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title: "Aktivitäten"
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last_updated: "2026-11-06T13:58:55.271Z"
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# Aktivitäten

Tätigkeiten und Reisen erfassen, nachweisen und für die Abrechnung kennzeichnen

## 0 Kurzkarte: Eine Aktivität erfassen in 5 Schritten

*Zum Aushängen – für alle, die ihre Tätigkeiten im Datenschutz- und Sicherheitsmanagement erfassen.*

Sie haben beraten, ein Dokument geprüft, geschult oder an einer Besprechung teilgenommen? Erfassen Sie die Tätigkeit als **Aktivität**, am besten noch am selben Tag.

1.  **Dialog öffnen** – **Dokumente → Aktivitäten**, **Neu → Neue Aktivität**. Von jeder Seite aus geht es auch über das Benutzermenü oben rechts, **Schnellerfassung**.
2.  **Zeit eintragen** – **Datum**, **Startzeit** und **Endzeit**. Die **Dauer (Minuten)** rechnet das System aus.
3.  **Einordnen** – **Stundensatz** und **Kategorie** wählen.
4.  **Beschreiben** – unter **Beschreibung** festhalten, was Sie getan haben.
5.  **Speichern** – die Aktivität steht sofort in der Liste.

> **Tipp:** Formulieren Sie die **Beschreibung** so, dass sie auch Außenstehende verstehen. Sie erscheint im Tätigkeitsbericht, z. B. „Prüfung des AV-Vertrags mit dem Lohnbuchhaltungsdienstleister“.

## 1 Einführung

### 1.1 Wofür ist das Modul da?

Im Modul **Aktivitäten** dokumentieren Sie, wer wann wie lange woran gearbeitet hat: Beratungen, Prüfungen, Schulungen, Termine vor Ort oder Abstimmungen mit Aufsichtsbehörden. Das Modul

-   weist die Tätigkeit der oder des Datenschutzbeauftragten nach (Art. 39 DS-GVO) und liefert die Einträge für das Kapitel **Aktivitäten** im Modul **Berichte**,
-   erfasst Termine **vor Ort** und **Reisetätigkeiten** mit An- und Abreise, Entfernung, Fahrzeit und Reisenebenkosten,
-   kennzeichnet, was **abgerechnet** ist, und schützt Einträge über eine **Abrechnungssperre** vor versehentlicher Kennzeichnung,
-   aktualisiert beim Erfassen auf Wunsch den Stand einer **Aufgabe**,
-   exportiert Aktivitäten als Datenliste (CSV, JSON oder XML), z. B. für die Rechnungsstellung.

### 1.2 Begriffe

| Begriff | Bedeutung im audatis MANAGER |
| --- | --- |
| **Aktivität** | Erfasste Tätigkeit mit Datum, Dauer, Stundensatz, Kategorie und Beschreibung. |
| **Reisetätigkeit** | Eigene Aktivität für eine Reise mit An- und Abreise, Entfernung, Fahrzeit und Zielort. |
| **Kategorie** | Art der Tätigkeit, z. B. „DS Beratung“ oder „DS Schulung / Sensibilisierung“. Die Auswahl pflegt die Administration als **Funktionsbausteine**. |
| **Stundensatz** | Satz, nach dem die Aktivität abgerechnet wird. Die Administration legt die Stundensätze je Mandant fest. |
| **Abrechenbar (Minuten)** | Zeit, die abgerechnet wird. Sie wird auf die kleinste Abrechnungseinheit des Mandanten aufgerundet. |
| **Abgerechnet** | Kennzeichen, dass die Aktivität in Rechnung gestellt ist. |
| **Abrechnungssperre** | Verhindert, dass eine Aktivität als abgerechnet gekennzeichnet wird. |
| **Archiv** | Ablage für erledigte Aktivitäten. Sie bleiben erhalten und lassen sich wiederherstellen. |

### 1.3 Rollen und Rechte

Wer was darf, legt das Recht **Aktivitäten** (Gruppe **Dokumente**) in der Rolle fest.

