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title: "Berichte"
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last_updated: "2026-10-30T15:26:49.593Z"
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# Berichte

Tätigkeits- und Datenschutzberichte aus Freitexten und Moduldaten zusammenstellen und als Word, PDF oder HTML ausgeben

## 0 Kurzkarte: Einen Tätigkeitsbericht erstellen

*Für Datenschutzbeauftragte und alle, die einen Bericht an die Geschäftsleitung erstellen.*

Der Tätigkeitsbericht fasst zusammen, was im Berichtszeitraum im Datenschutz geschehen ist. Zahlen und Tabellen holt der audatis MANAGER aus den Modulen; Einschätzungen und Empfehlungen ergänzen Sie als Text.

1.  Öffnen Sie **Dokumente → Berichte** und klicken Sie auf **Neu**. Geben Sie **Titel**, **Zeitraum von**, **Zeitraum bis** und den **Fachverantwortlichen** ein, wählen Sie möglichst eine **Vorlage** (z. B. den Bericht des Vorjahres) und klicken Sie auf **Speichern**.
2.  Prüfen Sie im Reiter **Stammdaten** den **Stand der Bearbeitung**, den Stichtag des Berichts, und gestalten Sie im Reiter **Deckblatt** die erste Seite.
3.  Schalten Sie im Reiter **Kapitel-Struktur** nicht benötigte Kapitel aus und passen Sie die Freitexte an Ihr Unternehmen an.
4.  Klicken Sie auf **Vorschau aktivieren** und prüfen Sie den Bericht neben der Bearbeitung.
5.  Setzen Sie unter **Optionen** den Haken **Der Bericht ist final**, klicken Sie auf **Speichern** und dann auf **Exportieren** → **Bericht** → **Word** oder **PDF**.

> **Wichtig:** Texte aus Vorlagen enthalten oft alternative Formulierungen, z. B. farbig markiert. Lesen Sie jeden Freitext vor dem Export und löschen Sie die Varianten, die nicht zutreffen.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Datenschutzbeauftragte berichten der höchsten Managementebene regelmäßig über ihre Tätigkeit (Art. 38 Abs. 3 DS-GVO). Verantwortliche müssen nachweisen können, dass sie die DS-GVO einhalten (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 DS-GVO). Das Modul **Berichte**

-   stellt Berichte aus **Kapiteln** zusammen: frei formulierte Texte und automatische Auswertungen aus anderen Modulen,
-   wertet Moduldaten **zeitraumgenau** aus, z. B. Anfragen, die im Berichtszeitraum gestellt wurden, oder Verarbeitungstätigkeiten, die im Berichtszeitraum geprüft wurden,
-   arbeitet mit **Vorlagen**, damit Sie nicht jedes Jahr neu beginnen, und
-   erzeugt Word-, PDF- und HTML-Dokumente mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis.

Sie öffnen das Modul über **Dokumente → Berichte**.

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Bericht** | Dokument mit Titel, Berichtszeitraum, Stand der Bearbeitung, Status, Deckblatt und Kapiteln. |
| **Berichtszeitraum** | **Zeitraum von** bis **Zeitraum bis**, z. B. 01.01.–31.12. Grundlage aller Auswertungen „… im Berichtszeitraum". |
| **Stand der Bearbeitung** | Stichtag des Berichts. Grundlage der Auswertung „Bestand zum Datum ‚Stand der Bearbeitung'" und des Platzhalters \[\[Berichtsdatum\]\]. |
| **Status** | **Entwurf** oder **Final**. Final setzen Sie über die Option **Der Bericht ist final**. |
| **Hauptkapitel / Unterkapitel** | Zwei Gliederungsebenen, z. B. 3 und 3.1. |
| **Kapiteltyp** | Woher ein Kapitel seine Inhalte holt: **Freitext** oder ein Modul, z. B. **Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)**. In der Kapitel-Struktur steht dafür das Kennzeichen **Freitext** oder **Modul**. |
| **Darstellungsart** | Wie ein Modul-Kapitel die Daten zeigt, z. B. **Diagramm** oder **Übersichtsliste**. |
| **Zeitfaktor** | Welche Einträge ein Modul-Kapitel auswertet, z. B. **Geprüft im Berichtszeitraum (inkl. laufender Prüfungen)** oder **Bestand zum Datum „Stand der Bearbeitung"**. |
| **Vorlage** | Bericht, aus dem neue Berichte entstehen: Mandantenvorlage, Gruppenvorlage oder gekaufte Berichtsvorlage. |
| **Fachverantwortlicher** | Person, die für den Bericht zuständig ist. Sie erscheint im Word-Export als Bearbeiter. |
| **Verfasser** | Person, die den Bericht angelegt hat. Sie steht unter dem Titel der Bearbeitungsseite. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| Anlegen | DSB / ISB | Bericht neu oder aus einer Vorlage anlegen |
| Daten pflegen | Fachbereiche | Die Quellmodule (VVT, TOM, Anfragen, Ereignisse, Schulungen …) sind aktuell |
| Kapitel einrichten | DSB / ISB | Je Kapitel Kapiteltyp, Darstellungsart, Zeitfaktor und ggf. eine Auswahl festlegen |
| Texte schreiben | DSB / ISB | Einschätzungen, Empfehlungen, Ausblick |
| Prüfen | DSB / ISB, Fachverantwortliche | Vorschau, Abstimmung, Aufgaben und Kommentare in der Seitenleiste |
| Abschließen | DSB / ISB | **Der Bericht ist final**, Export als Word oder PDF |

