---
title: "Anfragen Betroffener"
url: "https://knowledgebase.audatis-manager.de/de/article/anfragen-betroffener"
language: "de"
last_updated: "2026-11-04T11:33:11.415Z"
---

# Anfragen Betroffener

Auskunft, Löschung, Berichtigung und weitere Betroffenenrechte fristgerecht bearbeiten und nachweisen

## 0 Kurzkarte: Eine Betroffenenanfrage erfassen in 5 Schritten

Eine Person möchte wissen, welche Daten Ihr Unternehmen über sie gespeichert hat, oder verlangt eine Löschung, Berichtigung oder einen Widerspruch? Dann ist das eine **Betroffenenanfrage**. Beantworten Sie sie nicht selbst und löschen Sie nichts, sondern erfassen Sie sie sofort.

1.  **Modul öffnen** – Klicken Sie in der Navigation unter **Datenschutz** auf **Anfragen Betroffener**.
2.  **Neu anlegen** – Klicken Sie auf **Neu**. Das Fenster **Neue Anfrage Betroffener** öffnet sich.
3.  **Eingang erfassen** – Tragen Sie das **Datum der Anfrage** ein (Eingang im Unternehmen) und wählen Sie die **Art** (mehrere möglich) und die **Form der Anfrage**, z. B. *E-Mail*.
4.  **Zuständigkeit festlegen** – Wählen Sie den **Fachverantwortlichen** und beschreiben Sie den **Inhalt der Anfrage** in eigenen Worten oder als Zitat.
5.  **Speichern** – Der audatis MANAGER vergibt die Nummer, trägt die **Frist** ein und legt für den Fachverantwortlichen eine Aufgabe an.

> **Wichtig:** Die Antwortfrist beginnt mit dem Eingang im Unternehmen, nicht mit dem Eingang beim Datenschutz. Erfassen Sie Anfragen deshalb noch am selben Tag. Haben Sie keinen Zugang zum Modul, leiten Sie die Anfrage unverzüglich an Ihren Datenschutz weiter.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft über ihre Daten zu verlangen, sie berichtigen oder löschen zu lassen, ihre Verarbeitung einschränken zu lassen, sie übertragen zu bekommen, der Verarbeitung zu widersprechen und eine Einwilligung zu widerrufen (Art. 15–21 und Art. 7 Abs. 3 DS-GVO). Der Verantwortliche muss in der Regel innerhalb eines Monats antworten (Art. 12 Abs. 3 DS-GVO).

Das Modul **Anfragen Betroffener** führt durch jede Anfrage:

-   **Erfassen** – intern über **Neu** oder durch die betroffene Person selbst über das **externe Meldeformular**,
-   **Identifizieren** der anfragenden Person,
-   **Bearbeiten** je betroffener Verarbeitungstätigkeit – das Modul schlägt sie anhand der Personengruppen vor,
-   **Schreiben erzeugen** (Word) für jede Art, auch als Negativmitteilung,
-   **Abschließen** mit Status, Bemerkung und Nachweisen in den **Dokumenten**.

Fristen, Zuständigkeiten und Aufgaben sind für alle Beteiligten sichtbar. So können Sie jederzeit nachweisen, wann welche Anfrage wie beantwortet wurde.

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **Anfrage** | Ein Antrag einer betroffenen Person. Eine Anfrage kann mehrere Arten umfassen, z. B. Auskunft und Löschung. |
| **Art** | Das geltend gemachte Recht. Für jede gewählte Art erscheint auf der Bearbeitungsseite ein eigener Bereich. |
| **Betroffene Person** | Die Person, um deren Daten es geht. |
| **Anfragemelder** | Wer die Anfrage über das Meldeformular stellt – die betroffene Person selbst oder z. B. eine bevollmächtigte Person. |
| **Fachverantwortlicher** | Die Person, die die Anfrage bearbeitet. Sie erhält automatisch eine Aufgabe. |
| **Erfasser** | Wer die Anfrage im audatis MANAGER angelegt hat. |
| **Frist** | Datum, bis zu dem die Anfrage beantwortet sein muss. Der audatis MANAGER berechnet es aus dem **Datum der Anfrage**. |
| **Personengruppen** | Kategorien betroffener Personen, z. B. *Kunden* oder *Bewerber* – dieselben wie im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Über sie findet das Modul die passenden Verarbeitungstätigkeiten. |
| **Bearbeitungsstand** | Je Art und Verarbeitungstätigkeit der Stand der Prüfung, z. B. *Daten vorhanden* oder *Keine Daten vorhanden*. |
| **Negativmitteilung** | Schreiben an die betroffene Person, wenn keine personenbezogenen Daten vorhanden sind. |

### 1.3 Arten von Anfragen

| Art | Rechtsgrundlage | Kern |
| --- | --- | --- |
| **Auskunft** | Art. 15 DS-GVO | welche Daten, Zwecke, Empfänger, Speicherdauer, Herkunft; Kopie der Daten |
| **Berichtigung** | Art. 16 DS-GVO | unrichtige Daten korrigieren |
| **Löschung** | Art. 17 DS-GVO | Daten löschen, sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht |
| **Einschränkung der Verarbeitung** | Art. 18 DS-GVO | Daten sperren statt löschen |
| **Datenübertragbarkeit** | Art. 20 DS-GVO | Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format |
| **Widerspruch gegen die Verarbeitung** | Art. 21 DS-GVO | z. B. gegen Werbung oder eine Verarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung |
| **Widerruf der Einwilligung** | Art. 7 Abs. 3 DS-GVO | Verarbeitung auf Basis der Einwilligung beenden |

Auf der Bearbeitungsseite heißen die Bereiche kürzer: **Einschränkung**, **Widerspruch** und **Widerruf**.