| Stufe | Was sie erlaubt |
| --- | --- |
| **Lesen** | Alle Aktivitäten des Mandanten ansehen und exportieren. |
| **Schreiben** | Aktivitäten anlegen und bearbeiten, Schlagwörter zuordnen, Massenaktionen. |
| **Löschen** | Zusätzlich Aktivitäten löschen. |
| **Sonderrechte** | Zusätzlich abgerechnete Aktivitäten bearbeiten, **Aktivitäten konfigurieren** und mandantenübergreifend exportieren. |

> **Hinweis:** Wer als **Bearbeiter** einer Aktivität eingetragen ist, sieht und bearbeitet seine eigenen Aktivitäten auch ohne Recht im Modul.

## 2 Aktivitäten erfassen

*Für alle, die Tätigkeiten erfassen.*

### 2.1 Die Übersicht

Öffnen Sie **Dokumente → Aktivitäten**. Der Reiter **Aktivitäten** zeigt die laufenden Einträge, der Reiter **Archiv** die archivierten.

Die Tabelle zeigt **Beschreibung**, **Datum**, **Kategorie**, **Bearbeiter**, **Schlagwörter**, **Dauer** und **Abgerechnet** (**Abgerechnet** oder **Nicht abgerechnet**). Das **Augen-Symbol** öffnet eine Aktivität zum Lesen, das **Stift-Symbol** zum Bearbeiten. Abgerechnete Aktivitäten haben nur das Augen-Symbol.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f5607cf7-85b8-4c27-9657-140ddd445a75)

*Abbildung 1: Übersicht der Aktivitäten*

Über **Suche in Tabelle** durchsuchen Sie die Liste. Mit dem **Fragezeichen** oben rechts öffnen Sie die Hilfe zur Seite.

### 2.2 Eine Aktivität anlegen

1.  Klicken Sie auf **Neu** und wählen Sie **Neue Aktivität**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/7c1d56d0-1e5e-492a-9da6-d63c3cd639bc)

*Abbildung 2: Menü Neu*

1.  Prüfen Sie im Bereich **Aktivität** den **Mandanten** und den **Bearbeiter**. Vorbelegt sind der aktuelle Mandant und Sie selbst.
2.  Tragen Sie das **Datum** sowie **Startzeit** und **Endzeit** ein. Die **Dauer (Minuten)** wird daraus berechnet; Sie können sie auch direkt eingeben.
3.  Prüfen Sie **Abrechenbar (Minuten)**. Der Wert wird auf die kleinste Abrechnungseinheit des Mandanten aufgerundet; die Einheit steht unter dem Feld.
4.  Wählen Sie den **Stundensatz** und die **Kategorie**.
5.  Beschreiben Sie unter **Beschreibung**, was Sie getan haben. **Anmerkung** ist für interne Hinweise gedacht.
6.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5a565a14-ee71-4422-83fd-7f1564213de9)

*Abbildung 3: Dialog Neue Aktivität*

Pflichtfelder sind **Datum**, **Dauer (Minuten)**, **Stundensatz** und **Beschreibung**. Hat der gewählte Stundensatz ein Kontingent an **Inklusivstunden**, zeigt der Dialog die verbleibenden Minuten. Überschreitet die Aktivität das Kontingent, teilen Sie sie auf.

Weiter unten im Dialog stehen die Optionen und der Bereich **Dokumente** für Belege:

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e9eb0e20-8427-49d6-b239-8199f2cf8c44)

*Abbildung 4: Optionen und Dokumente im Dialog*

| Option | Wirkung |
| --- | --- |
| **Aktivität erfolgte vor Ort** | Kennzeichnet einen Termin vor Ort und blendet den Bereich **Reise** ein (siehe *Einen Termin vor Ort erfassen*). |
| **Aktivität in Tätigkeitsbericht einbeziehen** | Die Aktivität erscheint im Kapitel **Aktivitäten** eines Berichts. Vorbelegt. |
| **Aktivität abgerechnet** | Kennzeichnet die Aktivität als abgerechnet. |
| **Abrechnungssperre** | Verhindert, dass die Aktivität als abgerechnet gekennzeichnet wird. |
| **km-Abrechnung nach Vorgabe** | Rechnet die Standardentfernung des Mandanten ab. Wählbar, wenn in den Abrechnungseinstellungen eine **Standardentfernung (km)** hinterlegt ist. |
| **Aktivität als Pauschale abrechnen** | Abrechnung als Pauschale statt nach Zeit. |

Unter **Dokumente** ziehen Sie Dateien in das Feld oder klicken auf **klicken zum Auswählen**. Die erlaubten Formate und die Größenbeschränkung stehen im Feld.

