---
title: "Bausteine & Schlagwörter"
url: "https://knowledgebase.audatis-manager.de/de/article/bausteine-schlagworter"
language: "de"
last_updated: "2026-11-06T13:50:14.197Z"
---

# Bausteine & Schlagwörter

Textbausteine, Funktionsbausteine und Schlagwörter des Mandanten an einer Stelle pflegen

## 0 Kurzkarte: Einen Textbaustein anlegen in 5 Schritten

*Zum Aushängen – für alle, die Vorlagen für die Fachmodule pflegen.*

Sie schreiben dieselbe Formulierung immer wieder, etwa einen Verarbeitungszweck oder eine Maßnahmenbeschreibung? Legen Sie sie einmal als **Textbaustein** an und fügen Sie sie in den Fachmodulen per Klick ein.

1.  **Öffnen** – **Mandanteneinstellungen → Bausteine & Schlagwörter**.
2.  **Neu** – im Dialog den Reiter **Textbausteine** lassen (für Schlagwörter **Schlagwörter** wählen).
3.  **Modul wählen** – in welchem Fachmodul der Baustein angeboten wird. Je nach Modul erscheinen Zusatzfelder.
4.  **Bezeichnung** und **Beschreibung** eintragen, **Speichern**.
5.  **Nutzen** – im Fachmodul im Textfeld `#` tippen oder auf **Textbaustein** klicken und den Baustein wählen.

> **Wichtig:** Das **Modul** eines Textbausteins legen Sie beim Anlegen fest. Danach lässt es sich nicht mehr ändern.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist der Bereich da?

Viele Angaben im Datenschutz- und Sicherheitsmanagement wiederholen sich: Maßnahmenbeschreibungen in den TOM, Zwecke und Empfänger in Verarbeitungstätigkeiten, Kataloge wie Rechtsgrundlagen oder Vertragsarten. **Bausteine & Schlagwörter** sammelt diese Vorlagen des Mandanten an einer Stelle:

-   **Textbausteine** fügen Sie in Textfelder der Fachmodule ein,
-   **Funktionsbausteine** sind die Kataloge, mit denen die Module arbeiten, z. B. Rechtsgrundlagen im VVT,
-   **Schlagwörter** kennzeichnen Datensätze in allen Modulen und dienen als Filter.

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **Textbaustein** | Wiederverwendbare Vorlage mit **Bezeichnung** und **Beschreibung**, einem Modul zugeordnet. Einige Module haben Zusatzfelder, z. B. **Typ** und **Schutzziele** bei TOM. |
| **Funktionsbaustein** | Katalogeintrag eines Moduls, z. B. Rechtsgrundlagen und Personengruppen im VVT, Kategorien der Aktivitäten oder Vertragsgrundlagen in der Auftragsverarbeitung. |
| **Schlagwort** | Stichwort ohne Beschreibung, um Datensätze zu kennzeichnen und zu filtern. |
| **Herkunft** | **System** (vom audatis MANAGER mitgeliefert), **System Angepasst** (mitgeliefert und im Mandanten geändert) oder **Mandant** (im Mandanten angelegt). |
| **Archiviert** | Wird in den Fachmodulen nicht mehr angeboten, lässt sich aber wiederherstellen. |

### 1.3 Rollen und Rechte

Der Bereich hängt am Recht **Bausteine & Schlagwörter** (Gruppe **Einstellungen**).

| Stufe | Was sie erlaubt |
| --- | --- |
| **Lesen** | Textbausteine und Schlagwörter ansehen. |
| **Schreiben** | Zusätzlich anlegen, bearbeiten, übersetzen, archivieren und wiederherstellen. |
| **Löschen** | Zusätzlich löschen. |

Für die Bausteine eines Moduls genügt auch das Recht im jeweiligen Fachmodul. **Funktionsbausteine** bearbeiten Sie mit den Rechten des Moduls, in der Regel mit **Sonderrechte** wie für dessen Konfiguration. Fehlen sie, zeigt der Reiter den Hinweis, dass Ihre Berechtigung nicht ausreicht, und im Dialog **Neu** stehen nur die Module zur Wahl, die Sie bearbeiten dürfen.

## 2 Bausteine pflegen

*Für alle, die Vorlagen für die Fachmodule pflegen.*

### 2.1 Die Übersicht

Öffnen Sie **Mandanteneinstellungen → Bausteine & Schlagwörter**. Oben wählen Sie zwischen den Reitern **Textbausteine**, **Funktionsbausteine**, **Schlagwörter** und **Archiviert**.

Links steht die Liste **Module** mit der Zahl der Einträge je Modul. Ein Klick auf ein Modul zeigt nur dessen Einträge, **Alle Module** wieder alle. Das Suchfeld über der Liste findet ein Modul schnell.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c0d08ec6-3e0f-4bed-9b8f-05e0a40f8a54)

*Abbildung 1: Übersicht der Textbausteine*

Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Modul**, **Herkunft**, **Kategorie** und **Beschreibung**. In der Spalte **Kategorie** stehen modulbezogene Angaben, bei TOM z. B. der Typ und die Schutzziele. Am Zeilenende öffnet das **Augen-Symbol** einen Eintrag zum Ansehen, das **Stift-Symbol** zum Bearbeiten. Über **Filter** und **Suche in Tabelle** grenzen Sie die Liste ein.

Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe zur Seite.

### 2.2 Einen Textbaustein anlegen

1.  Klicken Sie auf **Neu**. Der Dialog hat die Reiter **Textbausteine**, **Funktionsbausteine** und **Schlagwörter**.
2.  Lassen Sie den Reiter **Textbausteine** gewählt.
3.  Wählen Sie das **Modul**: **Ereignisse & Vorfälle**, **Geschäftsprozesse**, **TOM** oder **Verarbeitungstätigkeiten (VVT)**.
4.  Füllen Sie die Zusatzfelder des Moduls aus, falls welche erscheinen (siehe Tabelle).
5.  Tragen Sie die **Bezeichnung** (Pflichtfeld, bis 255 Zeichen) und die **Beschreibung** ein.
6.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/498f13df-1585-4991-b684-32da360a6fc5)

*Abbildung 2: Dialog Neu, Reiter Textbausteine*

| Modul | Zusatzfelder |
| --- | --- |
| **TOM** | **Typ** (**Organisatorisch** oder **Technisch**), **Schutzziele** (**Vertraulichkeit (C)**, **Integrität (I)**, **Verfügbarkeit (A)**), **Framework-Zuordnungen** (z. B. Anforderungen aus ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz) |
| **Verarbeitungstätigkeiten (VVT)** | **Kategorie**: das Textfeld im VVT, in dem der Baustein angeboten wird, z. B. **Zweck der Verarbeitung**, **Empfänger** oder **Prüfhinweise** |

Mit **Weiteren Datensatz anlegen** erfassen Sie mehrere Bausteine nacheinander.

### 2.3 Einen Textbaustein ansehen und bearbeiten

Die Ansicht zeigt **Typ** (**Textbaustein** oder **Schlagwort**), **Modul**, die Zusatzfelder des Moduls, **Bezeichnung** und **Beschreibung**. Oben stehen **Bearbeiten**, **Archivieren** und **Abbrechen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4d98a62b-0acf-4a83-8e5b-b22726abd22e)

*Abbildung 3: Ansicht eines Textbausteins*

In der Bearbeitung ändern Sie Zusatzfelder, **Bezeichnung** und **Beschreibung** und klicken auf **Speichern**. Das **Modul** ist fest.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/73c0cbf9-5d0c-4838-8ab7-f3f38cf0df75)

*Abbildung 4: Textbaustein bearbeiten*

> **Hinweis:** Ändern Sie einen mitgelieferten Textbaustein, wechselt seine **Herkunft** von **System** auf **System Angepasst**. Die Änderung gilt nur für Ihren Mandanten.

### 2.4 Ein Schlagwort anlegen

1.  Klicken Sie auf **Neu** und wechseln Sie im Dialog zum Reiter **Schlagwörter**.
2.  Wählen Sie das **Modul**, z. B. **Protokolle**, und tragen Sie die **Bezeichnung** ein.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/fc44f476-7c21-4e1e-8e75-a352c8259303)

*Abbildung 5: Dialog Neu, Reiter Schlagwörter*

Der Reiter **Schlagwörter** zeigt alle Schlagwörter des Mandanten mit **Bezeichnung**, **Herkunft** und **Kategorie**, links nach Modul gegliedert. Schlagwörter gibt es für nahezu alle Module.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a1255d6d-238d-48ea-9f04-264f0c1f25b2)

*Abbildung 6: Reiter Schlagwörter, Modul Protokolle*

> **Tipp:** Die meisten Module haben in ihrer Konfiguration einen eigenen Reiter **Schlagwörter**. Dort und hier pflegen Sie dieselben Einträge.

### 2.5 Funktionsbausteine

Der Reiter **Funktionsbausteine** zeigt links die Module mit Katalogen: **Aktivitäten**, **Auftragsverarbeitung (AV)**, **Daten & Informationen**, **Ereignisse & Vorfälle**, **Hinweisgebersystem** (wenn gebucht), **Internetseiten**, **Löschkonzept** und **Verarbeitungstätigkeiten (VVT)**. Wählen Sie ein Modul, erscheinen rechts dessen Kataloge so wie in der Konfiguration des Moduls, im VVT z. B. mit **Art** (Rechtsgrundlage, Personengruppe, Datenquelle), **Details** und **Verwendung**.

Sie pflegen die Einträge hier mit **Neu**, dem **Stift-Symbol** und **Löschen**. **Im Modul öffnen** öffnet die Konfiguration des Moduls in einem neuen Tab.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/acb0f321-d58e-43d9-9153-0fcb2a10529d)

*Abbildung 7: Reiter Funktionsbausteine, Modul VVT*

Auch im Dialog **Neu** gibt es den Reiter **Funktionsbausteine**: Sie wählen das **Modul** und legen den Eintrag direkt an. Für Module, deren Funktionsbausteine eine eigene Verwaltung haben, führt der Dialog dorthin.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/bad5a452-18ae-4189-ba9c-0196a39a256a)

*Abbildung 8: Dialog Neu, Reiter Funktionsbausteine*

> **Tipp:** Dünnen Sie die Kataloge aus: Was Ihr Unternehmen nicht braucht, setzen Sie unsichtbar. In kurzen Auswahllisten finden sich Fachbereiche schneller zurecht.

