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title: "Compliance-Register"
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last_updated: "2026-11-06T12:55:04.400Z"
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# Compliance-Register

Geltende Gesetze, Verträge, Normen und interne Vorgaben erfassen, zuordnen, prüfen und nachweisen

## 0 Kurzkarte: Einen Compliance-Eintrag anlegen in 5 Schritten

1.  **Modul öffnen** – Klicken Sie in der Navigation auf **Compliance** und dann auf **Compliance-Register**.
2.  **Neu anlegen** – Klicken Sie auf **Neu**. Wählen Sie die **Gruppe**, z. B. *Nationale Gesetze und Verordnungen*, und unter **Eintrag erstellen** eine Vorlage oder **Eigenen Eintrag erstellen**.
3.  **Zuständigkeit festlegen** – Prüfen Sie die **Bezeichnung** und wählen Sie, wer **Fachverantwortlich** ist. Klicken Sie auf **Speichern**.
4.  **Eintrag ausarbeiten** – Öffnen Sie den Eintrag mit dem Stift-Symbol. Ergänzen Sie im Reiter **Regulator & Stakeholder** die vier Felder und legen Sie im Reiter **Dokumente** Nachweise ab. Setzen Sie in den **Stammdaten** **Relevant** auf *Nein*, wenn die Anforderung für Sie nicht gilt.
5.  **Zur Prüfung einreichen** – Ist der Prüfworkflow eingeschaltet, klicken Sie auf **Zur Prüfung einreichen**. Die prüfende Person erhält eine Aufgabe.

> **Tipp:** Legen Sie auch Anforderungen an, die nicht gelten, und setzen Sie **Relevant** auf *Nein*. So können Sie im Audit zeigen, dass Sie die Anforderung bewertet haben.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Jedes Unternehmen muss wissen, welche Gesetze, Verträge, Normen und eigenen Regeln für es gelten. Normen wie ISO/IEC 27001 (Abschnitt 4.2 und Maßnahme 5.31) und die NIS-2-Regelungen verlangen, dass Sie diese Anforderungen ermitteln, aktuell halten und nachweisen.

Im **Compliance-Register**

-   sammeln Sie alle Anforderungen an einer Stelle, gegliedert nach **Gruppen**,
-   übernehmen Sie gängige Gesetze, Normen und Vertragsarten aus **Vorlagen**,
-   halten Sie je Anforderung fest, **wer** sie vorgibt (**Regulator**), **wen** sie betrifft (**Stakeholder**), **was** bei Verstößen droht (**Auswirkung**) und **wo** sie steht (**Quelle**),
-   legen Sie fest, ob die Anforderung für Sie gilt (**Relevant**) und wer sich darum kümmert (**Fachverantwortlich**),
-   legen Sie Nachweise als **Dokumente** ab und
-   prüfen die Einträge im **Prüfworkflow** in einem festen Turnus.

Das Modul erscheint in der Navigation unter **Compliance** nur, wenn für den Mandanten die **Compliance + ISMS Erweiterung** (NIS2) gebucht ist und Sie im Modul **Compliance-Register** ein Recht haben oder für einen Eintrag fachverantwortlich sind.

### 1.2 Abgrenzung zu anderen Modulen

| Modul | Wofür |
| --- | --- |
| **Compliance-Register** | Welche Regelwerke gelten für das Unternehmen, wer ist zuständig, was droht bei Verstößen? Ein Eintrag steht für ein ganzes Gesetz, einen Vertragstyp, eine Norm oder eine interne Richtlinie. |
| **Anforderungsmanagement** | Die einzelnen Anforderungen eines Katalogs, z. B. die Maßnahmen aus ISO/IEC 27001 Anhang A, bewerten, umsetzen und nachweisen. Siehe Handbuch **Anforderungsmanagement**. |
| **Mandantendaten**, Reiter **Gesetzesgrundlage** | Das Datenschutzgesetz, das für den Mandanten gilt. Davon hängen die Rechtsgrundlagen in den Verarbeitungstätigkeiten ab. Siehe Handbuch **Mandantendaten**. |

Ein typischer Weg: Sie erfassen im Compliance-Register, dass ISO/IEC 27001 für Sie gilt. Die einzelnen Maßnahmen der Norm bearbeiten Sie im **Anforderungsmanagement**.