### 1.4 Rollen und Rechte

Die Administration vergibt das Modulrecht **Berichte** in vier Stufen.

| Stufe | Was sie sieht und darf |
| --- | --- |
| **Lesen** (Stufe 1) | alle Berichte des Mandanten öffnen (Auge) und exportieren |
| **Schreiben** (Stufe 2) | zusätzlich **Neu**, bearbeiten (Stift), Kapitel pflegen, **Schlagwörter** zuordnen, **Massenaktionen** (Archivieren, Wiederherstellen, Auf Mandanten kopieren), Vorlagen festlegen |
| **Löschen** (Stufe 3) | zusätzlich **Löschen**: Berichte in den Papierkorb verschieben |
| **Sonderrecht** (Stufe 4) | zusätzlich **Berichte konfigurieren** |
| **Fachverantwortlicher** | sieht und bearbeitet „seine" Berichte auch ohne Modulrecht |

Für **Modul-Kapitel** brauchen Sie zusätzlich das **Leserecht im jeweiligen Quellmodul**, für einige Kapiteltypen auch eine Lizenz (Kapitel „Kapiteltypen im Überblick"). Kapiteltypen ohne Recht oder Lizenz bietet die Auswahl nicht an. Bestehende Kapitel zeigen dann in Vorschau und Export: „Für dieses Kapitel fehlt Ihnen das Leserecht im zugehörigen Modul. Die Inhalte werden deshalb nicht angezeigt."

> **Tipp:** Auf jeder Seite des Moduls öffnet das **Fragezeichen** oben rechts die Hilfe zur aktuellen Ansicht.

## 2 Berichte finden, lesen und exportieren

*Für alle, die Berichte lesen, abstimmen oder weitergeben.*

### 2.1 Die Übersicht

Die Übersicht hat die Reiter **Berichte** und **Archiv**. Die Tabelle zeigt **Titel**, **Zeitraum**, **Stand der Bearbeitung**, **Status**, **Vorlage**, **Fachverantwortlicher** und **Schlagwort**. Die Spalte **Vorlage** zeigt, ob der Bericht selbst als Vorlage dient. Ist in den Mandanteneinstellungen das Freitextfeld für Fachverantwortliche eingeschaltet, kommt die Spalte **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto** hinzu.

Am Zeilenende öffnet das **Auge** den Bericht zum Lesen, der **Stift** zur Bearbeitung. **Suche in Tabelle** filtert die angezeigten Zeilen sofort.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7a99258d-a159-4708-9bc4-ec64252df0eb)

*Abbildung 1: Übersicht der Berichte*

### 2.2 Filter

Klicken Sie auf **Filter**, um die Liste einzugrenzen: **Titel**, **Vorlage** (Vorlage oder Keine Vorlage), **Status**, **Fachverantwortlicher**, **Schlagwort**, **Zeitraum** und **Stand der Bearbeitung** (jeweils von–bis). Der Filter bleibt gespeichert, bis Sie ihn zurücksetzen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/93a57c34-b9a0-4d34-97be-1be22b97985d)

*Abbildung 2: Filter der Übersicht*

### 2.3 Einen Bericht ansehen

Das **Auge** öffnet die Leseansicht mit den Reitern **Stammdaten**, **Deckblatt**, **Kapitel-Struktur** und **Optionen**. In der Aktionsleiste stehen **Bearbeiten** (mit Schreibrecht), **Exportieren** und **Abbrechen**. Die Schaltfläche oben rechts blendet die Seitenleiste mit Aufgaben, Schlagwörtern, Kommentaren, Links und Aktivitätslog ein.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c82caf8c-87e4-4e13-8d3a-0f8c361372d3)

*Abbildung 3: Leseansicht eines Berichts*

### 2.4 Exportieren

Exportieren können Sie aus der Übersicht und aus jedem geöffneten Bericht.

