--- title: "Audits" url: "https://knowledgebase.audatis-manager.de/de/article/audits" language: "de" last_updated: "2026-10-18T16:23:15.598Z" --- # Audits Audits, Selbstauskünfte und TOM-Audits anlegen, durchführen, bewerten und berichten ## 0 Kurzkarte: Ein Audit durchführen in 5 Schritten *Für alle, die gelegentlich ein Audit durchführen oder ausfüllen.* Sie sollen eine Organisationseinheit, einen Standort oder einen Dienstleister anhand eines Fragebogens prüfen? Dann legen Sie dafür ein Audit an. 1. **Anlegen** – **Audit → Audits → Neu**: **Typ**, **Bezeichnung** und **Fragebögen** wählen, **Speichern**. 2. **Stammdaten ergänzen** – **Startdatum**, **Berichtsvorlage** und **Lead-Auditor** prüfen, bei Bedarf **Weitere Auditoren** und **Gesprächsteilnehmer** eintragen, **Speichern**. 3. **Ausfüllen** – in der Liste das Symbol **Ausfüllen** wählen und die Fragen Bereich für Bereich beantworten. Antworten werden automatisch gespeichert. 4. **Audit abschließen** – wenn alle Fragen beantwortet sind. Sind noch Pflichtfragen offen, geben Sie eine **Begründung** an. Das Audit hat danach den Status **Ausgefüllt**. 5. **Bewerten und abschließen** – **Bewerten**: Ergebnis, Maßnahme und Bewertung je Frage prüfen, dann **Bewertung abschließen**. Den Auditbericht erzeugen Sie über **Exportieren → Auditbericht**. > **Wichtig:** Nach **Bewertung abschließen** ist das Audit schreibgeschützt. Wer bewerten darf, nimmt den Abschluss bei Bedarf mit Begründung über **Abschluss aufheben** zurück. ## 1 Einführung ### 1.1 Wofür ist das Modul da? Im Modul **Audits** führen Sie Prüfungen auf Basis freigegebener Fragebögen durch und dokumentieren das Ergebnis nachweisbar – etwa die Kontrolle eines Auftragsverarbeiters (Art. 28 Abs. 3 lit. h DS-GVO), die Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO) oder ein internes Datenschutz-Audit. Das Modul - legt Audits, Selbstauskünfte und TOM-Audits auf Basis eines oder mehrerer Fragebögen an, - lässt Fragen intern oder über einen persönlichen Link ohne Anmeldung beantworten, - unterstützt die Bewertung mit Ergebnistexten, Maßnahmen und Bewertungen je Frage, - protokolliert jeden Statuswechsel mit Person, Zeitpunkt und Begründung im **Verlauf**, - überführt Maßnahmen auf Wunsch in ein Projekt mit Aufgaben und - erzeugt den Auditbericht als Word-Dokument. Die Fragebögen pflegen Sie im Modul **Fragebögen**, die TOM-Kataloge und ihre Angemessenheitsprüfung im Modul **TOM**, Abweichungen im **Feststellungsregister** (jeweils eigenes Handbuch). ### 1.2 Die drei Typen | Typ | Wofür | Fragebögen | | --- | --- | --- | | **Audit** | Sie oder Ihre Auditoren füllen selbst aus, z. B. im Gespräch oder beim Rundgang. | Audit-Fragebögen und AV-Selbstauskünfte | | **Selbstauskunft** | Eine dritte Person – z. B. ein Auftragsverarbeiter – beantwortet die Fragen über einen externen Link. | Audit-Fragebögen und AV-Selbstauskünfte | | **TOM-Audit** | Angemessenheitsprüfung eines oder mehrerer TOM-Kataloge mit einem TOM-Fragebogen. | Nur TOM-Fragebögen, z. B. „TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG“ | In der Übersicht zeigt die Spalte **Typ** den Typ jedes Audits; der Filter **Typ** grenzt darauf ein und bietet nur die Typen an, die in der Liste vorkommen. Ältere Selbstauskünfte aus der Auftragsverarbeitung erscheinen mit dem Typ **Selbstauskunft (alt)**; der Filterwert **Selbstauskunft** schließt sie ein. ### 1.3 Begriffe | Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER | | --- | --- | | **Audit** | Eine konkrete Prüfung mit Zeitraum, Auditoren und eigenem Antwortstand. | | **Lead-Auditor** | Hauptverantwortliche Person des Audits. Bewertet das Audit und wird im Auditbericht als Auditor genannt. | | **Weitere Auditoren** | Benutzer mit Rechten am Audit: sehen, ausfüllen, bewerten, externe Zugänge verwalten. | | **Gesprächsteilnehmer** | Personen, die Auskunft geben. Sie erhalten keine Rechte und erscheinen im Auditbericht. | | **Externer Zugang** | Persönlicher Link, über den eine Person ohne Benutzerkonto Fragen beantwortet. | | **Weitere Feststellungen** | Beobachtungen, die zu keiner Frage passen. Sie erscheinen im Auditbericht in einem eigenen Kapitel. | | **Feststellung** (TOM-Audit) | Dokumentierte Abweichung an einer Maßnahme oder zu einer Prüffrage; sie steht im Feststellungsregister. | | **Verlauf** | Protokoll aller