### 1.3 Begriffe

| Begriff | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Compliance-Eintrag** | Eine Anforderung, die für das Unternehmen gelten kann, z. B. das Hinweisgeberschutzgesetz oder die Kundenverträge zur Auftragsverarbeitung. |
| **Gruppe** | Art der Anforderung, z. B. *Gesetzliche Vorgaben*, *Internationale Gesetze und Verordnungen*, *Nationale Gesetze und Verordnungen*, *Vertragliche Vereinbarungen*, *Normative und regulatorische Anforderungen*, *Normen und Standards*, *Interne Anforderungen*, *Sonstige regulatorische Anforderungen* oder *Zukünftige Anforderungen*. |
| **Vorlage** | Vorformulierter Eintrag einer Gruppe. Beim Anlegen füllt sie Bezeichnung, Regulator, Stakeholder, Auswirkung und Quelle vor. |
| **Relevant** | *Ja*: Die Anforderung gilt für das Unternehmen. *Nein*: Sie wurde bewertet und gilt nicht. |
| **Fachverantwortlich** | Die Person, die den Eintrag pflegt. Sie sieht und bearbeitet ihre Einträge auch ohne weiteres Recht im Modul. |
| **Regulator** | Wer die Anforderung vorgibt, z. B. Gesetzgeber, Aufsichtsbehörde, Normungsorganisation, Kunde oder Geschäftsführung. |
| **Stakeholder** | Wer betroffen ist oder ein Interesse an der Einhaltung hat. In ISO/IEC 27001 heißen sie „interessierte Parteien“. |
| **Auswirkung** | Was bei Nichteinhaltung droht, z. B. Bußgeld, Haftung, Vertragsstrafe oder Verlust eines Zertifikats. |
| **Quelle** | Fundstelle der Anforderung, z. B. eine Internetadresse oder die Nummer einer Richtlinie. |
| **Status** / **Prüfstatus** | Stand im Prüfworkflow: *Offen*, *Zur Prüfung*, *In Prüfung*, *Geprüft (OK)* oder *Geprüft (Mängel)*. |

### 1.4 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert | Status |
| --- | --- | --- | --- |
| Anlegen | Compliance-Beauftragte | Eintrag aus einer Vorlage oder als eigenen Eintrag anlegen, Fachverantwortliche festlegen | *Offen* |
| Pflegen | Fachverantwortliche | Stammdaten, Regulator & Stakeholder und Dokumente ergänzen | *Offen* |
| Einreichen | Fachverantwortliche | **Zur Prüfung einreichen**; der Standard-Prüfer erhält eine Aufgabe | *Zur Prüfung* |
| Prüfen | Prüfer mit Sonderrecht | Im **Prüfmodus** die vier Felder bewerten | *In Prüfung* |
| Abschließen | Prüfer | **Prüfung abschließen** mit Ergebnis und nächstem Prüftermin | *Geprüft (OK)* oder *Geprüft (Mängel)* |
| Wiedervorlage | System | Zum Termin der **Nächsten Prüfung** wird der Eintrag erneut fällig | *Zur Prüfung* |

Die Schritte Einreichen bis Wiedervorlage gibt es nur, wenn in der Konfiguration der **Prüfworkflow** eingeschaltet ist.

### 1.5 Rollen und Rechte

| Recht im Modul **Compliance-Register** | Was die Person darf |
| --- | --- |
| **Fachverantwortlich** für einen Eintrag (ohne Recht im Modul) | Sieht in der Übersicht nur die eigenen Einträge, bearbeitet und exportiert sie und reicht sie zur Prüfung ein |
| **Lesen** | Alle Einträge ansehen und exportieren |
| **Schreiben** | Einträge anlegen und bearbeiten, Schlagwörter vergeben, archivieren und wiederherstellen |
| **Löschen** | Zusätzlich Einträge löschen |
| **Sonderrecht** („Prüfung von Compliance-Einträgen“) | Zusätzlich **Prüfmodus**, Prüfungsprotokolle, **Prüfung zurücknehmen** und **Konfigurieren** |

Die Rechte vergibt die Administration in den Rollen. Aufgaben zu einem Eintrag legt an, wer im Modul **Aufgaben** schreiben darf.

### 1.6 Hilfe und Tour

Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe. Sie passt sich der Seite an: Übersicht, Bearbeitung, Prüfmodus und Konfiguration haben jeweils eigene Hinweise.

Ist für das Compliance-Register eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf der Übersicht von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol **Tour erneut starten** neu.

