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title: "Auftragsverarbeitung (AV)"
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last_updated: "2026-10-30T15:44:09.357Z"
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# Auftragsverarbeitung (AV)

Dienstleister und AV-Verträge nach Art. 28 DS-GVO erfassen, prüfen und nachweisen

## 0 Kurzkarte: Einen neuen Dienstleister erfassen

*Für alle, die einen Dienstleister beauftragen, der personenbezogene Daten Ihres Unternehmens verarbeitet – z. B. eine Cloud-Software, ein Rechenzentrum, ein Lohnbüro oder einen Aktenvernichter.*

1.  Öffnen Sie **Datenschutz → Auftragsverarbeitung (AV)** und klicken Sie auf **Neu**. Geben Sie eine **Bezeichnung** ein, lassen Sie bei **Art** die Vorbelegung **AN: Auftragnehmer (z.B. Dienstleister)** stehen und klicken Sie auf **Speichern**.
2.  Öffnen Sie den neuen Eintrag über das **Stift-Symbol**. Wählen Sie im Reiter **Firmenstammdaten** den **Fachverantwortlichen** und tragen Sie Firma, Anschrift, **Land** und **Ansprechpartner** des Dienstleisters ein.
3.  Wählen Sie im Reiter **Vertragsdaten** die **Vertragsgrundlage**, den **Ort der Verarbeitung** und den **Vertragsstatus** und tragen Sie den **Vertragsbeginn** ein.
4.  Laden Sie im Reiter **Dokumente** den unterschriebenen AV-Vertrag hoch. Verknüpfen Sie im Reiter **Verarbeitungstätigkeiten** über **Verarbeitungstätigkeit hinzufügen**, wofür der Dienstleister eingesetzt wird.
5.  Klicken Sie auf **Speichern** und danach auf **Zur Prüfung einreichen**. Der Datenschutzbeauftragte prüft den Vertrag.

> **Tipp:** Sitzt der Dienstleister oder sein Mutterkonzern außerhalb von EU und EWR, z. B. in den USA? Dann füllen Sie zusätzlich den Abschnitt **Drittlandtransfer** aus (Kapitel „Drittlandtransfer dokumentieren").

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Wer personenbezogene Daten von einem Dienstleister im Auftrag verarbeiten lässt, braucht mit ihm einen Vertrag nach **Art. 28 DS-GVO** und muss nachweisen können, dass der Dienstleister geeignet ist. Das Modul **Auftragsverarbeitung** ist das Verzeichnis dieser Verträge. Es

-   erfasst Dienstleister (Auftragnehmer) und – wenn Ihr Unternehmen selbst Dienstleister ist – Ihre Kunden (Auftraggeber) mit Kontaktdaten, Vertragsgrundlage und Laufzeit,
-   bildet Unterauftragnehmer ab,
-   verknüpft jeden Vertrag mit Verarbeitungstätigkeiten, Maßnahmen (TOM), Audits und Dokumenten,
-   dokumentiert Drittlandtransfers und die nötigen Garantien (Art. 44 ff. DS-GVO),
-   führt den Prüfer mit einem **Prüffragebogen** durch die Vertragsprüfung und
-   erinnert über Prüf- und Aktualisierungsworkflow an fällige Wiedervorlagen.

Sie öffnen das Modul über **Datenschutz → Auftragsverarbeitung (AV)**.

> **Hinweis:** Verträge, die Ihre Kunden online über einen Link abschließen, verwalten Sie im Modul **Online AV-Verträge**. Es hat ein eigenes Handbuch. Die Vertragspartner, die Sie dort per E-Mail einladen, stammen aus diesem Modul.

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **AV-Vertrag** | Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag (Art. 28 DS-GVO). |
| **AN – Auftragnehmer** | Ihr Dienstleister, der Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Der häufigste Fall. |
| **AG – Auftraggeber** | Ein Kunde, für den **Ihr** Unternehmen Daten im Auftrag verarbeitet. |
| **UAN – Unterauftragnehmer** | Ein Sub-Dienstleister eines Auftragnehmers, z. B. dessen Rechenzentrum. |
| **UAG – Unterauftraggeber** | Ein Auftraggeber hinter einem Auftraggeber, z. B. eine Tochtergesellschaft Ihres Kunden. |
| **Fachverantwortlicher** | Die Person, die für den Vertrag zuständig ist. Sie kann ihn auch ohne Rechte im Modul bearbeiten. |
| **Vertragsstatus** | Stand des Vertrags selbst: **nicht vorhanden**, **in Bearbeitung** oder **abgeschlossen**. |
| **Prüfstatus** | Ergebnis der Vertragsprüfung: **Zur Prüfung**, **Geprüft (OK)**, **Geprüft (Mängel)** oder **Abgelehnt**; ohne Prüfung steht ein Strich. |
| **Drittland** | Staat außerhalb von EU und EWR. Übermittlungen dorthin brauchen eine Rechtsgrundlage, z. B. einen Angemessenheitsbeschluss oder Garantien wie Standardvertragsklauseln. |
| **Selbstauskunft** | Fragebogen, mit dem der Dienstleister seine Maßnahmen selbst beschreibt. |

### 1.3 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert | Prüfstatus |
| --- | --- | --- | --- |
| Anlegen | Fachabteilung | Eintrag anlegen, Firmen- und Vertragsdaten, Dokumente, Verknüpfungen | – |
| Einreichen | Fachverantwortlicher | **Zur Prüfung einreichen**; der Standard-Prüfer erhält eine Prüfaufgabe | Zur Prüfung |
| Prüfen | Prüfer (meist DSB) | **Prüfmodus**: Dokumente lesen, Prüffragebogen ausfüllen | Zur Prüfung |
| Abschließen | Prüfer | Endergebnis und nächste Prüfung festlegen; bei Mängeln entsteht eine Aufgabe | Geprüft (OK), Geprüft (Mängel) oder Abgelehnt |
| Wiedervorlage | System | Zum Datum **Nächste Prüfung** erhält der Standard-Prüfer eine Aufgabe; je nach Mandanteneinstellung wird der Vertrag zusätzlich automatisch eingereicht | Zur Prüfung (bei automatischer Einreichung) |
| Aktualisieren | Fachverantwortlicher | Ist der Aktualisierungsworkflow eingeschaltet, kommt nach dem eingestellten Intervall eine Aufgabe zur Aktualisierung | zur Aktualisierung |