> **Tipp:** Setzen Sie **Weiteren Datensatz anlegen**, wenn Sie mehrere Aktivitäten hintereinander erfassen. Der Dialog öffnet sich nach dem Speichern erneut.

### 2.3 Dabei eine Aufgabe aktualisieren

Gehört die Tätigkeit zu einer Aufgabe, aktualisieren Sie deren Stand im selben Schritt:

1.  Setzen Sie im Dialog das Häkchen **Aufgabe (und Projekt) bearbeitet**.
2.  Wählen Sie unter **Aufgabe** die Aufgabe. Hinter dem Namen steht das Projekt.
3.  Wählen Sie unter **Status setzen**, ob Sie einen **Status** setzen oder den **Fortschritt** angeben, und wählen Sie den Wert.
4.  Klicken Sie auf **Speichern**. Aktivität und Aufgabe werden gemeinsam gespeichert.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5a45df2e-c445-40fc-b34c-4b772ccec21f)

*Abbildung 5: Aufgabe (und Projekt) bearbeitet*

Als **Status** stehen **Geplant**, **Offen**, **In Bearbeitung**, **Wartet**, **Erledigt**, **Abgebrochen**, **Nicht relevant** und **Nicht umsetzbar** zur Wahl.

> **Hinweis:** Zur Auswahl stehen offene Aufgaben in aktiven Projekten. Ohne Schreibrecht im Modul **Aufgaben** sehen Sie nur Ihre eigenen Aufgaben. Steht der **Fortschritt** auf 100 %, wird die Aufgabe beim Speichern auf **Erledigt** gesetzt.

### 2.4 Einen Termin vor Ort erfassen

Setzen Sie **Aktivität erfolgte vor Ort**, erscheint der Bereich **Reise**:

1.  Tragen Sie **Anreise Start**, **Anreise Ende**, **Abreise Start** und **Abreise Ende** ein.
2.  Setzen Sie **Abweichendes Reiseziel** und tragen Sie **Zielentfernung (km) hin und zurück**, **Fahrzeit (Minuten) hin und zurück** und den **Zielort** ein.
3.  Prüfen Sie die **Grundlage der Reisezeitabrechnung**.
4.  Erfassen Sie unter **Reisenebenkosten** z. B. Parkgebühren und unter **Betrag Reisenebenkosten (netto, EUR)** den Betrag.

**Gesamtbetrag Reise (netto, EUR)** berechnet das System aus Reisekosten, Reisezeitkosten und Reisenebenkosten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/1ec3e011-d79b-456e-b405-ba8f8e8e576c)

*Abbildung 6: Bereich Reise bei einem Termin vor Ort*

| Grundlage der Reisezeitabrechnung | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Tatsächliche Reisezeit übersteigt Termindauer** | Reisezeit wird abgerechnet, wenn sie länger als der Termin ist. |
| **Termindauer weniger als X Minuten** | Reisezeit wird abgerechnet, wenn der Termin kürzer ist als die angegebene **Termindauer (Minuten)**. |
| **Immer abrechnen, wenn vor Ort** | Reisezeit wird bei jedem Termin vor Ort abgerechnet. |

Vorbelegt ist die Einstellung aus den Abrechnungseinstellungen des Mandanten.

### 2.5 Eine Reisetätigkeit erfassen

Eine Reise erfassen Sie als eigene Aktivität, z. B. wenn die Reise getrennt vom Termin abgerechnet wird. **Neue Reisetätigkeit** steht zur Wahl, wenn die Administration einen Stundensatz für Reisekosten angelegt hat.