Statuswechsel des Audits mit Person bzw. externem Zugang, Zeitpunkt und Begründung. | | **Erweiterter Audit-Modus** | Zusätzliche Risikoeinstufung je Fragebogen und das Feld **Nutzen / Ziele**. | ### 1.4 Der Ablauf im Überblick | Schritt | Wer | Was passiert | Status | | --- | --- | --- | --- | | 1\. Anlegen | Auditor | Typ, Bezeichnung, Fragebögen, Lead-Auditor | Neu | | 2\. Ausfüllen | Auditor, ggf. externe Personen | Fragen beantworten | In Bearbeitung | | 3\. Ausfüllen abschließen | Auditor | **Audit abschließen** – oder automatisch, sobald jeder externe Zugang erledigt ist und alle Pflichtfragen beantwortet sind | Ausgefüllt | | 4\. Bewerten | Lead-Auditor, Auditoren | Ergebnis, Maßnahme, Bewertung je Frage; im TOM-Audit zusätzlich Feststellungen | In Bewertung | | 5\. Bewertung abschließen | Lead-Auditor | **Bewertung abschließen**, optional Projekt anlegen – oder **An Auditor zurückgeben** | Abgeschlossen (bzw. zurück in Bearbeitung) | | 6\. Bericht | alle mit Leserecht | **Exportieren → Auditbericht** | – | ### 1.5 Rollen und Rechte Die Rechte vergibt die Administration in der Benutzer- und Rollenverwaltung für die **Auditverwaltung**: | Stufe | Was sie sieht und darf | | --- | --- | | **Lesen** | Audits ansehen und als Bericht exportieren. | | **Schreiben** | Audits anlegen, ausfüllen, duplizieren und archivieren, Stammdaten bearbeiten und externe Zugänge verwalten. Bewerten ist damit nicht möglich. | | **Löschen** | Zusätzlich Audits löschen. | | **Sonderrecht** | Zusätzlich alle Audits bewerten, die Bewertung abschließen oder ein Audit zurückgeben. | > **Hinweis:** Wer als **Lead-Auditor** oder unter **Weitere Auditoren** eingetragen ist, darf das Audit auch ohne Modulrecht sehen, ausfüllen, bewerten, seine Stammdaten bearbeiten und die externen Zugänge verwalten. Wer eine offene Aufgabe zu einem Audit hat, darf es sehen und ausfüllen. Löschen, Anlegen, Duplizieren und Archivieren erfordern das Modulrecht. ## 2 Ein Audit anlegen *Für Auditoren und Datenschutzbeauftragte.* ### 2.1 Die Übersicht Öffnen Sie in der Navigation **Audit → Audits**. Die Liste zeigt **Bezeichnung**, **Typ**, **TOM-Kataloge** (bei TOM-Audits), verknüpften **Datensatz** (z. B. eine Auftragsverarbeitung), **Lead-Auditor**, **Status**, **Start** und **Ende**. Über **Filter** grenzen Sie nach **Typ**, **Status**, **Lead-Auditor** und **Startdatum zwischen** ein und bestätigen mit **Filter anwenden**. Start und Ende erscheinen im Format TT.MM.JJJJ. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/39fe3306-4156-42ac-96c6-215eb480e2c3) *Abbildung 1: Übersicht der Audits mit dem Filter „Typ“* Rechts in jeder Zeile stehen je nach Status und Recht die Aktionen **Anzeigen** bzw. **Ergebnis anzeigen**, **Bearbeiten**, **Ausfüllen**, **Bewerten** und **Bericht herunterladen**. Der Reiter **Archiv** zeigt archivierte Audits. ### 2.2 Schritt 1: Audit anlegen 1. Klicken Sie auf **Neu**. Das Fenster **Neues Audit anlegen** öffnet sich. 2. Wählen Sie den **Typ**: **Audit**, **Selbstauskunft** oder **TOM-Audit** (siehe *Die drei Typen*). Vorbelegt ist **Audit**; der Typ ist Pflicht. 3. Geben Sie eine aussagekräftige **Bezeichnung** ein, z. B. „Datenschutz-Audit Standort Musterstadt 2026“. 4. Wählen Sie unter **Fragebögen** eine oder mehrere Vorlagen. Zur Auswahl stehen nur freigegebene Fragebögen, die zum gewählten Typ passen. 5. Prüfen Sie den **Lead-Auditor** – vorbelegt sind Sie selbst. 6. Optional: Schalten Sie **Erweiterter Audit-Modus** ein. 7. Klicken Sie auf **Speichern**. Das Audit wird mit Status **Neu** angelegt, und die Seite **Audit bearbeiten** öffnet sich. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/349e81a7-9747-4c0d-99eb-685e779b6762) *Abbildung 2: Neues Audit anlegen* > **Hinweis:** Wechseln Sie den **Typ**, nachdem Sie Fragebögen gewählt haben, entfernt das Fenster die Fragebögen, die nicht zum neuen Typ passen, und weist mit „Fragebögen, die nicht zum Typ passen, wurden aus der Auswahl entfernt.