### 1.4 Der Ablauf im Überblick

| Schritt | Wer | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| 1\. Eingang | betroffene Person oder Mitarbeitende | Anfrage über das Meldeformular oder über **Neu** |
| 2\. Ergänzen | Fachverantwortlicher | Daten der betroffenen Person und Personengruppen eintragen, Empfang bestätigen |
| 3\. Identifizieren | Fachverantwortlicher | Identität klären und dokumentieren |
| 4\. Bearbeiten | Fachverantwortlicher, ggf. Fachbereiche | Bearbeitungsstand je Verarbeitungstätigkeit, Aufgaben an Fachbereiche |
| 5\. Antworten | Fachverantwortlicher | Schreiben erzeugen, prüfen und versenden |
| 6\. Abschließen | Fachverantwortlicher | Status **Erledigt** oder **Abgelehnt**, Bemerkung, Nachweise |

### 1.5 Status in der Übersicht

| Status | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Neu** | Die Anfrage wurde intern angelegt und ist noch nicht abgeschlossen. |
| **Externe Meldung** | Die Anfrage ist über das Meldeformular eingegangen und noch nicht abgeschlossen. |
| **Zeitüberschreitung** | Die Frist ist abgelaufen, die Anfrage ist noch nicht abgeschlossen. |
| **Erledigt** | Im Bereich **Abschluss** wurde der Status **Erledigt** gesetzt. |
| **Abgelehnt** | Im Bereich **Abschluss** wurde der Status **Abgelehnt** gesetzt. |

### 1.6 Rollen und Rechte

Die Rechte vergibt die Administration je Modul in Stufen.

| Rolle | Typische Aufgaben | Was sie sieht und darf |
| --- | --- | --- |
| **Lesen** (Stufe 1) | Anfragen einsehen | Übersicht, Ansicht jeder Anfrage, **Exportieren** |
| **Schreiben** (Stufe 2) | Anfragen erfassen und bearbeiten | zusätzlich **Neu**, Bearbeiten, **Schlagwörter**, **Massenaktionen** (Archivieren, Wiederherstellen), Schreiben erzeugen |
| **Löschen** (Stufe 3) | Aufräumen | zusätzlich **Löschen** |
| **Sonderrecht** (Stufe 4) | Modul einrichten | zusätzlich **Anfragen konfigurieren** |
| **Fachverantwortliche** | Eigene Anfragen bearbeiten | sehen und bearbeiten die Anfragen, bei denen sie als **Fachverantwortlicher** oder unter **Weitere Fachverantwortliche** eingetragen sind, auch ohne allgemeines Leserecht |
| **Anfragemelder** | Anfrage stellen | nur das externe Meldeformular, ohne Anmeldung |

> **Hinweis:** Betroffene Personen brauchen für das externe Meldeformular keinen Zugang zum audatis MANAGER. Den Link stellt Ihr Datenschutz bereit, z. B. in der Datenschutzerklärung Ihrer Website.

## 2 Eine Anfrage erfassen

*Dieses Kapitel richtet sich an alle, die eine Anfrage entgegennehmen.*

### 2.1 Im audatis MANAGER anlegen

1.  Öffnen Sie in der Navigation unter **Datenschutz** das Modul **Anfragen Betroffener**.
2.  Klicken Sie auf **Neu**. Das Fenster **Neue Anfrage Betroffener** öffnet sich.
3.  Tragen Sie das **Datum der Anfrage** ein – das Datum des Eingangs im Unternehmen. Vorgeschlagen ist der heutige Tag.
4.  Wählen Sie unter **Art** ein oder mehrere Rechte, z. B. *Auskunft* und *Löschung*.
5.  Wählen Sie den **Fachverantwortlichen** und die **Form der Anfrage**: *E-Mail*, *Mündlich*, *Persönlich*, *Post*, *Schriftlich* oder *Telefon*.
6.  Beschreiben Sie den **Inhalt der Anfrage**.
7.  Klicken Sie auf **Speichern**. Mit **Weiteren Datensatz anlegen** bleibt das Fenster für die nächste Anfrage geöffnet.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/10bc7501-0467-44e6-bf78-09dd035c8a4c)

*Abbildung 1: Fenster Neue Anfrage Betroffener*

Die Anfrage erscheint mit dem Status **Neu** in der Übersicht. Der audatis MANAGER

-   vergibt die **Nummer** aus dem Nummernkreis, z. B. *ANF-2026-010*,
-   trägt die **Frist** ein: 30 Tage nach dem **Datum der Anfrage**,
-   legt für den **Fachverantwortlichen** die Aufgabe *Betroffenenanfrage …: Daten zusammenstellen* mit Priorität *Hoch* an. Sie ist zur Hälfte der Bearbeitungszeit fällig und wird erledigt, sobald die Anfrage abgeschlossen ist.