1.  Klicken Sie auf **Neu** und wählen Sie **Neue Reisetätigkeit**.
2.  Tragen Sie im Bereich **Aktivität** das **Datum** ein und wählen Sie den **Stundensatz**.
3.  Erfassen Sie im Bereich **Reise** An- und Abreise, **Zielentfernung (km) hin und zurück**, **Fahrzeit (Minuten) hin und zurück** und den **Zielort**.
4.  Prüfen Sie die **Grundlage der Reisezeitabrechnung** und tragen Sie bei Bedarf **Reisenebenkosten** ein.
5.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/ebe7dcb7-3331-4cb5-b4be-a2933140ccc9)

*Abbildung 7: Dialog Neue Reisetätigkeit*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/dc1f8a38-d1ad-48ec-afa7-dbc85f3f9609)

*Abbildung 8: Reisenebenkosten und Gesamtbetrag*

In der Übersicht erscheint die Reisetätigkeit mit der Beschreibung „Reiseaktivität“ und ohne Kategorie.

### 2.6 Schnellerfassung von jeder Seite

Sie müssen die Aktivitätenliste nicht öffnen: Im Benutzermenü oben rechts klappen Sie **Schnellerfassung** auf und wählen **Neue Aktivität** oder **Neue Reisetätigkeit**. Es öffnet sich derselbe Dialog wie in der Liste.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e50d52be-c129-4c42-8ccc-fc3138da0295)

*Abbildung 9: Schnellerfassung im Benutzermenü*

### 2.7 Eine Aktivität ansehen

Ein Klick auf das **Augen-Symbol** öffnet die Seite **Aktivität anzeigen**. Die Angaben stehen untereinander; die Reiter **Aktivität**, **Details**, **Optionen**, **Maßnahme** und **Dokumente** springen zum jeweiligen Abschnitt, bei Reisetätigkeiten zusätzlich **Reise**. **Details** zeigt auch den **Gesamtpreis**.

Oben stehen **Bearbeiten**, **Exportieren** (diese Aktivität als Datenliste) und **Abbrechen** (zurück zur Liste). **Bearbeiten** fehlt bei abgerechneten und archivierten Aktivitäten.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/953bbf36-346b-4f2f-a9b9-f4add7141598)

*Abbildung 10: Ansicht einer Aktivität*

### 2.8 Eine Aktivität bearbeiten

1.  Klicken Sie in der Liste auf das **Stift-Symbol** oder in der Ansicht auf **Bearbeiten**.
2.  Ändern Sie die Angaben. Der Reiter **Maßnahme** enthält **Aufgabe (und Projekt) bearbeitet**, im Reiter **Dokumente** laden Sie Belege hoch.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

Die Schaltfläche oben rechts blendet die Seitenleiste ein: **Schlagwörter**, **Kommentare**, **Links** (Verknüpfungen zu Einträgen anderer Module) und **Aktivitätslog** (wer wann was geändert hat).

![](https://cdn-assets.productfruits.com/61a4ff86-4828-4fa2-b8a4-f5c9b6f68c5c)

*Abbildung 11: Aktivität bearbeiten mit Seitenleiste*

> **Hinweis:** Abgerechnete Aktivitäten ändern nur Benutzer mit **Sonderrechte**. Archivierte Aktivitäten lassen sich nicht bearbeiten; stellen Sie sie zuerst wieder her.

## 3 Auswerten, abrechnen und exportieren

*Für Datenschutzbeauftragte, Beratende und alle, die Aktivitäten abrechnen oder nachweisen.*

### 3.1 Filtern

Klappen Sie **Filter** auf. Zur Verfügung stehen **Datum** (von – bis), **Kategorie**, **Abgerechnet**, **Schlagwörter** und **Abrechnungssperre**. Mit **Filter anwenden** übernehmen Sie die Auswahl, **Filter zurücksetzen** hebt sie auf.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/aea3419f-ed9b-4170-9937-6c6ff427a648)

*Abbildung 12: Filter der Aktivitäten*

> **Tipp:** Für eine Monatsabrechnung filtern Sie nach dem Zeitraum und **Abgerechnet** = **Nein**. So sehen Sie genau die offenen Positionen.