### 2.6 Archivieren, wiederherstellen und löschen

-   **Archivieren**: Markieren Sie Einträge und klicken Sie auf **Archivieren**, oder nutzen Sie **Archivieren** in der Ansicht. Archivierte Einträge werden in den Fachmodulen nicht mehr angeboten; bereits übernommene Texte bleiben erhalten.
-   **Wiederherstellen**: Im Reiter **Archiviert** markieren und **Wiederherstellen** klicken.
-   **Löschen**: Markieren, **Löschen** klicken und im Dialog bestätigen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/9559792e-4a85-4056-bb50-7531ccb2dd77)

*Abbildung 9: Reiter Archiviert*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/fa573cae-c6bf-4ae4-93c2-b3d95da9544b)

*Abbildung 10: Rückfrage beim Löschen*

Gelöschte Einträge liegen im **Papierkorb** (**Mandanteneinstellungen → Papierkorb**) und lassen sich dort während der Aufbewahrungsfrist wiederherstellen.

> **Tipp:** Archivieren Sie im Zweifel, statt zu löschen. Archivierte Einträge holen Sie mit einem Klick zurück.

### 2.7 Textbausteine übersetzen

Ist für Ihren Mandanten die Mehrsprachigkeit eingeschaltet, steht in der Tabelle das **Übersetzen-Symbol** (A mit Schriftzeichen). Es öffnet die Seite **Übersetzung**: Links stehen **Bezeichnung** und **Beschreibung** im **Original** (Deutsch), rechts tragen Sie die Übersetzung in der **Zielsprache** ein, z. B. **English**. Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/fa22eeab-47b6-4fcb-bfa4-f6da09b20447)

*Abbildung 11: Textbaustein übersetzen*

## 3 Textbausteine in den Fachmodulen nutzen

*Für alle, die in Verarbeitungstätigkeiten, Ereignissen oder anderen Modulen Texte erfassen.*

Textfelder, für die es Textbausteine gibt, haben rechts über dem Feld die Schaltfläche **Textbaustein** und darunter den Hinweis `# für Textbausteine`.

1.  Klicken Sie in das Textfeld und tippen Sie `#`, oder klicken Sie auf **Textbaustein**.
2.  Es öffnet sich eine Liste mit den passenden Textbausteinen. Tippen Sie weiter, um sie zu durchsuchen.
3.  Wählen Sie den Baustein mit den Pfeiltasten und **Enter** oder per Mausklick. Die Beschreibung wird an der Cursorposition eingefügt.
4.  **Esc** schließt die Liste ohne Einfügen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7d8e433c-0bee-42c9-a07e-cf8552531a43)

*Abbildung 12: Textbaustein im VVT einfügen*

Mit dem **Plus** neben **Textbaustein** legen Sie aus einem vorhandenen Text einen neuen Baustein an: Klicken Sie auf **Plus**, markieren Sie im Feld den gewünschten Text und bestätigen Sie **Textbaustein erstellen**. Der Baustein wird dem Modul und dem Feld zugeordnet und steht danach auch hier in der Liste.

> **Hinweis:** Der eingefügte Text ist eine Kopie. Ändern Sie später den Textbaustein, bleiben bereits eingefügte Texte unverändert.

## 4 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Fachmodul** | Modul, in dem die Bausteine verwendet werden, z. B. VVT, TOM, Ereignisse & Vorfälle. |
| **Schutzziele** | Vertraulichkeit (C), Integrität (I), Verfügbarkeit (A) – Zusatzfelder bei TOM-Textbausteinen. |
| **Framework-Zuordnung** | Verweis eines TOM-Textbausteins auf Anforderungen eines Standards, z. B. ISO 27001. |
| **System-Textbausteine** | Vom audatis MANAGER mitgelieferte Bausteine mit der Herkunft **System**. |

## 5 Häufige Fragen

**Mein Textbaustein erscheint im Fachmodul nicht.** Prüfen Sie, ob er dem richtigen **Modul** und, im VVT, der richtigen **Kategorie** zugeordnet und nicht archiviert ist.

**Kann ich das Modul eines Textbausteins ändern?** Nein. Legen Sie den Baustein im richtigen Modul neu an und archivieren Sie den alten.

**Was passiert mit Datensätzen, wenn ich einen Baustein archiviere oder lösche?** Nichts. Bereits eingefügte Texte bleiben unverändert. Der Baustein wird nur nicht mehr angeboten.

**Warum kann ich die Funktionsbausteine eines Moduls nicht bearbeiten?** Dafür brauchen Sie im jeweiligen Modul die Rechte, die auch für dessen Konfiguration nötig sind, meist **Sonderrechte**.

**Warum sind manche Module links nicht aufgeführt?** Die Liste zeigt je Reiter nur die Module, die Textbausteine, Funktionsbausteine bzw. Schlagwörter unterstützen.