### 1.4 Rollen und Rechte

Die Administration vergibt die Rechte für das Modul in Stufen.

| Rolle | Aufgaben | Sicht und Rechte |
| --- | --- | --- |
| **Lesend** (Stufe 1) | Verträge einsehen | Übersicht, Detailansicht und Exporte; keine Änderungen |
| **Bearbeitende** (Stufe 2) | Verträge anlegen und pflegen | zusätzlich **Neu**, **Schlagwörter**, **Massenaktionen** und **Importieren**; bearbeiten alle Verträge |
| **Löschrecht** (Stufe 3) | Verträge löschen | zusätzlich **Löschen** (Papierkorb) |
| **Sonderrecht** (Stufe 4) | Prüfung und Konfiguration | zusätzlich **Prüfmodus**, **Prüfung abschließen**, **Massenaktionen → Prüfung zurücknehmen** und **Auftragsverarbeitung konfigurieren** |
| **Fachverantwortlicher** | ist für den Vertrag zuständig | bearbeitet „seinen" Vertrag und reicht ihn zur Prüfung ein – auch ohne Rechte im Modul; dann sieht er in der Übersicht nur seine Verträge |
| **Weitere Fachverantwortliche** | unterstützen den Fachverantwortlichen | gleiche Rechte am Vertrag wie der Fachverantwortliche |
| **Standard-Prüfer** | prüft eingereichte Verträge | wird in der Konfiguration festgelegt; erhält Prüfaufgaben und Wiedervorlagen; braucht das Sonderrecht |

Den Hinweis aus der **Mandantenakte** über der Übersicht sieht, wer Leserecht an der Mandantenakte hat.

> **Tipp:** Auf jeder Seite des Moduls öffnet das **Fragezeichen** oben rechts die Hilfe zur aktuellen Ansicht.

## 2 Die Übersicht

*Für alle, die mit dem Modul arbeiten.*

### 2.1 Reiter und Aktionsleiste

Die Übersicht hat die Reiter **Auftragsverarbeitungen** (alle aktiven Einträge) und **Archiv** (archivierte Einträge).

![](https://cdn-assets.productfruits.com/54fa4fc7-51a8-4ae4-88ec-3451263ec9c2)

*Abbildung 1: Übersicht der Auftragsverarbeitungen*

Die Aktionsleiste zeigt je nach Recht:

| Schaltfläche | Wirkung | Recht |
| --- | --- | --- |
| **Neu** | neuen Eintrag anlegen | ab Stufe 2 |
| **Löschen** | markierte Einträge in den Papierkorb verschieben | ab Stufe 3 |
| **Schlagwörter** | markierten Einträgen Schlagwörter zuweisen oder entfernen | ab Stufe 2 |
| **Massenaktionen** | Aktionen für mehrere markierte Einträge (siehe unten) | ab Stufe 2 |
| **Exportieren** | Export-Assistent (Kapitel „Exportieren und importieren") | je nach **Exportbeschränkung** |
| **Importieren** | Einträge per CSV-Datei anlegen | ab Stufe 2 |

Mit dem Suchfeld rechts durchsuchen Sie die Tabelle. Oben rechts führt **Auftragsverarbeitung konfigurieren** zur Konfiguration (nur mit Sonderrecht).

### 2.2 Spalten

| Spalte | Inhalt |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Name des Eintrags; bei beendeter Verarbeitung mit dem Kennzeichen **Beendet** |
| **Firma** | Firma des Vertragspartners |
| **Art** | **AN**, **AG**, **UAN** oder **UAG** |
| **Schlagwörter** | zugewiesene Schlagwörter |
| **Fachverantwortlicher** | zuständige Person |
| **Risiko** | höchstes Risiko der verknüpften Verarbeitungstätigkeiten |
| **Vertragsstatus** | **nicht vorhanden**, **in Bearbeitung** oder **abgeschlossen** |
| **Prüfstatus** | nur bei eingeschaltetem Prüf- oder Aktualisierungsworkflow; der Zusatz **automatisch** zeigt eine Einreichung durch die Wiedervorlage, ein Tooltip nennt Person bzw. System und Zeitpunkt |
| **Letzte Änderung** | Datum der letzten Änderung |

Rechts in jeder Zeile öffnet das **Augen-Symbol** die schreibgeschützte Ansicht, das **Stift-Symbol** die Bearbeitung. Das Stift-Symbol sehen Sie nur, wenn Sie den Eintrag bearbeiten dürfen.

### 2.3 Filter

Über **Filter** grenzen Sie die Liste ein: **Bezeichnung**, **Firma**, **Ort**, **Kunden-ID**, **Organisationseinheit**, **Fachverantwortlicher**, **Art**, **Vertragsgrundlage**, **Ort der Verarbeitung**, **Vertragsstatus**, **Risiko**, **Prüfstatus**, **Land**, **Schlagwort**, **Beendet** und **Letzte Änderung** (von – bis). **Filter anwenden** übernimmt die Auswahl, **Filter zurücksetzen** hebt sie auf. Der Filter bleibt gespeichert, bis Sie ihn zurücksetzen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0c1ce3fd-80fc-46f7-973d-f5e0fe5d8dfa)

*Abbildung 2: Filter der Übersicht*

Im Filter **Prüfstatus** stehen zusätzlich **Zur Prüfung (automatisch)** und **Zur Prüfung (durch Benutzer)** – damit trennen Sie fällig gewordene von bewusst eingereichten Verträgen. Bei eingeschaltetem Aktualisierungsworkflow finden Sie dort auch **zur Aktualisierung**. Ohne Auswahl im Filter **Beendet** sehen Sie beendete und laufende Verarbeitungen.