1.  Markieren Sie in der Übersicht einen oder mehrere Berichte oder öffnen Sie einen Bericht.
2.  Klicken Sie auf **Exportieren**. Der Dialog **Export** führt durch die Schritte **Umfang**, **Exportform** und **Format**.
3.  **Umfang** (nur in der Übersicht): **Alle**, **Auswahl** oder – bei aktivem Filter oder Suche – **Gefiltert**. Klicken Sie auf **Weiter**.
4.  **Exportform**: **Bericht** für das fertige Dokument oder **Datenliste** für eine Liste der Berichte mit ihren Stammdaten. Klicken Sie auf **Weiter**.
5.  **Format**: beim Bericht **HTML**, **Word** oder **PDF**, bei der Datenliste **CSV**, **JSON** oder **XML**. Klicken Sie auf **Exportieren**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/230b8391-b0a8-4755-9470-657b3b048eb2)

*Abbildung 4: Export: Exportform*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/29c5e355-dedc-4f8f-82f4-39f7472d388d)

*Abbildung 5: Export: Format*

Ein einzelner Bericht öffnet sich in einem neuen Fenster bzw. wird heruntergeladen. Mehrere Berichte erhalten Sie als ZIP-Datei. Im Dokument beginnen Inhaltsverzeichnis und jedes Hauptkapitel auf einer neuen Seite; Kapitel, die in der Kapitel-Struktur ausgeschaltet sind, fehlen.

## 3 Einen Bericht anlegen

*Für DSB, ISB und alle mit Schreibrecht.*

### 3.1 Neuer Bericht

1.  Klicken Sie in der Übersicht auf **Neu**.
2.  Geben Sie den **Titel** ein, z. B. „Tätigkeitsbericht des Datenschutzbeauftragten 2026".
3.  Prüfen Sie **Zeitraum von** und **Zeitraum bis**. Vorbelegt ist das Vorjahr.
4.  Wählen Sie den **Fachverantwortlichen**. Ob das Feld Pflicht ist, legt die Konfiguration fest.
5.  Wählen Sie unter **Vorlage** eine Vorlage oder **Ohne Vorlage** für einen leeren Bericht.
6.  Klicken Sie auf **Speichern**. Mit **Weiteren Bericht anlegen** bleibt der Dialog für den nächsten Bericht offen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/617165b2-a0c6-4ac8-bec3-636f0746bfd7)

*Abbildung 6: Neuer Bericht mit Auswahl der Vorlage*

Der neue Bericht hat den Status **Entwurf**. Den **Stand der Bearbeitung** prüfen Sie anschließend in den **Stammdaten**.

### 3.2 Vorlagen

Die Auswahl **Vorlage** enthält alle Vorlagen, die Ihrem Mandanten zur Verfügung stehen. Über das Suchfeld finden Sie eine Vorlage schnell.

| Vorlage | Woher | Was übernommen wird |
| --- | --- | --- |
| Mandantenvorlage | Bericht Ihres Mandanten, der unter **Optionen** als Vorlage für diesen Mandanten markiert ist | Deckblatt, alle Kapitel mit Texten und Einstellungen |
| Gruppenvorlage | Bericht eines übergeordneten Mandanten, der auch für untergeordnete Mandanten freigegeben ist | wie Mandantenvorlage |
| Gekaufte Berichtsvorlage | im Shop gekaufte Berichtsvorlage, erkennbar am Zusatz „(Berichtsvorlage)" | wie Mandantenvorlage |

> **Tipp:** Der Vorjahresbericht ist die beste Vorlage. Markieren Sie ihn unter **Optionen** mit **Den Bericht als Vorlage für diesen Mandanten nutzen**, dann übernimmt der neue Bericht Deckblatt, Kapitel und Texte.

### 3.3 Berichte aus dem Shop

Berichte aus einem gekauften Vorlagenpaket kopiert die Administration über **Mandanteneinstellungen → Vorlagen & Shop**, Reiter **Berichte**, mit **Auf Mandanten kopieren** in einen oder mehrere Mandanten. Der Bericht erscheint danach in der Übersicht als **Entwurf** mit Deckblatt, Kapiteln und Texten. Gibt es im Mandanten schon einen Bericht mit demselben Titel, erhält die Kopie den Zusatz „(Kopie)". Wie Sie Vorlagenpakete kaufen und verteilen, beschreibt das Handbuch zu Vorlagen & Shop.

## 4 Den Bericht bearbeiten

*Für DSB, ISB und Fachverantwortliche.*

### 4.1 Die Bearbeitungsseite

Der **Stift** öffnet die Bearbeitung mit den Reitern **Stammdaten**, **Deckblatt**, **Kapitel-Struktur** und **Optionen**. Unter dem Titel steht der **Verfasser**. Die Aktionsleiste enthält **Speichern**, **Vorschau aktivieren**, **Exportieren** und **Abbrechen**.

> **Wichtig:** Stammdaten, Deckblatt und Optionen übernimmt das System erst mit **Speichern**. Änderungen an Kapiteln (Anlegen, Bearbeiten, Ein- und Ausschalten, Sortieren, Löschen) speichert es sofort.