### 3.2 Als abgerechnet kennzeichnen und archivieren

1.  Setzen Sie das Häkchen vor den Aktivitäten.
2.  Öffnen Sie **Massenaktionen** und wählen Sie
    -   **Abgerechnet** – kennzeichnet die Auswahl als abgerechnet,
    -   **Nicht abgerechnet** – hebt die Kennzeichnung auf,
    -   **Archivieren** – verschiebt die Auswahl in den Reiter **Archiv**.
3.  Bestätigen Sie die Rückfrage.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/a7dcc8b4-eb1f-46e5-8361-584042cbb9c1)

*Abbildung 13: Massenaktionen*

Aktivitäten mit **Abrechnungssperre** werden nicht als abgerechnet gekennzeichnet. Entfernen Sie die Sperre zuerst in der Aktivität. Archivierte Aktivitäten holen Sie im Reiter **Archiv** über **Massenaktionen → Wiederherstellen** zurück.

> **Wichtig:** Archivierte Aktivitäten erscheinen nicht mehr im Kapitel **Aktivitäten** eines Berichts. Archivieren Sie erst, wenn der Tätigkeitsbericht für den Zeitraum erstellt ist.

### 3.3 Schlagwörter zuordnen

1.  Setzen Sie das Häkchen vor den Aktivitäten.
2.  Klicken Sie auf **Schlagwörter**.
3.  Wählen Sie im Reiter **Hinzufügen** oder **Entfernen** die Schlagwörter unter **Verfügbare Schlagwörter**.
4.  Klicken Sie auf **Anwenden**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/18e8be5c-2ad6-4dde-b6cb-5622d5305203)

*Abbildung 14: Schlagwörter zuordnen*

Schlagwörter kennzeichnen z. B. Termine vor Ort oder Quartalsberichte und dienen als Filter. Welche Schlagwörter zur Wahl stehen, legt die Administration fest.

### 3.4 Exportieren

1.  Markieren Sie bei Bedarf Aktivitäten oder setzen Sie einen Filter.
2.  Klicken Sie auf **Exportieren**. Der Assistent führt in drei Schritten durch den Export.
3.  **Umfang:** **Alle** (gesamter Bestand), **Auswahl** (markierte Aktivitäten) oder **Gefiltert** (aktuelle Filter- und Suchansicht). Klicken Sie auf **Weiter**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/9c214f70-1198-4630-9eef-715dd2be92f5)

*Abbildung 15: Export, Schritt Umfang*

1.  **Exportform:** **Datenliste (nur eigener Mandant)**. Mit **Sonderrechte** steht zusätzlich **Datenliste (mandantenübergreifend)** zur Wahl, für die Systemadministration **Datenliste (systemübergreifend)**. Klicken Sie auf **Weiter**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/2244ef35-1280-4950-83fa-fd1b535320a1)

*Abbildung 16: Export, Schritt Exportform*

1.  **Format:** **CSV**, **JSON** oder **XML**. Klicken Sie auf **Exportieren**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/1d535780-f652-43e3-92e9-5c7667ea01f9)

*Abbildung 17: Export, Schritt Format*

Die Datenliste enthält alle Felder der Aktivität, dazu Schlagwörter, Verknüpfungen und die Namen der Dokumente.

### 3.5 Löschen

Markieren Sie Aktivitäten und klicken Sie auf **Löschen**. Bestätigen Sie die Rückfrage. Gelöschte Aktivitäten liegen im **Papierkorb** (**Mandanteneinstellungen → Papierkorb**) und lassen sich dort während der Aufbewahrungsfrist wiederherstellen.