## 2 Einträge anlegen und pflegen

*Für Compliance-Beauftragte und Fachverantwortliche.*

### 2.1 Die Übersicht

Öffnen Sie **Compliance → Compliance-Register**. Die Reiter **Compliance-Einträge** und **Archiv** trennen aktive und archivierte Einträge.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/66cf12a7-48e2-4708-8e2b-ce22b8bb65da)

*Abbildung 1: Übersicht des Compliance-Registers*

| Spalte | Inhalt |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Name der Anforderung |
| **Gruppe** | Art der Anforderung |
| **Fachverantwortlich** | Zuständige Person |
| **Relevant** | *Ja* oder *Nein* |
| **Schlagwörter** | Zugeordnete Schlagwörter |
| **Status** | Stand im Prüfworkflow |
| **Letzte Prüfung** / **Nächste Prüfung** | Datum der letzten abgeschlossenen und der nächsten geplanten Prüfung |
| **Prüfstatus** | Stand im Prüfworkflow; der Zusatz *(automatisch)* zeigt, dass der Eintrag zum Prüftermin vom System eingereicht wurde |

**Letzte Prüfung**, **Nächste Prüfung** und **Prüfstatus** erscheinen nur bei eingeschaltetem Prüfworkflow. Passen nicht alle Spalten auf den Bildschirm, scrollen Sie die Tabelle seitlich. Über das Spaltensymbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten aus und ein.

Das **Augen-Symbol** öffnet die Ansicht, das **Stift-Symbol** die Bearbeitung.

Sind Sie nur **Fachverantwortlich**, sehen Sie ausschließlich Ihre eigenen Einträge, und in der Werkzeugleiste steht nur **Exportieren**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/69f62ed2-5230-4dde-b121-fca03b841dcd)

*Abbildung 2: Übersicht für Fachverantwortliche*

### 2.2 Einen Eintrag anlegen

1.  Klicken Sie auf **Neu**. Das Fenster **Compliance-Eintrag anlegen** öffnet sich.
2.  Wählen Sie die **Gruppe**.
3.  Wählen Sie unter **Eintrag erstellen** eine Vorlage der Gruppe oder **Eigenen Eintrag erstellen**. Eine Vorlage füllt **Bezeichnung**, **Regulator**, **Stakeholder**, **Auswirkung** und **Quelle** vor.
4.  Prüfen oder ergänzen Sie die **Bezeichnung**.
5.  Wählen Sie, wer **Fachverantwortlich** ist.
6.  Ergänzen Sie bei einem eigenen Eintrag **Regulator**, **Stakeholder**, **Auswirkung** und **Quelle**.
7.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/35109526-4f9b-46e6-8507-f744bb737ff5)

*Abbildung 3: Fenster Compliance-Eintrag anlegen mit Vorlage*

Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster nach dem Speichern offen, und Sie erfassen gleich die nächste Anforderung.

> **Hinweis:** Neue Einträge sind immer als **Relevant** gekennzeichnet. Gilt die Anforderung nicht, ändern Sie das anschließend in den **Stammdaten**.

Ob **Fachverantwortlich** ein Pflichtfeld ist, legt die Konfiguration fest (siehe *Einstellungen*).

### 2.3 Stammdaten

Öffnen Sie den Eintrag mit dem **Stift-Symbol**. Die Bearbeitung hat die Reiter **Stammdaten**, **Regulator & Stakeholder** und **Dokumente**. Ein Klick auf einen Reiter springt zum Abschnitt.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/12805bd7-074c-475c-ac4a-eb1e64ee5bfd)

*Abbildung 4: Bearbeitung, Reiter Stammdaten*

| Feld | Inhalt |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Name der Anforderung (Pflichtfeld) |
| **Fachverantwortlich** | Zuständige Person mit Benutzerkonto |
| **Gruppe** | Art der Anforderung (Pflichtfeld) |
| **Relevant** | *Ja* oder *Nein* |

Klicken Sie nach Änderungen auf **Speichern**. Die Schaltfläche wird aktiv, sobald Sie etwas geändert haben. **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht; bei ungespeicherten Änderungen fragt ein Fenster nach.

> **Hinweis:** Ist in den Mandanteneinstellungen die Option für Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto eingeschaltet, erscheint zusätzlich das Feld **Weiterer Fachverantwortlicher**. Dort tragen Sie eine Person ohne eigenen Zugang ein. In der Übersicht steht sie in der Spalte **Verantwortlicher ohne Benutzerkonto**.