### 4.2 Stammdaten

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Titel** | Pflichtfeld, erscheint im Export und auf dem Deckblatt (Word-Vorlage). |
| **Fachverantwortlicher** | Zuständige Person aus den Benutzern des Mandanten. |
| **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto** | Freitext, nur sichtbar, wenn die Mandanteneinstellung dafür eingeschaltet ist. |
| **Zeitraum von** / **Zeitraum bis** | Berichtszeitraum. „Zeitraum bis" darf nicht vor „Zeitraum von" liegen. |
| **Stand der Bearbeitung** | Stichtag des Berichts, z. B. das Datum der Übergabe an die Geschäftsleitung. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c69dc14b-ead1-4506-99a9-5e9ba4b7498b)

*Abbildung 7: Reiter Stammdaten*

### 4.3 Deckblatt

Im Reiter **Deckblatt** gestalten Sie die erste Seite im Editor. Über **Platzhalter** in der Werkzeugleiste fügen Sie Angaben ein, die Vorschau und Export automatisch ersetzen:

| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
| --- | --- |
| \[\[Firma\]\] | Name des Unternehmens |
| \[\[Strasse\]\], \[\[PLZ\]\], \[\[Ort\]\] | Anschrift des Unternehmens |
| \[\[Website\]\] | Internetadresse des Unternehmens |
| \[\[DSB\]\], \[\[DSBMail\]\] | Name und E-Mail des Datenschutzbeauftragten |
| \[\[Kurzprofil\]\] | Kurzprofil des Mandanten |
| \[\[Verantwortliche\]\] | Fachverantwortlicher des Berichts |
| \[\[Berichtsdatum\]\] | Stand der Bearbeitung |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/58c41e47-5a06-4507-ab85-6c0b6ab662be)

*Abbildung 8: Deckblatt mit Platzhaltern*

### 4.4 Optionen

| Option | Wirkung |
| --- | --- |
| **Texte HTML-formatiert** | Formatierungen aus dem Editor (fett, Listen, Farben) gehen in den Export. Ohne Haken wird unformatierter Text ausgegeben. |
| **Inhaltsverzeichnis generieren** | Erzeugt am Anfang ein Inhaltsverzeichnis. |
| **Der Bericht ist final** | Setzt den Status auf **Final**. Ohne Haken bleibt der Bericht **Entwurf**. |
| **Vorlage** | **Den Bericht nicht als Vorlage nutzen**, **Den Bericht als Vorlage für diesen Mandanten nutzen** oder – nur bei Mandanten mit untergeordneten Mandanten – **Den Bericht als Vorlage auch für untergeordnete Mandanten freigeben**. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c7282936-f2f1-4495-9cf3-d35ced1c0d1d)

*Abbildung 9: Reiter Optionen*

### 4.5 Seitenleiste: Aufgaben, Schlagwörter, Kommentare, Links

Die Schaltfläche oben rechts öffnet die Seitenleiste mit den Bereichen **Aufgaben**, **Schlagwörter**, **Kommentare**, **Links** und **Aktivitätslog**. Hier legen Sie z. B. eine Aufgabe zur Abstimmung mit dem Fachverantwortlichen an, ordnen Schlagwörter zu, verknüpfen Dateien oder Einträge anderer Module und sehen, wer was geändert hat.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/08e8fd5e-cb9b-4c61-b692-ab1a3016912f)

*Abbildung 10: Seitenleiste eines Berichts*

## 5 Kapitel einrichten

*Für DSB und ISB.*

### 5.1 Die Kapitel-Struktur

Der Reiter **Kapitel-Struktur** zeigt alle Kapitel mit Nummer, Kennzeichen **Freitext** oder **Modul** und Titel. In jeder Zeile stehen:

| Element | Wirkung |
| --- | --- |
| Griff links | Kapitel per Ziehen innerhalb seiner Ebene umsortieren |
| Pfeil | Kapitel aufklappen und bearbeiten |
| Schalter | Kapitel in den Bericht aufnehmen oder ausblenden, ohne es zu löschen |
| Fadenkreuz | In der Vorschau zum Kapitel springen |
| Papierkorb | Kapitel nach Rückfrage löschen |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/fd54f86e-1039-4344-8f8c-a1f2cb183db7)

*Abbildung 11: Kapitel-Struktur eines Tätigkeitsberichts*

### 5.2 Kapitel anlegen

1.  Klicken Sie auf **Hauptkapitel hinzufügen**. Am Ende eines aufgeklappten Kapitels legen Sie mit **Unterkapitel** ein Unterkapitel an; bei Hauptkapiteln fügt **Kapitel** ein weiteres Hauptkapitel darunter ein.
2.  Geben Sie den **Kapiteltitel** ein und wählen Sie den **Kapiteltyp**.
3.  Bei einem Modul-Kapitel erscheinen je nach Typ **Darstellungsart**, **Zeitfaktor** und ggf. eine Auswahl „Nur diese …" (Abschnitte unten).
4.  Klicken Sie auf **Speichern**. Mit **Weiteres Kapitel anlegen** bleibt der Dialog offen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/ca3cf11f-ad3f-4b46-aa77-05fcb6a1afc4)

*Abbildung 12: Neues Hauptkapitel*

Es gibt zwei Ebenen. Den Text des Kapitels schreiben Sie anschließend im aufgeklappten Kapitel.

