5870bfaf)

*Abbildung 2: Dialog „Neuer Ordner"*

> **Tipp:** Ordnen Sie Hauptordner nach Themen („Richtlinien", „Verträge", „Nachweise"), nicht nach Personen. Berechtigungen und Freigaben setzen Sie je Hauptordner – eine klare Gliederung spart später Arbeit.

### 2.2 Dateien hochladen

1.  Öffnen Sie im Ordnerbaum den Zielordner.
2.  Klicken Sie auf **Hochladen**.
3.  Prüfen Sie den **Zielordner**.
4.  Ziehen Sie die Dateien in das gestrichelte Feld oder klicken Sie dort auf **klicken zum Auswählen**. Mehrere Dateien sind möglich; die gewählten Dateien erscheinen unter dem Feld und lassen sich mit dem Kreuz wieder entfernen.
5.  Klicken Sie auf **Hochladen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/033a5f2c-98c2-4396-ae5e-7cf7d8d98145)

*Abbildung 3: Dialog „Dateien hochladen" mit gewählter Datei*

Ist das Speicherkontingent Ihres Mandanten erschöpft, lehnt die Anwendung den Upload mit einem Hinweis ab.

### 2.3 Dateien ansehen und herunterladen

-   Ein Klick auf einen **Ordner** in der Liste oder im Ordnerbaum öffnet ihn. Über die Pfadanzeige über der Liste springen Sie zurück, z. B. zu **Alle Dateien**.
-   Ein Klick auf eine **Datei** öffnet rechts die **Vorschau** mit **Typ**, **Größe**, **Erstellt am**, **Geändert am**, **Geändert von**, **Ordner** und **Schlagwörter**.
-   **Öffnen** zeigt PDF-Dateien und Bilder in einem großen Vorschaufenster; bei anderen Formaten fehlt die Schaltfläche. **Herunterladen** speichert die Datei.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a723882d-dffc-49b7-a616-c82f5053bf07)

*Abbildung 4: Datei mit Vorschau*

Im Vorschaufenster schaltet **Vollbild** auf den ganzen Bildschirm um; **Vollbild verlassen** oder die Esc-Taste schaltet zurück.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8c03759d-95fa-4d1c-a23e-91333b630d96)

*Abbildung 5: Vorschaufenster mit Schaltfläche „Vollbild"*

Die Symbole am Zeilenende:

| Symbol | Wirkung |
| --- | --- |
| **Vorschau** | Öffnet rechts die Vorschau (nur bei PDF und Bildern). |
| **Herunterladen** | Lädt die Datei herunter. |
| **Link kopieren** | Kopiert bei einem Ordner eine Adresse, die direkt in diesen Ordner führt – z. B. für eine E-Mail oder ein Protokoll. Empfänger brauchen trotzdem ein Benutzerkonto mit Zugriff. |
| **Umbenennen** | Öffnet den Dialog **Umbenennen** (ab Schreibrecht). |

### 2.4 Suchen und sortieren

Das Feld **Suche in Tabelle** oben rechts durchsucht die Einträge des angezeigten Ordners. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert danach.

### 2.5 Schlagwörter zuweisen

1.  Setzen Sie das Häkchen vor einer oder mehreren Dateien.
2.  Klicken Sie auf **Schlagwörter**. Es öffnet sich **Schlagwörter bearbeiten**.
3.  Wählen Sie im Reiter **Hinzufügen** unter **Verfügbare Schlagwörter** die passenden Einträge. Zum Entfernen wechseln Sie in den Reiter **Entfernen**; dort stehen die Schlagwörter der ausgewählten Dateien.
4.  Klicken Sie auf **Anwenden**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e2e3f9d1-6114-4814-acc4-6b8a944aac58)

*Abbildung 6: Schlagwörter zuweisen*

Die Schlagwörter erscheinen in der Spalte **Schlagwörter** und in der Vorschau. Welche zur Auswahl stehen, legt die Administration fest.

### 2.6 Mehrere Dateien herunterladen

Setzen Sie die Häkchen vor den gewünschten Dateien und Ordnern und wählen Sie **Massenaktionen → Herunterladen**. Sie erhalten die Auswahl als ZIP-Datei; Ordner werden mit ihrem Inhalt gepackt.

### 2.7 Umbenennen und löschen

-   **Umbenennen:** Stift-Symbol am Zeilenende, **Neuer Name** eintragen, **Speichern**.
-   **Löschen:** Häkchen setzen, **Löschen** klicken und im Dialog bestätigen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5a61382e-99eb-454c-b457-b7774ba01792)

*Abbildung 7: Löschen bestätigen*

Gelöschte Ordner und Dateien kommen in den **Papierkorb** (**Mandanteneinstellungen → Papierkorb**) und lassen sich dort wiederherstellen. Enthält ein Ordner Unterordner oder Dateien, nennt der Dialog deren Anzahl und Größe – alle Inhalte werden mit in den Papierkorb verschoben.