Öffnen Sie die Anfrage anschließend über das **Stift-Symbol** und ergänzen Sie die Angaben (siehe Kapitel „Eine Anfrage bearbeiten“).

> **Tipp:** Legen Sie die Original-E-Mail oder den eingescannten Brief im Bereich **Dokumente** ab. So ist der Eingang nachweisbar.

### 2.2 Über das externe Meldeformular

Betroffene Personen können Anfragen selbst stellen – über einen Link oder QR-Code, den Ihr Datenschutz z. B. in der Datenschutzerklärung veröffentlicht. Eine Anmeldung ist nicht nötig. Das Formular **Datenschutz-Anfrage** zeigt oben den Namen und die Anschrift Ihres Unternehmens und fragt ab:

-   unter **Anfrage**: **Art der Anfrage** (eine oder mehrere), **Datum der Anfrage** und **Inhalt der Anfrage**; die **Form der Anfrage** ist *Meldeformular*, sofern Ihr Datenschutz die Auswahl nicht freigegeben hat,
-   unter **Betroffene Person**: **Vorname**, **Nachname**, Anschrift, **Land**, **Telefon**, **E-Mail-Adresse** und **Kundennummer**,
-   unter **Anfragemelder**: **Vollständiger Name** und **E-Mail** der Person, die das Formular ausfüllt.

Pflichtfelder sind mit *gekennzeichnet. Über* \*DE **/** EN **oben rechts wechselt die Person die Sprache. Nach** Anfrage absenden **erscheint die Bestätigung** Anfrage erfolgreich gesendet\*\*.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2f026bb7-8672-4afc-b1be-c352870f47ba)

*Abbildung 2: Externes Meldeformular*

Die Anfrage erscheint mit dem Status **Externe Meldung** in der Übersicht. Der in der Konfiguration hinterlegte Fachverantwortliche erhält eine E-Mail und eine Aufgabe. Er öffnet die Anfrage, prüft die Angaben und bearbeitet sie wie eine intern angelegte Anfrage.

## 3 Eine Anfrage bearbeiten

*Dieses Kapitel richtet sich an Datenschutz und Fachverantwortliche.*

### 3.1 Die Bearbeitungsseite

Öffnen Sie die Anfrage in der Übersicht über das **Stift-Symbol**. Das **Augen-Symbol** öffnet sie nur zur Ansicht; von dort wechseln Sie mit **Bearbeiten** in die Bearbeitung.

Die Bearbeitungsseite zeigt alle Bereiche untereinander. Über die Reiter springen Sie zu einem Bereich: **Anfrage**, **Betroffene Person**, **Identifikation**, je gewählter Art ein Bereich (z. B. **Auskunft**, **Löschung**), **Abschluss** und **Dokumente**. Wählen Sie unter **Art** weitere Rechte, erscheinen die zugehörigen Bereiche.

In der Werkzeugleiste stehen:

-   **Speichern** – übernimmt alle Änderungen,
-   **Exportieren** – exportiert diese Anfrage (siehe „Exportieren“),
-   **Abbrechen** – zurück zur Übersicht; ungespeicherte Änderungen fragt das Fenster **Änderungen verwerfen** ab.

### 3.2 Anfrage

Hier stehen **Nummer**, **Art**, **Datum Anfrage** und **Frist**, **Fachverantwortlicher**, **Erfasser**, **Form der Anfrage** und **Inhalt der Anfrage**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/ee21f47f-8878-483f-b7cb-996c2594c675)

*Abbildung 3: Bereich Anfrage*

-   Die **Frist** berechnet der audatis MANAGER beim Speichern aus dem **Datum Anfrage**; Sie können sie nicht direkt ändern.
-   **Frist verlängert** – Schalten Sie den Schalter ein und wählen Sie den **Grund der Fristverlängerung**: *Verlängerung wegen Komplexität der Anfrage*, *Verlängerung wegen Anzahl der Anträge* oder *Sonstiger Verlängerungsgrund*. Beim sonstigen Grund tragen Sie die **Begründung der Fristverlängerung** ein. Beim Speichern setzt der audatis MANAGER die Frist auf 90 Tage nach dem **Datum Anfrage**.
-   **Empfang der Anfrage bestätigt** – Haben Sie der Person den Eingang bestätigt, schalten Sie den Schalter ein und tragen das Datum ein.
-   **Weitere Fachverantwortliche** erscheint, wenn die Konfiguration die **Zuordnung weiterer Fachverantwortlicher** erlaubt. Diese Personen können die Anfrage ebenfalls bearbeiten.
-   **Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto** erscheint, wenn die Mandanteneinstellungen das Freitextfeld für Fachverantwortliche ohne Benutzerkonto eingeschaltet haben.