### 2.4 Regulator & Stakeholder

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5caf1c9f-2c0e-4155-bd50-8ab06d2e3ad7)

*Abbildung 5: Reiter Regulator & Stakeholder*

| Feld | Was Sie eintragen | Beispiel |
| --- | --- | --- |
| **Regulator** | Wer gibt die Anforderung vor? | Deutscher Bundestag, BSI, Kunde, Geschäftsführung |
| **Stakeholder** | Wer ist betroffen oder hat ein Interesse an der Einhaltung? | Beschäftigte, Kunden, Zertifizierungsstelle |
| **Auswirkung** | Was droht bei Nichteinhaltung? | Bußgeld, Haftung der Geschäftsleitung, Verlust des Zertifikats |
| **Quelle** | Wo steht die Anforderung? | `https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/` oder „Richtlinie IT-SEC-01, Version 3.0“ |

Ist die **Quelle** eine Internetadresse, steht darunter ein Link, der die Seite in einem neuen Fenster öffnet.

### 2.5 Dokumente

Im Reiter **Dokumente** legen Sie Nachweise ab, z. B. eine Betroffenheitsanalyse, die Anwendbarkeitserklärung zu ISO/IEC 27001 oder einen Kundenvertrag.

1.  Ziehen Sie die Datei in das Feld oder klicken Sie auf **klicken zum Auswählen**.
2.  Die Datei wird sofort hochgeladen; Speichern ist nicht nötig.

Erlaubt sind u. a. PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bilder, ZIP und E-Mails (MSG) bis 50 MB. Über die Symbole neben einer Datei laden Sie sie herunter, sehen sie in der Vorschau an oder löschen sie.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/01f0ee18-b03c-4e67-9861-c061f1bf643c)

*Abbildung 6: Reiter Dokumente mit einem Nachweis*

### 2.6 Die rechte Leiste

Das Symbol rechts in der Werkzeugleiste öffnet die rechte Leiste. Sie hat oben diese Reiter:

| Reiter | Inhalt |
| --- | --- |
| **Aufgaben** | Aufgaben zu diesem Eintrag ansehen und mit **Neu** anlegen |
| **Schlagwörter** | Schlagwörter des Eintrags vergeben oder entfernen |
| **Prüfhistorie** | Einreichungen und abgeschlossene Prüfungen mit Protokoll (siehe *Prüfhistorie und Prüfungsprotokoll*) |
| **Kommentare** | Kommentare zum Eintrag |
| **Links** | Verknüpfungen zu Datensätzen anderer Module, z. B. zu einer Richtlinie in der Dokumentation |
| **Aktivitätslog** | Wer wann welches Feld geändert hat |

### 2.7 Die Ansicht

Das **Augen-Symbol** in der Übersicht öffnet den Eintrag schreibgeschützt mit denselben Reitern. Mit **Bearbeiten** wechseln Sie in die Bearbeitung, **Exportieren** steht auch hier zur Verfügung. Archivierte Einträge öffnen sich immer in der Ansicht.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/3382e758-721f-4806-a470-f5aad2feb31c)

*Abbildung 7: Ansicht eines Eintrags*

### 2.8 Eintrag aktualisieren

*Nur wenn in der Konfiguration der* \*Aktualisierungsworkflow\*\* eingeschaltet ist.\*

Wurde ein Eintrag länger als das eingestellte **Aktualisierungsintervall** nicht geändert, erhält die fachverantwortliche Person eine Aufgabe. Der Eintrag trägt dann das Kennzeichen **zur Aktualisierung**.

1.  Öffnen Sie den Eintrag zur Bearbeitung und prüfen Sie alle Angaben. Ändern Sie, was nicht mehr stimmt, und klicken Sie auf **Speichern**.
2.  Klicken Sie auf **Aktualisierung abgeschlossen** und wählen Sie im Dialog **Aktualisierung abschließen**:
    -   **Datensatz ist aktuell** – keine relevanten Änderungen. Der bisherige Prüfstatus bleibt erhalten.
    -   **Datensatz wurde aktualisiert** – relevante inhaltliche Änderungen. Der Eintrag gilt danach als nicht geprüft.
3.  Klicken Sie auf **Abschließen**. Die zugehörige Aufgabe wird automatisch erledigt.

Im Filter **Prüfstatus** finden Sie alle betroffenen Einträge über den Wert **zur Aktualisierung**.