### 2.4 Massenaktionen

Markieren Sie Einträge über die Kästchen links und wählen Sie unter **Massenaktionen**:

-   **Fachverantwortliche zuweisen** – setzt den **Haupt-Fachverantwortlichen** und ergänzt **Weitere Fachverantwortliche**. Leere Felder bleiben unverändert.
-   **Organisationseinheit zuweisen** – ersetzt die Organisationseinheit der markierten Einträge.
-   **Auf Mandanten kopieren** – kopiert die Einträge in einen anderen Mandanten, für den Sie berechtigt sind.
-   **Prüfung zurücknehmen** – nur mit Sonderrecht und eingeschaltetem Prüfworkflow (Kapitel „Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten").
-   **Archivieren** – verschiebt die Einträge in den Reiter **Archiv**.

Im Reiter **Archiv** steht stattdessen **Wiederherstellen** zur Verfügung.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b2fd9b7d-b768-44ff-9f8c-008dc4031a1f)

*Abbildung 3: Massenaktionen*

### 2.5 Archivieren und löschen

-   **Archivieren** Sie Verträge, die Sie nicht mehr aktiv nutzen, aber als Nachweis behalten wollen. Archivierte Einträge sind schreibgeschützt und lassen sich nicht zur Prüfung einreichen.
-   **Löschen** verschiebt die markierten Einträge in den **Papierkorb**. Von dort lassen sie sich wiederherstellen.

> **Tipp:** Endet nur die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, löschen oder archivieren Sie den Eintrag nicht sofort. Kennzeichnen Sie ihn als beendet (Abschnitt „Die Verarbeitung endet").

## 3 Einen Dienstleister erfassen

*Für Fachabteilungen und Fachverantwortliche.*

Das Beispiel: Die Personalabteilung führt die Cloud-Software „PersonalPlus" der Musterhost Cloud GmbH für Personalakten, Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung ein.

### 3.1 Neuen Eintrag anlegen

1.  Klicken Sie in der Übersicht auf **Neu**.
2.  Geben Sie eine **Bezeichnung** ein, unter der jeder den Vorgang wiederfindet – am besten Zweck und Produkt, z. B. „Personalverwaltung in der Cloud (PersonalPlus)".
3.  Wählen Sie die **Art**. Für einen Dienstleister lassen Sie **AN: Auftragnehmer (z.B. Dienstleister)** stehen.
4.  Wählen Sie bei Bedarf die **Organisationseinheit** und klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a054c442-1566-4281-ab4c-043618ff1999)

*Abbildung 4: Auftragsverarbeitung anlegen*

Der Eintrag erscheint in der Übersicht. Öffnen Sie ihn über das **Stift-Symbol**.

> **Hinweis:** Die **Art** legen Sie nur beim Anlegen fest. Danach ist das Feld schreibgeschützt.

### 3.2 Die Detailseite

Die Detailseite hat die Reiter **Firmenstammdaten**, **Vertragsdaten**, **Datenschutzbeauftragter**, **Verarbeitungstätigkeiten**, **Maßnahmen (TOM)**, **Audits**, **Dokumente** und **Einstellungen**. Ein Klick auf einen Reiter springt zum Abschnitt.

Die Aktionsleiste zeigt beim Bearbeiten **Speichern**, je nach Stand **Zur Prüfung einreichen** oder – für Prüfer – **Prüfmodus**, außerdem **Exportieren** und **Abbrechen**. Ist eine Aktualisierung fällig, erscheint zusätzlich **Aktualisierung abgeschlossen**. Das Symbol ganz rechts öffnet die Seitenleiste **Informationen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/c8f24058-f5e7-4b35-b31e-debe05f0dcbf)

*Abbildung 5: Detailseite mit Aktionsleiste und Reitern*

Die Seitenleiste **Informationen** hat oben Symbole für ihre Bereiche: **Aufgaben** (mit **Neu** legen Sie eine Aufgabe zum Vertrag an), Schlagwörter, Prüfhistorie, Kommentare, verknüpfte Dokumente aus anderen Modulen und den Aktivitätslog. Das **X** schließt sie.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/43cd9dea-434c-4326-b58e-27aa5e5cc6b8)

*Abbildung 6: Seitenleiste Informationen*

Haben Sie etwas geändert und noch nicht gespeichert, fragt das System nach, bevor es die Seite verlässt.

### 3.3 Firmenstammdaten

Oben stehen die **Art** (schreibgeschützt) und die **Bezeichnung**.

1.  Wählen Sie den **Fachverantwortlichen** – die Person, die für den Vertrag zuständig ist. In der Regel ist das Feld ein Pflichtfeld (Konfiguration **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld**).
2.  Ergänzen Sie unter **Weitere Fachverantwortliche** Kolleginnen und Kollegen, die den Eintrag ebenfalls bearbeiten sollen.
3.  Wählen Sie die **Organisationseinheit**, die den Dienstleister einsetzt.
4.  Tragen Sie unter **Firmendaten Dienstleister** die **Firma**, die **Kunden-ID** (z. B. Ihre Kundennummer beim Dienstleister), **Straße**, **Adresszusatz**, **Postleitzahl**, **Ort**, **Land** und einen **Ansprechpartner** ein.
5.  Hat ein Anbieter ohne Sitz in der EU einen Vertreter in der EU benannt, erfassen Sie unter **Vertreter** **Name des Vertreters**, **Telefon des Vertreters** und **E-Mail des Vertreters**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/b7084ea6-8190-436a-9dfb-c36a8334e1ad)

*Abbildung 7: Firmenstammdaten*

Ist beim Mandanten das Freitextfeld eingeschaltet, erfassen Sie unter **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto** eine zuständige Person, die kein Benutzerkonto hat.

Den Abschnitt **Drittlandtransfer** darunter füllen Sie aus, wenn Daten außerhalb von EU und EWR verarbeitet werden oder ein Konzern außerhalb davon zugreifen kann (Kapitel „Drittlandtransfer dokumentieren").