> **Wichtig:** Eine Fristverlängerung um höchstens zwei weitere Monate ist nur bei komplexen oder zahlreichen Anträgen zulässig. Informieren Sie die betroffene Person innerhalb des ersten Monats und nennen Sie die Gründe (Art. 12 Abs. 3 DS-GVO).

### 3.3 Betroffene Person

Tragen Sie **Name**, **Vorname**, **Straße**, **PLZ**, **Ort**, **Land**, **Telefon**, **E-Mail** und – falls vorhanden – die **Kundennummer** ein. Wählen Sie unter **Personengruppen**, als was die Person bei Ihnen geführt wird, z. B. *Kunden* oder *Bewerber*.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/4591f9fb-f609-4bb1-9948-9b308a45d6e4)

*Abbildung 4: Bereich Betroffene Person*

Beim **Speichern** sucht der audatis MANAGER alle Verarbeitungstätigkeiten, die eine der gewählten Personengruppen enthalten, und trägt sie in die Bereiche der Arten ein.

### 3.4 Identifikation

Dokumentieren Sie, wie Sie sichergestellt haben, dass die anfragende Person die betroffene Person ist:

1.  Tragen Sie bei Bedarf ein, wann Sie zur Identifikation aufgefordert haben (**Aufforderung zur Identifikation versendet am**).
2.  Wählen Sie unter **Eindeutige Identifikation der betroffenen Person** den Nachweis: *E-Mail*, *Führerschein*, *Personalausweis*, *Persönlich bekannt*, *Reisepass*, *Signierte E-Mail* oder *Sonstiges*.
3.  Erläutern Sie unter **Begründung**, warum der Nachweis genügt.
4.  Schalten Sie **Ja, die betroffene Person wurde eindeutig identifiziert.** ein und tragen Sie das **Identifikationsdatum** ein.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/276ac3fb-8fff-43b9-9b30-e8c64abd20d3)

*Abbildung 5: Bereich Identifikation*

> **Achtung:** Geben Sie keine Auskunft, bevor die Identität geklärt ist. Fordern Sie aber nur so viele Nachweise an wie nötig – etwa keine Ausweiskopie, wenn die bekannte E-Mail-Adresse genügt.

### 3.5 Bearbeitungsstand je Verarbeitungstätigkeit

Jeder Bereich einer Art zeigt unter **Bearbeitungsstand auf Basis der betroffenen Verarbeitungstätigkeiten** eine Tabelle mit den Spalten **Betroffene Verarbeitungstätigkeit**, **Status**, **Umsetzung durch**, **Kommentar** und **Aufgabe**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/3a055266-b215-4442-863b-bc776aa662f5)

*Abbildung 6: Bereich Auskunft mit Bearbeitungsstand*

**Eine Zeile bearbeiten:**

1.  Klicken Sie in der Zeile auf das **Stift-Symbol**. Das Fenster **Verarbeitungstätigkeit bearbeiten** öffnet sich.
2.  Wählen Sie den **Status**, die Person unter **Umsetzung durch** und tragen Sie einen **Kommentar** ein.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/150e895e-b220-4518-8ed6-6bd399987604)

*Abbildung 7: Fenster Verarbeitungstätigkeit bearbeiten*

**Mehrere Zeilen auf einmal:** Markieren Sie die Zeilen und wählen Sie **Massenaktionen** → **Status ändern** oder **Umsetzung durch ändern**. Wählen Sie den Wert und klicken Sie auf **Anwenden**. Übernehmen Sie die Änderungen danach mit **Speichern** in der Werkzeugleiste.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/db0fc99c-1eb8-486f-9668-f4ceaddb6129)

*Abbildung 8: Fenster Status ändern*

Die Status-Werte richten sich nach der Art:

| Art | Status-Werte (neben *Offen*) |
| --- | --- |
| **Auskunft** | *Daten vorhanden*, *Daten vorhanden, keine Auskunft zulässig*, *Keine Daten vorhanden* |
| **Berichtigung** | *Daten vorhanden und berichtigt*, *Daten vorhanden und bereits korrekt*, *Keine Daten vorhanden* |
| **Löschung** | *Daten vorhanden und gelöscht*, *Daten vorhanden, werden nicht gelöscht*, *Keine Daten vorhanden* |
| **Einschränkung** | *Daten vorhanden und eingeschränkt*, *Daten vorhanden, werden nicht eingeschränkt*, *Keine Daten vorhanden* |
| **Datenübertragbarkeit** | *Daten vorhanden und übertragbar*, *Daten vorhanden, keine Übertragung*, *Keine Daten vorhanden* |
| **Widerspruch** | *Daten vorhanden und widersprochen*, *Daten vorhanden, kein Widerspruch*, *Keine Daten vorhanden* |
| **Widerruf** | *Daten vorhanden und widerrufen*, *Daten vorhanden, kein Widerruf*, *Keine Daten vorhanden* |

Weitere Schaltflächen über der Tabelle:

-   **Hinzufügen** – Verarbeitungstätigkeiten ergänzen, die nicht vorgeschlagen wurden.
-   **Entfernen** – markierte Verarbeitungstätigkeiten aus der Tabelle nehmen, die für diese Person nicht in Frage kommen.
-   **Aufgabe anlegen** – delegiert die Prüfung an die Person unter **Umsetzung durch**. Die Schaltfläche wird aktiv, wenn die markierten Zeilen den Status *Offen* und eine Person unter **Umsetzung durch** haben. Die Aufgabe erscheint in der Spalte **Aufgabe** und im Modul Aufgaben der Person.
-   **Suche in Tabelle** – findet eine Verarbeitungstätigkeit in langen Listen.