“ darauf hin. Beim Typ **TOM-Audit** bietet **Fragebögen** die freigegebenen TOM-Fragebögen und immer auch den **Standard-Prüfkatalog** aus der TOM-Konfiguration an – ohne eigene Einstellung die Systemvorlage „TOM-Prüfung DS-GVO + BDSG“ des Mandanten, auch wenn sie nicht freigegeben ist. Zusätzlich erscheinen die Felder **Geprüfte TOM-Kataloge** (Pflicht; archivierte Kataloge sind nicht wählbar) und **Externe Bearbeitung erlauben** (siehe *TOM-Audits*). ![](https://cdn-assets.productfruits.com/df439d2e-09f6-4b68-b6be-d071769a0348) *Abbildung 3: Neues TOM-Audit: Standard-Prüfkatalog und geprüfte TOM-Kataloge* > **Tipp:** Mehrere Fragebögen in einem Audit erscheinen beim Ausfüllen als eigene Abschnitte. Kombinieren Sie nicht zu viele – das verlängert die Durchführung. ### 2.3 Schritt 2: Stammdaten ergänzen Auf der Seite **Audit bearbeiten** vervollständigen Sie die Angaben. Über die Leiste unter der Werkzeugleiste springen Sie direkt zu den Abschnitten: | Abschnitt | Felder | | --- | --- | | **Allgemeine Daten** | **Bezeichnung**, **Startdatum** und **Enddatum** (Dokumentationsangaben), **Berichtsvorlage** (**Standard-Bericht** oder **Standard-Bericht inkl. Übersichtsdiagramm**), **Audit-Modus** | | **TOM-Prüfung** | Nur bei TOM-Audits: **Geprüfte TOM-Kataloge**, **Externe Bearbeitung erlauben** | | **Auditoren** | **Lead-Auditor**, **Weitere Auditoren**, **Gesprächsteilnehmer** (Benutzer und Mitarbeitende), **Weitere Gesprächsteilnehmer (Freitext)** | | **Abschluss** | **Abschlusstext** – Schlusstext des Auditberichts, z. B. Gesamturteil und Ausblick | | **Verwendete Fragebögen** | Die zugeordneten Fragebögen | | **Externe Zugänge** | Links für Personen ohne Benutzerkonto (siehe unten) | | **Verlauf** | Alle Statuswechsel des Audits (siehe *Ergebnis und Verlauf ansehen*) | **Bezeichnung**, **Startdatum**, **Berichtsvorlage** und **Lead-Auditor** sind Pflichtfelder. Klicken Sie auf **Speichern**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/ae96844e-ae09-45a8-8a51-0edbb95c5e49) *Abbildung 4: Audit bearbeiten: Allgemeine Daten* > **Hinweis:** Die Berichtsvorlage **Standard-Bericht** enthält Einleitung und Anhang. **Standard-Bericht inkl. Übersichtsdiagramm** ergänzt Management Summary, Reifegrad, Übersichtsdiagramm und Maßnahmen. ### 2.4 Externe Zugänge einrichten (optional) Über externe Zugänge beantworten Personen ohne Benutzerkonto die Fragen, z. B. die Fachabteilung oder ein Dienstleister. Jeder Link ist persönlich und wird nach dem endgültigen Absenden gesperrt. 1. Klicken Sie im Abschnitt **Externe Zugänge** auf **Neuer externer Zugang**. 2. Tragen Sie den **Name des Empfängers** ein. 3. Optional: **E-Mail (optional)**, **Bereiche (leer = alle)** zur Einschränkung auf einzelne Bereiche und **Gültig bis (optional)**. 4. Schalten Sie **Weitergabe an Dritte erlauben** ein, wenn der Empfänger den Zugang an Kolleginnen und Kollegen weiterleiten darf. 5. **Einladungs-E-Mail mit Link senden** verschickt den Link an die angegebene Adresse. Schalten Sie die Option aus, wenn Sie den Link selbst weitergeben möchten. 6. Klicken Sie auf **Anlegen**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/e9f7e5de-8a47-4bd8-acde-e6943dd2fbd5) *Abbildung 5: Neuer externer Zugang* Die Tabelle zeigt je Zugang **Name**, **E-Mail**, **Status**, **Weitergabe** (ob der Zugang weitergeleitet wurde bzw. von welchem Zugang er stammt), **Erstellt**, **Gültig bis**, **Eingereicht** und **Eingereicht von**. Über die Symbole der Spalte **Aktionen** können Sie den **Link kopieren** (der Link wird zusätzlich in einem Fenster angezeigt), eine **E-Mail senden** (wenn eine Adresse hinterlegt ist), den Zugang **Widerrufen** oder – nach dem Einreichen – **Wieder öffnen**. Markierte Zugänge entfernen Sie über **Zugang entfernen**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/6ca39dcc-3d24-48ac-ab5e-3c0a4e4d829c) *Abbildung 6: Externe Zugänge eines Audits* | Status | Bedeutung | | --- | --- | | **Aktiv** | Der Link kann genutzt werden. | | **Eingereicht** | Die Person hat endgültig abgesendet; der Link ist gesperrt. | | **Widerrufen** | Der Link wurde gesperrt. | | **Automatisch geschlossen** | Das Audit war ausgefüllt; offene Zugänge wurden geschlossen. | > **Achtung:** Ist ein Audit archiviert oder gelöscht, funktionieren seine externen Links nicht. Nach dem Wiederherstellen sind sie wieder gültig. Bei TOM-Audits lassen sich externe Zugänge nur anlegen, wenn **Externe Bearbeitung erlauben** eingeschaltet und gespeichert ist. ## 3 Ein Audit ausfüllen *Für Auditoren, Fachverantwortliche und Gesprächspartner – alle, die Fragen beantworten.