### 5.3 Freitext-Kapitel

Wählen Sie den Kapiteltyp **Freitext** für Einleitung, Bewertungen, Empfehlungen und Ausblick. Den Text schreiben Sie im aufgeklappten Kapitel im Editor **Inhalt**; **Platzhalter** fügen Mandantendaten ein wie auf dem Deckblatt.

### 5.4 Modul-Kapitel

Modul-Kapitel holen ihre Inhalte automatisch aus dem Quellmodul. Im aufgeklappten Kapitel legen Sie fest:

1.  **Kapiteltyp** – das Quellmodul,
2.  **Darstellungsart** – z. B. **Diagramm**, **Übersichtsliste** oder **Balkendiagramm**,
3.  **Zeitfaktor** – welche Einträge zählen,
4.  bei einigen Typen eine Auswahl **Nur diese …**,
5.  **Einleitung (vor der Tabelle/dem Diagramm)** – ein Text, der vor den Daten steht.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/cb3c9c82-80ea-47f5-8860-0eb7a1439cfc)

*Abbildung 13: Modul-Kapitel „Projekte und Aufgaben"*

Wechseln Sie den Kapiteltyp, passt das System Darstellungsart und Zeitfaktor an und verwirft eine Auswahl. Bei älteren Kapiteln kann die Darstellungsart **Standard (…)** oder **Nicht mehr angeboten – bitte neu wählen** lauten; wählen Sie dann eine der angebotenen Darstellungsarten.

### 5.5 Kapiteltypen im Überblick

| Kapiteltyp | Darstellungsarten | Zeitfaktoren | Voraussetzung |
| --- | --- | --- | --- |
| **Aktivitäten** | Tabelle; Option **Aktivitäts-Infos anzeigen** ergänzt Erfasser und Dauer | Durchgeführt im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht Aktivitäten |
| **Anforderungsmanagement** | Übersichtsliste, Balkendiagramm | Bearbeitet im Berichtszeitraum · Bestand | Lizenz NIS2, Leserecht |
| **Anfragen Betroffener** | Diagramm, Übersichtsliste | Gestellt im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht |
| **Auftragsverarbeitung (AV)** | Diagramm, Übersichtsliste, Balkendiagramm | Geprüft im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht |
| **Compliance-Register** | Diagramm, Übersichtsliste | Geprüft im Berichtszeitraum · Bestand | Lizenz NIS2, Leserecht |
| **Dokumentationen** | Diagramm, Übersichtsliste | immer Berichtszeitraum | Leserecht |
| **E-Learning** | Diagramm, Übersichtsliste; Auswahl **Nur diese Lernaktivitäten** | Durchgeführt im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht Lernaktivitäten |
| **Ereignisse, Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle** | Diagramm, Übersichtsliste | Bemerkt im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht |
| **Fachkundenachweis** | Tabelle mit Zeitumfang, Tabelle in Kurzform | Teilgenommen im Berichtszeitraum · Bestand | – |
| **Gemeinsame Verantwortliche** | Diagramm, Übersichtsliste | Geprüft im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht |
| **Geschäftsprozesse** | Diagramm, Übersichtsliste | Geprüft im Berichtszeitraum · Bestand | Lizenz NIS2, Leserecht |
| **Hinweisgeber** | Diagramm, Übersichtsliste | Bearbeitet im Berichtszeitraum · Bestand | Lizenz Hinweisgeber, Leserecht |
| **Infodienst Datenschutz** | Themenblock (Abschnitt „Infodienst-Kapitel") | Veröffentlicht im Berichtszeitraum · Bestand | Lizenz Infodienst, Leserecht |
| **Internetseiten** | Diagramm, Übersichtsliste | Geprüft im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht |
| **KI-Compliance** | Diagramm, Übersichtsliste | Geprüft im Berichtszeitraum · Bestand | Lizenz NIS2, Leserecht |
| **Mitarbeiternachweise** | Diagramm, Übersichtsliste; Auswahl **Nur diese Nachweise** | immer Berichtszeitraum | Leserecht |
| **Online-Einwilligung** | Diagramm, Übersichtsliste; Auswahl **Nur diese Einwilligungen** | immer Berichtszeitraum | Leserecht |
| **Projekte und Aufgaben** | Diagramm, Übersichtsliste, Übersichtsliste nach Nummer, Übersichtsliste nach Projekten, Balkendiagramm, Balkendiagramm nach Projekten; Auswahl **Nur diese Projekte** | Fällig im Berichtszeitraum · Erledigt im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht Aufgaben |
| **Risikomanagement** | Diagramm, Übersichtsliste | Bearbeitet im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht |
| **Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)** | Diagramm (Maßnahmen nach Prüfstatus), Übersichtsliste (TOM-Kataloge mit Status und letzter Prüfung) | Geprüft im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht |
| **Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)** | Diagramm, Übersichtsliste, Risikoübersicht (Diagramm), Risikoübersicht (Diagramm mit Tabelle) | Geprüft im Berichtszeitraum · Bestand | Leserecht |

„Bestand" steht für **Bestand zum Datum „Stand der Bearbeitung"**. „Leserecht" meint das Leserecht im gleichnamigen Modul.