## 4 Konfiguration

**Zugriff:** Die Konfiguration öffnen Benutzer mit **Sonderrechte** im Recht **Aktivitäten** über **Aktivitäten konfigurieren** oben rechts in der Übersicht. Den Reiter **Mandantenakte** sehen nur Benutzer mit dem Recht **Mandantenakte**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0b8b96a0-52ef-4933-9a6b-fe4e4f8d035e)

*Abbildung 18: Link Aktivitäten konfigurieren*

Die Seite hat die Reiter **Schlagwörter**, **Funktionsbausteine**, **Abrechnungseinstellungen** und **Mandantenakte**. Empfohlene Reihenfolge bei der Einrichtung:

1.  **Abrechnungseinstellungen** – Stundensätze, Abrechnungseinheit, Reisekosten,
2.  **Funktionsbausteine** – Kategorien,
3.  **Schlagwörter**.

### 4.1 Schlagwörter

Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Status** und **Erstellt**.

1.  Klicken Sie auf **Neu**.
2.  Geben Sie die **Bezeichnung** ein und klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/428ce513-6369-4fc5-86e7-ff30f5f2ccb0)

*Abbildung 19: Reiter Schlagwörter*

![](https://cdn-assets.productfruits.com/0c02d3fe-24d6-491b-91f0-a207f1315b3a)

*Abbildung 20: Neues Schlagwort*

Über das **Stift-Symbol** ändern Sie ein Schlagwort. Über **Massenaktionen** archivieren Sie markierte Schlagwörter oder stellen sie wieder her; die Spalte **Status** zeigt den Stand. **Löschen** entfernt die markierten Schlagwörter.

### 4.2 Funktionsbausteine

Die Funktionsbausteine sind die Einträge der Auswahl **Kategorie**. Die Tabelle zeigt **Bezeichnung**, **Beschreibung** und **Sichtbarkeit**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/cca22058-e06d-42a5-baa9-ed5885da69c2)

*Abbildung 21: Reiter Funktionsbausteine*

1.  Klicken Sie auf **Funktionsbaustein anlegen**.
2.  Tragen Sie **Bezeichnung** und **Beschreibung** ein und wählen Sie die **Sichtbarkeit**.
3.  Klicken Sie auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f6122339-81d3-462b-a00c-ce4fe53640a9)

*Abbildung 22: Funktionsbaustein anlegen*

Einträge mit **Unsichtbar** stehen bei neuen Aktivitäten nicht mehr zur Wahl; bestehende Aktivitäten behalten ihre Kategorie. **Löschen** entfernt die markierten Einträge. Mit **Auf Mandanten kopieren** übertragen Sie markierte Einträge in andere Mandanten; **Bestehende Einträge überschreiben** ersetzt dort gleichnamige Einträge.

> **Tipp:** Setzen Sie nicht mehr benötigte Kategorien auf **Unsichtbar**, statt sie zu löschen. So bleiben ältere Aktivitäten vollständig auswertbar.

### 4.3 Abrechnungseinstellungen

Die Einstellungen gelten für den aktuellen Mandanten. Nach Änderungen klicken Sie oben auf **Speichern**.

![](https://cdn-assets.productfruits.com/f723ea49-82a6-4e11-ba59-b1af26ffc3ae)

*Abbildung 23: Abrechnungseinstellungen, Vertragsdaten und Stundensätze*

| Bereich | Felder |
| --- | --- |
| **Vertragsdaten** | **Kundennummer**, **Vertragsbeginn**, **Vertragszyklus** (**monatlich**, **2 Monate**, **3 Monate**, **6 Monate**, **jährlich**, **nicht endlich**) |
| **Stundensätze** | Tabelle mit **Bezeichnung**, **Stundensatz (EUR)**, **Standard**, **Inklusivstunden**, **Reisekosten**; Häkchen **Stundensatz in Aktivitätenverwaltung anzeigen** |
| **Abrechnungseinheit** | **kleinste Abrechnungseinheit** in Minuten, z. B. 15 |
| **Reisekostenberechnung** | **Berechnung der Reisekosten**: **Reisekostenpauschale** mit **Reisekostenpauschale (EUR)** oder **km-basierte Berechnung** mit **Standardentfernung (km)**, **Buchungstext** und **Kosten pro km (EUR)** |
| **Reisezeitberechnung** | **Standardreisezeit (Minuten)**, **Reisezeitabrechnung (Prozent)**, **Grundlage der Reisezeitabrechnung**, bei **Termindauer (Minuten) weniger als** zusätzlich **Termindauer (Minuten)** |
| **Sonstiges** | **Jahrespauschale (EUR)** |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/e391733a-b9f0-42ae-b620-921c9eae1594)