### 3.4 Vertragsdaten

1.  Wählen Sie die **Vertragsgrundlage**, in der Regel **AV-Vertrag (Art. 28 DS-GVO)**.
2.  Wählen Sie den **Ort der Verarbeitung**: **Innerhalb der EU**, **Innerhalb des EWR**, **Sicheres Drittland** oder **Drittland**.
3.  Setzen Sie den **Vertragsstatus**: **nicht vorhanden**, **in Bearbeitung** oder **abgeschlossen**.
4.  Tragen Sie **Vertragsbeginn** und ggf. **Vertragsende** ein, außerdem den **Ablageort des AV-Vertrags** (z. B. DMS oder Aktenordner) und die vereinbarte **Meldefrist bei Datenpannen** in Stunden.
5.  Beschreiben Sie unter **Bemerkungen zum Vertrag** kurz, was der Dienstleister tut.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/fb13b19f-58cf-4fe5-b713-88c4aab9503b)

*Abbildung 8: Vertragsdaten*

### 3.5 Unterauftragnehmer zuordnen

Setzt Ihr Dienstleister selbst Sub-Dienstleister ein, legen Sie diese als eigene Einträge mit der Art **UAN: Unterauftragnehmer (z.B. Sub-Dienstleister)** an. Im Auftragnehmer ordnen Sie sie unter den Vertragsdaten im Abschnitt **Unterauftragnehmer** über **Unterauftragnehmer hinzufügen** zu. **Entfernen** löst die Zuordnung.

Im Eintrag des Unterauftragnehmers sehen Sie umgekehrt unter **Zugeordnet zu (Auftragnehmer)**, zu welchen Auftragnehmern er gehört.

### 3.6 Datenschutzbeauftragter

Tragen Sie im Reiter **Datenschutzbeauftragter** **Name**, **Telefon** und **E-Mail** des Datenschutzbeauftragten **des Dienstleisters** ein. Sie finden diese Angaben meist im AV-Vertrag oder in der Datenschutzerklärung des Anbieters.

### 3.7 Verarbeitungstätigkeiten verknüpfen

Im Reiter **Verarbeitungstätigkeiten** halten Sie fest, für welche Ihrer Verarbeitungstätigkeiten der Dienstleister eingesetzt wird.

1.  Klicken Sie auf **Verarbeitungstätigkeit hinzufügen**.
2.  Wählen Sie im Dialog unter **Einträge auswählen** eine oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten und klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/97e4d6ee-df40-45ec-bf12-ebc77c90ca58)

*Abbildung 9: Verarbeitungstätigkeit hinzufügen*

Die Tabelle zeigt je Verarbeitungstätigkeit **Bezeichnung**, **Fachverantwortlicher**, **Risiko** und **Status**; das Symbol rechts öffnet die Verarbeitungstätigkeit. Darüber steht das **Max. Risiko aus Verarbeitungstätigkeiten**. Es erscheint auch in der Spalte **Risiko** der Übersicht. Markierte Verknüpfungen lösen Sie über **Entfernen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0ccd67d6-7a16-4e55-b9f4-fea467672811)

*Abbildung 10: Verknüpfte Verarbeitungstätigkeiten*

> **Tipp:** Die Verknüpfung wirkt in beide Richtungen: In der Verarbeitungstätigkeit erscheint der Dienstleister als Empfänger bzw. Vertragspartner.

### 3.8 Maßnahmen (TOM)

Der Reiter **Maßnahmen (TOM)** zeigt die technischen und organisatorischen Maßnahmen Ihres Unternehmens, die zu diesem Vertrag gehören. Die Spalte **Quelle** zeigt, woher die Verbindung kommt:

-   **abgeleitet** – über die Assets der verknüpften Verarbeitungstätigkeiten; die Spalte **Asset** nennt das Asset,
-   **explizit** – direkt über **Maßnahme hinzufügen** verknüpft.

Über **Entfernen** lösen Sie eine explizite Verknüpfung. Abgeleitete Maßnahmen ändern Sie in der Verarbeitungstätigkeit bzw. im Asset.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7c730c92-809c-4a47-b331-4eaf29d186b3)

*Abbildung 11: Maßnahmen (TOM)*

### 3.9 Audits und Selbstauskünfte

Im Reiter **Audits** dokumentieren Sie, wie Sie den Dienstleister kontrollieren – z. B. die jährliche Wirksamkeitsprüfung seiner TOM oder eine Erstprüfung vor Vertragsabschluss.

1.  Klicken Sie auf **Audit / Selbstauskunft hinzufügen**.
2.  Wählen Sie den **Typ**: **Audit** oder **Selbstauskunft** (der Dienstleister beantwortet einen Fragebogen).
3.  Geben Sie eine **Bezeichnung** ein, z. B. „TOM-Prüfung Hosting 2026", wählen Sie unter **Fragebogen** einen oder mehrere Fragebögen und klicken Sie auf **Hinzufügen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a3992f5c-5ddd-4f32-aec4-14d9bfaa9858)

*Abbildung 12: Audit / Selbstauskunft hinzufügen*

Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Typ**, **Lead-Auditor**, **Status**, **Start** und **Ende**. Über die Symbole rechts zeigen Sie den Eintrag an, füllen den Fragebogen aus oder bearbeiten ihn. Eine Selbstauskunft lässt sich nur entfernen, solange sie noch nicht bearbeitet oder abgeschlossen ist.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/050fde29-9592-483a-875c-8f21cfc5bdc3)

*Abbildung 13: Audits zum Vertrag*

### 3.10 Dokumente

Laden Sie im Reiter **Dokumente** den unterschriebenen AV-Vertrag und seine Anlagen hoch – per Drag-and-drop oder per Klick in das Feld. Jede Datei wird beim Hochladen auf Schadsoftware geprüft.

Jede Datei steht mit Größe und Datum in der Liste. Rechts daneben laden Sie sie herunter, öffnen PDF-Dateien und Bilder über das **Augen-Symbol** in einer Vorschau oder löschen sie über das Papierkorb-Symbol.