### 3.6 Angaben je Art

Unter der Tabelle dokumentieren Sie je Art die Entscheidung. Die Schalter unter **Keine Bearbeitung möglich** halten fest, warum Sie dem Antrag nicht nachkommen können.

| Bereich | Angaben |
| --- | --- |
| **Auskunft** | **Keine personenbezogenen Daten vorhanden** |
| **Berichtigung** | **Keine Bearbeitung möglich**: **Keine personenbezogenen Daten vorhanden**, **Daten bereits korrekt**; **Information an Empfänger** |
| **Löschung** | **Keine Bearbeitung möglich**: **Keine personenbezogenen Daten vorhanden**; **Rechtsgrundlage der Löschung** (z. B. *Für Zweck nicht mehr notwendig*, *Einwilligung widerrufen*, *Widerspruch gegen die Verarbeitung*); **Grund der Ablehnung der Löschung** (z. B. *Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung*, *Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen*); **Information an Empfänger** |
| **Einschränkung** | **Keine Bearbeitung möglich**: **Keine personenbezogenen Daten vorhanden**; **Rechtsgrundlage der Einschränkung** (*Richtigkeit der Daten wird bestritten*, *Unrechtmäßige Verarbeitung, Löschung abgelehnt*, *Daten für Rechtsansprüche benötigt*, *Widerspruch eingelegt*); **Information an Empfänger** |
| **Datenübertragbarkeit** | **Keine Bearbeitung möglich**: **Keine personenbezogenen Daten vorhanden**, **Verarbeitung basiert nicht auf Einwilligung oder Vertrag**, **Verarbeitung ist nicht automatisiert**, **Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt**; Schalter **Auskunft an betroffene Person** (Daten an die Person selbst) und **Übermittlung an anderen Verantwortlichen** |
| **Widerspruch** | **Keine Bearbeitung möglich**: **Keine personenbezogenen Daten vorhanden**, **Zwingende schutzwürdige Gründe**, **Geltendmachung von Rechtsansprüchen**, **Öffentliches Interesse**; **Rechtsgrundlage des Widerspruchs** (*Verarbeitung im öffentlichen Interesse*, *Verarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung*) |
| **Widerruf** | **Keine Bearbeitung möglich**: **Keine personenbezogenen Daten vorhanden**, **Keine Einwilligung abgegeben**; **Information an Empfänger** |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/996c52e2-e16c-4cac-840b-8c515a910894)

*Abbildung 9: Angaben im Bereich Löschung*

**Information an Empfänger:** Bei Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerruf müssen Sie die Empfänger der Daten informieren (Art. 19 DS-GVO). Der Bereich listet die Empfänger aus den betroffenen Verarbeitungstätigkeiten. Halten Sie je Empfänger über das **Stift-Symbol** fest, ob er informiert wurde (*Offen* / *Erledigt*). Sind keine Empfänger hinterlegt, steht dort **Keine Empfänger zugeordnet**.

### 3.7 Schreiben erzeugen

Unter den Angaben erzeugen Sie das Antwortschreiben als Word-Dokument, z. B. mit **Auskunft generieren (DOCX)** oder **Löschung generieren (DOCX)**. Für jede Art gibt es eine eigene Schaltfläche.

Das Auskunftsschreiben enthält Bearbeitungshinweise, Angaben zum Verantwortlichen und zum Datenschutzbeauftragten, eine Rechtebelehrung und die **Anlage 1** mit Zweck, Datenkategorien, Empfängern, Drittlandübermittlungen, Speicherdauer und Herkunft je Verarbeitungstätigkeit. Zeilen mit *Keine Daten vorhanden* erscheinen nicht in der Anlage.

Schalten Sie **Keine personenbezogenen Daten vorhanden** ein, erscheint zusätzlich die Schaltfläche für die Negativmitteilung, z. B. **Negativ Auskunft generieren (DOCX)** oder **Negativ Löschung generieren (DOCX)**.

> **Tipp:** Prüfen Sie das Schreiben vor dem Versand und übernehmen Sie es in Ihre Briefvorlage. Die Kopie der Daten (Anlage 2) fügen Sie selbst bei. Legen Sie das versendete Schreiben anschließend in den **Dokumenten** ab.