* ### 3.1 Die Ausfüllansicht Öffnen Sie das Audit in der Liste mit **Ausfüllen**. Die Seite **Audit ausfüllen** zeigt - links den **Fortschritt** („x von y Fragen beantwortet“) und die Fragebögen des Audits, - oben die Reiter der Bereiche sowie **Weitere Feststellungen** und **Verlauf**, - darunter die Fragen des Bereichs. Pflichtfragen sind mit \* gekennzeichnet. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/11b55a24-109d-402d-984b-1c2cb1bcc778) *Abbildung 7: Audit ausfüllen* ### 3.2 Fragen beantworten 1. Beantworten Sie die Fragen des Bereichs – je nach Frage durch Auswahl, Freitext, Zahl oder Datei-Upload. 2. Antworten werden automatisch gespeichert; unter der Frage erscheint kurz **Gespeichert**. 3. Wechseln Sie mit **Weiter** und **Zurück** oder über die Reiter zwischen den Bereichen. Zusätzlich können Sie je Frage - über das Fragezeichen-Symbol den **Hilfetext** der Vorlage aufrufen, - unter **Bemerkung/Erläuterung** eine Erläuterung ergänzen und mit dem Schalter festlegen, ob sie im Auditbericht erscheint, - über **\+ Dokumentenreferenz** auf einen Nachweis verweisen, z. B. „Backup-Konzept v2.3, Abschnitt 4.1“, - bei Datei-Fragen Nachweise hochladen. Folgefragen erscheinen automatisch, sobald Sie die passende Antwort wählen. > **Tipp:** Unter **Allgemeine Vorauswahl und Angaben zu diesem Fragebogen** tragen Sie die **Teilnehmenden Personen** ein, die zu diesem Fragebogen Auskunft gegeben haben. ### 3.3 Weitere Feststellungen erfassen Beobachtungen, die zu keiner Frage passen – etwa ein offener Serverraum beim Rundgang – erfassen Sie im Reiter **Weitere Feststellungen** über **Neue Feststellung hinzufügen** mit **Bezeichnung der Feststellung** und **Detaillierte Beschreibung**. Sie erscheinen im Auditbericht im Kapitel *Weitere Feststellungen*. ### 3.4 Ausfüllen abschließen 1. Klicken Sie auf **Audit abschließen** (Werkzeugleiste oder linke Leiste). 2. Das Fenster zeigt je Fragebogen, wie viele Fragen beantwortet sind, und listet offene Pflichtfragen auf. Ein Klick auf eine Frage führt zu ihr. 3. Sind noch Pflichtfragen offen, können Sie trotzdem abschließen: Tragen Sie unter **Begründung** den Grund ein. Die Begründung steht im **Verlauf** und im Auditbericht. 4. Setzen Sie das Häkchen **Ich bestätige, dass die Prüfung vollständig ist oder offene Fragen begründet sind.** und klicken Sie auf **Audit abschließen**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/aefb4c1c-4ea4-461d-a9df-1715058181cd) *Abbildung 8: Audit abschließen mit Begründung für eine offene Pflichtfrage* Das Audit hat danach den Status **Ausgefüllt**. Antworten lassen sich nicht mehr ändern; die Bewertung kann beginnen. > **Hinweis:** Arbeiten externe Personen mit, wird das Audit automatisch **Ausgefüllt**, sobald jeder externe Zugang erledigt ist und alle Pflichtfragen beantwortet sind. Offene Zugänge werden dann geschlossen. ### 3.5 Über einen externen Link ausfüllen *Für Personen ohne Benutzerkonto, die einen Link erhalten haben.* 1. Öffnen Sie den Link aus der Einladung. Die Seite zeigt oben Ihr Unternehmen und das Audit, links den **Fortschritt** und die Bereiche. 2. Beantworten Sie die Fragen. Die Antworten werden zwischengespeichert – Sie können jederzeit unterbrechen und später über denselben Link weitermachen. Bei TOM-Audits sehen Sie unter jeder Prüffrage die **Maßnahmen zur Prüffrage** (siehe *TOM-Audits*). 3. Ist die Weitergabe erlaubt, erstellen Sie über **An Externe weiterleiten** einen eigenen Zugang für eine weitere Person, z. B. eine Kollegin aus der IT. 4. Klicken Sie auf **Endgültig absenden**. Das Fenster **Antworten endgültig absenden** zeigt oben, ob alle Pflichtfragen beantwortet sind. Sind noch Pflichtfragen offen, nennt eine gelbe Hinweiskarte sie, und **Endgültig absenden** ist gesperrt, bis sie beantwortet sind. Tragen Sie im Abschnitt **Wer hat den Fragebogen ausgefüllt?** **Name**, **Firma** und **E-Mail** (Pflicht) sowie optional **Telefon** und einen **Kommentar an den Auditor** (bis 2000 Zeichen) ein und bestätigen Sie mit **Endgültig absenden**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/b8df95f9-bc80-4b3c-89fc-a3fef3d3be9c) *Abbildung 9: Externe Befragung* ![](https://cdn-assets.productfruits.com/39418892-4f31-48af-b9b8-27cb04ae7faf) *Abbildung 10: Antworten endgültig absenden* Nach dem Absenden erscheint die Seite „Vielen Dank!“ mit der Bestätigung „Ihre Antworten wurden erfolgreich übermittelt.“; Änderungen sind nicht mehr möglich. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/5e47ad4b-b400-4aa4-a940-ecc8ecabdebe) *Abbildung 11: Bestätigung nach dem Absenden* Wer den Link danach erneut öffnet, sieht „Dieser Link ist nicht mehr gültig.“ mit dem Grund, z. B. „Sie haben Ihre Antworten bereits endgültig abgesendet.“ Dieselbe Seite erscheint, wenn der Zugang widerrufen oder abgelaufen ist. Für einen neuen Zugang wenden sich die Befragten an den Audit-Verantwortlichen. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/bddb15d8-3434-4c8b-91f6-916f3300651e) *Abbildung 12: Link nicht mehr gültig* War die Sitzung beim Absenden abgelaufen, erscheint „Absenden nicht möglich“ mit dem Grund. Bereits gespeicherte Antworten bleiben erhalten; **Zurück zur Befragung** führt zum Fragebogen, dort senden Sie erneut ab. Die Angaben unter **Wer hat den Fragebogen ausgefüllt?** tragen Sie dann noch einmal ein. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/129692db-e52f-4b61-baf4-19a77922ffba) *Abbildung 13: Absenden nicht möglich* In der Bewertungsansicht zeigt das Audit links unter **Ausgefüllt von** Name, Firma und E-Mail-Adresse der Person sowie den Zugang und den Zeitpunkt. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/93b0b069-5fad-493b-ab3a-910b95f815b7) *Abbildung 14: Bewertungsansicht mit „Ausgefüllt von“ und der Priorisierung je Bereich* ## 4 Ein Audit bewerten *Für Lead-Auditoren, eingetragene Auditoren und Personen mit Sonderrecht.* ### 4.1 Bewertung erfassen 1. Öffnen Sie ein ausgefülltes Audit in der Liste mit **Bewerten**. 2. Je Frage sehen Sie die Antwort und darunter den Bewertungsblock. Bei vielen Vorlagen sind **Ergebnis**, **Maßnahme** und **Bewertung** aus der gewählten Antwort vorbelegt. Passen Sie sie an die konkrete Situation an: | Feld | Inhalt | | --- | --- | | **Ergebnis** | Festgestellter Ist-Zustand; erscheint im Auditbericht. | | **Maßnahme** | Konkrete, prüfbare Empfehlung. | | **Nutzen / Ziele** | Begründung der Maßnahme (nur im erweiterten Audit-Modus). | | **Bewertung** | Einordnung der Antwort, z. B. *Erfüllt* oder *Teilweise angemessen*. | 1. Unter **Verknüpfte Aktionen + Zusatzmaßnahme** sehen Sie, welche Aktionen die Antwort auslöst, und können eine Zusatzmaßnahme ergänzen, die beim Abschluss als Aufgabe ins Projekt übernommen wird. 2. Je Bereich erfassen Sie unter **Anforderungen und Maßnahmen für diesen Auditbereich** eine übergreifende Maßnahme und die **Priorisierung der Maßnahmen**. Bei Fragebögen ohne risikobasierte Maßnahmen ist die Priorisierung mit **Keine** vorbelegt; wählen Sie sie bei Bedarf selbst. 3. Klicken Sie auf **Speichern**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/ae8ce51a-8afc-43ce-99cf-7f1047cf66dd) *Abbildung 15: Audit bewerten* Mit der ersten gespeicherten Bewertung wechselt das Audit in den Status **In Bewertung**. > **Tipp:** Im erweiterten Audit-Modus wählen Sie je Fragebogen eine Risikoeinstufung. Sie bestimmt, welche Maßnahmenempfehlung und Priorität je Bereich vorgeschlagen wird. ### 4.2 Bewertung abschließen oder zurückgeben 1. Klicken Sie auf **Bewertung abschließen**. 2. Wählen Sie oben im Fenster: - **Bewertung abschließen** – optional **Projekt anlegen und Maßnahmen als Aufgaben übernehmen**: Je Maßnahme entsteht eine Aufgabe im neuen Projekt. - **An Auditor zurückgeben** – das Audit geht zurück in Bearbeitung; die verantwortliche Person erhält die Aufgabe „Audit überarbeiten“. 3. Tragen Sie bei Bedarf eine **Begründung** ein; sie steht im **Verlauf**. 4. Setzen Sie das Häkchen **Ich bestätige, dass die Bewertung abgeschlossen ist.** und klicken Sie auf **Bestätigen**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/616bd9c5-8a2b-411e-8971-8ae13411288a) *Abbildung 16: Bewertung abschließen* Nach dem Abschluss hat das Audit den Status **Abgeschlossen**. Bewertungen, Maßnahmen und der Auditbericht sind eingefroren. ### 4.3 Ergebnis und Verlauf ansehen Ein abgeschlossenes Audit öffnen Sie in der Liste mit **Ergebnis anzeigen**. Die Seite **Audit ansehen** zeigt Antworten und Bewertungen schreibgeschützt. In der Werkzeugleiste stehen **Abschluss aufheben**, **Exportieren** und **Abbrechen**. Gelöscht wird ein Audit nur in der Übersicht (siehe *Archivieren, Wiederherstellen, Löschen*). ![](https://cdn-assets.productfruits.com/d86b7656-2fc6-45ba-a96e-2dedf161b537) *Abbildung 17: Ergebnisansicht eines abgeschlossenen Audits* Der Reiter **Verlauf** (auf der Seite **Audit bearbeiten** der gleichnamige Abschnitt) listet jeden Statuswechsel – z. B. „Bearbeitung begonnen“, „Ausfüllen abgeschlossen“, „Bewertung abgeschlossen“ – mit Person bzw. externem Zugang, Zeitpunkt, altem und neuem Status sowie der Begründung. Wurde mit offenen Pflichtfragen abgeschlossen, steht dort zusätzlich deren Anzahl. Externe Personen sehen den Verlauf nicht. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/2b6949e8-01b9-4479-b236-df26ec369959) *Abbildung 18: Verlauf eines Audits* ### 4.4 Abschluss aufheben Muss ein abgeschlossenes Audit doch noch geändert werden, öffnen Sie es mit **Ergebnis anzeigen** und klicken auf **Abschluss aufheben**. Geben Sie eine **Begründung** an und bestätigen Sie mit **Abschluss aufheben**. Das Audit geht zurück auf **In Bewertung**; externe Zugänge bleiben geschlossen. Der Lead-Auditor erhält wieder die Aufgabe „Audit bewerten“. Dafür benötigen Sie das Recht zum Bewerten. ### 4.5 Auditbericht erzeugen 1. Öffnen Sie das Audit (oder markieren Sie es in der Liste). 2. Klicken Sie auf **Exportieren**. Der Assistent führt in drei Schritten durch **Umfang**, **Exportform** und **Format**: Wählen Sie die Exportform **Auditbericht** und das Format **Word (.docx)** und klicken Sie auf **Exportieren**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/845fd1b9-5513-4777-8d80-f773acb4c450) *Abbildung 19: Export-Assistent mit Auditbericht* Der Auditbericht steht ab dem Status **Ausgefüllt** zur Verfügung. In der Liste erzeugt die Zeilenaktion **Bericht herunterladen** denselben Bericht. Die Exportform **Datenliste** liefert die Stammdaten der Audits als Tabelle. ## 5 TOM-Audits *Für Datenschutzbeauftragte, ISB und den Standard-Prüfer der TOM.* Ein **TOM-Audit** prüft, ob die Maßnahmen eines oder mehrerer TOM-Kataloge gemessen am Risiko angemessen sind (Art. 32 Abs. 1 DS-GVO). Es wird ausgefüllt, bewertet und abgeschlossen wie jedes Audit; dieses Kapitel beschreibt nur die Besonderheiten. Wie Kataloge eingereicht werden, wer Standard-Prüfer ist und wie das Ergebnis am Katalog erscheint, steht im Handbuch **TOM** (Kapitel *Angemessenheitsprüfung eines TOM-Katalogs*); den TOM-Fragebogen beschreibt das Handbuch **Fragebögen**. ### 5.1 Wie ein TOM-Audit entsteht | Weg | Wann | | --- | --- | | **Zur Prüfung einreichen** am TOM-Katalog | Der übliche Weg für die regelmäßige Angemessenheitsprüfung eines Katalogs. Es entsteht ein TOM-Audit mit dem **Standard-Prüfkatalog** aus der TOM-Konfiguration; am Katalog steht danach **Prüfmaske öffnen**. | | **Audit → Audits → Neu** mit Typ **TOM-Audit** | Für Prüfungen über **mehrere** Kataloge oder mit einem anderen TOM-Fragebogen. Wählen Sie einen freigegebenen TOM-Fragebogen und die **Geprüften TOM-Kataloge**. | Im Abschnitt **TOM-Prüfung** der Seite **Audit bearbeiten** ändern Sie die geprüften Kataloge. Mit **Externe Bearbeitung erlauben** lassen Sie externe Zugänge zu, z. B. damit ein Dienstleister seine eigenen Kataloge prüft. Über **Zurück zum TOM-Katalog** in der Werkzeugleiste gelangen Sie zum geprüften Katalog. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/567f5aa1-d766-4245-aeef-d30fd152a894) *Abbildung 20: Audit bearbeiten: Abschnitt TOM-Prüfung* ### 5.2 Ergebnisse der letzten Prüfung Öffnet der Lead-Auditor die Prüfmaske zum ersten Mal und gibt es für den Katalog bereits eine abgeschlossene Prüfung, fragt das Fenster **Letzte Prüfung**: - **Ergebnisse der letzten Prüfung anzeigen** – je Frage erscheint die Karte **Vorschlag aus der Vorprüfung** mit der damaligen Antwort, Bewertung und Erläuterung sowie den offenen Feststellungen. Mit **Vorschlag übernehmen** übernehmen Sie eine Antwort einzeln; sonst bleiben die Felder leer. - **Leer starten** – Sie prüfen ohne Bezug zur letzten Prüfung. Die Wahl gilt für diese Prüfung und lässt sich nicht ändern. Alle anderen Beteiligten sehen das Fenster nicht. Offene Feststellungen bleiben im Feststellungsregister immer sichtbar. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/1ef42240-1592-411b-851e-edbadf06b9bf) *Abbildung 21: Fenster „Letzte Prüfung“* ![](https://cdn-assets.productfruits.com/a1dc25ec-5876-48e0-9ada-27a491ec7cc4) *Abbildung 22: Vorschlag aus der Vorprüfung* ### 5.3 Maßnahmen zur Prüffrage Unter jeder Prüffrage zeigt der Block **Maßnahmen zur Prüffrage** die **Anforderungen** der Frage, z. B. „DS-GVO + BDSG (bewährt): Zugangskontrolle“, und eine Tabelle aller Maßnahmen der geprüften Kataloge mit dieser Anforderung: | Spalte | Inhalt | | --- | --- | | **Maßnahme** | Bezeichnung (Link zur Maßnahme) und Nummer, z. B. `TOM-2026-012` | | **Umsetzung** | Status der Maßnahme, z. B. *Geplant* oder *Umgesetzt* | | **Wirksamkeit** | Ergebnis der letzten Wirksamkeitsprüfung mit „geprüft am …“, sonst *Ungeprüft* | | **Geprüfte TOM-Kataloge** | Die geprüften Kataloge, denen die Maßnahme angehört | Gibt es keine passende Maßnahme, steht dort „Keine Maßnahme vorhanden“ – ein Hinweis auf eine Lücke in der Angemessenheit. Maßnahmen der Kataloge ohne passende Prüffrage zeigt der Reiter **Maßnahmen ohne Prüffrage**. Die **Prüfhilfe** fasst Schutzbedarf und offene Risiken der verknüpften Verarbeitungstätigkeiten und Assets zusammen; sie ist nur ein Hinweis und speichert nichts. Dieselbe Tabelle sehen externe Personen in der Befragung. Nach dem Abschluss zeigt sie den **Stand beim Abschluss am …**; spätere Änderungen an den Maßnahmen ändern das Ergebnis nicht. ### 5.4 Feststellungen erfassen In der Bewertungsansicht dokumentieren Sie Abweichungen als **Feststellungen**: - **Feststellung** in der Zeile einer Maßnahme – Objekt ist die Maßnahme. - **Feststellung zur Prüffrage** – Objekt sind die geprüften TOM-Kataloge. Im Fenster **Feststellung erfassen** wählen Sie die **Schwere** (*Hauptabweichung*, *Nebenabweichung*, *Hinweis*, *Verbesserungsvorschlag*) und beschreiben die **Feststellung (Ist)**. **Anforderung (Soll)** und **Kriterium** (die Prüffrage) sind vorbelegt. Optional tragen Sie **Verantwortlich**, **Frist**, **Ursache** und **Korrekturmaßnahme** ein. Die Feststellung erscheint mit Nummer und Status unter der Prüffrage und im Feststellungsregister. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/3f314988-3424-46e7-8a58-9556b01fb38f) *Abbildung 23: Maßnahmen zur Prüffrage mit Prüfhilfe und Feststellung* ![](https://cdn-assets.productfruits.com/82d34f2b-5449-45ee-9a42-8edf1c0d9668) *Abbildung 24: Feststellung erfassen* Beobachtungen ohne Bezug zu einer Prüffrage erfassen Sie wie in jedem Audit im Reiter **Weitere Feststellungen**. Mit dem Abschluss der Bewertung werden die Feststellungen des Audits eingefroren; bearbeitet werden sie danach im Feststellungsregister (Handbuch **Feststellungen**). ### 5.5 Bewertung abschließen und nächste Prüfung Das Fenster **Bewertung abschließen** enthält beim TOM-Audit zusätzlich den Abschnitt **Nächste Angemessenheitsprüfung**: | Feld | Wirkung | | --- | --- | | **Prüfturnus** | Setzt das Datum neu, z. B. *12 Monate*. | | **Nächste Prüfung am** | Vorschlag: Abschlussdatum plus Prüfturnus. Der Termin gilt für alle geprüften TOM-Kataloge. Ist er erreicht, erhält der Standard-Prüfer die Aufgabe „Angemessenheitsprüfung fällig“. Leer lassen, wenn keine weitere Prüfung geplant ist. | ![](https://cdn-assets.productfruits.com/4b7d7b65-f238-4f3d-a3eb-8bb9aefde945) *Abbildung 25: Bewertung eines TOM-Audits abschließen* Nach dem Abschluss steht das Ergebnis am TOM-Katalog. Die Ergebnisansicht zeigt die Maßnahmentabelle mit dem Stand beim Abschluss. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/69ca2c9d-70b2-42d4-a09e-d895ae4e7255) *Abbildung 26: Ergebnisansicht eines TOM-Audits* ## 6 Audits verwalten ### 6.1 Duplizieren für Wiederholungsprüfungen 1. Markieren Sie das Audit in der Liste und wählen Sie **Massenaktionen → Duplizieren**. 2. Schalten Sie bei Bedarf **Antworten als Vorauswahl übernehmen** ein – die Antworten dienen dann als Ausgangspunkt der neuen Runde. 3. Bestätigen Sie mit **Duplizieren**. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/ee19160a-682c-45e4-bc53-9900c29e566f) *Abbildung 27: Audit duplizieren* ### 6.2 Archivieren, Wiederherstellen, Löschen - **Massenaktionen → Archivieren** blendet Audits aus der aktiven Liste aus; sie bleiben im Reiter **Archiv** lesbar. Externe Zugänge werden dabei ungültig. Im Archiv stellen Sie Audits wieder her. - **Löschen** in der Werkzeugleiste der Übersicht verschiebt markierte Audits nach Rückfrage in den Papierkorb. Dort lassen sie sich bis zum Ablauf der Löschfrist wiederherstellen. > **Tipp:** Erstellen Sie vor dem Löschen den Auditbericht zur Archivierung. ### 6.3 Selbstauskünfte aus der Auftragsverarbeitung