### 3.11 Einstellungen

Im Reiter **Einstellungen** steht der Schalter **Diesen AV-Vertrag freigeben für untergeordnete Mandanten.** Er ist nur für Unternehmensgruppen gedacht: Untergeordnete Mandanten sehen den Vertrag dann und können ihn mit ihren eigenen Verarbeitungstätigkeiten verknüpfen. Bearbeiten können ihn nur berechtigte Benutzer Ihres Mandanten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e70d190f-0be8-43fb-9130-5571bd9a5249)

*Abbildung 14: Dokumente und Einstellungen*

### 3.12 Speichern und zur Prüfung einreichen

1.  Klicken Sie auf **Speichern**.
2.  Klicken Sie auf **Zur Prüfung einreichen**.

Der Prüfstatus wechselt auf **Zur Prüfung**, und der Standard-Prüfer erhält eine Prüfaufgabe. **Zur Prüfung einreichen** steht nur bei eingeschaltetem Prüfworkflow zur Verfügung und nicht, wenn der Vertrag schon eingereicht oder die Verarbeitung beendet ist.

### 3.13 Fällige Aktualisierung abschließen

Ist der **Aktualisierungsworkflow** eingeschaltet, erhält der Fachverantwortliche eine Aufgabe, wenn ein Vertrag länger als das eingestellte Intervall nicht geändert wurde. Der Prüfstatus zeigt dann **zur Aktualisierung**, und auf der Detailseite steht **Aktualisierung abgeschlossen**.

1.  Prüfen Sie die Angaben, passen Sie sie bei Bedarf an und **speichern** Sie.
2.  Klicken Sie auf **Aktualisierung abgeschlossen** und wählen Sie:
    -   **Datensatz ist aktuell** – keine relevanten Änderungen; der bisherige Prüfstatus bleibt erhalten.
    -   **Datensatz wurde aktualisiert** – relevante Änderungen; der Vertrag gilt danach als nicht geprüft.
3.  Klicken Sie auf **Abschließen**. Die Aufgabe wird automatisch erledigt.

### 3.14 Die Verarbeitung endet

Endet die Zusammenarbeit, tragen Sie in den Vertragsdaten das **Vertragsende** ein und setzen den Haken **Die Verarbeitung ist beendet und findet nicht mehr statt**. Der Eintrag bleibt als Nachweis erhalten und trägt in der Übersicht das Kennzeichen **Beendet**. Einen beendeten Vertrag reichen Sie nicht mehr zur Prüfung ein.

## 4 Drittlandtransfer dokumentieren

*Für Fachabteilungen und Datenschutzbeauftragte – wenn Daten außerhalb von EU und EWR verarbeitet werden oder ein Konzern außerhalb davon Zugriff haben kann.*

Beispiel: Für den Newsletter-Versand wird der US-Anbieter „Mailwolke Inc." genutzt.

1.  Wählen Sie in den Firmenstammdaten das **Land** des Dienstleisters.
2.  Bei einem Anbieter aus den USA erscheint im Abschnitt **Drittlandtransfer** der Schalter **Dienstleister ist DPF-zertifiziert**. Ist der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, schalten Sie ihn ein und tragen **Letzte DPF-Prüfung** und **DPF gültig bis** ein.
3.  Gehört der Dienstleister zu einem Konzern, erfassen Sie **Muttergesellschaft**, **Sitz der Muttergesellschaft** und **Konzernzugriff möglich?**.
4.  Wählen Sie in den Vertragsdaten den passenden **Ort der Verarbeitung** – **Drittland** oder **Sicheres Drittland** (Land mit Angemessenheitsbeschluss).

![](https://cdn-assets.productfruits.com/76a30e76-0ce5-4151-996c-327c4952c4c1)

*Abbildung 15: Drittlandtransfer bei einem US-Anbieter*

Liegt das Land außerhalb von EU und EWR ohne Angemessenheitsbeschluss, ist es die USA, oder sitzt die Muttergesellschaft in einem Drittland und ist ein Konzernzugriff möglich, erscheint unter den Vertragsdaten der Abschnitt **Garantien für Drittlandtransfers**.

1.  Klicken Sie auf **Garantie hinzufügen**.
2.  Wählen Sie den **Garantie-Typ**, z. B. Standardvertragsklauseln, und ergänzen Sie **Bezeichnung**, **Version**, **Abschlussdatum**, **Gültig bis**, **Dokument-Referenz**, **Bezug auf Drittland** (oder **Alle Drittländer**), **Status** (**Aktiv**, **Abgelaufen**, **Gekündigt**) und eine **Erläuterung**.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/96463b82-a5a6-4868-987f-9343eec10b8b)

*Abbildung 16: Garantie für den Drittlandtransfer erfassen*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/fa9f0130-13fd-4fc0-9f36-94bdebd88088)

*Abbildung 17: Hinterlegte Garantien*

> **Tipp:** Standardvertragsklauseln allein reichen oft nicht. Dokumentieren Sie zusätzlich ein Transfer Impact Assessment (TIA), z. B. als **Audit** im Reiter **Audits** mit einem passenden Fragebogen Ihres Mandanten, und laden Sie das Ergebnis unter **Dokumente** hoch.

## 5 Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten

*Für Datenschutzbeauftragte und alle mit Sonderrecht im Modul.*

Reicht jemand einen Vertrag ein, erhält der **Standard-Prüfer** aus der Konfiguration eine Prüfaufgabe. In der Übersicht finden Sie offene Prüfungen über den Filter **Prüfstatus → Zur Prüfung**.

### 5.1 Prüfmodus öffnen

1.  Öffnen Sie den Vertrag über das **Stift-Symbol**.
2.  Klicken Sie in der Aktionsleiste auf **Prüfmodus**.