### 3.8 Abschluss

Im Bereich **Abschluss** setzen Sie den **Status**:

| Status | Wann | Folge |
| --- | --- | --- |
| **Offen** | Die Anfrage ist noch in Arbeit. | Die Frist wird weiter überwacht. |
| **Erledigt** | Die Antwort ist versendet. | Die Übersicht zeigt **Erledigt**, das **Abschlussdatum** wird gesetzt, die Aufgabe des Fachverantwortlichen wird erledigt. |
| **Abgelehnt** | Die Anfrage wird nicht erfüllt. | Wählen Sie den **Grund der Ablehnung**: *Exzessive Anträge*, *Keine Identifikation möglich*, *Nicht Verantwortlicher für Anfrage, da Auftragsverarbeiter*, *Offenkundig unbegründet* oder *Sonstige Ablehnung* mit **Begründung der Ablehnung**. Die Übersicht zeigt **Abgelehnt**. |

Notieren Sie in der **Bemerkung** z. B. Versanddatum und Versandweg der Antwort. Klicken Sie zum Schluss auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/94d99f70-c088-4eab-a0a7-3a2c51eaf7b0)

*Abbildung 10: Bereich Abschluss*

### 3.9 Dokumente

Im Bereich **Dokumente** laden Sie Nachweise hoch, z. B. die eingegangene Anfrage, den Identitätsnachweis oder das versendete Schreiben. Ziehen Sie die Dateien in das Feld oder klicken Sie auf **klicken zum Auswählen**. Erlaubt sind gängige Office-, PDF-, Bild- und E-Mail-Formate bis 50 MB je Datei.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/d9af2c7f-8184-425d-b4ea-f7ca08e5c4c9)

*Abbildung 11: Bereich Dokumente*

### 3.10 Rechte Leiste

Die rechte Leiste öffnen Sie über das Symbol ganz rechts in der Werkzeugleiste. Die Zahl am Symbol nennt die offenen Aufgaben.

| Bereich | Inhalt |
| --- | --- |
| **Aufgaben** | Aufgaben zu dieser Anfrage, z. B. die automatische Aufgabe des Fachverantwortlichen und Aufgaben aus dem Bearbeitungsstand; mit **Neu** legen Sie weitere an |
| **Schlagwörter** | Thematische Einordnung, auch als Filter in der Übersicht |
| **Kommentare** | Abstimmung mit Kollegen |
| **Links** | Verweise auf Dokumente aus der Dateiablage |
| **Aktivitätslog** | Wer hat wann was geändert |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0459566c-61a8-41d4-b1dc-4cf9095eed0a)

*Abbildung 12: Rechte Leiste mit den Aufgaben*

## 4 Übersicht, Archiv und Export

*Dieses Kapitel richtet sich an Datenschutz und Fachverantwortliche.*

### 4.1 Übersicht

Die Übersicht hat die Reiter **Aktive Anfragen** und **Archiv**. Die Tabelle zeigt je Anfrage **Betroffene Person**, **Nummer**, **Kundennummer**, **Art**, **Erfasser**, **Fachverantwortlicher**, **Schlagwörter**, **Frist**, **Status** und **Letzte Änderung**. Über das Spaltensymbol rechts im Tabellenkopf blenden Sie Spalten aus und ein. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Tabelle.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8183b892-3703-44fa-9ef7-41338a733ed5)

*Abbildung 13: Übersicht Anfragen Betroffener*

Das **Augen-Symbol** öffnet eine Anfrage zur Ansicht, das **Stift-Symbol** zur Bearbeitung. **Suche in Tabelle** durchsucht die angezeigten Spalten.

### 4.2 Filter

Klicken Sie auf **Filter**, um die Liste einzugrenzen: nach **Betroffene Person**, **Status**, **Art**, **Erfasser**, **Schlagwörter**, **Fachverantwortlicher** sowie den Zeiträumen **Letzte Änderung** und **Frist**. Klicken Sie auf **Filter anwenden**; **Filter zurücksetzen** hebt alle Filter auf. Ihre Filter bleiben gespeichert, bis Sie sie zurücksetzen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/1d70e7a2-a3ad-47a4-a26b-735ea740a64a)

*Abbildung 14: Filter der Übersicht*

### 4.3 Schlagwörter, Archiv und Löschen

Markieren Sie Anfragen in der Übersicht, um sie gemeinsam zu bearbeiten:

-   **Schlagwörter** – ordnet den markierten Anfragen Schlagwörter zu oder entfernt sie, z. B. zur Kennzeichnung von Standorten.
-   **Massenaktionen** → **Archivieren** – nimmt abgeschlossene Anfragen aus der aktiven Liste. Archivierte Anfragen finden Sie im Reiter **Archiv**; dort holen Sie sie über **Massenaktionen** → **Wiederherstellen** zurück.
-   **Löschen** – entfernt die markierten Anfragen nach einer Rückfrage endgültig (nur mit dem Recht **Löschen**).

> **Achtung:** Gelöschte Anfragen können Sie nicht wiederherstellen. Nutzen Sie für abgeschlossene Anfragen, die Sie als Nachweis behalten möchten, das **Archiv**.