Selbstauskünfte, die zu einer Auftragsverarbeitung gehören, zeigen in der Spalte **Datensatz** den verknüpften Eintrag; der Link öffnet ihn in einem neuen Tab. Ältere Selbstauskünfte erscheinen mit dem Typ **Selbstauskunft (alt)**; sie lassen sich ansehen und ausfüllen, aber nicht bewerten. ### 6.4 Aufgaben zum Audit Der audatis MANAGER legt zu Audits Aufgaben an, z. B. „Audit bewerten“ für den Lead-Auditor, sobald ein Audit ausgefüllt ist, oder „Audit überarbeiten“ nach einer Rückgabe. Die Aufgaben finden Sie im Modul **Aufgaben + Projekte**; der Link führt direkt zum Audit. ### 6.5 Hilfe in der Anwendung Über das Fragezeichen oben rechts öffnen Sie die **Hilfe** zur aktuellen Ansicht – in der Übersicht, beim Ausfüllen, Bewerten und in der Ergebnisansicht. Sie ist in die Abschnitte **Erste Schritte**, **So funktioniert's**, **Status & Workflow** und **Tipps für Fortgeschrittene** gegliedert; in TOM-Audits kommen **Folgetermin und letzte Prüfung** und **Feststellungen im TOM-Audit** hinzu. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/76a52b2c-a7d1-4e03-b521-bf69dca05b91) *Abbildung 28: Hilfe zur Übersicht* ## 7 Konfiguration **Zugriff:** Die Rechte vergibt die Administration in der Benutzer- und Rollenverwaltung; Fragebögen pflegt, wer Schreibrechte im Modul **Fragebögen** hat. Das Modul hat keine eigene Konfigurationsseite. Einzurichten sind: 1. **Rechte** für die **Auditverwaltung** (siehe *Rollen und Rechte*). Für das Bewerten aller Audits ist das Sonderrecht nötig. 2. **Fragebögen** im Modul **Fragebögen** anlegen und freigeben – je nach Typ als Audit-Fragebogen, AV-Selbstauskunft oder TOM-Fragebogen. 3. Für TOM-Audits in der TOM-Konfiguration **Prüfworkflow aktiv**, **Standard-Prüfer** und **Standard-Prüfkatalog** (Handbuch **TOM**). 4. Die Auswahlwerte für die **Bewertung** werden mandantenweit gepflegt. ## 8 Glossar | Begriff | Erklärung | | --- | --- | | **Abschlusstext** | Schlusstext des Auditberichts. | | **Auditbericht** | Word-Dokument mit Ergebnis, Bewertungen und Maßnahmen. | | **Ausgefüllt** | Status nach dem Abschluss des Ausfüllens; Antworten sind fixiert. | | **Bewertung abschließen** | Beendet die Bewertung; das Audit wird schreibgeschützt. | | **Externer Zugang** | Persönlicher Link zum Ausfüllen ohne Benutzerkonto. | | **Lead-Auditor** | Hauptverantwortliche Person eines Audits. | | **Maßnahmen zur Prüffrage** | Tabelle im TOM-Audit mit den Maßnahmen der geprüften Kataloge zur Anforderung einer Prüffrage. | | **Selbstauskunft** | Audit, das eine dritte Person über einen externen Link ausfüllt. | | **TOM-Audit** | Angemessenheitsprüfung von TOM-Katalogen mit einem TOM-Fragebogen. | | **Verlauf** | Protokoll der Statuswechsel eines Audits mit Begründung. | | **Zusatzmaßnahme** | In der Bewertung ergänzte Maßnahme, die beim Abschluss als Aufgabe ins Projekt übernommen wird. | ## 9 Häufige Fragen **Mein Fragebogen steht beim Anlegen nicht zur Auswahl. Warum?** Er ist im Modul **Fragebögen** nicht freigegeben, oder er passt nicht zum gewählten Typ: TOM-Fragebögen gibt es nur beim Typ **TOM-Audit**, Audit-Fragebögen und AV-Selbstauskünfte nur bei **Audit** und **Selbstauskunft**. **Kann ich nachträglich einen Fragebogen hinzufügen?** Nur solange das Audit den Status **Neu** hat. Danach ist die Fragebogen-Auswahl schreibgeschützt; Stammdaten bleiben bis zum Abschluss änderbar. **Ich habe zu früh „Audit abschließen“ geklickt.** Bitten Sie den Lead-Auditor, das Audit über **Bewertung abschließen → An Auditor zurückgeben** zurückzugeben. **Ein externer Befragter hat abgesendet, muss aber noch etwas ergänzen.** Öffnen Sie seinen Zugang in **Audit bearbeiten → Externe Zugänge** über **Wieder öffnen**. Das geht, solange die Bewertung nicht abgeschlossen ist. **Warum kann ich im TOM-Audit keinen externen Zugang anlegen?** Schalten Sie im Abschnitt **TOM-Prüfung** **Externe Bearbeitung erlauben** ein und speichern Sie. **Wo sehe ich, wer das Audit wann abgeschlossen hat?** Im Reiter bzw. Abschnitt **Verlauf** – mit Person, Zeitpunkt und Begründung. **Ab wann gibt es den Auditbericht?** Ab dem Status **Ausgefüllt** – über **Exportieren → Auditbericht** oder **Bericht herunterladen** in der Liste. **Warum kann ich nicht bewerten?** Bewerten dürfen Lead-Auditor, eingetragene weitere Auditoren und Personen mit Sonderrecht in der Auditverwaltung.