Der Prüfmodus zeigt links die **Dokumente** mit Vorschau, rechts den **Prüffragebogen**. Ein Klick auf eine Datei zeigt sie in der Vorschau; mit den Pfeilen über der Liste blättern Sie zwischen mehreren Dokumenten. Über dem Prüffragebogen steht das höchste **Risiko** der verknüpften Verarbeitungstätigkeiten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7ed8e67b-5057-4add-85dc-63d6a794a698)

*Abbildung 18: Prüfmodus: Dokumente links, Prüffragebogen rechts*

### 5.2 Prüffragebogen ausfüllen

Der Fragebogen hat drei Teile:

| Teil | Inhalt |
| --- | --- |
| **A) Prüfung der Vertragsinhalte gem. Art. 28 DS-GVO** | 11 Pflichtinhalte, u. a. Gegenstand und Dauer, Weisungsbefugnisse, Vertraulichkeit, TOM, Subunternehmer, Unterstützungspflichten, Rückgabe oder Löschung, Nachweise |
| **B) Prüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 DS-GVO** | **Vertraulichkeit**, **Integrität**, **Verfügbarkeit**, **Weiteres** |
| **C) Anmerkungen und Details zur Prüfung** | **Allgemeine Anmerkungen** und **Endergebnis der Prüfung** |

Wählen Sie für jeden Prüfpunkt ein **Prüfergebnis** und halten Sie unter **Anmerkungen** fest, was fehlt oder nachgefordert wird:

| Prüfergebnis | Bedeutung |
| --- | --- |
| **OK (kein Änderungsbedarf)** | Anforderung erfüllt |
| **Ausreichend (Optimierungspotential)** | erfüllt, aber verbesserungswürdig – kurz begründen |
| **Nicht ausreichend (Nachbesserung notwendig)** | nicht erfüllt – Nachbesserung beim Dienstleister anfordern |
| **Nicht geprüft** | Voreinstellung, noch keine Bewertung |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d3ec09a4-12a1-46f8-a61c-64116569761c)

*Abbildung 19: Prüfpunkt mit Anmerkung*

**Speichern** sichert einen Zwischenstand; Sie können die Prüfung später fortsetzen. **Abbrechen** führt zurück zur Detailseite.

### 5.3 Prüfung abschließen

1.  Ergänzen Sie unter **Allgemeine Anmerkungen** Ihr Fazit.
2.  Wählen Sie den **Neuen Status nach Prüfung**: **Geprüft - OK**, **Geprüft - mit Mängeln** oder **Abgelehnt**. Hat Ihre Organisation eigene Prüfergebnisse angelegt, stehen sie ebenfalls zur Wahl.
3.  Legen Sie das Datum der **Nächsten Prüfung** fest, z. B. in einem Jahr.
4.  Bei **Geprüft - mit Mängeln** erscheinen zusätzlich **Empfänger der Mängel-Aufgabe** (vorbelegt mit dem Fachverantwortlichen) und **Frist zur Behebung** (vorbelegt). Passen Sie beides bei Bedarf an.
5.  Klicken Sie auf **Prüfung abschließen**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4bde2fa8-73b7-4c8b-82c0-2571f14adfba)

*Abbildung 20: Endergebnis mit Mängel-Aufgabe*

Was danach passiert:

| Endergebnis | Prüfstatus | Folge |
| --- | --- | --- |
| **Geprüft - OK** | **Geprüft (OK)** | Prüfaufgabe und offene Mängel-Aufgaben werden erledigt. |
| **Geprüft - mit Mängeln** | **Geprüft (Mängel)** | Der Empfänger erhält eine Mängel-Aufgabe mit Ihren Anmerkungen und der Frist. |
| **Abgelehnt** | **Abgelehnt** | Der Vertrag kann nach Überarbeitung erneut eingereicht werden. |

Die Prüfung erscheint in der Seitenleiste **Informationen** unter der Prüfhistorie. Von dort öffnen Sie das Prüfungsergebnis schreibgeschützt.

### 5.4 Wiedervorlage

Zum Datum **Nächste Prüfung** meldet sich das System beim Standard-Prüfer. Was genau passiert, legt die Mandanteneinstellung **Bei fälliger Prüfung automatisch zur Prüfung einreichen** fest (**Mandanteneinstellungen → Sonstiges**):

-   **aus** (Voreinstellung): Der Standard-Prüfer erhält eine Aufgabe **Prüfung fällig: …**; der Vertrag bleibt unverändert.
-   **an**: Der Vertrag wird zusätzlich automatisch eingereicht. In der Übersicht trägt der Prüfstatus dann den Zusatz **automatisch**.

### 5.5 Prüfung zurücknehmen

Wurde ein Vertrag versehentlich eingereicht, markieren Sie ihn in der Übersicht und wählen **Massenaktionen → Prüfung zurücknehmen**. Der Prüfstatus springt auf den Stand vor der Einreichung zurück, der frühere Termin der nächsten Prüfung gilt wieder, und die Prüfaufgabe wird geschlossen. Lässt sich der Vorzustand bei älteren Einträgen nicht mehr feststellen, können Sie diese mit **Diese Datensätze stattdessen auf "Nicht geprüft" setzen** zurücksetzen. Die Aktion braucht das Sonderrecht.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8ad2c1fa-6f0d-4ee2-8554-53d6a892211f)

*Abbildung 21: Prüfung zurücknehmen*

### 5.6 Schreibgeschützte Ansicht

Über das **Augen-Symbol** in der Übersicht öffnen Sie einen Vertrag schreibgeschützt. Mit Bearbeitungsrecht wechseln Sie dort über **Bearbeiten** in die Bearbeitung.

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*Abbildung 22: Schreibgeschützte Ansicht eines geprüften Vertrags*

## 6 Wenn Ihr Unternehmen selbst Auftragsverarbeiter ist

*Für Unternehmen, die Daten im Auftrag ihrer Kunden verarbeiten.*

Erfassen Sie jeden Kunden als eigenen Eintrag mit der Art **AG: Auftraggeber (z.B. Kunde)**. Tochtergesellschaften eines Kunden legen Sie als **UAG: Unterauftraggeber (z.B. Tochtergesellschaften)** an und ordnen sie im Auftraggeber unter **Unterauftraggeber** zu. Verknüpfen Sie im Reiter **Verarbeitungstätigkeiten**, welche Tätigkeiten Sie für den Kunden ausführen.

Daraus entsteht über **Exportieren → Behördliches Verzeichnis** das Verzeichnis nach Art. 30 Abs. 2 DS-GVO (Kapitel „Exportieren und importieren").

> **Hinweis:** Die E-Mail-Adressen des Vertreters und des Datenschutzbeauftragten eines Auftraggebers nutzt das Modul **Online AV-Verträge**, um den Kunden zum Online-Abschluss einzuladen.