### 4.4 Exportieren

**Exportieren** in der Übersicht öffnet das Fenster **Export** mit drei Schritten:

1.  **Umfang** – **Alle** (gesamter Bestand), **Auswahl** (die markierten Anfragen) oder **Gefiltert** (die Treffer des aktiven Filters).
2.  **Exportform** – **Datenliste** (eine Zeile je Anfrage), **Stammdaten** oder **Stammdaten mit Historie** (je Anfrage alle Angaben, mit Historie zusätzlich das Änderungsprotokoll).
3.  **Format** – für die **Datenliste** *CSV*, *JSON* oder *XML*, für die Stammdaten *Word (.docx)*.

Klicken Sie auf **Exportieren**. **Exportieren** auf der Bearbeitungsseite exportiert auf demselben Weg nur die geöffnete Anfrage.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/8dde7b67-9932-4444-8c61-8ca90fbea57e)

*Abbildung 15: Fenster Export, Schritt Umfang*

### 4.5 Hilfe und Tour

Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe. Sie erklärt die Übersicht, die Bearbeitungsseite und die Konfiguration jeweils mit den wichtigsten Feldern.

Ist für das Modul eine geführte Tour eingerichtet, startet sie beim ersten Aufruf von selbst. Danach starten Sie sie in der Hilfe über das Symbol **Tour erneut starten** neu.

## 5 Konfiguration

**Zugriff:** **Anfragen konfigurieren** oben rechts in der Übersicht. Die Konfiguration öffnen und bearbeiten Personen mit dem Sonderrecht (Stufe 4) im Modul sowie Systemadministratoren. Alle Einstellungen gelten für den ganzen Mandanten.

Die Seite **Anfragen konfigurieren** hat die Reiter **Schlagwörter**, **Einstellungen** und **Mandantenakte** (nur mit entsprechender Berechtigung). Die Reiter **Einstellungen** und **Mandantenakte** übernehmen Sie mit **Speichern**; **Abbrechen** verwirft ungespeicherte Änderungen nach einer Rückfrage.

Empfohlene Reihenfolge beim Einrichten:

1.  **Einstellungen** → **Nummernkreis** und **Pflichtfelder**
2.  **Einstellungen** → externes Meldeformular: **Fachverantwortlich**, **Zugriffsschlüssel**, **Externe Meldeseite aktiv**, **Datenschutzerklärung (URL)**, ggf. **Optionaler Einleitungstext**
3.  Link oder QR-Code veröffentlichen, z. B. in der Datenschutzerklärung Ihrer Website
4.  Optional: **Schlagwörter**, **Mandantenakte**

### 5.1 Schlagwörter

Im Reiter **Schlagwörter** verwalten Sie die Schlagwörter, mit denen Sie Anfragen einordnen. Mit **Neu** legen Sie ein Schlagwort mit **Bezeichnung** und **Sichtbarkeit** an. Über das **Stift-Symbol** bearbeiten Sie es, mit **Löschen** entfernen Sie markierte Schlagwörter. Schlagwörter, die noch an Anfragen hängen, lassen sich nicht löschen. Die Tabelle lässt sich über **Filter** und **Suche in Tabelle** eingrenzen.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/cb0e42bf-db30-413c-b268-80f2e7c78e24)

*Abbildung 16: Reiter Schlagwörter*

### 5.2 Einstellungen

Der Reiter **Einstellungen** enthält das externe Meldeformular, die Formularoptionen, die Pflichtfelder und den Nummernkreis.

#### 5.2.1 Externes Meldeformular

![](https://cdn-assets.productfruits.com/3d7ecb2c-6257-43df-90e2-1773635b570d)

*Abbildung 17: Einstellungen zum externen Meldeformular*

| Einstellung | Wirkung |
| --- | --- |
| **Externe Meldeseite aktiv** | Schaltet das öffentliche Meldeformular ein oder aus. Ist es aus, zeigen verteilte Links und QR-Codes den Hinweis, dass das Formular nicht verfügbar ist. |
| **Fachverantwortlich** | Dieser Benutzer wird per E-Mail benachrichtigt, wenn eine Anfrage über das Meldeformular eingeht, und erhält dazu eine Aufgabe. Er wird als Fachverantwortlicher der Anfrage eingetragen. |
| **Zugriffsschlüssel** | Teil des Links zum Formular. Mit dem Symbol **Neu generieren** erzeugen Sie einen neuen Schlüssel, mit dem Kopier-Symbol kopieren Sie ihn. |
| **Externer Link zum Meldeformular** | Der Link, den Sie veröffentlichen. Kopieren Sie ihn mit dem Kopier-Symbol oder öffnen Sie das Formular zur Kontrolle in einem neuen Fenster. |
| **QR-Code** | Führt direkt zum Formular, z. B. für Aushänge. **QR-Code herunterladen** speichert ihn als Bild. |
| **Optionaler Einleitungstext** (**Deutsch** / **English**) | Text oberhalb des Formulars, z. B. Hinweise zur Datenverarbeitung oder Kontaktmöglichkeiten. **Standard wiederherstellen** setzt den mitgelieferten Text ein. |

> **Achtung:** Ein neuer Zugriffsschlüssel macht den alten ungültig. Bereits verteilte Links und QR-Codes funktionieren danach nicht mehr. Tauschen Sie sie z. B. in der Datenschutzerklärung aus.