### 5.6 Was die Zeitfaktoren bedeuten

| Zeitfaktor | Es zählen … |
| --- | --- |
| **… im Berichtszeitraum** | Einträge, deren maßgebliches Datum im Berichtszeitraum liegt: bei Anfragen das Eingangsdatum, bei Ereignissen das Datum des Bekanntwerdens, bei Prüfungen das Prüfdatum einschließlich laufender Prüfungen, bei Aufgaben das Zieldatum (**Fällig …**) oder das tatsächliche Ende (**Erledigt …**). |
| **Bestand zum Datum „Stand der Bearbeitung"** | Alle Einträge, die am Stichtag angelegt und nicht gelöscht waren, mit ihrem **aktuellen** Status. Der Bericht vermerkt: „Der Status entspricht dem Stand bei Erstellung des Berichts." |

Liefert ein Kapitel keine Daten, steht dort „Im Berichtszeitraum sind keine Daten verfügbar." bzw. „Zum Stichtag sind keine Daten verfügbar."

> **Hinweis:** **Projekte und Aufgaben** wertet nur Aufgaben aus Projekten aus. Im Bestand entfallen Aufgaben, die vor Beginn des Berichtszeitraums abgeschlossen oder vor dem Stichtag archiviert wurden.

### 5.7 Auswahl einzelner Einträge

Bei **Projekte und Aufgaben**, **E-Learning**, **Online-Einwilligung** und **Mitarbeiternachweise** beschränken Sie die Auswertung auf einzelne Einträge: **Nur diese Projekte**, **Nur diese Lernaktivitäten**, **Nur diese Einwilligungen** bzw. **Nur diese Nachweise**. Ohne Auswahl („Alle (keine Einschränkung)") gehen alle Einträge in die Auswertung ein.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0fb602f7-e998-4d01-b61a-65db74c7a90c)

*Abbildung 14: Auswahl „Nur diese Lernaktivitäten"*

-   Archivierte Einträge sind nicht wählbar. Werden gewählte Einträge später archiviert oder gelöscht, sind sie mit „archiviert" bzw. „gelöscht" gekennzeichnet.
-   Sind alle gewählten Einträge archiviert oder gelöscht, zeigt das Kapitel: „Die ausgewählten Einträge sind gelöscht oder archiviert. Bitte passen Sie die Auswahl an."
-   Die Auswahl sehen und ändern nur Personen mit Leserecht im Quellmodul, bei **Projekte und Aufgaben** im Modul Maßnahmen und Projekte.

### 5.8 Infodienst-Kapitel

Kapitel vom Typ **Infodienst Datenschutz** übernehmen Meldungen aus dem Infodienst. Statt der Darstellungsart wählen Sie:

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Themenblock** | **Aufsichtsbehörden**, **Bußgelder**, **Gesetzgebung**, **Rechtsprechung** oder **Weitere Datenschutzthemen** |
| **Anzahl Einträge** | 5, 10, 12, 15, 20, 30, 50 oder **Alle** |
| **Sortierung** | **Wichtige und relevante zuerst, dann neueste**, **Neueste zuerst**, **Älteste zuerst** oder **Titel (A–Z)** |
| **Zeitfaktor** | **Veröffentlicht im Berichtszeitraum** oder Bestand |

Ohne eigene Auswahl übernimmt der Bericht die ersten Meldungen in dieser Sortierung. Mit **Auswahl bearbeiten** wählen Sie die Meldungen selbst aus; die Zahl in Klammern zeigt, wie viele gewählt sind.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/42e9d5b5-022b-467f-9633-480b71ec2ee7)

*Abbildung 15: Infodienst-Kapitel*

Der Dialog **Infodienst-Auswahl** listet die Meldungen mit **Rang**, **Datum**, **Marker** („!" = Wichtig, „R" = Relevant) und **Titel**. Markieren Sie die gewünschten Meldungen und klicken Sie auf **Speichern**. **Auf Standard zurücksetzen** kehrt zur automatischen Auswahl zurück.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7656a9cf-1505-443d-b1f0-2875052c000c)

*Abbildung 16: Dialog Infodienst-Auswahl*

Liegt keine der gewählten Meldungen im Berichtszeitraum, zeigt der Bericht die automatische Auswahl.