## 3 Ordner verwalten und freigeben

*Für Datenschutzkoordination, DSB und alle, die die Ablage strukturieren.*

### 3.1 Massenaktionen

Setzen Sie die Häkchen vor den Einträgen und öffnen Sie **Massenaktionen**:

| Aktion | Wofür | Gilt für |
| --- | --- | --- |
| **Herunterladen** | Auswahl als ZIP-Datei laden | Dateien und Ordner |
| **Ordner freigeben** | Hauptordner anderen Mandanten zum Lesen bereitstellen | Hauptordner |
| **Berechtigungen** | Zugriff auf Hauptordner regeln | Hauptordner |
| **Als Vorlage markieren** | Word-Dateien als Vorlage kennzeichnen | Word-Dateien (.docx) |
| **Vorlage entfernen** | Kennzeichnung zurücknehmen; erscheint nur, wenn eine Vorlage ausgewählt ist | Vorlagen |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/24034769-2e20-4c25-8204-5f2073879096)

*Abbildung 8: Massenaktionen der Dateiablage*

> **Hinweis:** Freigaben und Berechtigungen setzen Sie nur in **Alle Dateien**, also für Hauptordner. Unterordner übernehmen die Einstellungen ihres Hauptordners.

### 3.2 Berechtigungen für einen Hauptordner

1.  Öffnen Sie **Alle Dateien** und setzen Sie das Häkchen vor einem oder mehreren Hauptordnern.
2.  Wählen Sie **Massenaktionen → Berechtigungen**. Es öffnet sich **Berechtigungen verwalten**.
3.  Setzen Sie unter **Berechtigungen nach Rolle** je Rolle die Häkchen für **Lesen**, **Schreiben**, **Löschen** oder **Admin**. Das Häkchen im Spaltenkopf wählt die Stufe für alle Rollen.
4.  Ergänzen Sie bei Bedarf unter **Berechtigungen nach Benutzer** einzelne Personen: über **Benutzer auswählen** hinzufügen, dann je Person die Stufe setzen.
5.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/aed4b77f-b35b-4e92-9442-9248c19c538b)

*Abbildung 9: Berechtigungen verwalten*

| Stufe | Bedeutung für den Ordner |
| --- | --- |
| **Lesen** | Inhalte ansehen und herunterladen |
| **Schreiben** | zusätzlich hochladen, Unterordner anlegen, umbenennen |
| **Löschen** | zusätzlich Inhalte löschen |
| **Admin** | zusätzlich Berechtigungen des Ordners verwalten |

Sie können höchstens die Stufe vergeben, die Sie selbst haben; höhere Stufen sind gesperrt.

> **Achtung:** Haben Sie mehrere Ordner ausgewählt und einige davon haben bereits Berechtigungen, weist der Dialog unter **Bestehende Berechtigungen** darauf hin: Beim Speichern werden diese **überschrieben**.

### 3.3 Ordner für andere Mandanten freigeben

Betreuen Sie mehrere Mandanten, etwa eine Unternehmensgruppe, legen Sie Dokumente einmal ab und stellen sie den anderen Mandanten bereit.

1.  Öffnen Sie **Alle Dateien** und setzen Sie das Häkchen vor dem Hauptordner.
2.  Wählen Sie **Massenaktionen → Ordner freigeben**.
3.  Wählen Sie unter **Mandanten mit Zugriff** die Mandanten aus. Zur Auswahl stehen die Mandanten, in denen Sie selbst mindestens Schreibrecht an der Dateiablage haben.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/76968d52-7447-4c8f-93cd-6db6b8941a21)

*Abbildung 10: Ordner freigeben*

Die ausgewählten Mandanten sehen den Ordner im Reiter **Freigegebene Ordner** – nur lesend. Um eine Freigabe zurückzunehmen, öffnen Sie den Dialog erneut und entfernen den Mandanten aus der Auswahl. Wie bei den Berechtigungen warnt der Dialog, wenn ausgewählte Ordner bereits Freigaben haben; sie werden beim Speichern überschrieben.

### 3.4 Freigegebene Ordner anderer Mandanten

Im Reiter **Freigegebene Ordner** sehen Sie, was andere Mandanten für Ihren Mandanten freigegeben haben. Links stehen die freigebenden Mandanten mit der Anzahl ihrer Ordner; ein Klick zeigt die Ordner, ein Klick auf einen Ordner seinen Inhalt. Der Hinweis **Nur Lesezugriff** erinnert daran, dass Sie hier nichts ändern können. Einzelne Dateien öffnen Sie über die Vorschau; mehrere laden Sie über **Herunterladen** in der Aktionsleiste.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6bfb519f-e05d-4e73-b3af-dd1c1a6d182c)