#### 5.2.2 Formularoptionen, Pflichtfelder und Nummernkreis

![](https://cdn-assets.productfruits.com/62c5fe33-8560-4a5c-b53e-fd9b8e081d43)

*Abbildung 18: Formularoptionen, Pflichtfelder und Nummernkreis*

| Einstellung | Wirkung |
| --- | --- |
| **Form der Anfrage im Meldeformular änderbar** | Die Person wählt die Form im Meldeformular selbst. Andernfalls wird *Meldeformular* eingetragen. |
| **E-Mail-Adresse als Pflichtfeld** | Jede Anfrage braucht eine E-Mail-Adresse der betroffenen Person. |
| **Kundennummer als Pflichtfeld** | Jede Anfrage braucht eine Kundennummer zur Identifikation. |
| **Fachverantwortlicher als Pflichtfeld** | Ohne Fachverantwortlichen lässt sich keine Anfrage anlegen oder speichern. |
| **Zuordnung weiterer Fachverantwortlicher** | Blendet auf der Bearbeitungsseite **Weitere Fachverantwortliche** ein. |
| **Datenschutzerklärung (URL)** | Link zu Ihrer Datenschutzerklärung, der im Meldeformular angezeigt wird. |
| **Präfix** | Vorangestellte Buchstaben der Nummer, z. B. `ANF`. |
| **Nummernformat** | *Präfix-Jahr-Nr* (z. B. ANF-2026-010), *Präfix-Nr* oder *Nur Nr*. |
| **Startnummer** | Erste laufende Nummer. |
| **Stellen** | Anzahl der Ziffern mit führenden Nullen (1–12), z. B. `3` für 010. |

### 5.3 Mandantenakte

Der Reiter **Mandantenakte** erscheint nur mit der Berechtigung für die Mandantenakte. Hier hinterlegen Sie Hinweise zum Modul, z. B. Absprachen zur Bearbeitung von Anfragen. Die Hinweise erscheinen oben in der Übersicht für alle, die die Mandantenakte sehen dürfen.

## 6 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Betroffenenrechte** | Rechte einer Person gegenüber dem Verantwortlichen nach Art. 15–21 und Art. 7 Abs. 3 DS-GVO. |
| **Externes Meldeformular** | Öffentliche Seite ohne Anmeldung, über die betroffene Personen Anfragen stellen. |
| **Zugriffsschlüssel** | Geheimer Teil des Links zum Meldeformular. |
| **Personengruppe** | Kategorie betroffener Personen aus dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. |
| **Bearbeitungsstand** | Ergebnis der Prüfung je Art und Verarbeitungstätigkeit. |
| **Negativmitteilung** | Antwort, dass keine personenbezogenen Daten vorhanden sind. |
| **Zeitüberschreitung** | Die Frist ist abgelaufen, die Anfrage ist nicht abgeschlossen. |

## 7 Häufige Fragen

**Kann ich die Frist verlängern?** Ja, um höchstens zwei weitere Monate, wenn die Anfrage komplex ist oder viele Anträge vorliegen. Informieren Sie die betroffene Person innerhalb des ersten Monats mit Begründung. Schalten Sie im Bereich **Anfrage** **Frist verlängert** ein und wählen Sie den Grund.

**Muss ich auch antworten, wenn keine Daten vorhanden sind?** Ja, mit einer Negativmitteilung. Schalten Sie im Bereich der Art **Keine personenbezogenen Daten vorhanden** ein und erzeugen Sie das Negativ-Schreiben.

**Warum werden keine Verarbeitungstätigkeiten vorgeschlagen?** Im Bereich **Betroffene Person** sind noch keine **Personengruppen** gewählt, die Anfrage ist noch nicht gespeichert, oder keine Verarbeitungstätigkeit enthält die gewählte Personengruppe. Ergänzen Sie die Personengruppen und speichern Sie, oder fügen Sie Verarbeitungstätigkeiten über **Hinzufügen** hinzu.

**Wie beziehe ich Fachbereiche ein?** Tragen Sie im Bearbeitungsstand die zuständige Person unter **Umsetzung durch** ein und klicken Sie auf **Aufgabe anlegen**. Die Person sieht die Aufgabe im Modul Aufgaben; erledigte Aufgaben erkennen Sie in der Spalte **Aufgabe**.

**Was ist mit Daten bei Auftragsverarbeitern?** Sie gehören zu Ihren Daten. Fragen Sie den Dienstleister an und dokumentieren Sie das Ergebnis im **Kommentar** der Verarbeitungstätigkeit.

**Wie binde ich das Meldeformular auf unserer Website ein?** Kopieren Sie in **Anfragen konfigurieren** → **Einstellungen** den **Externen Link zum Meldeformular** und verlinken Sie ihn z. B. in der Datenschutzerklärung. Für Aushänge nutzen Sie den **QR-Code**.

**Was passiert mit abgeschlossenen Anfragen?** Sie bleiben mit dem Status **Erledigt** oder **Abgelehnt** in der Liste. Über **Massenaktionen** → **Archivieren** verschieben Sie sie ins **Archiv**, wo sie als Nachweis erhalten bleiben.