### 5.9 Hinweise statt Daten

Fehlt eine Voraussetzung, steht im Kapitel ein Hinweis statt der Daten. Beispiel **Fachkundenachweis**: Ist kein Datenschutzbeauftragter als Benutzer hinterlegt, erscheint „Für diesen Mandanten ist kein Datenschutzbeauftragter als Benutzer hinterlegt (Mandanteneinstellungen › Beauftragte)." Die Fortbildungen pflegt der Datenschutzbeauftragte im eigenen Benutzerprofil im Reiter **Fachkunde**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/9af842df-f6cd-49c9-a8d7-1e893b1b7435)

*Abbildung 17: Hinweis im Kapitel „Fachkunde des Datenschutzbeauftragten" in der Vorschau*

## 6 Prüfen und abschließen

*Für DSB und ISB.*

### 6.1 Vorschau

Klicken Sie auf **Vorschau aktivieren**. Rechts neben der Bearbeitung erscheint der Bericht, wie er exportiert wird – mit Deckblatt, Berichtszeitraum, Stand und allen eingeschalteten Kapiteln. Die Vorschau folgt Ihren Änderungen, auch noch nicht gespeicherten; **Aktualisieren** im Kopf der Vorschau lädt sie sofort neu. Das **Fadenkreuz** in der Kapitel-Struktur springt zum Kapitel. **Vorschau deaktivieren** blendet sie wieder aus.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a5f7c7af-aeba-437c-8c46-7b9e39f1190c)

*Abbildung 18: Vorschau neben der Bearbeitung*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/46e65f4c-e4fe-4f4b-95ed-61247da6bb3e)

*Abbildung 19: Modul-Kapitel in der Vorschau: TOM-Kataloge*

> **Tipp:** Vorlagentexte enthalten teilweise **alternative Formulierungen in Farbe**, z. B. grün für „gut aufgestellt", orange für „teilweise umgesetzt", rot für „Handlungsbedarf". Behalten Sie die passende Variante und löschen Sie die anderen, bevor Sie exportieren.

### 6.2 Abschließen

1.  Setzen Sie unter **Optionen** den Haken **Der Bericht ist final** und klicken Sie auf **Speichern**. Der Status wechselt auf **Final**.
2.  Exportieren Sie den Bericht als Word oder PDF (Kapitel „Exportieren").

Ein finaler Bericht bleibt bearbeitbar. Ändern Sie ihn, exportieren Sie ihn danach erneut.

### 6.3 Aussehen des Word-Exports

Das Layout des Word-Exports legt die Administration unter **Mandanteneinstellungen → Template Designer**, Modul **Berichte**, fest: Standard oder ein eigenes Word-Template. Im eigenen Template stehen u. a. die Platzhalter `$Berichtstitel$`, `$Firma$`, `$Berichtvon$`, `$Berichtbis$`, `$Berichtsdatum$`, `$Bearbeiter$` und `$Status$` zur Verfügung. `$Berichtvon$` und `$Berichtbis$` enthalten den Berichtszeitraum, `$Bearbeiter$` den Fachverantwortlichen.

## 7 Berichte verwalten

*Für alle mit Schreibrecht; Löschen ab Stufe 3.*

### 7.1 Schlagwörter zuordnen

Markieren Sie Berichte in der Übersicht und klicken Sie auf **Schlagwörter**. Wählen Sie die Schlagwörter aus und übernehmen Sie sie. Einzelne Berichte versehen Sie auch in der Seitenleiste mit Schlagwörtern. Welche Schlagwörter es gibt, legt die Konfiguration fest.

### 7.2 Massenaktionen

Markieren Sie einen oder mehrere Berichte und öffnen Sie **Massenaktionen**:

| Aktion | Wirkung |
| --- | --- |
| **Archivieren** | verschiebt die Berichte in den Reiter **Archiv**. Archivierte Berichte lassen sich lesen und exportieren, aber nicht bearbeiten. |
| **Wiederherstellen** | nur im Reiter **Archiv**: holt die Berichte zurück in die Liste. |
| **Auf Mandanten kopieren** | kopiert die Berichte in ausgewählte Mandanten, auch in den eigenen. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e19cbf8c-4039-4366-a57a-4ce06e272769)

*Abbildung 20: Massenaktionen*

### 7.3 Kopieren

**Auf Mandanten kopieren** öffnet einen Dialog mit den Mandanten, für die Sie Schreibrecht im Modul Berichte haben. Die Kopie

-   erhält den Titel mit dem Zusatz „(Kopie)",
-   übernimmt Berichtszeitraum, Deckblatt, die Option **Inhaltsverzeichnis generieren** und alle Kapitel mit Texten und Einstellungen,
-   hat den Status **Entwurf** und als Stand der Bearbeitung das heutige Datum,
-   hat keinen Fachverantwortlichen; wählen Sie ihn in den **Stammdaten** neu.