*Abbildung 24: Abrechnungseinheit, Reisekosten und Reisezeit*

Einen Stundensatz legen Sie über **Neuer Stundensatz** an, ändern ihn über das **Stift-Symbol** und entfernen markierte über **Löschen**:

| Feld | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Bezeichnung** | Name in der Auswahl **Stundensatz**, z. B. „Datenschutz“. |
| **Stundensatz (EUR)** | Betrag je Stunde. |
| **Standard** | Wird bei neuen Aktivitäten vorausgewählt. Markieren Sie genau einen Stundensatz. |
| **Inklusivstunden** | Im Vertrag enthaltenes Stundenkontingent. Beim Erfassen erscheint das verbleibende Kontingent. |
| **Reisekostensatz** | Kennzeichnet den Stundensatz für Reisetätigkeiten. Erst wenn es einen solchen Satz gibt, bietet **Neu** die **Neue Reisetätigkeit** an. |
| **Zusatzinfo 1** bis **Zusatzinfo 3** | Freie Angaben, z. B. Artikelnummern für die Rechnungsstellung. Sie erscheinen im Export. |

![](https://cdn-assets.productfruits.com/5f224c90-9d55-4d6c-afa7-9611dad9b7c8)

*Abbildung 25: Neuer Stundensatz*

### 4.4 Mandantenakte

Im Reiter **Mandantenakte** hinterlegen Sie modulbezogene Hinweise zum Mandanten, z. B. Absprachen zur Abrechnung. Wählen Sie die Art des Hinweises (z. B. **Information**) und schreiben Sie den Text. Mit **@** fügen Sie Kontakte ein. Der Hinweis erscheint oben in der Übersicht der Aktivitäten.

## 5 Glossar

| Begriff | Erklärung |
| --- | --- |
| **Tätigkeitsbericht** | Bericht über die Tätigkeit der oder des Datenschutzbeauftragten. Aktivitäten mit **Aktivität in Tätigkeitsbericht einbeziehen** erscheinen im Kapitel **Aktivitäten** des Moduls **Berichte**. |
| **Abrechnungseinheit** | Kleinstes Zeitintervall der Abrechnung, z. B. 15 Minuten. |
| **Inklusivstunden** | Im Vertrag enthaltenes Stundenkontingent eines Stundensatzes. |
| **Reisenebenkosten** | Kosten wie Hotel, Verpflegung oder Parken. |
| **Funktionsbaustein** | Eintrag einer Auswahlliste, hier der **Kategorie**. |

## 6 Häufige Fragen

**Warum ist die abrechenbare Zeit länger als die Dauer?** Die abrechenbare Zeit wird auf die kleinste Abrechnungseinheit des Mandanten aufgerundet, z. B. von 40 auf 45 Minuten bei 15-Minuten-Takt.

**Warum kann ich eine Aktivität nicht mehr ändern?** Sie ist abgerechnet oder archiviert. Abgerechnete Aktivitäten ändern nur Benutzer mit **Sonderrechte**; archivierte stellen Sie zuerst über **Massenaktionen → Wiederherstellen** wieder her.

**Warum fehlt „Neue Reisetätigkeit“?** Für den Mandanten ist kein Stundensatz mit **Reisekostensatz** angelegt. Wenden Sie sich an die Administration.

**Wie erfasse ich eine Aktivität für einen anderen Mandanten?** Wählen Sie im Dialog unter **Mandant** den gewünschten Mandanten. Zur Auswahl stehen die Mandanten, für die Sie berechtigt sind.

**Warum erscheint eine Aktivität nicht im Tätigkeitsbericht?** Prüfen Sie, ob **Aktivität in Tätigkeitsbericht einbeziehen** gesetzt ist und ob die Aktivität archiviert wurde.

**Wo finde ich archivierte Aktivitäten?** Im Reiter **Archiv** der Übersicht.