## 3 Compliance-Einträge prüfen

*Für Prüfer mit Sonderrecht im Modul* \*Compliance-Register**. Voraussetzung: In der Konfiguration ist der** Prüfworkflow\*\* eingeschaltet.\*

Der Prüfworkflow sorgt für das Vier-Augen-Prinzip: Die Fachverantwortlichen pflegen den Eintrag und reichen ihn ein, eine zweite Person prüft ihn und dokumentiert das Ergebnis.

| Status | Bedeutung |
| --- | --- |
| *Offen* | Noch nie eingereicht |
| *Zur Prüfung* | Eingereicht, die Prüfung hat noch nicht begonnen. Der Zusatz *(automatisch)* zeigt, dass der Prüfworkflow den Eintrag zum Prüftermin selbst eingereicht hat. |
| *In Prüfung* | Der Prüfer hat den Prüfmodus geöffnet |
| *Geprüft (OK)* / *Geprüft (Mängel)* | Prüfung abgeschlossen |

Ihr Mandant kann zusätzliche, eigene Prüfstatus führen; sie erscheinen dann ebenfalls in der Auswahl.

### 3.1 Zur Prüfung einreichen

1.  Öffnen Sie den Eintrag zur Bearbeitung.
2.  Klicken Sie auf **Zur Prüfung einreichen**. Offene Änderungen werden dabei mitgespeichert. Der Status wechselt auf *Zur Prüfung*.
3.  Der **Standard-Prüfer** aus der Konfiguration erhält eine Aufgabe. Ist keiner hinterlegt, entsteht die Aufgabe ohne Zuweisung.

Solange ein Eintrag *Zur Prüfung* oder *In Prüfung* steht, fehlt die Schaltfläche **Zur Prüfung einreichen**.

### 3.2 Im Prüfmodus bewerten

1.  Öffnen Sie den eingereichten Eintrag, z. B. über die Prüfaufgabe, und klicken Sie auf **Prüfmodus**. Der Status wechselt auf *In Prüfung*.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/6427f5a8-43c5-4011-a098-5cc85f517f83)

*Abbildung 8: Bearbeitung eines eingereichten Eintrags mit der Schaltfläche Prüfmodus*

1.  Der Reiter **Stammdaten** zeigt **Bezeichnung**, **Fachverantwortlich**, **Gruppe** und **Relevant** schreibgeschützt.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2d0959af-478d-45f6-b465-09c14a6f8453)

*Abbildung 9: Prüfmodus, Reiter Stammdaten*

1.  Im Reiter **Regulator & Stakeholder** steht links der Inhalt, rechts die Bewertung. Wählen Sie für **Regulator**, **Stakeholder**, **Auswirkung** und **Quelle** jeweils ein **Prüfergebnis**: *Noch nicht geprüft*, *OK*, *Ausreichend* oder *Nicht ausreichend*. Begründen Sie Abweichungen unter **Anmerkungen zur Prüfung**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/cc5bda9a-26ad-4381-b01a-cc9eaa59b210)

*Abbildung 10: Prüfmodus, Bewertung von Regulator und Stakeholder*

1.  Mit **Speichern** sichern Sie einen Zwischenstand und prüfen später weiter.

### 3.3 Prüfung abschließen

1.  Wechseln Sie in den Reiter **Prüfungsergebnis**.
2.  Wählen Sie den **Status**: *Geprüft (OK)* oder *Geprüft (Mängel)*.
3.  Setzen Sie die **Nächste Prüfung**. Zu diesem Termin wird der Eintrag erneut fällig.
4.  Bei *Geprüft (Mängel)* wählen Sie zusätzlich den **Empfänger der Mängel-Aufgabe** und die **Frist zur Behebung**. Daraus entsteht eine Aufgabe. Vorbelegt sind die fachverantwortliche Person und eine Frist von zwei Wochen.
5.  Fassen Sie das Ergebnis unter **Anmerkung** zusammen und klicken Sie auf **Prüfung abschließen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8d354b77-cd7f-418a-b2d3-4e879ea4aa65)

*Abbildung 11: Prüfungsergebnis mit Mängel-Aufgabe*

Nach dem Abschluss stehen **Letzte Prüfung** und **Nächste Prüfung** in der Übersicht, und die Prüfaufgabe ist erledigt.