Bei einer Kopie in einen anderen Mandanten entfallen Auswahlen „Nur diese …" und Verknüpfungen, weil sich diese auf Einträge des Ursprungsmandanten beziehen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/44318bfa-6df8-4d97-8eb1-84b09cf93261)

*Abbildung 21: Dialog Auf Mandanten kopieren*

### 7.4 Löschen

Mit Löschrecht (Stufe 3) markieren Sie Berichte und klicken auf **Löschen**. Nach der Rückfrage liegen sie im **Papierkorb** und können dort wiederhergestellt werden. Archivierte Berichte stellen Sie vor dem Löschen wieder her.

## 8 Konfiguration

**Zugriff:** Die Konfiguration öffnen Benutzer mit Sonderrecht (Stufe 4) über **Berichte konfigurieren** oben rechts in der Übersicht; nur sie sehen den Link.

Die Konfiguration hat die Reiter **Schlagworte** und **Einstellungen**. **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht.

### 8.1 Schlagworte

Schlagwörter ordnen Berichte, z. B. „Tätigkeitsbericht", „Audit-Ergebnis" oder „Quartalsbericht", und dienen als Filter in der Übersicht. Die Liste zeigt **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**.

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*Abbildung 22: Konfiguration: Schlagworte*

1.  Klicken Sie auf **Neu**.
2.  Geben Sie die **Bezeichnung** ein.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt der Dialog für das nächste Schlagwort offen.

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*Abbildung 23: Schlagwort anlegen*

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Schlagwort zur Bearbeitung. Über **Massenaktionen** archivieren Sie Schlagwörter, die Sie nicht mehr neu zuordnen möchten, oder stellen archivierte wieder her; an bestehenden Berichten bleiben archivierte Schlagwörter erhalten. **Löschen** (mit Löschrecht) entfernt Schlagwörter nach Rückfrage auch von allen Berichten.

### 8.2 Einstellungen

| Einstellung | Wirkung |
| --- | --- |
| **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** | Eingeschaltet (Standard) muss beim Anlegen und Bearbeiten eines Berichts ein Fachverantwortlicher ausgewählt werden. |

Ändern Sie die Einstellung und klicken Sie auf **Speichern**.

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*Abbildung 24: Konfiguration: Einstellungen*

## 9 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Art. 38 Abs. 3 DS-GVO** | Der Datenschutzbeauftragte berichtet unmittelbar der höchsten Managementebene. |
| **Berichtszeitraum** | Zeitraum, für den der Bericht Ereignisse und Tätigkeiten auswertet. |
| **Bestand** | Alle Einträge, die am Stichtag existierten, mit ihrem aktuellen Status. |
| **Darstellungsart** | Form, in der ein Modul-Kapitel die Daten zeigt (Diagramm, Liste …). |
| **Gruppenvorlage** | Vorlage eines übergeordneten Mandanten, die für untergeordnete Mandanten freigegeben ist. |
| **Kapiteltyp** | Quelle eines Kapitels: Freitext oder ein Modul. |
| **Stand der Bearbeitung** | Stichtag des Berichts. |
| **Zeitfaktor** | Regel, welche Einträge ein Modul-Kapitel auswertet. |

## 10 Häufige Fragen

**Warum zeigt ein Kapitel keine Daten?** Prüfen Sie Berichtszeitraum und Zeitfaktor: Bei „… im Berichtszeitraum" zählen nur Einträge, deren Datum im Zeitraum liegt. Prüfen Sie außerdem eine Auswahl „Nur diese …" und ob Sie im Quellmodul Leserecht haben.

**Warum weicht eine Zahl vom Vorjahresbericht ab?** Die Auswertung richtet sich nach dem aktuellen Datenbestand. Beim Bestand zeigt der Bericht den heutigen Status, nicht den Status am Stichtag.

**Kann ich ein Kapitel vorübergehend weglassen?** Ja. Schalten Sie es in der Kapitel-Struktur mit dem Schalter aus. Es bleibt erhalten und lässt sich jederzeit wieder einschalten.

**Wie übernehme ich den Bericht des Vorjahres?** Markieren Sie ihn unter **Optionen** als Vorlage und wählen Sie ihn beim nächsten **Neu** unter **Vorlage**. Alternativ kopieren Sie ihn über **Massenaktionen → Auf Mandanten kopieren** in den eigenen Mandanten und passen Titel und Zeitraum an.

**Warum kann ich einen Kapiteltyp nicht auswählen?** Ihnen fehlt das Leserecht im zugehörigen Modul oder Ihr Mandant hat die nötige Lizenz nicht, z. B. Infodienst, Hinweisgeber oder NIS2.

**Warum kann ich einen Bericht nicht bearbeiten?** Er ist archiviert. Stellen Sie ihn im Reiter **Archiv** über **Massenaktionen → Wiederherstellen** wieder her.

**Kann ich den Bericht nach dem Export noch ändern?** Ja. Der Bericht bleibt bearbeitbar, auch wenn er final ist. Exportieren Sie danach erneut.