## 7 Exportieren und importieren

### 7.1 Export aus der Übersicht

**Exportieren** öffnet den Dialog **Export** mit drei Schritten. **Weiter** und **Zurück** wechseln zwischen den Schritten.

1.  **Umfang**: **Alle**, **Auswahl** (markierte Einträge) oder **Gefiltert** (was Filter oder Suche gerade zeigen). Ohne Markierung bzw. ohne Filter sind die beiden letzten Optionen ausgegraut.

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*Abbildung 23: Export: Umfang*

1.  **Exportform**:
    -   **Datenliste** – eine Zeile je Vertrag mit allen Feldern und den Verknüpfungen aus den Reitern (Zuordnungen, Unterauftragnehmer, Garantien, Verarbeitungstätigkeiten, Maßnahmen, Audits, Dokumente),
    -   **AV-Übersicht** – Word-Dokument mit einer Übersicht der Verträge,
    -   **Behördliches Verzeichnis** – Verzeichnis nach Art. 30 Abs. 2 DS-GVO; berücksichtigt nur Auftraggeber mit zugeordneten Verarbeitungstätigkeiten.
2.  **Format**: für die Datenliste CSV, JSON oder XML, für AV-Übersicht und Behördliches Verzeichnis **Word (.docx)**.

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*Abbildung 24: Export: Exportform*

Den einzelnen Vertrag exportieren Sie auf der Detailseite über **Exportieren**: als **Datenliste** (CSV, JSON, XML) oder als **Datenblatt** im Format **Word (.docx)**.

Ob die Schaltfläche **Exportieren** erscheint, regelt die **Exportbeschränkung** in der Konfiguration.

### 7.2 Import

Über **Importieren** legen Sie viele Einträge auf einmal per CSV-Datei an.

1.  Laden Sie über **Herunterladen** die Beispieldatei `example_avv_import.csv` herunter und füllen Sie sie aus. Trennzeichen ist das Semikolon, Text steht ohne Anführungszeichen, jeder Datensatz in einer eigenen Zeile. Speichern Sie die Datei als „CSV UTF-8".
2.  Lassen Sie **Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften** eingeschaltet, wenn Ihre Datei eine Kopfzeile hat.
3.  Prüfen Sie unter **Spaltenzuordnung festlegen**, welche Spalte der Datei in welches Feld geht. Pflicht sind **Art** (AN, AG, UAN oder UAG) und **Bezeichnung**; außerdem gibt es u. a. Firma, Anschrift, Land, Vertreter, Ansprechpartner, Datenschutzbeauftragter, **Kunden-ID / Kunden-Nummer** und **Schlagworte**.
4.  Wählen Sie unter **Abgleich bestehender Daten über:** entweder **kein Abgleich** (alle Zeilen werden neu angelegt) oder **Kunden-ID/Nummer** – dann werden bestehende Einträge mit gleicher Kunden-ID aktualisiert statt neu angelegt.
5.  Ziehen Sie die Datei in das Feld **CSV-Datei zum Import:** (max. 10 MB) und klicken Sie auf **Daten importieren**.

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*Abbildung 25: Import*

## 8 Konfiguration

**Zugriff:** Die Konfiguration öffnen Benutzer mit Sonderrecht (Stufe 4) über **Auftragsverarbeitung konfigurieren** oben rechts in der Übersicht; nur sie sehen den Link. Den Reiter **Mandantenakte** sehen sie zusätzlich nur mit Leserecht an der Mandantenakte, bearbeiten können ihn Benutzer mit Schreibrecht an der Mandantenakte.

Die Konfiguration hat die Reiter **Funktionsbausteine**, **Schlagwörter**, **Einstellungen** und **Mandantenakte**. Die Aktionsleiste passt sich dem Reiter an; in **Einstellungen** und **Mandantenakte** übernimmt **Speichern** die Änderungen, **Abbrechen** führt zurück zur Übersicht. Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1.  **Einstellungen** – Prüfworkflow und **Standard-Prüfer**, Aktualisierungsworkflow, Pflichtfeld, Exportbeschränkung.
2.  **Funktionsbausteine** – die Auswahl **Vertragsgrundlage** prüfen.
3.  **Schlagwörter** und **Mandantenakte** – bei Bedarf.

### 8.1 Funktionsbausteine

Die Funktionsbausteine der Kategorie **Vertragsgrundlagen** bilden die Auswahl **Vertragsgrundlage** in den Vertragsdaten. Mitgeliefert werden **ADV-Vertrag (§ 11 BDSG a.F.)**, **AV-Vertrag (Art. 28 DS-GVO)** (Standard), **EU-Standardvertragsklauseln** und **Sonstiges**. Die Tabelle zeigt **Kategorie**, **Bezeichnung** und **Sichtbarkeit**; der Standard-Baustein trägt das Kennzeichen **Standard**. Über **Filter** grenzen Sie nach **Kategorie**, **Bezeichnung** und **Sichtbarkeit** ein.

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*Abbildung 26: Funktionsbausteine*

-   **Neu** öffnet den Dialog **Funktionsbaustein anlegen** mit **Kategorie**, **Bezeichnung**, **Sichtbarkeit** (**Sichtbar** oder **Unsichtbar**) und **Als Standard festlegen**. Nur eine Vertragsgrundlage kann Standard sein; sie ist bei neuen Einträgen vorbelegt.
-   Das **Stift-Symbol** in der Zeile öffnet denselben Dialog zum Bearbeiten.
-   **Löschen** entfernt markierte Bausteine endgültig.
-   **Auf Mandanten kopieren** überträgt markierte Bausteine in andere Mandanten; mit **Bestehende Einträge überschreiben** werden gleichnamige ersetzt. Die Schaltfläche erscheint nur bei passender Lizenz.

Blenden Sie nicht mehr benötigte Vertragsgrundlagen über **Sichtbarkeit → Unsichtbar** aus, statt sie zu löschen.