### 3.4 Prüfhistorie und Prüfungsprotokoll

Jede Prüfung steht in der rechten Leiste im Reiter **Prüfhistorie**. Bei einer abgeschlossenen Prüfung sehen Sie Prüfer, Zeitpunkt und Ergebnis. Mit den Symbolen daneben

-   zeigen Sie die **Anmerkung** an,
-   öffnen Sie das **Prüfungsprotokoll** (Augen-Symbol),
-   laden Sie das **Prüfprotokoll als PDF** herunter.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/229768ff-74c6-489a-a359-1a7ad23a0430)

*Abbildung 12: Prüfhistorie in der rechten Leiste*

Das **Prüfungsprotokoll** zeigt den Eintrag schreibgeschützt so, wie er zum Zeitpunkt der Prüfung war: alle Bewertungen und Anmerkungen, im Reiter **Prüfungsergebnis** außerdem **Status**, **Prüfdatum**, **Nächste Prüfung**, **Prüfer** und **Anmerkung**. Protokoll und PDF öffnen nur Personen mit Sonderrecht.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f095ebcd-363e-49f4-a9e7-e6dbec51a56a)

*Abbildung 13: Prüfungsprotokoll, Reiter Prüfungsergebnis*

### 3.5 Wenn die nächste Prüfung fällig ist

Ist das Datum der **Nächsten Prüfung** erreicht, hängt das Verhalten von der Mandanteneinstellung **Bei fälliger Prüfung automatisch zur Prüfung einreichen** ab (**Mandanteneinstellungen**, Reiter **Sonstiges**):

-   **eingeschaltet** – der Eintrag wird automatisch eingereicht (Prüfstatus *Zur Prüfung (automatisch)*), der Prüfer erhält die Prüfaufgabe;
-   **ausgeschaltet** – der Prüfer erhält eine Aufgabe und reicht den Eintrag bei Bedarf selbst ein.

### 3.6 Prüfung zurücknehmen

**Massenaktionen → Prüfung zurücknehmen** (Sonderrecht) nimmt versehentlich oder zu früh eingereichte Einträge aus dem Prüfprozess. Markieren Sie die Einträge in der Übersicht und bestätigen Sie die Rückfrage. Der Status geht auf den Stand vor der Einreichung zurück, der nächste Prüftermin wird wiederhergestellt und die Prüfaufgabe geschlossen.

## 4 Übersicht, Massenaktionen und Export

*Für alle, die das Register auswerten, pflegen oder vorlegen.*

### 4.1 Filter und Suche

Klicken Sie auf **Filter**, um die Filter aufzuklappen. Sie grenzen die Liste ein nach **Bezeichnung**, **Gruppe**, **Fachverantwortlich**, **Relevant**, **Prüfstatus**, **Letzte Prüfung** und **Nächste Prüfung**. Bei den Datumsfiltern wählen Sie, ob das Datum **genau**, **vor** oder **nach** dem eingegebenen Tag liegen soll.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d981394d-26fd-46bd-b442-e3ed86e2d2c9)

*Abbildung 14: Filter der Übersicht*

Der Filter **Prüfstatus** bietet neben den Status auch **zur Aktualisierung**, *Zur Prüfung (automatisch)* und *Zur Prüfung (durch Benutzer)*. Ohne Prüfworkflow fehlt der Filter **Letzte Prüfung**.

Das Feld **Suche in Tabelle** oben rechts durchsucht die angezeigten Einträge, ohne den Filter zu ändern.

### 4.2 Schlagwörter vergeben

Mit Schlagwörtern ordnen Sie Einträge quer zu den Gruppen, z. B. nach *Datenschutz*, *Informationssicherheit* oder *Arbeitsrecht*. Die Schlagwörter legen Sie in der Konfiguration an.

1.  Markieren Sie die Einträge über die Kontrollkästchen.
2.  Klicken Sie auf **Schlagwörter**.
3.  Wählen Sie **Hinzufügen** oder **Entfernen** und dann unter **Verfügbare Schlagwörter** die Schlagwörter.
4.  Klicken Sie auf **Anwenden**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/35480e5a-6599-4b3d-97bd-6440202c3158)

*Abbildung 15: Schlagwörter für drei markierte Einträge*

Für einen einzelnen Eintrag geht das auch in der rechten Leiste, Reiter **Schlagwörter**.