*Abbildung 11: Reiter „Freigegebene Ordner"*

### 3.5 Verknüpfte Dateien aus anderen Modulen

Viele Module haben einen Bereich für Anhänge, z. B. Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitung, Anfragen Betroffener, Ereignisse, TOM oder Aktivitäten. Der Reiter **Verknüpfte Dateien** zeigt diese Anhänge an einer Stelle:

-   Links stehen unter **Module** alle Module mit der Anzahl ihrer Anhänge; **Alle Dateien** zeigt alles zusammen. **Selbstauskunft** enthält Dateien aus Selbstauskünften von Dienstleistern, **Archivierte Dateien** Anhänge archivierter Datensätze.
-   Die Liste zeigt **Name**, **Typ**, **Verknüpft mit** (Modul und Datensatz), **Größe** und **Geändert am**.
-   Die Symbole am Zeilenende öffnen den Datensatz (**Datensatz öffnen**), zeigen die **Vorschau** oder laden die Datei herunter.
-   **Herunterladen** in der Aktionsleiste lädt mehrere ausgewählte Dateien gemeinsam.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/1db68061-1a61-46ae-9bb5-3e88f638ca6e)

*Abbildung 12: Reiter „Verknüpfte Dateien"*

Ändern oder löschen Sie Anhänge im jeweiligen Modul; der Reiter dient nur dem Überblick.

> **Tipp:** Vor einem Audit zeigt der Reiter auf einen Blick, welche Nachweise an welchen Datensätzen hängen – und welche Module noch keine haben.

## 4 Konfiguration

**Zugriff:** Die Konfiguration öffnen Benutzer mit Sonderrecht an der Dateiablage über **Dateiablage konfigurieren** oben rechts in der Dateiablage; nur sie sehen den Link.

Die Konfiguration hat einen Bereich: die **Schlagwörter** der Dateiablage. **Abbrechen** in der Aktionsleiste führt zurück zur Dateiablage.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/ad51d82e-d9a3-480e-945f-c480587d98c0)

*Abbildung 13: Dateiablage konfigurieren – Schlagwörter*

Die Tabelle zeigt je Schlagwort **Bezeichnung**, **Status** (*Aktiv* oder *Archiviert*) und das Datum **Erstellt**.

| Aktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Neu** | Öffnet **Schlagwort anlegen**; Pflichtfeld ist die **Bezeichnung**. |
| Stift-Symbol | Öffnet **Schlagwort bearbeiten**, um die Bezeichnung zu ändern. Die Änderung gilt sofort für alle Dateien mit diesem Schlagwort. |
| **Massenaktionen → Archivieren** | Archivierte Schlagwörter stehen nicht mehr zur Auswahl, bleiben aber an den Dateien sichtbar. |
| **Massenaktionen → Wiederherstellen** | Macht archivierte Schlagwörter wieder auswählbar. |
| **Löschen** | Entfernt die markierten Schlagwörter nach Rückfrage endgültig – auch von allen Dateien. |

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*Abbildung 14: Schlagwort anlegen*

> **Tipp:** Wird ein Schlagwort nicht mehr gebraucht, archivieren Sie es, statt es zu löschen. So bleibt die Kennzeichnung bestehender Dateien erhalten.

## 5 Häufige Fragen

**Warum sehe ich die Schaltflächen „Neuer Ordner" und „Hochladen" nicht?** Ihnen fehlt das Schreibrecht – für das Modul oder für den Hauptordner. Wenden Sie sich an die Person, die die Berechtigungen des Ordners verwaltet.

**Warum lässt sich mein Ordner nicht freigeben oder berechtigen?** Freigaben und Berechtigungen gelten nur für Hauptordner. Wechseln Sie zu **Alle Dateien** und wählen Sie dort den Hauptordner aus.

**Meine Datei wird beim Hochladen abgelehnt. Woran liegt das?** Prüfen Sie Größe (höchstens 50 MB) und Dateiformat; die zulässigen Formate stehen im Dialog **Dateien hochladen**. Auch Dateinamen mit einer gefährlichen zweiten Endung oder ein erschöpftes Speicherkontingent führen zur Ablehnung.

**„Als Vorlage markieren" ist ausgegraut.** Die Aktion gilt nur für Word-Dateien im Format .docx. Wählen Sie mindestens eine solche Datei aus.

**Wo finde ich eine Datei, die ich an eine Verarbeitungstätigkeit angehängt habe?** Im Reiter **Verknüpfte Dateien** unter **Verarbeitungstätigkeiten**. **Datensatz öffnen** führt zur Verarbeitungstätigkeit.

**Ich habe versehentlich einen Ordner gelöscht. Was nun?** Öffnen Sie **Mandanteneinstellungen → Papierkorb**, suchen Sie den Ordner und stellen Sie ihn wieder her. Die enthaltenen Dateien kommen mit zurück.

**Kann ein anderer Mandant meine freigegebenen Dateien ändern?** Nein. Freigegebene Ordner sind für die anderen Mandanten nur lesbar.