### 8.2 Schlagwörter

Eigene Schlagwörter gruppieren Verträge, z. B. „Cloud", „IT-Dienstleister" oder „Personal". Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**. **Neu** legt ein Schlagwort an, **Löschen** entfernt markierte, **Massenaktionen** ändert sie gesammelt. Zugewiesen werden Schlagwörter in der Übersicht über **Schlagwörter**.

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*Abbildung 27: Schlagwörter*

### 8.3 Einstellungen

| Feld | Wirkung |
| --- | --- |
| **Exportbeschränkung** | Wer die Schaltfläche **Exportieren** sieht: ohne Auswahl oder **Deaktiviert** alle mit Zugriff, sonst **Leseberechtigung erforderlich**, **Schreibberechtigung erforderlich**, **Löschberechtigung erforderlich** oder **Prüfberechtigung erforderlich**. |
| **Prüfworkflow aktivieren** | Verträge werden vor der Freigabe geprüft. Ohne Prüfworkflow gibt es weder **Zur Prüfung einreichen** noch **Prüfmodus**. |
| **Standard-Prüfer** | Benutzer mit Prüfrecht, der beim Einreichen die Prüfaufgabe und bei Fälligkeit die Wiedervorlage erhält. Erscheint nur bei eingeschaltetem Prüfworkflow. |
| **Aktualisierungsworkflow aktivieren** | Erstellt automatisch Aufgaben, wenn Verträge länger als das Intervall nicht aktualisiert wurden. Beim Einschalten nennt eine Rückfrage, wie viele Verträge voraussichtlich markiert werden. |
| **Aktualisierungsintervall** | Zeitraum bis zur nächsten fälligen Aktualisierung: 3, 6, 12, 24 oder 36 Monate. Erscheint nur bei eingeschaltetem Aktualisierungsworkflow. |
| **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** | Ohne Fachverantwortlichen lässt sich ein Vertrag nicht speichern. |

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*Abbildung 28: Einstellungen*

> **Wichtig:** Tragen Sie bei eingeschaltetem Prüfworkflow einen **Standard-Prüfer** ein. Prüfaufgaben und Wiedervorlagen gehen an diesen Benutzer.

### 8.4 Mandantenakte

Im Reiter **Mandantenakte** hinterlegen Sie einen Hinweis zum Modul, z. B. wer im Unternehmen für Auftragsverarbeitungen zuständig ist oder wo die Verträge im Original liegen. Wählen Sie die Art des Hinweises (z. B. **Information**) und schreiben Sie den Text in den Editor; mit **@** fügen Sie Kontakte ein. **Speichern** in der Aktionsleiste übernimmt ihn. Der Hinweis erscheint über der Übersicht.

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*Abbildung 29: Mandantenakte*

### 8.5 Mandantenweite Einstellungen

Zwei Einstellungen außerhalb des Moduls wirken auf die Auftragsverarbeitung (**Mandanteneinstellungen → Sonstiges**):

-   **Bei fälliger Prüfung automatisch zur Prüfung einreichen** – steuert die Wiedervorlage (Kapitel „Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten").
-   **Freitextfeld für Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto** – blendet das Feld **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto** ein.

## 9 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Art. 28 DS-GVO** | Pflichtinhalte eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. |
| **Art. 30 Abs. 2 DS-GVO** | Verzeichnis, das ein Auftragsverarbeiter über seine Tätigkeiten für Auftraggeber führen muss. |
| **Art. 44 ff. DS-GVO** | Regeln für Übermittlungen in Drittländer. |
| **BCR** | Binding Corporate Rules – verbindliche interne Datenschutzvorschriften eines Konzerns. |
| **DPF** | EU-US Data Privacy Framework – Angemessenheitsbeschluss für zertifizierte US-Unternehmen. |
| **Prüfmodus** | Ansicht zur Vertragsprüfung: Dokumente links, Prüffragebogen rechts. |
| **SCC** | Standard Contractual Clauses – EU-Standardvertragsklauseln für Drittlandtransfers. |
| **TIA** | Transfer Impact Assessment – Bewertung der Rechtslage im Drittland. |
| **TOM** | Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DS-GVO). |

## 10 Häufige Fragen

**Brauche ich für jeden Dienstleister einen AV-Vertrag?** Nur, wenn der Dienstleister personenbezogene Daten **in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen** verarbeitet, z. B. Cloud-Software, Lohnbüro oder Aktenvernichtung. Steuerberater oder Rechtsanwälte, die in eigener Verantwortung tätig sind, sind in der Regel keine Auftragsverarbeiter. Fragen Sie im Zweifel Ihren Datenschutzbeauftragten.

**Der Dienstleister hat seinen eigenen AV-Vertrag geschickt. Geht das?** Ja. Laden Sie ihn unter **Dokumente** hoch; der Prüfer prüft ihn im Prüfmodus gegen die Anforderungen des Art. 28 DS-GVO.

**Ich bin Fachverantwortlicher, habe aber keine Rechte im Modul. Was sehe ich?** Sie sehen das Modul in der Navigation und in der Übersicht nur die Verträge, für die Sie (weiterer) Fachverantwortlicher sind. Diese können Sie bearbeiten und zur Prüfung einreichen. Neue Einträge legen Benutzer mit Bearbeitungsrecht an.

**Warum fehlt bei mir die Schaltfläche „Zur Prüfung einreichen"?** Der Prüfworkflow ist ausgeschaltet, der Vertrag ist bereits eingereicht, er ist archiviert oder die Verarbeitung ist als beendet gekennzeichnet. Mit Sonderrecht sehen Sie bei einem eingereichten Vertrag stattdessen **Prüfmodus**.

**Was passiert, wenn der Vertrag ausläuft oder der Dienstleister gekündigt wird?** Tragen Sie das **Vertragsende** ein und setzen Sie **Die Verarbeitung ist beendet und findet nicht mehr statt**. Der Eintrag bleibt als Nachweis erhalten.

**Wir arbeiten selbst als Dienstleister für Kunden. Gehört das auch hierher?** Ja. Legen Sie Ihre Kunden mit der Art **AG: Auftraggeber (z.B. Kunde)** an. Daraus entsteht über **Exportieren → Behördliches Verzeichnis** das Verzeichnis nach Art. 30 Abs. 2 DS-GVO.