### 4.3 Massenaktionen

Markieren Sie Einträge über die Kontrollkästchen. Dann stehen in der Werkzeugleiste zur Verfügung:

| Aktion | Wirkung | Recht |
| --- | --- | --- |
| **Löschen** | Löscht die Einträge nach einer Rückfrage. Gelöschte Einträge liegen im **Papierkorb**. | Löschen |
| **Schlagwörter** | Schlagwörter hinzufügen oder entfernen | Schreiben |
| **Massenaktionen → Archivieren** | Verschiebt die Einträge sofort in den Reiter **Archiv** | Schreiben |
| **Massenaktionen → Ausgewählte wiederherstellen** | Holt Einträge im Reiter **Archiv** zurück | Schreiben |
| **Massenaktionen → Prüfung zurücknehmen** | Siehe *Prüfung zurücknehmen* | Sonderrecht, nur bei eingeschaltetem Prüfworkflow |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/151c2460-7572-4f5c-953d-d06e23da8871)

*Abbildung 16: Menü Massenaktionen*

### 4.4 Archiv und Löschen

Archivieren Sie Einträge, die nicht mehr gepflegt werden, aber nachvollziehbar bleiben sollen, z. B. eine abgelöste Normfassung. Archivierte Einträge sind schreibgeschützt; in der Übersicht fehlt das Stift-Symbol. Im Reiter **Archiv** holen Sie sie mit **Massenaktionen → Ausgewählte wiederherstellen** zurück.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c2da6bb8-711e-463b-9c44-9844ba21583a)

*Abbildung 17: Reiter Archiv mit dem Menü Massenaktionen*

Löschen Sie nur, was irrtümlich angelegt wurde. Gilt eine Anforderung nicht, setzen Sie besser **Relevant** auf *Nein*.

### 4.5 Export

**Exportieren** öffnet den Export-Assistenten in drei Schritten:

1.  **Umfang**: **Alle** Einträge, die markierte **Auswahl** oder die **Gefiltert**en Einträge. Im Reiter **Archiv** exportieren Sie die archivierten Einträge.
2.  **Exportform**: **Datenliste** oder **Bericht**.
3.  **Format** wählen und den Export starten.

| Exportform | Zweck | Formate |
| --- | --- | --- |
| **Datenliste** | Tabelle zur Weiterverarbeitung | CSV, JSON, XML |
| **Bericht** | Übersicht der Compliance-Anforderungen mit den Angaben zum Verantwortlichen, z. B. für ein Audit | Word (.docx), PDF |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/af9585f5-814b-4012-b0dc-d9db3b4e320e)

*Abbildung 18: Export-Assistent, Schritt Umfang*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/545e7482-ca2d-4253-810f-4dee52a4023e)

*Abbildung 19: Export-Assistent, Schritt Exportform*

In der Bearbeitung und der Ansicht eines Eintrags exportiert **Exportieren** genau diesen Eintrag, ebenfalls als **Datenliste** oder **Bericht**.

## 5 Konfiguration

**Zugriff:** Den Link **Konfigurieren** oben rechts in der Übersicht sehen nur Personen mit Sonderrecht im Modul **Compliance-Register**. Ändern und speichern können sie die Einstellungen, wenn sie zusätzlich das Recht **Schreiben** haben.

Die Seite **Compliance-Register konfigurieren** hat die Reiter **Schlagwörter** und **Einstellungen**. Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1.  Schlagwörter anlegen.
2.  **Prüfworkflow** einschalten und **Standard-Prüfer** wählen.
3.  Über den **Aktualisierungsworkflow** entscheiden.
4.  Festlegen, ob **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** gilt.

### 5.1 Schlagwörter

Der Reiter **Schlagwörter** listet alle Schlagwörter des Moduls mit **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b956311e-e4ab-4f8f-bf26-aee5cdb3c8ed)

*Abbildung 20: Konfiguration, Reiter Schlagwörter*

-   **Neu** öffnet das Fenster **Schlagwort anlegen**. Geben Sie die **Bezeichnung** ein und klicken Sie auf **Speichern**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** erfassen Sie gleich das nächste.
-   Das **Stift-Symbol** in der Zeile öffnet ein Schlagwort zum Bearbeiten.
-   **Löschen** und **Massenaktionen** wirken auf die markierten Schlagwörter.
-   **Filter** und **Suche in Tabelle** grenzen die Liste ein.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/49b99d03-1421-453e-93c1-e522b0a9c0b1)

*Abbildung 21: Fenster Schlagwort anlegen*

### 5.2 Einstellungen

Ändern Sie die Einstellungen und klicken Sie auf **Speichern**. **Abbrechen** verwirft die Änderungen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/aa0cb63d-4c4e-483d-be70-c92d04554203)

*Abbildung 22: Konfiguration, Reiter Einstellungen*

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Prüfworkflow** | Einträge werden vor der Freigabe geprüft. Beim Einreichen entsteht eine Aufgabe für den Prüfer. Ausgeschaltet fehlen **Zur Prüfung einreichen**, **Prüfmodus** und die Spalten zur Prüfung. |
| **Standard-Prüfer** | Person mit Prüfrecht, die die Prüfaufgabe erhält. Ohne Auswahl entsteht die Aufgabe ohne Zuweisung. |
| **Aktualisierungsworkflow** | Erstellt Aufgaben, wenn Einträge länger als das Intervall nicht geändert wurden (siehe *Eintrag aktualisieren*). |
| **Aktualisierungsintervall (Monate)** | Erscheint, sobald der Aktualisierungsworkflow eingeschaltet ist. Zeitraum, nach dem eine Aktualisierung fällig wird. |
| **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** | Beim Anlegen und Bearbeiten muss jemand als **Fachverantwortlich** gewählt werden. |

Schalten Sie den **Aktualisierungsworkflow** ein, fragt das Fenster **Aktualisierungsworkflow aktivieren** nach. Es nennt, wie viele Einträge beim nächsten Lauf voraussichtlich zur Aktualisierung markiert werden. Bestätigen Sie mit **Aktivieren** und speichern Sie die Einstellungen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/08495fa8-056b-4c48-8934-33fa6f5c00c6)

*Abbildung 23: Fenster Aktualisierungsworkflow aktivieren*

> **Hinweis:** Ob ein fälliger Eintrag automatisch eingereicht oder dem Prüfer nur gemeldet wird, legt die Mandanteneinstellung **Bei fälliger Prüfung automatisch zur Prüfung einreichen** fest (**Mandanteneinstellungen**, Reiter **Sonstiges**). Sie gilt für alle Module mit Prüfworkflow.

Die Gruppen und Vorlagen sind für alle Mandanten gleich und lassen sich hier nicht ändern. Fehlt eine Anforderung, legen Sie sie mit **Eigenen Eintrag erstellen** an.

## 6 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Compliance** | Einhaltung gesetzlicher, vertraglicher und regulatorischer Anforderungen sowie eigener Regeln |
| **Interessierte Partei** | Begriff aus ISO/IEC 27001 für Stakeholder |
| **Anwendbarkeitserklärung** | Dokument nach ISO/IEC 27001, das festhält, welche Maßnahmen gelten (englisch Statement of Applicability, SoA). Ein typischer Nachweis im Reiter **Dokumente**. |
| **Prüfturnus** | Zeitraum zwischen zwei Prüfungen, festgelegt über **Nächste Prüfung** |
| **Prüfungsprotokoll** | Unveränderlicher Nachweis einer abgeschlossenen Prüfung |
| **Vier-Augen-Prinzip** | Eine Person pflegt, eine zweite prüft |

## 7 Häufige Fragen

**Warum sehe ich das Compliance-Register nicht in der Navigation?** Das Modul erscheint nur, wenn die **Compliance + ISMS Erweiterung** (NIS2) gebucht ist und Sie im Modul ein Recht haben oder für einen Eintrag fachverantwortlich sind.

**Warum sehe ich nur einige Einträge?** Ohne Recht im Modul sehen Sie nur die Einträge, für die Sie **Fachverantwortlich** sind. Prüfen Sie auch, ob ein **Filter** aktiv ist oder der Eintrag im **Archiv** liegt.

**Warum sehe ich keine Vorlagen?** Vorlagen hängen an der **Gruppe**. Wählen Sie zuerst die Gruppe, danach erscheinen die passenden Vorlagen unter **Eintrag erstellen**. Nicht jede Gruppe hat Vorlagen.

**Warum fehlt die Schaltfläche Zur Prüfung einreichen?** Der Prüfworkflow ist ausgeschaltet, oder der Eintrag steht schon *Zur Prüfung* oder *In Prüfung*.

**Wer darf prüfen?** Personen mit Sonderrecht im Modul **Compliance-Register**. Die Prüfaufgabe erhält der **Standard-Prüfer** aus der Konfiguration.

**Kann ich einen archivierten Eintrag ändern?** Nein. Stellen Sie ihn zuerst im Reiter **Archiv** über **Massenaktionen → Ausgewählte wiederherstellen** wieder her.

**Soll ich nicht zutreffende Anforderungen löschen?** Nein. Setzen Sie **Relevant** auf *Nein*. So bleibt nachvollziehbar, dass Sie die Anforderung bewertet haben.

**Kann ich einen gelöschten Eintrag zurückholen?** Ja, solange er im **Papierkorb** liegt. Siehe Handbuch **Papierkorb**.